Gestione degli atti e degli archivi della Commissione europea

 

SINTESI DI:

Decisione (UE) 2021/2121 riguardante la gestione degli atti e gli archivi

QUAL È L’OBIETTIVO DELLA DECISIONE?

La decisione stabilisce le norme riguardanti la conservazione dei documenti utilizzati nelle operazioni e nel lavoro quotidiano della Commissione europea, indipendentemente dalla loro forma, dal supporto utilizzato, dalla loro età o dal luogo in cui si trovano, e in particolare:

• la gestione degli atti e degli archivi;
• la conservazione degli archivi e la loro apertura al pubblico;
• il deposito degli archivi storici presso il servizio degli archivi storici dell’Unione europea (Unione) all’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze.

Le norme sono concepite per agevolare lo scambio di informazioni, fornire prove delle azioni intraprese, rispettare gli obblighi legali e garantire l’eredità della Commissione.

PUNTI CHIAVE

Atti

Per «atto» si intendono le informazioni ricevute e create sotto forma di documento, raccolta di dati o altra forma, su supporto digitale o analogico, acquisite in un archivio ufficiale e gestite e conservate come prova e come bene. Secondo le norme, l’atto deve essere:

• analizzato per determinare il sistema di gestione elettronica da utilizzare e in quale sistema di archivio ufficiale deve essere conservato;
• creato in linea con i requisiti stabiliti per il tipo di atto in questione;
• creato sistematicamente in forma elettronica, con alcune eccezioni, o digitalizzato se originariamente in forma analogica; e
• conservato in archivi elettronici ufficiali.

Acquisizione e registrazione

I servizi della Commissione devono riesaminare regolarmente i tipi di informazioni create o ricevute per individuare quelle che devono essere «acquisite» in un archivio elettronico ufficiale.

• Gli atti acquisiti non devono essere modificati, ma possono essere rimossi o sostituiti da versioni successive fino alla chiusura del fascicolo a cui appartengono.
• I documenti devono essere registrati qualora contengano informazioni importanti che non hanno vita breve o qualora possano comportare azioni o controlli.

Effetti giuridici di firme , sigilli, validazioni temporali e servizi di recapito certificato elettronici

• Una firma elettronica è considerata giuridicamente equivalente a una firma autografa.
• Un sigillo elettronico dovrebbe indicare l’integrità dei dati e la correttezza della loro origine.
• Una validazione temporale elettronica dovrebbe indicarne l’accuratezza e l’integrità.
• I dati trasmessi mediante un servizio elettronico di recapito certificato dovrebbero indicare l’integrità dei dati, il destinatario, la data e l’ora di invio e di ricezione.

Validità e ammissibilità dei documenti

Si ritiene che un documento soddisfi i criteri di validità o ammissibilità se:

• la persona da cui proviene è identificata;
• il contesto del documento è affidabile e soddisfa le condizioni che ne garantiscono l’integrità;
• il documento è conforme ai requisiti stabiliti dal diritto dell’Unione o nazionale applicabile;
• nel caso di un documento elettronico, il documento è creato in modo tale da garantire l’integrità, l’affidabilità e la fruibilità del suo contenuto e dei metadati* che lo accompagnano.

Condivisione delle informazioni

• I dati e le informazioni devono essere resi disponibili e condivisi nel modo più ampio possibile all’interno della Commissione, a meno che l’accesso non sia limitato per motivi legali.
• Le direzioni generali (DG) e i servizi equivalenti devono rendere i fascicoli ampiamente accessibili nella misura in cui la sensibilità del loro contenuto lo consente.

Archiviazione e conservazione

L’archiviazione e la conservazione avvengono alle seguenti condizioni:

• gli atti sono archiviati nella forma in cui sono stati creati, inviati o ricevuti, o nella forma che preserva l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità del loro contenuto;
• il contenuto è leggibile per tutto il periodo di conservazione da chiunque sia autorizzato ad accedervi;
• l’origine o la destinazione dell’atto e la data e l’ora di acquisizione o registrazione dei documenti elettronici devono risultare chiaramente dai metadati che li accompagnano.

Conservazione, trasferimento ed eliminazione

• La durata di conservazione dei fascicoli per le varie categorie è stabilita per l’intera Commissione mediante strumenti normativi.
• Le DG devono valutare quali categorie di fascicoli devono essere trasferite agli archivi storici della Commissione o eliminate.
• I metadati vengono conservati come prova degli atti e dei fascicoli e del loro trasferimento o eliminazione.
• Le informazioni classificate come «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» o di livello superiore non vengono trasferite al Servizio degli archivi storici.

Il Servizio degli archivi storici della Commissione

Il servizio:

• garantisce l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli atti, dei fascicoli e degli archivi e l’accesso agli stessi;
• assicura la protezione del materiale e l’integrità dei metadati;
• mette a disposizione delle DG e dei servizi equivalenti, su richiesta, gli atti e i fascicoli;
• intraprende, in accordo con le DG, se necessario, una seconda revisione di tutti gli atti, i fascicoli e gli archivi trasferiti;
• avvia la declassificazione dei documenti classificati;
• apre gli archivi storici della Commissione al pubblico dopo la scadenza della restrizione di 30 anni, con eccezioni legate alla riservatezza, agli interessi commerciali e alla proprietà intellettuale;
• deposita gli archivi della Commissione aperti al pubblico negli archivi storici dell’Unione presso l’IUE.

Gli archivi storici della Commissione presso l’IUE

• L’IUE è il principale punto di accesso agli archivi storici aperti al pubblico.
• La Commissione consente all’IUE di accedere alle copie digitalizzate degli atti conservati in forma analogica, ove possibile, e alle descrizioni di tutti gli archivi depositati. Promuove l’interoperabilità fra i propri sistemi archivistici e quelli dell’IUE.

Attuazione delle norme

Ogni direttore generale o capo servizio mette in atto la struttura organizzativa, amministrativa e fisica necessaria e fornisce il personale necessario ai propri servizi per attuare la presente decisione e le norme di attuazione, che vengono regolarmente aggiornate tenendo conto in particolare:

• dell’evoluzione della gestione degli atti e degli archivi, della ricerca accademica e scientifica e degli standard;
• dell’evoluzione delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
• della trasparenza, dell’accesso pubblico ai documenti e dell’apertura al pubblico degli archivi;
• dell’armonizzazione degli atti.

A PARTIRE DA QUANDO SI APPLICA LA DECISIONE?

La decisione è in vigore dal 6 luglio 2020.

CONTESTO

Per ulteriori informazioni, si veda:

• Archivi storici (Commissione europea).
• Norme di attuazione della decisione C(2020) 4482 sulla gestione degli atti e gli archivi (Commissione europea).

TERMINI CHIAVE

DOCUMENTO PRINCIPALE

Decisione (UE) 2021/2121 della Commissione, del 6 luglio 2020, riguardante la gestione degli atti e gli archivi (GU L 430 del 2.12.2021, pag. 30).

DOCUMENTI CORRELATI

Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).

Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).

Regolamento interno della Commissione [C(2000) 3614] (GU L 308 dell’8.12.2000, pag. 26).

Le modifiche successive al regolamento sono state integrate nel testo originale. Questa versione consolidata ha esclusivamente valore documentale.

Norme di attuazione della decisione C(2020) 4482 sulla gestione degli atti e gli archivi.

Ultimo aggiornamento: 17.05.2022