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Comunicazione della Commissione al Consiglio, al Parlamento europeo, al Comitato economico e sociale, al Comitato delle regioni un nuovo quadro di cooperazione per le attività di politica dell'informazione e della comunicazione nell'Unione europea

INDICE

Introduzione

I. Cooperazione fra le istituzioni e con gli Stati membri

I.1. Un quadro aperto per la collaborazione fra la Commissione europea e il Parlamento europeo

I.1.1 Il Gruppo interistituzionale sull'informazione (IGI)

I.1.2 I servizi operativi della Commissione europea e del Parlamento europeo

I.1.3 Cooperazione sul campo - Rappresentanze e Uffici esterni

I.2 Un nuovo quadro di cooperazione con il Consiglio, le altre istituzioni, gli Stati membri e i parlamenti nazionali

II. I servizi di informazione e comunicazione della Commissione

II.1 Servizi di informazione generale

II.2 L'informazione settoriale

II.3 Mezzi, strumenti e valutazione

III. Follow-up

Allegato: Modalità, strumenti e valutazione delle attività di

informazione e comunicazione

INTRODUZIONE

Obiettivo della presente comunicazione è stabilire nuovi rapporti interistituzionali in base a un nuovo tipo di cooperazione incentrata su argomenti e interessi comuni. Ciò implica l'attuazione condivisa di politiche dell'informazione e dispositivi di gestione semplificati, decentrati e con un risvolto burocratico minimo. Beninteso, tutte le parti interessate resteranno responsabili dell'indirizzo specifico da dare alla loro strategia di comunicazione e informazione. Allo stesso modo, gestiranno in autonomia l'informazione politica ad esse relativa e intesa a diffondere le loro priorità.

Con la presente comunicazione la Commissione intende istituire un nuovo quadro per la cooperazione in materia di informazione e comunicazione, dando così un primo seguito alle richieste del Parlamento europeo e del Consiglio. Più volte, infatti, il Parlamento ha chiesto alla Commissione di stabilire una strategia comune nel settore dell'informazione e della comunicazione. [1] Analogamente, il Consiglio europeo di Helsinki del dicembre 1999 ha esortato il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione a prodigare gli sforzi per fornire informazioni generali coordinate sull'Unione, in particolare ottimizzando il ricorso alle risorse già esistenti. In particolare, ha invitato la Commissione "a vagliare la questione generale della politica dell'informazione dell'Unione, incluso il miglioramento del coordinamento con gli uffici di informazione degli Stati membri e dei collegamenti con gli uffici di informazione nazionali."

[1] Risoluzione del 14.5.1998 sulla politica in materia di informazione e di comunicazione nell'Unione europea.

L'impresa è notevole e richiede il concorso di tutte le istituzioni e degli Stati membri per attuare misure che portino a risultati quanto più rapidi e persuasivi, da valutare con regolarità. E perché abbia successo occorrerà stanziare nuove risorse umane e finanziarie.

Ai fini di un'attenta disamina della politica dell'informazione, la presente comunicazione si propone quanto segue:

* ideare un quadro strumentale (identificando e mettendo in comune i vari strumenti);

* cercare sostegno a obiettivi che consistano nell'instaurare un autentico dialogo con il pubblico, nel colmare la distanza fra l'Unione e i cittadini, garantire che questi abbiano accesso alle giuste informazioni, diffondere contenuti chiari, promuovere piuttosto che reagire, creare un'Europa vicina alla gente comune, che sia pane quotidiano per molti e abbia senso;

* definire accordi di partenariato fra istituzioni, Stati membri a livello nazionale, regionale e locale, e società civile, che contribuiscano a diffondere le informazioni alla base.

A tali nuovi obiettivi corrisponde un nuovo contesto, creatosi in un'Unione che ha subìto profondi cambiamenti. Le attese e le esigenze dei cittadini, la necessità di diffondere l'informazione ai livelli di base e il dibattito sulla governance europea fan sì che tutte le parti interessate --istituzioni europee e Stati membri-- non possano esimersi dal collaborare e mettere a punto nuove modalità di cooperazione. Occorre anche stabilire un approccio interistituzionale per garantire che l'immagine che i cittadini hanno delle istituzioni e il loro operato coincidano, anziché apparire confusi e frammentari.

Data la posta in gioco, la presente comunicazione chiama naturalmente al dibattito, di quelli aperti ma strutturati, con uno scadenzario chiaro e mirato. In effetti, è stata concepita in modo da sollecitare la discussione, giacché suo unico obiettivo è creare un contesto entro cui operare. Il quadro non influenza il contenuto. Per questo, il dibattito dovrà incentrarsi essenzialmente sul contenuto che, crescendo, adatterà il relativo contesto.

I. Cooperazione fra le istituzioni e con gli Stati membri

La pretesa crescente e legittima dei cittadini di accedere in modo facile e diretto alle informazioni sulle questioni europee, sulla governance europea e sullo sviluppo dell'Unione esige una strategia dell'informazione moderna, efficace e affidabile. Per le istituzioni, in particolare la Commissione, il Parlamento e il Consiglio che hanno fatto propri i principi di apertura, trasparenza (accesso ai documenti) e dovere di rendere conto, la nuova sfida offre un'occasione preziosa per rafforzare e ripensare la cooperazione reciproca e con gli Stati membri.

Obiettivo della presente comunicazione è suggerire un nuovo quadro per le attività di informazione e comunicazione dell'Unione europea, riconoscendo così le responsabilità proprie delle istituzioni e degli Stati membri. Non sarà un quadro esclusivo, al contrario tutte le istituzioni, gli Stati membri e i parlamenti nazionali sono invitati a contribuire alla comune strategia di informazione e comunicazione.

L'approccio prescelto è semplice, aburocratico e decentrato e mira a gettare le basi della fiducia reciproca fra le istituzioni.

Un'Europa vicina ai cittadini

Alla base della politica di informazione e comunicazione sta l'obbligo di avvicinare l'Europa ai suoi cittadini. Le strutture e le stesse istituzioni devono integrare questo imperativo in modo che l'Europa sia "a portata di mano" con informazioni chiare, adeguate e sintonizzate su problemi reali. Tale aspetto è intimamente legato all'attuale dibattito sulla governance dell'UE, specie per quanto riguarda il quesito di come adeguare le istituzioni affinché adempiano più efficacemente al dovere di informare e comunicare. Per i cittadini è inoltre essenziale essere informati sulla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea in modo da trarne il massimo beneficio. Solo così l'informazione e la comunicazione diventeranno uno strumento strategico di governance per la Comunità europea e risponderanno alle preoccupazioni e desiderata del Parlamento europeo sulla partecipazione dei cittadini.

Le istituzioni hanno molte difficoltà a raggiungere i cittadini e non sarebbe ragionevole pretendere che diano da sole il varo al dibattito e che lo portino avanti. Occorre trovare il modo per superare gli ostacoli alla comunicazione, siano essi di natura linguistica, culturale, politica o istituzionale, tenendo conto delle diversità fra gli Stati membri. Perché un pubblico europeo di fatto non esiste ancora.

Il messaggio da trasmettere va quindi modulato in funzione della specificità del tipo di pubblico.

Per ciò è necessario fare ampio ricorso al partenariato a tutti i livelli, avvalendosi al meglio delle nuove tecniche e tecnologie di comunicazione e approntando dei meccanismi di feedback da parte del cittadino.

Il dovere di rendere conto

Se è vero che è necessario un alto grado di decentramento per diffondere l'informazione, è altrettanto vero che questa deve essere coerente e affidabile. Le istituzioni sono e restano responsabili del loro agire. La sinergia totale andrebbe raggiunta, se possibile, fra le attività e le risorse di ciascuna istituzione.

Analogamente le istituzioni - e i loro membri- sono pienamente responsabili dei rispettivi contatti con la stampa e i mass media. Lavorare con la stampa è una priorità al mondo d'oggi, ed è la chiave per la presentazione immediata di notizie, politiche e opinioni. La strategia di informazione e comunicazione deve possibilmente favorire questa collaborazione, garantendo la disponibilità immediata di un'informazione fattuale e aggiornata sui temi attuali. La strategia non riguarda però in maniera diretta le attività connesse con la stampa. Ciascuna istituzione resta responsabile delle sue attività al riguardo e del modo in cui presenta, promuove e difende le sue politiche e azioni.

Integrità delle istituzioni

Il nuovo quadro rispetta pienamente l'autonomia e l'integrità di tutte le istituzioni. In particolare, la Commissione europea è responsabile solo delle attività di comunicazione e informazione attinenti alle sue competenze esclusive, vale a dire il diritto di iniziativa, la salvaguardia dei trattati e l'esecuzione del bilancio sotto il controllo dell'autorità di bilancio. Il Parlamento europeo in quanto legislatore, autorità di bilancio e autorità di controllo democratico dispone di piena autonomia nell'esprimersi, così come i suoi membri, su qualsiasi argomento di sua scelta.

La gestione dell'informazione

Poiché il normale cittadino stenta ad apprezzare tutte le varie distinzioni fra istituzioni europee e, all'interno della Commissione, fra i suoi diversi servizi, è opinione condivisa che occorra non solo migliorare i meccanismi di cooperazione interistituzionale, specie fra Commissione e Parlamento, ma anche proseguire lo sforzo di miglioramento all'interno della Commissione stessa.

È possibile distinguere tre tipi di informazione. L'informazione generale è quella destinata al grande pubblico, anche quando comporti contenuti specifici per un pubblico prioritario come le donne o i giovani. La Commissione, oltre ad illustrare il suo ruolo, le sue politiche e attività, deve occuparsi anche dei diritti e delle opportunità propri del pubblico in quanto cittadini dell'UE, nonché dell'impatto prodotto su di questi dalle azioni comunitarie. L'informazione generale copre naturalmente il processo decisionale, il dovere delle istituzioni di rendere conto al grande pubblico e i settori di interesse generale come le spese dei fondi UE.

L'informazione specialistica è quella destinata a gruppi specifici che necessitano di approfondire taluni aspetti della politica comunitaria. La Commissione dispone, al riguardo, di unità preposte, nelle singole direzioni generali, a questo tipo di servizio.

L'informazione per la stampa, ovvero le notizie 'dell'ultimo minuto' ma anche il materiale documentale specialistico, costituiscono una categoria a sé stante, distinta dalle precedenti per via del pubblico cui sono principalmente dirette, pur restando molto importanti anche per il grande pubblico.

L'informazione va calata in una strategia di comunicazione più generale, intesa a stimolare un dibattito informato sulle questioni europee. Ciò non significa che i servizi di informazione debbano sostituirsi ai politici nel ruolo di proporre, attraverso l'Europa, determinate posizioni e idee. Tuttavia, il fatto che la Commissione debba realizzare le misure necessarie per dare attuazione al trattato va di pari passo con l'obbligo di comunicare ai cittadini dell'Unione la sostanza del suo operato. Questo compito andrebbe assolto in collaborazione con le altre istituzioni europee, regionali e nazionali.

I.1. Un quadro aperto per la collaborazione fra la Commissione europea e il Parlamento europeo

La forte priorità politica attribuita da entrambe le istituzioni alle attività e strategie di informazione e comunicazione --priorità che si riflette anche negli stanziamenti attribuiti alle rispettive linee di bilancio-- è cosa indubbia e incontestabile. Il quadro di cooperazione fra la Commissione e il Parlamento dovrà tener conto di tale importante impegno politico e gettare le basi affinché entrambe le istituzioni possano assumere decisioni operative e cooperare direttamente sul campo.

È utile distinguere i tre livelli su cui operano gli attori della cooperazione, giacché il quadro li riguarda tutti in maniera diversa e stabilisce le modalità pratiche della cooperazione:

* il livello politico nell'ambito del gruppo interistituzionale sull'informazione (Inter-Institutional Group on Information - IGI), che definirà gli orientamenti generali e le priorità dell'intera politica nel pieno rispetto delle competenze settoriali delle commissioni parlamentari;

* il livello operativo, identificabile nei servizi responsabili (direzione generale della Stampa e della comunicazione per la Commissione e direzione generale 3 - Informazione/Relazioni pubbliche per il Parlamento) che decideranno e controlleranno le attività;

* il livello decentrato, che è quello dell'esecuzione negli Stati membri (Rappresentanze e Uffici esterni).

I.1.1 Il Gruppo interistituzionale sull'informazione (IGI) [2]

[2] L'IGI è un gruppo di lavoro cui partecipano membri della Commissione e del Parlamento europeo, copresieduto dalle due istituzioni. Il suo mandato iniziale era limitato a misure d'informazione prioritaria (campagna PRINCE). Attualmente è esteso a tutte le attività di informazione e comunicazione.

L'IGI sarà l'organo centrale di cooperazione politica fra le due istituzioni. Assolverà due funzioni fondamentali: controllare il buon funzionamento della cooperazione e, annualmente, esaminarne lo stato di avanzamento e definire gli orientamenti per le attività generali e specifiche di cooperazione fra Parlamento e Commissione.

In una riunione annuale, che si terrà dopo la prima lettura da parte del Parlamento europeo del progetto preliminare di bilancio per l'esercizio successivo, l'IGI stabilirà le priorità per le azioni future e valuterà lo stato di avanzamento in base a una relazione della Commissione e altri eventuali contributi delle istituzioni. L'IGI disporrà di un progetto di programma di lavoro sulle attività di informazione, approntato dai servizi della Commissione e del Parlamento, che comprenderà le attività pianificate in ciascuno Stato membro. Redigerà inoltre orientamenti pluriennali sulle attività di informazione e comunicazione.

Nell'espletare le funzioni di programmazione globale delle attività comuni, l'IGI adotterà le necessarie raccomandazioni e darà suggerimenti su come svolgere e finanziare le principali campagne di informazione. All'IGI sarà riferito regolarmente circa l'esecuzione delle attività di informazione avviate dalle istituzioni, così da consentire un dibattito politico pienamente documentato sui risultati raggiunti e gli obiettivi futuri.

La strategia decisionale dell'IGI si basa sulla disamina delle attività in corso e consiste in quanto segue:

* selezionare i settori prioritari per gli anni a venire;

* identificare gli obiettivi generali per ciascun settore e la strategia da seguire;

* definire gli strumenti (PRINCE, altre grandi campagne, ecc.);

* raccomandare dispositivi di monitoraggio e valutazione dell'impatto.

L'IGI potrà riunirsi altre volte durante l'anno per esaminare, per esempio, il progredire delle attività principali e dare consulenza su come modificare o riorientare le campagne in corso.

L'esercizio di valutazione in materia di cooperazione fra le due istituzioni sarà permanente e costituirà un tema fisso all'ordine del giorno della riunione annuale. In questo contesto si deciderà se sia necessario rivedere il codice di condotta nel settore dell'informazione e della comunicazione.

Ciascuna istituzione prende nota delle decisioni dell'IGI e delle sue raccomandazioni, pur mantenendo la sua piena autonomia e integrità. In particolare, dichiarerà esplicitamente in che modo i suoi membri saranno coinvolti nelle attività e campagne di informazione.

I.1.2 I servizi operativi della Commissione europea e del Parlamento europeo

I servizi delle due istituzioni (direzione generale della Stampa e della comunicazione - DG PRESS - per la Commissione e direzione Informazione/Relazioni pubbliche - DG 3 - per il Parlamento) sono incaricati di approntare, attuare, monitorare e valutare le attività d'informazione secondo gli orientamenti e le istruzioni convenuti nel quadro per la cooperazione. La cooperazione, lo scambio di informazioni e la reciproca assistenza fra i servizi caratterizzano tutte queste fasi.

I direttori generali dell'informazione e comunicazione presso le due istituzioni assistono l'IGI nell'espletamento delle sue funzioni. Si riuniscono (loro stessi o i loro rappresentanti) con regolarità e almeno due volte l'anno, per esaminare le relazioni sull'attuazione delle attività, scambiare informazioni sulle attività in corso e preparare il dibattito in seno all'IGI.

Entrambe le DG invitano un rappresentante dell'altra istituzione in qualità di osservatore ai comitati editoriali o ad altri gruppi analoghi incaricati delle attività d'informazione generale. Cercheranno inoltre di associare al loro lavoro le altre istituzioni ed organi e i rappresentanti degli Stati membri.

Ogni qualvolta istituiscano a livello centrale un gruppo o comitato con responsabilità editoriali o funzioni d'informazione, i servizi operativi (DG PRESS and DG 3) invitano l'altro a nominare un osservatore.

Le direzioni generali di entrambe le istituzioni rifletteranno su come condividere i mezzi di comunicazione, sul modello di quanto già accade con il sito EUROPA, le trasmissioni Europe by Satellite (EbS) e le biblioteche delle istituzioni.

I direttori generali PRESS e DG 3 si riuniranno inoltre con i loro omologhi presso le altre istituzioni ed esamineranno l'operato dei comitati di coordinamento (per il sito Europa e Europe by Satellite, per esempio). Sarà loro compito garantire che le istituzioni sfruttino costantemente il potenziale delle nuove tecnologie e offrano al pubblico un facile accesso a informazioni aggiornate.

Sarà valutata la possibilità di istituire un organo consultivo per l'informazione e la comunicazione, composto da rappresentanti delle istituzioni e degli Stati membri, con facoltà di cooptare consulenti e specialisti esterni a fini specifici (buone pratiche nell'utilizzo degli strumenti di comunicazione, utilizzo in comune più efficace, criteri di valutazione e impatto).

I.1.3 Cooperazione sul campo - Rappresentanze e Uffici esterni

Le Rappresentanze della Commissione e gli Uffici esterni del Parlamento europeo negli Stati membri cooperano fin d'ora a livello locale e su base puntuale. Entrambe le istituzioni hanno stanziato risorse notevoli per le loro attività e si aspettano un feedback adeguato sui compiti specifici definiti per gli enti locali. Il nuovo quadro esige un alto grado di coordinamento locale, scambio di informazioni e cooperazione che potenzi l'efficacia delle azioni.

Ambito e metodo

Le Rappresentanze e gli Uffici sono il fulcro della cooperazione decentrata negli Stati membri. Sono compresi tutti i settori oggetto delle decisioni e degli orientamenti dell'IGI. Le attività e le azioni in settori che sono e restano di stretta competenza dell'una o dell'altra istituzione non rientrano nell'ambito della cooperazione locale negli Stati membri.

I capi delle Rappresentanze e degli Uffici esterni sono responsabili della realizzazione sul campo delle attività definite dall'IGI e rese operative dalla DG PRESS e dalla DG 3. In linea di massima la cooperazione deve basarsi su contatti locali sistematici e scambi regolari di piani e iniziative future. Ove possibile, gli Uffici e le Rappresentanze cercano soluzioni comuni a problemi comuni.

I capi delle Rappresentanze e degli Uffici esterni in ciascuno Stato membro sono responsabili della cooperazione sul campo fra le due istituzioni. Si invitano l'un l'altro a partecipare a gruppi di indirizzo, comitati editoriali, ecc. a livello locale quando l'argomento è di interesse comune. A tal fine, si applicano le seguenti disposizioni:

* ogni mese si terrà una riunione fra i capi della Rappresentanza e dell'ufficio di informazione nei rispettivi locali, alternativamente;

* ciascuno invia alla sua istituzione copia scritta dell'ordine del giorno e del verbale delle riunioni;

* i capi delle Rappresentanze e degli Uffici esterni si incontrano due volte l'anno. Una di tali riunioni è dedicata prioritariamente alla preparazione della riunione annuale dell'IGI.

La cooperazione va attuata nel rispetto di tutte le condizioni locali e circostanze speciali del paese ospite. Le istituzioni si impegnano a perseguire il massimo della sinergia nelle loro azioni, condividendo sedi, centri di diffusione dell'informazione, link elettronici nei siti internet, ecc., nonché in tutte le altre forme di collaborazione.

I capi delle Rappresentanze e degli Uffici esterni si impegnano inoltre a esaminare, per tutte le azioni di informazione e comunicazione, le eventuali modalità per coinvolgere i membri di entrambe le istituzioni. In ogni caso andranno prese le debite misure per promuovere il pluralismo e un dibattito aperto.

Azioni comuni - mandato e codice di condotta

L'informazione di base sull'UE e le sue politiche rientra nelle competenze comuni della Commissione, del Parlamento europeo, del Consiglio, delle altre istituzioni e degli Stati membri. I centri e le reti, concepiti in funzione delle singole realtà degli Stati membri, sono veicoli privilegiati di tale informazione.

Reti e centri d'informazione debbono essere quanto più vicini al cittadino, poiché l'Unione europea è a portata di mano, non è certo una questione di politica estera. In alcuni Stati membri urge trovare dei latori di informazione credibili e accreditati a livello locale per diffondere i messaggi voluti dalle istituzioni. Occorre tuttavia ricordare che, anche lavorando insieme, le istituzioni non sono in grado, da sole, di raggiungere la pluralità dei cittadini. Per questo assumono grande importanza i partenariati con gli Stati membri, la società civile e le ONG. L'informazione deve essere moderna e di facile accesso, incentrata sui reali interessi della gente. Le Rappresentanze hanno la responsabilità di coordinare, formare e sostenere i centri e le reti con l'aiuto delle unità in sede.

A fronte di ciò, è opportuno rivedere ed eventualmente modificare il mandato delle Rappresentanze e degli Uffici. La Commissione propone di riesaminare le sue disposizioni al riguardo, in modo da tener conto del nuovo quadro della cooperazione; in altri termini, andrebbero aggiunte disposizioni sull'informazione destinata al "grande pubblico" alle già prioritarie informazioni sui "mass media" e sui "contatti politici". Altre modifiche riguarderanno le campagne e altre azioni informative adottate dall'IGI per garantire che ricevano la giusta priorità sul terreno.

Una proposta analoga è stata presentata in Parlamento per modificare il mandato degli Uffici, specie in rapporto alle attività per la stampa e i mezzi di comunicazione nelle regioni. Fra le priorità potrà così figurare "l'azione tramite i centri e le reti d'informazione".

Da ultimo si potrebbe considerare di rivedere il codice di condotta fra le Rappresentanze della Commissione e gli Uffici del Parlamento europeo negli Stati membri (15 gennaio 1998) alla luce dei principi evidenziati nella presente comunicazione, di definire le formalità delle riunioni regolari proposte e circoscrivere i settori di cooperazione.

I.2 Un nuovo quadro di cooperazione con il Consiglio, le altre istituzioni, gli Stati membri e i parlamenti nazionali

Dell'informazione e comunicazione sono responsabili tutte le istituzioni e tutti gli Stati membri. Il quadro di cooperazione descritto sarà aperto e tutte le istituzioni e gli Stati membri sono invitati a dare il loro contributo ove ciò sia opportuno e fattibile.

Il Consiglio

La politica del Consiglio in materia d'informazione e comunicazione è diversa rispetto a quella del Parlamento e della Commissione. Le risorse di cui dispone a tal fine sono limitate. Gestisce autonomamente le relazioni con la stampa e i mass media pur condividendo con le altre istituzioni alcuni mezzi di comunicazione. Il Consiglio europeo di Helsinki ha tuttavia chiesto di associare il Consiglio agli sforzi per fornire informazioni generali coordinate sull'Unione e ha invitato la Commissione a migliorare il coordinamento fra le Rappresentanze negli Stati membri e gli uffici di informazione nazionali.

Attualmente, il Consiglio partecipa al sito EUROPA e all'iniziativa Europe by Satellite insieme alle altre istituzioni. È inoltre rappresentato in seno ai comitati editoriali e di gestione ma non concorre alla formulazione delle politiche di informazione e comunicazione. Né d'altro canto è membro dell'IGI.

In futuro, il Consiglio potrebbe gestire azioni di informazione e comunicazione su questioni attinenti al secondo e terzo pilastro. Ciò implicherebbe un coordinamento interistituzionale fra Commissione, Parlamento e Consiglio che oltrepassi la mera condivisione dei mezzi di comunicazione. Sino ad oggi il Consiglio non ha presentato una strategia globale, ma con la nascita di una forza di reazione rapida e l'accresciuta partecipazione dell'Unione alle operazioni di pace internazionali le cose potrebbero cambiare. La Commissione inviterà il Consiglio a riflettere su come le istituzioni possano gestire tale cambiamento e a considerare la sua partecipazione all'IGI.

È probabile che i singoli governi ritengano di disporre già di ampi mezzi di informazione e comunicazione. L'oggetto delle azioni comuni a livello dell'Unione che coinvolgano tanto il Consiglio che gli Stati membri è forse solo quello di condividere tali mezzi di comunicazione. Oltre a EUROPA e EbS, si sta attivamente valutando di istituire un centro comune di accoglienza visitatori o un centro d'informazione a Bruxelles e di intensificare la cooperazione fra le biblioteche, senza tuttavia essere pervenuti a conclusioni definitive. Dalla cooperazione fra le istituzioni nel produrre ritagli e rassegne stampa potrebbero risultare un servizio migliore e economie di scala nei settori di interesse comune.

Altre istituzioni e organi

Tutte le istituzioni sono invitate a contribuire alle attività d'informazione dell'Unione nell'ambito delle loro specifiche competenze. La Commissione propone di includere tali attività nei normali contatti fra le istituzioni. Ciò implica un riconoscimento reciproco e l'introduzione di informazioni sulle altre istituzioni nel materiale informativo di ciascuna. È quanto già accade, per esempio, nelle relazioni fra la Commissione e il Comitato delle Regioni e il Comitato economico e sociale.

Le dichiarazioni comuni della Commissione e dei due Comitati, ormai in via di perfezionamento, integreranno questi aspetti e il relativo ruolo rispetto alla società civile e alle regioni. La Commissione resta aperta a eventuali proposte al riguardo da parte delle altre istituzioni.

Stati membri e parlamenti nazionali

La strategia dell'informazione presuppone l'utilizzo di svariati mezzi e tecniche per raggiungere il pubblico; per questo, le istituzioni devono cercare e ottenere la piena collaborazione delle autorità degli Stati membri a livello nazionale, regionale e locale. Beninteso, una strategia è efficace quando garantisce che il messaggio è recepito anche dal cittadino al livello più decentrato. La Commissione dovrà promuovere la collaborazione con le amministrazioni nazionali, regionali e locali nel rispetto degli equilibri costituzionali di ciascuno Stato membro.

Gli Stati membri, con le autorità regionali e locali, partecipano direttamente al processo di definizione e decisione politica e sono nella posizione migliore per diffondere l'informazione, soprattutto a livello locale.

Si cercheranno le vie più opportune per decentrare la divulgazione dell'informazione fra i cittadini con accordi di partenariato con gli Stati membri. Accordi di questo tipo esistono già con Parigi e Lisbona e presto saranno attuati anche a Roma. Altri Stati membri potrebbero optare per forme diverse di partenariato, che coinvolgano enti nazionali, regionali, locali e la società civile. Qualunque sia la formula, l'obiettivo politico resta fornire informazioni al pubblico attraverso un partenariato fra le istituzioni comunitarie e le strutture nazionali, e non solo mediante le Rappresentanze e gli Uffici esterni.

Fra i tipi di azione comune con gli enti governativi degli Stati membri figurano le attività informative cofinanziate e cogestite sulla base di un accordo (convenzione). Sono nati così i centri di informazione permanenti come Sources d'Europe a Parigi, il Centro Jacques Delors a Lisbona e il CIDE di Roma, e così sono state varate attività di informazione su argomenti specifici come l'euro o l'allargamento. Questo modo di unire le forze, oltre a lanciare un segnale di cooperazione quanto mai positivo, produce numerosi vantaggi: coinvolge i mass media e consente di ricorrere a personale specializzato e di centrare gruppi della popolazione che nessuna istituzione europea ha mai raggiunto da sola.

Gli Stati membri hanno reagito alle convenzioni proposte dalla Commissione in maniera diversa. Alcuni hanno accolto la proposta con entusiasmo e sembrano voler sviluppare e sfruttare l'idea. Altri l'hanno approvata solo per obiettivi circoscritti e limitati nel tempo (per es. la campagna di informazione sull'euro) e potrebbero riconsiderare l'idea per l'allargamento. Solo due Stati membri non hanno ancora sottoscritto nessuna convenzione.

La Commissione non ha contatti regolari con gli uffici di informazione nazionali, laddove esistano. I direttori generali dell'informazione, o i loro equivalenti, sono stati invitati a Bruxelles nel 1999 per discutere varie forme di azioni comuni, specie in relazione all'euro. Alcune Rappresentanze hanno mantenuto contatti bilaterali con questi uffici ma manca un quadro d'insieme. Ciò è senz'altro dovuto alle forti diversità fra Stati membri. Alcuni dispongono di uffici centrali responsabili dell'informazione al pubblico su vasta scala, mentre altri operano sulla base di un sistema fortemente decentrato, dove il coordinamento è scarso o inesistente.

Alcuni esempi di cooperazione sono i rimandi e i link reciproci nei siti Internet o altri riferimenti analoghi. Non ci sono esempi, invece, di partecipazione reciproca ai comitati editoriali o di pubblicazioni comuni. Sarebbe tuttavia possibile associare le autorità nazionali preposte all'informazione, laddove esistano, alle campagne informative europee, opzione che diventerebbe tassativa se fosse siglata una convenzione.

Quanto ai parlamenti nazionali, la cooperazione con le Rappresentanze riveste carattere puramente locale. Il Parlamento europeo riferisce di un'esperienza analoga. Alcuni Stati membri dispongono di un ufficio per l'informazione presso il proprio parlamento, con cui la Rappresentanza mantiene di norma dei contatti. In altri casi, non sussistono relazioni formali con il parlamento ma solo contatti diretti con singoli deputati e partiti politici. La Commissione non ha preso iniziative generali al riguardo. Ogni eventuale azione in tal senso sarà decisa in stretta collaborazione con il Parlamento europeo.

II. I servizi di informazione e comunicazione della Commissione

II.1 Servizi di informazione generale

DG Stampa e comunicazione

La direzione generale della Stampa e della comunicazione è responsabile delle relazioni fra Commissione e mass media. Il fatto che i portavoce della Commissione siano specializzati in un settore politico particolare è garanzia dell'alta qualità dell'informazione fornita in un quadro generale che coinvolge le altre direzioni generali.

Nell'ambito della DG PRESS i rapporti con la stampa sono gestiti insieme alle Rappresentanze della Commissione nell'Unione europea. Diversamente dai colleghi a Bruxelles, il personale delle Rappresentanze che tratta con la stampa ha per lo più contatti con giornalisti specialisti non già delle questioni europee, ma di politica, economia e questioni industriali nazionali che sempre più implicano risvolti europei. Le Rappresentanze svolgono altresì un ruolo vitale per le testate regionali e locali, che non possono permettersi di destinare un corrispondente per le sole questioni europee.

Molte riviste specialistiche si rivolgono alle Rappresentanze per informazioni. Queste, inoltre, hanno contatti non solo con i corrispondenti ma anche con lo staff editoriale e con i redattori capo.

Ruolo e priorità delle Rappresentanze nel nuovo quadro

Le Rappresentanze della Commissione europea hanno il ruolo di rappresentare e servire l'istituzione nel suo complesso. Questo compito comprende:

* l'assunzione di un ruolo diretto nei confronti dei mass media a nome della Commissione in funzione delle priorità definite dalla DG PRESS, e di allarme rapido sulle questioni principali;

* la costituzione di una rete di informazione politica e di feedback delle informazioni verso la sede centrale di Bruxelles;

* l'assistenza nel diffondere le informazioni fra il grande pubblico su temi prioritari, eventualmente in partenariato con gli Stati membri e il Parlamento europeo. Tale funzione è assolta, sotto la responsabilità delle Rappresentanze, essenzialmente attraverso reti di fornitori dell'informazione istituite in associazione con gli Stati membri e altri enti regionali e locali.

Spiegare le politiche della Commissione è importante ai fini delle prime due delle tre priorità che costituiscono le attività centrali delle Rappresentanze quando agiscono a nome dell'istituzione. Il nuovo quadro dovrebbe attribuire alla terza priorità pari dignità in futuro, così da riflettere la nuova cooperazione con il Parlamento. Le Rappresentanze continueranno a svolgere un ruolo cruciale nel concorrere all'attuazione delle principali attività d'informazione decise dalla Commissione nel quadro di PRINCE [3].

[3] Il programma PRINCE, introdotto nel 1995 essenzialmente per volere del Parlamento europeo, promuove campagne prioritarie in partenariato con le istituzioni e gli Stati membri. Attualmente comprende progetti sull'allargamento, l'euro, il dibattito sul futuro dell'Unione europea e la nuova campagna sull'istituzione di uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia.

Gli Uffici esterni del Parlamento europeo sono solo marginalmente integrati nel quadro della rete. Vi è ampio margine per coinvolgere di più il Parlamento e due sarebbero le modalità in tal senso: si potrebbero sollecitare gli Uffici a utilizzare la rete per le informazioni istituzionali provenienti dal Parlamento e a riflettere nel contempo sull'ubicazione, le dimensioni e la struttura di quest'ultima. In secondo luogo, bisognerebbe invitare i parlamentari europei a eventi organizzati dalla rete o per il suo tramite.

Oltre alle attività centrali, le Rappresentanze assolvono altri compiti come quello di fungere da propaggine dei servizi di Bruxelles. Per esempio, concorrono alla gestione dei programmi delle DG, svolgono ricerche preliminari alle assunzioni, si occupano delle gare d'appalto e ricevono le rimostranze dei cittadini. Le Rappresentanze offrono assistenza in caso di visite di alto livello dalla Commissione e danno sostegno al paese ospite durante la sua presidenza.

Le Rappresentanze dovranno sviluppare ulteriormente la rete anche a livello regionale e locale, sollecitando i relativi enti a essere parte attiva nelle attività d'informazione generale, organizzando eventi e formando il personale della rete.

Rappresentanze e Uffici hanno un ruolo fondamentale nella cooperazione su base decentrata. Sarà sempre più importante intensificare i reciproci contatti per la pianificazione e l'attuazione delle rispettive attività. Molte di quelle già avviate dalle Rappresentanze finiranno per rientrare nel campo d'applicazione della cooperazione interistituzionale. L'allegato che segue tratteggia la possibile evoluzione di queste attività nel nuovo contesto di una cooperazione rafforzata.

Si propone che la definizione annuale delle priorità in materia di informazione e comunicazione si tenga in settembre, in collaborazione con le Rappresentanze, per l'esercizio finanziario successivo. Sulla base di queste priorità, le Rappresentanze appronteranno delle proposte d'azione e ne trasmetteranno copia agli Uffici esterni per conoscenza. Sulla scorta delle conclusioni dell'IGI e delle udienze e delle decisioni interne sul bilancio sarà definito un accordo finale. Gli Uffici del Parlamento sono invitati a seguire lo stesso iter. Ogni anno, le Rappresentanze e gli Uffici presenteranno delle relazioni nell'ambito dell'esercizio di valutazione, che comporterà lo scambio di priorità in materia di informazione.

II.2 L'informazione settoriale

Presso le direzioni generali e i servizi della Commissione esistono unità preposte all'informazione settoriale (per es. ambiente, concorrenza, commercio, politica sociale, agricoltura, ecc.). Tali servizi dispongono di specifiche linee di bilancio e le loro attività esulano dal campo di applicazione della presente comunicazione. A ciò si aggiunga il particolare ruolo svolto dalle DG responsabili delle relazioni esterne nel fornire informazioni ai cittadini dei paesi terzi e dei paesi candidati. Le informazioni richieste dagli altri paesi terzi sono spesso di tipo più specialistico. Beninteso, i giornalisti dei paesi terzi accreditati a Bruxelles beneficiano dello stesso trattamento riservato ai loro colleghi dell'UE. Questi aspetti esulano tuttavia dall'oggetto della presente comunicazione.

Le unità incaricate dell'informazione svolgono il compito essenziale di informare il vasto pubblico o gruppi specifici della popolazione circa la politica, le decisioni e le attività della Commissione. A tal fine utilizzano la carta stampata, supporti elettronici e altri mezzi di comunicazione, oltre a riunioni, conferenze, visite e briefing. Si tratta di un'attività indispensabile al buon funzionamento delle politiche ma è anche un modo efficace e utile con cui la Commissione in quanto istituzione riesce a raggiungere un pubblico ben più ampio di quel che le consentono le attività e le campagne di informazione generale.

Se esiste un naturale coordinamento fra l'operato della DG PRESS e quello delle Rappresentanze nell'ambito della stessa direzione generale, tale meccanismo diretto non si ha nel caso delle informazioni diffuse dalle altre direzioni generali. È convinzione sempre più diffusa che l'informazione sia un elemento chiave del processo politico, di vitale importanza per evitare perdite di impatto o equivoci. I portavoce responsabili dei settori specifici possono contribuire a garantire la coerenza del messaggio in maniera non burocratica [4]. È inoltre un fatto che se, da un lato, sono le Rappresentanze a tenere i contatti con categorie target come il mondo industriale, sindacale e delle ONG, dall'altro, sono i gruppi altamente specializzati a mantenersi in relazione con le unità competenti per il settore di loro interesse.

[4] Dichiarazione dei presidenti con allegato un protocollo sulla cooperazione.

Posto che l'informazione e la comunicazione sono elementi chiave del processo di elaborazione politica, un buon modo per cominciare sarebbe quello di individuare i principali eventi politici ad alto impatto, facendo di quattro o cinque priorità la base per le attività di informazione e comunicazione, che a loro volta costituiranno un solido fondamento per il coordinamento fra politica e informazione in senso lato. Attualmente, la Commissione annuncia le principali priorità politiche e gli orientamenti finanziari in primavera, con la strategia politica annuale. Il suo programma di lavoro resta un evento importante poiché connesso con lo stato del dibattito sull'Unione di fine anno, ma dovrà assumere un carattere più politico e più incentrato che in passato sulle priorità, il che ne faciliterà l'uso ai fini dell'informazione e della comunicazione. Vi è poi la relazione annuale della Commissione sulle sue attività, che dovrebbe diventare un altro importante evento di informazione e comunicazione. Il direttore generale PRESS si riunirà con gli altri direttori generali per discutere le implicazioni di tali eventi sulla politica dell'informazione e stabilire dei meccanismi per l'attuazione di attività d'informazione adeguate. Tale coordinamento contribuirà senz'altro a promuovere l'alta qualità delle informazioni prodotte dai diversi servizi.

Anche se durante l'anno emergeranno indubbiamente altre tematiche di rilievo, facendo di quattro o cinque priorità la base su cui fondare le attività di informazione e comunicazione si disporrà di un solido fondamento per il coordinamento fra politica e informazione in senso lato. L'attuazione di queste priorità competerà alle pertinenti DG, alle Rappresentanze e, per il coordinamento e la presentazione generale, ai servizi della DG PRESS a Bruxelles. Una volta stabilita una solida base di coordinamento, la Commissione sarà in grado di far fronte a problematiche inattese mano a mano che emergeranno.

Vi sono poi dei dispositivi come il Programma prioritario di pubblicazioni che, istituito nell'ambito del programma di lavoro della Commissione, riguarda le pubblicazioni destinate a un pubblico generico nell'intento di trasmettere un messaggio strutturato e coerente e dare una visione generale della gamma di materiale informativo prodotto dalla Commissione.

Fra gli altri dispositivi di coordinamento già in funzione si ricorda la gestione congiunta del sito EUROPA e di Europe by Satellite. Anche nel quadro delle campagne d'informazione specifica del programma PRINCE, relative per esempio all'allargamento, sono previsti dei meccanismi di coordinamento che operano non solo a livello della Commissione, e quindi delle Rappresentanze, ma anche del Parlamento europeo e spesso degli Stati membri.

II.3 Mezzi, strumenti e valutazione

Per una politica di informazione e comunicazione degna di questo nome è necessario disporre di mezzi e strumenti adeguati. Negli ultimi anni la Commissione ha istituito un sistema di cui vanno salvaguardate la coerenza e la visibilità. A parte le attività di informazione prioritaria (PRINCE), il posto d'onore va ai centri e alle reti, nonché ai servizi a valore aggiunto come Europa in Diretta, Eurojus e i Servizi di orientamento che si avvalgono di diversi mezzi e materiali come Europe by Satellite (EbS), le biblioteche, i centri di documentazione, le pubblicazioni e le coproduzioni audiovisive, ecc.

Tali strumenti e i relativi mezzi di valutazione sono presentati nell'allegato alla presente comunicazione insieme con l'uso fattone nel quadro della cooperazione con le altre istituzioni e gli Stati membri. Questo particolare gruppo di strumenti è stato definito d'accordo con il Parlamento europeo. E proprio in questo ambito sarebbe opportuno che la cooperazione con le altre istituzioni, gli Stati membri e la società civile si facesse più tangibile. La Commissione propone di riesaminare ciascuno strumento nell'intento di definire un livello adeguato di cooperazione. La Commissione presenta alcuni suggerimenti al riguardo.

Possibilità di esternalizzazione

Attualmente, alcune delle attività correnti della Commissione in materia di informazione sono affidate a servizi esterni. In questo modo, le informazioni raggiungono più facilmente il cittadino e il servizio è di migliore qualità. Grazie all'esternalizzazione, la Commissione può incrementare notevolmente le opportunità di accesso all'informazione pur mantenendo la piena gestione delle sue pubblicazioni elettroniche e stampate.

L'idea di istituire un centro comune d'informazione va valutata proprio in questo contesto. Il Consiglio europeo di Helsinki ha chiesto al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione di considerare tale ipotesi. Ciascuna istituzione continuerebbe ad essere responsabile delle informazioni prodotte mentre il centro gestirebbe varie attività fra cui la Biblioteca centrale, le visite alle istituzioni (sedi centrali), i ritagli stampa, la distribuzione, il magazzinaggio e il rifornimento di materiale presso i centri di diffusione dell'informazione di tutti gli Stati membri. Si potrebbe inoltre considerare se affidare a tale organo anche la produzione di materiale o pubblicazioni generiche.

Le istituzioni saranno invitate, sulla scorta di un documento di dibattito (options paper) della Commissione, a valutare in quale misura le attività di informazione sono o potrebbero essere "esternalizzate" ricorrendo a servizi esterni a livello centrale e locale. Con un'iniziativa più radicale, si potrebbe studiare l'opportunità di istituire un centro comune d'informazione a tal fine. È opinione della Commissione che un siffatto organo andrebbe creato in funzione di necessità che solo l'esperienza può evidenziare.

III. Follow-up

La Commissione intende fare un uso attivo e costruttivo del nuovo quadro per l'informazione e la comunicazione. Riassumendo, il nuovo quadro offre una base organizzativa, una gamma di strumenti e una serie di metodi di valutazione per le attività di informazione e comunicazione delle istituzioni.

La Commissione cercherà pertanto di mettere a punto una strategia di informazione e comunicazione che sia:

* sostenuta e permanente: il pubblico deve sapere che può accedere in permanenza a un'informazione fattuale e che l'informazione sulle questioni europee non è privilegio esclusivo della Commissione, bensì responsabilità condivisa fra le istituzioni e gli Stati membri. L'obiettivo della politica in materia di comunicazione è produrre e veicolare messaggi di qualità, adeguati al pubblico e durevoli;

* decentrata e basata su effetti moltiplicatori: data l'impossibilità di comunicare direttamente con il vasto pubblico, occorre avvalersi di una moltitudine di centri di diffusione e di operatori. La Commissione continuerà a sviluppare e rafforzare le sue azioni attraverso i giornalisti e i mass media, le reti, gli enti pubblici e semipubblici, il settore privato, le ONG e la società civile;

* adeguata e pertinente: a fronte della massa di informazioni disponibili oggigiorno è necessario garantire che il messaggio, compreso il mezzo con cui è diffuso, sia adeguato al pubblico destinatario, sia ricevuto e compreso. Per questo, le azioni vanno sottoposte a disamina e adeguamento constanti.

La Commissione invita le altre istituzioni e gli Stati membri a sostenerla in questo suo sforzo.

***

Recenti avvenimenti, fra cui la forte astensione alle elezioni europee e i risultati dei vari referendum, denunciano chiaramente un disagio pubblico che va sanato.

Sin dall'adozione del trattato di Maastricht, questo disagio si manifesta nel paradosso secondo cui i cittadini, che sono generalmente ben disposti nei confronti dell'Unione e degli ideali che rappresenta, mostrano di nutrire poca fiducia nelle istituzioni e nel loro operato nonostante i buoni risultati ottenuti e visibili a tutti, come la ripresa economica, l'introduzione dell'euro, la creazione di uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia e una più forte presenza dell'Unione sul piano internazionale. La radice profonda di tale disagio sta nell'aver perso di vista le finalità ultime delle politiche europee, cui spesso si aggiunge la sensazione diffusa che non si faccia abbastanza in termini di informazione. La gente comune ha difficoltà a capire chi fa cosa nell'Unione ed è intimamente convinta che non si tenga abbastanza conto delle realtà della base. Questo circolo vizioso di disincanto e di scollamento tra le aspettative e la percezione immediata va spezzato quanto prima, facendo leva su tutte le parti interessate, le istituzioni, anzitutto, gli Stati membri e la società civile, ciascuno nell'ambito delle sue responsabilità. A questo proposito, la presente comunicazione intende creare un quadro che faciliti l'informazione e la discussione. Date le premesse, la strategia in materia di informazione e comunicazione va naturalmente inserita nel contesto più ampio del dibattito sulla governance e sull'esigenza di sollecitare un dibattito informato e un maggiore impegno pubblico.

Il risultato del referendum irlandese sul trattato di Nizza rende più che mai necessario riunire tutti i partecipanti nell'impegno di diffondere le informazioni sull'Unione europea. "Bruxelles" da sola non basta per spiegare le politiche, le attività e il futuro dell'Unione. A dispensare le informazioni devono essere entità ben più vicine e implicate nella realtà del cittadino: i rappresentanti eletti e tutti i livelli delle amministrazioni.

Le istituzioni europee, sia a livello centrale che con la loro presenza sul terreno negli Stati membri, devono fare la loro parte, lavorando insieme per spiegare ai cittadini che cosa fanno e perché. Devono inoltre concorrere a coordinare gli sforzi per diffondere informazioni generali sull'UE. Obiettivo del presente documento è istituire il quadro per una nuova strategia coordinata, i cui contenuti dovranno essere urgentemente discussi nei prossimi mesi dalle istituzioni europee e dagli Stati membri.

Il dibattito si informerà a un approccio comune, da definirsi in funzione delle seguenti finalità:

- garantire il rispetto reciproco delle competenze specifiche di ciascuna istituzione;

- chiarire, ove necessario, il ruolo di ciascuna istituzione, specie in relazione al Consiglio, agli Stati membri e ai parlamenti nazionali;

- distinguere chiaramente fra informazione e comunicazione, cui corrispondono concetti diversi;

- ricercare un giusto equilibrio fra coerenza globale e diversificazione dei messaggi, nel rispetto delle diversità nazionali;

- fare ricorso a esperti esterni ogni qual volta sia possibile e auspicabile, pur lasciando la valutazione alla Commissione in collaborazione con l'IGI;

- eliminare tutte le contraddizioni e ripetizioni fra le campagne in corso (euro, allargamento, futuro dell'Unione).

Grazie alla presente comunicazione la Commissione potrà passare alla fase seguente del processo, ossia all'analisi delle reazioni di tutte le istituzioni, delle amministrazioni e dei parlamenti nazionali. Resterà allora da esaminare l'esito del dibattito che sarà lanciato dopo l'estate. Alla fine di quest'anno, la Commissione presenterà le conclusioni che avrà elaborato sulla scorta del dibattito e delle proposte presentate per preparare una comunicazione sul merito della questione.

ALLEGATO

MODALITÀ, STRUMENTI E VALUTAZIONE DELLE

ATTIVITÀ DI INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE

INDICE

1. Attività di informazione prioritaria (PRINCE)

2. Reti e Centri di informazione

3. EUROPA e le pubblicazioni

4. Europe Direct, Eurojus, Servizio Signpost

5. Trasmissioni radiotelevisive e formazione per giornalisti

6. Biblioteca centrale e rete di Centri di documentazione

7. Le visite

8 Valutazione

1. Attività di informazione prioritaria (PRINCE)

PRINCE è sinonimo di solida cooperazione interistituzionale. I programmi stabiliscono un'impostazione globale con obiettivi chiari e precisi e messaggi mirati a pubblici specifici.

PRINCE opera sulla base dei seguenti principi:

* Vicinanza ai cittadini e decentramento;

* Partenariato;

* Flessibilità e trasparenza.

Vicinanza ai cittadini e decentramento: tenendo presenti questi punti di riferimento, diversi progetti importanti finanziati da PRINCE sono stati ideati, progettati, eseguiti e monitorati "in loco" dalle Rappresentanze della Commissione negli Stati membri, con la partecipazione degli uffici esterni del Parlamento europeo.

Partenariato: sono coinvolti gli Stati membri (sulla base degli accordi conclusi) e la società civile (attraverso gli inviti a presentare proposte).

Flessibilità e trasparenza: vengono fissate priorità chiare e visibili consentendo alla Commissione e al Parlamento di adottare una programmazione anticipata nell'ambito di un solido quadro finanziario. Dato che l'IGI è associato con il programma, PRINCE diviene un elemento centrale per lo sviluppo di priorità in materia di informazione e comunicazione delle due Istituzioni.

Attraverso una cooperazione e un accordo appropriati sulle priorità politiche, bisogna garantire la disponibilità delle risorse finanziarie necessarie per le azioni.

Alcune campagne sono dirette solo a fornire informazioni, come la campagna di informazione sull'Euro. Altre, come la campagna sul futuro dell'Unione europea, mirano a promuovere un dibattito, mentre altre ancora, come la nuova campagna sull'allargamento, perseguono entrambe tali finalità.

L'obiettivo di tutte queste campagne è di far passare l'informazione e stimolare la discussione al di fuori della ristretta cerchia degli specialisti.

Il programma PRINCE, che è stato introdotto nel 1995 soprattutto dietro pressioni del Parlamento europeo, inizialmente prevedeva tre campagne prioritarie: "Citizens First", "Costruire assieme l'Europa" e "L'Euro". Esso viene ora applicato all'allargamento, all'euro, al dibattito sul futuro dell'Unione europea e alla nuova campagna sulla creazione di uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia. Il programma di informazione sull'euro continuerà nel 2002 e probabilmente anche oltre, secondo le necessità dei diversi paesi candidati.

La strategia di comunicazione sull'allargamento, adottata il 10 maggio 2000 dalla Commissione, stabiliva un programma d'azione pluriennale e individuava gli strumenti finanziari necessari per un'impostazione decentrata, che includesse il ricorso a partenariati, in particolare con la società civile.

Il dibattito sul futuro dell'Unione comprende due aspetti separati, ma interattivi, che sono stati definiti nella comunicazione della Commissione (COM/2001/178 def.):

- ogni Stato membro deve organizzare e promuovere dibattiti che tengano conto dei suoi vincoli nazionali specifici;

- mentre il dibattito sull'Europa continua, bisogna tener conto dei dibattiti nazionali e delle discussioni fra gli Stati membri.

La suddetta comunicazione specifica gli strumenti pratici (tipi di azioni e risorse) e il contributo della Commissione. La presente comunicazione non modifica questa impostazione.

Lo spazio di libertà, sicurezza e giustizia è stato chiaramente indicato dal trattato di Amsterdam come la prossima frontiera politica dell'Unione. Esso introduce la libera circolazione delle persone che risiedono legittimamente sul suo territorio. Tuttavia non è possibile usufruire pienamente di un tale spazio di libertà in mancanza di adeguate garanzie di sicurezza e giustizia per tutti i cittadini che vi risiedono.

La Carta dei diritti fondamentali è scritta in modo chiaro e facilmente comprensibile per i cittadini. Mentre è in atto il dibattito sul futuro dell'Unione, che comprende i preparativi per la CIG 2004, sarebbe logico impostare una campagna generale sulla dinamica e il metodo previsti dalla Carta.

Infine, il ruolo dell'Unione europea nel mondo. Sia dal punto di vista del suo ruolo politico ed economico, che nel settore dello sviluppo, dell'aiuto umanitario e della prevenzione dei conflitti, l'Unione europea è divenuto un attore importante sulla scena internazionale. Analogamente il ruolo dell'Unione nel mantenimento della pace si manifesta attraverso la sua Politica di sicurezza comune. Tale azione esterna dell'Unione, che è sempre più riconosciuta dai nostri partner, resta però misconosciuta dai suoi cittadini. Un'eventuale proposta di una campagna in questo settore sarebbe coerente con gli orientamenti generali delle attività del programma PRINCE.

2. Reti e centri di informazione [5]

[5] Le reti e i centri specializzati, creati per sostenere lo sviluppo delle piccole e medie imprese, l'innovazione e la ricerca, ecc. esulano dalla presente comunicazione.

I centri di informazione costituiscono una struttura decentralizzata con sedi locali aperte al pubblico, istituita da un organismo che la gestisce. In quanto importante strumento di decentramento dell'informazione, le antenne consentono di umanizzare le attività di informazione e sono organizzate secondo necessità specifiche estremamente varie.

Sviluppo del sistema dei centri di informazione:

* Esso si basa sul principio della sussidiarietà e dell'impegno ad avviare partenariati attivi con organismi ben radicati nel tessuto socio-economico della loro regione e, come tali, a diretto contatto con il pubblico;

* Rientra in un quadro costituito in stretta cooperazione con le Rappresentanze;

* Mira ad una diffusione geografica equilibrata dei centri in tutta l'Unione.

Esistono centri a tre livelli diversi : nazionale, interregionale e locale/regionale.

Centri a livello nazionale:

Sono attualmente operativi due centri a livello nazionale, uno a Parigi (Sources d'Europe) e uno a Lisbona (Centro di informazione Jacques Delors); un terzo centro è appena stato aperto a Roma (Centro di informazione e documentazione - CIDE). La Commissione e lo Stato membro sono vincolati da un accordo di partenariato in base al quale essi sostengono le spese in eguale misura. Le Rappresentanze vigilano sulle attività dei centri e rappresentanti della Commissione siedono nei loro organi di gestione a fianco dei rappresentanti dello Stato membro interessato.

Il fine perseguito dai centri consiste nello sviluppare un sistema integrato di informazione sull'Unione utilizzando strutture locali. Le loro principali funzioni consistono nel fungere da:

* responsabile della rete nazionale di tutti gli altri centri: Info-Points e, a livello locale, le "guide" (punti di informazione); centri di informazione;

* centro di documentazione, nonché di preparazione di materiale vario (volantini, opuscoli, ecc.) ad uso della rete.

A determinate condizioni, gli organi di gestione dei centri consentono a organizzazioni o istituzioni, siano esse pubbliche o private, nonché ad autorità regionali o nazionali, di partecipare all'attività dei centri e lavorare assieme ai membri fondatori. Su questo punto il Parlamento europeo dovrà chiarire le proprie intenzioni per quanto riguarda la partecipazione ai centri a livello nazionale.

Centri a livello interregionale [6]

[6] "Jean-Monnet-Haus" a Berlino, il "Centro Thessaloniki", e il "Centro Napoli".

I centri di questo tipo sono stati istituiti per alimentare quelle regioni che vengono considerate prioritarie dal punto di vista socio-economico (regioni in ritardo di sviluppo) e da quello della loro posizione geografica o geopolitica: ad esempio, il Meridione d'Italia, la vicinanza ad aree sensibili, come i Balcani o la costa meridionale del bacino mediterraneo o la vicinanza ai confini con i paesi candidati all'adesione.

La Commissione non ha responsabilità di gestione in questi centri, ma si assicura che gli obiettivi siano perseguiti attraverso contatti regolari con i suoi uffici di rappresentanza e la amministrazione centrale a Bruxelles.

Centri a livello locale/regionale

I centri a livello locale costituiscono la pietra angolare della politica di informazione decentralizzata. La loro funzione è di trasmettere l'informazione in modo coerente con la realtà quotidiana e il contesto economico locale. Questi centri costituiscono i centri di informazione maggiormente vicini ai cittadini.

Essi sono gestiti direttamente dagli organismi ospitanti (autorità regionali o locali, enti pubblici o semipubblici, ecc.). La Commissione non è responsabile della loro gestione quotidiana, ma fornisce un finanziamento e contribuisce all'assistenza tecnica e documentaria sulla base di un accordo sottoscritto con l'organismo ospitante. Pur nel rispetto dell'autonomia, delle iniziative e della diversità dei centri, la Commissione fa in modo, tuttavia, che venga mantenuta una certa uniformità e sia salvaguardata la loro identità comune (logo comune). E' stata istituita una struttura di Help Desk che integra le funzioni di aiuto, assistenza, coordinamento e amministrazione. La Commissione ha inoltre appena introdotto un Sistema di monitoraggio permanente, che utilizza la moderna tecnologia per rendere possibile la sorveglianza e conoscere meglio l'attività dei diversi organismi.

Ne esistono due tipi: Info-Points Europe (IPE) e Carrefours di Informazione rurale.

* Gli INFO-POINTS EUROPE sono normalmente situati nel capoluogo della provincia o della regione e si occupano dell'informazione di quanti vivono nei centri urbani. Esistono 139 info-points e la vasta maggioranza di essi (80%) ha sede presso le autorità regionali o locali e talvolta presso associazioni specializzate.

* I CARREFOURS DI INFORMAZIONE RURALE sono diretti più alle persone che vivono in ambiente rurale; esiste una rete composta da 130 di essi.

Gli Info-Points Europe e i Carrefours coprono ora una vasta area dell'Europa, ma essa non è ancora sufficiente. Per questo motivo la Commissione sta proponendo un piano quinquennale allo scopo di ottenere una copertura più completa delle regioni UE. Ogni regione dovrebbe disporre di almeno un punto centrale per l'informazione. Questo ovviamente richiederà ulteriori risorse, ma va tenuto presente che i finanziamenti forniti dalla Commissione sono diretti principalmente ad ottenere un effetto di leva e a mobilitare investimenti per somme molto più ampie. L'obiettivo di ampliare le reti deve essere condiviso dalle Istituzioni e in primo luogo dal Parlamento europeo. Ad esempio, i Parlamentari della regione in cui si trova l'Info-Point potrebbero essere invitati regolarmente a partecipare ai vari eventi. Gli Uffici esterni del Parlamento europeo potrebbero avvalersi della rete e fornire utili suggerimenti per quanto riguarda la posizione, le dimensioni e la struttura degli Info-Points. Queste possibilità sono offerte anche ad altre Istituzioni e organi importanti fra cui il Comitato delle Regioni.

E' ovvio che tale espansione dovrà tener conto anche dei paesi candidati all'adesione.

Un ulteriore elemento concernente le antenne che forniscono informazioni generali al pubblico è costituito dalla rete sperimentale di 19 centri noti come Urban Forums, il cui ruolo consiste nel diffondere l'informazione sullo sviluppo urbano sostenibile.

In alcuni Stati membri le Rappresentanze hanno organizzato reti non finanziate dalla Commissione (biblioteche pubbliche, autorità locali, camere di commercio, ecc.). Le Rappresentanze offrono il massimo sostegno possibile allo scopo di fornire informazioni valide sull'Europa.

La Commissione fornisce inoltre un sostegno organizzativo, documentale e finanziario alle attività di informazione svolte attraverso grandi reti indipendenti, come FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) e il Movimento europeo.

Va inoltre menzionato infine, il notevole sostegno logistico fornito dalla rete dei Centri di documentazione europea (CDE).

Team Europe e Groupeuro (speakers' network)

Contemporaneamente alle misure dirette a istituire delle reti di informazione su base permanente, la Commissione ha inoltre costituito delle reti di speakers che partecipano attivamente al dibattito sulla Comunità (nel 2000 vi sono stati 10 000 interventi e più di 700 apparizioni in programmi radiotelevisivi). Questi speakers operano a livello locale e agiscono come diffusori dell'informazione.

Il gruppo di speaker Groupeuro è stato istituito per venire incontro alle numerose richieste di contributi sull'UEM e sull'introduzione dell'Euro.

In alcuni Stati membri un "Team Europe Junior" fornisce inoltre informazioni ai giovani.

3. EUROPA e le pubblicazioni

EUROPA è stata inizialmente lanciata su iniziativa della Commissione e risale al 1995. Facendo seguito ad un suggerimento del Parlamento europeo, nel 1997 i Segretariati generali di tutte le Istituzioni hanno costituito una Task Force che si è successivamente sviluppata nel Comitato editoriale interistituzionale per Internet, del quale la Commissione ha assunto la presidenza.

Uno dei risultati di questa cooperazione è stata una visione comune del contenuto e della presentazione dei titoli nella homepage generale e nelle pagine sottostanti. E' stato deciso un disegno grafico comune con delle presentazioni generali ed è stata raccomandata l'adozione di aiuti alla navigazione comuni o collegati in modo da ottenere una uniformità globale. In futuro questa collaborazione verrà gradualmente adattata allo scopo di potersi concentrare sul contenuto dei vari siti.

Attualmente EUROPA è certamente il sito più significativo disponibile al pubblico e quello più visitato in Europa. Esso può essere paragonato a taluni siti statunitensi, come quelli del Congresso e della Presidenza. Ogni giorno avvengono 1.5 milioni di visite ai documenti costitutivi. Il numero delle consultazioni continua a raddoppiare ogni anno. Va osservato che il sito contiene 1.5 milioni di documenti e 60 banche dati, ognuna delle quali può contenere diverse centinaia di migliaia di documenti.

Ciò significa che EUROPA sta ora sperimentando una crescita molto sostenuta e gestisce una massa di informazioni voluminosa, complessa, varia, mutevole e multilingue. Essa deve far fronte a crescenti requisiti in materia di multilinguismo, adeguarsi regolarmente al crescente numero di utilizzatori, mentre il numero dei non professionisti cresce in modo significativo e il loro comportamento sta diventando la norma di riferimento.

Per questo motivo la Commissione sta attualmente preparando nuove modifiche che sfoceranno in un notevole miglioramento qualitativo. Nascerà una seconda generazione di EUROPA, EUROPA II, che verrà presto presentata all'intera Commissione. Le conclusioni esigono una discussione a livello interistituzionale a condizioni che dovranno essere precisate.

L'obiettivo della Commissione è che EUROPA possa rappresentare le pratiche più aggiornate di nuova "governance" in Europa, simbolizzata dalle espressioni "e-Commission", "e-Europe" and "e-governance". Le caratteristiche principali sono l'interattività, consultazioni rapide ed effettive, la ricerca dell'apprezzamento dell'opinione pubblica, nonché pratiche amministrative più semplici per tutti.

A questo riguardo l'entrata in vigore del regolamento sull'accesso ai documenti, che attua l'articolo 255 del trattato di Amsterdam, rappresenta una sfida fondamentale per la Commissione e richiede una reazione rapida ed efficace per informare i cittadini dei loro diritti.

Il coordinamento interistituzionale sarà rafforzato dalla partecipazione dei Direttori generali dei servizi interessati (DG PRESS per la Commissione e DG III per il Parlamento europeo, nonché i servizi competenti del Consiglio e delle altre Istituzioni).

Le pubblicazioni

Le pubblicazioni che offrono una informazione di base sull'Unione costituiscono un'attività fondamentale. In futuro dovrà essere fatto uno sforzo per arrivare ad una presentazione coordinata di tutte le pubblicazioni sviluppando una presentazione comune interistituzionale. A questo fine potrebbe essere avviata una cooperazione pragmatica fra le istituzioni.

Gli attuali progressi hanno eliminato la distinzione fra pubblicazioni tradizionali e elettroniche; i processi produttivi sono ora gli stessi per entrambe. L'Ufficio delle pubblicazioni introdurrà delle regole relative alla "stampa su richiesta", attraverso un portale dedicato alle pubblicazioni di tutte le istituzioni, organi e agenzie. Ciò significa che le ONG, le pubbliche amministrazioni nazionali, gli info-points, le antenne, le rappresentanze e il grande pubblico potranno scaricare le pubblicazioni di loro scelta e stamparle o ordinarne la fornitura di un certo quantitativo all'indirizzo da loro indicato.

In futuro, la cooperazione fra Stati membri potrà assumere una nuova dimensione con lo sviluppo dei servizi ai cittadini (e-Europe, programma IDA, ecc.).

4. Europe Direct, Eurojus, Servizio Signpost

Vi sono ora tre servizi che forniscono risposte alle domande rivolte dai cittadini

Europe Direct

Europe Direct aiuta i cittadini a conoscere ed esercitare i propri diritti e individuare tutte le opportunità offerte dall'Unione europea. Ad esempio i vari programmi comunitari che possono contribuire alla realizzazione dei progetti. Esso è stato avviato per rispondere al desiderio espresso dalle autorità nazionali che la Commissione europea fosse più vicina e più accessibile ai cittadini e alle imprese, desiderio che è stato ribadito dal Consiglio europeo di Cardiff nel 1998.

Europe Direct ha iniziato come semplice servizio di posta elettronica e ha dovuto successivamente far fronte a nuove esigenze man mano che acquisiva sempre maggiore importanza, arrivando alla costituzione di un call centre Europe Direct, che è operativo dall'aprile 2000. Il call centre è in grado di rispondere al telefono in 11 lingue ed è disponibile attraverso un numero gratuito, per posta elettronica, lettera o fax. Esso è gestito attraverso un contratto di servizi e nel primo anno di attività ha ricevuto 100 000 domande.

Eurojus

Eurojus integra Europe Direct e fornisce consulenza e assistenza gratuita in merito a problemi giuridici derivanti dall'interpretazione o dall'applicazione del diritto comunitario. I consulenti legali sono accessibili attraverso le Rappresentanze.

Eurojus presenta una serie di vantaggi: esso fornisce risposte rapide a questioni giuridiche specifiche ed è decentrato essendo così vicino ai cittadini e dando visibilità all'Europa. E' relativamente poco costoso, facile da gestire e coerente con la pratica della maggior parte degli Stati membri di fornire un'assistenza legale gratuita su questioni di diritto nazionale. Esso risponde all'esigenza di offrire un'assistenza gratuita in materia di diritto comunitario.

Servizio Signpost

Il Servizio Signpost è stato avviato nel 1996. Esso offre un servizio analogo a quello di Eurojus ma si concentra esclusivamente sui diritti dei cittadini o delle imprese in relazione al mercato interno. Il funzionamento del servizio, che era gestito da un'agenzia esterna, è appena stato sospeso. Nel frattempo Europe Direct è subentrato al suo posto.

E' importante che tutti gli strumenti descritti nel presente capitolo, siano congegnati in modo da essere visibili e collegati fra loro, in modo che il grande pubblico, a cui sono destinati, possa utilizzarli facilmente e in modo efficace.

1. Per quanto riguarda Europe Direct, la Commissione valuterà il funzionamento di questo nuovo servizio durante il periodo iniziale e introdurrà le modifiche necessarie. La Commissione si riserva la valutazione globale di Europe Direct fino a quando non sarà stata effettuata una analisi approfondita di tutte le informazioni disponibili e sia stato confermato il valore aggiunto del servizio.

2. Per quanto riguarda Eurojus la Commissione sta attualmente riesaminando il sistema. E' necessario verificare se questo tipo di consulenza legale sia, propriamente parlando, un compito delle Istituzioni o possa essere meglio gestita dagli organi nazionali degli Stati membri.

3. Per quanto riguarda il servizio Signpost, è in preparazione un nuovo bando di gara.

5. Trasmissioni radiotelevisive e formazione per giornalisti

Per ovvie ragioni, una delle priorità delle Istituzioni europee consiste nello sviluppo della trasmissione di informazioni ai cittadini attraverso i media audiovisivi.

A questo scopo è stato destinato un importante stanziamento di bilancio. La definizione di una nuova politica costituisce un'importante priorità ma, a causa della sua complessità, dell'ampia gamma degli strumenti da utilizzare, delle sue varie implicazioni ed effetti collaterali, essa può essere programmata e realizzata solo nell'arco di un lungo periodo. I vari fattori indicati sono quindi di natura transitoria.

Essi riguardano i livelli centrale e decentralizzato.

Azioni decentralizzate

Nel corso del 2001 dovranno essere effettuati degli esperimenti pilota nel settore radiotelevisivo (svolti congiuntamente dagli Uffici esterni e dalle Rappresentanze). Una valutazione di questi esperimenti consentirà di migliorarne la futura struttura. Questa azione riceverà ulteriori finanziamenti, che le consentiranno di partecipare più efficacemente a progetti di collaborazione con i media nazionali e regionali.

Azioni centrali

* Contemporaneamente alle operazioni decentralizzate, vengono eseguite delle azioni centralizzate nel quadro delle azioni di informazione prioritarie (PRINCE), che sono indicative del desiderio della Commissione e del Parlamento europeo di collaborare. Questi azioni verranno eseguite in collaborazione con media multinazionali del settore audiovisivo (radio e TV).

* EuroNews

La cooperazione con EuroNews per la produzione di vari programmi di informazione ha raggiunto una fase cruciale dopo tre anni di vigenza del contratto di produzione. Facendo seguito alla valutazione del contenuto e dell'impatto dei programmi coprodotti dal Parlamento e dalla Commissione, ci si propone ora di aggiornare e precisare le aree di futura cooperazione su un nuovo triennio.

La cooperazione non si baserà più su un finanziamento, ma su un vero e proprio contratto di coproduzione. I fondi stanziati per la diffusione verranno gradualmente ridotti, mentre quelli destinati alla produzione aumenteranno (obbligo di diffusione più ampia, più notizie e meno "magazines"), come migliorerà la qualità di tutti i programmi (migliore qualità delle immagini, contenuto editoriale più vario). Il contributo finanziario globale della Commissione sarà gradualmente ridotto. Gli argomenti saranno individuati su base trilaterale (Parlamento europeo, Commissione, EuroNews), pur mantenendo la libertà editoriale del canale.

Europe by Satellite (EBS) (Europa via satellite)

EBS è il nuovo strumento televisivo delle Istituzioni dell'UE

EBS offre un servizio particolarmente importante: sostanzialmente, una informazione completa dal vivo dell'attività delle Istituzioni (40% di tutte le trasmissioni). Essa diffonde inoltre nuovi notiziari quattro volte al giorno a orari fissi (20% delle trasmissioni). Il resto del tempo è occupato da documentari concernenti questioni di attualità (15% delle trasmissioni) e da programmi preparati da canali partner.

La Commissione è decisa a mantenere una stretta cooperazione editoriale interistituzionale. Ciò è tanto più importante in quanto la politica di allineare la linea editoriale il più possibile ai nuovi sviluppi comporta un'elevata frequenza di trasmissioni che riflettano la rapidità degli avvenimenti. La cooperazione interistituzionale sarà rafforzata dall'aggiunta di un organo di coordinamento a livello dei Direttori generali dei servizi interessati di ogni Istituzione, come nel caso di EUROPA.

In futuro verranno fatti degli sforzi per seguire i dossier maggiormente di attualità o concentrarsi sull'attività delle successive presidenze. Un'assistenza tecnica specifica verrà fornita prioritariamente ai giornalisti dei paesi candidati. Verranno organizzate conferenze stampa interattive, con la partecipazione di Commissari, nelle quali i giornalisti si troveranno al di fuori delle sedi delle Istituzioni. Dal giugno 1999, Europa ha fornito un link al sito EUROPARL e sono già state allestite pagine EBS. La presenza di EBS su EUROPA deve essere rafforzata e vi sono piani per sviluppare il suo contributo all'Ufficio stampa virtuale, un sito della Commissione destinato ai giornalisti.

Aiuto alla formazione per giornalisti

Per molti anni la Commissione ha contribuito alla formazione dei giornalisti. La sua partecipazione si è concentrata non tanto sulla formazione generale, quanto sulla specializzazione che, nei corsi di giornalismo, non ha sempre ricevuto l'attenzione che merita. I beneficiari, che hanno ottenuto vari finanziamenti per una serie di progetti, comprendono il Centro europeo di giornalismo (Maastricht), l'Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), la Fondation journalisme en Europe (Parigi), nonché l'Associazione europea dei giornalisti.

Per il futuro la Commissione non ha preclusioni ed è pronta a discutere ulteriori modifiche alle regole attuali con le Istituzioni e gli Stati membri. La Commissione non vuole che una materia che dovrebbe essere parte integrante di una formazione generale sia inclusa in una specializzazione a lungo termine. Al tempo stesso, tuttavia, essa si rende conto che l'estrema complessità e la vastità delle questioni UE non possono essere affrontate senza una solida cornice di preparazione avanzata.

Merita di essere menzionata anche la cooperazione in atto fra gli uffici della Commissione e del Parlamento europeo nella formazione di giornalisti su questioni europee (ad esempio in Portogallo).

6. Biblioteca centrale [7] e Rete dei Centri di documentazione

[7] La Biblioteca centrale acquista, cataloga, gestisce finanziariamente e mette a disposizione dei funzionari di tutte le Istituzioni europee e del pubblico interessato, numerose raccolte di opere e periodici sull'integrazione dell'Unione europea e delle sue politiche dal 1958. Essa gestisce inoltre tutte le raccolte delle Direzioni generali e dei Servizi della Commissione, nonché dei quotidiani inviati alla Commissione e più precisamente al Servizio stampa. E' possibile consultarne il catalogo completo on line, su EUROPA.

A causa della loro visibilità e dell'interesse pubblico che suscitano, le biblioteche possono essere considerate lo specchio della loro istituzione madre.

Di conseguenza, i membri del Gruppo interistituzionale sull'Informazione (IGI) hanno raccomandato che la Commissione e il Parlamento sviluppino una cooperazione nel quadro di una biblioteca interistituzionale virtuale.

E' necessario svolgere uno studio di fattibilità sulle opzioni associate alla realizzazione di tale progetto.

Va osservato che la Biblioteca centrale della Commissione ha sempre lavorato in stretto contatto con le biblioteche delle altre Istituzioni europee e desidera migliorare tale collaborazione rafforzando ulteriormente la cooperazione.

Va inoltre ricordato che nel corso degli ultimi trent'anni, è stata istituita una rete di Centri di documentazione europea (CDE). La rete comprende più di 500 centri, includendo una serie di unità "specializzate" sia all'interno che all'esterno dell'Unione, che hanno concluso un accordo con la Commissione per la fornitura di documentazione e formazione.

I CDE sono punti di informazione fondamentali, principalmente nelle università e negli istituti di istruzione superiore. Il loro compito è duplice: aiutare i docenti e il grande pubblico ad accedere alle fonti di informazione congiuntamente con altri centri e reti.

7. Le visite

Nel loro sforzo continuo per avvicinare i cittadini alle Istituzioni, il Parlamento europeo e la Commissione hanno sempre perseguito una politica di apertura nei confronti del grande pubblico. Questa è una priorità particolare per il Parlamento, la cui infrastruttura ha consentito di accogliere 300.000 visitatori nel 2000 nelle proprie sedi di Strasburgo e Bruxelles. Il Servizio visite della Commissione d'altro lato, dedica la maggior parte delle sue risorse umane e finanziarie all'organizzazione di visite prioritarie di gruppi di diffusori dell'informazione e di opinionisti dei vari Stati membri, la cui visita di informazione può durare fino a due giorni. Tali visite prioritarie di informazione dirette a pubblici mirati, in particolare parlamentari, giornalisti, rappresentanti della società civile e delle Università, sono organizzate in stretta cooperazione con le Rappresentanze negli Stati membri. Vengono organizzate inoltre delle visite destinate a pubblici mirati dei paesi candidati.

Oltre alle Conclusioni della Presidenza del Consiglio europeo di Helsinki, i servizi competenti del Parlamento europeo e della Commissione hanno redatto una relazione preliminare (giugno 2000) che delinea le basi per una cooperazione nel settore delle visite, seminari e avvenimenti pubblici. Nonostante essa giunga alla conclusione che debbano essere mantenuti servizi separati per l'organizzazione e lo svolgimento delle visite di informazione, è prevista una più stretta cooperazione nel contesto del futuro centro per manifestazioni. Tale centro, situato nel cuore del Quartiere europeo di Bruxelles, dovrebbe, coinvolgendo il maggior numero possibile di gruppi di interesse, divenire un punto cruciale per un più ampio dibattito in Europa.

8. Valutazione

Il nuovo quadro per la comunicazione e l'informazione e i diversi strumenti descritti nella presente comunicazione potranno esprimere tutto il loro potenziale solo se verranno sottoposte ad una valutazione permanente l'efficienza e la pertinenza del lavoro svolto. L'informazione ottenuta consentirà inoltre di creare un solido quadro in cui verranno prese le decisioni sulla direzione che l'attività dovrà seguire in futuro.

La ragione per cui la valutazione e il monitoraggio sono così importanti risiede nel fatto che il gruppo di lavoro sull'informazione interistituzionale, ogni anno, deve svolgere una valutazione globale in vista della preparazione del programma per l'anno successivo. E' proprio la qualità di questa valutazione e monitoraggio che consente al gruppo di lavoro di trarre le conclusioni corrette e di correggere, conservare, ritirare, riorientare o rafforzare il significato e la natura dei messaggi e dell'informazione che esso trasmette.

La Commissione dispone di diversi strumenti per valutare il dibattito sulle questioni europee negli Stati membri. Se questi strumenti possano essere utilizzati anche per misurare l'impatto delle attività di informazione e comunicazione dell'Unione è una questione aperta che deve essere affrontata nell'ambito del nuovo quadro.

Il livello di attività può essere misurato semplicemente: importi e tipi di spesa, statistiche su avvenimenti, contatti, persone incontrate, materiale distribuito, calcoli relativi all'audience, ecc. Se questi dati costituiscono un punto di partenza importante, di per sé non sono sufficienti. L'impatto deve essere valutato in termini qualitativi: verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti, qual è la percezione del pubblico e se esso è soddisfatto.

Da un punto di visto metodologico, la Commissione non ha una grande esperienza nel valutare l'impatto delle sue campagne di informazione, ma rimane aperta a suggerimenti o consigli dei professionisti del settore.

Gli strumenti possono essere sostanzialmente suddivisi in due categorie: generalisti e specifici. Se correttamente interpretati, gli strumenti generalisti possono fornire un quadro della reazione del pubblico, mentre gli strumenti specifici riguardano un tema particolare dell'attività di informazione. Il primo gruppo comprende i sondaggi di opinione e le varie rassegne della stampa e dei media, includendo audizioni pubbliche e discussioni nelle apposite sedi.

Il secondo gruppo si basa sul feed-back ricevuto dagli utilizzatori o gruppi destinatari; tale feed-back può fornire importanti indicazioni sul fatto che l'attività di informazione corrisponda agli obiettivi, quali sono i suoi effetti oltre al gruppo destinatario originale e se sia necessario correggere o modificare l'impostazione.

Strumenti generalisti - Eurobarometro, rassegne stampa, audizioni pubbliche

Fra questi strumenti, l'Eurobarometro (EB) esiste da trent'anni. Esso fornisce regolari istantanee dell'opinione pubblica: atteggiamento nei confronti dell'UE e delle sue politiche principali, conoscenza e fiducia nelle Istituzioni, priorità politiche e calendari per la loro realizzazione, fonti preferite di informazione. Questi dati vengono utilizzati per preparare e valutare le azioni di informazione allo scopo di calibrare le campagne e come informazione generale per il pubblico. Ogni anno vengono pubblicate numerose relazioni che sono ampiamente citate e commentate dai media e promuovono il dibattito pubblico in Europa. Nel prossimo futuro la Commissione intende sviluppare studi simili nei paesi candidati. Delle inchieste qualitative e degli studi "flash", entrambi strumenti che possono essere molto approfonditi, vengono svolti presso il grande pubblico o gruppi destinatari specifici (PMI, agricoltori, consumatori, ecc.). Ogni anno vengono intrapresi circa 50 studi che producono una vasta massa di informazioni che deve essere correttamente utilizzata e il cui uso sottoposto a valutazione.

Le rassegne stampa e dei media rientrano nella stessa categoria di strumenti e le osservazioni sopra esposte possono essere applicate anche ad esse. La Commissione attribuisce una grande importanza all'osservazione dell'impatto che hanno le azioni delle diverse Istituzioni e dell'intervento, in tutte le sue forme, da parte di governi e di uomini politici, in particolare di membri del Parlamento, nonché dell'impatto degli attuali sviluppi sulla società in generale.

La Commissione dedica quindi notevoli risorse a questo settore: due rassegne stampa al giorno, gestione della banca dati, quattro rassegne giornaliere di dispacci di agenzia. Esiste un margine per una razionalizzazione (fusione delle attività di ritagli e rassegne stampa delle diverse istituzioni). L'introduzione di miglioramenti, d'altro canto, sarebbe più difficile (ad esempio, estensione della copertura alla stampa regionale e specializzata; più ampia diffusione della rassegna e dei ritagli stampa), in quanto qualsiasi strategia deve conciliare varie considerazioni in contrasto fra loro come: copyright, qualità (nel caso dell'outsourcing), costi e fondi disponibili. Una strada percorribile potrebbe consistere nell'affidare le rassegne stampa alle reti e alle antenne in cambio di un impegno a coprire anche la stampa regionale e specializzata.

Strumenti specifici - feed-back degli utilizzatori

Le informazioni provenienti da gruppi della popolazione verso cui sono state dirette azioni specifiche di informazione o comunicazione offrono un quadro più preciso di come vengono recepiti gli sforzi delle Istituzioni, anche se, nella maggior parte dei casi, su scala molto limitata. Le diverse attività menzionate al capitolo 2 della presente comunicazione raggiungono centinaia di migliaia di utilizzatori al giorno (1,5 milioni di documenti consultati ogni giorno su Europa; 100 000 interrogazioni a Europe Direct l'anno scorso). Ogni giorno questi sistemi gestiscono una massa di informazioni che dovrà essere analizzata in modo più sistematico in futuro e utilizzata nell'esercizio di valutazione.

Il servizio Europe Direct gestisce le domande e le richieste provenienti direttamente dai cittadini. Le statistiche relative ai diversi temi affrontati e ai quesiti posti possono segnalare le lacune eventualmente esistenti nelle nostre priorità di informazione generali e riferiscono direttamente le preoccupazioni dei cittadini. Analogamente il sistema EuroJus di consulenza legale gratuita ai cittadini, ha evidenziato taluni aspetti, in particolare nel settore della libera circolazione delle persone e del diritto di stabilimento, dove si sono rese necessarie maggiori informazioni.

Nel quadro di un nuovo sviluppo anche Internet è una fonte di informazione su come le Istituzioni reagiscono alla domanda di informazione proveniente dal pubblico. EUROPA e le home-pages nazionali gestite dalle Rappresentanze ricevono reazioni e richieste da parte del pubblico sostanzialmente in due modi diversi: attraverso i servizi di posta elettronica diretta, dove gli utilizzatori possono rivolgere domande, fare osservazioni o ordinare pubblicazioni e altro materiale; e attraverso le statistiche delle pagine più visitate sui siti. E' possibile - e necessario - adeguare l'offerta di informazione a queste indicazioni provenienti dal pubblico.

Per quanto riguarda in particolare le reti, un nuovo Sistema di monitoraggio permanente (PMS) ha appena concluso la fase sperimentale ed è divenuto operativo. Esso costituisce una combinazione delle impostazioni generale e specifica: esso permette di monitorare tutti i punti individuali e la rete in quanto tale, dal punto di vista dell'utilizzazione, del contatto con il pubblico e dei livelli di attività. Contemporaneamente esso consente di individuare elementi di feed-back provenienti dagli utilizzatori, come domande rivolte con particolare frequenza, gli interessi degli utilizzatori suddivisi per gruppi tematici, per genere, età, ecc. Il suo funzionamento futuro sarà monitorato più da vicino, con particolare attenzione alla prospettiva di ampliarlo al fine di includere anche altre attività.

Le audizioni pubbliche, in particolare se sono ben organizzate e preparate, possono offrire una indicazione supplementare della percezione e della reazione del pubblico all'informazione proveniente dalle Istituzioni. Esse consentono inoltre un vero dialogo fra fornitori dell'informazione (Istituzioni, Stati membri) e suoi fruitori e può portare a fruttuosi scambi sulle strategie e le priorità della comunicazione. Attraverso le audizioni e dibattiti pubblici è inoltre possibile seguire come si sviluppano nel tempo la conoscenza e l'opinione del pubblico in merito alle grandi questioni, ad esempio l'allargamento. E' difficile tradurre tutto questo direttamente in una misura dell'impatto delle politiche di informazione dell'Unione, dato che si deve tener conto anche di un gran numero di altri fattori, ma la tendenza espressa nel lungo termine per quanto riguarda la conoscenza (la sensazione di essere informati) può indicare se, su una particolare questione, sia necessaria una maggiore (o inversamente minore) informazione. Le audizioni pubbliche, in questo modo, potrebbero essere un utile strumento di integrazione dell'Eurobarometro e delle rassegne stampa; tutte le fonti inoltre potrebbero essere maggiormente utilizzate se fossero disponibili ulteriori risorse per l'analisi dei numerosi dati.

SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA

Settore(i) politico(i): MASS MEDIA E COMUNICAZIONE

Attività: 01-02-20-21-22

Denominazione dell'azione: Comunicazione su un nuovo quadro di cooperazione per le attività di politica dell'informazione e della comunicazione nell'Unione europea

1. LINEA(E) DI BILANCIO + DENOMINAZIONE

B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; A0-1112- A0-4200 ; A0-421 ; Titolo 7

2. DATI GLOBALI IN CIFRE

2.1. Dotazione totale dell'azione (parte B): 432,717 milioni di euro in SI su tutto il periodo di applicazione

2.2. Periodo d'applicazione:

Esercizio 2002 e seguenti

2.3. Stima globale pluriennale delle spese:

a) Scadenzario stanziamenti d'impegno/stanziamenti di pagamento (intervento finanziario) (cfr. punto 6.1.1)

milioni di euro (al terzo decimale)

>SPAZIO PER TABELLA>

b) Assistenza tecnica e amministrativa (ATA) e spese d'appoggio (SDA) (cfr. punto 6.1.2)

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

c) Incidenza finanziaria globale delle risorse umane e delle altre spese di funzionamento (escluse dalla massa salariale)

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

2.4 Compatibilità con la programmazione finanziaria e le prospettive finanziarie

( La proposta è compatibile con la programmazione finanziaria in vigore

( La proposta impone una riprogrammazione della corrispondente rubrica delle prospettive finanziarie

( Può essere necessario il ricorso alle disposizioni dell'accordo interistituzionale.

2.5 Incidenza finanziaria sulle entrate

X Nessuna incidenza finanziaria (si tratta degli aspetti tecnici dell'attuazione di una misura)

3. CARATTERISTICHE DI BILANCIO

>SPAZIO PER TABELLA>

4. BASE GIURIDICA

Compiti che rientrano nelle prerogative istituzionali della Commissione.

5. DESCRIZIONE E GIUSTIFICAZIONE

5.1. Necessità di un intervento comunitario

5.1.1. Obiettivi perseguiti

Obiettivo della presente comunicazione è, da un lato, sviluppare un'informazione di prossimità a beneficio del cittadino europeo, dall'altro, migliorare la cooperazione istituzionale in modo da evocare nel vasto pubblico una percezione comune delle istituzioni.

Tali obiettivi globali saranno perseguiti anzitutto intensificando il decentramento delle azioni di informazione generale e potenziando i centri e le reti d'informazione della Commissione.

5.1.2 Disposizioni adottate in relazione alla valutazione ex ante

La comunicazione definisce grandi linee d'orientamento le cui disposizioni d'applicazione sono perlopiù ancora da precisare. Le misure di valutazione ex ante dipenderanno dalla natura e dalla portata di tali disposizioni.

5.1.3 Disposizioni adottate a seguito della valutazione ex post

Gli sviluppi descritti nella comunicazione rientrano in un nuovo orientamento strategico in materia d'informazione.

5.2 Azioni previste e modalità dell'intervento di bilancio

L'impatto di bilancio della presente comunicazione è a carico soprattutto del capitolo B3-3 sia per le linee operative che per quelle sulle spese tecniche e amministrative.

Le azioni previste riguardano essenzialmente le azioni generali d'informazione, le antenne (centri) d'informazione, le azioni di comunicazione e i programmi prioritari (PRINCE).

5.3 Modalità d'attuazione

L'attuazione riguarda principalmente le seguenti attività:

Azioni generali d'informazione

- Miglioramento qualitativo della linea editoriale delle pubblicazioni scritte e elettroniche.

- Potenziamento degli strumenti di feedback per la politica dell'informazione.

- Azioni decentrate d'informazione a beneficio del grande pubblico, tramite gli uffici di rappresentanza, su temi prioritari.

- Relazione di valutazione sull'impatto dell'azione combinata dei diversi mezzi d'informazione utilizzati nel quadro della nuova politica (spese d'appoggio).

Antenne (centri) d'informazione

- Conseguenza necessaria dell'importanza attribuita all'informazione di prossimità è lo sviluppo dei centri e delle reti d'informazione.

Si prevedono le seguenti azioni:

istituzione di un nuovo centro nazionale ogni due anni (2003-2005);

istituzione di un nuovo centro regionale ogni anno;

creazione di nuovi centri di informazione e animazione rurali (Carrefours) e di Info point Europa (IPE) ogni anno. Data l'estensione geografica delle regioni e la loro densità di popolazione, i servizi della Commissione stimano a 476 il numero minimo di centri necessari. Posto che il finanziamento comunitario degli IPE e dei Carrefours è pari a un importo forfettario di 20.000 euro per centro, il finanziamento annuale globale dovrà essere, a termine, di 9.520.000 euro;

intensificazione delle riunioni decentrate e generali di coordinamento;

intensificazione delle animazioni nei centri d'informazione.

Azioni generali di comunicazione

Gli uffici di rappresentanza avranno un ruolo maggiore nell'informazione e comunicazione decentrata.

Occorre pertanto disporre di mezzi complementari, soprattutto per l'incremento di pubblicazioni elettroniche, azioni di comunicazione diretta, seminari e conferenze.

L'evoluzione dei compiti delle Rappresentanze esige il ricorso a specialisti della comunicazione. I mezzi disponibili vanno adattati di conseguenza (costo stimato per ATA: 23 x 45.000 euro).

Il ricorso a « consulenti Eurojus » comporterà spese supplementari.

Azioni prioritarie d'informazione

Le attività d'informazione PRINCE oggetto della presente comunicazione riguardano i seguenti temi:

- ampliamento

- futuro dell'Unione

- spazio di libertà, sicurezza e giustizia e Carta dei diritti fondamentali

- euro

- azione dell'Unione europea nel mondo

Le spese per l'attuazione del programma PRINCE evolvono in funzione di decisioni e orientamenti che la Commissione ha già adottato o dovrà adottare in futuro.

Le risorse necessarie per queste azioni saranno valutate alla luce di misure specifiche che si decideranno a tempo debito.

6. INCIDENZA FINANZIARIA

6.1 Incidenza finanziaria totale sulla parte B (per tutto il periodo di programmazione)

Si provvederà al fabbisogno aggiuntivo ingenerato da questa comunicazione perlopiù attraverso una ridistribuzione dei mezzi nell'ambito del titolo B3-3 (Informazione e comunicazione).

Le seguenti cifre rappresentano quanto di meglio si possa prevedere, al momento, in termini di stanziamenti supplementari necessari e potranno essere riviste nell'ambito della strategia politica annuale (APS - Annual Policy Strategy) della Commissione.

6.1.1 Intervento finanziario SI in milioni di euro (al terzo decimale)

>SPAZIO PER TABELLA>

6.1.2 Assistenza tecnica e amministrativa (ATA), spese d'appoggio (SDA) e spese TI (stanziamenti d'impegno)

>SPAZIO PER TABELLA>

Linee BA interessate (punti 1 + 2)

>SPAZIO PER TABELLA>

6.1. Calcolo del costo per ciascuna delle misure previste nella parte B (per tutto il periodo di programmazione)

SI in milioni di euro (al terzo decimale)

>SPAZIO PER TABELLA>

7. INCIDENZA SUL PERSONALE E SULLE SPESE AMMINISTRATIVE (1)

7.1. Incidenza sulle risorse umane

Per l'esercizio 2002, la DG PRESS non chiede nessun potenziamento degli effettivi a titolo della presente comunicazione.

Nel 2002 la DG PRESS avvierà le attività devolute nel rispetto dei nuovi orientamenti tracciati dalla citata comunicazione, con il personale che le sarà assegnato nel 2002 nell'ambito dell'attribuzione annuale del personale.

Riguardo invece al fabbisogno di risorse umane per gli esercizi successivi, a fine 2001 - inizi 2002 si procederà a una valutazione delle risorse necessarie rispetto a quelle disponibili e alle esigenze individuate, in modo da includere nell'APS 2003 eventuali domande di personale supplementare.

Il sistema di rotazione delle Rappresentanze andrebbe inoltre ridinamizzato. Pertanto, nell'intento di mantenerlo efficace nonostante i vincoli di gestione imposti dalla tabella dell'organico, la DG PRESS, di concerto con la DG BUDG e la DG ADMIN, metterà a punto delle procedure per facilitare il reinserimento del personale delle Rappresentanze al termine del servizio prestato presso una Rappresentanza.

7.2 Incidenza finanziaria globale delle risorse umane

>SPAZIO PER TABELLA>

7.3 Altre spese di funzionamento derivanti dall'azione

>SPAZIO PER TABELLA>

Gli importi corrispondono alle spese totali per 12 mesi.

* Missioni (A0-7010) 300.000

Missioni dei funzionari delle Rappresentanze presso la sede o negli Stati membri, e dei funzionari in sede presso le Rappresentanze nell'ambito dei controlli interni, per far fronte alle nuove esigenze generate dalle attività decentrate di informazione e comunicazione.

* Riunioni (A0-7030) 50.000

Importo corrispondente al numero stimato di riunioni per tutte le nuove attività ( 5 riunioni supplementari)

* Studi (A0-7050) 50.000

Studi e valutazioni dell'insieme delle attività intraprese dalla DG PRESS nell'ambito della presente comunicazione.

* Formazione (A0-706) 20.000

Occorrerà organizzare programmi di formazione specifici in materia di informazione, gestione e controlli.

* Uffici nella Comunità: immobili, materiali, funzionamento e informatica (A0-4200) 230.000

L'importo è una stima globale del fabbisogno corrispondente all'incremento delle attività delle Rappresentanze. Tale stima sarà confermata nel corso della normale procedura di bilancio.

* Utilizzazione degli studi radiofonici e televisivi e attrezzature audiovisive 200.000

Per una più ampia diffusione dell'informazione comunitaria nell'Unione, si prevede di aumentare il numero di siti dotando in particolare i centri d'informazione dell'attrezzatura necessaria per ricevere e registrare le trasmissioni via satellite della Commissione attraverso EbS (Europe by satellite).

Si prevede altresì di sviluppare il sito EbS sia sull'Intranet che su Internet. Il costo delle due azioni è stimato a 200.000 euro. Tale importo andrà confermato durante la preparazione del progetto di bilancio.

I. Totale annuale (7.2 + 7.3) 850.000

II. Durata dell'azione 4

III. Costo totale dell'azione (I x II) 3.400.000 // euro

anni (a partire dal 2003)

euro

8. CONTROLLO E VALUTAZIONE

8.1 Sistema di controllo

Saranno potenziati i sistemi interni di controllo, in modo da tener conto delle nuove dimensioni della politica dell'informazione: decentramento e cooperazione interistituzionale.

8.2 Modalità e periodicità della valutazione

Occorrerà disporre di strumenti adeguati per ottenere una valutazione sistematica e annuale delle azioni di informazione.

9. MISURE ANTIFRODE

Tutti i contratti, convenzioni e impegni giuridici conclusi tra la Commissione e i beneficiari dei pagamenti prevedono la possibilità di un controllo in loco presso il beneficiario diretto della sovvenzione comunitaria (o presso il beneficiario di secondo grado nel caso di un'attività gestita in modo decentrato) da parte della Commissione e della Corte dei Conti e la possibilità di esigere ogni documento giustificativo delle spese sostenute nel quadro di questi contratti, convenzioni e impegni giuridici durante i cinque anni che seguono la fine del periodo contrattuale. I beneficiari di sovvenzioni sono sottoposti ad obblighi di relazione e di rendiconto finanziario, che sono analizzati allo stesso tempo dal punto di vista del contenuto e dell'ammissibilità delle spese, conformemente all'oggetto del finanziamento comunitario e tenendo conto degli obblighi contrattuali e dei principi di economia e di buona gestione finanziaria.