(1)

Működésével kapcsolatban az európai adatvédelmi biztos az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata (2) 86. cikke alapján, illetve annak IX. mellékletével, valamint az európai adatvédelmi biztosnak az igazgatási vizsgálatok és a fegyelmi eljárások lefolytatására vonatkozó végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló 2015. április 23-i határozatával, továbbá az Európai Bizottság Humánerőforrásügyi és Biztonsági Főigazgatósága és az európai adatvédelmi biztos közötti együttműködésről 2016. január 29-én aláírt szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodással összhangban igazgatási vizsgálatokat, fegyelmi előeljárásokat, fegyelmi és felfüggesztési eljárásokat folytathat, továbbá jelentheti az IDOC-nak vagy az OLAF-nak az információk, köztük a személyes adatok feldolgozásával együtt járó ügyeket.

(2)

Az európai adatvédelmi biztos munkatársai kötelesek jelenteni az esetleges jogellenes tevékenységeket, beleértve az Unió érdekeit sértő csalást és korrupciót vagy a hivatali feladatok teljesítésével kapcsolatos olyan magatartást, amely kimerítheti az uniós tisztviselők súlyos kötelességszegésének esetét. Ezt a kérdést az európai adatvédelmi biztosnak a visszaélések bejelentésére vonatkozó belső szabályokról szóló, 2016. június 14-i határozata szabályozza.

(3)

Az európai adatvédelmi biztos a személyzeti szabályzat zaklatásellenes eljárással foglalkozó 12a. cikkét és 24. cikkét érintő végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló, 2014. december 10-i határozatában foglaltak szerint a tényleges vagy lehetséges munkahelyi pszichológiai vagy szexuális zaklatási ügyek hatékony és eredményes megelőzését és kezelését célzó állásfoglalást fogalmazott meg. A határozat megállapít egy nem hivatalos eljárást, amelynek értelmében a zaklatás állítólagos áldozata az európai adatvédelmi biztos bizalmi tanácsadóihoz fordulhat.

(4)

A rendelet 57. cikke (1) bekezdésének e) pontja alapján az európai adatvédelmi biztos kezeli az európai intézmények, szervek és hivatalok által végzett adatkezelési tevékenységekkel kapcsolatos panaszokat. Ezzel összefüggésben az európai adatvédelmi biztos a panasz tárgyával kapcsolatos vizsgálatokat folytathat.

(5)

A rendelet 57. cikke (1) bekezdésének f) pontja alapján az európai adatvédelmi biztos a rendelet alkalmazásával kapcsolatos vizsgálat lefolytatásával ellenőrzi az uniós intézmények, szervek és hivatalok jogkövető magatartását.

(6)

Az európai adatvédelmi biztos az EU minősített információk biztonságára vonatkozó saját szabályainak módosításáról szóló, 2014. február 18-i határozata alapján az EU minősített információk adatvédelmi incidenseivel kapcsolatos vizsgálatokat folytathat.

(7)

Az európai adatvédelmi biztos a saját tevékenységére vonatkozó ellenőrzéseket folytathat. Ezt jelenleg a 2012. június 1-jén aláírt, meghosszabbított szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodás alapján az Európai Bizottság Belső Ellenőrzési Szolgálatának (a továbbiakban „Szolgálat”) bevonásával valósítja meg, de a lefolytatáshoz a belső ellenőrzési koordinátornak is megvan minden lehetősége.

(8)

Az (1)–(7) preambulumbekezdésben ismertetett feladatokkal kapcsolatban az európai adatvédelmi biztos, illetve más uniós intézmények, szervek és hivatalok között kölcsönös támogatás és együttműködés valósulhat meg az adott szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodásban, az egyetértési megállapodásokban és az együttműködési megállapodásokban foglaltak szerint.

(9)

Az európai adatvédelmi biztos, illetve harmadik országok nemzeti hatóságai és nemzetközi szervezetek között – az utóbbiak kérésére vagy a saját kezdeményezésére – kölcsönös támogatás és együttműködés valósulhat meg a rendelet 51. cikkében foglaltak szerint.

(10)

Az európai adatvédelmi biztos, illetve az uniós tagállamok hatóságai között – az utóbbiak kérésére vagy a saját kezdeményezésére – kölcsönös támogatás és együttműködés valósulhat meg.

(11)

A rendelet 58. cikkének (4) bekezdése alapján az európai adatvédelmi biztos az ügyet a Bíróság elé utalva, az európai adatvédelmi biztos megtámadott határozataival kapcsolatban védekezve vagy a feladataival összefüggő ügyekbe beavatkozva részt vehet az Európai Unió Bírósága előtt folyó ügyekben.

(12)

A fent említett tevékenységek keretében az európai adatvédelmi biztos gyűjti és kezeli az ezzel összefüggő információkat, illetve a személyes adatok különböző kategóriáit, ideértve a természetes személyek azonosító adatait, a kapcsolattartási adatokat, a munkahelyi beosztást és feladatokat, a magánéleti és a munkahelyi magatartásra és teljesítményre vonatkozó információkat, illetve a pénzügyi adatokat. Az európai adatvédelmi biztos adatkezelőként jár el.

(13)

Megfelelő garanciák vannak érvényben, amelyek védik a személyes adatokat, és megakadályozzák a véletlen vagy jogellenes hozzáférést vagy továbbítást akár fizikai, akár pedig elektronikus környezetben tárolják őket. Az adatkezelés után az európai adatvédelmi biztos vonatkozó megőrzési szabályainak megfelelően a rendelet 31. cikke alapján az adatvédelmi nyilvántartásban meghatározottak szerint őrzik az adatokat. A megőrzési időszak végén az üggyel kapcsolatos információkat – így a személyes adatokat is – törlik, anonimizálják vagy átadják a levéltárnak.

(14)

Ezzel kapcsolatban az európai adatvédelmi biztos a rendeletben foglaltak szerint köteles az érintettekkel szemben fennálló, a fenti adatkezelési tevékenységekre vonatkozó tájékoztatási kötelezettségének eleget tenni, illetve tiszteletben tartani az érintettek jogait.

(15)

Szükséges lehet a rendelet alapján az érintetteket megillető jogok és a fent említett tevékenységek követelményeinek összehangolása más érintettek alapvető jogainak és szabadságainak maradéktalan betartása mellett. Ennek érdekében a rendelet 25. cikke úgy rendelkezik, hogy szigorú feltételek mellett korlátozni lehet a 14–20. cikk, a 35. cikk és a 36. cikk, illetve a 4. cikk alkalmazását, amennyiben ezek a rendelkezések megfelelnek a 14–20. cikkben előírt jogoknak és kötelezettségeknek. Ebben az esetben belső szabályokat kell elfogadni, amelyek értelmében az európai adatvédelmi biztos a rendelet azonos cikkével összhangban korlátozhatja ezeket a jogokat.

(16)

Ilyen eset lehet különösen, amikor a közigazgatási vizsgálat előzetes értékelési szakaszában vagy már a vizsgálat során, az ügy esetleges ejtése vagy a fegyelmi előeljárás szakasza előtt tájékoztatják az érintettet a személyes adatok kezeléséről. Bizonyos körülmények között az ilyen információk megadása súlyosan befolyásolhatja, hogy az európai adatvédelmi biztos sikeresen le tudja-e folytatni a vizsgálatot, például amikor fennáll a veszélye annak, hogy az érintett személy megsemmisíti a bizonyítékokat, vagy a meghallgatás előtt befolyásolja a lehetséges tanúkat. Ezenkívül lehet, hogy az európai adatvédelmi biztosnak védenie kell a saját, illetve más érintett személyek jogait és szabadságait.

(17)

Szükséges lehet egy tanú vagy egy visszaélést bejelentő személy kilétének titokban tartása, aki kérte a névtelenségét. Ebben az esetben az európai adatvédelmi biztos dönthet úgy, hogy a jogaik és a szabadságaik védelme érdekében korlátozza a visszaélést bejelentő személy és más érintett személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(18)

Szükséges lehet egy munkatárs személyének titokban tartása, aki egy zaklatási ügy eljárásával kapcsolatban az európai adatvédelmi biztos bizalmi tanácsadóihoz fordult. Ebben az esetben az európai adatvédelmi biztos dönthet úgy, hogy a jogaik és a szabadságaik védelme érdekében korlátozza az állítólagos áldozat, az állítólagos zaklató és más érintett személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(19)

Az európai intézmények, szervek és hivatalok által végzett adatkezelési tevékenységekkel kapcsolatos panaszok kezelése során bizonyos körülmények között szükség lehet arra, hogy az európai adatvédelmi biztos garantálja a vizsgálatok sikerességét, szükség szerint pedig védje az érintett személyeket és a jogaikat, illetve a szabadságaikat.

(20)

Amikor a rendelet alkalmazásával kapcsolatos vizsgálat lefolytatásával ellenőrzi az uniós intézmények, szervek és hivatalok jogkövető magatartását, bizonyos körülmények között szükség lehet arra, hogy az európai adatvédelmi biztos garantálja a vizsgálatok sikerességét, szükség szerint pedig védje az érintett személyeket és a jogaikat, illetve a szabadságaikat.

(21)

Amikor az EU minősített információk esetleges adatvédelmi incidenseivel kapcsolatos vizsgálatokat folytat, bizonyos körülmények között szükség lehet arra, hogy az európai adatvédelmi biztos garantálja a vizsgálatok sikerességét, szükség szerint pedig védje az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek belső biztonságát, ideértve az elektronikus hírközlő hálózatokat, illetve a szóban forgó érintettek jogait és szabadságait.

(22)

Amikor a fent említett tevékenységekkel kapcsolatban más uniós intézmények, szervek és hivatalok, az uniós tagállamok hatóságai, harmadik országok nemzeti hatóságai és nemzetközi szervezetek, illetve az európai adatvédelmi biztos között kölcsönös támogatás vagy együttműködés valósul meg, szükség lehet arra, hogy garantálja a saját maga vagy a vele együttműködő szervezet által folytatott vizsgálat sikerességét, szükség szerint pedig védje az érintett személyeket és a jogaikat, illetve a szabadságaikat.

(23)

Amikor az Európai Unió Bírósága elé utal ügyeket, vagy beavatkozik az eljárásba, lehet, hogy az európai adatvédelmi biztosnak titokban kell tartania a felek vagy a beavatkozók által a szóban forgó üggyel kapcsolatban megszerzett dokumentumokban szereplő személyes adatokat.

(24)

Az európai adatvédelmi biztos csak olyan korlátozásokat alkalmazhat, amelyek tiszteletben tartják az alapvető jogok és szabadságok lényegét, illetve egy demokratikus társadalomban feltétlenül szükséges és arányos intézkedésnek minősülnek. Az európai adatvédelmi biztosnak indokolásban kell kifejtenie a korlátozások jogalapját.

(25)

Az elszámoltathatóság elve alapján az európai adatvédelmi biztosnak nyilvántartást kell vezetnie az alkalmazott korlátozásokról.

(26)

Amikor a feladataival kapcsolatban más szervezetektől cserébe kapott személyes adatokat kezel, az európai adatvédelmi biztosnak és az adott szervezetnek konzultálnia kell egymással a korlátozások megállapításával összefüggő lehetséges jogalapról, valamint a korlátozások szükségszerűségéről és arányosságáról, kivéve, ha az veszélyeztetné az európai adatvédelmi biztos tevékenységét.

(27)

Az (EU) 2018/1725 rendelet 25. cikkének (6) bekezdése arra kötelezi az adatkezelőt, hogy tájékoztassa az érintetteket a korlátozás alkalmazásának fő okairól, és arról, hogy joga van panaszt benyújtani az európai adatvédelmi biztoshoz;

(28)

A rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében az európai adatvédelmi biztos az érintettre vonatkozó korlátozás alkalmazásának okaira vonatkozó tájékoztatást elhalaszthatja, elhagyhatja vagy megtagadhatja, amennyiben e tájékoztatás bármilyen módon ellehetetlenítené a korlátozás hatását. Az európai adatvédelmi biztosnak eseti alapon kell értékelnie, hogy a korlátozásról adott tájékoztatás ellehetetleníti-e annak hatását.

(29)

Az európai adatvédelmi biztosnak azonnal fel kell oldania a korlátozást, amennyiben a korlátozást indokoló feltételek már nem állnak fenn, és ezeket a feltételeket rendszeresen értékelnie kell.

(30)

Az érintetteket megillető jogok és szabadságok legmagasabb szintű védelmének garantálása érdekében, továbbá a rendelet 44. cikkének (1) bekezdésével összhangban megfelelő időben tájékoztatni kell az adatvédelmi tisztviselőt az esetlegesen alkalmazott korlátozásokról, továbbá ellenőrizni kell, hogy megfelelnek-e ennek a határozatnak.

(31)

A fent említett korlátozások alkalmazása nem érinti a nem az érintettől megszerzett adatok esetén a tájékoztatáshoz való jogról szóló 16. cikk (5) bekezdésében, illetve az érintett hozzáférési jogáról szóló 17. cikk (4) bekezdésében foglalt rendelkezések lehetséges alkalmazását.