(1)

La decisione C(2024) 1420 della Commissione (2) istituisce il Servizio di mediazione come servizio indipendente della Commissione. Il suo compito è facilitare la risoluzione amichevole dei conflitti sul luogo di lavoro o delle controversie riguardanti i diritti e gli obblighi dei membri del personale della Commissione soggetti allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti («RAA») dell'Unione europea, stabiliti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (3).

(2)

La decisione C(2024) 1420 istituisce una procedura informale in base alla quale qualsiasi persona rientrante nel suo ambito di applicazione può chiedere l'assistenza del Servizio di mediazione.

(3)

La Commissione e, nel contesto della presente decisione, il Servizio di mediazione per suo conto, contribuiscono a creare un luogo di lavoro produttivo e rispettoso, risolvendo in modo informale le controversie prima che si aggravino, e prevenendo il verificarsi di situazioni analoghe nell'istituzione. Il Servizio di mediazione fornisce una consulenza informale, di carattere riservato, a qualsiasi membro del personale che richieda la sua assistenza (di seguito: «richiedente»). Con il consenso del richiedente, può anche contattare qualsiasi altra parte identificata dallo stesso (di seguito: «persona interessata») in relazione alla mediazione. La mediazione necessita del consenso di tutte le parti coinvolte. Il Servizio di mediazione interviene rigorosamente su base informale. Non ha la facoltà di adottare decisioni contro i singoli individui.

(4)

Per adempiere ai compiti nel settore della mediazione, la Commissione raccoglie e tratta informazioni e varie categorie di dati riguardanti i membri del personale e le altre figure rientranti nell'ambito di applicazione della decisione C(2024) 1420, compresi dati identificativi, recapiti, informazioni sui ruoli e sui compiti professionali, informazioni relative a comportamenti nell'ambito privato e professionale e dati riguardanti le prestazioni. La Commissione può anche trattare i dati personali sensibili di cui agli articoli 10 e 11 del regolamento (UE) 2018/1725, forniti volontariamente dal richiedente.

(5)

I dati personali sono conservati in un ambiente fisico ed elettronico sicuro, al fine di impedirne l'accesso o il trasferimento illecito a persone che non hanno necessità di sapere. Al termine del trattamento i dati sono conservati conformemente all'articolo 6, paragrafo 11, della decisione C(2024) 1420.

(6)

A norma del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione, in qualità di titolare del trattamento, è tenuta a fornire agli interessati informazioni in relazione alle suddette attività di trattamento e a rispettare i loro diritti in quanto interessati.

(7)

Nello svolgimento dei suoi compiti la Commissione è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725. Allo stesso tempo, nell'ambito delle sue attività come servizio di mediazione, la Commissione è tenuta a rispettare rigorose norme di riservatezza nei confronti dei richiedenti e potrebbe pertanto essere tenuta a conciliare i diritti di un interessato con i diritti e le libertà fondamentali di altri interessati.

(8)

Per il richiedente è fondamentale che sia preservata la riservatezza degli scambi e che non sia intrapresa nessuna azione senza il suo consenso. Quando una persona consulta il Servizio di mediazione per ottenere una consulenza riservata nel contesto di un conflitto e non dà a tale servizio il consenso a contattare la persona interessata ai fini della mediazione, il Servizio di mediazione non potrà informare la persona interessata. La comunicazione di tali informazioni renderebbe impossibile o pregiudicherebbe gravemente il conseguimento delle finalità perseguite dal Servizio di mediazione, in particolare la messa a disposizione di uno spazio sicuro in cui il richiedente possa discutere apertamente la propria situazione e decidere se avviare un processo di mediazione con la persona interessata. La Commissione può pertanto applicare la deroga di cui all'articolo 16, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE) 2018/1725 per tutelare la riservatezza del trattamento conformemente all'articolo 5, paragrafo 1, della decisione C(2024) 1420.

(9)

In determinate circostanze è necessario conciliare i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con l'esigenza di garantire che la Commissione svolga efficacemente il proprio compito di fornire una consulenza riservata informale, rispettando pienamente al tempo stesso i diritti e le libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine, l'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare, a condizioni rigorose, l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza sancito dall'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19, 20 e 35 di tale regolamento.

(10)

Ciò potrebbe verificarsi, in particolare, quando il richiedente fornisce indirettamente informazioni relative ad altre persone interessate. In tal caso, la Commissione può decidere di limitare alcuni diritti della persona interessata qualora l'esercizio di tali diritti comporti la rivelazione di informazioni su un richiedente che non ha acconsentito a che il Servizio di mediazione intraprenda azioni per facilitare il dialogo con la persona interessata. In tal caso la Commissione può decidere di limitare il diritto di accesso alle informazioni in relazione alla persona interessata o altri suoi diritti al fine di tutelare i diritti e le libertà del richiedente. La Commissione può decidere in tal senso a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

(11)

Può essere necessario proteggere le informazioni riservate riguardanti un richiedente. In tali casi, la Commissione può dover limitare l'accesso all'identità, alle dichiarazioni e ad altri dati personali del richiedente, compreso il semplice fatto che questi abbia preso contatto con il Servizio di mediazione, al fine di tutelare i suoi diritti e le sue libertà.

(12)

Può inoltre essere necessario limitare il diritto di informazione del richiedente qualora il Servizio di mediazione debba avvertire il Servizio medico nei casi in cui sia necessaria un'azione urgente per la protezione dell'integrità fisica e psicologica del richiedente. In tal caso, il Servizio di mediazione può decidere di non informare il richiedente in merito a tale segnalazione al fine di consentire al Servizio medico di valutare le misure sanitarie o sociali che possono essere prese nei confronti di tale persona. La Commissione può decidere in tal senso a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725. In tale situazione specifica, i diritti del richiedente sarebbero tutelati in quanto il Servizio medico manterrebbe segrete le informazioni mediche e il richiedente sarebbe informato in quanto il Servizio medico lo contatterebbe se lo ritenesse necessario.

(13)

La decisione C(2024) 1420 impone alla Commissione di garantire che le domande di assistenza presentate al Servizio di mediazione siano trattate in modo riservato. Al fine di garantire la riservatezza e allo stesso tempo il rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, è necessario adottare norme interne in base alle quali la Commissione possa limitare i diritti degli interessati conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettera h), del regolamento (UE) 2018/1725.

(14)

Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutte le operazioni di trattamento effettuate dalla Commissione nello svolgimento dei suoi compiti riguardanti la gestione delle domande ai sensi dell'articolo 6 della decisione C(2024) 1420.

(15)

Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725 la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone fisiche in merito alle sue attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti mediante un avviso sulla protezione dei dati pubblicato sul proprio sito web. Se del caso, la Commissione dovrebbe informare individualmente il richiedente con mezzi appropriati. Qualora il richiedente acconsenta a contattare un'altra persona interessata, la Commissione dovrebbe informare individualmente la persona interessata con mezzi appropriati.

(16)

La Commissione dovrebbe applicare le limitazioni solo se queste rispettano l'essenza dei diritti e delle libertà fondamentali, sono strettamente necessarie e costituiscono una misura proporzionata in una società democratica. La Commissione dovrebbe motivare tali limitazioni.

(17)

Conformemente ai principi di trasparenza, correttezza e responsabilizzazione, la Commissione dovrebbe gestire tutte le limitazioni in modo trasparente e dovrebbe annotare ogni applicazione di tali limitazioni nel corrispondente sistema di registrazione.

(18)

L'articolo 25, paragrafo 6, del regolamento (UE) 2018/1725 prevede che il titolare del trattamento informi gli interessati dei principali motivi della limitazione e del loro diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati.

(19)

A norma dell'articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione può rinviare, omettere o negare la comunicazione all'interessato delle informazioni sui principali motivi dell'applicazione di una limitazione qualora ciò annulli in qualsiasi modo l'effetto della limitazione.

(20)

Quando i diritti degli interessati sono soggetti a limitazioni, la Commissione dovrebbe valutare caso per caso se la comunicazione della limitazione ne annulli l'effetto.

(21)

La Commissione dovrebbe revocare la limitazione non appena le condizioni che la giustificano non siano più in essere, e dovrebbe valutare periodicamente tali condizioni. In taluni casi può risultare necessario mantenere l'applicazione di una limitazione fino a quando i dati personali in questione non saranno più conservati dalla Commissione. In tal caso l'interessato non dovrebbe essere informato del trattamento dei suoi dati personali. Tale situazione potrebbe verificarsi, in particolare, qualora sussista un rischio elevato che l'esercizio dei propri diritti da parte della persona interessata leda i diritti e le libertà altrui. Si tratta in particolare del caso in cui il richiedente non consenta al Servizio di mediazione di contattare la persona interessata al fine di avviare una mediazione informale.

(22)

La Commissione dovrebbe riesaminare l'applicazione delle limitazioni quando il richiedente acconsente ad avviare una mediazione informale o al più tardi quando chiude una domanda di assistenza.

(23)

L'articolo 16, paragrafo 5, l'articolo 17, paragrafo 4, l'articolo 19, paragrafo 3, e l'articolo 20, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725 prevedono deroghe ai diritti degli interessati. In caso di applicazione di tali deroghe, la Commissione non è tenuta ad applicare una limitazione ai sensi della presente decisione.

(24)

Per garantire la protezione dei diritti e delle libertà degli interessati e in conformità dell'articolo 44, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe coinvolgere il o i coordinatori per la protezione dei dati pertinenti e il proprio responsabile della protezione dei dati durante l'intera procedura e dovrebbe documentare tale consultazione. In particolare, il coordinatore per la protezione dei dati incaricato di fornire consulenza al servizio della Commissione interessato dovrebbe essere consultato in anticipo in merito a eventuali limitazioni che possono essere applicate e dovrebbe verificarne la conformità alla presente decisione.

(25)

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione europea dovrebbe effettuare un riesame indipendente dell'applicazione delle limitazioni al fine di garantire l'osservanza della presente decisione.

(26)

Il Garante europeo della protezione dei dati è stato consultato e ha espresso il suo parere il 13 marzo 2024,