1.   Il comitato misto è composto dai rappresentanti delle parti. Ciascuna delle parti nomina il capo della propria delegazione ed eventualmente il suo sostituto. Il capo delegazione può essere sostituito dal suo vice o da un delegato per determinate riunioni.

2.   Il comitato misto è presieduto a turno da un rappresentante dell'Unione europea e da un rappresentante dell'Ucraina. Le funzioni di presidente sono svolte dal capo della delegazione pertinente o, in assenza di quest’ultimo, dal suo vice o dal delegato designato in sostituzione.

1.   Il comitato misto si riunisce quando necessario. Ciascuna parte può chiedere la convocazione di una riunione. Il comitato misto è inoltre convocato al più tardi tre mesi prima della scadenza del presente accordo al fine di valutare e decidere se sia necessario prorogare l’accordo conformemente all’articolo 6, paragrafo 2.

2.   Il comitato misto può indire riunioni in presenza o con altre modalità (ad esempio teleconferenza o videoconferenza).

3.   Le riunioni si svolgono, per quanto possibile, a turno in uno Stato membro dell’Unione europea e in Ucraina, salvo diverso accordo tra le parti.

4.   La lingua di lavoro è l’inglese.

5.   Una volta concordati tra le parti la data e il luogo delle riunioni, queste ultime sono convocate dalla Commissione europea per l’Unione europea e dal ministero competente per il trasporto stradale per l’Ucraina.

6.   Salvo diversa decisione delle parti, le riunioni del comitato misto non sono pubbliche. Se del caso, un comunicato stampa può essere redatto di comune accordo al termine della riunione.

1.   Prima di ciascuna riunione, i capi delegazione si informano a vicenda sulla composizione prevista delle rispettive delegazioni per la riunione.

2.   Previo accordo per consenso del comitato misto, possono essere invitati a partecipare alle riunioni rappresentanti dei portatori di interessi dell’industria dei trasporti stradali in veste di osservatori.

3.   Previo accordo per consenso, il comitato misto può invitare a partecipare alle riunioni o a parti di esse altre parti interessate o esperti affinché forniscano informazioni su argomenti specifici.

4.   Gli osservatori non partecipano al processo decisionale del comitato misto.

1.   I capi delegazione stabiliscono di comune accordo l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. Al più tardi quindici giorni prima della data della riunione i segretari inviano l’ordine del giorno provvisorio ai membri delle delegazioni.

2.   L’ordine del giorno è adottato dal comitato misto all’inizio di ciascuna riunione. L’inclusione nell’ordine del giorno di punti non figuranti nell’ordine del giorno provvisorio è possibile in caso di consenso del comitato misto.

3.   I capi delegazione possono abbreviare il termine indicato al paragrafo 1 in funzione delle esigenze o dell’urgenza del caso specifico.

1.   Al termine di ciascuna riunione del comitato misto è redatta una bozza di verbale. Nella bozza sono indicati gli argomenti discussi e le decisioni adottate.

2.   La bozza di verbale è trasmessa dal capo delegazione ospitante all’altro capo delegazione, tramite i segretari del comitato misto, entro un mese dalla riunione, per l'approvazione mediante procedura scritta.

3.   Una volta approvato, il verbale è firmato in duplice copia dai capi delegazione e una copia originale è conservata da ciascuna delle parti. I capi delegazione possono decidere che la firma e lo scambio di copie per via elettronica soddisfano tale prescrizione.

4.   I verbali delle riunioni del comitato misto sono pubblici, salvo richiesta diversa di una delle parti.

5.   I capi delegazione possono abbreviare il termine indicato al paragrafo 2 e accordarsi su una data per l'approvazione di cui al paragrafo 3 in funzione delle esigenze o dell'urgenza del caso specifico.

1.   Il comitato misto prende le sue decisioni per consenso tra le parti.

2.   Le decisioni del comitato misto recano il titolo di "decisione" seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto.

3.   Le decisioni del comitato misto sono firmate dai capi delegazione e accluse al verbale.

4.   Ogni decisione adottata dal comitato misto è attuata dalle parti in conformità alle rispettive procedure interne.

5.   Le parti pubblicano le decisioni adottate dal comitato misto nelle rispettive gazzette ufficiali. Una copia originale delle decisioni è conservata da ciascuna parte.

1.   Il comitato misto può istituire gruppi di lavoro che lo assistano nell'esercizio delle sue funzioni. Il mandato di un gruppo di lavoro è approvato dal comitato misto in conformità all'articolo 7, paragrafo 5, dell'accordo e incluso in un allegato della decisione che istituisce il gruppo di lavoro stesso.

2.   I gruppi di lavoro sono composti da rappresentanti delle parti.

3.   I gruppi di lavoro operano sotto l'autorità del comitato misto, al quale riferiscono dopo ciascuna riunione. Essi non adottano decisioni, ma possono formulare raccomandazioni al comitato misto.

4.   Il comitato misto può decidere in qualsiasi momento di sciogliere i gruppi di lavoro esistenti, modificarne il mandato o stabilire nuovi gruppi di lavoro per assisterlo nell'esercizio delle proprie funzioni.

1.   Ciascuna parte sostiene le spese relative alla partecipazione alle riunioni del comitato misto e dei gruppi di lavoro, sia per quanto riguarda i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno che per le spese postali e di telecomunicazione.

2.   Qualsiasi altra spesa relativa all'organizzazione materiale delle riunioni è sostenuta dalla parte che ospita la riunione.