I. MELLÉKLET

A TÁRSULÁSI TANÁCS ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 434. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Tanács a megállapodás 434. és 436. cikke szerint végzi feladatait.

(2)   A megállapodás 435. cikkének (1) bekezdése szerint a Társulási Tanács egyrészről az Európai Unió Tanácsának tagjaiból és az Európai Bizottság tagjaiból, másrészről a Moldovai Köztársaság kormányának tagjaiból áll. A Társulási Tanács összetételénél figyelembe veszik az adott ülésen tárgyalandó konkrét kérdéseket. A Társulási Tanács miniszteri szinten ülésezik.

(3)   A megállapodás 436. cikkének (1) bekezdése szerint és a megállapodás célkitűzéseinek megvalósítása érdekében a Társulási Tanács hatáskörrel rendelkezik arra, hogy a Felekre nézve kötelező erejű határozatokat hozzon. A Társulási Tanács megfelelő intézkedéseket hoz határozatainak végrehajtása érdekében, szükség esetén felhatalmazva a megállapodás értelmében létrehozott külön testületeket, hogy a nevében fellépjenek. A Társulási Tanács továbbá ajánlásokat is tehet. A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait és ajánlásait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően. A Társulási Tanács hatásköreit átruházhatja a Társulási Bizottságra.

(4)   Az ezen eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnöklet

A Társulási Tanács elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Társulási Tanács évente legalább egyszer, valamint ha a körülmények úgy kívánják, a Felek kölcsönös megállapodása alapján ülésezik. Ha a Felek másképp nem állapodnak meg, a Társulási Tanács ülését az Európai Unió Tanácsa üléseinek szokásos helyszínén tartja.

(2)   A Társulási Tanács minden ülését a Felek közötti megállapodás szerinti időpontban tartja.

(3)   A Társulási Tanács üléseit a Társulási Tanács titkárai a Társulási Tanács elnökének egyetértésével, közösen hívják össze legkésőbb az ülések időpontját 30 naptári nappal megelőzően.

4. cikk

Képviselet

(1)   A Társulási Tanács tagjai akadályoztatásuk esetén képviseltethetik magukat. Amennyiben egy tag valamely ülésen képviseltetni kívánja magát, írásban közölnie kell a Társulási Tanács elnökével a képviselője nevét azon ülést megelőzően, amelyen képviseltetni kívánja magát.

(2)   A Társulási Tanács tagjának képviselője a szóban forgó tag valamennyi jogát gyakorolja.

5. cikk

Küldöttségek

(1)   A Társulási Tanács tagjait tisztviselők kísérhetik. A Társulási Tanács elnökét a Társulási Tanács titkársága útján minden ülés előtt tájékoztatni kell a Felek küldöttségének tervezett összetételéről.

(2)   A Társulási Tanács a Felek közötti megállapodás útján megfigyelőként vagy egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti az üléseken való részvételre. A Feleknek meg kell állapodniuk azokban a feltételekben, amelyek értelmében ezek a megfigyelők részt vehetnek az üléseken.

6. cikk

Titkárság

Az Európai Unió Tanácsa Főtitkárságának tisztviselője és a Moldovai Köztársaság tisztviselője együttesen járnak el a Társulási Tanács titkáraiként.

7. cikk

Levelezés

(1)   A Társulási Tanácshoz címzett levelezést vagy az Unió, vagy a Moldovai Köztársaság részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   A Társulási Tanács titkárai gondoskodnak a levelezés továbbításáról a Társulási Tanács elnöke részére, és adott esetben azt megküldik a Társulási Tanács többi tagjának.

(3)   Az így köröztetett levelezést adott esetben meg kell küldeni az Európai Bizottság Főtitkársága, az Európai Külügyi Szolgálat, a tagállamoknak az Európai Unió mellett működő állandó képviseletei, az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága, valamint a Moldovai Köztársaságnak az Európai Unió mellé akkreditált képviselete számára.

(4)   Az elnöktől származó közleményeket a titkárok az elnök nevében elküldik a címzettek részére. Az ilyen közleményeket adott esetben a Társulási Tanács tagjai között is köröztetik a (3) bekezdésben meghatározottak szerint.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Tanács elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   A Társulási Tanács elnöke a Társulási Tanács minden ülésére elkészíti a tervezett napirendet. A tervezett napirendet a Társulási Tanács titkárai az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal eljuttatják a 7. cikkben említett címzetteknek.

A tervezett napirend tartalmazza azokat a pontokat, amelyek napirendre történő felvételére vonatkozóan az elnök az ülés kezdete előtt legkésőbb 21 naptári nappal felkérést kapott. Az ilyen pontok azonban csak akkor kerülnek fel az ideiglenes napirendre, ha a hozzájuk tartozó kísérődokumentumokat a napirend elküldésének napjáig eljuttatták a titkároknak.

(2)   A napirendet a Társulási Tanács minden ülés elején fogadja el. Amennyiben arról a Felek megállapodnak, a tervezett napirenden nem szereplő pont is felvehető a napirendre.

(3)   Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az (1) bekezdésben megállapított határidőket az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.

10. cikk

Jegyzőkönyv

(1)   A Társulási Tanács titkárai minden ülésről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:

a)	a Társulási Tanácsnak benyújtott dokumentumok;

b)	a Társulási Tanács valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint

c)	azon kérdések, amelyekben a Felek megállapodtak, köztük a meghozott határozatok, a megállapodás tárgyát képező nyilatkozatok, valamint az elfogadott következtetések.

(3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Tanácshoz. A Társulási Tanács e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   A Társulási Tanács a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően hoz határozatokat, illetve tesz ajánlásokat.

(2)   A Társulási Tanács írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. E célból a Társulási Tanács elnöke a 7. cikk szerint írásban körözteti a javaslat szövegét a tagok körében, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti a fent említett határidőt az adott ügy sajátosságaira való tekintettel.

(3)   A Társulási Tanács jogi aktusai a megállapodás 436. cikkének (1) bekezdése értelmében a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik, amelyet sorszám, az elfogadásuk dátuma és a tárgyuk megjelölése követ. A Társulási Tanács e határozatait és ajánlásait a Társulási Tanács elnöke aláírásával látja el, és a Társulási Tanács titkárai hitelesítik. E határozatokat és ajánlásokat az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében említett valamennyi címzettnek elküldik. A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Tanács határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.

(4)   A Társulási Tanács minden határozata az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.

12. cikk

Nyelvek

(1)   A Társulási Tanács hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.

(2)   Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Tanács az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.

13. cikk

Kiadások

(1)   A Felek maguk viselik a Társulási Tanács ülésein való részvételükkel összefüggően a személyzettel kapcsolatos, utazási és ellátási, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumok fordításával és sokszorosításával kapcsolatos költségeket az Unió viseli. Amennyiben a Moldovai Köztársaság a 12. cikkben szereplő nyelvektől eltérő nyelvekről vagy nyelvekre történő tolmácsolást vagy fordítást kér, az azokkal kapcsolatos kiadások a Moldovai Köztársaságot terhelik.

(3)   Az ülések megszervezésével kapcsolatos egyéb tárgyi kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.

14. cikk

Társulási Bizottság

(1)   A megállapodás 437. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Társulási Tanácsot feladatainak végrehajtásában a Társulási Bizottság segíti. A Társulási Bizottság a Felek – elvben vezető beosztású köztisztviselői szintű – képviselőiből áll.

(2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat vagy határozat-, illetve ajánlástervezeteket terjeszt a Társulási Tanács elé jóváhagyásra. A megállapodás 438. cikkének (2) bekezdésével összhangban a Társulási Tanács a Társulási Bizottságra ruházhatja a határozatok meghozatalára vonatkozó jogkört.

(3)   A Társulási Bizottság meghozza azokat a határozatokat és megteszi azokat az ajánlásokat, amelyek meghozatalára, illetve megtételére a megállapodás felhatalmazta.

(4)   Azokban az esetekben, amikor a megállapodás konzultációs kötelezettséget vagy lehetőséget említ, illetve amikor a Felek közösen úgy döntenek, hogy egymással konzultációt folytatnak, a konzultációra – ha a megállapodás eltérően nem rendelkezik – a Társulási Bizottságon belül is sor kerülhet. Ha a Felek arról megállapodnak, a konzultáció tovább folytatódhat a Társulási Tanácson belül.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzat a 11. cikknek megfelelően módosítható.

II. MELLÉKLET

A TÁRSULÁSI BIZOTTSÁG ÉS AZ ALBIZOTTSÁGOK ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA

1. cikk

Általános rendelkezések

(1)   Az egyrészről az Európai Unió, az Európai Atomenergia-közösség és tagállamaik, másrészről a Moldovai Köztársaság közötti társulási megállapodás (a továbbiakban: a megállapodás) 437. cikkének (1) bekezdése szerint létrehozott Társulási Bizottság segíti a Társulási Tanácsot feladatai végrehajtásában, valamint ellátja a megállapodásban előírt és a Társulási Tanács által ráruházott feladatokat. A megállapodás 438. cikk (1) bekezdésének megfelelően a Társulási Tanács eljárási szabályzatában meghatározza a Társulási Bizottság feladatait és működését.

(2)   A Társulási Bizottság előkészíti a Társulási Tanács üléseit és tanácskozásait, adott esetben végrehajtja a Társulási Tanács határozatait, és általában véve biztosítja a társulási viszony folyamatosságát és a megállapodás megfelelő működését. A Társulási Bizottság foglalkozik minden olyan üggyel, amelyet a Társulási Tanács a hatáskörébe utal, valamint amely a megállapodás napi szintű végrehajtása folyamán felmerülhet. A Társulási Bizottság javaslatokat és határozat- vagy ajánlástervezeteket nyújt be elfogadásra a Társulási Tanácsnak.

(3)   A Társulási Bizottság a megállapodás 437. cikkének (2) bekezdésében előírtak szerint a Felek olyan – magas beosztású tisztviselői szintű – képviselőiből áll, akik az adott ülésen tárgyalandó konkrét ügyekért felelősek.

(4)   A megállapodás 438. cikkének (4) bekezdése szerint amennyiben a megállapodás 438. cikkének (4) bekezdésében meghatározott kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság (a továbbiakban: a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság) a megállapodás V. címe alapján rábízott feladatokat végzi, összetételét tekintve az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős magas beosztású tisztviselőiből áll. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöki tisztségét az Európai Bizottság vagy a Moldovai Köztársaság kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős képviselője látja el ezen eljárási szabályzat 2. cikkével összhangban. Az üléseken részt vesz az Európai Külügyi Szolgálat képviselője is.

(5)   A megállapodás 438. cikkének (3) bekezdésében előírtak szerint a Társulási Bizottság határozatelfogadási hatáskörrel rendelkezik a megállapodásban előírt esetekben, valamint azokon a területeken, amelyeken a Társulási Tanács hatáskört ruházott rá. Ezek a határozatok kötelező érvényűek a Felekre nézve, akik megteszik az azok végrehajtásához szükséges intézkedéseket. A Társulási Bizottság a Felek közötti megállapodással fogadja el határozatait, az azok elfogadására vonatkozó belső eljárások lezárulását követően.

(6)   Az eljárási szabályzatban szereplő „Felek” meghatározása megfelel a megállapodás 461. cikkében szereplő meghatározásnak.

2. cikk

Elnöklet

A Társulási Bizottság elnökletét 12 hónapos időtartamra a Felek felváltva töltik be. Az első időszak a Társulási Tanács első ülésének napján kezdődik és ugyanazon év december 31-én ér véget.

3. cikk

Ülések

(1)   A Felek eltérő megállapodásának hiányában a Társulási Bizottság rendszeresen, legalább évenként egy alkalommal ülésezik. A Társulási Bizottság bármelyik Fél kérésére külön ülést tarthat, amennyiben a Felek erről megállapodnak.

(2)   A Társulási Bizottság üléseit az elnök hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen és időpontban. Ha a Felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 28 naptári nappal megküldi az érintetteknek.

(3)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság évente legalább egyszer ülésezik, valamint ha a körülmények úgy kívánják. Az üléseket a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság elnöke hívja össze a Felek megállapodása szerinti helyszínen, időpontban és eszközökkel. Ha a felek nem állapodnak meg másként, az ülés összehívásáról szóló értesítést a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkársága az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldi a bizottság tagjainak.

(4)   A Társulási Bizottság rendes ülését lehetőség szerint kellő idővel a Társulási Tanács rendes ülése előtt kell összehívni.

(5)   A Társulási Bizottság ülései kivételesen és a Felek egyetértésével technológiai eszköz útján, például videokonferencia formájában is megtarthatók.

4. cikk

Küldöttségek

A Feleket minden ülés előtt a Társulási Bizottság titkársága útján tájékoztatni kell az ülésen részt vevő küldöttségek tervezett összetételéről.

5. cikk

Titkárság

(1)   A Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Unió egy tisztviselője és a Moldovai Köztársaság egy tisztviselője közösen látják el, amennyiben ez az eljárási szabályzat eltérően nem rendelkezik, a kölcsönös bizalom és együttműködés szellemében.

(2)   A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság titkári feladatait az Európai Bizottság és a Moldovai Köztársaság egy-egy, a kereskedelemmel és kereskedelemmel kapcsolatos ügyekért felelős tisztviselője látja el közösen.

6. cikk

Levelezés

(1)   A Társulási Bizottsághoz címzett levelezést a Felek valamelyike részéről a titkári feladatokat ellátó tisztviselőnek kell címezni, aki tájékoztatja erről a másik titkárt.

(2)   A Társulási Bizottság titkársága a Társulási Bizottságnak címzett leveleket a Társulási Bizottság elnökéhez továbbítja, és amennyiben indokolt, a 7. cikkben említett dokumentumként körözteti.

(3)   Az elnöktől származó levelezést a titkárság az elnök nevében elküldi a Feleknek. Az ilyen leveleket adott esetben a 7. cikkben előírtak szerint köröztetik.

7. cikk

Dokumentumok

(1)   A dokumentumokat a Társulási Bizottság titkársága útján kell továbbítani.

(2)   Minden Fél a saját titkárának továbbítja a dokumentumait. A titkár ezeket a dokumentumokat továbbítja a másik Fél titkárának.

(3)   Az uniós Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat az Unió felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld a moldovai Fél titkárának.

(4)   A moldovai Fél titkára megküldi ezeket a dokumentumokat a Moldovai Köztársaság felelős képviselőinek, és az ilyen levelezésből rendszeresen másolatot küld az uniós Fél titkárának.

8. cikk

Titoktartás

Amennyiben a Felek erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság ülései nem nyilvánosak. Amennyiben az egyik Fél bizalmasnak nyilvánított információkat terjeszt a Társulási Bizottság elé, a másik Fél a szóban forgó információkat akként kezeli.

9. cikk

Az ülések napirendje

(1)   A Társulási Bizottság titkársága a Felek javaslatai alapján összeállítja az egyes társulási bizottsági ülések tervezett napirendjét, valamint a 10. cikkben előírt operatív következtetések tervezetét. A tervezett napirend azokat a pontokat tartalmazza, amelyeknek napirendbe való felvételére a Társulási Bizottság titkársága legkésőbb az ülés kezdete előtt 21 naptári nappal valamelyik Féltől – a vonatkozó dokumentumokkal megfelelően alátámasztott – felkérést kapott.

(2)   A tervezett napirendet a vonatkozó dokumentumokkal együtt – az ezen eljárási szabályzat 7. cikkében előírtak szerint – az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal megküldik.

(3)   A napirendet a Társulási Bizottság minden ülés elején fogadja el. A Felek egyetértésével a tervezett napirenden kívüli pont is felvehető a napirendre.

(4)   A Társulási Bizottság elnöke a másik Fél egyetértésével az egyes témakörökre vonatkozó tájékoztatás céljából a Felek egyéb szerveinek képviselőit és a témakör független szakértőit is felkérheti eseti alapon az üléseken való részvételre. A Felek biztosítják, hogy a megfigyelők vagy szakértők tiszteletben tartsák a titoktartási kötelezettséget.

(5)   Egy adott eset figyelembevétele érdekében a Társulási Bizottság ülésének elnöke a Felekkel egyeztetve lerövidítheti az (1) és (2) bekezdésben meghatározott határidőket.

10. cikk

Jegyzőkönyvek és operatív következtetések

(1)   A Társulási Bizottság titkárai a Társulási Bizottság minden üléséről közös jegyzőkönyvtervezetet készítenek.

(2)   A jegyzőkönyvben az egyes napirendi pontok tekintetében általában a következőket kell feltüntetni:

a)	az ülés résztvevőinek jegyzéke, az őket kísérő tisztviselők jegyzéke, valamint az ülésen részt vevő megfigyelők vagy szakértők jegyzéke;

b)	a Társulási Bizottságnak benyújtott dokumentumok;

c)	a Társulási Bizottság valamely tagjának kérésére jegyzőkönyvbe veendő nyilatkozatok; valamint

d)	az ülés operatív következtetései a (4) bekezdéssel összhangban.

(3)   A jegyzőkönyvtervezetet be kell nyújtani jóváhagyás céljából a Társulási Bizottsághoz. A Társulási Bizottság e jegyzőkönyvtervezetet az annak tárgyát képező ülést követő ülésen hagyja jóvá. Ennek alternatívájaként e jegyzőkönyvtervezet jóváhagyása írásbeli eljárás útján is történhet. A kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottság jegyzőkönyvtervezetét az egyes üléseket követő 28 napon belül kell jóváhagyni. A 7. cikkben említett minden címzettnek másolatot kell küldeni.

(4)   A Társulási Bizottság elnökletét betöltő Fél társulási bizottsági titkára elkészíti minden ülés operatív következtetéseinek tervezetét, és a napirenddel együtt megküldi a Feleknek, rendes esetben az ülés kezdete előtt legkésőbb 15 naptári nappal. Ezt a tervezetet az ülés folyamán frissítik, majd az ülés befejezésekor, amennyiben a Felek másként nem állapodnak meg, a Társulási Bizottság elfogadja az operatív következtetéseket, amelyek tükrözik a Felek nyomon követési intézkedéseit. Egyeztetés után az operatív következtetéseket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz, és végrehajtásukat a Társulási Bizottság valamelyik ezt követő ülésén át kell tekinteni. Ennek céljából a Társulási Bizottság sablont fogad el, amely valamennyi intézkedési pontra vonatkozóan lehetővé teszi a nyomon követést egy konkrét határidővel.

11. cikk

Határozatok és ajánlások

(1)   Azon különös esetekben, amikor a megállapodás határozathozatali hatáskört ruház a Társulási Bizottságra, vagy amikor e hatáskört a Társulási Tanács ruházta át a Társulási Bizottságra, a Társulási Bizottság határozatot hoz. A Társulási Bizottság ajánlásokat is elfogad. Határozatok hozatalára és ajánlások tételére a Felek közös megegyezésével és a vonatkozó belső eljárások lezárását követően kerülhet sor. A Társulási Bizottság elnöke minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a Társulási Bizottság titkárai hitelesítik.

(2)   A Társulási Bizottság írásbeli eljárás útján is hozhat határozatokat és tehet ajánlásokat, amennyiben a Felek erről megállapodnak. Az írásbeli eljárás a Felek egyetértésével eljáró titkárok közötti hivatalos jegyzékváltásból áll. E célból a javaslat szövegét a 7. cikknek megfelelően köröztetik, legalább 21 naptári napos határidőt szabva a tagoknak fenntartásaik vagy módosításaik jelzésére. Az elnök a Felekkel való egyeztetést követően lerövidítheti az ebben a bekezdésben megállapított határidőket a különleges körülmények figyelembevétele érdekében. A szöveg elfogadását követően az elnök minden határozatot és ajánlást aláírásával lát el, és azokat a titkárok hitelesítik.

(3)   A Társulási Bizottság jogi aktusai a „határozat”, illetve „ajánlás” címet viselik. Minden határozat az elfogadásának napján lép hatályba, kivéve ha a határozat másképp rendelkezik.

(4)   A határozatokat és ajánlásokat megküldik a Feleknek.

(5)   A Felek dönthetnek úgy, hogy a Társulási Bizottság határozatait és ajánlásait saját hivatalos lapjukban közzéteszik.

12. cikk

Jelentések

A Társulási Bizottság a Társulási Tanács minden rendes ülésén beszámol a Társulási Tanácsnak mind a saját, mind az albizottságai, munkacsoportjai és egyéb testületei tevékenységéről.

13. cikk

Nyelvek

(1)   A Társulási Bizottság hivatalos nyelvei a Felek hivatalos nyelvei.

(2)   A Társulási Bizottság munkanyelvei az angol és a román. Amennyiben erről másként nem határoznak, a Társulási Bizottság az említett nyelveken elkészített dokumentumok alapján folytatja tanácskozásait.

14. cikk

Kiadások

(1)   A Felek maguk viselik a Társulási Bizottság ülésein való részvételükkel összefüggő személyzeti, utazási és ellátási költségeket, valamint a postai és távközlési kiadások terén felmerülő költségeket.

(2)   Az ülések megrendezésével és a dokumentumok sokszorosításával kapcsolatos kiadásokat az ülést rendező Fél viseli.

(3)   Az üléseken való tolmácsolással, valamint a dokumentumoknak a 13. cikk (1) bekezdése szerint angol és román nyelvre, illetve e nyelvekről történő fordításával kapcsolatos kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél viseli.

A más nyelvekre, illetve nyelvekről történő tolmácsolás és fordítás költségeit közvetlenül a tolmácsolást vagy fordítást kérő Fél viseli.

(4)   Amennyiben a dokumentumokat az Unió hivatalos nyelveire le kell fordítani, az azzal járó kiadások az Uniót terhelik.

15. cikk

Az eljárási szabályzat módosítása

Ezen eljárási szabályzatot a Társulási Tanács határozatával lehet módosítani a megállapodás 438. cikke (1) bekezdésével összhangban.

16. cikk

Albizottságok, különbizottságok vagy testületek

(1)   A megállapodás 439. cikkének (1) és (3) bekezdésével összhangban a Társulási Bizottság a megállapodásban előírtakon kívül bármely olyan albizottság létrehozásáról is határozhat a megállapodás végrehajtásához szükséges konkrét területeken, amely segíti a Társulási Bizottságot a feladatai végrehajtásában. A Társulási Bizottság dönthet az ilyen albizottság megszüntetéséről, és az eljárási szabályzatának meghatározásáról vagy módosításáról. Amennyiben erről másként nem határoznak, minden ilyen albizottság a Társulási Bizottság felügyelete alatt működik, amelynek jelentést nyújt be minden ülést követően.

(2)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Társulási Tanácsban másként nem állapodnak meg, ezen eljárási szabályzatot bármely, az (1) bekezdésben említett albizottságra értelemszerűen alkalmazni kell.

(3)   Az albizottságok üléseit rugalmasan lehet megtartani szükség esetén, akár személyesen, Brüsszelben, a Moldovai Köztársaságban vagy például videokonferencia segítségével. Az albizottságoknak platformként kell működniük a konkrét területeken fennálló jogszabályok közelítésének ellenőrzéséhez, továbbá az e folyamat során felmerülő egyes kérdések és kihívások megvitatásához, valamint az ajánlások és operatív következtetések megfogalmazásához.

(4)   A Társulási Bizottság titkárságának másolatot kell kapnia az albizottságokkal, különbizottságokkal vagy testületekkel kapcsolatos valamennyi lényeges levélről, dokumentumról és közleményről.

(5)   Amennyiben a megállapodás eltérően nem rendelkezik, illetve a Felek másként nem állapodnak meg a Társulási Tanácson belül, az albizottságok, különbizottságok vagy testületek csak ajánlásokat tehetnek a Társulási Bizottságnak.

17. cikk

Ezen eljárási szabályzat a kereskedelmi formációban ülésező Társulási Bizottságra értelemszerűen alkalmazandó, amennyiben ettől eltérően nem rendelkeznek.