(1)   Ez a határozat azokra a feltételekre vonatkozó szabályokat állapítja meg, amelyekkel az Ügynökség a (2) bekezdésben meghatározott eljárások keretében korlátozhatja az (EU) 2018/1725 rendelet 14–21., 35. és 36. cikkében említett jogok, továbbá – a 25. cikket követve – a 4. cikk alkalmazását.

(2)   Az Ügynökség működésének keretében ez a határozat az Ügynökség személyes adatokon végzett adatkezelési műveleteire alkalmazandó a következők során: igazgatási vizsgálatok, fegyelmi eljárások lefolytatása, az OLAF-nak bejelentett lehetséges szabálytalanságok eseteivel kapcsolatos előkészítő tevékenységek végzése, visszaélés bejelentésével kapcsolatos ügyek, (hivatalos és nem hivatalos) zaklatási eljárások, belső és külső panaszok kezelése, belső ellenőrzések végzése, az adatvédelmi tisztviselő által az (EU) 2018/1725 rendelet 45. cikkének (2) bekezdésével összhangban végzett vizsgálatok és házon belül vagy külső felek (pl. a CERT-EU) bevonásával végzett (informatikai) biztonsági vizsgálatok.

(3)   Az érintett adatkategóriák: tényszerű adatok („objektív” adatok, pl. személyazonosító adatok, elérhetőségi adatok, szakmai adatok, részletes igazgatási adatok, meghatározott forrásokból származó adatok, az elektronikus kommunikáció adatai és a forgalmi adatok) és/vagy a véleményeken alapuló adatok (az üggyel kapcsolatos „szubjektív” adatok, pl.: indokolás, viselkedési adatok, az értékelésre, a teljesítményre és a lebonyolításra vonatkozó adatok, valamint az eljárás vagy tevékenység tárgyára vonatkozó vagy azzal kapcsolatban előterjesztett adatok).

(4)   Amennyiben az Ügynökség a feladatait az érintettnek az (EU) 2018/1725 rendeletben meghatározott jogaira figyelemmel látja el, meg kell vizsgálnia, hogy nem kell-e alkalmazni az említett rendeletben meghatározott bármely mentességet.

(5)   Az ebben a határozatban meghatározott feltételek mellett a korlátozások a következő jogokra vonatkozhatnak: információszolgáltatás az érintettek részére, hozzáférési, helyesbítési, törlési jog, az adatkezelés korlátozásához való jog, az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről, illetve a tájékoztatás bizalmas kezelése. A személyzeti szabályzat 5. cikkének (4) bekezdésével összhangban az igazgatási tanács jóváhagyja az EMSA tisztviselői és ideiglenes alkalmazottai vonatkozásában használt álláshely-típusok és -megnevezések közötti egyenértékűséget megállapító táblázatokat, amelyek e határozat mellékletében találhatók.

(1)   Az adatkezelési műveletek tekintetében az adatkezelő az Ügynökség, amelyet az ügyvezető igazgató képvisel, aki átruházhatja az adatkezelői feladatkört. Az érintetteket az Ügynökség honlapján és/vagy az intraneten közzétett adatvédelmi tájékoztatók vagy feljegyzések útján tájékoztatni kell az átruházott hatáskörben eljáró adatkezelőről.

(2)   Az 1. cikk (3) bekezdésében említett személyes adatok megőrzési ideje nem lehet hosszabb, mint amennyi az adatkezelés céljához mérten szükséges és megfelelő. A megőrzési idő semmiképpen sem lehet hosszabb az 5. cikk (1) bekezdésében említett adatvédelmi értesítésekben, adatvédelmi nyilatkozatokban vagy nyilvántartásokban meghatározott megőrzési időszaknál.

(3)   Amikor az Ügynökség korlátozás alkalmazását mérlegeli, számba kell vennie az érintett jogaira és szabadságaira nézve fennálló kockázatokat, különösen a többi érintett jogaira és szabadságaira nézve fennálló kockázat, valamint azon kockázat szempontjából, hogy például a bizonyítékok megsemmisítésével az Ügynökség vizsgálatai vagy eljárásai hatástalanná válnak. Az érintett jogait és szabadságait érintő kockázatok elsősorban, de nem kizárólag a jó hírnévvel kapcsolatos kockázatokat, valamint a védekezéshez és a meghallgatáshoz való joggal kapcsolatos kockázatokat jelentik.

(1)   Az Ügynökség kizárólag az alábbiak védelme érdekében alkalmazhat korlátozást:

(2)   A fenti (1) bekezdésben ismertetett célok konkrét alkalmazásaként az Ügynökség korlátozásokat vezethet be az alábbi körülmények között:

Mielőtt az első albekezdés a) és b) pontjában említett körülmények között korlátozások alkalmazására sor kerül, az Ügynökség egyeztet az érintett bizottsági szolgálatokkal, uniós intézményekkel, szervekkel, ügynökségekkel, hivatalokkal vagy a tagállamok illetékes hatóságaival, kivéve, ha az Ügynökség számára egyértelmű, hogy a korlátozás alkalmazásáról a nevezett pontokban említett valamely jogi aktus rendelkezik.

(3)   Minden korlátozásnak szükségesnek és arányosnak kell lennie az érintettek jogaira és szabadságaira nézve fennálló kockázatokkal, és tiszteletben kell tartania az alapvető jogok és szabadságok lényeges tartalmát egy demokratikus társadalomban.

(4)   Ha korlátozás alkalmazásáról döntenek, a jelen szabályok alapján 6 havonta (hathavonta) szükségességi és arányossági vizsgálatot kell végezni. Elszámoltathatósági okokból a vizsgálatot – eseti alapon – belső értékelő feljegyzés útján dokumentálják.

(5)   A korlátozásokat fel kell oldani, amint az azokat indokoló körülmények már nem állnak fenn, különösen abban az esetben, ha úgy ítélik meg, hogy a korlátozott jog gyakorlása már nem lehetetlenítené el a megállapított korlátozás hatását, vagy nem érintené hátrányosan más érintettek jogait vagy szabadságait.

(1)   Az Ügynökség indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az Ügynökség adatvédelmi tisztviselőjét minden olyan esetben, amikor az adatkezelő korlátozza az érintettek jogainak alkalmazását, vagy e határozattal összhangban meghosszabbítja a korlátozást. Az adatkezelő hozzáférést biztosít az adatvédelmi tisztviselő részére a korlátozás szükségességére és arányosságára vonatkozó értékelést tartalmazó feljegyzéshez, és dokumentálja az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatásának időpontját a feljegyzésben.

(2)   Az adatvédelmi tisztviselő írásban kérheti az adatkezelőt, hogy vizsgálja felül a korlátozások alkalmazását. Az adatkezelő írásban tájékoztatja az adatvédelmi tisztviselőt a kért felülvizsgálat eredményéről.

(3)   Az adatkezelő tájékoztatja a korlátozás feloldásáról az adatvédelmi tisztviselőt.

(1)   Kellően indokolt esetekben és az e határozatban megállapított feltételek mellett az adatkezelő korlátozhatja a tájékoztatáshoz való jogot az alábbi adatkezelési műveletek tekintetében:

Az Ügynökség az (EU) 2018/1725 rendelet 31. cikkének értelmében vett adatvédelmi értesítésekben, adatvédelmi nyilatkozatokban vagy nyilvántartásokban, amelyeket a weboldalán és/vagy az intraneten tesz közzé, és amelyekben tájékoztatja az érintetteket a konkrét eljárásban rendelkezésükre álló jogokról, tájékoztatást ad a szóban forgó jogok esetleges korlátozásáról. A tájékoztatás kiterjed arra, hogy a korlátozás adott esetben mely jogokra vonatkozik, valamint a korlátozás okaira és lehetséges időtartamára.

(2)   A (3) bekezdés rendelkezéseinek sérelme nélkül, az Ügynökség – amennyiben arányos – haladéktalanul írásban egyenként is tájékoztat minden olyan érintettet, akit megítélése szerint a konkrét adatkezelési művelet érint, a jelenlegi vagy jövőbeli korlátozásokkal kapcsolatos jogaikról.

(3)   Amennyiben az Ügynökség teljes egészében vagy részlegesen korlátozza az érintettek részére történő, a (2) bekezdésben említett tájékoztatást, feljegyzésben dokumentálja a korlátozás okait, a jogalapot e határozat 3. cikkével összhangban, a korlátozás szükségességének és arányosságának értékelését is beleértve.

A feljegyzést és adott esetben a mögöttes ténybeli és jogi elemeket tartalmazó dokumentumokat nyilvántartásba kell venni. Kérésre ezeket az európai adatvédelmi biztos rendelkezésére bocsátják.

(4)   A (3) bekezdésben említett korlátozás mindaddig hatályban marad, amíg az azt alátámasztó indokok fennállnak.

Amennyiben a korlátozás okai már nem állnak fenn, az Ügynökség tájékoztatja az érintettet a korlátozás alkalmazásának fő indokairól. Ezzel egyidejűleg az Ügynökség tájékoztatja az érintettet arról a jogáról, hogy bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz, vagy bírósági jogorvoslati kérelmet terjeszthet elő az Európai Unió Bíróságán.

Az Ügynökség a korlátozás elfogadását követően hathavonta, valamint az adott vizsgálat vagy eljárás lezárultakor felülvizsgálja a korlátozás alkalmazását. Ezt követően az adatkezelő hathavonta ellenőrzi a korlátozás fenntartásának szükségességét.

(1)   Kellően indokolt esetekben, továbbá az e határozatban meghatározott feltételek mellett az adatkezelő a következő adatkezelési műveletekkel összefüggésben korlátozhatja a hozzáféréshez való jogot, ha szükséges és arányos:

Ha az érintett egy vagy több konkrét esettel vagy egy konkrét adatkezelési művelettel összefüggésben kezelt személyes adataihoz kér hozzáférést az (EU) 2018/1725 rendelet 17. cikkével összhangban, az Ügynökség a kérelem értékelését kizárólag a szóban forgó személyes adatokra korlátozza.

(2)   Amennyiben az Ügynökség teljes egészében vagy részlegesen korlátozza az (EU) 2018/1725 rendelet 17. cikkében említett hozzáférési jogot, megteszi a következő lépéseket:

Az a) pontban említett tájékoztatást el lehet halasztani, el lehet hagyni vagy meg lehet tagadni, amennyiben a tájékoztatás az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében elrendelt korlátozás hatását ellehetetlenítené.

Az Ügynökség a korlátozás elfogadását követően hathavonta, valamint az adott vizsgálat lezárultakor felülvizsgálja a korlátozás alkalmazását. Ezt követően az adatkezelő hathavonta ellenőrzi a korlátozás fenntartásának szükségességét.

(3)   A feljegyzést és adott esetben a mögöttes ténybeli és jogi elemeket tartalmazó dokumentumokat nyilvántartásba kell venni. Kérésre ezeket az európai adatvédelmi biztos rendelkezésére bocsátják.

(1)   Kellően indokolt esetekben, továbbá az e határozatban meghatározott feltételek mellett az adatkezelő a következő adatkezelési műveletekkel összefüggésben korlátozhatja a helyesbítéshez, törléshez és korlátozáshoz való jogot, ha szükséges és helyénvaló:

(2)   Amennyiben az Ügynökség részben vagy egészben korlátozza az (EU) 2018/1725 rendelet 18. cikkében, 19. cikkének (1) bekezdésében és 20. cikkének (1) bekezdésében említett, a helyesbítéshez, a törléshez és az adatkezelés korlátozásához való jog alkalmazását, megteszi az e határozat 6. cikkének (2) bekezdésében meghatározott intézkedéseket, és a 6. cikk (3) bekezdésével összhangban rögzíti a feljegyzést. A fenti intézkedések ellenére minden korlátozást felül kell vizsgálni az e határozat 3. cikkének (4) bekezdésében meghatározott feltételek szerint.

(1)   Kellően indokolt esetekben, továbbá az e határozatban meghatározott feltételek mellett az adatkezelő a következő adatkezelési műveletekkel összefüggésben korlátozhatja az adatvédelmi incidensről történő tájékoztatáshoz való jogot, ha szükséges és helyénvaló:

(2)   Kellően indokolt esetekben, továbbá az e határozatban meghatározott feltételek mellett az adatkezelő a következő adatkezelési műveletekkel összefüggésben korlátozhatja az elektronikus adatközlés bizalmasságához való jogot, amennyiben az helyénvaló és szükséges:

(3)   Amennyiben az Ügynökség korlátozza az érintettnek az adatvédelmi incidensről való tájékoztatását vagy az elektronikus hírközlés bizalmas jellegét – amelyekről az (EU) 2018/1725 rendelet 35. és 36. cikke rendelkezik –, e határozat 5. cikkének (3) bekezdésével összhangban rögzíti és feljegyzi a korlátozás indokait. A jelen határozat 5. cikkének (4) bekezdése alkalmazandó. A fenti intézkedések ellenére minden korlátozást felül kell vizsgálni az e határozat 3. cikkének (4) bekezdésében meghatározott feltételek szerint.