1.   

accoglie con favore il fatto che, secondo la Corte dei conti (in appresso «la Corte»), il livello di errore complessivo nell'ambito della rubrica 5 (Amministrazione) del QFP, ivi incluso il bilancio del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE), continua a essere relativamente basso con una stima dello 0,5 % nel 2017;

2.   

rileva che la Corte non ha riscontrato livelli significativi di errore nella relazione annuale di attività del SEAE;

3.   

rileva, inoltre, che ogni questione specifica per il SEAE è stata segnalata dalla Corte, contrariamente agli anni precedenti;

4.   

constata con soddisfazione che le precedenti raccomandazioni formulate in relazione al miglioramento del sistema di monitoraggio per l'aggiornamento tempestivo della situazione personale e dei dati dei membri del personale, con un potenziale impatto sul calcolo degli assegni familiari, sono state attuate sotto molti aspetti; ritiene, tuttavia, che i controlli di coerenza in relazione alla gestione degli assegni familiari richiedano un'attenzione costante;

5.   

si compiace degli sforzi compiuti dal SEAE per migliorare le procedure di appalto nelle delegazioni, compreso l'impiego dello strumento di gestione degli appalti pubblici, l'istituzione di un programma di appalto per contratti di valore medio-basso e lo sviluppo di modelli per la documentazione di gara e la formazione; ritiene che le precedenti lacune individuate negli appalti pubblici e nella gestione dei servizi di sicurezza meritino ancora attenzione e monitoraggio costanti;

6.   

invita il SEAE a tenere informato il Parlamento in merito ai risultati raggiunti tramite i sopracitati sforzi volti a migliorare le procedure di appalto nelle delegazioni, in particolare tramite il sistema PPMT (Public Procurement Management Tool) e le procedure di eProcurement ed eTendering;

7.   

osserva che le cause degli errori individuati dai controlli ex-ante sia sugli impegni che sui pagamenti sono della stessa natura, ossia la mancanza di documenti giustificativi, come negli anni precedenti; osserva che, per la prima volta, il controllo ex post del SEAE includeva anche le spese relative alla fine dell'anno (novembre-dicembre 2016);

8.   

prende atto con soddisfazione del fatto che, nel 2017, le spese generali comuni relative a tutti gli uffici delle delegazioni (affitti, sicurezza, pulizia e altre spese generali), comprese le delegazioni del Fondo europeo di sviluppo (FES), sono state interamente finanziate dalle linee di bilancio del SEAE per il secondo anno consecutivo;

9.   

rileva che gli stanziamenti riportati sono aumentati nel 2017 e ammontano a 85 911 000 EUR (a fronte dei 77 450 000 EUR del 2016); ricorda che le operazioni di riporto all'esercizio successivo possono, a titolo eccezionale, essere realizzate a condizioni rigorose;

10.   

rileva che il bilancio totale del SEAE per il 2017 ammontava a 660 milioni di EUR, con un aumento del 3,75 % rispetto al 2016;

11.   

rileva che un contributo di 54,9 milioni di EUR è stato anche ricevuto dal FES e dai fondi fiduciari. I riporti e gli stanziamenti supplementari sbloccati dai disimpegni hanno portato l'importo totale a 59,7 milioni di EUR (comprese anche le entrate con destinazione specifica dell'esercizio finanziario); rileva che, alla fine del 2017, l'esecuzione degli impegni era di 52,6 milioni di EUR (88,1 %) e l'esecuzione dei pagamenti era di 46,5 milioni di EUR (78,0 %); rileva che gli stanziamenti del FES che non sono stati impegnati vengono riportati all'esercizio successivo come entrate con destinazione specifica esterne e non vi è alcuna perdita di stanziamenti;

12.   

osserva che il bilancio destinato alla sede centrale ammontava a 236,7 milioni di EUR di cui 153,8 milioni (ossia il 64,6 %) riguardavano il pagamento delle retribuzioni e di altri diritti del personale statutario ed esterno, 32,2 milioni di EUR (o il 14 %) erano destinati agli immobili e ai costi associati e 33 milioni di EUR (14 %) concernevano i sistemi informatici, le attrezzature e il mobilio;

13.   

chiede che la politica immobiliare del SEAE sia allegata alla relazione annuale di attività, in particolare in considerazione del fatto che è importante che i suoi costi siano adeguatamente razionalizzati e non eccessivi; esorta il SEAE a fornire all'autorità di discarico l'elenco dei contratti immobiliari conclusi nel 2017, compresi i dettagli dei contratti, il paese in cui sono stati stipulati e la loro durata, come nella sua relazione annuale di attività per il 2011; chiede al SEAE di fornire le stesse informazioni sui contratti immobiliari nella sua relazione annuale di attività per il 2018;

14.   

rileva che il bilancio delle delegazioni pari a 423,3 milioni di EUR è stato suddiviso come segue: 116,1 milioni di EUR (27,4 %) per la retribuzione del personale statutario, 165,6 milioni di EUR (39,1 %) per gli immobili e i costi associati, 68,5 milioni di EUR (16,2 %) per gli agenti e i servizi esterni, 27,9 milioni di EUR (6,6 %) per altre spese connesse al personale e 45 milioni di EUR (10,6 %) per altri costi amministrativi; rileva inoltre che 196,4 milioni di EUR (rispetto ai 185,6 milioni di EUR del 2016 e ai 204,7 milioni di EUR del 2015) sono stati ricevuti dalla Commissione per i costi amministrativi del personale della Commissione presso le delegazioni dell'Unione e sono stati suddivisi tra la rubrica V della Commissione con 49,6 milioni di EUR, le linee amministrative dei programmi operativi con 91,8 milioni di EUR e il FES e i fondi fiduciari con 55 milioni di EUR (45,4 milioni nel 2016); osserva che, nel 2017, i fondi fiduciari hanno contribuito per la prima volta a questi costi amministrativi;

15.   

riconosce che il numero di linee di bilancio utilizzate per finanziare le operazioni relative al personale della Commissione nelle delegazioni (34 linee diverse provenienti da varie rubriche del bilancio della Commissione, più i fondi del FES) accresce la complessità della gestione del bilancio; ricorda che questo argomento è stato trattato nella sua risoluzione del 18 aprile 2018 (1) e sul discarico per il 2016 e prende atto della complessità della semplificazione della riduzione delle linee di bilancio; esorta pertanto il SEAE a continuare a collaborare con la Commissione per semplificare le linee di bilancio ove possibile al fine di ridurre la complessità della gestione del bilancio;

16.   

rileva che, nel 2017, i capi delegazione hanno presentato una dichiarazione di affidabilità; osserva che tutti i capi delegazione, ad eccezione del capo della delegazione in Siria, hanno fornito una dichiarazione senza riserve; riconosce che la delegazione in Siria è attualmente evacuata e che la delegazione ha indicato un piano d'azione per alleviare i problemi di dover operare in una zona di guerra; osserva che la riserva è considerata non-materiale in termini di importi per l'insieme del bilancio del SEAE;

17.   

osserva che il bilancio definitivo del SEAE di 660 milioni di EUR per il 2017 è stato eseguito al 99,7 % (come nel 2016) per gli stanziamenti di impegno e all'86,7 % (87,5 nel 2016) per gli stanziamenti di pagamento alla fine dell'esercizio;

18.   

rileva che il valore di tutti gli storni effettuati nell'ambito del bilancio amministrativo del SEAE è ammontato a 14,4 milioni di EUR, di cui l'importo maggiore riguarda un contratto preliminare relativo alla sicurezza afgana; rileva inoltre che gli storni hanno ridotto il bilancio della sede del SEAE di 5,1 milioni di EUR e hanno aumentato il bilancio delle delegazioni di un importo corrispondente;

19.   

osserva che l'1,3 % dell'incremento di bilancio nel 2017 è stato dedicato agli investimenti nel settore della sicurezza nel contesto dell'attuazione del pacchetto sicurezza, che comprendeva il rafforzamento della rete di agenti di sicurezza regionali e l'acquisizione di veicoli blindati in linea con il dovere di vigilanza e di sicurezza sul campo del SEAE, la strategia di sicurezza informatica e la formazione permanente in materia di sicurezza del personale in risposta a potenziali minacce e situazioni di crisi nelle delegazioni e nelle sedi centrali; accoglie con favore i miglioramenti finora conseguiti, ma esorta il SEAE, in particolare, ad affrontare le diverse sfide in sospeso, come la necessità di aggiornare gli strumenti di sicurezza IT; invita, inoltre, il SEAE a collaborare con gli Stati membri al fine di sviluppare un approccio comune e migliorare l'interconnessione dei sistemi di sicurezza con altre istituzioni e Stati membri;

20.   

accoglie con favore l'istituzione di un meccanismo di revisione annuale dedicato all'analisi delle risorse del SEAE e del loro effettivo impiego in previsione della prossima ridistribuzione del personale resa necessaria da nuove priorità operative o politiche o da sfide supplementari;

21.   

rileva che l'autovalutazione annuale del sistema di controllo interno del 2017 ha fornito una ragionevole garanzia alla direzione del SEAE in merito al livello di conformità con la maggior parte dei controlli interni; rileva, tuttavia, che le tre seguenti norme di controllo interno «Ripartizione e mobilità del personale», «Continuità operativa» e «Gestione dei documenti» rimangono le componenti più deboli del sistema di controllo interno del SEAE; rileva con preoccupazione che la «continuità operativa» ha continuato ad essere problematica per diversi anni, sia in termini di conformità che di efficacia, ed è di particolare importanza all'interno delle delegazioni;

22.   

si compiace della continua riduzione del numero di delegazioni che superano lo spazio massimo di 35 m2 a persona da 83 nel 2016 a 73 nel 2017, in linea con la raccomandazione della Corte del 2016; accoglie con favore l'avvio dello strumento di gestione immobiliare IMMOGEST e l'acquisizione di competenze interne ed esterne a sostegno della gestione degli edifici, in particolare per quanto riguarda le delegazioni; invita il SEAE a continuare ad attuare, ove possibile, ragionevole ed efficiente per il bilancio dell'Unione, le raccomandazioni formulate dalla Corte nella sua relazione speciale sulle modalità con le quali il SEAE gestisce i propri edifici situati in varie parti del mondo (2) e a tenere informato il Parlamento in merito ai miglioramenti;

23.   

si compiace del fatto che il SEAE abbia istituito 7 nuovi progetti di co-locazione con 6 diversi Stati membri e osserva il crescente interesse nei confronti dei regimi di co-locazione con 14 nuovi accordi co-firmati, non solo con gli Stati membri ma anche con FRONTEX o EASO; rileva che gli accordi di co-locazione hanno contribuito a ridurre lo spazio medio degli edifici per avvicinarlo ai 35 m2 / persona prescritti; è del parere che le co-locazioni siano efficaci sotto il profilo dei costi e si compiace del fatto che esse contribuiscano alla rappresentanza congiunta dell'Unione e dei suoi Stati membri nei confronti dei paesi terzi; invita il SEAE, nel quadro del monitoraggio dei costi, ad ampliare tali memorandum d'intesa ad altri organismi dell'Unione, come le missioni PSDC; invita il SEAE a istituire un'efficace gestione del recupero dei costi nel caso di co-locazioni;

24.   

prende atto della preferenza del SEAE di acquistare piuttosto che di affittare immobili per le sue delegazioni chiede al SEAE di essere tenuto al corrente circa un'approfondita analisi di tutte le delegazioni dell'Unione, per determinare in quali paesi sarebbe più efficace, in termini di costi, che le delegazioni acquistino i propri locali per ufficio o sedi residenziali, anziché affittarli; rileva che, nel 2017, la quota di edifici di proprietà rappresentava il 18 %;

25.   

ricorda quanto sia importante fornire un sostegno orientato ai risultati alle delegazioni ovunque esse si trovino e chiede al SEAE di riferire circa l'esperienza del centro regionale Europa e la sua valutazione delle possibilità di estendere tale quadro ad altre aree geografiche; accoglie con favore i maggiori sforzi intrapresi per sostenere le delegazioni, in particolare attraverso la nuova divisione di coordinamento orizzontale, che contribuiscono a rafforzare il livello generale di garanzia per i compiti svolti dalle delegazioni, in particolare quelli relativi agli appalti pubblici di valore elevato;

26.   

ritiene essenziale ricordare periodicamente ai capi delegazione, durante la fase di preparazione al loro mandato, i seminari ad hoc o la conferenza annuale degli ambasciatori, il loro ruolo essenziale nel consolidamento della catena di affidabilità del SEAE, nonché le loro responsabilità e rendicontabilità globali per la gestione delle spese amministrative e dei portafogli di progetti, oltre alle loro funzioni politiche; ritiene che un'esperienza in un'istituzione dell'Unione debba essere considerata come una risorsa nella selezione dei capi delegazione;

27.   

accoglie con favore il nuovo approccio alle ispezioni introdotto nel 2017, che offre un approccio promettente all'offerta di sostegno alla gestione delle delegazioni, alla promozione di una maggiore coerenza e alla semplificazione del lavoro delle delegazioni;

28.   

prende atto della difficoltà di gestire e assegnare le risorse umane nel contesto delle «tre fonti» di assunzione del SEAE e della gestione dei posti nelle delegazioni; rileva, inoltre, che il SEAE ha ridotto il proprio personale del 5 % nel periodo 2013-2017 in conformità dell'accordo interistituzionale, il che rappresenta una riduzione di 16 posti per il 2017 nelle sedi centrali e una riduzione complessiva di 84 posti negli ultimi cinque anni; è preoccupato per il fatto che l'aumento del carico di lavoro medio e le carenze di personale in servizio possano avere effetti nocivi sulla salute e sulla qualità della vita dei membri del personale, nonché sullo sviluppo organizzativo a lungo termine dell'istituzione;

29.   

osserva con apprezzamento che l'equilibrio di genere ha quasi raggiunto la parità nel numero complessivo di posti occupati, con il 49,6 % di donne; si rammarica, tuttavia, del fatto che il numero di donne in posizioni dirigenziali sia rimasto insufficiente, sia per quanto riguarda i capi divisione che i capi delegazione, con 57 su 219 posizioni (26 %) o solo il 18 % dei posti di alta dirigenza (9 su 50 posti) affidati a donne; evidenzia uno squilibrio analogo tra gli amministratori, il 33 % dei quali erano donne, e tra esperti nazionali distaccati (END), il 23 % dei quali erano donne;

30.   

invita il SEAE, in collaborazione con i servizi diplomatici degli Stati membri, a continuare a migliorare, quanto più possibile, l'equilibrio di genere tra gli alti dirigenti e il medio livello; osserva che solo il 18,28 % dei candidati a posti dirigenziali nell'ultimo esercizio di rotazione erano donne; osserva che, per gli altri posti pubblicati dal SEAE, la percentuale di donne tra i candidati è diminuita dal 39 % del 2016 al 31,7 % del 2017;

31.   

ritiene che siano necessari progressi a tale riguardo e invita pertanto il SEAE a individuare le ragioni di tale squilibrio e a riflettere su di esse e, successivamente, ad eventualmente perfezionare le sue condizioni e le politiche di assunzione al fine di attrarre tutti i generi in egual misura per le posizioni dirigenziali; incoraggia il SEAE a cooperare con le università nazionali che offrono corsi dedicati alla carriera diplomatica al fine di promuovere il servizio diplomatico europeo in una fase iniziale;

32.   

chiede la creazione di un istituto dedicato alla formazione di futuri diplomatici europei e suggerisce che le autorità preposte studino la possibilità di utilizzare le strutture del Parlamento europeo a Strasburgo per ospitare questo istituto diplomatico;

33.   

si compiace della creazione delle task force su «sviluppo della carriera» e «problematiche di genere e pari opportunità» nonché dell'adozione di un «quadro per l'apprendimento e lo sviluppo» (LEAD) e della creazione della rete «donne e SEAE» e del «Women Managers Mentoring Programme» come tappe importanti per migliorare le pari opportunità nel SEAE; prende atto della tabella di marcia per l'attuazione che è stata adottata dopo la pubblicazione delle relazioni finali delle due task force e chiede di essere tenuta informata sui progressi nell'attuazione;

34.   

rileva che, con il 32,83 % del personale di grado AD proveniente dagli Stati membri alla fine del 2017, il SEAE è in linea con la formula di ripartizione del personale stabilita dalla decisione del Consiglio che istituisce il SEAE, ossia una proporzione di un terzo del personale proveniente dagli Stati membri e il resto dalle istituzioni dell'Unione;

35.   

rileva che la quota dei diplomatici degli Stati membri rappresentava il 32,83 % del totale del personale AD del SEAE (ossia 307 persone) rispetto al 33,8 % del 2014; sottolinea che il numero di diplomatici degli Stati membri distaccati come capi delegazione è diminuito dal 46 % al 43,8 % del totale; rileva il leggero aumento, al 21,9 %, della percentuale di donne tra i capi delegazione; constata che solo 10 capi delegazione su 60 provenienti dagli Stati membri hanno già lavorato in una posizione con sede a Bruxelles;

36.   

ribadisce che l'equilibrio geografico dovrebbe essere attentamente monitorato, in particolare in caso di sottorappresentanza, per garantire una rappresentanza proporzionale di ciascuno Stato membro tra la popolazione del personale; osserva che su otto casi in cui la quota del personale era inferiore a quella della popolazione del loro paese nella popolazione complessiva dell'Unione, cinque provenivano dagli Stati membri che hanno aderito all'Unione nel 2004;

37.   

osserva che il numero di END degli Stati membri è leggermente aumentato nel 2017, fino a raggiungere 449 unità (con 387 posti nella sede centrale e 62 nelle delegazioni); osserva che il 55 % di questa categoria di personale con sede a Bruxelles (o 214) veniva retribuito dalle rispettive amministrazioni nazionali; riconosce la necessità di END in vari settori specifici che si occupano di questioni di difesa e sicurezza nonché di comunicazione strategica; chiede, tuttavia, al SEAE, nel contesto della sua strategia END o attraverso il nuovo meccanismo di revisione annuale, di presentare una proiezione più dettagliata delle sue esigenze future e delle relative competenze richieste ai fini della prevedibilità e di una migliore gestione dei potenziali conflitti di interesse, per evitare un costante aumento di tali contratti e contribuire al rafforzamento delle competenze interne; è del parere che il numero di END non dovrebbe superare una certa percentuale del personale complessivo del SEAE al fine di preservare uno spirito di corpo forte e sostenibile e chiede al SEAE di fissare tale soglia;

38.   

accoglie con favore l'attuazione di tirocini retribuiti nelle delegazioni quale seguito positivo alla risoluzione sul discarico del SEAE per l'esercizio 2016; osserva che il SEAE continuerà a offrire tirocini secondo vari regimi, come quelli relativi ai tirocini obbligatori per studenti o funzionari in formazione, nell'ambito della loro formazione obbligatoria; rileva che il sostegno finanziario esterno medio ammontava a 885 EUR per i tirocinanti in diversi regimi, cifra considerevolmente inferiore all'indennità mensile di 1 200 EUR nell'ambito del regime del SEAE; invita il SEAE a garantire che a tutti i tirocinanti del SEAE sia versata un'indennità adeguata, in modo da remunerare sufficientemente gli sforzi dei tirocinanti e da non accentuare la discriminazione per motivi economici;

39.   

prende atto della consultazione interservizi con la Commissione e delle consultazioni con le organizzazioni sindacali per modernizzare e migliorare le norme quadro e i relativi regimi di sicurezza sociale degli agenti locali; invita il SEAE a garantire un'adeguata assicurazione sanitaria post-pensionamento, in particolare in caso di invalidità, attraverso la procedura di revisione; esorta con forza il SEAE a garantire che le misure di riforma identificate entrino in vigore nel 2018 e a migliorare la partecipazione del suo personale locale e accrescerne le competenze;

40.   

rileva con preoccupazione che, nel 2017, sono stati registrati 171 casi di mediazione (con un aumento del 16 % rispetto al 2016), il 60 % dei quali nelle delegazioni, e che 32 di questi casi sono rimasti aperti alla fine dell'anno; rileva, inoltre, con preoccupazione che, nell'indagine sulla soddisfazione del personale, solo il 10,2 % del personale ha espresso disaccordo e il 6,21 % del personale un leggero disaccordo rispetto all'affermazione «Non ho subito vessazioni in seno al SEAE»; riconosce, tuttavia, che il continuo aumento dei casi segnalati sembra riflettere una maggiore disponibilità a parlare, piuttosto che un aumento dei conflitti sul posto di lavoro; sottolinea l'importanza di promuovere una cultura di tolleranza zero nei confronti delle molestie e di dare debitamente seguito ai casi segnalati;

41.   

si compiace dell'estensione della rete di consulenti di fiducia a 13 consulenti volontari qualificati nel 2017; è preoccupato per il fatto che solo cinque dei tredici consulenti siano stati distaccati in 140 delegazioni; invita il SEAE a continuare a rafforzare la presenza di consulenti di fiducia nelle delegazioni e a continuare a sensibilizzare in merito alle molestie e ai rischi psicosociali, nonché alle modalità con cui attenuarli e reagire;

42.   

osserva che il SEAE ha aggiornato il proprio accordo amministrativo con OLAF e ha rafforzato la sua cooperazione in materia di frodi con le Direzioni generali che agiscono nelle relazioni esterne, quali FPI, DG NEAR e DG DEVCO nel 2017; rileva che vi sono tre indagini in corso da parte dell'OLAF relative a potenziali conflitti di interesse nel SEAE e chiede di essere tenuto informato sull'andamento di tali indagini;

43.   

si compiace della pubblicazione di dati relativi ai costi delle missioni da parte del vicepresidente della Commissione e alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza, che sono ora pienamente disponibili sulla sua pagina sul sito web della Commissione e vengono aggiornati ogni due mesi, in linea con il codice di condotta aggiornato adottato il 31 gennaio 2018;

44.   

rileva che 1,1 milioni di EUR sono stati assegnati al SEAE nel 2017 per sviluppare la sua azione «Comunicazione strategica plus» al fine di combattere la disinformazione e comunicare l'impatto positivo delle politiche dell'Unione; sottolinea, inoltre, l'importanza di comunicare il lavoro del SEAE ai cittadini e chiede al SEAE di fornire maggiori informazioni sulle sue attività al riguardo nella sua prossima relazione annuale di attività;

45.   

crede che il Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) rivesta un ruolo cruciale nella cooperazione internazionale in materia di pace, sicurezza e sviluppo umano; sottolinea pertanto l'importanza di usare con giudizio le limitate risorse disponibili e di migliorare costantemente la coerenza dell'azione esterna e interna dell'Unione, nonché l'esigenza di adoperarsi per raggiungere posizioni comuni e risposte coordinate affinché l'Unione risulti efficiente in tale ruolo; pone in evidenza l'importanza della diplomazia pubblica e delle comunicazioni strategiche in quanto parti integranti delle relazioni esterne dell'Unione, poiché costituiscono non solo uno strumento utile a comunicare i valori e gli interessi dell'Unione e a potenziarne la visibilità, ma anche un mezzo per contrastare l'influenza estera nei Balcani occidentali e nei paesi del vicinato nonché la propaganda strategica contro l'Unione e i suoi Stati membri; pone in risalto la continua e crescente necessità di smascherare la disinformazione e mobilitare analisi specifiche in funzione del contesto, al fine di contrastare la propaganda antieuropea; crede fermamente che l'Unione debba intensificare i propri sforzi allo scopo di sviluppare strategie di diplomazia pubblica efficaci; invita il SEAE a proseguire gli sforzi intesi a modernizzare i suoi approcci e a investire in nuove competenze e capacità; ritiene che il lavoro della task force di comunicazione strategica del SEAE sia essenziale e prezioso e chiede che tale task force sia dotata delle risorse finanziarie e umane adeguate;

46.   

rileva che il SEAE ha effettuato una valutazione dell'impatto sulle risorse umane (122 dipendenti nazionali britannici) della decisione del Regno Unito di recedere dall'Unione europea e dell'adeguamento operativo richiesto presso la sede centrale e le delegazioni; si compiace dell'intenzione del SEAE di adottare un approccio «caso per caso» al momento di decidere in merito alla proroga dei contratti degli agenti temporanei e contrattuali britannici; invita il SEAE a definire rapidamente una strategia coerente per fornire certezza alle persone interessate;

47.   

rileva che la valutazione iniziale del livello delle spese amministrative, pari a 6,7 milioni di EUR per spese per il personale e le infrastrutture nell'arco di nove mesi, si riferiva all'apertura di una delegazione a Londra in considerazione del fatto che il Regno Unito diventerà un paese terzo;

48.   

chiede al SEAE di presentare una relazione sul seguito dato al discarico 2017 in conformità dell'articolo 262 del regolamento finanziario in preparazione della procedura di discarico per l'esercizio 2018.