52013TA1213(35)

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Document 52013TA1213(35)

Relazione sui conti annuali dell’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell’Unione europea relativi all’esercizio 2012 corredata delle risposte dell’Agenzia

GU C 365 del 13.12.2013, p. 251–260 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

13.12.2013

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 365/251

RELAZIONE

sui conti annuali dell’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell’Unione europea relativi all’esercizio 2012 corredata delle risposte dell’Agenzia

2013/C 365/35

INTRODUZIONE

L’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell’Unione europea (di seguito «l’Agenzia» o «Frontex»), con sede a Varsavia, è stata istituita dal regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio (1). Il suo compito consiste nel coordinare le attività degli Stati membri nel campo della gestione delle frontiere esterne (sostegno alla cooperazione operativa, assistenza tecnica e operativa, analisi dei rischi) (2).

INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori forniti dai lavori svolti da altri auditor (ove pertinenti) e l’analisi delle attestazioni della direzione (management representations).

DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

Conformemente alle disposizioni dell’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE), la Corte ha controllato:

a)	i conti annuali dell’Agenzia, che comprendono i rendiconti finanziari (3) e le relazioni sull’esecuzione del bilancio (4) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2012;

b)	la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti.

La responsabilità della direzione

Ai sensi degli articoli 33 e 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (5), la direzione è responsabile della preparazione e della fedele presentazione dei conti annuali dell’Agenzia e della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti:

le responsabilità della direzione per i conti annuali dell’Agenzia comprendono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno adeguato ai fini della preparazione e della fedele presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore, la selezione e l’applicazione di politiche contabili appropriate basate sulle norme contabili adottate dal contabile della Commissione (6) , e l’elaborazione di stime contabili ragionevoli rispetto alle circostanze. Il direttore approva i conti annuali dell’Agenzia dopo che il contabile li ha preparati, sulla base di tutte le informazioni disponibili, e corredati di una nota nella quale dichiara, tra l’altro, di avere la ragionevole certezza che essi forniscono un’immagine fedele, sotto tutti gli aspetti rilevanti, della situazione finanziaria dell’Agenzia;

le responsabilità della direzione riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti e alla conformità al principio della sana gestione finanziaria richiedono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, che comprende l’opportuna supervisione e misure appropriate per prevenire le irregolarità e le frodi nonché, se necessario, azioni legali per recuperare i fondi indebitamente versati o non correttamente utilizzati.

La responsabilità del revisore

È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio (7), sulla base dell’audit espletato, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai princìpi internazionali delle istituzioni superiori di controllo dell’Intosai. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Agenzia, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina tutti i controlli interni applicati alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L’audit include altresì una valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti.

7.	La Corte ritiene che gli elementi probatori ottenuti siano sufficienti e adeguati a fornire una base per la propria dichiarazione di affidabilità.

Giudizio sull’affidabilità dei conti

A giudizio della Corte, i conti annuali dell’Agenzia presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2012, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’Agenzia e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.

Motivi alla base dell’impossibilità di esprimere un giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui si basano i conti

Nel 2012, le spese relative alle sovvenzioni sono ammontate a 56 milioni di euro, pari al 63 % delle spese operative. Al fine di verificare le spese dichiarate dai beneficiari, l’Agenzia effettua verifiche di plausibilità prima di eseguire il pagamento, ma non richiede di norma alcuna documentazione giustificativa.

10.

La strategia di audit ex post dell’Agenzia è stata adottata nel 2012 e costituisce un controllo essenziale per valutare la legittimità e la regolarità delle operazioni dell’Agenzia. Nel 2012, sono stati svolti tre audit volti a verificare le spese rimborsate nel 2011. Per il 2012, invece, nessuna spesa è stata finora verificata.

11.

In assenza di reali verifiche ex ante ed ex post, non vi sono garanzie riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni relative alle sovvenzioni per il 2012. La Corte non è stata in grado di ottenere elementi probatori sufficienti e adeguati riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni relative alle sovvenzioni per il 2012 che sono state controllate.

Impossibilità di esprimere un giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti

12.

Data la rilevanza e la diffusione della situazione descritta nei paragrafi che illustrano le ragioni dell’impossibilità di esprimere un giudizio (paragrafi da 9 a 11), la Corte non è stata in grado di ottenere elementi probatori adeguati e sufficienti a fornire una base per esprimere un giudizio di audit. Di conseguenza, la Corte non esprime alcun giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti.

13.	Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte sull’affidabilità dei conti o la sua decisione di non esprimere alcun giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti.

OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI

14.	L’inventario fisico era incompleto e non includeva tutti i beni di proprietà dell’Agenzia. Non sono stati presi in considerazione le immobilizzazioni in corso e i beni acquistati verso la fine dell’esercizio.

15.	Non esiste una procedura relativa alla cessione delle immobilizzazioni. Le immobilizzazioni non più in uso sono state cancellate dal registro delle immobilizzazioni senza essere state fisicamente cedute. Non è stato tenuto alcun registro di tali immobilizzazioni.

16.	Debolezze sono state ancora riscontrate nel sistema di riconciliazione delle dichiarazioni dei fornitori con i corrispondenti registri dell’Agenzia.

OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE DI BILANCIO

17.

La dotazione finanziaria dell’Agenzia per il 2012 è ammontata a 89,6 milioni di euro, il 25 % dei quali (21,8 milioni di euro di stanziamenti impegnati) è stato riportato al 2013. I riporti relativi al Titolo III (Spese operative) sono ammontati a 19,6 milioni di euro. Questo alto livello di riporti è eccessivo ed è contrario al principio dell’annualità del bilancio, anche se è in parte riconducibile alla natura pluriennale ed operativa delle attività dell’Agenzia. Alla fine di febbraio 2013, 1,1 milioni di euro di questi riporti erano stati annullati.

18.

Nel 2012, l’Agenzia ha eseguito 39 storni di bilancio per un importo di 11,5 milioni di euro, che riguardavano 70 delle 79 linee di bilancio. Tale situazione è in parte dovuta al fatto che il secondo bilancio rettificativo per il 2012 è stato approvato soltanto nel mese di ottobre 2012 e che i fondi necessari per le operazioni erano nel frattempo stati stornati da altre linee di bilancio.

ALTRE OSSERVAZIONI

19.

Le procedure di assunzione esaminate mostravano significative carenze che hanno inciso sulla trasparenza e sulla parità di trattamento dei candidati: i quesiti per le prove scritte e orali sono stati stabiliti dopo l’esame delle candidature da parte della commissione giudicatrice; i punteggi minimi da ottenere per l’ammissione alle prove scritte e orali, nonché per l’inclusione nell’elenco di riserva, non sono stati stabiliti preventivamente; la commissione giudicatrice non ha documentato ogni riunione e decisione.

SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI PER L’ESERCIZIO PRECEDENTE

20.	Nell’allegato I viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per l’esercizio precedente.

La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Louis GALEA, Membro della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 9 luglio 2013.

Per la Corte dei conti

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) GU L 349 del 25.11.2004, pag. 1.

(2) L’allegato II illustra in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze e le attività dell’Agenzia.

(3) Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni del patrimonio netto e un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.

(4) Queste includono il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio e relativo allegato.

(5) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(6) Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) o, ove pertinente, dai princìpi contabili internazionali [International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)] emanati dall’International Accounting Standards Board.

(7) Articolo 185, paragrafo 2 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

ALLEGATO I

Seguito dato alle osservazioni per l’esercizio precedente

Anno	Osservazioni della Corte	Stato di avanzamento delle azioni correttive (Completato / In corso / Pendente / N.D.)
2011	Come per il precedente esercizio, il livello di riporti è eccessivo, nonché contrario al principio dell’annualità del bilancio.	Pendente
2011	Nell’ambito dell’importo totale riportato, l’Agenzia ha riportato impegni globali per 5,1 milioni di euro. Il regolamento finanziario dell’Agenzia però non offre una chiara base giuridica per effettuare questo tipo di riporto (1).	N.D.
2011	Nel 2011, l’Agenzia ha finanziato sovvenzioni ammontanti a 74 milioni di euro per operazioni congiunte. Nel verificare le spese dichiarate dai beneficiari (Stati membri e paesi associati Schengen) l’Agenzia, benché effettui verifiche di plausibilità, non richiede di la norma documentazione giustificativa che consentirebbe di far fronte al rischio di non rilevazione di spese non ammissibili.	In corso
2011	Come per l’esercizio precedente, il sistema contabile dell’Agenzia non è ancora stato convalidato dal contabile.	Completato
2011	Sono state rilevate debolezze nei controlli interni, relativamente alla gestione delle immobilizzazioni. Non vi è alcuna procedura relativa alla cessione delle immobilizzazioni, e l’inventario fisico non è completo.	In corso

(1) Il regolamento finanziario dell’Agenzia, all’articolo 62, paragrafo 2, dispone che: «Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei corrispondenti impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno n+1». Sia il regolamento finanziario dell’UE che quello dell’Agenzia non contengono tuttavia chiare disposizioni riguardo all’utilizzo di impegni globali per stanziamenti non dissociati.

ALLEGATO II

Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell’Unione europea (Varsavia)

Competenze e attività

Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato

[articolo 74 e articolo 77, paragrafo 2, lettere b) e d), del trattato sul funzionamento dell’Unione europea]

Articolo 74: «Il Consiglio adotta misure al fine di assicurare la cooperazione amministrativa tra i servizi competenti degli Stati membri nei settori» di cui al titolo “Spazio di libertà, sicurezza e giustizia”«e fra tali servizi e la Commissione». (…)”

Articolo 77, paragrafo 2: «(…) il Parlamento europeo e il Consiglio, deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria, adottano le misure riguardanti:

(…) b)

i controlli ai quali sono sottoposte le persone che attraversano le frontiere esterne; (…)

(…) d)

qualsiasi misura necessaria per l’istituzione progressiva di un sistema integrato di gestione delle frontiere esterne (…)».

Competenze dell’Agenzia

[Regolamento (CE) n. 2007/2004 del Consiglio, quale modificato dal regolamento (CE) n. 863/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio e dal regolamento (UE) n. 1168/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio]

L’ultima modifica del regolamento istitutivo è entrata in vigore il 12 dicembre 2011; il contenuto del presente allegato riflette la situazione dopo quest’ultima modifica.

Obiettivi:

Frontex è stata istituita allo scopo di migliorare la gestione integrata delle frontiere esterne degli Stati membri dell’UE.

Compiti principali

a)	Coordinare la cooperazione operativa tra gli Stati membri nella gestione delle frontiere esterne;

b)	assistere gli Stati membri in materia di formazione del corpo nazionale delle guardie di confine, anche per quanto riguarda la definizione di standard comuni di formazione;

c)	effettuare analisi dei rischi, compresa la verifica della capacità degli Stati membri di far fronte a minacce e pressioni alle frontiere esterne;

d)	partecipare agli sviluppi della ricerca pertinenti al controllo e alla sorveglianza delle frontiere esterne;

e)	assistere gli Stati membri in circostanze che richiedono una maggiore assistenza tecnica e operativa alle frontiere esterne, in particolare quelli che fanno fronte a pressioni specifiche o sproporzionate;

f)	offrire agli Stati membri il supporto necessario e, se richiesto, il coordinamento o l’organizzazione di operazioni congiunte di rimpatrio;

g)	istituire squadre europee di guardie di frontiera da impiegare durante le operazioni congiunte, i progetti pilota e gli interventi rapidi;

h)	sviluppare e gestire sistemi informativi che consentano scambi di informazione, compresa la rete ICOnet (rete di informazione e coordinamento sicura per i servizi di gestione dell’immigrazione degli Stati membri);

i)	prestare la necessaria assistenza per sviluppare e gestire un sistema europeo di sorveglianza di frontiera (Eurosur).

Organizzazione

Consiglio di amministrazione

Composizione:

un rappresentante di ciascuno Stato membro, due rappresentanti della Commissione ed un rappresentante di ciascun paese associato all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen.

Compiti:

a)	nomina il direttore esecutivo;

b)	adotta la relazione generale dell’Agenzia;

c)	adotta il programma di lavoro dell’Agenzia;

d)	elabora procedure relative alle decisioni dei compiti operativi dell’Agenzia;

e)	svolge le sue funzioni riguardanti il bilancio dell’Agenzia;

f)	esercita autorità disciplinare nei confronti del direttore esecutivo e del vicedirettore;

g)	adotta il suo regolamento interno;

h)	stabilisce la struttura organizzativa dell’Agenzia e adotta la politica relativa al personale dell’Agenzia;

i)	adotta il piano pluriennale dell’Agenzia.

Direttore esecutivo

Nominato dal consiglio di amministrazione su proposta della Commissione.

Audit esterno

Corte dei conti europea.

Autorità competente per il discarico

Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio.

Risorse messe a disposizione del Centro nel 2012 (2011)

Bilancio definitivo

89,6 (118,2) milioni di euro

Sovvenzione UE 84 (111) milioni di euro

Effettivi al 31 dicembre 2012

Tabella dell’organico

Personale temporaneo previsto: 143 (143) - Posti di agente temporaneo occupati: 137 (141)

Altri posti

Posti di agenti contrattuali previsti: 87 (88) - Posti di agente contrattuali occupati: 84 (85)

Posti di esperti nazionali distaccati previsti: 83 (83) - Posti di esperti nazionali distaccati occupati: 82 (78)

Totale posti in organico: 313 (314) agenti, di cui occupati: 303 (304)

Personale assegnato a funzioni: operative: 216 (214) – amministrative: 87 (90)

Attività e servizi forniti nel 2012 (2011)

L’Unità di analisi dei rischi (Risk Analysis Unit - RAU) ha prodotto 80 (20) relazioni strategiche comprendenti: 3 relazioni annuali ordinarie, 2 relazioni annuali di nuovo tipo, 6 relazioni ad hoc, 9 relazioni trimestrali con aggiornamenti situazionali e analisi degli Stati membri e delle regioni limitrofe dell’UE, 60 relazioni di monitoraggio strategico;

482 (469) prodotti analitici di supporto alla pianificazione, all’attuazione e alla valutazione delle operazioni congiunte; 54 (112) relazioni di altro tipo comprendenti note informative per la direzione dell’Agenzia, per la Commissione UE e le altri parti interessate; 7 (6) relazioni strategiche per il grande pubblico disponibili sul sito Internet dell’Agenzia.

L’Unità ha avviato la messa in funzione del Common Integrated Risk Analysis Model (CIRAM v 2.0) con la traduzione in lingue UE selezionate. Ha organizzato 4 (4) riunioni ordinarie della rete Frontex di analisi dei rischi, 5 riunioni della nuova rete di specialisti degli Stati membri sui documenti falsi nell’UE, 2 (2) riunioni di analisi dei rischi tattici, 6 (5) riunioni/conferenze regionali di esperti e 3 workshop tecnici regionali.

In linea con i compiti dell’Unità di analisi dei rischi nell’ambito di EUROSUR, nel 2012 sono state intraprese le seguenti attività, in comunicazione e consultazione con gli Stati membri come previsto nell’ambito del Gruppo di utenti del livello «Analisi»: nell’ambito del livello «Analisi» Quadro situazionale europeo (ESP) e Quadro comune di intelligence prefrontaliera (CPIP) la RAU ha fornito contenuti (281 prodotti nel 2012), lavori preparatori per servizi e strumenti di analisi di base e sviluppato il concetto per la metodologia di attribuzione dei livelli di impatto.

L’Unità Operazioni congiunte (Joint Operations Unit - JOU) ha organizzato 17 (19) operazioni congiunte, 12 (14) progetti pilota, 10 (15) conferenze e 25 riunioni. Inoltre, nel corso di 39 (42) operazioni di rimpatrio congiunte coordinate da Frontex, sono state rimpatriate 2 110 (2 059) persone. Il numero totale di giorni operativi accumulati in tutte le operazioni congiunte è stato di 3 503 (7 754); il numero di giorni operativi-persona accumulati è stato di 117 114 (105 038).

Il Centro situazionale Frontex (Frontex Situation Centre - FSC) ha fornito 2 169 (1 900) rapporti di situazione, 31 relazioni su episodi gravi, 27 bollettini (flash news report) e 13 (11) relazioni di conoscenza missione, mentre sono stati caricati 145 documenti relativi a segnalazioni di documenti falsi sul portale FOSS e 2 130 elementi di contenuto per Eurosur. Sono state inviate newsletter quotidiane a 241 (400) abbonati e sono stati forniti 308 contributi ai media su rapporti di situazioni e riunioni informative operative. Il Centro, in quanto unico punto di contatto per lo scambio di informazioni ha gestito circa 24 000 (24 000) unità di corrispondenza; ha consolidato il Frontex-One-Stop-Shop (FOSS), quale principale piattaforma per lo scambio di informazioni tra Frontex e partner esterni, con 6 000 documenti caricati. Il Centro ha ricevuto circa 30 000 segnalazioni di episodi alle frontiere attraverso l’applicazione JORA (Joint Operations Reporting Application) e ha fornito formazione su JORA a 500 agenti provenienti dal Frontex e dagli Stati membri/Paesi associati dello spazio Schengen (MA/SAC).

L’Unità Formazione (Traning Unit - TRU) ha organizzato 207 (223) attività, con 2 980 (3 490) partecipanti (esperti di formazione, corsisti, ecc.) nell’ambito di 3 programmi comprendenti 19 (20) progetti; le parti interessate hanno dedicato un totale di 13 300 (12 947) giorni-uomo ad attività formative. Nell’ambito del percorso di istruzione professionale per le guardie di frontiera, Frontex ha ultimato lo sviluppo di un Quadro delle qualifiche settoriali (SQF) per le guardie di frontiera. Si tratta di un quadro di riferimento complessivo per l’istruzione e la formazione delle guardie di frontiera, con speciale enfasi sull’integrazione dei principi dei diritti fondamentali. L’SQF segue lo schema dei livelli formativi stabilito dai processi di Copenaghen e di Bologna a livello UE.

Unità Risorse congiunte (Pooled Resources Unit – PRU) : la capacità di risposta è stata notevolmente potenziata grazie all’introduzione e alla gestione dei nuovi nuclei congiunti di squadre europee di guardie di frontiera (EBGT) e di attrezzature tecniche di recente istituzione da impiegare durante operazioni congiunte, progetti pilota e interventi rapidi. L’Unità ha attuato 7 (6) progetti per migliorare l’efficacia complessiva delle operazioni Frontex. Nel quadro di tali progetti, ha organizzato 11 eventi con 295 partecipanti provenienti dagli SM. In totale, le parti interessate hanno dedicato circa 551 giornate-uomo in attività organizzate dall’Unità.

L’Unità ricerca e sviluppo (Research and Development Unit - RDU) ha organizzato 39 (34) incontri per 1 020 partecipanti provenienti da MS, SAC, istituzioni UE, organismi intergovernativi e governativi, accademie, istituti di ricerca e aziende coinvolte nel settore della sicurezza/sorveglianza delle frontiere. Il personale ha partecipato a circa 100 (130) eventi interni ed esterni. L’Unità ha prodotto diversi documenti, relazioni e studi: 2 buone pratiche, 3 orientamenti, 1 studio, 1 analisi costi benefici, 1 relazione tecnica e li ha messi a disposizione delle parti interessate.

Partenariato e cooperazione con paesi terzi: nel corso del 2012, sono stati conclusi 2 (2) accordi operativi con il servizio immigrazione della Nigeria e con il Consiglio di sicurezza nazionale dell’Armenia, il che ha portato il numero totale di accordi operativi a 18 (16). È stato sottoscritto un memorandum d’intesa con il Ministero degli affari esteri della Repubblica di Turchia. Nel quadro dei rispettivi memorandum d’intesa, è stata ulteriormente rafforzata la cooperazione operativa sulle questioni relative alla sicurezza/gestione delle frontiere tra l’Agenzia e le autorità di paesi terzi, in vista di un progressivo sviluppo di un partenariato sostenibile e reciprocamente proficuo. Sono stati conseguiti risultati tangibili in particolare nel settore della condivisione delle informazioni, formazione e attività operative congiunte.

Cooperazione con organismi dell’UE e con organizzazioni internazionali: nel 2012, sono stati firmati 2 accordi operativi con l’Ufficio delle Nazioni Unite contro la droga e il crimine (UNODC) e con l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (EASO), portando così a 12 (10) il loro numero totale. Per quanto riguarda la cooperazione interagenzie, nel 2012 Frontex ha presieduto il gruppo di contatto delle agenzie operanti nel settore della giustizia e degli affari interni, destinato a incentivare la cooperazione e a creare sinergie tra le diverse agenzie in tale settore. In tale contesto, ha organizzato diverse riunioni di gruppo, una conferenza di esperti sulla protezione dei dati e l’incontro annuale dei responsabili delle riunioni del settore Giustizia e affari interni. Sono state inoltre attivate diverse iniziative in attuazione della Dichiarazione congiunta delle Agenzie contro la tratta di esseri umani.

Fonte: Informazioni fornite dall’Agenzia.

LA RISPOSTA DELL’AGENZIA

L’Agenzia prende nota dei motivi alla base dell’impossibilità della Corte di esprimere un giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui si basano i conti.

Considerando che i beneficiari di Frontex sono le autorità nazionali delle guardie di frontiera degli Stati membri e dei paesi facenti parte dell’accordo di Schengen, questi, all'atto della richiesta di un rimborso, devono ratificare con la propria firma che tutte le informazioni fornite sono complete, affidabili e veritiere; i beneficiari devono inoltre certificare che la loro richiesta di pagamento è suffragata da adeguate pezze giustificative. L’Agenzia pertanto non ritiene che i controlli effettivi ex-ante siano assenti, ma che si basino su dichiarazioni rese dalle pubbliche autorità e su controlli di plausibilità. Tuttavia, l’Agenzia ha preso misure appropriate per rafforzare la struttura di controllo ex-ante e, sin dal giugno 2013, ha messo in atto un sistema di controllo ex-ante basato sui rischi.

14.

L’inventario fisico era incompleto e non includeva tutti i beni di proprietà dell’Agenzia. Non sono stati presi in considerazione le immobilizzazioni in corso e i beni acquistati verso la fine dell’esercizio.

Le carenze menzionate riguardo alla relazione dell’inventario saranno migliorate per l’inventario annuale del 2013. Un documento rivisto sulla politica degli inventari verrà adottato nell’estate 2013.

15.

Non esiste una procedura relativa alla cessione delle immobilizzazioni. Le immobilizzazioni non più in uso sono depennate dal registro delle immobilizzazioni senza essere fisicamente cedute. Non è tenuto alcun registro di tali immobilizzazioni.

La politica di cessione dei beni TIC verrà aggiornata e sarà sviluppata affinché siano inglobati tutti i relativi beni di Frontex. Il termine previsto è il mese di agosto 2013. Una volta che la politica di cessione dei beni TIC sarà adottata, i beni ammortizzati saranno fisicamente ceduti nella seconda metà del 2013.

16.

Debolezze sono state ancora riscontrate nel sistema di riconciliazione delle dichiarazioni dei fornitori con i corrispondenti registri dell’Agenzia.

Come già specificato negli anni precedenti, la maggior parte delle autorità pubbliche con cui l’Agenzia collabora non hanno un sistema contabile centralizzato che permetterebbe loro di riconciliare i saldi. Pertanto, la riconciliazione è assai onerosa in termini di tempo, poiché si devono consultare diversi documenti presso diverse autorità.

17.

La dotazione finanziaria dell’Agenzia per il 2012 è ammontata a 89,6 milioni di EUR, il 25 % dei quali (21,8 milioni di EUR di stanziamenti impegnati) è stato riportato al 2013. I riporti relativi al titolo III (spese operative) ammontavano a 19,6 milioni di EUR. Quest’alto livello di riporti è eccessivo ed è in contrasto col principio dell’annualità di bilancio, sebbene sia in parte riconducibile alla natura pluriennale e operativa delle attività dell’Agenzia. Alla fine di febbraio 2013, 1,1 milioni di EUR di questi riporti erano stati annullati.

L’Agenzia accoglie favorevolmente il riconoscimento della Corte per quanto riguarda la natura pluriennale delle sue operazioni e il fatto che i fondi ascrivibili al bilancio rettificativo sono stati stornati solo molto tardi nel 2012.

Gli stanziamenti per attività finanziate con il bilancio per il 2012 sono stati quindi effettuati molto tardi nel corso dell’anno e saranno parzialmente implementati soltanto nel 2013.

18.

Nel 2012 l’Agenzia ha effettuato 39 storni di bilancio per un importo di 11,5 milioni di EUR, che riguardavano 70 delle 79 linee di bilancio. Tale situazione è in parte dovuta al fatto che il secondo bilancio rettificativo per il 2012 è stato approvato soltanto nel mese di ottobre 2012 e che i fondi necessari per le operazioni erano nel frattempo stati stornati da altre linee di bilancio.

I fondi ascrivibili al bilancio rettificativo sono stati stornati molto tardi, nel corso del 2012. L’Agenzia ha dovuto compiere stanziamenti da varie linee di bilancio i cui fondi non erano immediatamente necessari o dove l’avvio di attività/appalti poteva ancora essere rimandato per soddisfare le necessità immediate di cofinanziare operazioni congiunte.

19.

Nel 2013 le Risorse umane monitoreranno il processo con maggiore rigore e attueranno misure atte ad aumentare la consapevolezza tra i membri dei comitati di selezione in questo particolare settore. Parimenti, le risorse umane adotteranno un approccio più rigoroso per documentare tutte le fasi dei processi di selezione.

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