This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52009DC0256
Communication from the Commission to the European Parliament, the Council and the Court of Auditors - Synthesis of the Commission's management achievements in 2008
A Bizottság Közleménye az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Számvevőszéknek - A Bizottság 2008. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása
A Bizottság Közleménye az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Számvevőszéknek - A Bizottság 2008. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása
/* COM/2009/0256 végleges */
52009DC0256
A Bizottság Közleménye az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Számvevőszéknek - A Bizottság 2008. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása /* COM/2009/0256 végleges */
[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA | Brüsszel, 8.6.2009 COM(2009) 256 végleges A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS A SZÁMVEVŐSZÉKNEK A Bizottság 2008. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE AZ EURÓPAI PARLAMENTNEK, A TANÁCSNAK ÉS A SZÁMVEVŐSZÉKNEK A Bizottság 2008. évi igazgatási eredményeinek összefoglalása 1. BEVEZETÉS Az EK-Szerződés 274. cikke értelmében a Bizottság teljes felelősséget visel az EU költségvetésének végrehajtásáért. Az Európai Bizottság egyik legfontosabb feladatáról van szó, hiszen az uniós költségvetés az Unió szakpolitikái megvalósításának fontos eszköze, és az uniós források hatékony felhasználása nagyban befolyásolhatja, mennyiben felel meg az Unió polgárai elvárásainak. A biztosok testülete a költségvetés operatív végrehajtását a főigazgatókra bízta, akik felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőként felelnek a forrásokkal történő hatékony és eredményes gazdálkodásért, valamint az adott szolgálatnál működő kielégítő és hatékony ellenőrzési rendszerek biztosításáért. A főigazgatók éves jelentésben adnak számot a rájuk bízott feladatok teljesítéséről[1]. Jelentésükhöz aláírt megbízhatósági nyilatkozatot csatolnak a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselőként betöltött feladataikról, amelyben nyilatkoznak a pénzügyi műveletek jogszerűségéről és szabályosságáról is. Ez a legfontosabb eszköz, amellyel a biztosok testülete előtt alátámasztják elszámoltathatóságukat . Mielőtt a főigazgatók éves jelentésüket aláírják, tartalmát megvitatják az adott szakpolitikáért felelős biztossal/biztosokkal. Ezen összefoglaló jelentés elfogadásával a Bizottság politikai felelősséget vállal főigazgatóinak és szolgálatvezetőinek tevékenységéért az általuk az e jelentésekben megfogalmazott megbízhatósági nyilatkozatok és fenntartások alapján. Az összefoglaló jelentés ezenkívül ismerteti azokat a legfontosabb, kiemelt fellépést igénylő igazgatási kérdéseket, amelyekre az egyes éves jelentések (akár fenntartás megfogalmazásának szükségessége nélkül) rávilágítottak, és fellépéseket határoz meg e megállapított hiányosságok orvoslására. A jelenleg hivatalban lévő biztosi testület megbízatásának ideje alatt most készül utoljára összefoglaló jelentés. A Bizottság pozitív megbízhatósági nyilatkozatot kíván kapni az Európai Számvevőszéktől, és ennek érdekében sok energiát mozgósított, miközben figyelmét elsősorban olyan alapvető kérdésekre irányította, mint a jogszabályok egyszerűsítése, az integrált belső ellenőrzési keret végrehajtása, a megosztott igazgatás alá tartozó uniós pénzeszközökre vonatkozóan a Bizottság felügyeleti szerepének erősítése és az elfogadható kockázattal kapcsolatos közös megközelítés kialakítása. Van ugyan még min javítani, de a Bizottság meg van győződve arról, hogy az elmúlt öt évben jelentős előrelépés történt a pénzeszközök kezelése terén, ami az uniós kiadások jelentősebb területeit, különösen a kohézió, a kutatás és a mezőgazdaság területét illeti. Ez a fejlődés az irányítási és ellenőrzési rendszerek, a munkamódszerek és a szokások gyökeres átalakításának köszönhető. 2. A MEGBÍZHATÓSÁG ALAPJÁNAK MEGERőSÍTÉSE 2.1. A műveletek jogszerűségét és szabályosságát biztosító ellenőrzési mechanizmusok tökéletesítése Bizottság-szerte 2008-ban a Bizottság teljesítette a 2007. évi összefoglaló jelentésben megfogalmazott vállalásait, ami a jogszerűséget és szabályosságot biztosító ellenőrzési mechanizmusok megerősítésére tett intézkedéseket illeti. A Bizottság úgy ítéli meg, hogy a kockázatkezelés hatékonysága folyamatosan javul. 2007 októberében a Bizottság közleményt fogadott el a belső ellenőrzési normáknak, valamint az ezek alapjául szolgáló keretrendszernek a felülvizsgálatáról[2], és az eredeti 24, hatékony igazgatásra vonatkozó belső ellenőrzési norma helyett 16-ot hozott létre. Az új rendszer 2008. január 1-jén lépett hatályba. A Bizottság szolgálatait első ízben kifejezetten felkérték, hogy éves jelentésükben fogalmazzanak meg következtetést belső ellenőrzési rendszerük hatékonyságáról. Szinte valamennyi szolgálat közölte a belső ellenőrzési rendszerének általános hatékonyságára vonatkozó konkrét következtetését , és adott esetben fellépéseket irányzott elő a hiányosságok orvoslására. Ezek a fellépések egyaránt érintik a Bizottság szolgálatait és a végrehajtó partnereket (azaz a tagállamokat). Az ügynek nagy lendületet adott „ A Bizottságnak a megosztott irányítású strukturális intézkedésekre vonatkozó felügyeleti szerepének megerősítésére irányuló cselekvési terv ” 2008. februári elfogadása[3]. Ennek a cselekvési tervnek a végrehajtásáról 2009 elején tettek közzé utoljára jelentést[4]. A jelentés alapvetően jelentős haladásról adott számot. Különösen kiemelték benne, hogy a Bizottság: - megfelelően felügyeli az éves összefoglalók elkészítésének folyamatát, mivel egyértelmű iránymutatást ad ki, illetve fellép a jogszabályok megsértése esetén (ugyanezt állapította meg éves jelentésében a Számvevőszék is); - tíz esetben fogadott el időközi kifizetés felfüggesztéséről szóló hivatalos határozatot (2007-ben ez a szám egy volt), ami azt mutatja, hogy szigorúbban lép fel a felderített rendszerbeli hiányosságok ellen; - negyedéves jelentéseket küld a pénzügyi korrekciókról, ami azt mutatja, hogy képes pontosan és aktuálisan beszámolni a saját ellenőrzési és könyvvizsgálati tevékenysége alapján szükséges korrekciókról; - az ERFA, az ESZA és a Kohéziós Alap esetében jelentősen növelte a 2000–2006 közötti programok és projektek tekintetében 2008-ban alkalmazott pénzügyi korrekciók összegét – a 2007. évi 288 millió EUR-ról 2008-ban több mint 1,5 milliárd EUR-ra; - megvalósította az első szintű irányítási ellenőrzések hatékonyabbá tétele érdekében tervezett fellépéseket, beleértve a célirányos pénzügyi ellenőrzést, az útmutatók készítését, képzések és szemináriumok szervezését. 2008-ban a Bizottság ezenkívül hatásvizsgálatot végzett a pozitív megbízhatósági nyilatkozat megszerzésére irányuló bizottsági stratégia keretében 2006 elején elfogadott „ Az egységes belső ellenőrzési keretrendszerre irányuló bizottsági cselekvési terv” [5] vonatkozásában. Ennek zárójelentését 2009 februárjában tették közzé[6]. A közlemény megállapította, hogy a jelenlegi Bizottság megbízatásának ideje alatt jelentős mértékben fejlődött a belső ellenőrzési rendszerek megerősítése. A megfelelő megbízhatóság kiépítésének egyik lényegbevágó eleme a belső ellenőrzési funkció. 2008-ban lezárult a Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálatánál (IAS) végzett külső minőségellenőrzés, amely megállapította, hogy a szolgálat Bizottságon belül végzett ellenőrzési tevékenysége többnyire megfelel a Belső Ellenőrök Intézete normáinak és etikai szabályzatának. E tanúsítvány kiállítása után többek között a következő lépésekre került sor a Belső Ellenőrzési Szolgálat hatékonyságának fokozása érdekében: az ellenőrzési környezet pontosabb meghatározása, az ellenőrzések lefedettségének mennyiségi értékelése, a tervezés és a kockázatértékelés egységes ellenőrzési megközelítés érdekében történő megerősítése, az ellenőrzési jelentés felhasználói csoportjának létrehozása (amely kidolgozta a belső ellenőrzési jelentési sablon felülvizsgált változatát) , valamint belső ellenőrök képzésére irányuló részletes szakképzési program. Ami az ellenőrzési szokásokat illeti, 2008-ban a Bizottság Ellenőrzés-felügyeleti Bizottsága megállapította, hogy a Bizottság szolgálatainál továbbra is jó ütemben halad az erős belső ellenőrzési rendszerek kialakítása. A Belső Ellenőrzési Szolgálat által kiadott kritikus ajánlások száma a 2007. évi hatról 2008-ban nullára csökkent. A Belső Ellenőrzési Szolgálat ajánlásainak elfogadottsága 2008-ban szintén megközelítette a 100 %-ot. Bár nyilvánvaló, hogy kedvező a tendencia az ajánlások nyomán tett lépések terén, még mindig jelentős kihívást jelent a „kritikus” és „nagyon fontos” ajánlások megfelelő időben történő végrehajtása. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság rendszeresen megvizsgálta az ellenőrzési ajánlások nyomán tett lépéseket, és felhívta a felelős biztosok, illetve szükség esetén a biztosok egész testületének a figyelmét a szokatlan késedelmekre és a nem megfelelően orvosolt fennmaradó kockázatokra. A Bizottság továbbra is megkülönböztetett figyelemmel kíséri a belső ellenőrzés végrehajtásának értékelését és a megállapított hiányosságok megfelelő időben történő orvoslását. A Bizottság valamennyi szolgálatát utasította, hogy minden esetben biztosítsák az elfogadott ellenőrzési ajánlások gyors és hatékony végrehajtását, különös figyelemmel a „kritikus” és „nagyon fontos” minősítésűekre. 2.2. Az éves jelentések áttekinthetőségének és következetességének fokozása A 2007. évi összefoglaló jelentésben ismertetett következtetések alapján a 2008. évi éves jelentéseknél a Főtitkárság és a Költségvetési Főigazgatóság további lépéseket tett annak biztosítására, hogy következetesen értékeljék a felügyeleti és ellenőrzési rendszereket a jelentésekben és a nyilatkozatokban, világosan ismertessék a fenntartások hiányának, meglétének vagy feloldásának okait és az ezek megállapításához vezető ellenőrzési folyamatot. 2009 elején a hivatalos szakmai vizsgálat előkészítésekor a központi szolgálatok kétoldalú értekezleteket tartottak a korábban fenntartással élő és/vagy 2008-ban esetlegesen fenntartást megfogalmazó főigazgatóságokkal annak érdekében, hogy előmozdítsák a fenntartás feloldásának vagy bevezetésének alapjául szolgáló bizonyítékok ismertetésére vonatkozó harmonizált megközelítést.0 A szakmai vizsgálat során meghatároztak néhány olyan kérdést, amely érintheti az éves jelentésekben a megbízhatóság alapjaként bemutatott bizonyítékok minőségét, különösen az előzetes és utólagos ellenőrzések eredményét. Bár az éves jelentések minőségének állandóságára tett erőfeszítések eddig gyümölcsözőek voltak, úgy tűnik, meg kell vizsgálni valamennyi, az éves jelentés minőségét befolyásoló tényezőt annak érdekében, hogy a központi szolgálatok által nyújtott támogatás, valamint az egyes főigazgatóságok és szolgálatok intézkedései célirányosabbá váljanak. A Bizottság utasította a Főtitkárságot és a Költségvetési Főigazgatóságot, hogy a 2009. évi tevékenységekről szóló jelentés elkészítéséhez még időben végezzék el az éves jelentések minőségét befolyásoló tényezők értékelését, és mozdítsanak elő minőségjavítást szolgáló intézkedéseket. 3. AZ ÉVES JELENTÉSEKBEN IGAZOLT MEGBÍZHATÓSÁG ÉS A FőIGAZGATÓK ÁLTAL MEGFOGALMAZOTT FENNTARTÁSOK Az éves jelentéseket és különösen a főigazgatók által aláírt nyilatkozatokat megvizsgálva a Bizottság megállapítja, hogy valamennyien elfogadható módon igazolták megbízhatóságukat a források megfelelő felhasználását illetően és a tekintetben, hogy az alkalmazott ellenőrzési eljárások kellőképpen garantálják az adott műveletek jogszerűségét és szabályosságát. Néhány főigazgató egyes fennmaradó hiányosságokról számolt be, és éves jelentésében fenntartásokat fogalmazott meg, azonban egyik fenntartás sem kérdőjelezte meg a megbízhatóság általános szintjét. A jelentések lezárásakor megállapították, hogy az egész Bizottságban összesen tizenöt fenntartás megfogalmazására került sor. Ez kevesebb a tavalyi év hasonló időszakánál, és úgy tűnik, hogy a fenntartások száma töretlenül, folyamatosan csökken (2007-ben 17, 2006-ban 20 fenntartás szerepelt az éves jelentésekben). A megosztott igazgatással kapcsolatos fenntartások mértéke szintén csökkent (kevesebb programot és tagállamot érintenek). 2008-re vonatkozóan összesen 12 főigazgató élt fenntartással (2007-ban ez a szám 13 volt), közülük hárman két üggyel kapcsolatban is megfogalmaztak fenntartást. A 2007-ben megfogalmazott fenntartások közül négyet lehetett feloldani. 2007-hez hasonlóan a 2008-ra vonatkozóan megfogalmazott fenntartások többsége is a tagállamok ellenőrzési rendszerének minőségével vagy a kedvezményezettek szintjén észlelt hibákkal volt kapcsolatos. Hét esetben a fenntartás alapja olyan ügy volt, amely a szolgálat vagy a Bizottság jó hírnevét érinti. Ebben a szakaszban megvizsgáljuk az éves jelentések vizsgálatának eredményeit, valamint a főigazgatók által megfogalmazott fenntartásokat és megbízhatóságot, és szükség esetén összevetjük az Európai Számvevőszék által készített 2007. évi értékeléssel[7]. 3.1. Kohézió, mezőgazdaság és természeti erőforrások 3.1.1. Kohézió A kohéziós politika a legfontosabb uniós szakpolitikák közé tartozik, és végrehajtása a tagállamokkal közösen, úgynevezett megosztott igazgatás keretében történik. 2008-ban a Bizottság a megkezdett fellépések folytatásával és az új fellépések elindításával kapcsolatos kötelezettségvállalását „A Bizottságnak a megosztott irányítású strukturális intézkedésekre vonatkozó felügyeleti szerepének megerősítésére irányuló cselekvési terv” című közleménnyel teljesítette (lásd a 2.1. szakaszt). Ezenkívül a Számvevőszék – az elmúlt évek bizottsági fellépései alapján – 2007. évi éves jelentésében annak a véleményének adott hangot, hogy javultak a kohéziós politikában alkalmazott ellenőrzési rendszerek. Míg a Számvevőszék 2006. évi jelentésében piros jelzést adott a strukturális fellépésekkel kapcsolatos kiadások rendszereire és műveleteire, 2007-ben az ellenőrzési rendszereket már sárga jelzéssel látta el[8]. Ugyanakkor a Kohézió című fejezethez tartozó programok esetében a tagállamok által bejelentett és a Bizottság által visszatérített kiadások hibaszintje olyan magas volt, hogy a Számvevőszék ezen a területen piros jelzést adott a műveletekre vonatkozóan. A Számvevőszék 2007. évi jelentésében ez az egyetlen fennmaradó piros jelzés. A Bizottság 2008. évi korrekciós intézkedései következtében növekedett a pénzügyi korrekciók összege: - Az Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) és a Kohéziós Alap vonatkozásában 2008-ban 1 041 millió EUR pénzügyi korrekcióra került sor (ebből 368 millió EUR az 1994–1999 közötti időszakra, 673 millió EUR pedig a 2000–2006 közötti időszakra vonatkozott). 2008 végén a 2000–2006 programozási időszakára vonatkozóan 103 eljárás volt folyamatban (mintegy 145 program tekintetében) és az ezekhez kapcsolódó pénzügyi korrekciók becsült összege mintegy 950 millió EUR volt, míg az 1994–1999 programozási időszakra vonatkozóan 55 eljárás volt folyamatban (mintegy 58 program tekintetében), és a pénzügyi korrekció becsült mértéke mintegy 1,2 milliárd EUR volt. - 2008-ban az Európai Szociális Alap (ESZA) vonatkozásában 521,7 millió EUR pénzügyi korrekcióra került sor (ebből 25,7 millió a 1994 és 1999 közötti időszakra, 496 millió pedig a 2000 és 2006 közötti időszakra vonatkozott). Ezenkívül 2008 végén további 14 pénzügyi korrekciós eljárás volt folyamatban az 1994–1999 közötti időszakra vonatkozóan (ezek alapján a várható korrekció összege további 387 millió EUR) és 13 további eljárást indítottak a 2000 és 2006 közötti időszakra vonatkozóan (a 2008 végéig a tagállamoknak a felfüggesztés előtt kiküldött levelek alapján a korrekció várható összege további 257 millió EUR). Az elővigyázatos 2008. évi megközelítés jegyében több kifizetést megszakítottak, és ennek eredményeképpen az összes operatív programra vonatkozóan 1,3 milliárd EUR maradt tartalékban. E kifizetések megszakításával a kockázat elhanyagolható mértékűvé vált. Jelentős hiányosságok megállapítása esetén a strukturális alapokért felelős főigazgatók rendszeresen fenntartást fogalmaznak meg, kivéve, ha az ellenőrzések alapján hiteles bizonyítékkal rendelkeznek arra vonatkozóan, hogy a nemzeti hatóságok hatékony cselekvési tervet léptettek életbe a hiányosságok orvoslására, és ennek első eredményei már megjelentek. A cselekvési terv végrehajtásáról szóló jelentésében a Bizottság elismerte, hogy a cselekvési tervben lépéseket fogalmaztak meg a Számvevőszék által a strukturális fellépések kiadásainál megállapított magas hibaarány okai és hatásai tekintetében, de arra is rávilágított, hogy több időnek kell eltelnie ahhoz, hogy az időközi visszatérítések szintjén jelentkező hibaarány csökkenjen, és megmutatkozzon a fellépések hatása. Az alábbiakban összefoglaljuk a Kohézió című fejezet területén működő főigazgatók által megfogalmazott fenntartásokat: - Az Európai Regionális Fejlesztési Alapra (ERFA) vonatkozóan a regionális politikai főigazgató négy tagállammal (Belgium, Németország, Olaszország és Spanyolország) és 21 INTERREG programmal kapcsolatban élt fenntartással. A főigazgató fenntartást fogalmazott meg továbbá a Bizottság jó hírnevének megőrzése érdekében a Kohéziós Alap bulgáriai közúti szektorban történő kezelésével összefüggésben is (lásd a 4.2 szakaszt). - Az Európai Szociális Alap (ESZA) tekintetében a foglalkoztatási, szociális és esélyegyenlőségi főigazgató hét országgal kapcsolatban (Spanyolország, Egyesült Királyság, Franciaország, Olaszország, Lengyelország, Belgium és Luxemburg) fogalmazott meg fenntartást, ami eggyel kevesebb a 2007. évi számnál. 3.1.2. Mezőgazdaság és természeti erőforrások A Mezőgazdaság és természeti források fejezet tekintetében a 2007. évi számvevőszéki jelentés sárga jelzést adott a rendszerekre és a műveletekre egyaránt. Ugyanakkor zöld jelzést adott az Európai Mezőgazdasági Garanciaalap (EMGA) kiadásaira, amelyek a mezőgazdasági összkiadások 85 %-át teszik ki[9]. A kohéziós területhez hasonlóan a Bizottság fokozott ellenőrzési tevékenységei ezen a területen is konkrét eredményekhez vezettek: 2008-ban a Bizottság és a tagállamok által elvégzett mezőgazdasági korrekciók összege 1,3 milliárd EUR volt. A Bizottság lépéseket tett a halászati erőforrások védelmének kérdésében, amelyet a 2007. évi összefoglaló jelentés aggályos kérdésként emelt ki. Biztosította többek között, hogy a Tanács innovatív és szigorú új szabályokat fogadjon el a jogellenes, nem bejelentett és szabályozatlan halászat megelőzésére, felszámolására és az ettől való elrettentésre, és fogadjon el új védelmi intézkedéseket, továbbá a Bizottság példa nélküli, sikeres ellenőrzési kampányt indított a nagy tonhal veszélyeztetett állományának védelmére. A közös halászati politika Számvevőszék által 2007-ben kiemelt súlyos hiányosságait tekintve a Bizottság elindította a szakpolitika teljes körű áttekintését, annak érdekében, hogy előkészítse a talajt az alapos reformnak. 2009 tavaszán zöld könyvet tettek közzé, amellyel nyilvános konzultációt indítottak a közös halászati politika reformjáról. Az alábbiakban röviden ismertetjük a Mezőgazdaság és természeti erőforrások területén dolgozó főigazgatók által megfogalmazott fenntartásokat: - A fenntartás 2002. évi megfogalmazása óta első ízben sikerült a mezőgazdasági és vidékfejlesztési főigazgatónak feloldania az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszer görögországi végrehajtásával kapcsolatos fenntartást, mivel a bizottsági ellenőrzések megerősítették, hogy Görögország tartotta magát a rá vonatkozó cselekvési tervhez, és új, operatív parcellaazonosító rendszert hozott létre. 2007. évi éves jelentésében a főigazgató fenntartást fogalmazott meg a vidékfejlesztési kiadások egészével kapcsolatban, mert nem rendelkezett megfelelő biztosítékkal a tagállamok által jelentett ellenőrzési statisztikák és hibaarányok megbízhatóságát illetően. 2008-ban már csak a vidékfejlesztési program második tengelyének („a környezet és a vidék fejlesztése”) kiadásaira vonatkozóan fogalmazott meg fenntartást, mert a tagállamok által bejelentett és az igazoló hatóságok által ellenőrzött és validált ellenőrzési statisztikák hibaaránya (3,8 %) jóval meghaladta a Számvevőszék által jelenleg alkalmazott elhanyagolhatósági határt. Ezenkívül fenntartást fogalmazott meg a SAPARD bulgáriai és romániai irányítási és ellenőrzési rendszereivel kapcsolatban (lásd a 4.2. pontot). - A tengerügyi és halászati főigazgató fenntartást fogalmazott meg bizonyos centralizált kezelésben lévő költségek támogathatóságával kapcsolatban, amelyeket a közös halászati politika ellenőrzése és végrehajtása területén térítettek vissza a tagállamoknak. A megállapított hiányosság egy tagállam közbeszerzési eljárására vonatkozott. - A környezetvédelmi főigazgatónak sikerült feloldania a 2007. évi éves jelentésben szereplő fenntartást a támogatások kedvezményezettjei által igényelt kiadások támogathatóságára vonatkozóan, mivel végrehajtották a cselekvési tervet, növekedett az ellenőrzési jelentések és az ellenőrzött kifizetések száma, és jelentősen csökkent a felderített hibák száma. A Bizottság elkötelezett az ellenőrzése alá tartozó megosztott igazgatás folyamatos tökéletesítése és az illetékes tagállami hatóságok támogatása iránt, ezért többek között útmutatókat készít, képzést és tanácsadást biztosít. A Bizottság jelentős politikai elkötelezettségről tesz tanúbizonyságot a fennmaradó hibák arányának csökkentése, valamint szükség esetén a kifizetések felfüggesztése és a pénzügyi korrekciók alkalmazása érdekében, és törekszik annak bizonyítására, hogy szigorúan kezeli az EU költségvetését. A Bizottság a jövőben is igyekszik következetes megközelítéssel kezelni az e fejezetbe tartozó különböző programoknál tapasztalt hiányosságokat, lezárni a régebbieket, és javítani a visszatéríttetésekről készített jelentések teljességét és megbízhatóságát, különösen a tagállamok által szolgáltatott adatok tekintetében. 3.2. Kutatás, energia és közlekedés A hatodik keretprogram esetében, amelyhez a költségigénylés alapján teljesített 2008. évi végleges kifizetések többsége tartozik, az érintett főigazgatók ( Vállalkozáspolitikai és Ipari Főigazgatóság , Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatóság , Információs Társadalmi és Médiaügyi Főigazgatóság és Kutatási Főigazgatóság) közös pénzügyi ellenőrzési stratégiát határoztak meg a 2007–2010 közötti időszakra. Ennek alapján úgy kívánják értékelni a műveletek jogszerűségét és szabályosságát, hogy meghatározzák és korrigálják a legnagyobb kedvezményezetteknél előforduló rendszeres hibákat, míg a fennmaradó kedvezményezetteknél szúrópróbaszerű és kockázatalapú mintavételt végeznek. 2008 végére nagyrészt életbe léptek a többéves ellenőrzési stratégia végrehajtásához szükséges irányítási folyamatok. Az ellenőrzési munkálatok az eredetileg kitűzött célokkal összhangban töretlenül haladnak előre. A Kutatási Főigazgatóság például várhatóan meghaladja a saját célkitűzését (a négyéves végrehajtási időszak alatt 750 ellenőrzés a hatodik keretprogrammal kapcsolatban); a jelenlegi tervek összesen 896 ellenőrzést irányoznak elő. A kutatási főigazgatóságok családjába tartozó szolgálatok mindegyikénél fenntartást fogalmaztak meg a hatodik keretprogram költségigényléseit érintő fennmaradó hibák aránya miatt. A közös ellenőrzési stratégia beépült a belső ellenőrzési rendszerbe, és a cél az, hogy a programozási időszak során 2 %-ra csökkentsék a fennmaradó kockázatok szintjét; a stratégia végrehajtásának félidején azonban a szolgálatok még 2 %-ot meghaladó halmozott hibaarányt jelentettek. A stratégia egyik fő eleme az volt, hogy a felderített rendszerszerű hibákat javítsák ugyanazon kedvezményezett többi, nem ellenőrzött szerződésében is. Ugyanakkor a szolgálatok számos olyan szerződésről számoltak be, ahol ezeket a hibákat még nem számszerűsítették és nem javították, és az összegeket nem fizettették vissza. Ezért a költségigénylések pontosságára vonatkozóan fenntartásokat fogalmaztak meg. Befejeződött az ellenőrzési stratégia középtávú felülvizsgálata, amelynek során megerősítést nyert, hogy a hatodik keretprogram ellenőrzési stratégiájának elvei megfelelőek, és a végrehajtás megfelelően halad. Ugyanakkor számos területen meg kell erősíteni a stratégiát, például a rendszerszerű hibák korrekciós folyamata esetében, és további erőfeszítéseket kell még tenni a támogathatósági szabályoknak a hibakockázat csökkentése érdekében történő egyszerűsítésére. A Bizottság számottevő erőfeszítést tett annak érdekében, hogy a hatályos jogi és közigazgatási szabályok korlátain belül javítsa a kutatási politika irányítását. A 2008. évi tevékenységekről szóló jelentésekben a felelős főigazgatók ismét fenntartásokat fogalmaztak meg a hatodik keretprogrammal kapcsolatban. A Bizottság továbbra is törekszik olyan fennmaradó hibaarány elérésére, amely pozitív megbízhatósági nyilatkozatot tesz lehetővé a kutatás területén. Ugyanakkor annak ellenére, hogy elfogadták a harmonizált megközelítést és megszülettek a félidős felülvizsgálat első eredményei, bizonyos jelek arra utalnak, hogy a közös többéves ellenőrzési stratégia nem lesz feltétlenül elegendő annak a célkitűzésnek a megvalósításához, hogy az általános hibaszintet a jelenleg elfogadott elhanyagolhatósági határ alá (2 %) csökkentsék. A Bizottság ezért megismétli, hogy nézete szerint közös értelmezésre van szükség az elfogadható hibakockázat fogalmát illetően, és ennek megfelelően javaslatokat fog megfogalmazni a 2008. december 16-i közlemény alapján. A vállalkozáspolitikai és ipari főigazgató fel tudta oldani a 2007-ben megfogalmazott fenntartást az európai szabványosítással kapcsolatos támogatások kedvezményezettjeire vonatkozóan. 3.3. Külső támogatás, fejlesztés és bővítés A Külső támogatás, fejlesztés és bővítés című fejezethez tartozó kiadások terén kizárólag a Bővítési Főigazgatóság főigazgatója fogalmazott meg fenntartást, mégpedig a bulgáriai előcsatlakozási támogatás kezelésével kapcsolatban (lásd még a 4.2. fejezetet). Ami az e fejezethez tartozó egyéb tevékenységeket illeti, a Bizottság továbbra is folytatni fogja a pénzügyi és szerződési eljárásokról szóló – egyebek között számos ENSZ-ügynökséggel[10] és a Világbankkal[11] aláírt – keretmegállapodások végrehajtásának felügyeletét és javítását. A Bizottság ezenkívül folytatja a végső kedvezményezettekkel kapcsolatos, nagyobb átláthatóságot célzó erőfeszítéseit, a személyes adatok tiszteletben tartására és a biztonságra vonatkozó előírások betartása mellett. Folytatódnak a főigazgatóságok RELEX-csoportján belüli ellenőrzési eredmények hatékonyabb felhasználására és megosztására irányuló az erőfeszítések. 3.4. Oktatás és állampolgárság 2007-ben a Kommunikációs Főigazgatóság főigazgatója fenntartást fogalmazott meg a főigazgatóság belső ellenőrzési rendszerének hiányosságaival kapcsolatban, az utólagos ellenőrzések hiánya miatt. Miután a főigazgatóságon belül központosított utólagos ellenőrzési csoportot hoztak létre, számos (többnyire alaki) hibára derült fény a műveleteknél, és emiatt a főigazgató 2008-ra ismét fenntartást fogalmazott meg. Az éves jelentéshez kapcsolódó cselekvési tervben számos intézkedést részletesen felvázoltak, és úgy tűnik, a probléma 2009 végére várhatóan megoldódik. A Kommunikációs Főigazgatóság főigazgatójának másik fenntartását a 4.4. pontban ismertettük. A Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságának főigazgatója fenntartást fogalmazott meg a Schengeni Információs Rendszer második generációjának (SIS II. – a tagállami bűnüldöző szervek közötti információcserét szolgáló informatikai eszköz) megvalósításában jelentkező késedelmek miatt. A fenntartást a jó hírnév megőrzése érdekében fogalmazták meg, ugyanis a megállapított problémák valójában az alvállalkozó szintjén voltak. A Bizottság szigorúan figyelemmel kíséri a kérdést, és továbbra is rendszeresen beszámol róla az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak. A Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságának főigazgatója feloldotta a 2007-ben megfogalmazott két fenntartást a megosztott igazgatás alá tartozó Európai Menekültügyi Alap végrehajtása tekintetében, mivel úgy ítélte meg, hogy a tagállamokban megfelelőképpen előrehaladt a rendszerek ellenőrzése és megerősítése. A 2008 és 2013 közötti időszakban a III. Európai Menekültügyi Alap megújult alap-jogiaktus hatálya alá tartozik, amely megoldást nyújt az előző alappal kapcsolatban meghatározott problémákra. Az alapvető infrastruktúrához és informatikai projektekhez kapcsolódó eszközök nyilvántartásával kapcsolatos súlyos hiányosságok miatt a könyvvizsgáló 2008-ban nem tudta jóváhagyni a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatóságának helyi számviteli rendszerét , de 2009 januárjában a hiányosság orvoslására cselekvési tervet léptettek életbe. Ami az oktatás és a kultúra területén a nemzeti ügynökségek általi centralizált közvetett irányítást illeti, bár az ellenőrzési rendszer általános megbízhatósága kielégítő, a 2007. évi utólagos nyilatkozatok vizsgálata, valamint a 2008. évi ellenőrző látogatások eredményei alapján kiderült, hogy a Fiatalok lendületben program végrehajtásának elsődleges vagy a másodlagos ellenőrzése néhány esetben hiányos vagy gyenge volt. Ezeket az eseteket szigorúan ellenőrzik, és szükség esetén megfelelő nyomon követési intézkedéseket tesznek. A Bizottság tisztában van a pénzügyi keret 3. fejezetéhez tartozó területeken megállapított hiányosságokkal. Továbbra is szigorúan nyomon fogja követni különösen a SIS II-vel kapcsolatban megfogalmazott fenntartásokkal és általánosságban véve a nagyobb informatikai rendszerekkel kapcsolatos fejleményeket. 3.5. Gazdasági és pénzügyek A 2006. és 2007. évi általános jelentésben a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság főigazgatója fenntartást fogalmazott meg amiatt, hogy az utólagos ellenőrzés során potenciális problémát állapítottak meg az úgynevezett addicionalitás követelményének végrehajtása tekintetében a növekedési és foglalkoztatási kezdeményezés elnevezésű, külső végrehajtó szerv által irányított programnál (1998–2002). Az előzetes eredmények hiányosságokat tártak fel az említett külső szerv ellenőrzési rendszerében, és úgy ítélték meg, hogy ezek súlyossága indokolja a fenntartást. Az utólagos ellenőrzési jelentés után alaposan felülvizsgálatnak vetették alá mind a külső végrehajtó szerv, mind a felelős bizottsági szolgálat belső ellenőrzési rendszerét. Kidolgozták és a végrehajtó szerv elé terjesztették az adiccionalitási követelményekre vonatkozó részletes iránymutatást, amelyben írásban is megerősítették ezek 2008-tól kezdve történő alkalmazását. Ezenkívül megállapodás született a külső szervvel, amelyben részletesen felsorolják a létesítmény megvalósítása kapcsán végrehajtandó felügyeleti és ellenőrzési feladatokat. A jelenleg hatályos ellenőrzési keret ugyan megfelelőnek minősül a költségvetési előirányzatokkal való hatékony és eredményes gazdálkodáshoz, azt azonban még nem vizsgálták meg, mennyire hatékony az új közösségi programok végrehajtása kapcsán, az addicionalitás követelményeinek meghatározására vonatkozóan. Ezért a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság főigazgatója a 2008. évi jelentésben fenntartással élt, mivel lehetséges, hogy az új program esetében nem lesznek maradéktalanul hatékonyak az utólagos ellenőrzési jelentés eredményeit követően hatályba léptetett új kockázatenyhítő ellenőrzések. Ez 2009-ben fog kiderülni. A Bizottság támogatja a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság főigazgatójának azon döntését, hogy a korábbi pénzügyi programnál ugyanazon pénzügyi tevékenység tekintetében megállapított hiányosságok orvoslása érdekében a forrásokat az új pénzügyi program igazgatására vonatkozó hatályos ellenőrzési struktúra tökéletesítésére kell összpontosítani. 2009-ben konkrét belső ellenőrzési feladatokkal és az operatív szolgálatok által végzett folyamatos felügyelettel fognak törekedni a megbízhatóság elérésére. 4. Átfogó kérdések 4.1. Informatikai rendszerek Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság felhívta a biztosok testületének figyelmét arra, hogy át kell tekinteni az informatikai szervezetirányításról[12] és a kölcsönös átjárhatóságról[13] szóló bizottsági közlemény betartását. Az Ellenőrzés-felügyeleti Bizottság ezenkívül számos informatikához kapcsolódó, 2008-ban már megvitatott ellenőrzést megvizsgált, és felhívta a figyelmet az informatikai biztonságról szóló bizottsági határozat[14] végrehajtására. Továbbra is kiemelten fontos az eredményes, költséghatékony és felhasználóbarát informatikai eszközök kidolgozása, amelyek megfelelnek az egyedi igényeknek, és amelyeknek kölcsönös átjárhatóságát és biztonságát az egész Bizottságon belül biztosítják. Ennek megvalósítása érdekében a Bizottság különös figyelemmel kíséri alkalmazottai megfelelő képzését, és nagy erővel irányítja az informatikai fejlesztéseket. Ezenkívül erőfeszítéseket kell tenni a projektek és a szolgáltatók hatékonyabb igazgatására is annak érdekében, hogy az informatikai rendszerek hatékonyan és eredményesen támogassák az uniós szakpolitikák végrehajtását. 4.2. A programok bulgáriai és romániai végrehajtása A Bizottság által végzett szigorú ellenőrzések révén fény derült néhány szabálytalanságra az előcsatlakozási alapok kezelésében: Bulgáriában 2007, Romániában pedig 2008 óta. A Bővítési Főigazgatóság főigazgatója ezért fenntartotta a 2007-ben megfogalmazott fenntartását a PHARE pénzeszközeinek két bulgáriai kifizető ügynökség általi kezelésében tapasztalt alapvető rendszerbeli hiányosságokat illetően. Két másik főigazgató is fenntartást fogalmazott meg az előcsatlakozási alapok 2008. évi kezelésével kapcsolatos problémák miatt: a regionális politikai főigazgató a kohéziós alapoknak a bulgáriai közúti ágazatban alkalmazott irányítási és ellenőrzési rendszere miatt, a mezőgazdasági és vidékfejlesztési főigazgató pedig a SAPARD bulgáriai és romániai irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében. A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Főigazgatóság főigazgatója Románia és Bulgária esetében nagy hibaarányhoz vezető, jelentős ellenőrzési hiányosságokról számolt be az integrált igazgatási és ellenőrzési rendszerben. A két tagállam hatóságait a hiányosságok orvoslása érdekében cselekvési terv készítésére kérték fel. A Regionális Politikai Főigazgatóság , a Foglalkoztatási, Szociális és Esélyegyenlőségi Főigazgatóság, a Jogérvényesülés, Szabadság és Biztonság Főigazgatósága és a Tengerügyi és Halászati Főigazgatóság éves jelentésében is szerepeltek a pénzeszközök bulgáriai kezelésével és ellenőrzésével kapcsolatos kérdések a 2007 és 2013 közötti programozási időszak vonatkozásában; ugyanakkor a jelzett problémák egyike sem indokolta fenntartások megfogalmazását a 2008. évi jelentésben fenntartások megfogalmazását. Az érintett főigazgatóságok továbbra is alaposan össze fogják hangolni az uniós pénzeszközök bulgáriai és romániai kezelésével kapcsolatos fellépéseiket. A Bizottság a nemzeti hatóságokkal együttműködve továbbra is támogatni fogja a bulgáriai és romániai reformtörekvéseket annak biztosítása érdekében, hogy valamennyi érintett problémát megoldják, és az uniós pénzeszközök kezelését az alkalmazandó szabályok és eljárások szigorú betartásával végezzék. 4.3. Éves összefoglalók és nemzeti nyilatkozatok A Bizottság tovább vizsgálta a tagállamoktól érkezett éves összefoglalókat (2008 volt a második olyan év, amikor a nemzeti hatóságoknak éves összefoglalót kellett készíteniük az úgynevezett megosztott igazgatás alá tartozó kiadásokról), és tájékoztatta az Európai Parlamentet, törekedve arra, hogy az összefoglalók hozzáadott értéke alapján nagyobb megbízhatóságot biztosítson a tagállami igazgatási és ellenőrzési rendszerekkel kapcsolatban. Az időközi értékelés alapján úgy tűnik, hogy a kohézió, valamint a mezőgazdaság és a természeti források területén a tagállamok többsége teljesen vagy többnyire megfelelt a minimális jogszabályi előírásoknak és a bizottsági iránymutatásokban foglaltaknak. Ezek az összefoglalók valódi hozzáadott értéket biztosíthatnának az uniós kiadások kezeléséhez és ellenőrzéséhez, amennyiben megfelelő kiterjedésűek, megközelítésűek és időzítésűek, és végrehajtásuk megfelel a nemzetközi normáknak[15]. Ezenkívül néhány tagállam (Hollandia, Dánia, Svédország és az Egyesült Királyság) nemzeti nyilatkozatokat készít, és ezzel is fokozza elszámoltathatóságát az uniós források felhasználása tekintetében, bár a Bizottság felhívja a figyelmet, hogy a nyilatkozatok között lévő különbségek miatt ezek csak kismértékben összehasonlíthatók, és az általuk nyújtott megbízhatóság is korlátozott. A Bizottság úgy ítéli meg, hogy a tagállamok által benyújtott éves összefoglalók megerősítik az uniós források felhasználása tekintetében a tagállamok elszámoltathatóságát, és hozzájárulnak a Bizottság saját megbízhatóságához. A Bizottság le fogja vonni a tapasztalatokat, és szükség esetén még a következő összefoglalások elkészítése előtt módosítani fogja vizsgálni az iránymutatásokat, további támogatást nyújt a tagállamoknak, és felszólítja őket, hogy a Bizottság ajánlásának megfelelően készítsenek általános megbízhatósági nyilatkozatot. A Bizottság valamennyi tagállamot ösztönzi arra, hogy kövesse azok példáját, akik már jelenleg is készítenek éves nemzeti nyilatkozatot . 4.4. A szellemi tulajdonjog területén alkalmazandó jogszabályoknak való megfelelés A Kommunikációs Főigazgatóság főigazgatója a jó hírnév megőrzése érdekében fenntartást fogalmazott meg, mivel lehetséges, hogy a Bizottság szolgálatainak tevékenységei szerzői jogot sértettek: bizonyos kommunikációs termékek esetében fennáll annak a veszélye, hogy nem szerezték meg a szerzői jogot és a kapcsolódó jogokat. Az elektronikus kommunikációs média általános jelenléte miatt ezek a tevékenységek valamennyi tagállamra hatással lehetnek, bár a nemzeti szerzői jogi jogszabályok között még eltérések mutatkoznak. Mivel a szerzői jogokat európai szinten nem kezelik közösen, a jogok tulajdonosait valamennyi tagállamban, gyakran különböző szinteken fel kell kutatni (jogkezelő szervezetek, kiadók, műsorsugárzók, szerzők vagy más, a tartalommal kapcsolatos jogokkal rendelkező személyek). A Bizottság rendszeresen értékelni fogja, hogy az összetett és gyorsan változó technológiai és jogi környezetben elegendőek-e az eddigi intézkedések a kockázatok csökkentéséhez. 2009 végére cselekvési terv készül, amely valamennyi szükséges intézkedést tartalmazza, kezdve a figyelemfelkeltéstől a képzésen át egészen a közös iránymutatások megfogalmazásáig. 5. Következtetések - A pozitív megbízhatósági nyilatkozat megszerzésére irányuló erőfeszítések igen kedvező hatással voltak az intézményre: a szóban forgó kérdésekre irányították a figyelmet és az energiát, és jelentős változásokat indítottak el a bizottsági irányítási és ellenőrzési rendszerekben, munkamódszerekben és szokásokban. - A Bizottság továbbra is szigorúan figyelemmel kíséri a fenntartásokkal kapcsolatos cselekvési tervek végrehajtását, és kiemelt figyelmet szentel az ismételten megfogalmazott fenntartásoknak. - A Bizottság a végső kedvezményezettekkel és a nemzeti hatóságokkal egyaránt folytatni fogja az ellenőrzéssel kapcsolatos kérdések hatékony külső kommunikációján való munkát. A hibák és félreértések előfordulásának csökkentése érdekében hatékonyabb tájékoztatásra van szükség. - A Bizottság továbbra is beszámol majd a saját ellenőrzéseinek hatékonyságáról, és teljes körűen kitér a hibák – többek között az előző évek kifizetéseivel kapcsolatos hibák – javítására. - A Bizottság megismétli, hogy a jövőben is változatlanul vissza fogja fizettetni a jogosulatlan kifizetéseket. A Bizottság megjegyzi, hogy a visszafizettetett összegek 2007-ről 2008-ra megkettőződtek, és már elérik a 3 milliárd EUR-t. A Bizottság lépéseket tesz annak biztosítására, hogy a tagállamok teljesítsék kötelezettségeiket a visszafizettetésekkel kapcsolatos jelentések minőségével és a pénzügyi korrekciókkal kapcsolatban. - A Bizottság arra fogja ösztönözni a tagállamokat, hogy éves összefoglalójukban tegyenek általános megbízhatósági nyilatkozatot a megosztott igazgatás alá tartozó alapok tekintetében. A Bizottság meg fogja vizsgálni, hogy a nemzeti igazgatási nyilatkozatokból miként kapható további biztosíték. - A Bizottság úgy gondolja, hogy az elfogadható kockázaton alapuló megközelítés hatékony és eredményes kezelést biztosít az uniós pénzeszközök számára. 2008 decemberében a Bizottság közleményt adott ki erről a kérdésről, amelyben példaként a strukturális alapok és a vidékfejlesztés kérdését említette. Ezeket a példákat a jövőben továbbfejlesztik, és mihamarabb konkrét javaslatokat fogalmaznak meg az elfogadható kockázat szintjére nézve. 2010-ben javaslatokat nyújtanak be megfontolásra a költségvetési hatóságnak a kutatás, a közlekedés, az energiaügy, a külső támogatás, a fejlesztés és bővítés, valamint az igazgatás területén. * * * Ez az utolsó összefoglaló jelentés, amelyet a jelenlegi biztosi testület fogad el. A testület egyik kiemelt prioritása a rendszerek korszerűsítése – az uniós pénzeszközök kezelésének legmagasabb szintű biztosítása érdekében, beleértve a műveletek jogszerűségét és szabályosságát. 2004 és 2009 között az Európai Bizottság megerősítette a 2000-ben megkezdett reformot, és ez hosszú távú következményeket von maga után. Az elmúlt öt év munkája során jelentős mértékű fejlődés állt be az uniós költségvetés kezelésében, és a munka tovább folytatódik, különös tekintettel a felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselők által megfogalmazott fenntartásokban kiemelt problémákra. A Bizottság úgy ítéli meg, hogy a jelenleg működő belső ellenőrzési rendszerek – a 2008. évi éves tevékenységi jelentésekben ismertetett korlátokkal – megfelelő biztosítékot nyújtanak arra, hogy az egyes tevékenységekhez rendelt forrásokat valóban a kijelölt célra fordították, és betartották a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveit. A Bizottság ezenkívül úgy ítéli meg, hogy a bevezetett ellenőrzési rendszerek kellő biztosítékot nyújtanak azon műveletek jogszerűségét és szabályosságát illetően, amelyekért a Bizottság az EK-Szerződés 274. cikke értelmében teljes felelősséget vállalt. . Annex 1: Other cross-cutting management issues 1. HUMAN RESOURCES In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009. In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way. During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned. As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010. Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs. 2. ETHICS In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide. Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE. The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies. The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules. 3. SECURITY Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution. An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008. Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008 Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. | Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action | Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. | Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | Governance | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action | Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. | Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality | namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action | Financial management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action | Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. | Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. | Human resources | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. | Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. | Continuity of operations | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 | Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. | Annex 4: Executive and Regulatory Agencies (Council Regulation 58/2003 (Art 9.7) In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works. Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field. Six executive agencies have been created: - the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA) - the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA) - the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA ) - the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ) - the European Research Council Executive Agency ( ERC) - the Research Executive Agency ( REA ). - Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows: Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total | EACI | 22 | 47 | 69 | PHEA | 8 | 20 | 28 | EACEA | 85 | 277 | 362 | TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 | Total | 131 | 366 | 17 | 514 | The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009). To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest. The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009. Annex 5: Negotiated procedures 1. LEGAL BASIS Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation. 2. METHODOLOGY A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union. These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general. 3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED 3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729. For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable. An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) . Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average. Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value. 3.2. The three "external relations" directorates-general On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571. For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%). If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures. 4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds: - Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures. - Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc). - Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference. Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned: - Establishment of standard model documents and guidance documents . - Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation. - Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes: - permanent exchange of information; - ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures; - reinforcement of the product management policy especially in the IT sector. - Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency. - Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail. Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008 (Article 87.5 IR) In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more. The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008. EC budget: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 1.497.065,33 | 6 | COMP | 11.713.735,70 | 3 | EAC | 123.199,00 | 1 | EACEA | 497.001,12 | 2 | ELARG | 607.626,00 | 1 | ENTR | 111.650,00 | 1 | ENV | 231.383,16 | 1 | MARE | 249.800,61 | 1 | INFSO | 1.713.872,65 | 4 | RTD | 1.227.715,95 | 5 | TREN | 407.313,70 | 2 | 18.380.363,22 | 27 | European Development Fund: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 0 | 0 | Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits (Article 106.6 IR) Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30]. Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC: 2005 | 2007 | 2008 | Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% | Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% | Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days | The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions. As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. 2005 | 2007 | 2008 | Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € | *Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168% The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. | [1] A költségvetési rendelet 60. cikke. [2] Közlemény a Bizottságnak: SEC(2007) 1341. [3] COM (2008) 97., 2008.2.18. [4] COM(2009) 42., 2009.2.3. [5] COM(2006) 9 és SEC(2006) 49. [6] COM(2009) 43, 2009.2.4. [7] Az összefoglaló jelentés az Európai Számvevőszék 2007. évi éves jelentésének új szerkezetét követi. [8] A zöld jelzés azt jelenti, hogy a teljes kiadási terület hibaaránya elhanyagolható (2 % alatti), és a Számvevőszék úgy ítéli meg, hogy a jelenlegi felügyeleti és ellenőrzési rendszerek hatékonyak. Sárga jelzés esetén a hibaszázalék 2 és 5 % között van, és a felügyeleti és ellenőrzési rendszerek csak részben hatékonyak. A piros jelzés azt jelenti, hogy a hibaszázalék meghaladja az 5 %-ot, és a felügyeleti és ellenőrzési rendszerek nem működnek hatékonyan. Forrás: „Tájékoztató: Éves jelentés a 2007. évi uniós költségvetésről”, Európai Számvevőszék, 6. oldal. [9] A Számvevőszék a bevételeket, a gazdasági és pénzügyeket és az igazgatási kiadásokat is zöld jelzéssel látta el. A Számvevőszék tehát a teljes közösségi kiadások mintegy 45 %-ára zöld jelzést adott. [10] Pénzügyi és adminisztratív keretegyezmény / FAFA. [11] A vagyonkezelői alapokról és a társfinanszírozásról szóló keretegyezmény. [12] SEC(2004) 1267. [13] SEC(2004) 1265. [14] C(2006) 3602. [15] Az Európai Számvevőszék 6/2007. sz. véleménye. A kohéziós politika területén mindössze hét tagállam nyújtott be általános megbízhatósági-nyilatkozatot 2008-ra vonatkozóan. [16] SEC(2008) 301, 5.3.2008. [17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341. [18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49. [19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135. [20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43. [21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004. [22] Para 37 Opinion 02/2004. [23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003). [24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7. [25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN). [26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities". [27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135 [28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13). [29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate. [30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25). [31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007. [32] Net delays. [33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less). [34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.