12.8.2016

HU

Az Európai Unió Hivatalos Lapja

L 219/98

---

A TANÁCS (EU) 2016/1353 HATÁROZATA

(2016. augusztus 4.)

az Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi szabályzatáról és a 2007/643/KKBP határozat hatályon kívül helyezéséről

AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,

Tekintettel az Európai Védelmi Ügynökség jogállásának, székhelyének és működési szabályainak meghatározásáról szóló, 2015. október 12-i (KKBP) 2015/1835 tanácsi határozatra (1) és különösen annak 18. cikkére,

mivel:

(1)	A Tanács 2007. szeptember 18-án elfogadta az Európai Védelmi Ügynökség pénzügyi szabályzatáról, az Európai Védelmi Ügynökség közbeszerzési szabályzatáról és az Ügynökség működési költségvetéséből nyújtandó pénzügyi hozzájárulásokra vonatkozó szabályzatról szóló 2007/643/KKBP határozatot (2).

(2)	A (KKBP) 2015/1835 határozat elfogadását követően a 2007/643/KKBP határozatot hatályon kívül kell helyezni és az Európai Védelmi Ügynökség tekintetében új pénzügyi szabályzatot kell megállapítani,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

I. CÍM

TÁRGY ÉS FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK

1. cikk

Tárgy

Ez a határozat megállapítja az Európai Védelmi Ügynökség (a továbbiakban: az Ügynökség) alapvető pénzügyi szabályait.

2. cikk

Fogalommeghatározások

E határozat alkalmazásában:

a)   „részt vevő tagállamok”: az Ügynökség munkájában részt vevő tagállamok;

b)   „hozzájáruló tagállamok”: olyan részt vevő tagállamok, amelyek hozzájárulást nyújtanak az Ügynökség valamely konkrét projektjéhez vagy programjához;

c)   „általános költségvetés”: a (KKBP) 2015/1835 határozat 13. cikkével összhangban megállapított általános költségvetés;

d)   „egyéb bevételek”: a (KKBP) 2015/1835 határozat 15. cikkében meghatározott egyéb bevételek;

e)   „engedélyezésre jogosult tisztviselő”: az Ügynökség ügyvezető igazgatója, aki a (KKBP) 2015/1835 határozat 10. cikkének (5) bekezdésében meghatározott hatásköröket gyakorolja;

f)   „költségvetés”: az az eszköz, amely minden pénzügyi évre előre jelzi és engedélyezi az Ügynökség számára szükségesnek tartott összes bevételt és kiadást;

g)   „kontroll”: minden, a műveletek hatékonyságáról, eredményességéről és gazdaságosságáról, a jelentések megbízhatóságáról, az eszközök és információk védelméről, a csalás és a szabálytalanságok megelőzéséről, feltárásáról és korrekciójáról, valamint azok nyomon követéséről kellő bizonyosságot adó intézkedés, és az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségéhez és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét. A kontroll több vizsgálatból is állhat, valamint az első mondatban említett célkitűzések eléréséhez szükséges szakpolitikák és eljárások végrehajtását is magában foglalhatja;

h)   „vizsgálat”: a bevételi és kiadási műveletek egy meghatározott aspektusának vizsgálata.

II. CÍM

AZ ÜGYNÖKSÉG KÖLTSÉGVETÉSE

3. cikk

Az Ügynökség költségvetése

Az Ügynökség költségvetése magában foglalja az általános költségvetést, a (KKBP) 2015/1835 határozat IV. fejezetében meghatározottak szerint az ad hoc projektek és programok keretébe tartozó tevékenységekkel kapcsolatos költségvetéseket, valamint az egyéb bevételekből adódó költségvetéseket.

1. FEJEZET

Költségvetési alapelvek

4. cikk

A költségvetési alapelvek tiszteletben tartása

A (KKBP) 2015/1835 határozat 12. cikkével összhangban az Ügynökség költségvetését az e határozatban foglalt költségvetési alapelvekkel összhangban kell megállapítani és végrehajtani.

5. cikk

Az egység és a teljesség elve

(1)   Bevétel nem szedhető be és kiadás nem teljesíthető, amíg azt az Ügynökség költségvetésének egy tételére le nem könyvelték.

(2)   Az Ügynökség költségvetése által engedélyezett előirányzatot meghaladó kiadásra kötelezettség nem vállalható, továbbá a kiadás nem engedélyezhető.

(3)   Az egyes előirányzatok csak akkor vihetők be az Ügynökség költségvetésébe, ha egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez tartoznak.

(4)   Az Ügynökség költségvetéséből teljesített előfinanszírozási kifizetésekből származó kamatot nem kell visszafizetni az Ügynökségnek.

6. cikk

Az évenkéntiség elve

(1)   Az Ügynökség költségvetésében szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.

(2)   A kötelezettségvállalási előirányzatoknak a pénzügyi évben tett jogi kötelezettségvállalások teljes költségét fedezniük kell; az olyan jogi kötelezettségvállalások esetében, amelyekre vonatkozóan az előkészítő szakaszok legnagyobb része december 31-ig megkezdődött, a kötelezettségvállalási előirányzatok megtételére még a következő év március 31-ig tartozó időszakig sor kerülhet.

(3)   A kifizetési előirányzatok a pénzügyi évben vagy a korábbi pénzügyi években vállalt jogi kötelezettségek teljesítésére szolgáló kifizetéseket fedezik.

(4)   Tekintettel az Ügynökség szükségleteire, a fel nem használt előirányzatok az irányítóbizottság általi jóváhagyás függvényében, a 15. cikkel összhangban átvihetők a következő pénzügyi év tervezett bevételeibe és kiadásaiba. Ezeket az előirányzatokat kell elsőként felhasználni.

(5)   Az (1)–(4) bekezdés nem jelenti azonban azt, hogy az egy pénzügyi évet meghaladó időtartamú intézkedésekre tett költségvetési kötelezettségvállalások nem bonthatók több éven átívelő jelleggel éves részletekre.

7. cikk

Az egyensúly elve

(1)   A bevételeknek és a kifizetési előirányzatoknak egyensúlyban kell lenniük.

(2)   Az Ügynökség nem vehet fel kölcsönt az Ügynökség költségvetésének keretén belül.

(3)   A költségvetésben egy adott pénzügyi évben keletkező többletet a részt vevő tagállamok számára jóváírandó összegnek kell tekinteni és a következő pénzügyi évben esedékes harmadik hozzájárulásukból történő levonás formájában vissza kell téríteni a számukra.

8. cikk

Az elszámolási egység elve

A költségvetést euróban kell elkészíteni és végrehajtani, és az elszámolást is euróban kell benyújtani. Ugyanakkor pénzforgalmi célokból a számvitelért felelős tisztviselő felhatalmazást kap műveletek egyéb pénznemben történő végrehajtására.

9. cikk

A globális fedezet elve

Az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetési előirányzatot. A költségvetésben minden bevételt és kiadást teljes egészében, egymással szembeni kiigazítás nélkül kell feltüntetni.

10. cikk

Az egyediség elve

(1)   Az előirányzatokat meghatározott célokhoz kell rendelni, legalább költségvetési cím és alcím szerint.

(2)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő korlátozás nélkül csoportosíthat át előirányzatokat egyik alcímből a másikba, és egyik címből a másikba azon éves előirányzatok 10 %-át meg nem haladó mértékig, amelyek azon a soron szerepelnek, amelyről az átcsoportosítás történik.

Az első albekezdésben említett határ felett az engedélyezésre jogosult tisztviselő javaslatot tehet az irányítóbizottságnak előirányzatok egyik címből a másikba történő átcsoportosítására. Az irányítóbizottságnak három hét áll rendelkezésére, hogy kifogást emeljen a szóban forgó átcsoportosítás ellen. E határidő lejárta után az átcsoportosítást elfogadottnak kell tekinteni.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő tájékoztatja az irányítóbizottságot az első albekezdés értelmében végrehajtott valamennyi átcsoportosításról. Az átcsoportosítási javaslatokat, valamint az elvégzett átcsoportosításokat megfelelő és részletes bizonylatoknak kell kísérniük, amelyek bemutatják az előirányzatok végrehajtását és a pénzügyi év végéig várható igényeket mind azon fejezetek vonatkozásában, amelyek számára azokat jóváírják, mind pedig azokra vonatkozóan, amelyekből az előirányzatokat kiveszik.

11. cikk

A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve

(1)   Az előirányzatokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, nevezetesen a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elvével összhangban kell felhasználni.

(2)   A gazdaságosság elve megköveteli, hogy az Ügynökség által a tevékenységeire felhasznált források a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, valamint a legjobb áron álljanak rendelkezésre.

A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.

Az eredményesség elve az egyes kitűzött célok megvalósítására és a tervezett eredmények elérésére vonatkozik.

12. cikk

A költségvetés végrehajtásának belső kontrollja

(1)   Az Ügynökség költségvetését hatékony és eredményes belső kontrollnak alávetve kell végrehajtani.

(2)   Az Ügynökség költségvetésének végrehajtása céljából a belső kontroll az irányítás minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja a következő célkitűzések elérésének észszerű biztosítása:

a)	a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;

b)	a jelentéstétel megbízhatósága;

c)	az eszközök és az információk védelme;

d)	a csalás és a szabálytalanságok megelőzése, felderítése, korrekciója, és nyomon követése;

e)	az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségével és szabályszerűségével kapcsolatos kockázatok megfelelő kezelése.

(3)   A hatékony és eredményes belső kontrollnak a legjobb nemzetközi gyakorlatokra kell épülnie, és tartalmaznia kell különösen a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (3) 32. cikke (3) és (4) bekezdésében megállapított elemeket, figyelembe véve az Ügynökség felépítését és méretét, a rá ruházott feladatok természetét, a kezelt pénzösszegek nagyságát, valamint a tevékenységéhez kapcsolódó pénzügyi és műveleti kockázatok mértékét.

13. cikk

Az átláthatóság elve

(1)   Az Ügynökség költségvetését az átláthatóság elvével összhangban kell megállapítani és végrehajtani, valamint a beszámolókat ezen elv szem előtt tartásával kell benyújtani.

(2)   Az Ügynökség költségvetését a 966/2012/EU, Euratom rendelet 35. cikkének (3) bekezdésére is figyelemmel, a létszámtervvel és a költségvetés-módosításokkal együtt, az azok elfogadását követő négy héten belül közzé kell tenni az Ügynökség internetes honlapján.

III. CÍM

AZ ÁLTALÁNOS KÖLTSÉGVETÉSRE ALKALMAZANDÓ RENDELKEZÉSEK

1. FEJEZET

Pénzügyi tervezés

14. cikk

Az általános költségvetés

(1)   Az Ügynökség vezetője minden évben március 31-ig benyújtja az irányítóbizottságnak a következő évi általános költségvetés-tervezetre vonatkozó előzetes becsléseket.

(2)   Az Ügynökség vezetője minden évben június 30-ig az irányítóbizottság elé terjeszti a következő évi általános költségvetés-tervezetre vonatkozó, felülvizsgált előzetes becsléseket, a hároméves tervezési keret-tervezettel együtt.

(3)   Az Ügynökség vezetője minden évben szeptember 30-ig az irányítóbizottság elé terjeszti az általános költségvetés-tervezetet, a hároméves tervezési keret-tervezettel együtt. A tervezetnek a következőket kell tartalmaznia:

a)

az alábbiakhoz szükségesnek ítélt előirányzatok: i. az Ügynökség működtetésével, személyzetével és üléseivel kapcsolatos költségek fedezése; ii. külső tanácsadás, különösen az Ügynökség feladatainak ellátásához szükséges operatív elemzések, valamint egyes, valamennyi részt vevő tagállam javát szolgáló konkrét tevékenységek;

b)	a kiadások fedezéséhez szükséges bevételek előrejelzése.

(4)   Az irányítóbizottságnak törekednie kell annak biztosítására, hogy a (3) bekezdés a) pontja ii. alpontjában említett előirányzatok a (3) bekezdésben említett előirányzatok teljes összegéből jelentős részt képviseljenek. Ezeknek az előirányzatoknak a tényleges igényeket kell tükrözniük, és lehetővé kell tenniük az Ügynökség számára műveleti szerepének ellátását.

(5)   Az általános költségvetés-tervezethez mellékelni kell a részletes indokolásokat és egy személyzeti létszámtervet.

(6)   Az irányítóbizottság egyhangú határozattal úgy dönthet, hogy az általános költségvetés-tervezet mindezeken felül konkrét projektet vagy programot is fedezhet, amennyiben az valamennyi részt vevő tagállam közös érdekét szolgálja.

(7)   Az előirányzatokat a kiadás típusa vagy célja alapján csoportosítva címekre és fejezetekre kell bontani, amelyek szükség szerint tovább bonthatók cikkekre.

(8)   Minden cím tartalmazhat egy „ideiglenes előirányzatok” elnevezésű fejezetet. Ezeket az előirányzatokat a szükséges előirányzatok összegével vagy a már megállapított előirányzatok végrehajtásával kapcsolatban, alapos okkal felmerült bizonytalanság esetén kell bevezetni.

(9)   A bevételek a következőkből állnak:

a)	a részt vevő tagállamok által a bruttónemzetijövedelem- (GNI-)skála alapján befizetendő hozzájárulások;

b)	egyéb bevételek – ideértve a személyzet javadalmazásából levont összegeket és az Ügynökség bankszámláin keletkező kamatokat is.

Az általános költségvetés tervezetében a meghatározott rendeltetésű bevételek nyilvántartására külön sorokat kell létrehozni, és amennyiben lehetséges, jelezni kell az előirányzott összegeket.

(10)   Az irányítóbizottság minden év december 31-ig egyhangú döntéssel jóváhagyja az általános költségvetés tervezetét. Az irányítóbizottság ezen ülésén az Ügynökség vezetője, az Ügynökség vezetője által kijelölt képviselő vagy az irányítóbizottságnak az Ügynökség vezetője által erre felkért tagja elnököl. Az ügyvezető igazgató megállapítja, hogy a költségvetést elfogadták, és értesíti a részt vevő tagállamokat.

(11)   Amennyiben a pénzügyi év kezdetén az általános költségvetés tervezetének elfogadására még nem került sor, havonta az előző pénzügyi év költségvetési előirányzatainak legfeljebb egytizenketted részét kitevő összeget lehet elkölteni; ez a szabály a költségvetés minden fejezete és alfejezete tekintetében alkalmazandó. Ez a szabályozás azonban nem eredményezheti azt, hogy a kidolgozás alatt álló általános költségvetési tervezetben foglalt előirányzatok egytizenketted részét meghaladó tételek álljanak az Ügynökség rendelkezésére. Az ügyvezető igazgató javaslatára az irányítóbizottság minősített többséggel engedélyezhet az egytizenketted részt meghaladó kiadásokat is, feltéve, hogy az arra a pénzügyi évre vonatkozó átfogó költségvetési előirányzatok nem lépik túl az előző pénzügyi évre vonatkozó költségvetési előirányzatok teljes összegét. Az ügyvezető igazgató felszólíthatja a részt vevő tagállamokat az e rendelkezés alapján engedélyezett előirányzatok fedezéséhez szükséges hozzájárulások befizetésére, amelyeket a hozzájárulás-igénylési felhívás elküldésétől számított harminc napon belül kell befizetni.

15. cikk

A költségvetés módosítása

(1)   Elkerülhetetlen, rendkívüli és előre nem látható körülmények fennállása esetén az ügyvezető igazgató költségvetés-módosítási tervezetet nyújthat be az irányítóbizottságnak.

(2)   A költségvetés-módosítási tervezetet az általános költségvetésre vonatkozó eljárással összhangban kell elkészíteni, előterjeszteni és elfogadni, továbbá az értesítés is ennek megfelelően történik. Az irányítóbizottság ennek során a szóban forgó körülmények sürgősségére való kellő tekintettel jár el.

2. FEJEZET

Pénzügyi szereplők és a költségvetésnek a hatékony és ereményes pénzgazdálkodás elvével összhangban való végrehajtása

16. cikk

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő jogköre és feladatai

(1)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatait az ügyvezető igazgató látja el. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az általános költségvetést a pénzügyi szabályzattal és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok összeghatárain belül hajtja végre. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a jogszerűség és a szabályszerűség követelményeinek való megfelelés biztosításáért.

(2)   Az ügyvezető igazgató költségvetés-végrehajtási hatásköröket ruházhat át az (EU) 2016/1351 (4) (a továbbiakban: az Ügynökség személyzeti szabályzata) hatálya alá tartozó személyzetre, az e pénzügyi szabályzatban megállapított feltételekkel összhangban. A felhatalmazottak csak a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörön belül járhatnak el.

(3)   Az olyan szakértelmet igénylő feladatok és adminisztratív, előkészítési vagy kisegítő feladatok, amelyek nem igénylik sem hatósági jogkör, sem mérlegelési jogkör gyakorlását, szerződéskötés útján külső szervezetekre vagy szervekre ruházhatók.

(4)   Az ügyvezető igazgató – kellő tekintettel az irányítási környezettel és a finanszírozott intézkedés természetével kapcsolatos kockázatokra – javaslatot tesz az irányítóbizottságnak a feladatainak ellátásához szükséges szervezeti felépítés és belső kontrollrendszerek kialakítására vonatkozóan, és életbe lépteti azokat. E felépítés és rendszerek létrehozását kockázatelemzéssel kell alátámasztani, amely figyelembe veszi azok költséghatékonyságát is.

Az Ügynökség szervezeti felépítésével kapcsolatos határozatokhoz az irányítóbizottság hozzájárulása szükséges.

Az ügyvezető igazgató létrehozhat egy szakértői és tanácsadói funkciót, amely támogatást nyújt számára a tevékenységeivel összefüggő kockázatok ellenőrzésében.

(5)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az adott év általános költségvetésének végrehajtására vonatkozó felelősség alól az Ügynökséget mentesítő határozat időpontjától számított öt évig megőrzi a végrehajtott műveletekkel kapcsolatos bizonylatokat.

(6)   A személyes adatok kezelésére vonatkozóan a (KKBP) 2015/1835 határozat 31. cikke alkalmazandó.

17. cikk

Előzetes kontrollok

(1)   Minden egyes művelet esetében legalább előzetes kontrollt kell végezni a dokumentumok áttekintése és a már végrehajtott, a művelet operatív és pénzügyi oldalával kapcsolatban már elvégzett kontrollok rendelkezésre álló eredményei alapján.

Az előzetes kontroll kiterjed a művelet kezdeményezésére és ellenőrzésére is.

A műveletek kezdeményezése és ellenőrzése egymástól elkülönülő funkciók.

(2)   Egy művelet kezdeményezésének fogalma minden olyan műveletet magában foglal, amely az Ügynökség költségvetését végrehajtó aktusok elfogadásának előkészítésére szolgál.

(3)   Egy művelet előzetes ellenőrzésének fogalma minden olyan előzetes vizsgálatot magában foglal, amelyet az engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít az operatív és pénzügyi szempontok ellenőrzésére. Egy adott tranzakció esetében az ellenőrzést a műveletet kezdeményezőktől eltérő személyzetnek kell végeznie.

(4)   Az előzetes kontrollok során meg kell vizsgálni a kért bizonylatok és minden egyéb rendelkezésre álló információ közötti megfelelést.

Az előzetes kontrollok gyakoriságát és intenzitásának fokát az engedélyezésre jogosult tisztviselő határozza meg a kockázattal és költséghatékonysággal kapcsolatos megfontolások figyelembevételével. Kétség esetén a megfelelő kifizetés validálásáért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselő kiegészítő információkat kér, vagy helyszíni ellenőrzést végez annak érdekében, hogy az előzetes kontroll részeként észszerű bizonyosságot szerezzen.

Az előzetes kontroll célja különösen a következők megállapítása:

a)	a kiadások és a bevételek szabályszerűsége és az alkalmazandó rendelkezéseknek való megfelelősége;

b)	a 11. cikkben megállapított hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének teljesülése.

A kontrollok céljából az engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti az egymáshoz hasonló, javadalmazásokra, nyugdíjakra, valamint kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekre fordított rendszeres kiadásokkal kapcsolatos tranzakciók egy-egy sorozatát.

18. cikk

Utólagos kontrollok

(1)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előzetes kontrollt követően már jóváhagyott műveletek ellenőrzése céljából utólagos kontrollt rendelhet el. Ilyen kontrollra a kockázatok alapján végzett mintavételi eljárás szerint kerülhet sor.

Az utólagos kontroll elvégezhető dokumentumalapú ellenőrzéssel vagy adott esetben helyszíni ellenőrzéssel.

(2)   Az utólagos kontrollt olyan alkalmazottnak kell végeznie, aki nem tartozik felelősséggel az előzetes kontrollért. Az utólagos kontrollért felelős alkalmazott nem lehet alárendeltje az előzetes kontrollt végző alkalmazottnak.

A pénzügyi műveletek irányításának kontrolljáért felelős személyzetnek rendelkeznie kell a szükséges szakmai ismeretekkel.

19. cikk

Éves jelentéstétel

Az ügyvezető igazgató feladatai elvégzéséről évente jelentést tesz az irányítóbizottságnak. E célból az ügyvezető igazgató benyújtja az Ügynökség éves beszámolóját, tiszteletben tartva a 44. cikkben foglalt határidőket.

Az Ügynökség éves beszámolójának különösen az alábbiakat kell tartalmaznia:

a)	a pénzügyi év főbb vonatkozásait bemutató tevékenységi jelentés;

b)	a pénzügyi kimutatások;

c)	a költségvetés végrehajtásáról szóló jelentés.

A végleges beszámolóhoz egy, a számvitelért felelős tisztviselő által kiállított nyilatkozatot kell csatolni, amelyben a tisztviselő kijelenti, hogy az éves beszámoló az alkalmazandó számviteli alapelvekkel, szabályokkal és módszerekkel összhangban készült.

A végleges beszámolónak a kontrollok eredményeit is magukban foglaló pénzügyi és igazgatási információkat kell tartalmaznia, valamint nyilatkozatot arról, hogy – kivéve, ha a bevételek és a kiadások meghatározott területeihez kapcsolódó fenntartások mást jeleznek – az ügyvezető igazgató észszerű mértékben megbizonyosodott arról, hogy:

a)	a jelentésben foglalt információk megbízható és valós képet adnak;

b)	a jelentésben bemutatott tevékenységekhez rendelt forrásokat az eredetileg tervezett célra és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban használták fel;

c)

a bevezetett kontrolleljárások szükséges mértékben garantálják az alapul szolgáló tranzakciók jogszerűségét és szabályosságát. A tevékenységi jelentésben be kell számolni a műveleteknek a kitűzött célokhoz viszonyított eredményéről, az e műveletekhez kapcsolódó kockázatokról, a rendelkezésre álló források felhasználásáról, valamint a belső kontrollrendszerek hatékonyságáról és eredményességéről, beleértve a kontrollok költséghatékonyságának átfogó értékelését is.

20. cikk

Pénzügyi kimutatás

(1)   A pénzügyi kimutatásokat euróban kell elkészíteni, és a következőket kell tartalmazniuk:

a)	a mérleg és az eredmény-kimutatás, amelyek az összes eszközt és forrást, a pénzügyi helyzetet, valamint az előző év december 31-i gazdasági eredményt mutatják; ezeket a 39. cikkben említett számviteli szabályokkal összhangban kell elkészíteni;

b)	az év folyamán beszedett és kifizetett összegeket, valamint a záró pozíciót feltüntető cash flow-kimutatás;

c)	a nettó eszközök változásait feltüntető kimutatás, amely áttekintést nyújt az év során a tartalékokban és a felhalmozott eredményekben bekövetkezett mozgásokról.

(2)   A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzéseknek ki kell egészíteniük és magyarázattal kell ellátniuk az (1) bekezdésben említett kimutatásokban foglalt információkat, és tartalmazniuk kell a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben azok relevánsak az Ügynökség tevékenysége szempontjából.

21. cikk

A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentés

Az Ügynökségnek a költségvetés végrehajtásáról szóló jelentése magában foglalja az általános költségvetést, valamint az ad hoc tevékenységekkel, illetve az egyéb bevételekkel kapcsolatos költségvetéseket; az adatokat euróban kell megadni. A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentést a költségvetéssel azonos szerkezetben kell elkészíteni.

A jelentésnek a következőket kell tartalmaznia:

a)	egy jelentés, amely aggregálja az adott évi összes költségvetési bevételi és kiadási műveletet;

b)	magyarázó megjegyzések, amelyek kiegészítik és magyarázattal látják el a jelentésben megadott információkat.

22. cikk

Az Ügynökség pénzügyi érdekeinek védelme

(1)   Ha bármely, a tranzakciók pénzügyi irányításában és kontrolljában részt vevő alkalmazott úgy véli, hogy egy döntés, amelynek teljesítését vagy tudomásul vételét valamely felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, illetve az adott alkalmazott által betartandó szakmai szabályokkal, írásban tájékoztatja az ügyvezető igazgatót, aki erre írásban válaszol. Amennyiben az ügyvezető igazgató nem tesz lépéseket, vagy megerősíti az eredeti döntést vagy utasítást, és az alkalmazott tagja úgy véli, hogy ez a megerősítés nem észszerű válasz az aggodalmaira, az alkalmazott tagja tájékoztatja az Ügynökség vezetőjét.

(2)   Az Ügynökség vagy annak tagjai érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén az alkalmazott tájékoztatja az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket. Az ellenőri testület, illetve az Ügynökség pénzügyi ellenőrzését végző külső ellenőrök kötelesek tájékoztatni az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, amennyiben az Ügynökség vagy annak tagjai érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció gyanúja merül fel.

23. cikk

A számvitelért felelős tisztviselő

(1)   Az irányítóbizottság kinevez egy, az Ügynökség személyzeti szabályzata hatálya alá tartozó, számvitelért felelős tisztviselőt, aki feladatainak az Ügynökségen belüli ellátását illetően teljes függetlenséget élvez, és az irányítóbizottságnak tartozik elszámolással. Az Ügynökségnél a számvitelért felelős tisztviselő felel:

a)	a kifizetések megfelelő végrehajtásáért, a bevételek beszedéséért és a megállapított követelések visszafizettetéséért;

b)	az elszámolásoknak az e cím 6. fejezetével és a 19., 20. és 21. cikkel összhangban történő vezetéséért, elkészítéséért és benyújtásáért;

c)	a számviteli szabályoknak és a számlatükörnek az e cím 6. fejezetével összhangban történő alkalmazásáért;

d)	az engedélyezésre jogosult tisztviselő által meghatározott, a számviteli információk szolgáltatására vagy igazolására kialakított rendszerek validálásáért; e tekintetben a számvitelért felelős tisztviselő bármikor ellenőrizheti a validálási kritériumok teljesülését;

e)	a pénztárkezelésért.

(2)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a számvitelért felelős tisztviselő rendelkezésére kell bocsátania az elszámolások elkészítéséhez szükséges összes olyan információt, amely megbízható és valós képet ad az Ügynökség pénzügyi helyzetéről és a költségvetés végrehajtásáról. Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek garantálnia kell ezen információk megbízhatóságát.

(3)   Mielőtt az ügyvezető igazgató elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad az Ügynökség pénzügyi helyzetéről.

Az első albekezdés alkalmazása során a számvitelért felelős tisztviselőnek meg kell bizonyosodnia arról, hogy a beszámoló a 39. cikkben említett számviteli szabályokkal összhangban készült, és hogy a beszámolóban az összes bevétel és kiadás szerepel.

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy megbízottja továbbra is teljes mértékben felel az általa kezelt források megfelelő felhasználásáért, az ellenőrzése alatt álló kiadások jogszerűségéért és szabályszerűségéért, valamint a számvitelért felelős tisztviselő részére továbbított információk hiánytalanságáért és pontosságáért.

A számvitelért felelős tisztviselő jogosult ellenőrizni a kapott információkat, valamint a beszámoló aláírással való ellátása céljából szükségesnek ítélt további ellenőrzéseket végezni.

A számvitelért felelős tisztviselő szükség esetén fenntartásokkal él, amelyekben pontosan kifejti azok jellegét és hatályát.

A (4) bekezdésre is figyelemmel, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő jogosult készpénz és pénzeszköz-egyenértékesek kezelésére. A számvitelért felelős tisztviselő felel ezek megóvásáért.

(4)   Amennyiben ez elengedhetetlen feladatainak az Ügynökség pénzügyi szabályzatával összhangban való ellátásához, a számvitelért felelős tisztviselő a feladatkörének teljesítése során bizonyos feladatokat átruházhat olyan alkalmazottakra, akik az Ügynökség személyzeti szabályzatának hatálya alá tartoznak.

(5)   A fegyelmi eljárás sérelme nélkül a számvitelért felelős tisztviselőt az irányítóbizottság bármikor átmenetileg vagy végleg felmentheti feladatai ellátása alól. Ilyen esetekben az irányítóbizottság ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt nevez ki.

24. cikk

A pénzügyi szereplők felelőssége

(1)   A 16. és a 26. cikk nem érinti a pénzügyi szereplőknek az alkalmazandó nemzeti jog szerinti, és az Ügynökség pénzügyi érdekeinek védelmére, valamint az Unió vagy a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemre vonatkozó hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.

(2)   Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő és számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, az Ügynökség személyzeti szabályzatában megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti az Ügynökség vagy annak tagjai érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek – különösen az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) – elé kell terjeszteni.

(3)   Bármely alkalmazott kötelezhető, hogy teljesen vagy részben jóvátegye azon kárt, amelyet az Ügynökségnek a feladatai teljesítése során vagy azzal kapcsolatban elkövetett súlyos kötelességszegés miatt okozott. A kinevező hatóság az alkalmazandó jogszabályokban a fegyelmi ügyekre megállapított alakszerűségek elvégzése után indokolt döntést hoz.

(4)   Az engedélyezésre jogosult tisztviselők felelősségét illetően a 966/2012/EU, Euratom rendelet 73. cikkének (1) és (2) bekezdése alkalmazandó.

25. cikk

Összeférhetetlenség

(1)   A III. cím 2. fejezetének értelmében vett pénzügyi szereplők, valamint a költségvetés végrehajtásában és irányításában – beleértve az ezt előkészítő tevékenységeket is –, ellenőrzésében vagy kontrolljában érintett egyéb személyek nem járhatnak el oly módon, hogy saját érdekeik ütközzenek az Ügynökség érdekeivel.

Amennyiben ennek kockázata fennáll, az érintett személynek tartózkodnia kell az ilyen tevékenységektől, és az üggyel az ügyvezető igazgatóhoz kell fordulnia, aki írásban megerősíti, hogy fennáll-e összeférhetetlenség. Az érintett személynek a közvetlen felettesét is tájékoztatnia kell. Amennyiben maga az ügyvezető igazgató az érintett, az üggyel az Ügynökség vezetőjéhez kell fordulnia.

Amennyiben bebizonyosodik, hogy összeférhetetlenség áll fenn, az érintett személy megszünteti tevékenységét az adott ügyben. Az ügyvezető igazgató, illetve – amennyiben az összeférhetetlenség az ügyvezető igazgatót érinti – az Ügynökség vezetője megteszi a további megfelelő intézkedéseket.

(2)   Az (1) bekezdés alkalmazásában összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha az (1) bekezdésben említett pénzügyi szereplő vagy egyéb személy funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, továbbá gazdasági érdek vagy bármely más, a végső kedvezményezettel közös érdek miatt sérül.

26. cikk

A feladatok elkülönítése

Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatait el kell különíteni; e feladatok kölcsönösen kizárják egymást.

3. FEJEZET

Belső ellenőrzés

27. cikk

A belső ellenőr kinevezése, jogköre és feladatai

(1)   Az Ügynökségnek belső ellenőrzési feladata van, amelyet a vonatkozó nemzetközi szabványok szerint kell végrehajtani.

(2)   A belső ellenőr nem lehet sem engedélyezésre jogosult tisztviselő, sem számvitelért felelős tisztviselő.

(3)   A belső ellenőr tanácsot ad az Ügynökségnek a kockázatkezelésre vonatkozóan az irányítási és ellenőrzési rendszerek minőségéről szóló független vélemények kibocsátása, valamint a műveletek végrehajtási feltételeinek javítására és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás előmozdítására vonatkozó ajánlások kibocsátása útján.

A belső ellenőr felelős különösen:

a)	a belső igazgatási rendszerek alkalmasságának és eredményességének, valamint a programokat és fellépéseket végrehajtó szervezeti egységek teljesítményének a kapcsolódó kockázat figyelembevételével történő felméréséért;

b)	a minden egyes költségvetés-végrehajtási műveletre alkalmazandó belső kontroll- és ellenőrzési rendszerek hatékonyságának és eredményességének értékeléséért.

(4)   A belső ellenőr a feladatait az Ügynökség minden tevékenységével és szervezeti egységével kapcsolatban ellátja. A belső ellenőrnek a feladatai ellátásához szükséges információkhoz teljes és korlátlan hozzáféréssel kell rendelkeznie. A belső ellenőrnek figyelembe kell vennie az ügyvezető igazgató éves jelentését és minden egyéb feltárt információt.

(5)   A belső ellenőrnek éves ellenőrzési tervet kell kidolgoznia, és be kell nyújtania azt az ügyvezető igazgatónak.

(6)   A belső ellenőrnek figyelembe kell vennie az engedélyezésre jogosult tisztviselő 19. cikk szerinti jelentését és minden egyéb feltárt információt.

(7)   A belső ellenőrnek a megállapításairól és ajánlásairól jelentést kell készítenie az ügyvezető igazgató számára.

A belső ellenőrnek az alábbi esetekben is jelentést kell tennie:

—	nem foglalkoztak a kritikus kockázatokkal és nem vették figyelembe az ajánlásokat,

—	jelentős késés mutatkozik az előző években tett ajánlások végrehajtása terén.

Az ügyvezető igazgató gondoskodik az ellenőrzéseket követően megfogalmazott ajánlások végrehajtásának rendszeres nyomon követéséről.

Az ügyvezető igazgató minden évben összefoglaló jelentést küld az irányítóbizottságnak, amelyben bemutatja a végrehajtott belső ellenőrzések számát és típusát, a megfogalmazott ajánlásokat és az ajánlások alapján hozott intézkedéseket. Az irányítóbizottság megvizsgálja az információkat, továbbá azt, hogy az ajánlásokat teljes körűen és időben végrehajtották-e.

(8)   Az Ügynökségnek a belső ellenőr elérhetőségeit a kiadási műveletekben érintett bármely természetes vagy jogi személy rendelkezésére kell bocsátania, hogy azok bizalmasan felvehessék az ellenőrrel a kapcsolatot.

(9)   A belső ellenőr jelentései és megállapításai csak azt követően hozhatók nyilvánosságra, hogy a belső ellenőr jóváhagyta a végrehajtásukra tett intézkedést.

28. cikk

A belső ellenőr függetlensége

A belső ellenőr függetlenségét, a feladatai ellátásához fűződő tevékenységeivel kapcsolatos felelősségét, valamint azon jogát, hogy keresetet nyújtson be az Európai Unió Bíróságánál, a 966/2012/EU, Euratom rendelet 100. cikkével összhangban kell meghatározni.

4. FEJEZET

Bevételi és kiadási műveletek

29. cikk

A bevételek végrehajtása

(1)   A bevételek végrehajtása a követelések becslésének elkészítését, a visszafizettetendő követelések megállapítását és a jogosulatlanul kifizetett összegek visszafizettetését foglalja magában. A bevételek végrehajtása adott esetben magában foglalja a megállapított követelésekről történő lemondást is.

(2)   A jogalap nélkül kifizetett összegeket vissza kell fizettetni.

Amennyiben a terhelési értesítésben megállapított esedékességi napon tényleges beszedés nem történt, a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és azonnal megkezdi a beszedési eljárás foganatosítását a rendelkezésére álló jogi eszközökkel, beleértve adott esetben a beszámítást és ha ez nem lehetséges, a behajtást.

Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított követelés visszafizettetésétől való teljes vagy részleges elállást tervezi, biztosítania kell, hogy a lemondás szabályos legyen és összhangban álljon a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvével. A lemondó határozatot meg kell indokolni. A lemondó határozatban meg kell állapítani, hogy lépések történtek a visszafizettetés biztosítására, és meg kell adni az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.

A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes visszafizettetendő összegekről. Az Ügynökséget megillető összegeket a jegyzékben a visszafizetési felszólítás kibocsátásának időpontja szerint kell csoportosítani. A számvitelért felelős tisztviselőnek a megállapított követelések visszafizettetésétől való teljes vagy részleges lemondásról szóló határozatokat is fel kell tüntetnie. A jegyzéket csatolni kell az Ügynökség éves beszámolójához.

(3)   A terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett bármely követelést az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet (5) 83. cikkével összhangban kamat terheli.

(4)   Az Ügynökség harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik feleknek az Ügynökséggel szembeni követeléseire ötéves elévülési időszak vonatkozik.

30. cikk

A tagállamok hozzájárulásai az Ügynökség általános költségvetéséhez

(1)   Hozzájárulások meghatározása a GNI-skála alkalmazása esetén:

a)

Amennyiben a GNI-skálát kell alkalmazni, a hozzájárulás nyújtására kötelezett tagállamok hozzájárulásainak bontását az Európai Unióról szóló szerződés 41. cikkének (2) bekezdésében meghatározott módon, és a 2007/436/EK, Euratom tanácsi határozatnak (6), illetve az annak helyébe lépő bármely más határozatnak megfelelően a bruttónemzetitermék-kulcs alapján kell meghatározni.

b)

Az egyes hozzájárulások kiszámítására vonatkozó adatok az Unió legutóbb elfogadott költségvetéséhez csatolt, „Az általános költségvetés finanszírozásának összefoglalása a saját források típusa és tagállam szerinti bontásban” elnevezésű táblázat „GNI-alapú saját források” oszlopában szerepelnek. Valamennyi hozzájárulás nyújtására kötelezett tagállam hozzájárulásának mértéke arányos az érintett tagállam GNI-jének a hozzájárulás nyújtására kötelezett tagállamok teljes GNI-összesítésében képviselt részével.

(2)   A hozzájárulások befizetésének ütemezése:

a)

az Ügynökség általános költségvetésének finanszírozására irányuló hozzájárulásokat a részt vevő tagállamok az adott pénzügyi évben március 15-ig, június 15-ig és október 15-ig, három egyenlő részletben fizetik be. Az Ügynökség legalább 60 nappal a részletfizetési határidő előtt hozzájárulás-igénylési felhívást küld a részt vevő tagállamoknak;

b)	módosító költségvetés elfogadása esetén a részt vevő tagállamok a szükséges hozzájárulásokat az erre vonatkozó felhívás közlésétől számított 60 napon belül fizetik be;

c)	a hozzájárulásuk befizetéséhez kapcsolódó banki díjakat a tagállamok fizetik;

d)

amennyiben az éves költségvetést november 30-ig nem hagyják jóvá, az Ügynökség egy adott tagállam kérelmére e tagállam számára egyedi ideiglenes hozzájárulás-igénylési felhívást bocsáthat ki, amelynek alapján a hozzájárulást az erre vonatkozó felhívás közlésétől számított 60 napon belül kell befizetni.

Ha a fizetés teljesítése a határidőn belül megtörténik és azt az Ügynökség legkésőbb 10 nappal a határidőt követően megkapja, nem jár a 29. cikk (3) bekezdése szerinti kamat az Ügynökségnek. Ha a fizetési késedelem meghaladja a 10 napot, a kamatot a késedelem teljes időtartamára fel kell számítani.

31. cikk

A kiadások végrehajtása

(1)   A kiadások végrehajtásához az engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvetési kötelezettségeket és jogi kötelezettségeket vállal, validálja a kiadásokat és engedélyezi a kifizetéseket, valamint előkészíti az előirányzatok végrehajtását.

(2)   A költségvetési kötelezettségvállalás az a művelet, amelynek során előjegyzik a jogi kötelezettségvállalások teljesítéséből adódó, elkövetkező kifizetések fedezetéhez szükséges előirányzatot. A jogi kötelezettségvállalás az az aktus, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő vállal vagy megállapít egy kötelezettséget, amely költséget eredményez. A költségvetési kötelezettségvállalást és a jogi kötelezettségvállalást – a megfelelően indokolt eseteket kivéve – ugyanazon engedélyezésre jogosult tisztviselő hagyja jóvá.

A költségvetési kötelezettségvállalások az alábbi kategóriák valamelyikébe tartoznak:

a)	egyedi: a költségvetési kötelezettségvállalás egyedi, ha a kedvezményezett és a kiadás összege ismert;

b)	globális: a költségvetési kötelezettségvállalás globális, ha az egyedi kötelezettségvállalás meghatározásához szükséges tényezők közül legalább egy még nem ismert;

c)	ideiglenes: a költségvetési kötelezettségvállalás ideiglenes, ha rendszeres igazgatási kiadásokra szolgál, illetve ha vagy az összeg, vagy a végső kedvezményezettek nem ismertek véglegesen.

Az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre vállalt költségvetési kötelezettségeket kizárólag akkor lehet több éven keresztül éves részletekre lebontani, ha az alap-jogiaktus így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.

(3)   Minden kiadási tételre kötelezettséget kell vállalni, továbbá azt validálni kell, engedélyezni kell, és ki kell fizetni.

A kiadások validálása az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő:

a)	ellenőrzi, hogy a hitelező jogosult a követelésre;

b)	megállapítja vagy ellenőrzi a követelés valódiságát és összegét;

c)	ellenőrzi azon feltételeket, amelyek mellett a kifizetés esedékes.

A kiadások engedélyezése az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előirányzatok rendelkezésre állásának ellenőrzése után utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki a validált kiadási összeget.

(4)   Bármely olyan intézkedés tekintetében, amely az Ügynökség költségvetését terhelő kiadásokat idézhet elő, az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek költségvetési kötelezettséget kell vállalnia, mielőtt jogi kötelezettséget vállal harmadik felekkel.

(5)   Az Ügynökség hároméves tervezési keretének első événél kell megadni az Ügynökség hatáskörébe tartozó tevékenységek operatív kiadásaira vonatkozó irányítóbizottsági engedélyt, feltéve, hogy az e bekezdésben megállapított elemeket egyértelműen azonosítják.

A tervezési keretnek tartalmaznia a célkitűzések részletes leírását és a várt eredményeket. Tartalmaznia kell továbbá a finanszírozandó fellépés(ek) leírását és az egyes fellépésekre előirányzott összegek megjelölését.

Az Ügynökség hároméves tervezési kerete első évét érintő jelentős módosításokat az eredeti tervezési keret elfogadásakor alkalmazottal azonos eljárás útján kell elfogadni.

A tervezési keret nem jelentős módosításainak elfogadására az irányítóbizottság felhatalmazást adhat az Ügynökség engedélyezésre jogosult tisztviselőjének.

32. cikk

Határidők

A kiadások kifizetését a 966/2012/EU, Euratom rendelet 92. cikkében, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 111. cikkében meghatározott határidőkön belül és azok rendelkezéseivel összhangban kell végrehajtani.

5. FEJEZET

A költségvetés végrehajtása

33. cikk

Közbeszerzés

(1)   E cikk (2) és (3) bekezdésére is figyelemmel, a közbeszerzések tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet V. címe, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó.

(2)   A 60 000 EUR és a 966/2012/EU, Euratom rendelet 118. cikkében megállapított küszöbértékek közötti értékű szerződések tekintetében az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletben a 60 000 EUR-t meg nem haladó, kis összegű szerződésekre megállapított eljárás alkalmazható.

(3)   Az Ügynökség jogosult az Európai Bizottsággal, az intézményközi hivatalokkal, az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról szóló 2965/94/EK tanácsi rendelettel (7) létrehozott Fordítóközponttal, valamint egyéb uniós szervekkel közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül áruszállítási, szolgáltatási, illetve a Fordítóközpont esetében munkavégzési szerződést kötni.

34. cikk

Közös közbeszerzési eljárás

(1)   Kérésére az Ügynökség ajánlatkérőként bevonható a Bizottság szerződéseinek, intézményközi szerződéseknek, valamint más uniós szervek vagy ügynökségek szerződéseinek odaítélési eljárásába.

(2)   A tagállamokkal együttműködésben folytatott, például a (KKBP) 2015/1835 határozat IV. fejezetében említett tevékenységekkel összefüggésben az Ügynökség közös közbeszerzési eljárást alkalmazhat.

(3)   Az Ügynökség és egy vagy több tagállam ajánlatkérőjének közös közbeszerzési eljárása esetén az Ügynökségre vonatkozó eljárási rendelkezések alkalmazandók.

Amennyiben a szerződés teljes tervezett értékéből egy vagy több tagállami ajánlatkérő szervhez tartozó vagy általa kezelt rész legalább 50 %, vagy más, megfelelően indokolt esetekben a 2014/24/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv (8), a 2009/81/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (9), illetve bármely egyéb olyan uniós jogi aktus eljárási szabályait kell alkalmazni, amely az érintett szerződés tárgyát figyelembe véve alkalmazandó lehet.

(4)   Az Ügynökség adminisztratív igényeinek fedezésére a fogadó tagállam ajánlatkérő hatóságaival közös közbeszerzési eljárásban vehet részt. Ebben az esetben az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 133. cikkét értelemszerűen kell alkalmazni.

35. cikk

Szakértők

A szakértők kiválasztása során az Ügynökség az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 287. cikkének rendelkezéseit alkalmazhatja, az azon program alap-jogiaktusában rögzített különleges eljárásnak megfelelően, amelynek végrehajtásával az Ügynökséget megbízták. E szakértők díjazása előre bejelentett fix összeg alapján történik, kiválasztásuk alapját pedig szakmai kompetenciájuk jelenti.

A külső szakértők kiválasztása a rájuk bízott feladatok elvégzéséhez szükséges kompetenciák, tapasztalat és szaktudás alapján történik, a megkülönböztetésmentesség, az egyenlő bánásmód és az összeférhetetlenség tilalma elvével összhangban.

36. cikk

Vissza nem térítendő támogatások

A vissza nem térítendő támogatások tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet VI. címe és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó, a létesítő okiratban rögzített esetleges különös rendelkezésekre is figyelemmel.

37. cikk

Pénzdíjak

(1)   E cikk (2) bekezdésére is figyelemmel, a pénzdíjak tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet VII. címe és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó.

(2)   10 000 EUR-s vagy azt meghaladó egységértékű pénzdíjakra irányuló versenyfelhívások csak akkor tehetők közzé, ha ezekről az Ügynökség tervezési kerete rendelkezik.

38. cikk

Jogorvoslati eszközök feltüntetése

(1)   Amennyiben egy engedélyezésre jogosult tisztviselő eljárási intézkedése hátrányosan befolyásolja a pályázó vagy ajánlattevő, a kedvezményezett vagy a szerződő fél jogait, az intézkedés során jelezni kell az intézkedés megtámadására rendelkezésre álló közigazgatási és/vagy bírósági jogorvoslati eszközöket.

(2)   Különösen a jogorvoslat jellegét, az annak tárgyában illetékes szervet vagy szerveket, valamint az annak gyakorlására megállapított határidőket kell jelezni.

6. FEJEZET

Számvitel

39. cikk

A beszámolókra vonatkozó szabályok

Az Ügynökség pontos, teljes körű és megbízható információkat időben biztosító számviteli rendszert hoz létre.

A szabályok elfogadásakor az Ügynökség számvitelért felelős tisztviselőjét a közszféra tekintetében nemzetközileg elfogadott számviteli standardok vezérelik. A számvitelért felelős tisztviselő eltérhet ezektől a standardoktól, amennyiben az eszközökre és forrásokra, a ráfordításokra, a bevételekre és a cash-flow-ra vonatkozó megbízható és valós kép kialakításához ezt szükségesnek ítéli. Amennyiben a számvitelért felelős tisztviselő jelentősen eltér ezektől a standardoktól, ezt a pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzések között jelezni és indokolni kell.

40. cikk

Számviteli alapelvek

A pénzügyi kimutatások az információkat – beleértve a számviteli politikára vonatkozó információkat – releváns, megbízható, összehasonlítható és érthető módon mutatják be. A pénzügyi kimutatásokat a 39. cikknek megfelelően kell elkészíteni.

41. cikk

Számviteli rendszer

(1)   A számviteli rendszer általános számlákból és költségvetési számlákból áll. E számlákat euróban kell vezetni, az elszámolási időszak a naptári év.

(2)   Az általános elszámolások időrendi sorrendben, a kettős könyvvitel módszerével tartanak nyilván minden olyan eseményt és műveletet, amelyek kihatással vannak az Ügynökség gazdasági és pénzügyi helyzetére, valamint eszközeire és forrásaira.

(3)   A költségvetési elszámolásokban részletesen nyilván kell tartani az Ügynökség költségvetésének végrehajtását. Ezekben az elszámolásokban minden költségvetési bevételi és kiadási műveletet rögzíteni kell.

42. cikk

Készletek

Az Ügynökség leltárt vezet, amely ismerteti a saját tulajdonát képező tárgyi eszközök, immateriális javak és pénzügyi eszközök mennyiségét és értékét. Az Ügynökség ellenőrzi, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.

7. FEJEZET

Külső ellenőrzés és csalás elleni küzdelem

43. cikk

Külső ellenőrzés

(1)   Az irányítóbizottság ellenőri testületet nevez ki, amely az Ügynökség igazgatási és működési költségvetésének, pénzügyi beszámolóinak és pénzügyi kimutatásainak külső ellenőrzését végzi. Az ellenőrzést a nemzetközileg elfogadott ellenőrzési standardokkal, valamint az irányítóbizottság jóváhagyása esetén további feladatmeghatározásokkal összhangban kell elvégezni.

Az ellenőri testület legalább háromévente független bizonyosságot nyújt és tanácsokkal szolgál az irányítóbizottságnak arra vonatkozóan, hogy az Ügynökség tevékenységeit a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban végezték. Az ellenőri testület a szóban forgó feladat ellátása céljából – az irányítóbizottsággal egyetértésben – ideiglenes kiegészítő személyzetet vehet igénybe.

(2)   Az ellenőri testület legalább három, különböző részt vevő tagállamokból származó ellenőrből áll, akiknek munkáját a testület által kijelölt személyzet támogatja. A szóban forgó alkalmazott mindaddig a testületben maradhat, ameddig az ellenőri testület őt jelölő tagja hivatalban van.

(3)   Az ellenőri testület tagjainak kinevezése három egymást követő ellenőrzés idejére szól. Méltányos rotációs rendet kell biztosítani az ellenőrt küldeni kívánó részt vevő tagállamok között.

(4)   Az ellenőri testület tagjait a részt vevő tagállamok által javasolt jelöltek közül az irányítóbizottság jelöli ki. A jelöltek lehetőség szerint a részt vevő tagállamok legfelsőbb nemzeti pénzügyi ellenőrző intézményének tagjai közül kerülnek ki, és megfelelő biztonsági és függetlenségi garanciát nyújtanak. A jelölteknek rendelkezésre kell állniuk, hogy az Ügynökség képviseletében szükség szerint ellássák feladataikat. E feladatok ellátása során:

a)	a testület és a támogató személyzet a jövedelmét továbbra is eredeti pénzügyi ellenőrző szervüktől kapja, és az Ügynökség csak a kiküldetési költségeiket téríti vissza az Ügynökség saját szabályaiban foglaltakkal azonos alapon;

b)	a testület tagjai az irányítóbizottságon kívül más szervtől utasításokat nem kérhetnek és nem fogadhatnak el; ellenőrzési megbízatásuk keretei között az ellenőri testület és tagjai teljes mértékben függetlenek, és kizárólagosan felelnek a külső ellenőrzés végrehajtásáért;

c)	tevékenységükről kizárólag az irányítóbizottságnak tartoznak beszámolással;

d)	ellenőrzik, hogy az Ügynökség által kezelt bevételek és kiadások végrehajtására az alkalmazandó jogszabályoknak, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelően került-e sor.

(5)   Az ellenőri testület a következő pénzügyi évre évente választ elnököt. A testület a tagjai által folytatott ellenőrzésekre vonatkozóan a legmagasabb szintű nemzetközi ellenőrzési előírásoknak megfelelő szabályokat fogad el. Az ellenőri testület a tagjai által készített ellenőrzési jelentéseket az ügyvezető igazgatónak és az irányítóbizottságnak való átadás előtt jóváhagyja.

(6)   Az ellenőrök biztosítják, hogy az adott információra vagy adatra alkalmazandó szabályoknak megfelelően tiszteletben tartják az ellenőrzési tevékenységük során tudomásukra jutott információ bizalmas jellegét és az ilyen adatok védelmét.

(7)   Az ellenőrök késedelem és előzetes értesítés nélkül hozzáférhetnek az adott bevétellel és kiadással kapcsolatos dokumentumokhoz és valamennyi, a bevételeket és költségeket igazoló adathordozó tartalmához, valamint beléphetnek azokba a helyiségekbe, amelyekben az ilyen dokumentumokat és adathordozókat tárolják. Az ellenőrök másolatokat készíthetnek. Az Ügynökség bevételének és kiadásának végrehajtásával foglalkozó személyek az ügyvezető igazgatónak, valamint az adott kiadás ellenőrzéséért felelős személyeknek feladataik ellátása során minden szükséges segítséget megadnak. Az ellenőrzéssel kapcsolatos kiadások az általános költségvetést terhelik.

(8)   Az ügyvezető igazgató vagy egy tagállam javaslatára az irányítóbizottság eseti alapon úgy dönthet, hogy – az ellenőri testület megbízatásával összehangolva – más külső szervekkel külön felülvizsgálatot végeztet.

(9)   Egyes konkrét esetekben a részt vevő tagállamok nemzeti ellenőrző hatóságai saját költségükre és az irányítóbizottság jóváhagyásával hozzáférhetnek olyan információkhoz, valamint megvizsgálhatnak olyan dokumentumokat, amelyeket az érintett nemzeti részesedés ellenőrzése, illetve a kormánynak és a parlamentnek való jelentéstétel szempontjából szükségesnek tartanak, tiszteletben tartva a többi részt vevő tagállamot és az ellenőri testület feladatkörét, továbbá összhangban az Ügynökség előírásaival, különösen az adatvédelmi szabályokkal.

44. cikk

Éves ellenőrzés és az Ügynökség mentesítése a költségvetése végrehajtására vonatkozó felelősség alól

(1)   Az ügyvezető igazgató a pénzügyi év végét követő március 31-ig vizsgálat és véleményezés céljából a 19. cikkben említettek szerint az ellenőri testület elé terjeszti az Ügynökség éves beszámolójának tervezetét.

(2)   Az ellenőri testület a pénzügyi év végét követő június 30-ig az ügyvezető igazgató elé terjeszti éves ellenőrzési jelentését, amely tartalmazza a testületnek az (1) bekezdésben említett éves beszámolótervezettel kapcsolatos véleményét és észrevételeit.

(3)   Az ügyvezető igazgató a pénzügyi év végét követő július 15-ig az Ügynökség válaszainak kíséretében az irányítóbizottság elé terjeszti a végleges ellenőrzött éves beszámolót és az ellenőrzési jelentést.

(4)   Az irányítóbizottság a pénzügyi év végét követő október 30-ig jóváhagyja az ellenőrzött éves beszámolót, és az adott pénzügyi évre vonatkozóan mentesíti az ügyvezető igazgatót és a számvitelért felelős tisztviselőt.

(5)   Az irányítóbizottság általi jóváhagyását követően az ellenőrzött éves beszámolót az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzé kell tenni.

(6)   A számvitelért felelős tisztviselő a megfelelő mentesítés megadását követő ötéves időtartamra minden elszámolást és leltárt megőriz.

45. cikk

OLAF

(1)   A 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletben (10) és a 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendeletben (11) megállapított rendelkezéseknek és eljárásoknak megfelelően az OLAF vizsgálatokat, köztük helyszíni ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezhet annak megállapítása érdekében, hogy az Ügynökség által finanszírozott vissza nem térítendő támogatásokkal vagy szerződésekkel kapcsolatban csalás, korrupció vagy bármely egyéb jogellenes tevékenység révén sérültek-e az Ügynökség pénzügyi érdekei.

(2)   Az (1) bekezdés sérelme nélkül, az Ügynökség szerződéseinek, megállapodásainak és határozatainak olyan rendelkezéseket kell tartalmazniuk, amelyek kifejezetten felhatalmazzák az ellenőri testületet és az OLAF-ot arra, hogy saját hatáskörüknek megfelelően ellenőrzéseket és vizsgálatokat folytassanak.

IV. CÍM

AZ EGYÉB BEVÉTELEKRE VONATKOZÓ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK

46. cikk

Egyéb bevételek

(1)   Az Ügynökség – a (KKBP) 2015/1835 határozat 2. cikkével összhangban, a megbízatásának keretei között – meghatározott rendeltetésű bevételhez juthat:

a)	az Unió általános költségvetéséből eseti alapon, az arra alkalmazandó szabályok, eljárások és döntéshozatali mechanizmusok teljes körű tiszteletben tartásával;

b)	tagállamoktól, harmadik országoktól vagy egyéb harmadik felektől, kivéve, ha az irányítóbizottság az Ügynökségtől kapott ilyen tájékoztatás kézhezvételét követő egy hónapon belül ettől eltérően rendelkezik.

(2)   Az (1) bekezdésben említett bevételeket kizárólag arra a meghatározott célra lehet felhasználni, amelyhez azokat rendelték.

(3)   Az egyéb bevételek kezeléséhez kapcsolódó adminisztratív többletköltségeket szükség esetén abból a költségvetésből kell fedezni, amelynek az adott egyéb bevétel részét képezi.

(4)   Az egyéb bevételekre a III. cím 2–7. fejezetének rendelkezéseit kell alkalmazni, kivéve, ha a vonatkozó megállapodás(ok) ettől eltérően rendelkeznek. Utóbbiaknak ugyanakkor minden esetben összhangban kell állniuk a II. címben foglalt költségvetési alapelvekkel.

(5)   A végrehajtási időszak végén az egyéb bevételekből származó költségvetési többletet a hozzájáruló szervezetek számára jóváírandó összegnek kell tekinteni és részükre vissza kell téríteni. A költségvetési többlet a vonatkozó megállapodás(ok)ban foglaltaknak megfelelően, illetve az érintett szervezet javaslata szerint – kivéve, ha az irányítóbizottság az Ügynökségtől kapott vonatkozó tájékoztatás kézhezvételét követő egy hónapon belül ettől eltérően rendelkezik – más meghatározott célokra is fordítható.

(6)   A számvitelért felelős tisztviselő megfelelő intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy az egyéb bevételek és a kapcsolódó előirányzatok felhasználását külön felügyeljék. Az egyéb bevételekből származó hozzájárulásokat ezért külön kell elszámolni, és arra a meghatározott célra kell felhasználni, amelyhez azokat rendelték. Az átláthatóság érdekében továbbá ezeket az összegeket külön bankszámlán kell elhelyezni. Az ilyen bevételeket a költségvetés végrehajtásáról szóló, az Ügynökségnek a 21. cikk szerinti jelentésében is külön kell feltüntetni.

V. CÍM

AZ AD HOC TEVÉKENYSÉGEKKEL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGVETÉSEKRE ALKALMAZANDÓ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK

47. cikk

Az ad hoc tevékenységekkel kapcsolatos költségvetések Ügynökség általi kezelése

(1)   Az irányítóbizottság az ügyvezető igazgató vagy egy tagállam javaslatára úgy dönthet, hogy a (KKBP) 2015/1835 tanácsi határozat IV. fejezetével összhangban a tagállamok megbízhatják az Ügynökséget a hatáskörébe tartozó bizonyos tevékenységek adminisztratív és pénzügyi kezelésével.

(2)   Az irányítóbizottság engedélyezheti, hogy az Ügynökség az ad hoc projektjeivel és programjaival összefüggésben az adott tevékenységekre vonatkozó szabályokban szereplő feltételek mellett szerződéseket és támogatási megállapodásokat kössön, továbbá – a tagállamok költségvetési korlátait is figyelembe véve – előzetesen beszedje a tagállamoktól az említett szerződések és támogatási megállapodások teljesítéséhez szükséges hozzájárulásaikat.

(3)   A (KKBP) 2015/1835 határozat 19. és 20. cikkének megfelelően végzett ad hoc tevékenységekre e határozat III. címe 2–7. fejezetének rendelkezéseit kell alkalmazni, kivéve, ha az adott program vagy projekt alapító okirata/okiratai másként rendelkezik/rendelkeznek. E rendelkezéseknek ugyanakkor minden esetben összhangban kell állniuk az e határozat II. címében foglalt költségvetési alapelvekkel.

(4)   Az egyes ad hoc projektek vagy programok nyomán keletkező költségvetési többletet a részt vevő tagállamok, illetve a projekthez vagy programhoz hozzájáruló bármely más szervezet számára jóváírandó összegnek kell tekinteni és a végrehajtási időszak végén a részükre vissza kell téríteni. Az ilyen többlet a vonatkozó megállapodás(ok)ban foglaltaknak megfelelően, illetve az érintett tagállam vagy szervezet döntése alapján más meghatározott célokra is fordítható.

VI. CÍM

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

48. cikk

Módosítások

A 966/2012/EU, Euratom rendeletre való valamennyi hivatkozást annak módosításaival együtt kell értelmezni.

49. cikk

A 2007/643/KKBP határozat hatályon kívül helyezése

A 2007/643/KKBP határozat hatályát veszti.

50. cikk

Hatálybalépés

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

---

(1)  HL L 266., 2015.10.13., 55. o.

(2)  HL L 269., 2007.10.12., 1. o.

(3)  Az Európai Parlament és a Tanács 966/2012/EU, Euratom rendelete (2012. október 25.) az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről (HL L 298., 2012.10.26., 1. o.).

(4)  A Tanács (EU) 2016/1351 határozata (2016. augusztus 4.) az Európai Védelmi Ügynökség személyzeti szabályzatáról és a 2004/676/EK határozat hatályon kívül helyezéséről (lásd e Hivatalos Lap 1. oldalát).

(5)  A Bizottság 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelete (2012. október 29.) az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet alkalmazási szabályairól (HL L 362., 2012.12.31., 1. o.).

(6)  A Tanács 2007/436/EK, Euratom határozata (2007. június 7.) az Európai Közösségek saját forrásainak rendszeréről (HL L 163., 2007.6.23., 17. o.).

(7)  A Tanács 2965/94/EK rendelete (1994. november 28.) az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról (HL L 314., 1994.12.7., 1. o.).

(8)  Az Európai Parlament és a Tanács 2014/24/EU irányelve (2014. február 26.) a közbeszerzésről és a 2004/18/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (HL L 94., 2014.3.28., 65. o.).

(9)  Az Európai Parlament és a Tanács 2009/81/EK irányelve (2009. július 13.) a honvédelem és biztonság területén egyes építési beruházásra, árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló, ajánlatkérő szervek vagy ajánlatkérők által odaítélt szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról valamint a 2004/17/EK és 2004/18/EK irányelv módosításáról (HL L 216., 2009.8.20., 76. o.).

(10)  Az Európai Parlament és a Tanács 883/2013/EU, Euratom rendelete (2013. szeptember 11.) az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról, valamint az 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet és az 1074/1999/Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről (HL L 248., 2013.9.18., 1. o.).

(11)  A Tanács 2185/96/Euratom, EK rendelete (1996. november 11.) az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek csalással és egyéb szabálytalanságokkal szembeni védelmében a Bizottság által végzett helyszíni ellenőrzésekről és vizsgálatokról (HL L 292., 1996.11.15., 2. o.).

---