1.   Il comitato speciale per le indicazioni geografiche e il commercio di vini e bevande spiritose (di seguito il «comitato speciale»), istituito a norma dell’articolo 13 del protocollo 3 dell’accordo di partenariato economico tra l’Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e gli Stati della SADC aderenti all’APE, dall’altra (di seguito l’«accordo»), adempie ai propri compiti conformemente agli articoli 1, 13 e 14 di detto protocollo.

2.   Il riferimento alle «parti» nel presente regolamento interno è conforme alla definizione di cui all’articolo 1 del protocollo 3 dell’accordo.

3.   Il comitato speciale è composto da rappresentanti delle parti.

4.   Le riunioni del comitato speciale sono presiedute alternativamente da un funzionario della Commissione europea e da un funzionario degli Stati della SADC aderenti all’APE e al protocollo 3. Nel caso del Sud Africa sarà un funzionario del ministero per il Commercio, l’industria e la concorrenza.

5.   Il mandato di cui al paragrafo 4 che corrisponde al primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del comitato speciale e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

1.   Il comitato speciale si riunisce a intervalli regolari, almeno una volta all’anno, e su richiesta di una delle parti. Le riunioni si tengono alternativamente a Bruxelles o nel territorio di uno degli Stati della SADC aderenti all’APE e al protocollo 3, salvo diverso accordo tra le parti.

2.   Salvo diverso accordo tra le parti, le riunioni del comitato speciale sono convocate dalla parte che le presiede, previa consultazione dell’altra parte o delle altre parti, secondo i casi.

3.   Le parti possono concordare modalità alternative per gestire lo scambio di documenti per via elettronica, considerando che le riunioni possono svolgersi in videoconferenza o conferenza telefonica o con altri mezzi concordati tra le parti e compatibili con l’ordine del giorno della riunione.

1.   La parte che ospita la riunione del comitato speciale svolge la funzione di segretariato del comitato speciale («segretariato»).

2.   Quando la riunione si svolge a norma dell’articolo 2, paragrafo 3, la parte che detiene la presidenza svolge la funzione di segretariato.

1.   Qualora le deliberazioni del comitato speciale siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e trasmessi per conoscenza dal segretariato come documenti del comitato speciale.

2.   Le parti possono concordare di configurare una modalità elettronica sicura per lo scambio dei documenti e, se è necessaria la firma di documenti, l’utilizzo della firma elettronica nel rispetto delle norme delle rispettive parti. Ogni parte informa l’altra sulle norme interne che garantiscono la validità della firma elettronica.

1.   Il segretariato notifica alle parti la convocazione di una riunione e richiede suggerimenti per l’ordine del giorno almeno 30 giorni prima della riunione. In caso di urgenza o circostanze impreviste che necessitano di considerazione, la riunione può essere convocata con breve preavviso.

2.   Il segretariato elabora l’ordine del giorno provvisorio per ogni riunione. Tale ordine del giorno è trasmesso dal segretariato al presidente e ai membri del comitato speciale almeno 14 giorni prima della riunione.

3.   L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti riguardo ai quali il segretariato ha ricevuto da una parte domanda di iscrizione.

4.   L’ordine del giorno è adottato dal comitato speciale all’inizio di ciascuna riunione. L’iscrizione all’ordine del giorno di punti che non figurino nell’ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

5.   Le parti possono concordare di invitare esperti ad assistere alle riunioni per ottenere informazioni su argomenti specifici.

1.   Salvo diverso accordo delle parti, il segretariato redige il verbale di ciascuna riunione alla conclusione della stessa.

2.   In linea generale il verbale della riunione comprende l’ordine del giorno definitivo, una sintesi delle discussioni per ogni punto dell’ordine del giorno e, se del caso, le decisioni e le raccomandazioni del comitato speciale.

3.   Il verbale deve essere ultimato e adottato dalle parti quanto prima e comunque entro 60 giorni dalla data della riunione.

4.   Una copia del verbale è trasmessa al segretariato del comitato per il commercio e lo sviluppo e, ove opportuno, le parti informano oralmente il comitato per il commercio e lo sviluppo dei risultati della riunione.

1.   A norma dell’articolo 13, paragrafo 3, del protocollo 3 dell’accordo, il comitato speciale può formulare raccomandazioni e adottare decisioni per consenso nei casi previsti dal protocollo 3 dell’accordo.

2.   Se al comitato speciale è conferito il potere di adottare decisioni o raccomandazioni, nel verbale della riunione di cui all’articolo 7 tali atti sono intitolati rispettivamente «decisione» o «raccomandazione». Il segretariato attribuisce a ciascuna decisione o raccomandazione adottata un numero di serie, la data di adozione e una descrizione del loro oggetto. Ciascuna decisione o raccomandazione indica la data della sua entrata in vigore.

3.   Tra una riunione e l’altra, il comitato speciale può adottare decisioni o raccomandazioni mediante procedura scritta o mezzi elettronici, previo accordo delle parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i rappresentanti delle parti.

4.   Le decisioni e le raccomandazioni adottate dal comitato speciale sono autenticate mediante due esemplari originali firmati da un rappresentante di ciascuna parte.

1.   Le riunioni del comitato speciale non sono pubbliche, salvo diversa decisione delle parti.

2.   Le parti pubblicano le decisioni e le raccomandazioni del comitato speciale con mezzi appropriati. Ciascuna parte può decidere di pubblicare il verbale di ciascuna riunione con mezzi appropriati.

1.   Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato speciale, sia i costi del personale e le spese di viaggio e di soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2.   Le spese relative all’organizzazione di una riunione, alla prestazione dei servizi di interpretazione e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.