Obavijest Komisije o smjernicama za provedbu odredbi o provođenju revizija na temelju članka 6. Uredbe (EU) 2017/625 Europskog parlamenta i Vijeća

(2021/C 66/02)

Predgovor

Člankom 6. stavkom 1. Uredbe (EU) 2017/625 Europskog parlamenta i Vijeća (1) predviđeno je da nadležna tijela provode unutarnje revizije ili osiguravaju provedbu revizija sebe samih i poduzimaju odgovarajuće mjere s obzirom na rezultate tih revizija.

Ovim se smjernicama nastoji pomoći nadležnim nacionalnim tijelima u primjeni prethodno navedenih zahtjeva. Izradila ih je Komisija u suradnji s državama članicama i nisu pravno obvezujuće (2). Za tumačenje prava Unije na pravno obvezujući način nadležan je samo Sud Europske unije.

Sadržaj

1.

Cilj i područje primjene

24

2.

Pravni kontekst

24

3.

Definicije

24

4.

Temeljna načela

25

5.

Provedba postupka revizije

25

5.1.

Sustavni pristup

25

5.2.

Transparentnost

26

5.3.

Neovisnost

27

5.4.

Neovisna kontrola

28

5.5.

Glavni ciljevi

28

6.

Provedba revizije

29

6.1.

Planiranje i priprema revizije

29

6.2.

Provođenje revizije

29

6.3.

Izvješća o reviziji

30

6.4.

Poduzimanje daljnjih mjera s obzirom na preporuke revizije

31

7.

Preispitivanje i širenje rezultata revizije

31

8.

Ostala pitanja

31

8.1.

Resursi

31

8.2.

Stručnost revizora

32

1.   Cilj i područje primjene

U ovom se dokumentu nalaze smjernice o prirodi i provedbi sustavâ revizije za nadležna tijela iz članka 3. stavka 3. točaka (a) i (b) Uredbe (EU) 2017/625. Svrha je sustavâ revizije provjeriti provode li se službene kontrole i druge službene aktivnosti (3) koje se reguliraju Uredbom (EU) 2017/625 učinkovito i jesu li prikladne za postizanje ciljeva relevantnog zakonodavstva, uključujući usklađenost s nacionalnim planovima kontrole.

Ovim se smjernicama ne nastoje propisati detaljne metode, već opisati načela koja proizlaze iz Uredbe (EU) 2017/625 u pogledu uspostavljanja nacionalnih sustava revizije i provođenja unutarnjih revizija kako bi se olakšala primjena prethodno navedenih načela u različitim sustavima kontrole i revizije država članica. Odabrane metode za primjenu tih načela mogu se razlikovati s obzirom na veličinu, prirodu, broj i složenost nadležnih tijela odgovornih za službene kontrole u svim državama članicama.

2.   Pravni kontekst

Ovim se smjernicama nastoji pomoći državama članicama u provedbi odredbi o provođenju revizija predviđenih člankom 6. Uredbe (EU) 2017/625, koji glasi:

Članak 6. Revizije nadležnih tijela 1.   Kako bi se osigurala njihova usklađenost s ovom Uredbom, nadležna tijela provode unutarnje revizije ili osiguravaju provedbu revizija sebe samih i poduzimaju odgovarajuće mjere s obzirom na rezultate tih revizija. 2.   Revizije iz stavka 1. predmet su neovisne kontrole i provode se transparentno.

Delegirani i provedbeni akti doneseni na temelju Uredbe (EU) 2017/625, iako nisu izričito navedeni u članku 6., isto su ključni za osiguravanje usklađenosti s Uredbom (EU) 2017/625. Stoga se revizije trebaju provoditi i kako bi se osigurala usklađenost s tim delegiranim i provedbenim aktima.

3.   Definicije

Za potrebe ovih smjernica upućuje se na definicije utvrđene u članku 3. Uredbe (EU) 2017/625, člancima 2. i 3. Uredbe (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (4).

„Revizija”, kako je definirana u članku 3. stavku 30. Uredbe (EU) 2017/625 znači sustavno i neovisno ispitivanje kojim se utvrđuje jesu li aktivnosti i povezani rezultati tih aktivnosti u skladu s planiranim mjerama te provode li se te mjere djelotvorno i jesu li prikladne za ostvarenje ciljeva.

U nastavku su navedene ostale definicije koje su relevantne za potrebe ovih smjernica.

„Revizorsko tijelo” znači tijelo koje provodi postupak revizije. Ono može biti unutarnja ili vanjska zasebna jedinica.

„Popis svih potencijalnih revizija” znači popis revizijskih područja koji sastavlja i održava revizorsko tijelo radi utvrđivanja područja za reviziju tijekom procesa planiranja revizije.

„Sustav revizije” znači kombinacija jednog ili više revizorskih tijela koja provode postupak revizije unutar ili preko nadležnog tijela.

„Postupak revizije” znači skup aktivnosti opisanih u odjeljku 5.1. (Sustavni pristup) i odjeljku 6. (Provedba revizije).

„Program revizije” znači skup jedne ili više revizija koje se planiraju za određeni vremenski okvir i koje su usmjerene prema određenoj svrsi.

„Plan revizije” znači opis aktivnosti i pravila za reviziju.

„Revizijski pristup” znači mjera u kojoj se tijekom revizije stavlja naglasak na aktivnosti koje su predmet revizije (npr. izravna revizija usklađenosti s početnim naglaskom na rezultate i ishode za razliku od revizije sustavâ kontrole s početnim naglaskom na sustave i kontrole).

Za specifičnu terminologiju revizije može biti korisno uputiti na važeće verzije međunarodnih normi kao što su ISO 19011, ISO 9000 i Institut internih revizora (IIA) (5).

4.   Temeljna načela

Sustavi revizije trebali bi obuhvaćati sve službene kontrole i druge službene aktivnosti u svim fazama lanca poljoprivredno-prehrambene proizvodnje Unije, obuhvaćene Uredbom (EU) 2017/625, uključujući aktivnosti svih nadležnih tijela bez obzira na način organizacije ili administrativnu razinu i sve uključene agencije ili kontrolna tijela. Kako bi se to postiglo, revizije bi se, prema potrebi, trebale proširiti na cijelo administrativno područje i izvan njega. Ako u državi članici postoje višestruki sustavi revizije, trebali bi se uspostaviti mehanizmi kojima se osigurava da se njihovom kombinacijom u cijelosti obuhvate sve prethodno navedene aktivnosti.

Kako bi se izgradilo i zadržalo povjerenje u integritet sustava revizije, upravljanje postupkom revizije i njegova provedba moraju biti transparentni za sve relevantne dionike. To konkretno znači da bi trebala postojati potpuna transparentnost između revizorskog tijela i revidiranog subjekta (vidjeti tablicu u odjeljku 5.2. u nastavku). Osiguravanje transparentnosti postupka revizije u odnosu na interesne skupine način je za promicanje povjerenja i pomaže širenju informacija, a posebno kad je riječ o razmjeni primjera najbolje prakse unutar i između nadležnih tijela.

Neovisnost bi trebalo razmatrati na organizacijskoj i funkcionalnoj razini te na razini postupka revizije i revizora. Revizorsko tijelo i revizorski tim trebalo bi imenovati najviše rukovodstvo nadležnih tijela te bi mu oni trebali biti odgovorni. Trebalo bi osigurati jasno, dokumentirano ovlaštenje koje omogućuje dostatne ovlasti za provođenje revizije. Tim bi ovlaštenjem trebalo obuhvatiti barem svrhu, odgovornosti, ovlasti i odgovornost revizorskog tijela i sve ostale aspekte koji se smatraju potrebnima za postizanje zadovoljavajuće razine neovisnosti. Ni revizorsko tijelo ni revizorski tim ne smiju biti uključeni u upravljanje ili nadziranje sustava kontrole koji se revidiraju.

Ako se kontrolne zadaće delegiraju, a nadležno tijelo odluči da će delegirano tijelo revidirati umjesto da ga pregleda, ugovorne obveze tog delegiranog tijela trebaju uključivati prihvaćanje zahtjeva i uvjeta revizije.

Neovisna kontrola trebala bi biti redoviti i planirani postupak koji se provodi vanjski i neovisno od revizorskog tijela kako bi se osiguralo da se sustavom revizije mogu dobiti objektivni rezultati i da nadležna tijela ispunjavaju svoje obveze na temelju članka 6. stavka 2. Uredbe (EU) 2017/625.

Uz posebne smjernice određene u ovom dokumentu, za opće smjernice izvor može biti norma ISO 19011.

5.   Provedba postupka revizije

5.1.   Sustavni pristup

Postupkom revizije trebalo bi upravljati na sustavan način. U tu svrhu, postupak revizije trebao bi ispunjavati sljedeće zahtjeve:

—	trebao bi biti rezultat transparentnog procesa planiranja kojim se utvrđuju prioriteti utemeljeni na riziku u skladu s odgovornostima nadležnog tijela na temelju Uredbe (EU) 2017/625;

—	trebao bi uključivati višegodišnje strateško planiranje koje je: — osnova za postavljanje ciljeva i prioriteta, — polazna točka za odlučivanje o tome koje će se teme revizije odabrati za reviziju, i — osnova za detaljno godišnje planiranje;

—

na temelju strateškog planiranja trebalo bi utvrditi popis svih potencijalnih revizija: grupiranjem subjekta koji mogu biti predmet revizije unutar tog popisa, utvrđivanjem izvora informacija koji će se uzeti u obzir pri procesu planiranja i uspostavljanjem kriterija odabira koji će se koristiti za odabir teme revizije;

—

u okviru tog postupka trebalo bi uspostaviti program revizije kojim se osigurava primjereno obuhvaćanje svih relevantnih područja aktivnosti i svih relevantnih nadležnih tijela reguliranih Uredbom (EU) 2017/625, uz primjerenu učestalost na temelju procjene rizika tijekom razdoblja koje nije duže od pet godina. Program revizije može sadržavati informacije o vrstama revizija, resursima, rasporedu, učestalosti pregleda (npr. jednom godišnje ili češće);

—

trebao bi biti potkrijepljen dokumentiranim postupcima i evidencijom kako bi se osigurala dosljednost i pokazalo da se slijedi sustavni pristup. Takvi bi postupci trebali obuhvaćati: — planiranje programa revizije na temelju procjene rizika, — utvrđivanje nalaza revizije, uključujući dokaze o usklađenosti i neusklađenosti, ovisno o slučaju, — pripremu, prihvaćanje i distribuciju izvješća o reviziji, — preispitivanje zaključaka revizije radi utvrđivanja prednosti i slabosti kontrolnog sustava, širenja primjera najbolje prakse i osiguravanja praćenja korektivnih i preventivnih mjera;

—	trebalo bi ga pratiti i preispitivati kako bi se osiguralo postizanje ciljeva programa revizije te radi utvrđivanja mogućnosti za unapređenje.

Ako je unutar države članice predviđeno više programa revizije, treba poduzeti mjere za osiguravanje učinkovite koordinacije takvih programa kako bi se osigurao cjeloviti revizorski postupak u svim relevantnim nadležnim tijelima. Programi revizije trebali bi obuhvatiti i sve relevantne razine hijerarhije nadležnog tijela.

5.2.   Transparentnost

Kako bi se dokazala transparentnost postupka revizije dokumentirani postupci trebali bi obuhvaćati jasno definirani postupak planiranja revizije, koji uključuje utvrđivanje ciljeva i kriterija revizije, odabir pristupa reviziji te mehanizam za odobravanje izvješća o reviziji i za njegovu dostavu.

Nadležna tijela trebala bi donijeti odgovarajuće mjere za osiguravanje transparentnosti uzimajući u obzir relevantne zahtjeve iz nacionalnog zakonodavstva i zakonodavstva Unije te, prema potrebi, druge uvjete. U tu svrhu nadležna tijela trebala bi uzeti u obzir poticanje praksi koje poboljšavaju transparentnost postupka. Neki primjeri takve prakse navedeni su u tablici u nastavku. Kada odlučuju o tome koje mjere treba poduzeti, nadležna tijela trebala bi uravnotežiti potrebu za transparentnošću s rizikom ugrožavanja sposobnosti sustava revizije da ostvari svoje ciljeve. Kako bi se optimizirale prednosti transparentnosti, treba je kombinirati s uravnoteženim izvješćivanjem, koje je pravilna mješavina provjerene usklađenosti (pozitivnih nalaza) i područja za poboljšanje (negativnih nalaza).

Tablica – Primjeri djelovanja kojima se zadržava transparentnost postupka revizije

	Revidirani subjekt	Unutar nadležnog tijela	Među nadležnim tijelima (unutar država članica)	Javne i druge interesne skupine
Pristup dokumentiranim postupcima revizorskog tijela	✓	✓	✓
Konzultacije o planiranju programa revizije	✓	✓	✓
Objavljivanje programa revizije	✓	✓	✓	✓
Dostavljanje programa revizije	✓	✓
Prilika za očitovanje na nacrt izvješća o reviziji	✓	✓
Distribucija konačnog izvješća o reviziji	✓	✓	✓
Objavljivanje očitovanja revidiranog subjekta na nacrt izvješća	✓	✓	✓	✓
Objavljivanje konačnog izvješća o reviziji	✓	✓	✓	✓
Objavljivanje sažetaka konačnih izvješća o reviziji i godišnjeg izvješća	✓	✓	✓	✓
Objavljivanje akcijskog plana revidiranog subjekta	✓	✓	✓	✓
Objavljivanje rezultata praćenja revizije	✓	✓	✓	✓
Napomena: nadležna tijela trebaju odabrati postupke (prvi stupac) i stupanj do kojega se oni primjenjuju (preostali stupci) primjereno njihovim specifičnim okolnostima.

5.3.   Neovisnost

Revizorska tijela trebaju biti slobodna od bilo kakvih komercijalnih, financijskih, hijerarhijskih, političkih ili drugih pritisaka koji bi mogli utjecati na njihovu procjenu ili na ishod postupka revizije. Sustav revizije, revizorsko tijelo i revizori trebaju biti neovisni u odnosu na aktivnosti koje se revidiraju i ne smiju biti pristrani i u sukobu interesa.

Postoje razne okolnosti u kojima nije moguće ostvariti potpunu neovisnost. Potrebna je razina neovisnosti koju bi razumni vanjski promatrač smatrao dostatnom kako bi se osiguralo da se revizije provode na pošten, objektivan i nepristran način i da revizorsko tijelo i njegovi revizori ne podliježu neprimjerenom utjecaju te da nisu u sukobu interesa kojim bi se u pitanje doveli postupak revizije ili pojedinačne revizije.

Revizorskom tijelu trebalo bi osigurati dostatno kvalificiranog i kompetentnog osoblja, financijskih sredstava, infrastrukture i drugih resursa potrebnih za provedbu programa revizije. Revizorskom tijelu trebalo bi omogućiti pristup trajnom stručnom usavršavanju te raspolaganje odgovarajućom tehničkom stručnošću.

Na revizorsko tijelo ne smije se neprimjereno utjecati na bilo kojoj razini postupka revizije. To se osobito odnosi na to da revidirani subjekt ne bi trebao utjecati na odobrenje programa revizije i izvješća ili ga ometati. Revizorsko tijelo trebalo bi moći slobodno odrediti opseg i ciljeve revizije i imati pristup svim prostorima i informacijama potrebnima za ostvarivanje ciljeva revizije.

Potrebno je provesti provjeru kako bi se osiguralo da ne postoji sukob interesa za revizorsko tijelo, revizorski tim ili bilo kojeg drugog povezanog tehničkog stručnjaka. Članovi revizorskog tima trebali bi se ponašati objektivno, pošteno, neovisno, nepristrano, pravično te imati intelektualno poštenje i integritet te, prema potrebi, prijaviti sukob interesa. U tu svrhu, rotacija revizora i/ili revizorskih timova može pomoći u postizanju tog cilja.

Ako je tehnička stručnost potrebna za reviziju dostupna samo unutar nadležnog tijela koje je predmet revizije, trebalo bi poduzeti mjere kako bi se osiguralo da revizorski tim ostane neovisan. Ako se kontrolne aktivnosti organiziraju na regionalnoj osnovi, tehnički stručnjaci mogu se zamijeniti kako bi se osigurala njihova neovisnost. U slučajevima u kojima se moraju angažirati tehnički stručnjaci izvan revizorskog tijela, trebalo bi poduzeti mjere kako bi se osiguralo da su oni neovisni i da ne postoji sukob interesa kojim bi se dovela u pitanje neovisnost revizorskog tima.

5.4.   Neovisna kontrola

Postupak neovisne kontrole trebaju provoditi osobe izvan revizorskog tijela i organizacije koja je predmet unutarnjih revizija s dostatnom razinom neovisnosti i stručnosti za nadzor postupka revizije. Ako je uspostavljeno tijelo ili odbor s ciljem neovisne kontrole postupka revizije, jedna ili više neovisnih osoba trebaju biti članovi takvog tijela ili odbora.

Neovisna kontrola trebala bi obuhvatiti cijeli postupak revizije, uključujući programiranje, planiranje i provedbu revizija, izvješćivanje (uključujući odobravanje izvješća), korektivne i daljnje mjere. Njom bi trebale biti obuhvaćene i različite prijetnje neovisnosti i mehanizmi za upravljanje tim prijetnjama. Neovisna kontrola nije revizija, ali takva se kontrola može provesti i primjenom revizijskog pristupa. Kontrola se može razlikovati u opsegu, razini detalja i intenzitetu i u okviru nje trebalo bi osigurati:

—	objektivnu procjenu učinkovitosti i neovisnosti postupka revizije i revizijskog tijela,

—	povratne informacije za kontinuirano poboljšanje,

—	povjerenje revizorskog tijela, uprave nadležnih tijela i ostalih dionika da postupak revizije ispunjava ciljeve članka 6. Uredbe (EU) 2017/625.

Takva bi kontrola trebala biti redovita, ali učestalost može varirati ovisno o rezultatima prethodne kontrole i unutarnjih kontrola koje provodi revizorsko tijelo.

Nadležna tijela trebala bi osigurati (6) da se postupak neovisne kontrole dokumentira, uključujući: nadležnost, uloge i odgovornosti, povjerljivost, etički kodeks, prava i obveze, zahtjeve za izvješćivanje i širenje informacija.

Revizorsko tijelo trebalo bi poduzeti mjere kako bi se ispravili svi nedostatci utvrđeni neovisnom kontrolom.

5.5.   Glavni ciljevi

Svrha je sustava revizije provjera usklađenosti nadležnih tijela s Uredbom (EU) 2017/625, kao i funkcioniranja sustava službenih kontrola. S tim ciljem i radi ispunjavanja zahtjeva članka 6. Uredbe (EU) 2017/625, sustav revizije trebao bi obuhvaćati sljedeće tri točke iz članka 3. stavka 30. te uredbe.

a)

Provjera provode li se službene kontrole u skladu s planiranim mjerama Time se osigurava da nadležna tijela ispunjavaju svoje opće obveze (7) i da se službene kontrole provode kako je predviđeno te da osoblje koje provodi takve kontrole slijedi sve upute ili smjernice koje su dane. Provjera ovog zahtjeva većinom se može provoditi pregledom dokumentacije, ali trebala bi uključivati i provjeru na licu mjesta. Revizorski tim trebao bi imati dobro opće revizorsko znanje i vještine kako bi mogao ispuniti taj cilj revizije.

b)

Provjera provode li se planirane mjere djelotvorno Djelotvornost je mjera u kojoj se službenim kontrolama proizvodi (namjeravani) učinak/ostvaruje cilj. Očekuje se da sustav službene kontrole adekvatno funkcionira što se postiže planiranim mjerama za provjeru usklađenosti s relevantnim pravnim zahtjevima te tako da se, kada se utvrde neusklađenosti, poduzmu mjere za ublažavanje ili uklanjanje tih neusklađenosti u odgovarajućem vremenskom roku. Osim toga, trebalo bi provoditi onu razinu kontrole i izvršavanja koja može djelovati kao sredstvo odvraćanja od nepridržavanja i upravljati rizicima za sigurnost hrane. Provjera ispunjenosti tog zahtjeva trebala bi uključivati procjenu kvalitete, pouzdanosti i dosljednosti kontrola te revizijske aktivnosti na licu mjesta. Revizorski tim trebao bi imati relevantnu tehničku stručnost za ostvarivanje tog cilja revizije.

c)

Provjera prikladnosti planiranih mjera za postizanje ciljeva službenih kontrola Prikladnost se odnosi na „svrsishodnost” oblikovanja i provedbe sustava kontrole za postizanje željenih rezultata, odnosno ciljeva Uredbe (EU) 2017/625, višegodišnjih nacionalnih programa kontrole država članica (VNPK-a) ili ciljeva nacionalnih politika. Taj je aspekt posebno važan kada postoje pokazatelji da se kontrolama, koje se provode u skladu s planiranim mjerama, ne postižu planirani rezultati ili ciljevi. Provjera ispunjenosti tog zahtjeva trebala bi obuhvaćati procjenu službenih kontrola, na primjer njihovo planiranje, njihovu učestalost/intenzitet i primijenjene metode, uzimajući u obzir strukturu i profil rizika proizvodnih lanaca te proizvodne prakse i obujam. Trebalo bi razmotriti i ograničenja koja su mogla utjecati na planiranje ili provedbu mjera (8). Revizorski tim trebao bi posjedovati dostatno znanje i razumijevanje sustava koji se revidira, uz relevantnu tehničku stručnost za ostvarivanje ovog revizorskog cilja.

6.   Provedba revizije

6.1.   Planiranje i priprema revizije

Revizor (ili revizorski tim) trebao bi planirati reviziju na način koji osigurava da se revizija provodi pravodobno te na učinkovit i djelotvoran način.

U okviru plana revizije trebalo bi osigurati tehničko i pravno razumijevanje teme revizije i subjekata koji bi mogli biti predmet revizije, odrediti ciljeve i opseg revizije, osmisliti kriterije revizije, utvrditi ključna/rizična područja, odabrati revizijski pristup i procijeniti resurse i vrijeme.

Kriteriji revizije trebali bi sadržavati ciljeve koji proizlaze iz VNPK-a, uredbi (EZ) br. 178/2002 i (EU) 2017/625, kao i, prema potrebi, posebne zahtjeve relevantnog zakonodavstva EU-a i nacionalnog zakonodavstva.

Nakon što se definiraju ciljevi, opseg i kriteriji revizije, treba odrediti pristup, metodologiju i tehnike revizije. Svrha je utvrđivanja revizijskog pristupa osigurati postizanje ciljeva revizije i prikupljanje dovoljno odgovarajućih revizijskih dokaza za donošenje valjanih, pouzdanih zaključaka revizije. Revizor (ili revizorski tim) trebao bi razviti takav pristup na temelju stručne procjene.

Revizorski tim trebao bi u fazi planiranja revizije razmotriti koji su revizijski dokazi potrebni. Planiranje potrebnih dokaza i kako, kada i gdje ih prikupiti sastavni je dio postupka planiranja revizije. Kvaliteta prikupljenih dokaza izravno i znatno utječe na nalaze i zaključke revizije.

6.2.   Provođenje revizije

Prije revizije revizorski tim trebao bi osigurati da je revidirani subjekt u potpunosti informiran o svrsi, ciljevima i opsegu revizije te o svim zahtjevima koji se odnose na njegov doprinos ili pomoć, na primjer pristup prostorima, dokumentima ili podacima prije ili tijekom revizije.

Uvodni sastanak dobra je prilika za razmjenu relevantnih informacija između revizorskog tima i ključnog osoblja revidiranog subjekta. Taj je sastanak forum na kojem će se rastumačiti ciljevi revizije, provjeriti razumijevanje plana revizije, uspostaviti radni dogovori i riješiti sva otvorena pitanja.

Revizorski tim treba u reviziji prikupiti, provjeriti i analizirati/procijeniti revizijske dokaze kako bi potvrdio njihovu prikladnost i dostatnost za postizanje ciljeva revizije, posebno u pogledu usklađenosti s planiranim mjerama, djelotvornosti provedbe i prikladnosti planiranih mjera za postizanje navedenih ciljeva. Te aktivnosti treba evidentirati.

Da bi revizorski tim mogao utvrditi nalaze revizije i predočiti uvjerljive zaključke revizije, revizijske dokaze treba usporediti s kriterijima i ciljevima revizije. Samo prikladnim i dostatnim revizijskim dokazima mogu se učinkovito potkrijepiti nalazi, zaključci i preporuke revizije (ako ih ima) koji mogu podnijeti osporavanje i uspješno proći postupak unutarnje i vanjske provjere.

Na završnom sastanku revizorski tim iznosi rezultate revizije i na njemu bi trebalo pružiti priliku:

—	da se u raspravi s upravom revidiranog subjekta dobiju povratne informacije o preliminarnim nalazima i zaključcima,

—	da revidirani subjekt ispravi nesporazume i raspravi preliminarne nalaze i zaključke te pruži daljnje informacije ili argumente u prilog svojem stavu,

—	da revidirani subjekt iznese svoje stavove o načinu provedbe revizije.

Revizorski tim može preispitati preliminarne nalaze i zaključke na temelju daljnje analize prikupljenih dokaza ili dodatnih dokaza koje treba dostaviti.

Sve relevantne povratne informacije revidiranog subjekta trebaju se evidentirati i uzeti u obzir pri izvješćivanju o reviziji i u budućim revizijama.

6.3.   Izvješća o reviziji

Izvješće o reviziji vrlo je važan dio revizije kojim se:

—	pružaju relevantna jamstva o funkcioniranju procesa koji su predmet revizije,

—	utvrđuju i šire primjeri dobre prakse,

—	utvrđuju područja neusklađenosti ili slabosti i obavješćuje revidiranog subjekta o njima kako bi poduzeo korektivne ili preventivne radnje,

—	pripremaju osnove za praćenje provedbe mjera koje je revidirani subjekt poduzeo kao odgovor na preporuke revizije,

—	pruža prilika za komunikaciju sa širom zajednicom dionika ako bude potrebna.

Izvješće o reviziji mora biti objektivno, uvjerljivo i pravodobno.

Kako bi se osigurala njegova objektivnost, revizorski tim trebao bi pri izvješćivanju iznijeti relevantne dokaze, pa i one koji su suprotni ili ne idu u prilog njegovu mišljenju ili zaključku. Trebalo bi izbjegavati selektivno iznošenje dokaza, a mišljenja revizorskog tima koja nisu potkrijepljena čvrstim dokazima ne smiju se odražavati u izvješću. Izvješćivanje bi trebalo biti uravnoteženo i ne bi trebalo biti usmjereno isključivo na negativne elemente. Izvješće bi trebalo sadržavati pozitivne izjave ako se utvrdi da su aktivnosti revidiranog subjekta dobro organizirane i provedene.

Vjerodostojnost uvjerljive revizije postiže se iznošenjem valjanih nalaza utemeljenih na dokazima, logičnih zaključaka i praktičnih, realnih i relevantnih preporuka. Izvješće bi trebalo biti logički strukturirano tako da se čitatelja vodi kroz postupak, od svrhe revizije, ciljeva i opsega revizije preko nalaza i zaključaka do preporuka. Trebala bi postojati očita usklađenost dokaza, nalaza, zaključaka i preporuka.

Zaključci bi se trebali odnositi na usklađenost s planiranim mjerama, djelotvornost provedbe i prikladnost planiranih mjera za postizanje navedenih ciljeva, prema potrebi (vidjeti odjeljak 5.5.). Trebali bi biti utemeljeni na objektivnim dokazima. Posebice, ako se zaključi izvode na temelju prikladnosti planiranih mjera za postizanje navedenih ciljeva, dokaze je moguće dobiti sakupljanjem i analizom rezultata iz nekoliko revizija. U tom slučaju zaključci trebaju prelaziti granice pojedinih ustanova, jedinica tijela ili tijela.

Preporuke trebaju biti usmjerene na uklanjanje ili ispravljanje razloga zbog kojih revidirani subjekt nije ispunio kriterije revizije. Preporukama se ne bi trebala propisati mjera koju revidirani subjekt mora poduzeti, već precizirati rezultat koji se treba postići nakon što revidirani subjekti poduzmu korektivne i/ili preventivne mjere.

Izvješće bi trebalo sadržavati barem sljedeće informacije:

—	određivanje revizije, datuma, mjesta i revidiranog subjekta,

—	ciljeve, opseg, metodologiju i kriterije revizije,

—	nalaze (i povezane dokaze), zaključke i, prema potrebi, preporuke revizije.

Ovisno o politici revizorskog tijela, revizorski tim može se ili ne mora navesti u izvješću.

6.4.   Poduzimanje daljnjih mjera s obzirom na preporuke revizije

Prema potrebi, revidirani subjekt treba sastaviti i dostaviti akcijski plan. U njemu treba predložiti vremenski rok za provedbu korektivnih i preventivnih mjera (9) koje se odnose na bilo koju preporuku koja je proizašla iz revizije. Revizorski tim (10) treba procijeniti prikladnost akcijskog plana i može biti uključen u provjeru njegove kasnije provedbe:

—

akcijski plan revizorskom timu omogućuje da procijeni jesu li predložene korektivne i preventivne mjere dostatne za provođenje preporuka iz izvješća o reviziji. Akcijski planovi trebali bi uključivati određivanje prioriteta na temelju rizika, odgovornost za provedbu i vremenski rok za provedbu korektivnih i preventivnih mjera. Zadovoljavajućima se mogu smatrati različiti akcijski planovi. Revidirani subjekt treba odabrati među različitim dostupnim mogućnostima;

—

korektivne i preventivne mjere ne smiju biti ograničene samo na rješavanje specifičnih tehničkih zahtjeva već trebaju, prema potrebi, uključivati mjere koje obuhvaćaju cjelokupan sustav (primjerice komunikaciju, suradnju, koordinaciju, pregledavanje i tijek kontrolnih procesa). Revidirani subjekt treba provesti analizu temeljnih uzroka bilo kakvih neusklađenosti kako bi se odredila najučinkovitija korektivna i preventivna mjera. Bilo kakve razlike u mišljenju između revidiranog subjekta i revizorskog tima trebaju se razriješiti;

—	zatvaranje: treba uspostaviti mehanizme kojima se osigurava da su akcijski planovi primjereni i da su korektivne i preventivne mjere učinkovito i pravodobno provedene. Postupci za provjeru zatvaranja akcijskog plana trebaju se dogovoriti između revidiranog subjekta i revizorskog tima.

7.   Preispitivanje i širenje rezultata revizije

Rezultati revizije i, prema potrebi, povratne informacije trebaju se razmotriti tijekom planiranja budućih programa revizije i u kontekstu preispitivanja postupka revizije.

Trebalo bi uzeti u obzir posljedice nalaza revizije ili neusklađenosti za druge sektore, regije ili druga nadležna tijela, posebno u državama članicama u kojima kontrole obavlja više nadležnih tijela ili su decentralizirane.

Unutarnje revizije pružaju neovisnu procjenu učinkovitosti i prikladnosti službenih kontrola za postizanje ciljeva. Stoga bi rezultati revizije trebali biti dostupni relevantnim nadležnim tijelima država članica kako bi im pomogli u razvoju i poboljšanju njihovih sustava kontrole i preispitivanju njihovih VNPK-a.

Rezultati revizije mogu biti i temelj za utvrđivanje primjera najbolje prakse koje treba širiti. Te primjere revidirani subjekt može koristiti u drugim područjima ili ih mogu koristiti drugi subjekti koji se bave sličnim djelatnostima za poboljšanje svojih postupaka. U tu svrhu izvješća na zahtjev trebaju biti dostupna drugim sektorima i područjima unutar države članice ili Komisiji.

8.   Ostala pitanja

8.1.   Resursi

Države članice trebaju osigurati da nadležna tijela imaju dovoljno provedbenih ovlasti (pravnih i administrativnih) te da raspolažu osobljem s odgovarajućom stručnošću kako bi se uspostavio, proveo ili održao učinkovit sustav revizije.

Ljudski i ostali resursi potrebni za upravljanje, praćenje i preispitivanje postupka revizije trebaju biti dostupni, imajući na umu da bi trebalo revidirati sva nadležna tijela i njihove aktivnosti kontrole obuhvaćene područjem primjene Uredbe (EU) 2017/625. Kako bi se stekla nužna stručnost za ispunjavanje svrhe i opsega revizije i programa revizije, revizorski tim može uključivati bilo koju kombinaciju revizora općeg znanja i vještina, posebnih tehničkih znanja i vještina te tehničke stručnjake.

Opće smjernice o resursima potrebnima za revizije nalaze se u normi ISO 19011.

8.2.   Stručnost revizora

Stručnost revizora i kriteriji za odabir trebaju se odrediti pod sljedećim rubrikama:

—	opća znanja i vještine,

—	načela, postupci i tehnike revizije, upravljačke/organizacijske vještine,

—	posebna tehnička znanja i vještine,

—	osobne karakteristike (11),

—	obrazovanje,

—	radno iskustvo,

—	osposobljavanje i iskustvo revizora.

Presudno je uspostaviti mehanizam koji će osigurati dosljednost revizora i održavanje njihove stručnosti. Sposobnosti koje se zahtijevaju od revizorskih timova mogu se razlikovati ovisno o području koje se revidira unutar sustava kontrole ili nadzora. Revizori bi trebali imati potrebno tehničko znanje i vještine te biti upoznati s tematskim područjima osposobljavanja osoblja koje provodi službene kontrole i druge službene aktivnosti utvrđenima u poglavlju I. Priloga II. Uredbi (EU) 2017/625.

---

(1)  Uredba (EU) 2017/625 Europskog parlamenta i Vijeća od 15. ožujka 2017. o službenim kontrolama i drugim službenim aktivnostima kojima se osigurava primjena propisa o hrani i hrani za životinje, pravila o zdravlju i dobrobiti životinja, zdravlju bilja i sredstvima za zaštitu bilja, o izmjeni uredaba (EZ) br. 999/2001, (EZ) br. 396/2005, (EZ) br. 1069/2009, (EZ) br. 1107/2009, (EU) br. 1151/2012, (EU) br. 652/2014, (EU) 2016/429 i (EU) 2016/2031 Europskog parlamenta i Vijeća, uredaba Vijeća (EZ) br. 1/2005 i (EZ) br. 1099/2009 i direktiva Vijeća 98/58/EZ, 1999/74/EZ, 2007/43/EZ, 2008/119/EZ i 2008/120/EZ te o stavljanju izvan snage uredaba (EZ) br. 854/2004 i (EZ) br. 882/2004 Europskog parlamenta i Vijeća, direktiva Vijeća 89/608/EEZ, 89/662/EEZ, 90/425/EEZ, 91/496/EEZ, 96/23/EZ, 96/93/EZ i 97/78/EZ te Odluke Vijeća 92/438/EEZ (Uredba o službenim kontrolama) (SL L 95, 7.4.2017., str. 1.)

(2)  Formulacija „trebalo bi” u ovim smjernicama znači dobru praksu, a ne obvezujući zahtjev.

(3)  Prema članku 1. stavku 5. Uredbe (EU) 2017/625 članak 6. te uredbe odnosi se i na druge službene aktivnosti. Za potrebe ovih smjernica kada se navode „službene kontrole” to obuhvaća i „ostale službene aktivnosti”.

(4)  Uredba (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća od 28. siječnja 2002. o utvrđivanju općih načela i uvjeta zakona o hrani, osnivanju Europske agencije za sigurnost hrane te utvrđivanju postupaka u područjima sigurnosti hrane (SL L 31, 1.2.2002., str. 1.).

(5)  https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspxhttps://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx

(6)  Očekuje se određeni stupanj fleksibilnosti jer se odgovornost za neovisnu kontrolu razlikuje među državama članicama.

(7)  Na temelju članka 5. Uredbe (EU) 2017/625.

(8)  Analiza temeljnih uzroka može biti važan alat za procjenu prikladnosti.

(9)  U tom kontekstu „korektivna mjera” znači mjera za uklanjanje uzroka neusklađenosti i sprječavanje da se ona ponovi, dok „preventivna mjera” znači mjera za uklanjanje uzroka potencijalne neusklađenosti (kako bi se spriječila pojava neusklađenosti) ili druga potencijalna nepoželjna situacija.

(10)  Očekuje se određeni stupanj fleksibilnosti jer se odgovornost za praćenje razlikuje među nadležnim tijelima država članica.

(11)  Revizori bi trebali biti neovisni u razmišljanju, etični, otvorenog uma, taktični, dobri promatrači, imati moć zapažanja te biti svestrani, uporni, odlučni, asertivni, samostalni te spremni napredovati.