«UFFICIO EUROPEO PER LA LOTTA ANTIFRODE (OLAF)

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF

INDICE

TITOLO I — FUNZIONI E COMPETENZE DEL COMITATO DI VIGILANZA

Articolo 1

Compiti

Articolo 2

Competenze

TITOLO II — COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO DEL COMITATO DI VIGILANZA

Articolo 3

Composizione

Articolo 4

Deontologia

Articolo 5

Presidenza

Articolo 6

Riunioni

Articolo 7

Metodi di lavoro

Articolo 8

Relatori

Articolo 9

Controlli, studi e perizie

Articolo 10

Procedura di votazione

Articolo 11

Verbali

Articolo 12

Segretariato

TITOLO III — ESERCIZIO DELLE COMPETENZE

Articolo 13

Misure da prendere sulle informazioni fornite dal Direttore generale

Articolo 14

Relazione di attività

Articolo 15

Procedura di parere per la nomina del Direttore generale

Articolo 16

Procedura disciplinare applicabile al Direttore generale

Articolo 17

Riservatezza e trattamento dei dati a carattere personale

Articolo 18

Bilancio

TITOLO IV — DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE

Articolo 19

Riesame e modifica del regolamento interno

Articolo 20

Entrata in vigore e pubblicazione del regolamento interno

IL COMITATO DI VIGILANZA,

visto l'articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (1),

visto l'articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (2),

ADOTTA IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO:

TITOLO I

FUNZIONI E COMPETENZE DEL COMITATO DI VIGILANZA

Articolo 1

Compiti

Il comitato di vigilanza dell'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) assolve i compiti stabiliti dal regolamento (CE) n. 1073/1999 e dal regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

Articolo 2

Competenze

1.   Nell'assolvere i propri compiti, il comitato di vigilanza esercita le competenze ad esso attribuite dal regolamento (CE) n. 1073/1999, dal regolamento (Euratom) n. 1074/1999 e dalle altre disposizioni applicabili.

2.   In particolare, per garantire il controllo regolare dello svolgimento della funzione investigativa dell'OLAF, il comitato di vigilanza può, di concerto con l'OLAF, prendere misure per fissare le modalità dettagliate di detto monitoraggio. Gli accordi fissano inoltre i meccanismi per il trattamento riservato delle informazioni e dei documenti forniti dall'OLAF e le altre questioni di interesse comune.

3.   Il comitato di vigilanza prende le decisioni opportune sulle informazioni trasmesse dal Direttore generale dell'OLAF, in conformità con l'articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

4.   Il comitato di vigilanza esercita le sue competenze in conformità con le disposizioni del titolo III.

TITOLO II

COMPOSIZIONE E FUNZIONAMENTO

Articolo 3

Composizione

1.   La composizione, le modalità di nomina e la durata del mandato dei membri del comitato di vigilanza sono stabiliti dal regolamento (CE) n. 1073/1999 e dal regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

2.   Se un membro del comitato di vigilanza è impossibilitato ad esercitare le sue funzioni o rinuncia al mandato, ne informa il Presidente del comitato perché siano prese le misure opportune.

Articolo 4

Deontologia

1.   In conformità con l'articolo 11, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 5, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, nell'adempimento dei loro doveri i membri del comitato di vigilanza non sollecitano né accettano istruzioni da alcun governo, istituzione, organo od organismo.

2.   Inoltre, come stabilito dalla decisione relativa alla loro nomina, essi non devono occuparsi di questioni in cui abbiano un interesse personale diretto o indiretto, segnatamente familiare o finanziario, di natura tale da compromettere la loro indipendenza.

Essi sono tenuti a trattare con la massima segretezza le pratiche loro affidate e le proprie decisioni.

3.   I membri del comitato di vigilanza informano il comitato stesso delle situazioni suscettibili di violare i principi che ne reggono l'attività di cui ai paragrafi 1 e 2, così da consentire al comitato di prendere le opportune misure.

Articolo 5

Presidenza

1.   Il comitato di vigilanza elegge tra i propri membri un presidente, a maggioranza semplice dei membri.

2.   Il mandato del Presidente è di un anno ed è rinnovabile. L'elezione si svolge durante l'ultima riunione presieduta dal Presidente uscente.

3.   Qualora per qualsiasi motivo il Presidente non sia in grado di svolgere le proprie funzioni per un lungo periodo, informa della situazione i membri del comitato. In tal caso viene eletto un nuovo Presidente mediante la procedura di cui al paragrafo 1.

4.   Il Presidente rappresenta il comitato di vigilanza e ne presiede le riunioni, assicurandosi del loro corretto svolgimento. Il Presidente convoca le riunioni e ne decide il luogo, la data e l'ora. Redige il progetto di ordine del giorno e si assicura che le decisioni del comitato siano eseguite.

5.   Qualora sia temporaneamente impossibilitato a svolgere le sue funzioni, il Presidente può chiedere a un membro del comitato di fare le sue veci.

6.   Se il Presidente è assente e non è stato fatto ricorso alla procedura di cui al paragrafo 5, la funzione di Presidente è svolta dal membro più anziano.

7.   Il Presidente è pienamente abilitato a inviare o rispondere a lettere riguardanti le attività del comitato di vigilanza. Il Presidente informa i membri del comitato delle lettere che ha ricevuto o a cui ha risposto.

Articolo 6

Riunioni

1.   Il comitato di vigilanza esercita le sue funzioni in riunioni collegiali. Si riunisce almeno dieci volte all'anno. Il comitato si riunisce validamente solo se è presente la maggioranza dei membri. Il comitato si riunisce anche su iniziativa del Presidente o a richiesta della maggioranza dei membri.

2.   Fatti salvi i casi che il Presidente ritiene urgenti, le convocazioni per le riunioni vengono inviate con anticipo sufficiente a farle pervenire al destinatario almeno una settimana prima della relativa riunione. La convocazione comprende il progetto di ordine del giorno e i documenti necessari per la riunione, a meno che la natura di tali documenti impedisca di allegarli. L'ordine del giorno definitivo è adottato all'inizio di ogni riunione.

3.   Ogni membro può chiedere al Presidente di inserire o aggiungere punti o specifiche questioni nel progetto di ordine del giorno.

4.   Il Presidente può convocare il comitato di vigilanza o inserire punti nell'ordine del giorno su richiesta del Direttore generale dell'OLAF. Le proposte del Direttore generale sono corredate dei documenti necessari.

5.   Il comitato di vigilanza può invitare il Direttore generale dell'OLAF a prendere parte alle riunioni e alle attività connesse ai suoi lavori. È possibile invitare altri membri dell'OLAF a prendere parte a una riunione del comitato se la loro presenza è considerata necessaria. Gli inviti sono trasmessi tramite il Direttore generale dell'OLAF.

Il Direttore generale dell'OLAF viene informato dei punti dell'ordine del giorno che riguardano la partecipazione delle persone di cui al primo comma.

6.   Qualunque rappresentante di istituzioni, organi, uffici o agenzie delle Comunità, degli Stati membri o degli Stati associati può essere invitato a partecipare ai lavori del comitato di vigilanza in merito a un particolare punto dell'ordine del giorno della riunione.

Articolo 7

Metodi di lavoro

1.   Le riunioni del comitato di vigilanza non sono aperte al pubblico. I lavori e i documenti interni del comitato su cui essi si basano sono riservati, salvo che il comitato decida altrimenti.

I documenti e le informazioni trasmessi dal Direttore generale dell'OLAF sono soggetti alle disposizioni dell'articolo 287 del trattato in materia di protezione della riservatezza, dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e dell'articolo 8 del regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

2.   Il comitato di vigilanza adotta un massimo di tre lingue di lavoro. I documenti e i progetti di pareri, relazioni e decisioni sono redatti nelle lingue di lavoro adottate dal comitato. Ove necessario, qualunque membro può chiedere che un documento sia tradotto nella sua lingua.

3.   I pareri, le relazioni e le decisioni sono adottati nelle riunioni del comitato di vigilanza in seduta plenaria.

4.   Tuttavia, alcune decisioni possono eccezionalmente essere prese con procedura scritta qualora il comitato di vigilanza abbia approvato il ricorso a tale procedura in una riunione precedente.

In casi urgenti il Presidente può consultare i membri del comitato per iscritto.

In entrambi i casi il Presidente trasmette un progetto di decisione ai membri del comitato. Se i membri non manifestano obiezioni al progetto di decisione entro il termine indicato dal Presidente, cioè cinque giorni lavorativi dal ricevimento della proposta, la proposta si considera adottata. Se entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del progetto di decisione un membro chiede che esso venga discusso dal comitato, la procedura scritta è sospesa.

Articolo 8

Relatori

1.   Per preparare i dibattiti o i lavori il comitato di vigilanza può, su richiesta del Presidente, nominare uno o più relatori tra i membri del comitato.

2.   Se si tratta di una questione urgente il Presidente può procedere alla nomina di propria iniziativa. In tal caso ne informa immediatamente i membri del comitato.

3.   Il relatore esamina le questioni che gli sono affidate e presenta un progetto di relazione al comitato di vigilanza. Ove necessario, è assistito dal segretariato del comitato.

Articolo 9

Controlli, studi e perizie

Nell'ambito delle sue competenze il comitato di vigilanza può svolgere i controlli opportuni, condurre studi o chiedere perizie eventualmente necessarie. Il comitato può inoltre chiedere l'assistenza di funzionari o altri agenti dell'OLAF o di istituzioni, organi, uffici o agenzie delle Comunità, degli Stati membri o degli Stati associati.

Articolo 10

Procedura di votazione

1.   Le decisioni sono prese a maggioranza dei membri del comitato di vigilanza, su proposta del Presidente.

2.   Dietro proposta di un membro la votazione può avvenire a scrutinio segreto.

Articolo 11

Verbali

1.   Viene redatto un verbale di ogni riunione del comitato di vigilanza. Il verbale è redatto nelle lingue di lavoro del comitato.

2.   Il progetto di verbale è redatto dal segretariato sotto la supervisione del Presidente ed è sottoposto ai membri del comitato di vigilanza per adozione in occasione della riunione successiva.

3.   Ciascun membro può chiedere che venga modificato il verbale al momento dell'adozione. I membri possono inoltre chiedere che siano inseriti nel verbale qualsiasi dichiarazione o documento ritenuto utile.

4.   Dopo l'adozione del verbale il Presidente e la persona responsabile del segretariato vi appongono la firma e lo inseriscono negli archivi del segretariato del comitato. Il verbale può essere reso pubblico se lo decide il comitato.

Articolo 12

Segretariato

1.   In conformità con l'articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 6, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, nell'adempimento dei suoi compiti il comitato di vigilanza è assistito da un segretariato.

2.   Il comitato di vigilanza comunica al Direttore generale dell'OLAF le esigenze del segretariato per quanto riguarda il personale e le risorse necessarie ad assicurare lo svolgimento dei compiti del comitato e garantire la continuità delle sue attività.

3.   Il personale del segretariato è tenuto alla riservatezza per quanto riguarda le informazioni di cui viene a conoscenza. Tale obbligo sussiste anche dopo la cessazione dall'incarico. Qualora il comitato di vigilanza apprenda che un membro del segretariato ha violato l'obbligo di riservatezza, il Presidente ne informa il Direttore generale perché siano prese le opportune misure.

4.   Il segretariato contribuisce all'efficiente svolgimento dei compiti assegnati al comitato di vigilanza, con la finalità di rafforzare l'indipendenza dell'OLAF. Il segretariato assiste il Presidente per quanto riguarda la preparazione e lo svolgimento delle riunioni. Elabora un progetto di ordine del giorno per ciascuna riunione, redige il progetto di verbale delle riunioni, fornisce ai membri del comitato le informazioni e i documenti relativi a tutte le sfere della loro attività, partecipa, sotto la direzione del Presidente, alla redazione dei testi e assiste i membri del comitato, in particolare quando svolgono la funzione di relatori. A tale scopo i membri del segretariato partecipano se necessario a riunioni con i relatori per lo svolgimento di detti compiti.

TITOLO III

ESERCIZIO DELLE COMPETENZE

Articolo 13

Misure da prendere sulle informazioni fornite dal Direttore generale

1.   Dopo aver preso visione del programma delle attività trasmessogli annualmente dal Direttore generale dell'OLAF, il comitato di vigilanza può formulare un parere con le osservazioni pertinenti su qualsiasi settore di sua competenza.

Inoltre, il comitato esamina le informazioni trasmessegli regolarmente dal Direttore generale in merito alle attività dell'OLAF e formula pareri su dette informazioni in conformità con l'articolo 11, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

2.   In conformità con l'articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, il comitato di vigilanza è regolarmente informato delle indagini dell'OLAF, dei loro risultati e dei provvedimenti conseguenti alle indagini. Il comitato può formulare osservazioni in merito, senza tuttavia interferire nello svolgimento delle indagini in corso.

3.   Nei casi in cui un'indagine sia in corso da più di nove mesi, il comitato di vigilanza esamina le ragioni che non permettono ancora di concludere l'indagine e il prevedibile periodo di tempo necessario per concluderla.

4.   Il comitato esamina i casi in cui un'istituzione, un organo, ufficio o agenzia non ha dato seguito alle raccomandazioni del Direttore generale, nonché le circostanze in cui il lavoro degli investigatori dell'OLAF è stato ostacolato, ritardato o impedito, allo scopo di prendere le opportune misure.

5.   I casi che rendono necessaria la trasmissione di informazioni alle autorità giudiziarie di uno Stato membro sono esaminati sulla base delle informazioni fornite dal Direttore generale dell'OLAF e in conformità con il regolamento (CE) n. 1073/1999 e con il regolamento (Euratom) n. 1074/1999. Il seguito è svolto sulle stesse basi.

6.   Assistendo il Direttore generale dell'OLAF nell'assolvimento dei suoi compiti, il comitato di vigilanza può formulare pareri sul contributo dell'OLAF per quanto riguarda l'elaborazione e lo sviluppo dei metodi di lotta contro la frode nonché contro ogni altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari della Comunità europea.

Articolo 14

Relazione di attività

1.   In conformità con l'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e con l'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, il comitato di vigilanza adotta almeno una relazione sulle attività ogni anno e la trasmette alle istituzioni. La relazione verte sulle attività svolte nell'esercizio delle competenze del comitato e comprende una valutazione delle attività dell'OLAF, nonché dell'attuazione del suo programma annuale.

2.   La relazione è redatta durante il primo semestre di ogni anno in riferimento all'anno precedente ed è presentata al comitato da uno o più relatori.

3.   La relazione può contenere in allegato i pareri formulati dal comitato.

Essa può inoltre essere accompagnata dalle relazioni che il comitato ha eventualmente presentato, in conformità con l'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CE) n. 1073/1999 o con l'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti in merito ai risultati delle indagini dell'OLAF e ai provvedimenti conseguenti alle indagini svolte.

4.   Il comitato di vigilanza prende le misure necessarie per la pubblicazione della sua relazione di attività nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, dopo averla trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione.

Articolo 15

Procedura di parere per la nomina del Direttore generale

1.   Dopo aver esaminato le candidature per la carica di Direttore generale dell'OLAF, il comitato di vigilanza formula un parere nel quale sono esposti i criteri utilizzati per valutare le qualità dei candidati.

Il parere espone inoltre il giudizio del comitato sui candidati, come previsto dall'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1073/1999 e dall'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

2.   Qualora nessuno dei candidati abbia ricevuto un parere favorevole, il Presidente comunica alla Commissione che il comitato ha respinto le candidature presentate.

Articolo 16

Procedura disciplinare applicabile al Direttore generale

Quando viene consultato in conformità con l'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1073/1999 o con l'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (Euratom) n. 1074/1999, il comitato di vigilanza formula un parere motivato.

Articolo 17

Riservatezza e trattamento dei dati a carattere personale

1.   Il comitato di vigilanza provvede affinché siano applicati l'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1073/1999 e l'articolo 8 del regolamento (Euratom) n. 1074/1999.

2.   Il comitato di vigilanza, di propria iniziativa o su richiesta del Direttore generale, può decidere di formulare un parere.

Articolo 18

Bilancio

1.   Il comitato di vigilanza formula un parere sul progetto preliminare di bilancio presentato dal Direttore generale dell'OLAF e destinato alla Direzione generale Bilancio della Commissione.

2.   Il segretariato redige proposte di bilancio annuali per il funzionamento del comitato di vigilanza, che sono trasmesse al Direttore generale previa approvazione da parte del comitato.

TITOLO IV

DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE

Articolo 19

Riesame e modifica del regolamento interno

1.   Il presente regolamento interno è riesaminato dal comitato di vigilanza entro un anno dall'entrata in vigore.

2.   Qualsiasi membro del comitato può in ogni momento proporre modifiche, presentandole per iscritto al Presidente. Le modifiche sono sottoposte a votazione durante la prima riunione successiva alla presentazione, in conformità con la procedura di voto di cui all'articolo 10.

Articolo 20

Entrata in vigore e pubblicazione del regolamento interno

1.   Il presente regolamento interno entra in vigore il giorno successivo all'adozione da parte del comitato di vigilanza. Il presente regolamento interno sostituisce il precedente regolamento interno pubblicato nel 2000 nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee  (3).

2.   Dopo l'adozione, il comitato di vigilanza provvede alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.