22002D0618

Decisione n. 1/2002

del 6 giugno 2002

del Comitato misto istituito a norma dell'accordo sul reciproco riconoscimento tra la Comunità europea e il Giappone relativa all'adozione del regolamento interno del Comitato

(2002/618/CE)

IL COMITATO MISTO,

visto l'accordo sul reciproco riconoscimento tra la Comunità europea e il Giappone, in particolare l'articolo 8, paragrafo 2,

DECIDE:

1. È adottato il regolamento interno del Comitato misto che figura in allegato alla presente decisione.

2. La presente decisione, redatta in duplice esemplare, è firmata dai copresidenti. Essa diviene effettiva alla data dell'ultima di dette firme.

Tokyo, il 21 maggio 2002

Bruxelles, il 6 giugno 2002

A nome del Giappone

Jun Shimmi

A nome della Comunità europea

Philippe Meyer

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO

del Comitato misto istituito a norma dell'accordo sul riconoscimento reciproco concluso tra la Comunità europea e il Giappone

Articolo 1

Presidenza

1. Il Comitato misto è presieduto congiuntamente da un rappresentante del Giappone e da un rappresentante della Comunità europea.

2. I copresidenti sono responsabili delle comunicazioni tra le parti effettuate a norma delle procedure fissate nel presente regolamento interno e nell'accordo.

Articolo 2

Riunioni

1. Il Comitato misto si riunisce periodicamente almeno una volta l'anno ad una data stabilita di comune accordo. Se una parte riterrà necessarie riunioni supplementari, l'altra parte mostrerà la massima disponibilità nei confronti di tale richiesta. Previo accordo delle parti si potrà fare ricorso a teleconferenze o videoconferenze.

2. Le riunioni del Comitato misto sono convocate dai copresidenti. Salvo decisione contraria, le parti ospitano a turno le riunioni.

3. I copresidenti stabiliscono la data della riunione e si scambiano i necessari documenti con il dovuto anticipo per assicurare un'adeguata preparazione, possibilmente 6 settimane prima della riunione.

4. La parte che ospita la riunione organizza gli aspetti logistici. Le riunioni convocate per videoconferenza o teleconferenza sono organizzate dal copresidente che ha chiesto la riunione.

Articolo 3

Delegazioni

Le parti si notificano a vicenda nella misura del possibile, almeno una settimana prima della riunione, la prevista composizione delle rispettive delegazioni.

Articolo 4

Ordine del giorno delle riunioni

1. I copresidenti redigono un ordine del giorno provvisorio per ciascuna riunione, possibilmente 3 settimane prima della riunione. Tale ordine del giorno comprende i punti per i quali uno dei copresidenti ha ricevuto una richiesta d'iscrizione all'ordine del giorno almeno 14 giorni prima della riunione.

2. Ciascuna parte può aggiungere un punto all'ordine del giorno in qualsiasi momento prima della riunione, previo accordo dell'altra parte. Se possibile, le richieste di aggiungere punti all'ordine del giorno provvisorio sono inviate per iscritto.

3. All'inizio di ciascuna riunione i due copresidenti adottano l'ordine del giorno definitivo. Previo accordo delle parti, possono essere iscritti all'ordine del giorno, nella misura del possibile, punti diversi da quelli figuranti sull'ordine del giorno provvisorio.

Articolo 5

Verbali delle riunioni

1. Il copresidente della parte che ospita la riunione prepara appena possibile un progetto di verbale.

2. Il verbale indica di norma per ciascun punto all'ordine del giorno:

a) la documentazione fornita al Comitato misto;

b) le dichiarazioni che le parti hanno chiesto di mettere a verbale;

c) le decisioni e le conclusioni adottate su un ciascun punto.

3. Il verbale indica anche i singoli partecipanti alla riunione.

4. Il verbale è approvato dal Comitato misto e firmato dai copresidenti.

Articolo 6

Decisioni del Comitato misto

1. Le decisioni del Comitato sono adottate per consenso.

2. Al di fuori delle sue riunioni ufficiali il Comitato misto può adottare decisioni tramite procedura scritta, previo accordo delle parti.

3. Tutte le decisioni del Comitato recano il titolo "decisione", seguito da un numero progressivo e dalla descrizione del loro oggetto. È indicata anche la data della loro entrata in vigore. Le decisioni sono firmate dai copresidenti. Le decisioni sono redatte in duplice esemplare, ciascuna versione facente ugualmente fede. Un modello di decisione del Comitato misto figura all'allegato I.

4. Le decisioni relative all'approvazione di un organismo di valutazione della conformità sono adottate di norma tramite procedura scritta. A tal fine, conformemente all'articolo 9 dell'accordo, si applica la seguente procedura:

a) Una parte presenta per iscritto all'altra parte la sua proposta, in forma di progetto di decisione del Comitato misto per l'approvazione di un organismo di valutazione della conformità (per il quale un modello figura all'allegato II). La proposta è accompagnata da un modulo di proposta e dai necessari documenti giustificativi, il cui formato dev'essere concordato tra le parti. L'altra parte conferma per iscritto la data alla quale ha ricevuto la proposta e indica per iscritto se la accetta o meno entro 90 giorni dal suo ricevimento.

b) Se la parte che ha ricevuto la proposta ha bisogno d'informazioni supplementari, le chiede per iscritto indicandone i motivi. Una siffatta richiesta sospende il periodo di 90 giorni, che inizia a decorrere nuovamente alla data in cui le informazioni supplementari sono ricevute.

c) Se necessario, le parti si consultano a vicenda sulle questioni relative all'approvazione proposta.

d) Se accetta la proposta, la parte che l'ha ricevuta firma e data la decisione del Comitato misto e la ritrasmette alla parte proponente. L'approvazione dell'organismo di valutazione della conformità proposto è effettiva dalla data indicata nella decisione del Comitato misto.

e) Se la parte che ha ricevuto la proposta di approvazione non comunica l'accettazione o il rifiuto della stessa entro il termine di 90 giorni, la questione è deferita al Comitato misto.

f) Se il Comitato misto non può adottare la decisione di approvazione di un organismo di valutazione della conformità proposto, si applica l'articolo 9, paragrafo 1, lettera c), dell'accordo.

Articolo 7

Procedure di notifica e di proposta

1. La sospensione e la revoca della sospensione della designazione di un organismo approvato di valutazione della conformità a norma dell'articolo 6 dell'accordo è notificata per iscritto, così come è presentata per iscritto la proposta di revoca dell'approvazione di un organismo di valutazione della conformità a norma dell'articolo 9, paragrafo 4, dell'accordo.

2. La parte che riceve tale notifica o proposta lo dichiara immediatamente, entro un massimo di tre giorni lavorativi, per iscritto indicando la data di ricevimento. La sospensione, la revoca della sospensione e la revoca dell'approvazione dell'organismo di valutazione della conformità divengono effettive alla data in cui il copresidente della parte ricevente riceve la notifica o la proposta, salvo disposizione contraria del Comitato misto, ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 4, dell'accordo.

Articolo 8

Sottocomitati

Il Comitato misto può istituire sottocomitati e delegare loro determinati compiti. I sottocomitati tengono informato il Comitato misto e presentano relazioni in merito all'attuazione degli allegati settoriali.

Articolo 9

Scambi d'informazioni

Fatto salvo l'articolo 1, paragrafo 2, le Parti istituiscono e si comunicano a vicenda uno o, se necessario, più punti di contatto per gli scambi d'informazioni previsti dall'accordo. I punti di contatto sono responsabili della trasmissione e del ricevimento delle informazioni scambiate a norma dell'accordo, in particolare dell'articolo 5, paragrafo 5, e dell'articolo 8, paragrafo 8.

Articolo 10

Pubblicazione

La pubblicazione degli elenchi degli organismi approvati di valutazione della conformità e dei centri confermati a norma dell'accordo e delle pertinenti decisioni del Comitato misto è effettuata conformemente ai rispettivi requisiti nazionali delle parti. Le parti pubblicano tempestivamente e regolarmente sui loro rispettivi siti Internet tali elenchi aggiornati.

Articolo 11

Consultazione di esperti

Previo accordo delle parti, il Comitato può consultare esperti su questioni particolari.

Articolo 12

Spese

1. Ciascuna parte è responsabile delle spese sostenute per partecipare alle riunioni del Comitato misto, comprese le spese di personale, viaggio e sostentamento e le spese postali e di telecomunicazioni.

2. Le altre spese connesse all'organizzazione delle riunioni sono generalmente a carico della parte che ospita la riunione.

Articolo 13

Procedure amministrative

1. Salvo decisione contraria, le riunioni del Comitato misto non sono aperte al pubblico.

2. Ai fini della riservatezza, i verbali e gli altri documenti del Comitato sono considerati informazioni scambiate ai sensi dell'articolo 13 dell'accordo.

3. Previo accordo dei copresidenti, possono essere invitati alle riunioni partecipanti diversi dai funzionari delle parti, che saranno soggetti agli stessi obblighi di riservatezza, conformemente all'articolo 13 dell'accordo.

4. Le parti possono procedere a comunicazioni pubbliche o informare altrimenti il pubblico interessato dei risultati delle riunioni del Comitato misto, dopo essersi consultate a vicenda al termine di ciascuna riunione sulle informazioni da comunicare.

Articolo 14

Regime linguistico

1. Le comunicazioni scritte tra i copresidenti, in particolare quelle di cui agli articoli 4, 5, 6 e 7, avvengono in lingua inglese.

2. La parte che ospita una riunione del Comitato misto assicura l'interpretazione tra la lingua giapponese e la lingua inglese e ne sostiene i costi.

3. Le decisioni del Comitato misto sono redatte in lingua inglese. Se necessario, le parti provvedono a tradurle nella o nelle rispettive lingue ufficiali.

Allegato I al regolamento interno del Comitato misto

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Allegato II al regolamento interno del Comitato misto

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