1. cikk

Kollégium

Az EFTA Felügyeleti Hatóság tagjai e szabályokkal összhangban együttesen járnak el, és így eljárva alkotják az EFTA Felügyeleti Hatóság kollégiumát.

A Hatóság működését a kollégiumi tagoknak a határozatok elfogadásában történő egyenlő részvétele alapján a testületiség elve szabályozza. A határozatokat kollektív tanácskozást követően kell meghozni, és a kollégium minden tagja valamennyi elfogadott határozat vonatkozásában testületi felelősséggel tartozik.

A kollégium élén a protokoll szerinti sorrendnek megfelelően az elnök áll, őt szolgálati idejük hosszának sorrendjében követik a tagok. Az azonos szolgálati idővel rendelkező tagok közötti sorrendet e tagok életkora alapján kell meghatározni.

2. cikk

Az elnök

Az elnök – a testületiség elvének tiszteletben tartása mellett – a nyilvánosság felé képviseli a Hatóság egészét.

Az elnök felügyeli a Hatóság igazgatását, és jogosult a Hatóság működéséhez szükséges szerződések vagy más, kötelezettséget keletkeztető jogügyletek megkötésére, ezek azonban nem befolyásolhatják az e szabályzat 7. cikkében említett hatásköröket és funkciókat.

Az elnök folyamatosan tájékoztatja a kollégiumot az általa alkalmazott általános megközelítésről, valamint a többi kollégiumi tagot érintő egyéb konkrét kérdésekről. Az elnök a többi kollégiumi tag véleményének kellő figyelembevételével, és a kollégium által a 16. cikk alapján megállapított iránymutatásokkal, politikákkal és eljárásokkal összhangban jár el.

3. cikk

Portfóliók

A kollégium minden tag esetében kijelöli, hogy mely területeket érintő határozatok előkészítéséért és végrehajtásáért felelős (a továbbiakban: portfóliók). A tagok rendszeresen jelentést tesznek és javaslatokat terjesztenek elő a kollégium számára a felelősségi körükbe tartozó területeken alkalmazott jogérvényesítési politikáról, és vezetik a Hatóság e területeken folytatott nyilvános kommunikációját.

A portfóliókat új kollégiumi tag vagy tagok kinevezésének alkalmával konszenzussal kell a tagok között elosztani. A portfóliók elosztását legalább kétévente, vagy a kollégium tagjának kérésére felül kell vizsgálni. Amennyiben a tagok nem jutnak konszenzusra, a portfóliók elosztása változatlan marad, a tagok megtartják meglévő portfóliójukat vagy átveszik elődjük (azon kollégiumi tag, akinek kinevezését korábban ugyanazon EFTA-állam kormánya javasolta) portfólióját.

4. cikk

Szervezeti egységek

Feladatainak ellátása során a kollégium munkáját négy szervezeti egység, nevezetesen a belső piaci ügyekkel, a versenypolitikával és az állami támogatásokkal, a jogi és végrehajtási ügyekkel, valamint az igazgatási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység segíti. A szervezeti egységek szorosan együttműködnek egymással.

Minden szervezeti egység élén igazgató áll, akit a kollégium nevez ki. Az igazgató szervezeti egységének tevékenységéért a kollégium egésze előtt felel. Az igazgatók szervezeti egységüket a kollégium által megállapított iránymutatásokkal, politikákkal és eljárásokkal összhangban vezetik, és a kollégium által megállapított gyakorisággal jelentést tesznek a kollégiumnak. Amennyiben a határozatok előkészítése és végrehajtása egy adott kollégiumi tag felelősségi körébe tartozik, az érintett igazgató az ő utasításait követi.

Mielőtt a kollégium elé határozati javaslatot terjeszt, a javaslatot előkészítő szervezeti egység konzultációt folytat valamennyi, az ügyben érintett szervezeti egységgel. A jogi eszközökre irányuló javaslatokról, valamint minden olyan intézkedésről, amelynek jogi következményei lehetnek, konzultációt kell folytatni a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójával. Konzultációt kell folytatni az igazgatási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójával azokról a javaslatokról, amelyek – különösen az emberierőforrás-menedzsment vagy költségvetési vonzatok révén – hatással lehetnek a Hatóság igazgatására. A javaslatnak a kollégiumhoz történő benyújtásakor feljegyzést kell készíteni a szervezeti egységek közötti bármely véleménykülönbségről.

A kollégium szervezeti egységek közötti munkacsoportokat és egyéb szervezeti formákat hozhat létre az egyes kérdések kezelésére. Kinevezi az ilyen csoportok elnökét, és meghatározza a csoport megbízatását, valamint működési módját.

5. cikk

Helyettesítés

Ha az elnök akadályoztatva van feladatai ellátásában, azokat az év első hat hónapjában a protokoll szerinti sorrendben a második leghosszabb szolgálati idővel rendelkező tag, az év második hat hónapjában pedig a harmadik leghosszabb szolgálati idővel rendelkező tag gyakorolja. Ez magában foglalja az elnök kollégiumi tagként betöltött feladatainak ellátását is.

Ha a kollégium valamelyik tagja akadályoztatva van feladatai ellátásában, azokat a protokoll szerinti sorrendben az utána következő olyan tag, vagy – a legfiatalabb tag esetében – az őt közvetlenül megelőző olyan tag gyakorolja, aki képes feladatai ellátására.

Ha valamelyik igazgató akadályoztatva van feladatai ellátásában, azokat az igazgató által meghatározott sorrendben a beosztott tisztviselők gyakorolják. Az igazgatók tájékoztatják a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatóját az alkalmazandó sorrendről.

6. cikk

Kollégiumi tag kizárása

A felügyeleti és bírósági megállapodás 9. cikke (3) bekezdésének sérelme nélkül, ha valamely kollégiumi tag úgy ítéli meg, hogy a Hatóság kétségbevonhatatlan függetlenségének fenntartása érdekében helyénvaló lenne, hogy egy adott ügyet vagy annak egy részét illetően ne vegyen részt a tanácskozásokban vagy a határozathozatalban, tartózkodhat az ezekben való részvételtől.

Ebben az esetben a kollégiumi tag tájékoztatja a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatóját a döntéséről. A jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója haladéktalanul tájékoztatja a többi kollégiumi tagot és az érintett személyzet tagjait, és megtesz minden szükséges intézkedést annak biztosítása érdekében, hogy az adott ügytől tartózkodó kollégiumi tag abban már ne vegyen részt.

Ha a tartózkodó kollégiumi tag úgy ítéli meg, hogy a Hatóság érdekében, vagy az e szabályzat 7. cikkében említett hatáskörök és funkciók megfelelő működése céljából szükséges volna, hogy őt egy ad hoc kollégiumi tag helyettesítse az adott ügy vonatkozásában, javasolja a többi kollégiumi tagnak, hogy a felügyeleti és bírósági megállapodás 9. cikkének (3) bekezdésével összhangban helyettesítsék őt.

7. cikk

A határozatok típusai

Az EGT-megállapodás és a felügyeleti és bírósági megállapodás, különösen annak 5. cikke által a Hatóságra ruházott hatásköröket és feladatokat a kollégium gyakorolja.

E hatáskörök és feladatok gyakorlása során a Hatóság a határozatait:

Ugyanez vonatkozik az Egyesült Királyság Európai Unióból történő kilépéséről szóló megállapodás és a felügyeleti és bírósági megállapodás, és különösen annak 9. jegyzőkönyve 2. cikke által a Hatóságra ruházott hatáskörökre és funkciókra.

8. cikk

A kollégium ülései

A kollégium üléseit az elnök hívja össze. A kollégium főszabály szerint hetente egyszer ülésezik. Szükség esetén további üléseket tart.

Az üléseket az elnök vezeti.

A határozatképességhez a kollégium legalább két tagjának jelenléte szükséges. A határozat elfogadásához legalább két tagnak a határozat elfogadása mellett kell szavaznia.

9. cikk

A kollégiumi ülések napirendje

Az elnök minden ülésre vonatkozóan napirend-tervezetet ad ki. A tagok bármelyike által előterjesztett bármely javaslatot fel kell venni a napirend-tervezetbe. Ugyanígy, minden olyan pontot fel kell venni minden későbbi hónap első ülésének napirendtervezetébe, amely a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója általi jóváhagyást követő több mint hat hónappal még folyamatban van.

Eltérő határozat hiányában a napirend-tervezetet és a szükséges munkadokumentumokat legalább három munkanappal az ülés napja előtt el kell juttatni a tagoknak. A napirendtervezet titkos, és annak titkosságát meg kell őrizni.

Ha valamelyik tag kéri, a napirend-tervezetben szereplő valamely napirendi pont megvitatása egy alkalommal a soron következő ülésre halasztható, kivéve, ha a halasztás kötelező határidők miatt megakadályozná, hogy a kollégium érdemi határozatot hozzon az ügyben.

A kollégium – egyhangú határozattal és a megjelenni nem tudó kollégiumi tagok kifejezett hozzájárulásával – törölhet bármely pontot a napirend-tervezetből, valamint tanácskozhat és határozatot hozhat olyan ügyben, amely nem szerepel a napirend-tervezetben, vagy amelyre vonatkozóan a szükséges munkadokumentumokat az előírt határidő lejárta után osztották ki.

A kollégium a napirend-tervezet és az annak módosítására irányuló esetleges kérelmek birtokában a napirendet az ülésen jóváhagyja.

10. cikk

Jelenlét a kollégium ülésein

A kollégium ülései nem nyilvánosak. A tanácskozás titkos, és annak titkosságát meg kell őrizni.

A jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója valamennyi ülésen részt vesz. Ha a kollégium másképp nem határoz, a napirend-tervezetben szereplő határozattervezetek előkészítéséért felelős szervezeti egységek igazgatói és a többi igazgató az üléseken részt vehetnek.

Az elnök saját kezdeményezésére vagy valamely tag kérésére felkérheti a Hatóság egyes tisztviselőit az ülésen, vagy annak egy részén történő részvételre és felszólalásra.

Amennyiben a Hatóság köteles, vagy saját maga vállalt kötelezettséget arra, hogy egy másik intézmény, ügynökség vagy más szerv képviselői számára lehetővé teszi az olyan kollégiumi üléseken való jelenlétet, ahol bizonyos típusú határozatokat fogadnak el, az adott intézmény, ügynökség vagy más szerv meghívást kap arra, hogy bármely ilyen ülésen, vagy annak megfelelő részén képviseltesse magát.

A kollégium bármely más személyt meghívhat az ülésen vagy annak egy részén történő részvételre, valamint felszólalásra.

11. cikk

A kollégium üléseiről készült jegyzőkönyvek

A kollégium valamennyi üléséről jegyzőkönyv készül.

A jegyzőkönyvnek az ülés kezdetén jóváhagyott napirenden kell alapulnia, és tartalmaznia kell a napirendi pontokról hozott érdemi döntéseket, azaz általában azt, hogy a javaslatot a kollégium elfogadta, elvetette vagy későbbre halasztotta-e, valamint azokat a pontokat, amelyeket a kollégium tudomásul vett.

A jegyzőkönyvet az elnök aláírásával hitelesíti, a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója pedig ellenjegyzi.

12. cikk

Írásbeli eljárásban hozott határozatok

Valamely tag javaslatára a kollégium írásbeli eljárás útján hozhat határozatot. Az írásbeli eljárás során bármely tag kérheti a javaslat kollégiumi ülésen történő megvitatását. Ilyen esetben az ügyet fel kell venni a következő kollégiumi ülés napirend-tervezetébe.

A határozattervezet szövegét valamennyi tagnak el kell juttatni, megjelölve az elfogadás javasolt időpontját.

A javaslatot úgy kell tekinteni, hogy azt a kollégium a javasolt időpontban fogadta el, feltéve, hogy

A határozatot a következő kollégiumi ülés jegyzőkönyvében rögzíteni kell.

13. cikk

Felhatalmazáson alapuló határozatok

A kollégiumi felelősség elvének maradéktalan tiszteletben tartása mellett a kollégium felhatalmazhatja valamely tagját arra, hogy a kollégium nevében és annak ellenőrzése alatt egyértelműen körülhatárolt határozatokat hozzon azokon a területeken, amelyek vonatkozásában a 3. cikknek megfelelően hatáskört ruháztak rá, valamint, hogy elfogadja azon határozatok végleges szövegét, amelynek érdemi tartalmát a kollégium meghatározta.

Olyan időszakokban, amikor nincs jelen a határozatképességhez elegendő számú kollégiumi tag, egy vagy több kollégiumi tag felhatalmazást kaphat az esetleg sürgősen szükséges határozatok meghozatalára.

Tisztviselők felhatalmazást kaphatnak egyértelműen körülhatárolt irányítási vagy igazgatási intézkedések meghozatalára.

A határozathozatalra irányuló hatáskör átruházása ellenére a kollégium bármely ügyben fenntartja magának a jogot arra, hogy maga hozzon határozatot. A felelős kollégiumi tag továbbá dönthet úgy, hogy nem gyakorolja a ráruházott hatáskört, hanem a határozat elfogadását a teljes kollégium elé utalja. A kollégium bármely tagja által különösen fontosnak vagy különleges érdeklődésre számot tartónak minősített határozatokat minden esetben a teljes kollégium elé kell utalni.

A jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója rendszeresen tájékoztatja a kollégiumot a hatáskör-átruházás alapján elfogadott határozatokról, és biztosítja, hogy azok valamely kollégiumi ülésen tudomásulvételre kerüljenek.

Az e cikkel összhangban átruházott hatáskörök csak a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójának jóváhagyásával gyakorolhatók, és a hatáskör-átruházásról szóló határozatban megjelölt mértéket meghaladóan nem delegálhatók tovább.

14. cikk

Eljárás

A jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatója segíti az elnököt a kollégium üléseinek előkészítésében, a döntéshozatali eljárások végrehajtásában, valamint adott esetben a Hatóság határozatai közlésének és kihirdetésének biztosításában.

E célból biztosítja a tagok által mérlegelendő dokumentumok elkészítésére és benyújtására vonatkozó szabályok betartását, és adott esetben megteszi a Hatóság határozatainak hivatalos bejelentése és kihirdetése érdekében szükséges lépéseket.

15. cikk

Hitelesítés

A kollégium által ülésen vagy írásbeli eljárásban elfogadott jogi eszközök az elnök aláírásával és a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójának ellenjegyzésével kerülnek hitelesítésre azon nyelven vagy nyelveken, amely nyelvi változatuk hiteles.

A hatáskör-átruházási eljárás keretében elfogadott jogi eszközök a felhatalmazással rendelkező tag aláírásával és a jogi és végrehajtási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójának ellenjegyzésével kerülnek hitelesítésre azon nyelven vagy nyelveken, amely nyelvi változatuk hiteles.

Azokban a meghatározott esetekben, amikor valamely tisztviselőt jogi eszközök elfogadására hatalmazták fel, ezeket a tisztviselő egyszerű aláírása hitelesíti.

Lehetőség szerint elektronikus aláírásokat kell használni.

16. cikk

Irányítási és adminisztratív határozatok

A Hatóságnak a tisztviselők kinevezésére, szerződések megkötésére, valamint a szabályzat 7. cikkében említett hatáskörökre és funkciókra nem kiható egyéb kérdésekre vonatkozó irányítási és adminisztratív határozatait az illetékes igazgató hozza meg az elnök felügyelete alatt, és a biztosi kollégium által megállapított politikákkal, eljárásokkal és iránymutatásokkal összhangban.

A Hatóság irányítására és igazgatására vonatkozó bármely határozatot, amely hatással lehet a Hatóság azon képességére, hogy a szabályzat 7. cikkében említett hatásköröket és funkciókat – például az igazgatók kinevezése – gyakorolja, valamint a Hatóság szervezeti egységeinek szerkezetében, forráselosztásában vagy feladataiban bekövetkező bármilyen változást előidéző határozatokat kizárólag a kollégium egésze hozza meg konszenzussal.

Az igazgatók az általuk hozott határozatok vonatkozásában felelősséget viselnek a kollégiummal szemben, és annak felhívására jelentést tesznek a kollégium egészének. A kollégium szükség szerint szabályokat, iránymutatásokat, politikákat és eljárásokat határoz meg ezen eljárási szabályzat érvényre juttatása, valamint a Hatóság egészének irányítása és igazgatása érdekében.

Az elnök rendszeres időközönként vezetői értekezletet hív össze, amelyen az igazgatók jelentést tesznek a kollégiumnak, és a szervezeti egységük irányítására és működésére vonatkozó iránymutatást kapnak tőle.

Az igazgatók rendszeresen konzultálnak az igazgatási ügyekkel foglalkozó szervezeti egység igazgatójával az emberi erőforrások, a pénzügyi, informatikai, biztonsági ügyek, valamint a szervezeti egységüket érintő egyéb igazgatási kérdések tekintetében.

17. cikk

Hatálybalépés

Ez az eljárási szabályzat 2018. január 1-jén lép hatályba.

18. cikk

Hatályon kívül helyezés

A módosított 1994. január 7-i eljárási szabályzat hatályát veszti, és annak helyébe egyidejűleg ezen eljárási szabályzat lép.

A korábbi eljárási szabályzat alapján elfogadott határozatok nem változnak.

19. cikk

Közzététel

Az eljárási szabályzatot, amely angol nyelven hiteles, az Európai Unió Hivatalos Lapjának EGT-re vonatkozó részében és EGT-kiegészítésében ki kell hirdetni.