52006DC0358

[pic] | AZ EURÓPAI KÖZÖSSÉGEK BIZOTTSÁGA |

Brüsszel, 04.07.2006

COM(2006) 358 végleges

A BIZOTTSÁG KÖZLEMÉNYE

2006. MÁRCIUS 31-I ELŐMENETELI JELENTÉS AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG SZÁMVITELI RENDSZERÉNEK KORSZERŰSÍTÉSÉRŐL

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés 3

2. Végrehajtási öszefoglaló 2006. március 31-ig 4

3. A korszerűsített számviteli rendszer megvalósítása a Bizottságnál 5

3.1. A 2005-ös költségvetési év pénzügyi kimutatásainak és nyitóegyenlegeinek elkészítése 5

3.2. Hitelnyújtás és hitelfelvétel 6

3.3. Képzés 6

3.4. Konszolidáció 7

3.5. A költségvetési év változása 7

4. Ellenőrzési környezet és a helyi rendszerek érvényesítése 8

4.1. Kommunikáció és az elszámolások minősége 8

4.2. 4.2 A helyi rendszerek érvényesítése 8

5. Az általános költségvetéssel kapcsolatos informatikai fejlesztések 9

6. Az eredmény elvű elszámolás (ABAC) bevezetése más intézményeknél és hivataloknál 10

7. ABAC Delegations 10

8. Európai Fejlesztési Alap 10

9. Jövőbeni fejlesztések 11

10. Következtetés 11

INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 MARCH 2006 13

System securtiy and synchronisation 18

Bevezetés

2006. március 31-én a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője továbbította az Európai Számvevőszéknek az Európai Közösségek első olyan előzetes beszámolóját, amelyet a nemzetközileg elfogadott számviteli standardokkal összhangban kellett elkészíteni. A Bizottság ezzel nem csak példát mutat a közjogi testületek számára, de jelzi is a mentesítésért felelős hatóságok felé azt a törekvését, hogy a rábízott adófizetői pénzek tekintetében teljes mértékben elszámoltatható legyen.

A beszámoló három év intenzív munkájának a gyümölcse, amelyben a Bizottság valamennyi szolgálata, valamint egyéb intézmények és ügynökségek vettek részt:

- kidolgozásra kerültek a Bizottság tevékenységeinek szempontjából releváns, a nemzetközi standardoknak megfelelő számviteli szabályok, valamint a megfelelő számviteli kézikönyvek;

- az új számviteli követelményeket követve kialakították az informatikai rendszereket;

- minden egyes bizottsági szolgálat úgy módosította az adminisztratív és pénzügyi eljárásait, hogy a számviteli eseményeket azok felmerülésekor rögzítsék, nem pedig csak év végén, vagy akkor, amikor pénzmozgás történik, így lehetővé válik az eredmény elvű elszámolás bevezetése;

- meghatározták az első eredmény elvű elszámolások nyitóegyenlegeit.

Ez a munka 2005. januárig lezárult, ami időben volt ahhoz, hogy a 2005-ös költségvetési év a megfelelő alapra helyezve kezdődhessen. 2005. január óta:

- Az engedélyezésért felelős szolgálatok ellenőrizték és érvényesítették a nyitóegyenlegeket.

- Minden egyes szolgálat megbecsülte az egyes évek elején, illetve végén elhatárolandó kiadásokat.

- A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője valamennyi rendszert megvizsgálta annak biztosítására, hogy azok képesek legyenek rögzíteni, illetve kommunikálni az előírt számviteli információkat.

- A Bizottság beszámolóját X egyéb intézmény és Y ügynökség beszámolójával együtt készítették el és konszolidálták azokkal.

A Bizottság ily módon betartotta a költségvetési rendeletben a – nemzetközi standardoknak minden lényeges szempontból megfelelő – pénzügyi kimutatások elkészítésére meghatározott határidőket, és teljesítette az Európai Parlament és a Tanács felé tett kötelezettségvállalását, hogy jelentést tesz ezen, a Parlament és a Tanács által különösen ambiciózusnak tartott cél elérése felé tett előrelépésekről[1]

A munka azonban még nem zárult le. Valamennyi számviteli standard teljes mértékű teljesítése időigényes folyamat. A Bizottság harmadik országokban működő küldöttségeinek előlegszámláit be kell építeni a központi számviteli rendszerbe, az Európai Fejlesztési Alapokat illetően pedig korszerűsített informatikai rendszerekre kell áttérni. E feladatoknál az új rendszerek bevezetésének nehézségeiből és a földrajzilag szétszórt szolgálatok képzési igényéből adódtak a késések, de ezeknek nincs lényeges hatása a beszámolóra.

Két főigazgatóság rendszereit még javítani kell, mielőtt jóváhagyják azokat. Jelentős hibákat találtak legalább egy főigazgatóság számadatai között, amelyet felkértek a javított adatok benyújtására. Annak ellenére, hogy a Bizottság szolgálatai erőfeszítéseket tettek a nyitóegyenlegek és az elhatárolt kiadások többszöri ellenőrzése során, a Számvevőszék valószínűleg további hibákat talál majd, amelyeket lehetőség szerint ki kell javítani a 2006. július 31-ére elkészítendő végleges beszámolóban. A hibák kockázatát tovább növelik a következők: a Bizottság nem rendelkezik elegendő képesített számviteli alkalmazottal egy ilyen léptékű reform gyors átültetésére; egyes szolgálatoknál késések adódtak, ami miatt sebtében végezték el a feladatokat; késett egyes számviteli és beszámolási informatikai eszközök fejlesztése, és lemaradások voltak a dokumentációk naprakésszé tétele és a képzési tanfolyamok terén.

Végrehajtási öszefoglaló 2006. március 31-ig

Az új számviteli rendszerre való áttérés egyelőre sikeres volt az Európai Bizottságnál. 2005. január 1-én a Bizottság a pénzforgalmi szemléletű elszámolásról az eredményszemléletű elszámolásra tért át, amely jobb pénzügyi információkat biztosít a Bizottságnak és amelynek köszönhetően a Bizottság napi szinten már most jobban tudja ellenőrizni pénzügyeit. Az eredményszemléletű számviteli rendszert 2005-ben továbbfejlesztették; a fejlesztés és a tökéletesítés 2006-ban és 2007-ben fokozatosan kiterjed az Európai Fejlesztési Alapra, a küldöttségekre, az ügynökségekre, valamint egy egységes adattárházra is.

2005-re és 2006-ra részletes cselekvési tervet dolgoztak ki, ezt a tapasztalatoknak megfelelően módosították, illetve kiterjesztették. A 2006-os és 2007-es tervek grafikus formában a mellékletben szerepelnek. Az eredeti tervben alulbecsülték azt a munkamennyiséget, amely számos informatikai fejlesztés befejezéséhez szükséges, így bizonyos feladatokat újra kellett ütemezni. A legfontosabb még zajló számviteli projekt az ABAC-EFA (eredményszemléletű rendszer az EFÁ-nál) és az ABAC-Delegations (eredményszemléletű rendszer a képviseleteknél), amelyek a jelenlegi tervek szerint a 2007-es (küldöttségek) illetve 2008-as (EFA) költségvetési év kezdetén lesznek teljes mértékben üzemképesek. Ez a jelentés a 2005 során felmerülő főbb kérdéseket mutatja be.

A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője előterjesztette a Számvevőszéknek a 2005. évi előzetes pénzügyi kimutatásokat, amelyeket először kell teljes mértékben eredmény alapú elszámolással elkészíteni. A végleges kimutatásokat 2006. július 31-ig kell a Bizottságnak jóváhagynia. Valamennyi főigazgatóság és szolgálat jelentős erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy meghatározzák az első év nyitóegyenlegeit, hogy ellenőrizzék azokat és elvégezzék a szükséges korrekciókat, valamint hogy koherens és következetes módon megbecsüljék az elhatárolt kiadásokat a költségvetési év elejére és végére nézve. Egyes adatellenőrzések a számlák végleges zárásáig folytatódnak, bizonyos számlákat még egyeztetni kell a főkönyvvel, egy főigazgatóságot pedig a becslései újbóli megtételére kértek fel. Tekintettel a feladat nagyságrendjére, a szolgálatok jártasságának hiányára az új számviteli eljárások terén, valamint a képesített és képzésben részesült dolgozók csekély számára, fennáll annak a kockázata, hogy az előbb említett erőfeszítések ellenére lényeges hibák és kihagyások észrevétlenül maradnak a végső beszámolóban.

Egyes számviteli problémákra már felhívták a Számvevőszék figyelmét, különösen azon szervezetek tekintetében, amelyeket be kellett vonni az EK konszolidált beszámolójába, de amelyek még nem egyeztek ebbe bele, illetve a tagállamoktól lehívandó azon összegek közzétételének módját illetően, amelyek az EK fennálló kötelezettségeinek kifizetését szolgálják.

A korszerűsített számviteli rendszer megvalósítása a Bizottságnál

A 2005-ös költségvetési év pénzügyi kimutatásainak és nyitóegyenlegeinek elkészítése

Meghatározták a 2005-ös pénzügyi kimutatásokra vonatkozó új beszámolási követelményeket, a 2005. évi számlazárás, valamint a 2005. évi pénzügyi kimutatások elkészítésének számviteli eljárásai pedig kidolgozásra kerültek. Az előzetes éves beszámoló 2006. március 31-re, a költségvetési rendeletben meghatározott határidőre készült el.

A nyitó működési egyenlegek meghatározására 2005. januárban lényegében valamennyi, az eredményszemléletű elszámoláshoz szükséges információt betáplálták a központi számviteli rendszerbe (több mint 7 000 számla illetve költség-visszatérítési igénylés, 30 000 előfinanszírozással kapcsolatos könyvelési tétel, 92 000 eszköz és 3 100 biztosíték). Minden egyes szolgálattól kérték a betáplált adatok helyességének 2005. május 1-ig történő ellenőrzését, 2005 júliusában pedig felkérték a főigazgatókat és a szolgálatok vezetőit nyitó működési egyenlegeik hivatalos érvényesítésére. Az jóváhagyások és ellenőrzések után mindegyik főigazgatóság érvényesítette a számadatokat, de néhány korrekciót kértek az adatok minőségének biztosítására. Az utolsó érvényesítés 2006. januárban érkezett be.

A Számvevőszék 2005. februárban információkat kapott a számlákkal és előfinanszírozásokkal kapcsolatos adatbetáplálásokról, majd kézhez kapta a főigazgatóságok mérlegeit is, mihelyt azokat 2005. júliusban érvényesítésre küldték. A Számvevőszék hozzáféréssel rendelkezett a számviteli rendszerbe könyvelt valamennyi adathoz a rendszer bevezetésétől kezdve.

2005-ben a legnagyobb áttérési feladat a 2005. január 1-i eredményszemléletű nyitó mérlegek véglegesítése volt, amely nem csak a Költségvetési Főigazgatóság, de a többi szolgálat számára is fáradságos feladat volt. A kedvezményezettek által még be nem nyújtott („cut-off”), EK-finanszírozásra irányuló igénylések értéke becslésének iránymutatásait 2005. augusztus 16-án küldték meg a főigazgatóságoknak, miután konzultáció folyt velük arra nézve, hogy az említett becslések készítésekor miből a legcélszerűbb kiindulni. 2006. január 31-re az utolsó főigazgatóság is elkészítette a nyitómérlegéhez használt egyedi módszertanát és cut-off könyveléseit, március 17-re pedig az utolsó főigazgatóság is benyújtotta az év végi cut-off könyveléseihez szükséges információkat. Az adatok minőségének biztosítására a Költségvetési Főigazgatóság elvégezte a felülvizsgálatokat és koherencia-ellenőrzéseket. A végleges beszámoló 2006. július 31-i jóváhagyása előtt korrekciókra lesz szükség, különösen egy főigazgatóságnál, amelyet majd felkérnek cut-off becsléseik újbóli kidolgozására.

Noha valamennyi főigazgatóság elvégezte a kért feladatokat, az információk véglegesítése jelentősen késett, amint azt az 1. táblázat mutatja. E késéseket az eredményszemléletű elszámolásokra való, rövid határidőn belüli áttérés nehézségei, valamint az informatikai eszközök és a szolgálatok időben történő képzése biztosításának nehézségei magyarázzák.

1. táblázat

[pic]

Az összevont beszámolók vonatkozásában az egyéb intézmények és ügynökségek többnyire határidőn belül bocsátották rendelkezésre az előírt információkat. A kivételek két intézménnyel (nem nyújtották be a cash-flow kimutatásaikat) és három alannyal kapcsolatosak. Ez utóbbiak közül kettő (két ügynökség) úgy ítélte meg, hogy őket nem kell bevonni az összevont beszámolóba, hiszen a költségvetési rendelet engedélyezte ezt a kivételt, a harmadik pedig nem tartozik az Európai Közösség ellenőrzése alá (a közös egészségbiztosítási rendszer). Ezeket a kérdéseket a végleges beszámolók jóváhagyása előtt kell megoldani.

Az előzetes beszámolóban az EK kötelezettségei mintegy 62 milliárd euróval haladják meg az EK eszközeit. Bevételei lehívására ugyanis csak akkor kerül sor, amikor kötelezettségeinek kifizetése esedékessé válik. A legfőbb kötelezettségek az alkalmazotti nyugdíjakkal (32 milliárd euró) és az EMOGA Garanciarészlegével szemben igénylésekkel (47 milliárd euró) kapcsolatosak. Mivel nincsenek nemzetközi standardok a tagállamok kötelezettségeinek bemutatására vonatkozóan, a beszámoló véglegesítésére a Számvevőszék észrevételeinek függvényében kerül majd sor.

Hitelnyújtás és hitelfelvétel

A hitelnyújtással és hitelfelvétellel kapcsolatos (a Bizottság költségvetésén kívül eső) tevékenységek műveleteit korábban a Gazdasági és Pénzügyi Főigazgatóság Globus nevű informatikai rendszerében tartották nyilván. 2005-ben ezeket az adatokat a Bizottság központi rendszerébe vezették át (SAP/CFM és FM). Egyes pénzügyi eszközök 2005. júliusban kerültek az új rendszerbe, a még fennmaradó eszközök pedig novemberben kerültek oda. A beszámolási funkciók még mindig véglegesítés alatt állnak. Központi IT-rendszerfrissítésre lesz szükség ahhoz, hogy a nemzetközi standardoknak teljes mértékben megfelelő beszámolókat lehessen készíteni. A frissítés 2006 második negyedévére van ütemezve.

Képzés

2005-ben a képzés terén a következő főbb eredményeket érték el:

- az intenzív ABAC tréning befejezése, amelyen 2004. október és 2005. június között több mint 7 000-en vettek részt;

- az ABAC használatát oktató tanfolyamok folytonos naprakésszé tétele a rendszerfejlesztések figyelembe vételére és a tanfolyamok minőségének javítására. 2004-ről 2005-re 79 %-ról 90 %-ra nőtt azok aránya, akik elégedettek az ABAC tanfolyamokkal. A főigazgatóságok kérésére új integrált tanfolyam indult be, amely a tranzakciók SI2-ben (ezt fokozatosan megszüntetik) és ABAC-ban való kezelésének valamennyi fő vetületét érinti. Az engedélyezésre jogosult tisztviselők egyedi képzésben részesültek az év első negyedében;

- Az intenzív szakasz lezárása után az ABAC és SI2 tanfolyamok, illetve a magánvállalkozások és a költségvetési szektor számviteléről szóló tanfolyamok egyaránt tovább folytatódtak, bár a képzés anyaga és a dokumentáció időnként nem tartott lépést a rendszer változásaival.

2006-ban a következők lesznek a fő feladatok:

- A tanfolyamok folytatása és naprakésszé tétele, nagyobb hangsúlyt fektetve a helyes elszámolási kódok megválasztásának fontosságára, mivel ez egyes főigazgatóságoknál problémának tűnik.

- A küldöttségek és képviseletek alkalmazottainak képzése

- Képzések előkészítése az ügynökségek vagy egyéb intézmények számára, amelyek lehet, hogy az ABAC bevezetése mellett döntenek

Konszolidáció

Kidolgozásra került egy konszolidációs kézikönyv és egy beszámolási csomag, amelyet valamennyi intézménynek/ügynökségnek elküldtek. Kifejlesztettek egy új informatikai konszolidációs eszközt (SAP ECCS), amelyet a 15 résztvevő intézménytől/ügynökségtől kapott tesztbeszámolók használatával novemberben teszteltek. Az intézmények/ügynökségek elkészítették saját nyitómérlegüket és továbbították azokat a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének koherencia-ellenőrzésre és konszolidációra. Az új eszközt használva sikeresen konszolidálták az intézmények és ügynökségek előzetes beszámolóit.

A költségvetési év változása

2005. júliustól kezdve a Költségvetési Főigazgatóság valamennyi főigazgatósággal és szolgálattal együttműködésben néhány napra csökkentette azt az időszakot, amelynek során az új költségvetési év megnyitásáig megszakítják a pénzügyi műveleteket. Ezt az időszakot sikeresen, a szokásos menetrendhez képest több mint három héttel csökkentették (2. táblázat). Ez az eredmény nem kimondottan az ABAC-projekt része, hanem egyrészről a Költségvetési Főigazgatóság öt igazgatóságának 13 egysége közötti jobb koordinációnak, másrészről pedig annak tulajdonítható, hogy 2005. szeptembertől kezdve a 2006-os belső szabályokról folytatott első szolgálatközti konzultáció alapjául az előzetes költségvetési tervezet adatait használták. A költségvetés elfogadását követően ezeket az előzetes adatokat naprakésszé tették.

2. TÁBLÁZAT: A 2006. ÉS A 2005. ÉV NYITÁSÁNAK ÖSSZEHASONLÍTÁSA

Esemény | 2005/2006 | 2004/2005 |

Az anticipatív környezet nyitása (*) | 11.15. | 11.19. |

A megszavazott előirányzatok bejegyzése, ami lehetővé teszi az új kötelezettségvállalást és a kapcsolódó kifizetéseket | 12. 21.(**) | 1.10. |

A fennálló (előzetes) kötelezettségvállalások átvitele, amely lehetővé teszi azok kifizetését: |

- 1. ciklus | 1. 5.-- 1.9. | 1. 31.-- 2.1. |

- 2. ciklus (***) | 1.20. -- 1.22. | 2.18. |

- 2a. ciklus (***) | 1.24. | n/a |

- 3. ciklus (***) | 2.3. | 2.28. |

Maradvány-előirányzatok, fő ciklus | 1.6. -- 1.9. | 2.3. |

Bevételi ciklus | 1.16. -- 1.17. | 2.15. |

(*) A 11.15-i dátumot a költségvetési rendelet 178. cikkének (1) bekezdése és a 150. cikkének (3) bekezdése határozza meg |

(**) A kifizetések 1.1. előtt nem engedélyezettek, kivéve a költségvetési rendelet 178. cikkének (2) bekezdésében megengedetteket. (***) A pótlólagos ciklusok azokra a főigazgatóságokra vonatkoznak, amelyek nem végezték el időben a korábbi ciklushoz szükséges előkészítő feladatokat |

Ellenőrzési környezet és a helyi rendszerek érvényesítése

Kommunikáció és az elszámolások minősége

A főigazgatóságok bevonása, és a számviteli kérdésekről velük folytatott kommunikáció 2005 során folytatódott, a számviteli és pénzügyi kapcsolattartók hálózataival szervezett találkozók formájában. A beszámoló megbízhatóságának érdekében a számvitelért felelős tisztviselőt segítő alkalmazottak 2005 során ellenőrzéseket végeztek az új számviteli adatok minőségét illetően. A hibákról és következetlenségekről az érintett szolgálatok tájékoztatást kaptak. Kidolgozták a főigazgatóságok által készítendő pénzügyi beszámolót, a számviteli kapcsolattartókkal pedig számos találkozót szerveztek.

Tovább zajlik a számviteli ellenőrzési környezet javítása, a szerepek és felelősségi körök tisztázása a számviteli adatok minőségének javítására.

A helyi rendszerek érvényesítése

Ami az adatok minőségét illeti, a korszerűsített számviteli rendszer rá van utalva arra, hogy a központi informatikai rendszer felhasználói (várhatóan mintegy 7000 fő) pontosan és teljes körűen rögzítsék az adatokat. Bár a felhasználók számára kialakított párbeszédablakok folyamatosan segítették a hibák kockázatának minimalizálását, a bevitt adatok minősége a küldöttségek engedélyezésre jogosult tisztviselője által bevezetett ellenőrzési környezettől függ. A költségvetési főigazgatóság 8 fős érvényesítéssel foglalkozó csapata a magasabb kockázatúnak megítéltekkel kezdve alaposan ellenőrizte az engedélyezésre jogosult tisztviselők által a költségvetési rendelet 61. cikke (1) bekezdésének e) pontjának megfelelően a számviteli információk szolgáltatására, illetve alátámasztására kialakított rendszereket.

A rendszerek érvényesítéséért felelős csoport az összes 2005-re tervezett feladatot elvégezte a főigazgatóságokon. A 2005. júliusban közzétett előmeneteli jelentés szerint 27 főigazgatóságon összességében kielégítő a helyzet. A 2006. február 28-án elfogadott zárójelentés valamennyi főigazgatóságra nézve ismerteti a megtett előrelépést, két főigazgatóság (az Európai Támogatások Együttműködési Hivatala és az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság) rendszereiben azonban továbbra is jelentős problémák vannak, ami miatt a számvitelért felelős tisztviselő a javítások elvégzéséig függőben hagyta e rendszerek érvényesítését. Emellett az előlegszámlák könyvelési rendszerét csak az ABAC-Delegations IT-projekt lezárása után lehet érvényesíteni (lásd alább a 7. bekezdést).

Az általános költségvetéssel kapcsolatos informatikai fejlesztések

A 2005. áprilisi, júniusi és novemberi, valamint a 2006. márciusi verziók révén az ABAC-modulok fokozatosan javultak. A számlákat, a kifizetéseket és a jogi személyekkel kapcsolatos adatokat ezentúl webalapú alkalmazásokon keresztül lehet rögzíteni. Tovább folyt a központi számviteli rendszerhez (SAP) való hozzáférés biztonságának javítása, 2006. februárban pedig új, korlátozott hozzáférési jogosultságokat vezettek be az IT-személyzet számára. Az ABAC-rendszer általában jól teljesített, az informatikai fejlesztési program végrehajtásának késései azonban azt eredményezték, hogy a szolgálatok 2006. márciusig nem tudtak elvégezni egyes számviteli korrekciókat.

Az inkasszóeljárás javításának első szakasza december közepére zárult le. A második szakasz a tervek szerint 2006. szeptember végére zárul le.

A KKK-projekt (Közös Kutatóközpont) – amelynek az a célja, hogy az SAP-PS és a CATS (munkalap) funkciók alkalmazásával támogassák a KKK kutatási projektekkel kapcsolatos részletes költségvetés-készítési és számviteli igényeit – jól haladt. A projektet a 2006-os költségvetési év előtt lezárták.

A 2005-ben készített megvalósíthatósági tanulmányból kiderült, hogy az SAP FM modul új verziójával, a BCS -sel ( Budget Control System, költségvetés-ellenőrzési rendszer) lehetne felváltani a központi költségvetéshez jelenleg használt verziót, valamint hogy ez az új verzió alkalmas a helyi költségvetési tételek figyelembe vételére, amire az egyes részlegeknek azért van szükségük, hogy költségvetésük kezeléséhez részletesebb rendszer álljon rendelkezésre. A helyi költségvetési tételeket a Si2-ben kezelik. A BCS bevezetésére várhatóan 2006 végén kerül sor.

Az informatikai fájlok és a számviteli kimutatások integrációjának végrehajtásához szükséges új egységes pénzügyi adattárház fejlesztése csak a konceptuális szakaszig jutott.

Az ABAC Contracts rendszert illetően 2005-ben a felhasználó csoport által igényelt funkciók biztosításán, valamint azon volt a hangsúly, hogy valamennyi főigazgatóságon befejezzék a rendszer bevezetését.Valamennyi 13 800 eurót meghaladó és 2005. január óta aláírt szerződést az ABAC Contracts rendszerben kellett rögzíteni. 2006. március végén mintegy 57 000, 7,7 milliárd euró összértékű szerződés volt nyilvántartva ebben az alkalmazásban.

Az ABAC Assets rendszert illetően 2005 során a következő területek köré csoportosultak a fő tevékenységek:

- az eredményszemléletű elszámolással kapcsolatos fejlesztések befejezése, a többi ABAC-alkalmazással való integráltság és koherencia javítása, hogy az ABAC-ban koherensebbek legyenek az adatok;

- a korábbi rendszerek újakkal történő helyettesítésének befejezése;

- a küldöttségek és képviseletek alkalmazásai fejlesztésének kísérleti szakasza.

A Bizottság továbbra is javította a rendszerhez való hozzáférés biztonságát , és biztosította a rendszerben nyilvántartott számviteli adatok szinkronizációját ( II. melléklet ).

Az eredmény elvű elszámolás (ABAC) bevezetése más intézményeknél és hivataloknál

Számos ügynökség és kisebb intézmény a Bizottság Si2 rendszerének egyik változatát használja költségvetési elszámolásaihoz. A Bizottság hozzájárult ahhoz, hogy 2006-ban továbbra is rendelkezésre bocsássa a Si2-t, valamint hogy hozzáférhetővé tegye az összes ABAC-modult az azokat alkalmazni kívánó szervezetek számára.

Néhány ügynökség (2 végrehajtó és 9 hagyományos) és 2 bizottság (Gazdasági és Szociális Bizottság, Régiók Bizottsága) hivatalosan kérte az ABAC használatát. Öt ügynökség 2006-ban kísérleti jelleggel megkezdi majd az ABAC használatát, a többi 2007-ben és 2008-ban.

Mindegyik ügynökség esetében egyedi pénzügyi és számviteli környezetet alakítanak ki az ABAC-on belül. Elszámolásaikért és a kifizetési folyamatok végrehajtásáért továbbra is a mindenkori számvitelért felelős tisztviselő felelős.

ABAC DELEGATIONS

A KÖLTSÉGVETÉSI FőIGAZGATÓSÁG, A KÜLKAPCSOLATI FőIGAZGATÓSÁG ÉS AZ INFORMATIKAI FőIGAZGATÓSÁG MEGHATÁROZTÁK A KÜLDÖTTSÉGEK TRANZAKCIÓI ABAC-BA VALÓ INTEGRÁLÁSÁNAK MÓDJAIT, AMELYEKET JELENLEG ELőLEGSZÁMLÁKON KERESZTÜL HAJTANAK VÉGRE ÉS A RAI-WEB NEVű FÜGGETLEN RENDSZERBEN TARTANAK NYILVÁN. A BEFEKTETETT ESZKÖZÖKRE VONATKOZÓ ANALITIKÁIKAT AZ ABAC ASSETS-BEN KELL MAJD VEZETNI. EHHEZ MÓDOSÍTANI KELL AZ ÉRINTETT ABAC MODULOKAT ÉS WEBALAPÚ ALKALMAZÁSOKAT KELL KIFEJLESZTENI. A RENDSZER KÜLDÖTTSÉGEKEN VALÓ TELEPÍTÉSÉRE A TERVEK SZERINT 2006-BAN KERÜL SOR, BÁR AZ SAP-VAL VALÓ ÖSSZEKÖTTETÉS 2007 ELEJE ELőTT NEM FOG FENNÁLLNI. A RENDSZER KÜLDÖTTSÉGEKEN VALÓ TELEPÍTÉSÉT ÉS AZ ABAC-EFA RENDSZER (LÁSD ALÁBB A 8. BEKEZDÉST) TELEPÍTÉSÉT – AMENNYIRE CSAK LEHETSÉGES – EGY IDőBEN FOGJÁK ELVÉGEZNI.

Európai Fejlesztési Alap

Az Európai Fejlesztési Alap (EFA) számvitelét, amely eltér a központi költségvetés számvitelétől, külön eljárás keretében szintén korszerűsíteni kell.

Az EFA korszerűsítése magában foglalja egy naprakésszé tett számlatükör elkészítését és új számviteli szabályok kidolgozását az eredményszemléletű elszámolás követelményeivel összhangban. A korszerűsítési projektnek szintén része az EFA jelenlegi informatikai rendszerének, az OLAS-nak a felváltása. Az OLAS helyébe az ABAC és a CRIS (ez az Európai Támogatások Együttműködési Hivatalának helyi informatikai rendszere) egyik kombinációja lép. Az ABAC-ot és a CRIS-t már egyaránt használják általános költségvetési elszámolások készítéséhez, jelenleg folyik az EFA sajátosságaihoz való igazításuk.

Az ABAC-EFA projekt 2005-ben jelentős mértékben haladt előre. Elkészültek az új számviteli módszerek és az új számlatükör, amelyeket a számvitelért felelős tisztviselő jóváhagyott. Az Európai Támogatások Együttműködési Hivatalával együttműködésben eltéréselemzés elkészült az ABAC és a CRIS rendszerekkel kapcsolatos fejlesztési igények azonosítására. Ezek az informatikai fejlesztések már folyamatban vannak, a jelenlegi cél pedig az, hogy 2008. januártól élesben is működjenek majd. Továbbra is kihívást jelent a jövőbeli felhasználók képzése a 46 AKCS-küldöttségen.

Fontos hangsúlyozni, hogy bár az új informatikai támogató eszközök még fejlesztés alatt állnak, az EFA 2005-ös éves beszámolóját ennek ellenére az eredményszemléletű elszámolás elveivel összhangban készítették el. Ezen kívül az éves beszámolók összehasonlíthatóságának biztosítására az EFA számvitelért felelős tisztviselője teljes körű eredményszemléletű számolást alkalmazva újra megállapította a 2005-ös költségvetési év nyitó pénzügyi kimutatásait. A jelenlegi informatikai számviteli rendszer (OLAS) által biztosított számviteli információkat szükség esetén kiigazították, hogy eredményszemléletű elszámolásnak megfelelő adatokat lehessen bemutatni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő által szolgáltatott kiegészítő információk alapján az EFA számvitelért felelős tisztviselője a pénzforgalmi szemléletű adatoknál is elvégezte a szükséges korrekciókat.

Jövőbeni fejlesztések

2006-ra vonatkozóan naprakésszé tették a cselekvési tervet és kiterjesztették azt 2007-re (lásd a mellékletet). A tervek szerint 2006 végére a teljes ABAC IT-architektúra működni fog. A további informatikai fejlesztéseknek elsősorban az lesz a célja, hogy felhasználóbarátabbá tegyék a rendszert, javítsák a pénzügyi beszámolási funkciókat, hosszabb távon szorosabban integrálják a helyi rendszereket, valamint hogy további eszközöket biztosítsanak a felhasználók támogatásához és a pénzügyi irányításnak. A számviteli keret tekintetében elsősorban a következőkre irányul majd a munka: a pénzügyi eljárások szereplői feladatainak és felelősségi körének meghatározása, a számviteli adatok és a vezetői jelentések minőségének javítása, annak felügyelete, hogy az egyes küldöttségeken valamennyi engedélyezésre jogosult tisztviselő betartja a helyi rendszerek érvényesítésének kritériumait.

Következtetés

Az Európai Bizottság az előírt határidőn belül új számviteli rendszert vezetett be, 2005. január 1-jén pedig az EU általános elszámolási rendszerében pénzforgalmi szemléletű beszámolásról eredményszemléletű beszámolásra tért át, így jelenleg minden lényeges tekintetben képes megfelelni a nemzetközileg elfogadott számviteli standardoknak. A működésben lévő rendszer első végleges eredményeit azzal egy időben ellenőrizték és dokumentálták, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője 2006. március 31-i fordulónappal elkészítette az előzetes beszámolót. A Bizottság így nagyon rövid időn belül megvalósította az eredményszemléletű beszámolásra való áttérés célkitűzését, amelyet nem lehetett volna elérni valamennyi bizottsági szolgálat elkötelezettsége és építő együttműködése nélkül.

Bár ez idáig az áttérést sikeresen kezelték és átfogó tesztekre került sor, a helyi rendszerek 2005 végén végzett érvényesítése során három rendszerrel kapcsolatban problémák merültek fel, ezeknél az érvényesítés nem volt lehetséges. A főigazgatóságok helyi rendszereiről szóló jelentés a számviteli információk ellenőrzésének javításához, az elszámolási kódok megválasztásához, a számviteli kérdésekkel kapcsolatos jobb képzésekhez és a szükséges szemléletváltáshoz is ajánlásokkal szolgál. A bizottsági részlegekre 2005-ben emellett jelentős nyomás nehezedett, ugyanis nagyon rövid időn belül összetett eljárásokat kellett kialakítaniuk. A számviteli rendszer konzisztencia-ellenőrzéseinek javítása minden bizonnyal legalább 2006. július 31-ig, a végleges összevont beszámolók jóváhagyásáig folytatódni fog.

A három nem érvényesíthető helyi rendszer közül 2006 végére kettő a tervek szerint teljesíti majd az előírásokat (az Európai Támogatások Együttműködési Hivatala és a Külkapcsolati Főigazgatóság). A harmadik rendszert felváltó rendszer fejlesztése késett, így az érintett főigazgatóságnak (Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóság) gondoskodnia kell arról, hogy a 2006-os költségvetési év zárásához időben elvégezzék a jelenlegi rendszer javításait.

A Bizottság a képesített számviteli személyzet hiányának kezelésére külön külső versenyvizsgákat rendez megfelelő képesítéssel és tapasztalattal rendelkező jelöltek toborzására. A meglévő személyzetnek kínált képzések számát szintén növelni fogja.

Az Európai Fejlesztési Alap, a küldöttségek előlegszámlái és az ügynökségek ABAC-ba való bevonásához szükséges informatikai fejlesztések a tervek szerint 2006 közepére lezárulnak, a Bizottság ezt követően a központi informatikai rendszerek integrációjának lezárására és az általa végzett biztonsági ellenőrzések tökéletesítésére fog összpontosítani.

A projekt célja az, hogy valamennyi részleg vezetőit megbízhatóbb és teljesebb körű információkkal lássa el a felelősségi körükbe tartozó eszközökre és kötelezettségekre, az egyes szállítókkal való pénzügyi kapcsolatukra (hosszabb távon), középtávon pedig a többéves projektek és programok pénzügyi végrehajtására vonatkozóan.

Az eredményszemléletű elszámolás első éve során felmerült problémák és késések tanulsága lehetővé teszi a Bizottság számára a pénzügyi információk minőségének, valamint a következő évi beszámolók határideje betartásának javítását.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] A Bizottság 2005. május 31-ig félévente terjesztett elő előmeneteli jelentést.