13.12.2013   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

C 365/9

1.

L’Ufficio dell’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche (di seguito «l’Ufficio»), con sede a Riga, è stato istituito dal regolamento (CE) n. 1211/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (1). L’Ufficio ha il compito principale di fornire servizi di sostegno professionale e amministrativo all’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche (BEREC) e, sotto la guida del comitato dei regolatori, di raccogliere e analizzare informazioni sulle comunicazioni elettroniche e di diffondere presso le autorità nazionali di regolamentazione (ANR) le migliori prassi regolamentari, quali approcci, metodologie o orientamenti comuni sull’attuazione del quadro normativo dell’Unione europea (2).

2.

L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Ufficio. A ciò si aggiungono gli elementi probatori forniti dai lavori svolti da altri auditor (ove pertinenti) e l’analisi delle attestazioni della direzione (management representations).

3.

Conformemente alle disposizioni dell’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE), la Corte ha controllato:

4.

Ai sensi degli articoli 33 e 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (5), la direzione è responsabile della preparazione e della fedele presentazione dei conti annuali dell’Ufficio e della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti:

5.

È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio (7), sulla base dell’audit espletato, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai princìpi internazionali delle istituzioni superiori di controllo dell’INTOSAI. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Ufficio, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

6.

L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina tutti i controlli interni applicati alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L’audit include altresì una valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti.

7.

La Corte ritiene che gli elementi probatori ottenuti siano sufficienti ed adeguati a fornire una base per la propria dichiarazione di affidabilità.

8.

A giudizio della Corte, i conti annuali dell’Ufficio presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria dello stesso al 31 dicembre 2012, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’Ufficio e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.

9.

A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2012 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari.

10.

Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte e devono essere considerate alla luce del fatto che il 2012 è stato il primo anno di attività dell’Ufficio e che la definizione di tutte le sue procedure è ancora in corso.

11.

Il sistema contabile dell’Ufficio doveva essere ancora convalidato dal contabile.

12.

Gli stanziamenti d’impegno riportati per un importo pari a 61 500 euro (10 % del totale degli stanziamenti impegnati riportati) non corrispondevano a impegni giuridici ed erano pertanto irregolari.

13.

L’Ufficio non aveva ancora applicato le norme di controllo interno (NCI) in materia di «obiettivi e indicatori di performance» (NCI n. 5), «processi e procedure» (NCI n. 8), «gestione dei documenti» (NCI n. 11) e «informazione e comunicazione» (NCI n. 12).

14.

Non vi è alcuna procedura relativa alla registrazione e alla cessione delle immobilizzazioni e non è stato effettuato alcun inventario fisico.

15.

Non sono state attuate procedure per quanto concerne la determinazione, l’approvazione e la registrazione delle eccezioni e divergenze rispetto alle politiche e procedure.

16.

Un importo di circa 101 000 euro, pari al 45 % degli stanziamenti impegnati riportati dal 2011, è stato annullato. Stanziamenti per il 2012 per un importo di 545 000 euro, pari al 17 % del totale degli stanziamenti 2012, non sono stati utilizzati e hanno dovuto anch’essi essere annullati. Il livello dei riporti di stanziamenti impegnati al 2013 risultava elevato (611 000 euro, pari al 19 % del totale). Ciò denota difficoltà nella pianificazione e/o esecuzione delle attività dell’Ufficio. I riporti per il 2012 erano perlopiù riconducibili a ritardi nelle assunzioni e alla mancanza di una politica efficace per assicurare una presentazione e un rimborso tempestivi delle spese di missione dichiarate dagli esperti.

17.

Esiste un considerevole margine di miglioramento per quanto riguarda la preparazione, esecuzione e documentazione delle procedure di appalto. Ad esempio, le procedure di aggiudicazione non hanno prestato sufficiente attenzione al rapporto qualità/prezzo e i criteri generali di aggiudicazione non sono stati ulteriormente articolati in sottocriteri al fine di consentire una valutazione chiara e comparabile delle offerte.

18.

Le procedure di assunzione esaminate hanno evidenziato significative lacune per quel che riguarda la trasparenza: le domande per le prove scritte e orali erano state fissate dopo l’esame delle candidature da parte della commissione giudicatrice; non erano state definite le soglie di punteggio per l’ammissione alle prove scritte e orali o per l’inserimento nell’elenco dei candidati idonei; la nomina e le modifiche della composizione della commissione giudicatrice non erano state approvate dall’autorità investita del potere di nomina.

19.

La maggior parte del personale dell’Ufficio svolge funzioni amministrative o di supporto e non effettua viaggi, ma è stato fornito a tutti un telefono cellulare con un limite massimo mensile di circa 50 euro. Non vi sono controlli per monitorarne l’uso privato.

20.

L’Ufficio non ha una politica di tesoreria. Alla fine del 2012, tutta la liquidità di cassa (1,6 milioni di euro) era detenuta in una banca il cui rating era BBB (8).

21.

Nell’allegato I viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per l’esercizio precedente.