TERVEZET

AZ EURÓPAI UNIÓ ÉS AZERBAJDZSÁN KÖZTÁRSASÁG KÖZÖTTI, A VÍZUMOK KIADÁSÁNAK MEGKÖNNYÍTÉSÉRŐL SZÓLÓ MEGÁLLAPODÁS ÁLTAL LÉTREHOZOTT VÍZUMKÖNNYÍTÉSI VEGYES BIZOTTSÁG …/2018 HATÁROZATA

(…)

az eljárási szabályzatának elfogadásáról

A BIZOTTSÁG,

tekintettel az Európai Unió és az Azerbajdzsán Köztársaság közötti, a vízumok kiadásának megkönnyítéséről szóló megállapodásra (a továbbiakban: a megállapodás) és különösen annak 12. cikke (4) bekezdésére,

mivel az említett megállapodás 2014. szeptember 1-jén hatályba lépett,

ELFOGADTA EZT A HATÁROZATOT:

1. cikk

Elnökség

A vízumkönnyítési vegyes bizottság (a továbbiakban: a vegyes bizottság) elnökségi teendőit az Európai Unió és az Azerbajdzsán Köztársaság egy-egy képviselője közösen látja el.

2. cikk

A vegyes bizottság feladatai

(1)   A megállapodás 12. cikkének (2) bekezdésével összhangban a vegyes bizottság különösen az alábbi feladatokat látja el:

a)	nyomon követi a megállapodás végrehajtását;

b)	javaslatot tesz a megállapodás módosítására vagy kiegészítésére;

c)	rendezi a megállapodás rendelkezéseinek értelmezésével vagy alkalmazásával kapcsolatos vitákat.

(2)   A vegyes bizottság a megállapodás végrehajtásának elősegítése érdekében iránymutatásokat vagy „bevált gyakorlatokat” tartalmazó ajánlásokat fogadhat el.

3. cikk

Ülések

(1)   A vegyes bizottság szükség esetén a Felek kérésére, de legalább évente egyszer ülésezik.

(2)   A Felek – eltérő megállapodás hiányában – felváltva biztosítják az ülések helyszínét.

(3)   A vegyes bizottság üléseit a társelnökök hívják össze.

(4)   A társelnökök kitűzik az ülés időpontját, és a megfelelő felkészülés érdekében kellő időben, 30 nappal az ülés előtt elküldik egymásnak a szükséges dokumentumokat.

(5)   A logisztikai ügyekkel kapcsolatos szükséges intézkedéseket az ülésnek otthont adó Fél intézi.

4. cikk

Küldöttségek

A Felek legalább hét nappal az ülés megkezdése előtt értesítik egymást küldöttségük tervezett összetételéről.

5. cikk

Az ülések napirendje

(1)   A társelnökök legkésőbb 14 nappal az adott ülés kezdete előtt elkészítik az ülés napirendtervezetét. A napirendtervezet azon napirendi pontokat foglalja magában, amelyek felvételére valamely társelnök legkésőbb 14 nappal az ülés kezdete előtt felkérést kapott.

(2)   Az ülést megelőzően a Felek bármelyike bármikor új pontokkal egészítheti ki a napirendtervezetet, amennyiben ahhoz a másik Fél hozzájárul. Az új pontok napirendtervezetbe történő felvételére irányuló kérelmeket írásban kell megküldeni, és azokat a lehetőségekhez mérten figyelembe kell venni.

(3)   A végleges napirendet a társelnökök az egyes ülések kezdetekor fogadják el. Amennyiben a Felek erről megállapodnak, a napirendtervezetben nem szereplő pont is napirendre vehető; és azt a lehetőségekhez mérten figyelembe kell venni.

6. cikk

Az ülések jegyzőkönyvei

(1)   Az ülésnek otthont adó Fél társelnöke a lehető leghamarabb elkészíti a jegyzőkönyvtervezetet.

(2)   A jegyzőkönyv – általános szabályként – minden napirendi pontra vonatkozóan az alábbiakat tartalmazza:

a)	a vegyes bizottságnak benyújtott dokumentumok;

b)	azon nyilatkozatok, amelyek felvételét valamelyik Fél kérte; valamint

c)	valamely napirendi ponttal kapcsolatban hozott határozatok, megtett ajánlások, illetve elfogadott következtetések.

(3)   A jegyzőkönyv a részt vevő küldöttségek tagjainak felsorolását is tartalmazza, megjelölve az egyes résztvevők által képviselt minisztériumot, ügynökséget vagy intézményt.

(4)   A vegyes bizottság a következő ülésén jóváhagyja a jegyzőkönyvet.

7. cikk

A vegyes bizottság határozatai és ajánlásai

(1)   A vegyes bizottság a két Fél közös megegyezésével hoz határozatokat.

(2)   A vegyes bizottság határozatai a „határozat” elnevezést kapják, amelyet egy sorszám, valamint a határozat tartalmának leírása követ. A határozat hatálybalépésének időpontját is fel kell tüntetni. A határozatokat a vegyes bizottság azon képviselői írják alá, akik a Felek meghatalmazott képviselőiként járhatnak el. A határozatok két példányban készülnek, és mindkét példány egyaránt hiteles.

(3)   Az (1) és (2) bekezdés értelemszerűen alkalmazandó a vegyes bizottság ajánlásaira is.

8. cikk

Kiadások

(1)   Mindkét Fél maga viseli a vegyes bizottság ülésein való részvételével kapcsolatban felmerülő költségeket, beleértve a személyzeti, utazási és ellátási kiadásokat, illetve a posta- és telekommunikációs kiadásokat.

(2)   A Felek eltérő döntésének hiányában az ülések szervezésével kapcsolatban felmerülő egyéb kiadásokat az ülésnek otthont adó Fél fedezi.

9. cikk

Igazgatási eljárások

(1)   A vegyes bizottság eltérő döntésének hiányában a vegyes bizottság ülései nem nyilvánosak.

(2)   A vegyes bizottság jegyzőkönyvei és egyéb dokumentumai bizalmasan kezelendők.

(3)   A két társelnök közös megegyezésével a Felek és a tagállamok tisztviselőin kívül más résztvevők is meghívást kaphatnak, és ugyanolyan titoktartási követelményeknek kell eleget tenniük.

(4)   A Felek nyilvános tájékoztatókat rendezhetnek, illetve más módon is tájékoztathatják a nyilvánosságot a vegyes bizottság üléseinek eredményeiről.

10. cikk

Hatálybalépés

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

AZ EURÓPAI UNIÓNAK ÉS AZ AZERBAJDZSÁN KÖZTÁRSASÁGNAK AZ EURÓPAI UNIÓ ÉS AZERBAJDZSÁN KÖZTÁRSASÁG KÖZÖTTI, A VÍZUMOK KIADÁSÁNAK MEGKÖNNYÍTÉSÉRŐL SZÓLÓ MEGÁLLAPODÁSSAL LÉTREHOZOTT VÍZUMKÖNNYÍTÉSI VEGYES BIZOTTSÁG ELJÁRÁSI SZABÁLYZATÁHOZ CSATOLT EGYÜTTES NYILATKOZATA

A megállapodás folyamatos, összehangolt és helyes végrehajtása érdekében az uniós tagállamok, az Európai Bizottság és az Azerbajdzsán Köztársaság a vízumkönnyítési vegyes bizottság hivatalos ülései között informálisan tartják a kapcsolatot a sürgős kérdések rendezése érdekében. A vízumkönnyítési vegyes bizottság soron következő ülésén beszámolnak az említett a kérdésekről és az informális kapcsolattartásról.