12.8.2016

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 219/98

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DECISIONE (UE) 2016/1353 DEL CONSIGLIO

del 4 agosto 2016

sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2007/643/PESC

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

considerando la decisione (PESC) 2015/1835 del Consiglio, del 12 ottobre 2015, che fissa lo statuto, la sede e le modalità di funzionamento dell'Agenzia europea per la difesa (1), in particolare l'articolo 18,

considerando quanto segue:

(1)	Il 18 settembre 2007 il Consiglio ha adottato la decisione 2007/643/PESC (2), sulle norme finanziarie dell'Agenzia europea per la difesa nonché sulle norme di aggiudicazione degli appalti e norme relative a contributi finanziari a titolo del bilancio operativo dell'Agenzia europea per la difesa.

(2)	A seguito dell'adozione della decisione (PESC) 2015/1835, è necessario abrogare la decisione 2007/643/PESC e fissare nuove norme finanziarie per l'Agenzia europea per la difesa,

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

TITOLO I

OGGETTO E DEFINIZIONI

Articolo 1

Oggetto

La presente decisione stabilisce le norme finanziarie fondamentali dell'Agenzia europea per la difesa («Agenzia»).

Articolo 2

Definizioni

Ai fini della presente decisione si intende per:

a)   «Stato membro partecipante»: uno Stato membro che partecipa all'Agenzia;

b)   «Stati membri contributori»: gli Stati membri partecipanti che contribuiscono a un progetto o programma particolare dell'Agenzia;

c)   «bilancio generale»: il bilancio generale stabilito in conformità dell'articolo 13 della decisione (PESC) 2015/1835;

d)   «entrate supplementari»: le entrate supplementari il cui contenuto è stabilito dall'articolo 15 della decisione (PESC) 2015/1835;

e)   «ordinatore»: il direttore esecutivo dell'Agenzia, che esercita i poteri di cui all'articolo 10, paragrafo 5, della decisione (PESC) 2015/1835;

f)   «bilancio»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l'Agenzia;

g)   «controllo»: qualsiasi misura adottata al fine di garantire con ragionevole sicurezza l'efficacia, l'efficienza e l'economia delle operazioni, nonché l'affidabilità delle relazioni, la salvaguardia degli attivi e l'informazione, la prevenzione, l'individuazione e la rettifica di frodi e irregolarità e il seguito dato a tali frodi e irregolarità, come pure l'adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione. I controlli possono comportare varie verifiche, nonché l'attuazione delle politiche e delle procedure per raggiungere gli obiettivi illustrati nella prima frase;

h)   «verifica»: la verifica di un aspetto specifico di un'operazione di entrata o di spesa.

TITOLO II

BILANCIO DELL'AGENZIA

Articolo 3

Bilancio dell'agenzia

Il bilancio dell'Agenzia comprende il bilancio generale, i bilanci relativi alle attività connesse a progetti o programmi ad hoc di cui al capo IV della decisione (PESC) 2015/1835 e i bilanci risultanti dalle entrate supplementari.

CAPO 1

Principi di bilancio

Articolo 4

Rispetto dei principi di bilancio

A norma dell'articolo 12 della decisione (PESC) 2015/1835, la formazione e l'esecuzione del bilancio dell'Agenzia rispettano i principi di bilancio fissati dalla presente decisione.

Articolo 5

Principi dell'unità e della verità del bilancio

1.   La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell'Agenzia.

2.   Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell'Agenzia.

3.   Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell'Agenzia solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.

4.   Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell'Agenzia non sono dovuti a quest'ultima.

Articolo 6

Principio dell'annualità

1.   Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'Agenzia sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.

2.   Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio o, nel caso degli impegni giuridici relativamente ai quali la maggior parte delle fasi preparatorie è stata effettuata entro il 31 dicembre, entro il 31 marzo dell'anno successivo.

3.   Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall'esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio o durante gli esercizi precedenti.

4.   Considerato il fabbisogno dell'Agenzia e previa approvazione del comitato direttivo, a norma dell'articolo 15, gli stanziamenti inutilizzati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese dell'esercizio successivo. Tali stanziamenti devono essere utilizzati per primi.

5.   I paragrafi da 1 a 4 non ostano a che gli impegni di bilancio per le azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possano essere ripartiti in frazioni annue.

Articolo 7

Principio del pareggio

1.   Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.

2.   L'Agenzia non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.

3.   Eventuali eccedenze di bilancio derivanti dal bilancio generale dell'Agenzia in un determinato esercizio sono considerate un credito a disposizione degli Stati membri partecipanti e sono loro restituite quale deduzione dal terzo contributo dell'esercizio successivo.

Articolo 8

Principio dell'unità di conto

Il bilancio dell'Agenzia è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile è autorizzato a effettuare operazioni in altre monete.

Articolo 9

Principio dell'universalità

L'insieme delle entrate copre l'insieme degli stanziamenti di pagamento. Tutte le entrate e le spese sono iscritte nel bilancio senza contrazione fra di esse.

Articolo 10

Principio della specializzazione

1.   Gli stanziamenti sono specificati almeno per titoli e per capitoli.

2.   L'ordinatore può procedere a storni di stanziamenti da capitolo a capitolo senza limiti e da titolo a titolo nei limiti del 10 % degli stanziamenti dell'esercizio che figurano sulla linea dalla quale viene effettuato lo storno.

Al di là del limite di cui al paragrafo 1, l'ordinatore propone al comitato direttivo storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il comitato direttivo dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.

L'ordinatore informa il comitato direttivo degli storni effettuati a norma del primo comma. Le proposte di storni e gli storni effettuati sono accompagnati da documenti giustificativi adeguati e dettagliati da cui emerge l'esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.

Articolo 11

Principio della sana gestione finanziaria

1.   Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.

2.   Secondo il principio dell'economia, le risorse impiegate dall'Agenzia nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.

Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.

Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.

Articolo 12

Controllo interno dell'esecuzione del bilancio

1.   Il bilancio dell'Agenzia viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.

2.   Ai fini dell'esecuzione del bilancio dell'Agenzia, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

a)	efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;

b)	affidabilità delle relazioni;

c)	salvaguardia degli attivi e informazione;

d)	prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;

e)	adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

3.   Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, gli elementi stabiliti all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (3), tenendo conto della struttura e delle dimensioni dell'Agenzia, della natura dei compiti affidatigli, degli importi in causa e dei rischi finanziari e operativi esistenti.

Articolo 13

Principio della trasparenza

1.   Il bilancio dell'Agenzia è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.

2.   Fatto salvo l'articolo 35, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, il bilancio dell'Agenzia, compresi la tabella dell'organico e i bilanci rettificativi, quali adottati, sono pubblicati sul sito Internet dell'Agenzia entro quattro settimane dalla loro adozione.

TITOLO III

DISPOSIZIONI APPLICABILI AL BILANCIO GENERALE

CAPO 1

Programmazione finanziaria

Articolo 14

Bilancio generale

1.   Entro il 31 marzo di ogni anno il capo dell'Agenzia fornisce al comitato direttivo una stima preliminare del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo.

2.   Entro il 30 giugno di ogni anno il capo dell'Agenzia propone al comitato direttivo una stima preliminare rivista del progetto di bilancio generale per l'esercizio successivo, unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale.

3.   Entro il 30 settembre di ogni anno il capo dell'Agenzia propone il progetto di bilancio generale al comitato direttivo unitamente al progetto di quadro di pianificazione triennale. Il progetto comprende:

a)

gli stanziamenti ritenuti necessari: i) per coprire i costi operativi, di personale e di riunione dell'Agenzia; ii) per consulenze esterne, in particolare analisi operative, indispensabili affinché l'Agenzia possa svolgere i suoi compiti, nonché per specifiche attività a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti;

b)	una stima delle entrate necessarie per coprire le spese.

4.   Il comitato direttivo mira ad assicurare che gli stanziamenti di cui al paragrafo 3, lettera a), punto ii), rappresentino una percentuale significativa degli stanziamenti complessivi di cui al paragrafo 3. Tali stanziamenti corrispondono alle esigenze effettive e consentono all'Agenzia di svolgere un ruolo operativo.

5.   Il progetto di bilancio generale è supportato da motivazioni particolareggiate e da una tabella dell'organico.

6.   Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, può decidere che il progetto di bilancio generale copra altresì un particolare progetto o programma ove questo risulti chiaramente a beneficio comune di tutti gli Stati membri partecipanti.

7.   Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli.

8.   Ogni titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti provvisori». Tali stanziamenti sono iscritti in detto capitolo qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi, quanto all'importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.

9.   Le entrate comprendono:

a)	contributi degli Stati membri partecipanti in base al criterio del reddito nazionale lordo (RNL);

b)	altre entrate, tra cui le trattenute effettuate sulle retribuzioni del personale e gli interessi maturati sui conti bancari dell'Agenzia.

Il progetto di bilancio generale prevede per le entrate con destinazione specifica una voce d'accoglienza e, per quanto possibile, l'importo previsto.

10.   Il comitato direttivo, deliberando all'unanimità, adotta il progetto di bilancio generale entro il 31 dicembre di ogni anno. In tale occasione, il comitato direttivo è presieduto dal capo dell'Agenzia ovvero da un rappresentante da lui designato o da un membro del comitato direttivo invitato dal capo dell'Agenzia a svolgere tale funzione. Il direttore esecutivo dichiara che il bilancio è stato adottato e lo notifica agli Stati membri partecipanti.

11.   Se, all'inizio dell'esercizio, il progetto di bilancio generale non è stato adottato, le spese possono essere effettuate mensilmente per capitolo o per altra sottodivisione, nel limite di un dodicesimo degli stanziamenti iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Tale misura non può tuttavia avere per effetto di mettere a disposizione dell'Agenzia stanziamenti superiori al dodicesimo di quelli previsti nel progetto di bilancio generale in preparazione. Il comitato direttivo, deliberando a maggioranza qualificata su proposta del direttore esecutivo, può autorizzare spese superiori al limite del dodicesimo, a condizione che i complessivi stanziamenti di bilancio per tale esercizio finanziario non superino quelli iscritti nel bilancio dell'esercizio precedente. Il direttore esecutivo può chiedere che siano versati i contributi necessari per coprire gli stanziamenti autorizzati ai sensi della presente disposizione, pagabili entro 30 giorni dall'invio della richiesta di contributi.

Articolo 15

Bilancio rettificativo

1.   In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore esecutivo può proporre al comitato direttivo un progetto di bilancio rettificativo.

2.   Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio generale. Il comitato direttivo delibera tenendo conto dell'urgenza di tali circostanze.

CAPO 2

Agenti finanziari ed esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria

Articolo 16

Poteri e funzioni dell'ordinatore

1.   Il direttore esecutivo esercita le funzioni di ordinatore. L'ordinatore esegue il bilancio generale conformemente alle presenti norme finanziarie e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. L'ordinatore è incaricato di garantirne la legittimità e la regolarità.

2.   Il direttore esecutivo può delegare i poteri d'esecuzione del bilancio al personale dell'Agenzia, soggetto alla decisione (UE) 2016/1351 del Consiglio (4), («statuto dell'Agenzia»), alle condizioni stabilite nelle presenti norme finanziarie. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.

3.   Possono essere affidati, mediante contratto, a entità od organismi esterni compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l'esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.

4.   Il direttore esecutivo propone al comitato direttivo e pone in atto, tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti. L'istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un'analisi dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.

Il comitato direttivo fornisce il suo assenso alle decisioni relative alla struttura organizzativa dell'Agenzia.

Il direttore esecutivo può introdurre una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

5.   L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico all'Agenzia per l'esecuzione del bilancio generale per l'esercizio interessato.

6.   Al trattamento dei dati personali si applica l'articolo 31 della decisione (PESC) 2015/1835.

Articolo 17

Controlli ex ante

1.   Ogni operazione è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un'analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell'operazione.

I controlli ex ante comprendono l'avvio e la verifica di un'operazione.

L'avvio e la verifica di un'operazione sono funzioni distinte.

2.   Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all'adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell'Agenzia.

3.   Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall'ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l'operazione.

4.   I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall'ordinatore in base a considerazioni inerenti ai rischi e all'efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l'ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a)	la regolarità e la conformità della spesa e delle entrate rispetto alle disposizioni applicabili;

b)	l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all'articolo 11.

Ai fini dei controlli, l'ordinatore può ritenere che una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche costituisca un'unica operazione.

Articolo 18

Controlli ex post

1.   L'ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.

I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

2.   I controlli ex post sono svolti da personale diverso da quello responsabile dei controlli ex ante. Il personale responsabile dei controlli ex post non è subordinato al personale responsabile dei controlli ex ante.

Il personale incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie dispone delle necessarie competenze professionali.

Articolo 19

Relazioni annuali

Il direttore esecutivo rende conto annualmente al comitato direttivo dell'esercizio delle sue funzioni. A tale scopo il direttore esecutivo presenta i conti annuali dell'agenzia nel rispetto dei termini di cui all'articolo 44.

I conti annuali dell'Agenzia sono composti da diverse sezioni, tra cui:

a)	la relazione di attività, che descrive i principali aspetti dell'esercizio;

b)	gli stati finanziari;

c)	la relazione sull'esecuzione del bilancio.

I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale egli dichiara che i conti annuali sono stati elaborati nel rispetto dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.

I conti definitivi contengono informazioni finanziarie e di gestione, compresi i risultati dei controlli, in cui si dichiara che, salvo se diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, il direttore esecutivo ha la ragionevole certezza che:

a)	le informazioni figuranti nella relazione forniscono un'immagine fedele;

b)	le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria;

c)

le procedure di controllo predisposte danno la garanzia necessaria quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La relazione di attività illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati a dette operazioni, l'impiego delle risorse messe a sua disposizione e l'efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.

Articolo 20

Stato finanziario

1.   Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:

a)	il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l'intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio precedente, e sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all'articolo 39;

b)	la situazione dei flussi di cassa che indica gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;

c)	la situazione di variazione dell'attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l'esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.

2.   Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell'Agenzia.

Articolo 21

Relazione sull'esecuzione del bilancio

La relazione sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia comprende il bilancio generale e i bilanci relativi ad attività ad hoc e risultanti da entrate supplementari; è presentata in euro. La struttura della relazione sull'esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio stesso.

Essa comprende:

a)	la relazione che comprende la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese;

b)	le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nella relazione.

Articolo 22

Tutela degli interessi finanziari dell'agenzia

1.   Se un membro del personale partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene che una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore gerarchico sia irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche cui lo stesso è vincolato, ne informa per iscritto il direttore esecutivo, che risponde per iscritto. In caso d'inerzia del direttore esecutivo o qualora egli confermi la decisione o l'istruzione iniziale e il membro del personale consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il membro del personale ne informa il capo dell'Agenzia.

2.   In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, il membro del personale informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. Il collegio dei revisori dei conti come pure qualsiasi revisore esterno che svolga gli audit finanziari dell'Agenzia informano l'ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri.

Articolo 23

Contabile

1.   Il comitato direttivo nomina un contabile soggetto allo statuto dell'Agenzia, che è interamente indipendente nell'esercizio delle sue funzioni in seno all'Agenzia e rende conto al comitato direttivo. Il contabile è incaricato, presso l'Agenzia, di quanto segue:

a)	provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;

b)	tenere la contabilità, preparare e presentare i conti conformemente al capo 6 del presente titolo e agli articoli 19, 20 e 21;

c)	attuare, conformemente al capo 6 del presente titolo, le norme contabili e il piano contabile;

d)	convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;

e)	provvedere alla gestione della tesoreria.

2.   Il contabile ottiene dall'ordinatore tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che forniscano un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia e dell'esecuzione del bilancio. L'ordinatore garantisce l'affidabilità di tali informazioni.

3.   Prima della loro adozione da parte del direttore esecutivo, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'Agenzia.

Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all'articolo 39 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.

L'ordinatore o i suoi delegati restano pienamente responsabili dell'utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.

Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.

Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.

Fatto salvo il paragrafo 4, solo il contabile è abilitato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.

4.   Nell'espletamento delle sue funzioni e se ciò si rivela indispensabile a tal fine conformemente alle norme finanziarie dell'Agenzia, il contabile può delegare taluni compiti a personale soggetto allo statuto dell'Agenzia.

5.   Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato direttivo può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. In tale caso il comitato direttivo nomina un contabile provvisorio.

Articolo 24

Responsabilità degli agenti finanziari

1.   Gli articoli da 16 a 26 fanno salva l'eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell'Agenzia e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell'Unione o degli Stati membri.

2.   Ogni ordinatore e contabile sono responsabili sotto il profilo disciplinare e patrimoniale conformemente allo statuto dei funzionari dell'Agenzia. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell'Agenzia o dei suoi membri, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF).

3.   Ogni membro del personale può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'Agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall'autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dalla legislazione vigente.

4.   Per quanto concerne la responsabilità degli ordinatori, si applica l'articolo 73, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

Articolo 25

Conflitto d'interessi

1.   Gli agenti finanziari ai sensi del titolo III, capo 2, e le altre persone partecipanti all'esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell'Agenzia.

Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa il direttore esecutivo, che conferma per iscritto l'esistenza di un conflitto d'interessi. La persona in questione informa inoltre il proprio superiore gerarchico. Se l'agente è il direttore esecutivo, la persona deve informarne il capo dell'Agenzia.

Qualora si accerti l'esistenza di un conflitto d'interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. Il direttore esecutivo, o il capo dell'Agenzia nel caso in cui il conflitto d'interessi riguardi il direttore esecutivo, intraprendono qualsiasi altra azione appropriata.

2.   Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un'altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il destinatario.

Articolo 26

Separazione delle funzioni

Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.

CAPO 3

Revisione contabile interna

Articolo 27

Designazione, poteri e funzioni del revisore interno

1.   L'Agenzia dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.

2.   Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile.

3.   Il revisore interno consiglia l'Agenzia riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.

Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:

a)	verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;

b)	valutare l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio.

4.   Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all'insieme delle attività e dei servizi dell'Agenzia. Può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l'esercizio delle sue funzioni. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività del direttore esecutivo e degli altri elementi d'informazione individuati.

5.   Il revisore interno prepara il piano annuale di revisione contabile e lo presenta al direttore esecutivo.

6.   Il revisore interno prende conoscenza della relazione dell'ordinatore a norma dell'articolo 19 e degli altri elementi d'informazione individuati.

7.   Il revisore interno presenta al direttore esecutivo una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.

Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:

—	se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,

—	se vi sono ritardi significativi nell'attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.

Il direttore esecutivo adotta le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell'attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile.

Il direttore esecutivo trasmette annualmente al comitato direttivo una relazione che contiene un riepilogo del numero e tipo di revisioni contabili interne effettuate, delle raccomandazioni formulate e del seguito dato a queste ultime. Il comitato direttivo esamina le informazioni e verifica se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.

8.   L'Agenzia comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.

9.   Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.

Articolo 28

Indipendenza del revisore interno

L'indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell'esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un'azione dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell'articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.

CAPO 4

Operazioni di entrata e di spesa

Articolo 29

Esecuzione delle entrate

1.   L'esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e il recupero degli importi indebitamente versati. Essa comprende anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.

2.   Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.

Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l'esecuzione forzata.

Quando l'ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. La decisione di rinuncia specifica che sono state esplicate azioni ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.

Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell'Agenzia sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell'ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato ai conti annuali dell'Agenzia.

3.   Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente all'articolo 83 del regolamento delegato della Commissione (UE) n. 1268/2012 (5).

4.   I crediti dell'Agenzia nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell'Agenzia sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.

Articolo 30

Contributo degli Stati membri al bilancio generale dell'agenzia

1.   Determinazione dei contributi laddove è applicabile il criterio dell'RNL come segue:

a)

laddove è applicabile il criterio dell'RNL, la ripartizione dei contributi tra gli Stati membri cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo come previsto nell'articolo 41, paragrafo 2, del trattato sull'Unione europeae ai sensi della decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio (6), o di qualsiasi altra decisione che la sostituisca;

b)

i dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna «risorsa propria basata sull'RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all'ultimo bilancio dell'Unione. Il contributo di ciascuno Stato membro cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota dell'RNL di tale Stato membro nell'aggregato complessivo degli RNL degli Stati membri cui è richiesto un contributo.

2.   Il calendario di pagamento dei contributi è il seguente:

a)

i contributi destinati a finanziare il bilancio generale dell'Agenzia sono versati dagli Stati membri partecipanti in tre quote uguali, entro il 15 marzo, il 15 giugno e il 15 ottobre dell'esercizio interessato. L'Agenzia invia lettere di richiesta dei contributi agli Stati membri partecipanti almeno 60 giorni prima delle date di pagamento delle quote;

b)	quando è adottato un bilancio rettificativo, i contributi necessari sono versati dagli Stati membri partecipanti entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente;

c)	le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne;

d)	se il bilancio annuale non è approvato entro il 30 novembre, su richiesta di uno Stato membro l'Agenzia può emettere una richiesta individuale provvisoria di contributi per tale Stato membro, da versare entro 60 giorni dall'invio della richiesta corrispondente.

Quando il pagamento è effettuato entro il termine ed è ricevuto dall'Agenzia non più di 10 giorni oltre detto termine, all'Agenzia non è dovuto alcun interesse di cui all'articolo 29, paragrafo 3. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a 10 giorni, gli interessi di mora sono calcolati per l'intero periodo.

Articolo 31

Esecuzione delle spese

1.   Per eseguire le spese, l'ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l'esecuzione degli stanziamenti.

2.   Un impegno di bilancio consiste nell'operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici. Un impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore crea o constata un'obbligazione dalla quale deriva un onere. Gli impegni di bilancio e gli impegni giuridici sono adottati dallo stesso ordinatore, salvo in casi debitamente giustificati.

Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti categorie:

a)	specifico: l'impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l'importo della spesa sono determinati;

b)	globale: l'impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l'impegno come specifico rimane indeterminato;

c)	accantonato: l'impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese regolari di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.

Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall'atto di base o se si tratta di spese amministrative.

3.   Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.

La liquidazione di una spesa è l'atto con cui l'ordinatore:

a)	verifica l'esistenza dei diritti del creditore;

b)	determina o verifica l'esistenza e l'importo del credito;

c)	verifica l'esigibilità del credito.

L'autorizzazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile l'istruzione di pagare l'importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.

4.   Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell'Agenzia, l'ordinatore procede a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.

5.   Il primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia contiene l'autorizzazione del comitato direttivo per le spese operative del suddetto organismo per le attività a cui si riferisce, purché gli elementi definiti nel presente paragrafo siano chiaramente identificati.

Il quadro di pianificazione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un'indicazione degli importi assegnati a ciascuna azione.

Qualsiasi modifica sostanziale del primo anno del quadro di pianificazione triennale dell'Agenzia è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il quadro di pianificazione iniziale.

Il comitato direttivo può delegare all'ordinatore dell'Agenzia il potere di apportare modifiche non sostanziali al quadro di pianificazione.

Articolo 32

Termini di tempo

Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni dell'articolo 92 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e dell'articolo 111 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

CAPO 5

Esecuzione del bilancio

Articolo 33

Appalti pubblici

1.   Per quanto riguarda l'aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatti salvi i paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2.   Per gli appalti il cui valore è compreso tra 60 000 EUR e le soglie di cui all'articolo 118 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è consentita la procedura stabilita dal regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR.

3.   L'Agenzia può stipulare con la Commissione europea, con gli uffici interistituzionali, con il Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio (7) e con altri organismi dell'Unione contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l'esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.

Articolo 34

Aggiudicazione congiunta

1.   L'Agenzia può chiedere di essere associata, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all'aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all'aggiudicazione di appalti di altri organismi o agenzie dell'UE.

2.   Nell'ambito delle attività di collaborazione con gli Stati membri, quali quelle di cui al capo IV della decisione (PESC) 2015/1835, l'Agenzia può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunta.

3.   In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra l'Agenzia e l'amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri si applicano le disposizioni procedurali dell'Agenzia.

Quando l'amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri detiene o gestisce una quota del valore totale stimato del contratto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, si applicano le norme procedurali della direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (8), della direttiva 2009/81/UE del Parlamento europeo e del Consiglio (9) o di qualsiasi altro atto giuridico dell'Unione che possa essere applicabile alla luce della materia in questione.

4.   L'Agenzia può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunta con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le proprie necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l'articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.

Articolo 35

Esperti

L'Agenzia può applicare le disposizioni dell'articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per la selezione di esperti, fatte salve le eventuali procedure specifiche previste nell'atto di base del programma di cui si affida l'attuazione all'Agenzia stessa. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale.

Gli esperti esterni sono scelti in base all'adeguatezza delle loro competenze, esperienze e conoscenze in relazione ai compiti loro assegnati e nel rispetto dei principi di non discriminazione, di parità di trattamento e di assenza di conflitti d'interesse.

Articolo 36

Sovvenzioni

Per quanto riguarda l'attribuzione di sovvenzioni, si applicano le disposizioni del titolo VI del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatte salve le eventuali disposizioni specifiche dell'atto costitutivo.

Articolo 37

Premi

1.   Per quanto riguarda i premi, si applicano le disposizioni del titolo VII del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo il paragrafo 2 del presente articolo.

2.   I concorsi a premi con un valore unitario di 10 000 EUR o più possono essere pubblicati solo se sono previsti nel quadro di pianificazione dell'Agenzia.

Articolo 38

Indicazione dei mezzi di ricorso

1.   Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l'atto stesso riporta l'indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l'impugnazione.

2.   Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l'istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l'esercizio del ricorso.

CAPO 6

Contabilità

Articolo 39

Norme relative alla contabilità

L'Agenzia crea un sistema contabile che fornisce tempestivamente dati precisi, completi e attendibili.

Il contabile dell'Agenzia adotta norme sul modello dei principi contabili internazionalmente ammessi per il settore pubblico. Il contabile può discostarsi da tali principi se lo reputa necessario per dare un'immagine fedele degli elementi di attivo e di passivo, degli oneri e proventi e dei flussi di cassa. Qualora un contabile si discosti sensibilmente da detti principi, le note degli stati finanziari indicano tale fatto e i motivi che lo giustificano.

Articolo 40

Principi contabili

Gli stati finanziari presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dell'articolo 39.

Articolo 41

Sistema contabile

1.   Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.

2.   La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell'Agenzia.

3.   La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell'esecuzione del bilancio dell'Agenzia. Essa registra tutti gli atti d'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.

Articolo 42

Inventari

L'Agenzia tiene inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che ne costituiscono il patrimonio. L'Agenzia verifica la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto.

CAPO 7

Revisione contabile esterna e lotta contro la frode

Articolo 43

Revisione contabile esterna

1.   Il comitato direttivo nomina un collegio di revisori dei conti per esercitare la funzione di revisione contabile esterna del bilancio amministrativo e di quello operativo, dei conti finanziari e degli stati finanziari dell'Agenzia. La revisione contabile è condotta in conformità dei principi internazionali ammessi in materia di revisione e, previa approvazione da parte del comitato direttivo, dei termini di riferimento aggiuntivi.

Almeno ogni tre anni il collegio fornisce al comitato direttivo una garanzia e un parere indipendenti sul fatto che le attività dell'Agenzia sono state svolte secondo i principi di una sana gestione finanziaria. Per svolgere tale compito, il collegio può ricorrere a personale temporaneo aggiuntivo, d'intesa con il comitato direttivo.

2.   Il collegio dei revisori dei conti è composto da almeno tre revisori di diversi Stati membri partecipanti, assistiti da collaboratori nominati dal collegio. Il collaboratore può essere mantenuto fintantoché resta in carica il membro del collegio di revisori dei conti che lo ha nominato.

3.   I membri del collegio dei revisori dei conti sono nominati per un periodo di tre audit successivi. Viene garantita una rotazione equa tra gli Stati membri partecipanti che desiderano inviare revisori.

4.   Il comitato direttivo nomina il collegio dei revisori dei conti scegliendo tra i candidati proposti dagli Stati membri partecipanti. I candidati appartengono di preferenza al più alto organismo di revisione contabile nazionale degli Stati membri partecipanti e offrono sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Devono essere disponibili per assolvere compiti per conto dell'Agenzia ogni qual volta sia necessario. Nell'esercizio di tali funzioni i membri del collegio:

a)	continuano ad essere retribuiti, così come i loro collaboratori, dall'organismo di appartenenza; l'Agenzia rimborsa loro solo le spese di missione sulla stessa base prevista dalle regole dell'Agenzia;

b)	possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato direttivo; il collegio ed i revisori che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;

c)	riferiscono unicamente al comitato direttivo in merito ai loro compiti;

d)	verificano che l'esecuzione delle entrate e delle spese amministrate dall'Agenzia sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di una sana gestione finanziaria.

5.   Il collegio di revisori dei conti elegge ogni anno il suo presidente per l'esercizio successivo. Adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali in materia di revisione. Il collegio approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse al direttore esecutivo e al comitato direttivo.

6.   I revisori assicurano il rispetto della riservatezza delle informazioni e la protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle loro funzioni di revisione in conformità delle regole applicabili a tali informazioni e dati.

7.   I revisori hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui detti documenti e supporti sono custoditi e hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese dell'Agenzia forniscono al direttore esecutivo e alle persone incaricate della revisione delle stesse l'assistenza necessaria all'esercizio delle loro funzioni. Le spese relative alla revisione sono imputate al bilancio generale.

8.   Su proposta del direttore esecutivo o di uno degli Stati membri, il comitato direttivo può decidere, caso per caso, di ricorrere ad altri organismi esterni per revisioni particolari in coordinamento con l'incarico del collegio di revisori dei conti.

9.   In casi specifici, a spese proprie e in accordo con il comitato direttivo, le autorità nazionali di revisione degli Stati membri partecipanti possono ottenere tutte le informazioni ed esaminare tutti i documenti che ritengono necessari ai fini della revisione relativa alla propria quota nazionale o delle relazioni al governo e al parlamento, senza prevaricare la sfera di competenza degli altri Stati membri partecipanti e le responsabilità del collegio di revisori dei conti e conformemente alle norme dell'Agenzia, in particolare quelle sulla protezione dei dati.

Articolo 44

Revisione contabile annuale e discarico del bilancio dell'agenzia

1.   Entro il 31 del mese di marzo successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo presenta al collegio dei revisori dei conti, per esame e parere, un progetto dei conti annuali dell'Agenzia di cui all'articolo 19.

2.   Entro il 30 del mese di giugno successivo alla chiusura dell'esercizio, il collegio di revisori dei conti presenta al direttore esecutivo la sua relazione annuale di revisione contabile contenente il parere e le osservazioni del collegio stesso sul progetto di conti annuali di cui al paragrafo 1.

3.   Entro il 15 del mese di luglio successivo alla chiusura dell'esercizio, il direttore esecutivo sottopone al comitato direttivo i conti annuali definitivi sottoposti a revisione e la relazione di revisione contabile, corredati delle risposte dell'Agenzia.

4.   Entro il 30 del mese di ottobre successivo alla chiusura dell'esercizio, il comitato direttivo approva i conti annuali sottoposti a revisione e concede il discarico al direttore esecutivo e al contabile dell'Agenzia per l'esercizio.

5.   Dopo l'approvazione del comitato direttivo, i conti annuali sottoposti a revisione sono notificati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

6.   L'insieme dei conti e degli inventari è conservato dal contabile per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di discarico corrispondente.

Articolo 45

OLAF

1.   L'OLAF può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (10) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (11) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell'Agenzia in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto finanziato da essa.

2.   Fatto salvo il paragrafo 1, i contratti, gli accordi e le decisioni dell'Agenzia contengono disposizioni che abilitano espressamente il collegio di revisori dei conti e l'OLAF a svolgere controlli e indagini in base alle rispettive competenze.

TITOLO IV

DISPOSIZIONI SPECIFICHE APPLICABILI ALLE ENTRATE SUPPLEMENTARI

Articolo 46

Entrate supplementari

1.   Nell'ambito della sua missione ai sensi dell'articolo 2 della decisione (PESC) 2015/1835, l'Agenzia può ricevere entrate supplementari con destinazione specifica:

a)	a carico del bilancio generale dell'Unione decise caso per caso, nel pieno rispetto delle norme, delle procedure e degli iter decisionali ad esso applicabili;

b)	a carico degli Stati membri, di paesi terzi o di altre parti terze, a meno che il comitato direttivo non decida altrimenti entro un mese dalla ricezione di tali informazioni da parte dell'Agenzia.

2.   Le entrate di cui al paragrafo 1 possono essere utilizzate solo a condizione di conservare la loro destinazione specifica.

3.   I costi amministrativi supplementari connessi alla gestione delle entrate supplementari sono coperti, se del caso, dal bilancio relativo alle stesse.

4.   Le disposizioni di cui al titolo III, capi da 2 a 7, sono applicabili alle entrate supplementari a meno che i pertinenti accordi prevedano norme diverse, che sono in ogni caso conformi ai principi di bilancio stabiliti al titolo II.

5.   Eventuali eccedenze di bilancio derivanti da entrate supplementari al termine del periodo di attuazione sono considerate un credito a disposizione delle entità che vi hanno contribuito e sono loro restituite. Possono altresì essere utilizzate con altre destinazioni specifiche, come stabilito nei pertinenti accordi o, a meno che il comitato direttivo non decida altrimenti entro un mese dalla ricezione delle informazioni da parte dell'Agenzia, come proposto dall'entità interessata.

6.   Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l'impiego delle entrate supplementari e degli stanziamenti corrispondenti. I contributi risultanti da entrate supplementari sono pertanto contabilizzati separatamente e utilizzati nel rispetto della destinazione specifica a essi assegnata. A fini di trasparenza sono inoltre versati in conti bancari separati. Saranno inoltre indicati separatamente all'interno della relazione sull'esecuzione del bilancio dell'Agenzia di cui all'articolo 21.

TITOLO V

DISPOSIZIONI SPECIFICHE APPLICABILI AI BILANCI RELATIVI AD ATTIVITÀ AD HOC

Articolo 47

Gestione da parte dell'agenzia di bilanci relativi ad attività ad hoc

1.   Il comitato direttivo, su proposta del direttore esecutivo o di uno Stato membro, può decidere che l'Agenzia può essere incaricata dagli Stati membri della gestione amministrativa e finanziaria di talune attività di sua competenza conformemente al capo IV della decisione (PESC) 2015/1835.

2.   Il comitato direttivo, nell'ambito dei progetti e programmi ad hoc dell'Agenzia, può autorizzare quest'ultima, alle condizioni previste dalle disposizioni che disciplinano le attività in questione, a concludere contratti e convenzioni di sovvenzione, nonché a raccogliere in via preliminare presso tali Stati membri i contributi necessari per onorare detti contratti e convenzioni di sovvenzione, prendendo in considerazione i vincoli di bilancio degli Stati membri.

3.   Le disposizioni di cui al titolo III, capi da 2 a 7, della presente decisione si applicano alle attività ad hoc istituite in conformità degli articoli 19 o 20 della decisione (PESC) 2015/1835, a meno che l'atto o gli atti di base del programma o del progetto prevedano norme diverse, che sono in ogni caso conformi ai principi di bilancio stabiliti al titolo II della presente decisione.

4.   Eventuali eccedenze di bilancio derivanti da progetti o programmi ad hoc sono considerate un credito a disposizione degli Stati membri partecipanti e delle altre entità che vi hanno contribuito e sono loro restituite al termine del periodo di attuazione o utilizzate con altre destinazioni specifiche, come stabilito nei pertinenti accordi o come deciso dallo Stato membro interessato o dall'entità interessata.

TITOLO VI

DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 48

Modifiche

Ogni riferimento al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 si intende fatto tenendo conto anche delle modifiche allo stesso.

Articolo 49

Abrogazione della decisione 2007/643/PESC

La decisione 2007/643/PESC è abrogata.

Articolo 50

Entrata in vigore

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

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(1)  GU L 266 del 13.10.2015, pag. 55.

(2)  GU L 269 del 12.10.2007, pag. 1.

(3)  Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2012 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

(4)  Decisione (UE) 2016/1351 del Consiglio, del 4 agosto 2016, riguardo allo statuto degli agenti dell'Agenzia europea per la difesa e che abroga la decisione 2004/676/CE (cfr. pagina 1 della presente Gazzetta ufficiale).

(5)  Regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 della Commissione, del 29 ottobre 2012, recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione (GU L 362 del 31.12.2012, pag. 1).

(6)  Decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (GU L 163 del 23.6.2007, pag. 17).

(7)  Regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, del 28 novembre 1994, relativo all'istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea (GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1).

(8)  Direttiva 2014/24/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 febbraio 2014, sugli appalti pubblici e che abroga la direttiva 2004/18/CE (GU L 94 del 28.3.2014, pag. 65).

(9)  Direttiva 2009/81/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 luglio 2009, relativa al coordinamento delle procedure per l'aggiudicazione di taluni appalti di lavori, di forniture e di servizi nei settori della difesa e della sicurezza da parte delle amministrazioni aggiudicatrici/degli enti aggiudicatori e recante modifica delle direttive 2004/14/CE e 2004/18/CE (GU L 216 del 20.8.2009, pag. 76).

(10)  Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

(11)  Regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2).

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