1.   L’autore di ogni informazione nuova procede a un’analisi di tale informazione allo scopo di stabilire con quale sistema elettronico deve essere gestita, se deve essere acquisita, e in quale sistema di repositorio ufficiale deve essere conservata.

2.   La creazione degli atti avviene nel rispetto dei requisiti formali stabiliti per il tipo di atto in questione.

3.   Gli atti della Commissione sono creati in forma elettronica e sono conservati nei suoi repositori elettronici ufficiali.

Tuttavia, gli atti possono essere creati su un supporto diverso o possono essere conservati secondo altre modalità nei seguenti casi:

1.   Le informazioni su supporto analogico create o ricevute dalla Commissione sono sistematicamente digitalizzate. Le risultanti versioni elettroniche, una volta acquisite in un repositorio elettronico ufficiale, sostituiscono i corrispondenti documenti originali analogici, tranne nel caso in cui una disposizione del diritto dell’Unione o del diritto dello Stato membro o del paese terzo interessato richieda l’apposizione di una firma autografa.

2.   Le modalità di applicazione adottate ai sensi dell’articolo 22 disciplinano gli aspetti procedurali e tecnici della digitalizzazione, le eccezioni applicabili e l’eliminazione degli atti analogici dopo la loro digitalizzazione.

1.   Ogni direzione generale o servizio assimilato esamina periodicamente i tipi di informazioni create o ricevute nel corso delle sue attività per individuare quali debbano essere acquisite in uno repositorio elettronico ufficiale e, tenendo conto del contesto in cui sono state prodotte, per organizzarne la gestione durante il loro intero ciclo di vita.

2.   Gli atti acquisiti non possono essere modificati. Possono essere rimossi o sostituiti da versioni successive fino a quando il fascicolo cui appartengono non viene chiuso.

1.   I documenti che contengono informazioni importanti non effimere o che possono comportare delle azioni o un seguito da parte della Commissione o di uno dei suoi servizi sono oggetto di registrazione.

2.   I registri sono predisposti in modo da generare identificativi univoci per gli atti registrati.

Ogni registro è collegato a uno o più repositori elettronici. Possono essere previste eccezioni per motivi di sicurezza.

1.   Una firma elettronica qualificata (14) ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.

2.   Un sigillo elettronico qualificato (15) gode della presunzione di integrità dei dati e di correttezza dell’origine di quei dati a cui il sigillo elettronico qualificato è associato.

3.   Una validazione temporale elettronica qualificata (16) gode della presunzione di accuratezza della data e dell’ora che indica e di integrità dei dati ai quali tale data e ora sono associate.

4.   I dati inviati e ricevuti mediante servizio elettronico di recapito certificato qualificato (17) godono della presunzione di integrità dei dati, dell’invio di tali dati da parte del mittente identificato, della loro ricezione da parte del destinatario identificato e di accuratezza della data e dell’ora dell’invio e della ricezione indicate dal servizio elettronico di recapito certificato qualificato

1.   Un documento creato o ricevuto dalla Commissione è ritenuto soddisfare i criteri di validità o di ammissibilità se ricorrono le condizioni seguenti:

2.   Una versione elettronica creata digitalizzando un documento analogico creato o ricevuto dalla Commissione è ritenuta soddisfare i criteri di validità o di ammissibilità se ricorrono le condizioni seguenti:

Quando non è necessario un documento analogico firmato, una tale versione elettronica può essere utilizzata per qualsiasi scambio di informazioni e per qualsiasi procedimento interno alla Commissione.

3.   Nel caso in cui una disposizione del diritto dell’Unione o del diritto nazionale richieda un originale firmato di un documento, un documento elaborato o ricevuto dalla Commissione soddisfa tale requisito se reca uno dei seguenti elementi:

4.   I procedimenti interni alla Commissione che richiedano la firma di persone a ciò abilitate o l’accordo di determinate persone in una o più delle loro fasi possono essere gestiti con sistemi informatici purché ciascuna persona sia individuata in modo certo ed inequivocabile ed il sistema offra garanzie di inalterabilità del contenuto durante il procedimento.

5.   I procedimenti cui partecipino la Commissione ed altri soggetti e che richiedano la firma di persone a ciò abilitate o l’accordo di determinate persone in una o più delle loro fasi possono essere gestiti con sistemi informatici che soddisfano condizioni e forniscono garanzie tecniche da stabilirsi mediante apposita convenzione.

1.   I dati e le informazioni sono messi a disposizione e condivisi il più ampiamente possibile all’interno della Commissione, a meno che obblighi giuridici non impongano di limitarne l’accesso.

2.   Ai fini della condivisione delle informazioni, le direzioni generali e i servizi assimilati garantiscono che i loro fascicoli siano accessibili nella misura in cui lo consente il carattere sensibile del loro contenuto.

1.   Lo stoccaggio e la conservazione avvengono alle condizioni seguenti:

2.   Il segretario generale assicura l’attuazione di una strategia di conservazione digitale per garantire l’accesso a lungo termine agli atti elettronici sulla base degli elenchi di conservazione di cui all’articolo 15, paragrafo 1. La strategia è elaborata in collaborazione con il servizio degli archivi storici della Commissione e garantisce l’esistenza di processi, strumenti e risorse per garantire l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli atti e la loro accessibilità.

1.   Il periodo di conservazione per le varie categorie di fascicoli e, in certi casi, di atti, è stabilito per l’insieme della Commissione tramite strumenti regolamentari, come l’elenco comune di conservazione, o uno o più elenchi specifici di conservazione stilati in base al contesto organizzativo, alla legislazione esistente e agli obblighi giuridici della Commissione.

2.   Le direzioni generali e i servizi assimilati procedono periodicamente a una valutazione degli atti e dei fascicoli da essi gestiti per stabilire se debbano essere trasmessi agli archivi storici della Commissione di cui all’articolo 16 o se debbano essere eliminati.

Una serie di metadati relativi agli atti e ai fascicoli è comunque conservata nel repositorio elettronico originale come prova dell’esistenza di tali atti e fascicoli e della loro trasmissione o eliminazione.

3.   Le informazioni classificate UE rientranti nella categoria CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL o nel livello superiore non sono trasmesse al servizio degli archivi storici della Commissione.

1.   Nella misura in cui siano necessarie per adempiere a finalità di archiviazione nel pubblico interesse e per preservare l’integrità degli archivi storici della Commissione, ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725 sono applicabili le seguenti deroghe ai diritti degli interessati, in particolare:

2.   La Commissione mette in atto garanzie adeguate per assicurare l’osservanza dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie comprendono misure tecniche e organizzative, in particolare al fine di garantire il rispetto del principio della minimizzazione dei dati. Le garanzie prevedono quanto segue:

3.   La Commissione stila un resoconto dei motivi delle deroghe applicate ai sensi della presente decisione. Tale resoconto e, se del caso, i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto, sono conservati in un registro. Su richiesta, sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4.   Il responsabile della protezione dei dati della Commissione è informato al più presto dell’applicazione delle deroghe ai diritti degli interessati ai sensi della presente decisione. Su richiesta, al responsabile della protezione dei dati è accordato l’accesso ai resoconti rilevanti e a tutti i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto.

1.   Il servizio degli archivi storici della Commissione fornisce all’IUE, se possibile, l’accesso alle copie digitalizzate degli atti conservati su supporto analogico.

2.   L’IUE è il principale punto di accesso agli archivi storici della Commissione disponibili al pubblico.

3.   Il servizio degli archivi storici della Commissione invia all’IUE le descrizioni degli archivi depositati. Conformemente alle norme internazionali e per facilitare lo scambio dei metadati, la Commissione promuove l’interoperabilità fra i suoi sistemi d’archivio e quelli dell’IUE.

4.   L’IUE agisce in qualità di responsabile del trattamento (23) ai sensi dell’articolo 3 del regolamento (UE) 2018/1725, seguendo le istruzioni della Commissione, che agisce in qualità di titolare del trattamento (24) dei dati personali contenuti nei suoi archivi storici depositati presso l’IUE. Il servizio degli archivi storici della Commissione fornisce, a nome della Commissione, le istruzioni necessarie per il trattamento, da parte dell’IUE, dei dati personali contenuti negli archivi della Commissione depositati, e ne controlla l’esecuzione.

5.   Le informazioni classificate non sono depositate presso l’IUE.

1.   Ogni direttore generale o capo servizio istituisce la struttura organizzativa, amministrativa e materiale necessaria e predispone il personale necessario all’attuazione, da parte dei suoi uffici, della presente decisione e delle relative modalità di applicazione.

2.   Il segretariato generale vigila sull’applicazione della presente decisione e delle relative modalità di applicazione.

3.   La direzione generale dell’Informatica fornisce le infrastrutture tecnologiche necessarie all’attuazione della presente decisione.

1.   Ogni direttore generale o capo servizio designa un responsabile della gestione dei documenti, incaricato di mantenere un sistema moderno ed efficiente di gestione degli atti nel proprio servizio e di provvedere al coordinamento all’interno del proprio servizio, con il segretariato generale e con gli altri servizi della Commissione.

2.   La rete dei responsabili della gestione dei documenti, presieduta dal segretariato generale, ha il compito di: