EUROPSKA KOMISIJA

Bruxelles, 15.9.2015.

COM(2015) 441 final

IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU

Godišnje izvješće tijelu za davanje razrješnice o unutarnjim revizijama provedenima u 2014. (članak 99. stavak 5. Financijske uredbe)

{SWD(2015) 170 final}

1.    Uvod    

2.    Misija IAS-a: neovisnost, objektivnost i odgovornost Ciljevi i područje primjene izvješća    

3.    Pregled provedenih revizija    

3.1.    Provedba plana revizije za 2014.    

3.2.    Statistički podaci o preporukama IAS-a    

4.    Glavni nalazi i preporuke    

4.1.    Horizontalne revizije    

4.1.1.    Revizija učinkovitosti i djelotvornosti faze planiranja postupka odabira – više glavnih uprava (EPSO, GU za ljudske resurse i sigurnost, GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije, GU za zdravlje i sigurnost hrane (bivši SANCO), GU za oporezivanje i carinsku uniju    

4.1.2.    Horizontalna revizija informacijske tehnologije: revizija upravljanja i nadzora eksternaliziranih IT usluga (upravljanje ugovorima) – više glavnih uprava (GU za proračun, GU za informatiku, GU za migracije i unutarnje poslove, OP, GU za zdravlje i sigurnost hrane (bivši GU SANCO)    

4.1.3.    Revizija upravnih postupaka koji služe kao potpora Europskom semestru – više GU-a (Glavno tajništvo (SG), Pravna službi (SJ), GU za komunikaciju, GU za tržišno natjecanje, GU za gospodarske i financijske poslove, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za unutarnje tržište i usluge, GU za oporezivanje i carinsku uniju)    

4.2.    Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje    

4.2.1.    Procjena analize jaza provedene na uredbama Zajedničke poljoprivredne politike (ZPP) između 2014. i 2020., prva faza (GU za poljoprivredu i ruralni razvoj)    

4.3.    Kohezija    

4.3.1.    Procjena analize jaza provedene na Uredbi za razdoblje europskih strukturnih i investicijskih fondova (ESI fondovi) između 2014. i 2020., prva faza – više glavnih uprava (GU za poljoprivredu i ruralni razvoj, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za pomorstvo i ribarstvo, GU za regionalnu i urbanu politiku)    

4.3.2.    Analiza jaza novog zakonodavstva / sadržaja druge faze programskog razdoblja 2014. – 2020. europskih strukturnih i investicijskih fondova (ESI fondovi) – više glavnih uprava (GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za regionalnu i urbanu politiku)    

4.3.3.    Revizija priprema za korištenje financijskih instrumenata u GU-u za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje u razdoblju 2014. – 2020. (GU EMPL) i revizija priprema za korištenje financijskih instrumenata u GU-u za regionalnu i urbanu politiku u razdoblju 2014. – 2020. (GU REGIO)    

4.3.4.    Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stope preostale pogreške GUa za regionalnu i urbanu politiku za izvještajnu godinu 2013. (GU REGIO)    

4.4.    Istraživanje, energija i promet    

4.4.1.    Procjena analize jaza zakonodavstva koje se odnosi na Obzor 2020. – više GU-a (GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije, GU za energetiku, GU za mobilnost i promet, GU za istraživanje i inovacije)    

4.4.2.    Revizija provedbe sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) (uključujući nadzor vanjskih tijela) u GU-u za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije (GU CNECT)    

4.4.3.    Revizija provedbe sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) (uključujući nadzor vanjskih tijela) u GU-u za istraživanje i inovacije (GU RTD)    

4.4.4.    Revizija provedbe kontrolnih sustava programa FP7 u ERCEA-i (ERCEA)    

4.4.5.    Revizija vođenja javne nabave u GU-u JRC (GU JRC)    

4.4.6.    Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stope preostale pogreške GU-a za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije za izvještajnu godinu 2013. (GU CNECT)    

4.5.    Gospodarski i financijski poslovi    

4.5.1.    Revizija postupaka upravljanja rizikom i njegova planiranja u GU-u za gospodarske i financijske poslove u kontekstu novog ekonomskog upravljanja (GU ECFIN)    

4.5.2.    Revizija suradnje GU-a za unutarnje tržište i usluge s tri nadzorna tijela u području financijskih usluga (DG MARKT)    

4.5.3.    Revizija sustava za mjerenje učinkovitosti u carinskim aktivnostima GU-u za oporezivanje i carinsku uniju (GU TAXUD)    

4.6.    Vanjska pomoć, razvoj i proširenje    

4.6.1.    Revizija sporazuma o doprinosu s tijelima UN-a i ostalim međunarodnim organizacijama (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)    

4.6.2.    Revizija sporazuma o doprinosu s međunarodnim organizacijama (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)    

4.6.3.    Revizija postupka izgradnje jamstva u delegacijama EU-a (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)    

4.6.4.    Revizija proračunske potpore u GU-u za međunarodnu suradnju i razvoj    

4.6.5.    Revizija strategije kontrole Službe za instrumente vanjske politike    

4.7.    Revizije informacijske tehnologije (IT).    

4.7.1.    Zajednička revizija IAS-a i odjela unutarnje revizije GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj nad upravljanjem lokalnim informacijskim tehnologijama u GU-u za poljoprivredu i ruralni razvoj    

4.7.2.    Revizija upravljanja informacijskim tehnologijama u GU-u za proračun    

4.7.3.    Revizija upravljanja logičkim pristupom sustavima (ECAS/LDAP/windows) u GU-u za informatiku    

4.7.4.    Revizija upravljanja projektima IT-a u GU-u za obrazovanje i kulturu (E4ALink i EVE)    

4.7.5.    Zajednička revizija IAS-a i odjela unutarnje revizije nad upravljanjem lokalnim informacijskim tehnologijama u GU-u za pomorstvo i ribarstvo    

5.    Savjetovanje s povjerenstvom komisije za financijske nepravilnosti    

6.    Zaključci    

7.    Popis kratica    

1.Uvod

Svrha je ovog izvješća obavijestiti tijelo za davanje razrješnice o radu Službe Komisije za unutarnju reviziju (IAS) u skladu s člankom 99. stavkom 5. Financijske uredbe. Ovo se izvješće temelji na izvješću koje je sastavio unutarnji revizor Komisije, u skladu s člankom 99. stavkom 3. Uredbe, u pogledu revizorskih i savjetodavnih izvješća IAS-a sastavljenih u 2014. 1 o glavnim upravama Komisije (GU-i) te službama i izvršnim agencijama 2 . U skladu sa svojom pravnom osnovom izvješće sadržava sažetak broja i vrsta provedenih unutarnjih revizija, preporuka i mjera poduzetih na temelju tih preporuka 3 .

2.Misija IAS-a: neovisnost, objektivnost i odgovornost Ciljevi i područje primjene izvješća

Misija je IAS-a pridonijeti dobrom upravljanju u Europskoj komisiji revizijom sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole kako bi se ocijenila njihova učinkovitost u cilju postizanja trajnog poboljšanja.

Neovisnost IAS-a utvrđena je Financijskom uredbom 4 i poveljom o misiji koju je donijela Komisija. IAS o svim svojim revizijama podnosi izvješće Odboru za praćenje tijeka revizije (APC) 5 .

IAS obavlja svoj posao u skladu s Financijskom uredbom i Međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnje revizije te Etičkim kodeksom Instituta unutarnjih revizora.

IAS ne provodi reviziju sustava kontrole država članica nad financijskim sredstvima Komisije. Takve revizije, koje sežu do razine pojedinačnih korisnika, provode unutarnji revizori država članica, nacionalna revizijska tijela, ostale pojedinačne glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud (ECA). Međutim, IAS provodi reviziju mjera koje poduzimaju službe Komisije za nadzor i reviziju tijela u državama članicama i drugih tijela nadležnih za isplatu sredstava EU-a, poput Ujedinjenih naroda. Kako je navedeno u Financijskoj uredbi, IAS može provoditi navedene dužnosti na licu mjesta, između ostalog i u državama članicama.

3.Pregled provedenih revizija

3.1.Provedba plana revizije za 2014.

Do krajnjega roka, 31. siječnja 2015., provedbom plana revizije za 2014. postignut je cilj od 100 % planiranih angažmana na revizijama u Komisiji, službama i izvršnim agencijama 6 .

IAS je sastavio 105 izvješća (u usporedbi s 87 u 2013. i 89 u 2012.), što obuhvaća 31 reviziju, 67 naknadnih revizija, 5 ograničenih procjena, jednu posebnu procjenu rizika informacijske tehnologije i jedan dopis revizora.

3.2.Statistički podaci o preporukama IAS-a

IAS je u 2014. izdao 127 novih preporuka (od kojih 77 važnih i 50 vrlo važnih). Dvije preporuke označene kao „važne” nije prihvatila uprava 7 ‚ a druge dvije preporuke, označene kao „vrlo važne” prihvaćene su samo djelomice 8 . IAS je akcijske planove u pogledu svih prihvaćenih preporuka ocijenio zadovoljavajućima.

Subjekti revizije izvijestili su da je do početka 2015. provedeno 78 % prihvaćenih preporuka izdanih između 2010. i 2014. Od svih preporuka koje su ocijenjene kao „vrlo važne” ili „ključne” i koje su izdane u razdoblju 2010. – 2014., provedba 17 vrlo važnih preporuka (2 %) kasnila je više od šest mjeseci. Provedene su sve kritične preporuke. APC je redovno obavješćivan o vrlo važnim preporukama koje kasne više od šest mjeseci i, prema potrebi, podsjećao službe na njihovu obvezu provedbe. Ukupan broj prihvaćenih preporuka izdanih u razdoblju 2010. – 2014. za koje je IAS proveo naknadne revizije do kraja 2014. iznosi 640. Naknadnim radom IAS-a potvrđeno je da se preporuke provode na zadovoljavajući način, što je pridonosilo unapređenju sustava kontrole u službama u kojima je provedena revizija. IAS je zatvorio 95 % preporuka koje su praćene tijekom navedenog razdoblja.

U priloženom radnom dokumentu službi Komisije nalaze se detaljnije informacije o stopama prihvaćanja novih preporuka i provedbi preporuka za razdoblje 2010. – 2014.

4.Glavni nalazi i preporuke 9

4.1.Horizontalne revizije

4.1.1.Revizija učinkovitosti i djelotvornosti faze planiranja postupka odabira – više glavnih uprava (EPSO, GU za ljudske resurse i sigurnost, GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije, GU za zdravlje i sigurnost hrane (bivši SANCO), GU za oporezivanje i carinsku uniju

Opći cilj revizije bio je ocijeniti djelotvornost i učinkovitost aktualne faze planiranja postupka odabira prilikom ispunjavanja potreba institucija EU-a za novim osobljem. Tom su revizijom obuhvaćeni postupci planiranja kakvi se provode u EPSO-u i Europskoj komisiji.

Tom se revizijom pokazalo da se postojećom fazom planiranja postupka odabira omogućava planiranje otvorenih natječaja kojima se, općenito, ispunjavaju potrebe institucija EU-a sastavljanjem skupine kandidata traženih profila. EPSO pravodobno surađuje s institucijama EU-a na analiziranju i određivanju prioriteta među svojim zahtjevima te na planiranju otvorenih natječaja. Na razini Komisije tim se postupkom omogućuje učinkovita procjena potrebe za uspješnim kandidatima.

Međutim, IAS je izdao dvije vrlo važne preporuke usmjerene na poboljšanje učinkovitosti i pravodobnosti planiranja izdavanjem smjernica, poboljšanjem alata za upravljanje ljudskim resursima (HRM) kojima se koristi u analizi budućih potreba za zapošljavanjem, te ukidanjem onih koraka koji nose ograničenu ili ne nose nikakvu dodanu vrijednost postupku procjene budućih potreba za uspješnim kandidatima.

Kako bi se riješili ti problemi, EPSO bi trebao institucijama EU-a dati smjernice i upute za povećanje dosljednosti i ujednačenosti njihovih zahtjeva za kadrovima te tražiti dovoljno podataka o primijenjenim kriterijima kako bi se tim zahtjevima pravilno odredili prioriteti te kako bi se organizacija natječaja uskladila sa stvarnim potrebama i kapacitetima zapošljavanja tih institucija. Boljim bi se planiranjem same provedbe trebala smanjiti i kašnjenja. Alati HRM-a trebali bi se na razini GU-a dosljedno primjenjivati, a rezultati njihove primjene trebali bi se upotrebljavati u analizi budućih potreba za zapošljavanjem.

Službe u kojima je provedena revizija uspostavile su akcijske planove koje IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućima.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 2.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.1.2.Horizontalna revizija informacijske tehnologije: revizija upravljanja i nadzora eksternaliziranih IT usluga (upravljanje ugovorima) – više glavnih uprava (GU za proračun, GU za informatiku, GU za migracije i unutarnje poslove, OP, GU za zdravlje i sigurnost hrane (bivši GU SANCO)

Znatan dio rashoda Komisije za informacijske tehnologije namijenjen je eksternalizaciji IT usluga unutarnjim ili vanjskim pružateljima usluga. U Komisiji su odgovornosti uspostavljene na korporativnoj i lokalnoj razini. Na korporativnoj razini GU za informatiku i GU za proračun pružaju smjernice, upute i predloške, razvijaju osposobljavanje i upravljaju okvirnim ugovorima. Na lokalnoj (operativnoj) razini GU-i/službe odgovorni su za određivanje potreba, provedbu pojedinačnih ugovora i osiguravanje pružanja usluga. U tom je kontekstu opći cilj revizije bio ocijeniti djelotvornost i učinkovitost postupaka kojima Komisija upravlja i nadzire ugovore za eksternalizirane IT usluge kako bi se osiguralo da se za uloženi novac dobije odgovarajuća vrijednost.

Tom se revizijom utvrdio razvijeni postupak upravljanja i nadziranja eksternaliziranih IT usluga kako na korporativnoj tako i na operativnoj razini. Međutim, IAS je utvrdio vrlo važne probleme u područjima procjene potreba prije sklapanja okvirnog ugovora, upravljanja kvalitetom eksternaliziranih usluga ugovorenih na temelju uložena vremena i učinka („time and means”), te smjernice za izbor načina eksternalizacije.

Postupak procjene potreba prije sklapanja okvirnog ugovora trebao bi se standardizirati na središnjoj i operativnoj razini davanjem uputa o tome na koji način utvrditi potrebe (u cilju osiguravanja ujednačenosti među pozivima na nadmetanja) i provedbom strukturiranih i sljedivih postupaka na razini GU-a. Potrebe na razini Komisije isto bi se tako trebale dodatno konsolidirati kako bi točnije odražavale stvarne potrebe GU-a/službi.

Što se tiče upravljanja pojedinačnim ugovorima koji se temelje na obračunu prema uloženu vremenu i učinku, GU za informatiku trebao bi osigurati ujednačenost okvirnih ugovora u smislu razine predviđenih provjera prilikom odabira intra muros konzultanata, definicije ključnih pokazatelja rezultata (KPI), širenja informacija o radu izvođača radova krajnjim korisnicima u GU-ima/službama i usklađivanja klauzula za provedbu ugovornih kazna temeljem općeg pokazatelja povezanog s uslugama. Na operativnoj razini GU-i/službe trebali bi poboljšati sustav za mjerenje učinkovitosti za svoje vlastite okvirne ugovore.

Kada je riječ o izboru načina eksternalizacije, GU za informatiku trebao bi objaviti smjernice kojima bi se operativnim GU-ima/službama pomoglo prilikom odabira najprikladnijeg načina rada. Na operativnoj razini taj bi se odabir trebao temeljiti na analizi troškova i koristi, uzimajući u obzir posebne uvjete i ograničenja eksternaliziranih usluga.

IAS je izdao preporuke za GU za informatiku, GU za zdravlje i sigurnost hrane i OP. Službe u kojima je provedena revizija uspostavile su akcijske planove koje IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućima.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 2.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.1.3.Revizija upravnih postupaka koji služe kao potpora Europskom semestru – više GU-a (Glavno tajništvo (SG), Pravna službi (SJ), GU za komunikaciju, GU za tržišno natjecanje, GU za gospodarske i financijske poslove, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za unutarnje tržište i usluge, GU za oporezivanje i carinsku uniju)

Europski semestar (ES) uspostavljen je kako bi u točno utvrđenim razdobljima tijekom godine države članice međusobno i s institucijama EU-a koordinirale svoje planove za proračunske, makroekonomske i strukturne reforme te o njima raspravljale. Opći je cilj te revizije učinkovitosti poslovanja bio pronalaženje odgovora na sljedeće pitanje: Podupire li se Europski semestar djelotvorno i učinkovito upravnim postupcima u čitavoj Komisiji? Tom se revizijom ocijenila primjerenost sustava unutarnje kontrole s obzirom na dobivanje i širenje raznih očekivanih rezultata ES-a.

Tom se revizijom općenito pokazalo da upravni postupci u Glavnom tajništvu i ispitanim GU-ima podupiru na djelotvoran i učinkovit način provedbu Europskog semestra u čitavoj Komisiji.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 2.3. radnog dokumenta službi (SWD).

4.1.Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje

(GU za poljoprivredu i ruralni razvoj, GU za klimatsku politiku, GU za okoliš, GU za pomorstvo i ribarstvo, GU za zdravlje i sigurnost hrane, Izvršna agencija za potrošače, zdravlje i hranu)

4.1.1.Procjena analize jaza provedene na uredbama Zajedničke poljoprivredne politike (ZPP) između 2014. i 2020., prva faza (GU za poljoprivredu i ruralni razvoj)

IAS je proveo analizu jaza na Uredbi za razdoblje Zajedničke poljoprivredne politike (ZPP) između 2014. i 2020. Provedena je analiza na visokoj razini donesenog zakonodavstva za ZPP kojom su obuhvaćena oba stupa, odnosno uglavnom, ali ne isključivo, Europski fond za jamstva u poljoprivredi (EFJP, 1. stup) i Europski poljoprivredni fond za ruralni razvoj (EPFRR, 2. stup).

Glavni cilj te analize jaza bio je istaknuti, u najvažnijim područjima, dodatne i/ili veće rizike s kojima se Komisija suočava zbog novog pravnog okvira ZPP-a. Ta je analiza bila uglavnom usmjerena na sadržaj na kojemu se doneseno zakonodavstvo temelji i na mjeru kojom se njime odražavaju izvorni prijedlozi/ciljevi Komisije namijenjeni postizanju odgovarajuće ravnoteže između smanjenja administrativnog opterećenja i u isto vrijeme održavanju potrebne razine kontrole kojom Komisija provodi svoje nadzorne dužnosti nad izvršenjem proračuna.

Tim se uredbama ujedinjuje niz ključnih poboljšanja usmjerenih na ujednačavanje i pojednostavljenje mehanizama kojima se reguliraju strukturni fondovi i dva navedena stupa u području poljoprivrede. IAS prepoznaje napore službi Komisije tijekom faze pregovora, usmjerene na zaštitu interesa Komisije u pogledu njezine nadzorne uloge, a osobito u svjetlu vrlo snažnih vanjskih političkih pritisaka.

Međutim, zbog donošenja završne verzije zakonodavstva pojavili su se znatni dodatni i/ili viši rizici koje će trebati rješavati u sklopu priprema GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj za osmišljavanje i provedbu kontrola u novom razdoblju.

Glavna tema koja se pojavljuje sama je složenost i obujam promjena koje je taj zakonodavni postupak donio. Posvuda je, ali posebno u ključnim područjima poput „ekologizacije”, uveden niz novih mjera, zajedno s velikim brojem odstupanja, iznimaka i dodatnih pravila kojima se državama članicama omogućuje veća fleksibilnost. IAS je upoznat s naporima GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj kojima se rješava ta problematika, na primjer, sastavljanje priručnika i detaljnih smjernica koje donosi Komisija. Međutim, mogućnosti tumačenja od strane država članica znatno su proširene, što pak može imati jednako značajan učinak na stopu pogreške.

S obzirom na karakter tog angažmana, sastavljene su samo prilično općenite preporuke, a od službi se nije tražilo da sastave akcijske planove. Umjesto toga IAS će pokriti glavne rizike utvrđene tijekom usmjerenih revizija „ekologizacije”, postupka odobrenja programa ruralnog razvoja te mehanizama obustave i prekida u 2015.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 3.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.2.Kohezija

(GU za regionalnu i urbanu politiku, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje)

4.2.1.Procjena analize jaza provedene na Uredbi za razdoblje europskih strukturnih i investicijskih fondova (ESI fondovi) između 2014. i 2020., prva faza – više glavnih uprava (GU za poljoprivredu i ruralni razvoj, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za pomorstvo i ribarstvo, GU za regionalnu i urbanu politiku)

Kako bi se poboljšalo koordiniranje i ujednačila provedba fondova kojima se pruža potpora u okviru kohezijske politike (EFRR, ESF i KF) s fondovima za ruralni razvoj (EPFRR) te za sektor pomorstva i ribarstva (EFPR), za sve je te fondove, koji se zajedno nazivaju europski strukturni i investicijski fondovi (ESI fondovi), donesena Uredba o zajedničkim odredbama (UZO).

IAS je 2014. proveo u dvije faze analizu jaza uredba za razdoblje ESI fondova između 2014. i 2020. Prva faza sastojala se od analiza na visokoj razini donesenog zakonodavstva kojim se pokrivaju četiri GU-a (GU za poljoprivredu i ruralni razvoj, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za pomorstvo i ribarstvo te GU za regionalnu i urbanu politiku) i pet navedenih ESI fondova. Ta je analiza bila uglavnom usmjerena na sadržaj na kojemu se temelji doneseno zakonodavstvo i na mjeru kojom se time odražavaju izvorni prijedlozi/ciljevi Komisije namijenjeni postizanju odgovarajuće ravnoteže između smanjenja administrativnog opterećenja i u isto vrijeme održavanju potrebne razine kontrola kojima Komisija provodi svoje nadzorne dužnosti nad izvršenjem proračuna u skladu s podijeljenim upravljanjem. O nalazima koji se posebno odnose na GU za poljoprivredu i ruralni razvoj govori se zasebno – vidi odjeljak 4.2.1. ovoga izvješća.

Druga faza sastojala se od detaljnijeg ispitivanja razvoja i priprema koje su provodile posebne dotične glavne uprave (GU-i) (vidi odjeljak 4.3.2.).

Glavni cilj prve faze procjene bio je istaknuti, u najvažnijim područjima, dodatne rizike s kojima se Komisija suočava zbog suzakonodavnog postupka za UZO. UZO-om se na jednom mjestu ujedinjuje niz ključnih poboljšanja usmjerenih na ujednačavanje i pojednostavljenje mehanizama kojima se reguliraju strukturni fondovi. IAS pozdravlja taj pristup i prepoznaje napore službi Komisije tijekom faze pregovora, usmjerene na zaštitu interesa Komisije u pogledu njezine nadzorne uloge i u svjetlu snažnih vanjskih političkih pritisaka.

Međutim, u usporedbi s izvornim prijedlozima Komisije zbog donošenja završne verzije zakonodavstva pojavili su se znatni dodatni rizici koje će trebati rješavati u sklopu priprema GU-a za osmišljavanje i provedbu kontrola u novom programskom razdoblju. Iako sada postoji jedan sveobuhvatan skup pravila, taj je zakonodavni paket kao cjelina vrlo složen. Nije uvijek lako razumljiv, što pak može dovesti do problema povezanih s tumačenjem od strane država članica i može postaviti velik izazov i za Komisiju i za tijela država članica u smislu provjere i kontrole te na kraju povećati rizik od pogrešaka. Završna verzija UZO-a blaža je s obzirom na financijske ispravke koji dovode do gubitka sredstava za države članice („neto financijski ispravci”) pa tako slabije potiče države članice na poboljšanje prve razine kontrola. Nadalje, u UZO-u donose se i određena ograničenja vremenskog okvira revizija s obzirom na pravila o zadržavanju dokumenata. Konačno, uvođenje okvira uspješnosti dovelo je do dogovaranja niza iznimaka i uvjeta koji prate ta pravila, što bi moglo značiti da se neuspješnost zapravo možda neće moći u velikoj mjeri kažnjavati, što pak može oslabiti krajnji učinak tog okvira.

S obzirom na karakter tog angažmana IAS je dao samo opće preporuke za koje se očekuje da ih GU-i primjereno uzmu u obzir u svojim budućim pripremama, ali se od njih nije tražilo da sastave akcijske planove. Konkretnije su preporuke dane u sklopu rada na drugoj fazi (vidi odjeljak 4.3.2.).

Za više pojedinosti vidi odjeljak 4.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.2.2.Analiza jaza novog zakonodavstva / sadržaja druge faze programskog razdoblja 2014. – 2020. europskih strukturnih i investicijskih fondova (ESI fondovi) – više glavnih uprava (GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, GU za regionalnu i urbanu politiku)

Druga faza procjene analize jaza dovršena je za GU za regionalnu i urbanu politiku i GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, a krajem godine i u 2015. bila je u tijeku i za GU za pomorstvo i ribarstvo.

Revizori prepoznaju trenutne napore GU-a za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje i GU-a za regionalnu i urbanu politiku kojima se uspostavljaju čvrste osnove za operativne programe te sustave za upravljanje i kontrolu novog programskog razdoblja 2014. – 2020. Međutim, IAS je utvrdio četiri vrlo važna problema zajednička obama GU-ima: problem s nadzorom sustavâ za upravljanje i kontrolu država članica, postupkom dogovaranja i donošenja operativnog programa, usmjerenošću prema rezultatima i okvirom uspješnosti te s IT sustavima kojima se podupire upravljanje postupcima programskog razdoblja 2014. – 2020.

Kako bi se ti problemi riješili, GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje i GU za regionalnu i urbanu politiku trebali bi razjasniti jazove utvrđene u revizijskoj strategiji, kako bi se od početka osigurali dobri postupci izgradnje jamstva za te GU-e. Oni bi stoga trebali dalje razvijati svoju revizijsku strategiju s obzirom na dobivanje jamstva za pouzdanost revizorskog tijela (AA). Godišnja bi usmjerenost revizijske strategije trebala biti nadopunjena višegodišnjim pristupom izgradnje jamstva i revizijama planiranima na način kojim se optimizira korištenje razdoblja zadržavanja dokumenata. Osim toga, ti GU-i trebali bi planirati više ranih preventivnih revizija sustava.

GU za regionalnu i urbanu politiku i GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje trebali bi pratiti krajnje faze prije donošenja operativnih programa, uključujući i praćenje opažanja Komisije. Ti bi GU-i trebali isto tako razjasniti minimalne zahtjeve za dokumentiranje rada službenika i osigurati da ih službenici ispunjavaju. Oba bi GU-a trebala osigurati da službenici aktivno procjenjuju vjerodostojnost etapa/ciljeva i da takvu procjenu dokumentiraju. Kada je riječ o IT sustavu u upotrebi (WAVE), oni bi trebali osigurati da se poslovni postupci na vrijeme definiraju i dogovore, zatim bi trebali osigurati stabilan projektni tim, razviti pouzdano planiranje i praćenje projekata i poboljšati metode razvoja informacijske tehnologije i rješavanja problema kako bi se osigurala stabilna platforma.

Službe u kojima je provedena revizija uspostavile su akcijske planove koje IAS u pogledu ublažavanja utvrđenih rizika smatra zadovoljavajućima.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 4.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.2.3.Revizija priprema za korištenje financijskih instrumenata u GU-u za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje u razdoblju 2014. – 2020. (GU EMPL) i revizija priprema za korištenje financijskih instrumenata u GU-u za regionalnu i urbanu politiku u razdoblju 2014. – 2020. (GU REGIO)

Pomoćna uloga financijskih instrumenata u postizanju ciljeva kohezijske politike postupno je u prethodnim programskim razdobljima ojačala. Pravnim okvirom za programsko razdoblje 2014. – 2020. prošireno je područje njegove primjene na njihovu upotrebu, a uveden je i niz promjena usmjeren na jačanje provedbenog okvira. S obzirom na ta povećana očekivanja i povezane rizike, osobito u pogledu vjerojatnih stopa korištenja, te na učinkovito i djelotvorno korištenje sredstava, IAS je proveo dva paralelna revizijska angažmana, u GU-u za regionalnu i urbanu politiku i GU-u za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, čiji su predmet bile pripreme provedene za razdoblje 2014. – 2020.

Glavni cilj tih revizija bio je ocijeniti spremnosti tih GU-a za praćenje i nadzor financijskih instrumenata u skladu s novim pravnim okvirom te prethodno isticanje svih nedostataka njihovih sustava unutarnje kontrole. Te su se revizije sastojale od detaljnih analiza primjerenosti zakonodavnog okvira za razdoblje 2014. – 2020. i od procjene strukture sustava unutarnje kontrole. Time su se obuhvatile i aktivnosti izgradnje kapaciteta, kako one interne, tako i one koje se poduzimaju prema državama članica.

Općenito gledajući, oba su GU-a provela odgovarajuće pripreme, osim u pogledu svojih napora usmjerenih na izgradnju kapaciteta. Uz to što je prepoznat niz mjera koje su već bile poduzete, ključni je element za oba GU-a platforma za tehničko savjetovanje o financijskim instrumentima (FI-TAP). Međutim, nakon kasnog donošenja zakonodavnog okvira i kašnjenja pregovora oko financijskog i administrativnog okvirnog sporazuma (FAFA) između Komisije i Europske investicijske banke (EIB), to je znatno kasnilo. Time se kod država članica koje su imale malo ili nisu imale nikakvih iskustava u pogledu korištenja financijskih instrumenata moglo njihovo korištenje i provedba dodatno odgoditi. Time se mogao povećati i rizik od nepravilnosti i mogućnost da se financijska sredstva za tehničku pomoć ne utroše učinkovito i djelotvorno. Taj je problem za oba GU-a, GU za regionalnu i urbanu politiku i GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, klasificiran kao „vrlo važan”.

Oba bi GU-a trebala pomno nadzirati rad i vremensko odvijanje priprema za pokretanje FI-TAP-a. Ta platforma treba biti dovoljno fleksibilna da udovolji potrebama svih dionika. Do njezina pokretanja navedeni bi GU-i trebali temeljito sadržajno i vremenski isplanirati sastavljanje pratećih tehničkih informacijskih listova i daljnji razvoj osposobljavanja svojih lokalnih službenika i revizora.

Osim toga, IAS je utvrdio nekoliko problema proizašlih iz novih pravnih odredbi koje su podložne tumačenjima, a koji mogu predstavljati rizik za njihovu praktičnu provedbu (tj. odredbe o financiranju obrtnog kapitala;poimence

izvješćivanje o postignutoj financijskoj poluzi; odredbe o povlaštenom postupanju prema privatnim ulagačima kao i o pravilima za troškove i naknade za upravljanje). Ti su problemi klasificirani kao „vrlo važni” za GU za regionalnu i urbanu politiku i „važni” za GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje. Potonjom se klasifikacijom odražava činjenica da su financijski instrumenti daleko manje značajni u proračunskom smislu za GU za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje nego za GU za regionalnu i urbanu politiku.

Tim je GU-ima savjetovano da osiguraju odgovarajuće ublažavanje rizika povezanih s problemima utvrđenima u pravnom okviru i njihovo primjereno uključivanje u smjernicu za osoblje GU-a za regionalnu i urbanu politiku i GU-a za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, u smjernicu za države članice te isto tako u revizijske strategije i strategije kontrola, u prilagođenom obliku za programsko razdoblje 2014. – 2020. Posebno je potrebno sastaviti smjernicu o prihvatljivosti obrtnog kapitala, povlaštenom postupanju prema privatnim ulagačima, upotrebi ex-ante izvješća o procjeni te o izvješćivanju o financijskoj poluzi.

Oba su GU-a uspostavila akcijske planove koje IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućima.

Za više pojedinosti vidi odjeljke 4.3. i 4.4. radnog dokumenta službi (SWD).

4.2.4.Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stope preostale pogreške GUa za regionalnu i urbanu politiku za izvještajnu godinu 2013. (GU REGIO)

IAS je u 2014. nastavio provoditi ograničene procjene izračuna stopa preostale pogreške. Jedna je ograničena procjena provedena u GU-u za regionalnu i urbanu politiku i GU-u za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije (vidi odjeljak 4.4.6.).

Cilj je bio preispitati izračun i osnovnu metodologiju kumulativnog preostalog rizika / stope pogreške (CRR) i na taj način doprinijeti ublažavanju rizika povezanog s razrješnicom omogućavajući GUu za regionalnu i urbanu politiku da, prema potrebi, prije njihove objave u završnoj verziji godišnjeg izvješća o radu (GIR) i sažetom izvješću poduzme odgovarajuće mjere.

Tom su se procjenom istaknula tri vrlo važna nalaza.

Stope pogreške koje su prijavila nacionalna revizorska tijela (AA) znatno se razlikuju u smislu pouzdanosti, a postoji i rizik da su one podcijenjene. GU za regionalnu i urbanu politiku trebao bi nastaviti sa svojim naporima za povećanje pouzdanosti rada AA-a osiguravajući da se smjernica provodi u praksi i pooštrenjem zahtjeva za izvješćivanje za programsko razdoblje 2014. – 2020.

Iznosi povlačenja i povrata koje su države članice prijavile nisu uvijek pouzdani, djelomice zbog ograničenja načina na koji se oni prijavljuju Komisiji, ali isto tako i zato što AA-i nad njima provode samo ograničene provjere. Osim toga tim se sustavom omogućuje da se neki elementi u izračunu zaračunaju dva puta te da se ključni prethodni podaci o povlačenjima/povratima uračunaju prije no što se potvrde. Sve to zajedno povećava rizik od precjenjivanja iznosa i posljedičnog podcjenjivanja CRR-a. U svom daljem radu predmetni bi GU trebao provesti sustavnije provjere iznosa povezanih s državama članicama i osigurati da se njegovim revizijskim radom dovede do nužne pokrivenosti i rješavaju rizici precjenjivanja. GU za regionalnu i urbanu politiku trebao bi, prije njihova uračunavanja, preispitati svoje uvjerenje da su neriješeni povrati i formalni sporazumi zapravo u praksi provedeni te da su izvješća država članica o povlačenjima i povratima dostavljena prije roka 31. ožujka ispravna. Osim toga, provedbenim bi se aktima za programsko razdoblje 2014. – 2020. trebao poboljšati način na koji države članice prijavljuju povlačenja i povrate.

Negativni iznosi CRR-a za niz operativnih programa mogu se prenijeti i uključiti u izračun sveukupnog prosječnog CRR-a za sve operativne programe. To dovodi do učinka podcjenjivanja sveukupnog iznosa CRR-a za nekih 10 %. Osim toga, stope pogreške koje se odnose na prethodnu godinu koriste se za procjenu pogrešaka za tekuću godinu iako one nisu uvijek najbolja procjena, kao na primjer u slučajevima kada su uvedene znatne promjene sustavâ za upravljanje i kontrolu. To može imati učinak podcjenjivanja ili precjenjivanja iznosa CRR-a.

Za GIR za 2013. GU za regionalnu i urbanu politiku trebao bi za svaki operativni program analizirati je li kao najbolju procjenu za izračun CRR-a za tekuću godinu i iznosa rizika ispravno upotrebljavati stopu pogreške koja se odnosi na rashode iz prethodne godine. Za GIR-e od 2014. nadalje negativni iznosi za pojedinačne operativne programe ne bi se smjeli prenositi u izračune za sljedeće godine.

To je izvješće poslano na stručne procjene nacrta GIR-a prije sastavljanja konačne verzije GIR-a za 2013. Svi su nalazi i preporuke prihvaćeni, a dotični je GU, u najvećoj mogućoj mjeri, proveo preporuke za svoj GIR za 2013. Nedavnim se naknadnim radom pokazalo da su za GIR za 2014. provedene sve preostale mjere povezane s vrlo važnim preporukama.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 4.5. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.Istraživanje, energija i promet

(GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije, GU za energetiku, JRC, GU za mobilnost i promet, GU za istraživanje i inovacije, ERCEA, INEA, REA)

4.3.1.Procjena analize jaza zakonodavstva koje se odnosi na Obzor 2020. – više GU-a (GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije, GU za energetiku, GU za mobilnost i promet, GU za istraživanje i inovacije)

Obzor 2020. novi je Unijin program financiranja kojim se ujedinjuju već postojeća sredstva Unije za istraživanje i inovacije. Odobrenim sredstvima za preuzete obveze u okviru programa Obzor 2020. izravno upravljaju glavne uprave (GU) Komisije, izvršne agencije i ostala provedbena tijela.

IAS provodi procjenu analize jaza pravnog okvira programa Obzor 2020. i pratećeg paketa inovacija i ulaganja (IIP) u dvije faze. Prva je faza bila predmet ove procjene i usmjerena je na sadržaj donesenog zakonodavstva, pri čemu se njome ono uspoređuje s prvobitnim prijedlogom Komisije. Druga će faza u 2015. uključiti detaljnije ispitivanje sastavljanja i priprema koje su proveli GU za istraživanje i inovacije, ostali GU-i i izvršne agencije.

Glavni je cilj prve faze bio usporedba donesenog zakonodavstva s prijedlogom Komisije i isticanje, u najvažnijim područjima, dodatnih rizika s kojima se Komisija suočava zbog suzakonodavnog postupka, uzimajući u obzir Komisijin izričiti cilj donošenja jednostavnije strukture programa i jedinstvenog skupa pravila za sudjelovanje, čime bi se postigla odgovarajuća ravnoteža između povjerenja i kontrola te bi se i korisnicima i Komisiji ublažilo administrativno opterećenje.

IAS pozdravlja napore poduzete kako bi se tim zakonodavstvom ujedinio niz poboljšanja usmjerenih na ujednačavanje i pojednostavljenje mehanizama kojima se regulira istraživački okvirni program. On prepoznaje i napore službi Komisije tijekom faze pregovora, usmjerene na zaštitu interesa Komisije u pogledu vanjskih političkih pritisaka. U usporedbi s izvornim prijedlogom Komisije, završna verzija zakonodavstva kompromisni je tekst kojim se nije previše udaljilo od onoga što je Komisija izvorno zadala kao cilj. Međutim, tim se promjenama unio niz dodatnih rizika koje će trebati rješavati u okviru priprema za sastavljanje i provedbu budućih kontrola.

S obzirom na karakter tog angažmana IAS je u ovoj fazi dao samo opće preporuke za koje se očekuje da ih GU-i primjereno uzmu u obzir u svojim budućim pripremama, ali se od njih nije tražilo da sastave akcijske planove. Konkretnije preporuke mogu proizaći iz nalaza druge faze angažmana u 2015.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.2.Revizija provedbe sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) (uključujući nadzor vanjskih tijela) u GU-u za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije (GU CNECT)

Ovaj je angažman bio dio niza revizija provedbe sustavâ kontrole programa FP7 provedenih u GU-ima/agencijama s najznačajnijim proračunskim omotnicama u tom području.

GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije provodi istraživačku politiku EU-a te podupire razvoj europskog istraživačkog prostora uglavnom putem istraživačkih okvirnih programa (2007. – 2013.) koji su istekli, ali će se velik dio plaćanja odobrenih sredstava uplatiti temeljem zahtjeva za plaćanje troškova u 2016. – 2017. Osim toga GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije nadzire dva zajednička poduzeća (ENIAC i ARTEMIS, koja su se nedavno spojila u jedno, ECSEL), jedno tijelo osnovano u skladu s člankom 185. UFEU-a 10  (Ambient Assisted Learning (AAL)) i dvije agencije EU-a (ENISA i BEREC).

U GIR-u za 2013. GU-a za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije nalazila se jedna rezerva povezana sa stopom preostale pogreške s obzirom na točnost zahtjeva za plaćanje troškova u okviru programa FP7.

Cilj revizije bio je procijeniti primjerenost i učinkovitu primjenu sustavâ unutarnje kontrole s obzirom na postojeće postupke za provedbu rezultata ex-post kontrola, mjera borbe protiv prijevara, prijenos aktivnosti ex-post kontrole na Zajednički centar za podršku (CSC) pod okriljem GU-a za istraživanje i inovacije od 1. siječnja 2014. te nadzora vanjskih tijela.

Iako nakon prijenosa aktivnosti ex-post kontrole na navedeni Zajednički centar za podršku IAS u području otkrivanja prijevara prepoznaje vodeću ulogu GU-a za istraživanje i inovacije među ostalim GU-ima, IAS je preporučio da bi GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije trebao preuzeti inicijativu i surađivati s GU-om za istraživanje i inovacije na daljem razvoju postojeće smjernice koja se odnosi na provedbu financijskih i upravnih kazni. GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije trebao bi osigurati njihovu sustavnu provedbu (kako je predviđeno Financijskom uredbom na snazi, Strategijom Komisije za borbu protiv prijevara (CAFS) i ugovornim okvirom programa FP7 i Obzora 2020.), barem kod utvrđenih slučajeva prijevare.

Osim toga, GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije trebao bi surađivati s GU-om za istraživanje i inovacije na osiguravanju dostupnosti jednog učinkovitog i integriranog alata informacijske tehnologije usmjerenog na otkrivanje dvostrukog financiranja i plagijata koji bi se mogao upotrebljavati u svim službama Komisije za istraživanje, uz najbolju ravnotežu između pokrivenosti najriskantnijih projekata i troškova kontrola. GU za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije trebao bi razviti relevantne unutarnje postupke kojima bi se otkrivanje plagijata integriralo u postojeće prakse.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.3.Revizija provedbe sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) (uključujući nadzor vanjskih tijela) u GU-u za istraživanje i inovacije (GU RTD)

GU za istraživanje i inovacije provodi istraživačku politiku EU-a te podupire razvoj europskog istraživačkog prostora uglavnom putem istraživačkih okvirnih programa. On također nadzire druga tijela koja provode istraživački proračun: dvije izvršne agencije (REA i ERCEA), četiri zajednička poduzeća 11 , točnije Clean Sky, FCH 12 , IMI 13 i F4E 14 , i tri tijela (javno-javno partnerstvo) osnovana u skladu s člankom 185. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU). Iako je Sedmi okvirni program kojim se pokriva razdoblje 2007. – 2013. istekao, veliki je dio plaćanja odobrenih sredstava (8 609,37 milijuna EUR) preostao za korištenje temeljem zahtjeva za plaćanje troškova u sljedećih nekoliko godina. U svojemu godišnjem izvješću o radu za 2013. GU za istraživanje i inovacije naveo je jednu rezervu povezanu sa stopom preostale pogreške s obzirom na točnost zahtjeva za plaćanje troškova u okviru programa FP7.

Cilj revizije bio je procijeniti primjerenost i učinkovitu primjenu sustava unutarnje kontrole kojima GU za istraživanje i inovacije prati i nadzire prethodno navedena tijela, zatim sprječavanje i otkrivanje prijevara i prijenos u Zajedničku revizorsku službu (CAS) u Zajedničkom centru za podršku, koja je od 1. siječnja 2014. odgovorna za provedbu ex-post revizijske strategije za nasljeđe programa FP7 kojim se upravlja interno.

IAS je preporučio da bi taj GU trebao osigurati potpuno upoznavanje osoblja s odgovornostima Komisije u tom području, dobivajući od zajedničkih poduzeća za zajedničke tehnološke inicijative (ZP ZTI) najpotpunije ažurirane podatke za potrebe svojeg vlastitog GIR-a i osiguravajući da posjeduje dosljedne podatke različitih ZP ZTI-a o izračunima stope preostale pogreške i kriterijima za određivanje značajnosti.

Nadalje, GU za istraživanje i inovacije trebao bi nastojati sklopiti interni sporazum o osnivanju Zajedničkog centra za podršku u kojemu bi se razjasnile uloge, odgovornosti, zadaće i postupci. S obzirom na izazove s kojima se suočava CSC, osobito prilikom sklapanja sporazuma o prijenosu odgovarajućeg osoblja ili radnih mjesta s drugim GU-ima koji djeluju u području istraživanja, IAS je problem nedostatka sredstava predstavio središnjim službama šaljući im o toj temi dopis revizora.

Konačno, u koordinaciji s ostalim službama koje djeluju u području istraživanja, GU za istraživanje i inovacije trebao bi ažurirati zajedničku strategiju borbe protiv prijevara čitave skupine tijela koja djeluju u području istraživanja, uključujući i konkretne mjere kojima će se poboljšati djelovanje na sprečavanju i otkrivanju prijevara te se posebno pobrinuti oko rizika od znanstvenih i stručnih propusta, dvostrukog financiranja i plagijata. Taj bi GU trebao dodatno razvijati i provoditi jasne smjernice o primjeni financijskih i nefinancijskih sankcija u oba programa (FP7 i Obzor 2020.) te razviti niz ključnih pokazatelja rezultata kako bi se uspješnost mjera za borbu protiv prijevara mogla kvantificirati, kao i odgovarajući alat za nadzor i prijavu mogućih slučajeva prijevare.

Osim toga, IAS je istaknuo niz važnih problema, osobito o nadzoru tijela iz članka 185. Tom se revizijom otkrilo da GU za istraživanje i inovacije nije dobio dovoljno dokaza da ta tijela imaju učinkovit i djelotvoran sustav unutarnje kontrole kakav je predviđen Financijskom uredbom. Kako ne bi ugrozio svoj postupak izgradnje jamstva, GU za istraživanje i inovacije trebao bi sastaviti i tijelima iz članka 185. proslijediti jasne kriterije za izgradnju jamstva, a o razini od njih dobivenog jamstva izvijestiti u svojemu vlastitom GIR-u.

Problemi povezani s odgovornošću Komisije za provedbu proračuna povjerenog delegiranim tijelima, s nedostatkom ujednačenog izvješćivanja o izračunu i ujednačene objave stopa pogrešaka od strane ZP ZTI-a te s kašnjenjem u fazi pokretanja rada CAS-a mogu imati negativan učinak na postupak izgradnje jamstva za GU-e koji djeluju u području istraživanja.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.3. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.4.Revizija provedbe kontrolnih sustava programa FP7 u ERCEA-i (ERCEA)

Europsko istraživačko vijeće (ERC) osnovano je 2007. kako bi financiranjem pionirskih istraživačkih projekata, u korist znanstvene zajednice u Europi, provodilo program IDEAS u okviru Sedmog okvirnog programa (FP7). Uloga je ERC-a da odabirom i financiranjem znanstvenih ideja, koje pokreću znanstvenici i koje se temelje na inicijativama iz znanstvene zajednice, znanstvenicima pruža sredstava za nezavisno provođenje njihovih istraživanja. Drugi je cilj ERCa ponuditi najboljim Europskim znanstvenicima mogućnosti razvoja karijere te isto tako i privući najbolje znanstvenike. Izvršna agencija ERC-a (ERCEA) posebna je organizacija odgovorna za provedbu i izvršenje tog programa.

Iako je program FP7 kojim je obuhvaćeno razdoblje 2007. – 2013. istekao, velik dio (približno 50 %) proračunom predviđenog iznosa tek se treba iskoristiti u sljedećih nekoliko godina, pri čemu se očekuje da će obujam i vrijednost plaćanja u okviru programa IDEAS dostići svoju vršnu vrijednost 2014. i 2016. te da će se posljednja konačna plaćanja provesti 2021.

Cilj te revizije bio je ocijeniti jesu li strategije kontrole ERCEA-inog programa FP7 učinkovito i djelotvorno provedene te je li o njima izviješteno u njezinu godišnjem izvješću o radu. Osim toga, IAS je ispitao osigurava li ERCEA da se korektivne mjere pravodobno i proporcionalno provode u cilju postizanja prihvatljive razine pogreške s obzirom na zakonitost i ispravnost transakcija.

IAS je preporučio da bi ERCEA trebala objaviti stopu preostale pogreške na temelju statistički reprezentativnog uzroka ili, služi li se nekim drugim obrascem procjene, da je nazove „utvrđenom”, a ne „reprezentativnom” stopom pogreške.

Nadalje bi ERCEA trebala razviti sveobuhvatnu revizijsku strategiju i plan revizije, uključujući i relevantne ključne pokazatelje rezultata, te redovito procjenjivati svoje parametre rizika kako bi se njima odražavale specifičnosti ERCEA-e.

Ta je izvršna agencija uspostavila akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.4. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.5.Revizija vođenja javne nabave u GU-u JRC (GU JRC)

Javna nabava iznimno je važna za osnovno poslovanje JRC-a, pružanje politikama EU-a nezavisne, na dokazima temeljene znanstvene i tehničke podrške tijekom čitavog ciklusa politike. Više od 75 % njegovog godišnjeg proračuna (bez rashoda povezanih s osobljem) provodi se putem velikog broja postupaka javne nabave i potpisivanjem brojnih ugovora.

Cilj revizije bio je ocijeniti je li postupak javne nabave JRC-a usklađen s pravilima javne nabave i jesu li postojeće kontrole učinkovite. Ona je bila usmjerena na postupovne aspekte, poput analize i planiranja potreba, pripreme i izvršenja ugovora, i strategiju ex-post kontrola.

Revizijom su utvrđeni znaci dobrog napretka, ali i područja kojima je potrebno posvetiti dodatnu pozornost. U tom bi kontekstu JRC trebao poduzeti korake za utvrđivanje pojedinačnih postupaka povezanih s robom/uslugama kojima bi se, sveukupno, tijekom godine mogao postići prag i koji bi stoga mogli biti predmetom šireg postupka.

IAS je savjetovao da JRC preispita svoju strategiju za nabavke niske vrijednosti nakon analize profila rashoda za svaku pojedinu lokaciju, zajedno s mjerama poput podizanja razine osviještenosti usmjerenog na poslovne jedinice i kriterije kojima se one služe za odabir postupka javne nabave, te da se provedu posebne mjere kontrole i/ili mjere podizanja razine osviještenosti za praćenje financijskih problema otkrivenih tijekom testne faze ove revizije.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.5. radnog dokumenta službi (SWD).

4.3.6.Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stope preostale pogreške GU-a za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije za izvještajnu godinu 2013. (GU CNECT)

Cilj je bio preispitati izračun i osnovnu metodologiju stope preostale pogreške i na taj način pomoći ublažavanju rizika povezanog s razrješnicom, omogućujući GU-u za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije da prije njihove objave u završnoj verziji GIR-a i sažetom izvješću poduzme prema potrebi odgovarajuće mjere.

Ovom procjenom nisu utvrđeni nikakvi značajni rizici.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 5.6. radnog dokumenta službi (SWD).

4.4.Gospodarski i financijski poslovi

(GU za tržišno natjecanje, GU za gospodarske i financijske poslove, GU za financijsku stabilnost, financijske usluge i uniju tržišta kapitala, GU za unutarnje tržište, industriju, poduzetništvo te male i srednje poduzetnike, Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF), GU za oporezivanje i carinsku uniju, GU za trgovinu, Izvršna agencija za mala i srednja poduzeća (EASME))

4.4.1.Revizija postupaka upravljanja rizikom i njegova planiranja u GU-u za gospodarske i financijske poslove u kontekstu novog ekonomskog upravljanja (GU ECFIN)

GU za gospodarske i financijske poslove igra središnju ulogu u osmišljavanju, dogovaranju i provedbi političkih odgovora Komisije pri rješavanju učinka globalne financijske krize koja uključuje bankarske sustave, burze i tok kredita. Od 2008. taj je GU znatno narastao u smislu broja osoblja, svojih odgovornosti i složenosti regulatornog okvira unutar kojega djeluje. Taj je GU isto tako prošao i kroz tri reorganizacije.

Cilj revizije bio je ocijeniti je li GU za gospodarske i financijske poslove utemeljio svoje upravljanje, nadzor i izvješćivanje o svojim novim odgovornostima u području ekonomskog upravljanja na učinkovitim postupcima upravljanja rizikom i njegova planiranja.

Tom se revizijom općenito potvrdilo da se, u kontekstu gospodarske krize i ograničenja koja postavljaju izazove, upravljanje, nadzor i izvješćivanje o novim odgovornostima u području ekonomskog upravljanja GU-a za gospodarske i financijske poslove temelje na učinkovitim elementima upravljanja rizikom i njegovog planiranja koji su uglavnom u skladu sa smjernicama središnjih služba.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 6.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.4.2.Revizija suradnje GU-a za unutarnje tržište i usluge s tri nadzorna tijela u području financijskih usluga (DG MARKT)

Nakon izbijanja financijske krize 2008. godine stabiliziranje financijskih tržišta postalo je prioritetni cilj, a reforma financijskog sektora glavni instrument za njegovo postizanje. U financijskoj krizi istaknula se potreba za boljim reguliranjem i nadzorom financijskog sektora. Tri europska nadzorna tijela – Europsko nadzorno tijelo za bankarstvo (EBA), Europsko nadzorno tijelo za vrijednosne papire i tržišta kapitala (ESMA) i Europsko nadzorno tijelo za osiguranje i strukovno mirovinsko osiguranje (EIOPA) – osnovana su 1. siječnja 2011. kako bi se njima zamijenila ranija nadzorna struktura EU-a.

Opći cilj bio je ocijeniti sadašnji okvir upravljanja uspješnošću GU-a za unutarnje tržište i usluge kako bi se pratila i nadzirala suradnja s tri navedena europska nadzorna tijela u području financijskih usluga te za primanje podataka i izvješćivanje o napretku u postizanju ciljeva politike za europski financijski nadzor.

Općenito je revizija pokazala kako je sastavljanje i provedba sadašnjeg okvira upravljanja uspješnošću GU-a za unutarnje tržište i usluge s obzirom na suradnju s tri navedena europska nadzorna tijela primjereno, kako za praćenje njihovih aktivnosti tako i za primanje podataka i izvješća o napretku ka postizanju ciljeva politike za europski financijski nadzor.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 6.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.4.3.Revizija sustava za mjerenje učinkovitosti u carinskim aktivnostima GU-u za oporezivanje i carinsku uniju (GU TAXUD)

Funkcioniranje carinske unije oslanja se na blisku suradnju između GU-a za oporezivanje i carinsku uniju i nacionalnih administracija. Glavni instrument koji podupire provedbu carinske politike bio je program Carina 2013. (do 2013.), kojega je od 2014. zamijenio novi program Carina 2020. Glavna zadaća za 2014. bila je daljnji napredak prema sustavu e-Carina, modernom okruženju bez papira za poslove carine i trgovine na temelju Carinskog zakonika Unije (UCC) donesenog 9. listopada 2013.

Opći cilj revizije bio je ocijeniti postojeći okvir mjerenja učinkovitosti za carinske aktivnosti u GU-u za oporezivanje i carinsku uniju u smislu njegovih svakodnevnih poslovnih i administrativnih aktivnosti, kao i ostvarivanje ciljeva njegove politike.

Priznajući već poduzete korake, IAS je zaključio da bi GU za oporezivanje i carinsku uniju trebao znatno poboljšati mjerenje učinkovitosti mjera carinskih odbora i skupina te unutarnjih aktivnosti GU-a za oporezivanje i carinsku uniju u području carine.

Kako bi se usmjerio na rješavanje ova dva vrlo važna problema, GU za oporezivanje i carinsku uniju trebao bi uspostaviti učinkovitiji sustav za mjerenje učinkovitosti odbora i skupina, s jasnijim odgovornostima te poboljšanom koordinacijom i nadzorom resursa. Taj bi GU djelotvornijom upotrebom plana upravljanja i upotrebom upravljanja rizika kao alata za upravljanje te jačanjem unutarnje komunikacije trebao i poboljšati vlastiti sustav za mjerenje učinkovitosti.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 6.3. radnog dokumenta službi (SWD).

4.5.Vanjska pomoć, razvoj i proširenje

(GU za međunarodnu suradnju i razvoj, GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu, Služba za instrumente vanjske politike, GU za susjedsku politiku i pregovore o proširenju)

4.5.1.Revizija sporazuma o doprinosu s tijelima UN-a i ostalim međunarodnim organizacijama (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)

Tijekom priprema IAS-ovog Strateškog revizijskog plana za razdoblje 2013. – 2015. rizik povezan sa sporazumima o doprinosu koji se sklapaju s međunarodnim organizacijama (IO) bio je, na temelju važnosti sporazuma o doprinosu, u financijskom smislu, kao načina pružanja razvojne pomoći, ocijenjen kao visok.

Cilj revizije bio je ocijeniti učinkovitost i djelotvornost postojećih procesa i postupaka GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj kojima se provode mjere razvojne i pomoći za suradnju putem sporazuma o doprinosu s međunarodnim organizacijama, posebno u pogledu zahtjeva uvedenih novom Financijskom uredbom (FR), povezanih s neizravnim načinom upravljanja kod kojega Komisija povjerava zadaće izvršenja proračuna, među ostalim, međunarodnim organizacijama na temelju sporazuma o delegiranju neizravnog upravljanja (IMDA).

IAS je donio zaključak kako je GU za međunarodnu suradnju i razvoj od donošenja nove Financijske uredbe poduzeo odgovarajuće korake za prilagodbu svojih unutarnjih razina kontrole njezinim novim zahtjevima. IAS je posebno istaknuo da je nova metodologija ex-ante procjena (stupova) koju je u 2013. razvio GU za međunarodnu suradnju i razvoj u skladu s Financijskom uredbom i njezinim Pravilima za primjenu te s Komisijinim standardima unutarnje kontrole.

Opća strategija GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj za upravljanje sporazumima o doprinosu s međunarodnim organizacijama, kako je predstavljena u raznim pregledanim dokumentima, dosljedna je s obzirom na odluku Komisije, sporazum o financiranju, obrazac s podacima o djelovanju i relevantnim sporazumom o doprinosu potpisanim s međunarodnom organizacijom. Zahtjevi za izvješćivanje uključeni su u posebne uvjete, a izvješća su općenito jasna, precizna i specifična.

Osim toga, IAS napominje kako su GU za međunarodnu suradnju i razvoj i GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu koordinirali i proveli jasnu podjelu posla u pogledu planiranja novih procjena stupova.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 7.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.5.2.Revizija sporazuma o doprinosu s međunarodnim organizacijama (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)

Tijekom priprema IASovog Strateškog revizijskog plana za razdoblje 2013. – 2015., inherentni rizik provedbe sporazuma o doprinosu bio je ocijenjen kao visok na temelju činjenice da GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu ne provodi humanitarne akcije sam nego putem svojih partnera i na način neizravnog upravljanja (zajedničko upravljanje u skladu s prethodnom Financijskom uredbom), što može donijeti izazove i rizike za postizanje ciljeva politike GU-a za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu. Nadalje, u financijskom smislu sporazumi o doprinosu zauzimaju velik udio (46 % u 2012.) ukupnih godišnjih obveza GU-a za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu.

Cilj revizije bio je ocijeniti učinkovitost i djelotvornost postojećih procesa i postupaka GU-a za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu kojima se provode djelovanja u okviru humanitarne pomoći kojima se upravlja putem sporazuma o doprinosu s međunarodnim organizacijama.

IAS bilježi napore koje je GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu poduzeo (zajedno s GU-om za međunarodnu suradnju i razvoj) za poboljšanje ranije metodologije procjene stupova i u razvoj svojih intervencijskih strategija. Posljednjih je godina GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu znatno poboljšao postupke planiranja i donošenja odluka u okviru svojih projekata, a efikasno je organizirao i svoje postupke donošenja odluka o financiranju, što je i GU-u za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu i njegovim partnerima omogućilo bolje planiranje njihovih projekata. Uz to što prepoznaje već poduzete korake, IAS zaključuje kako bi GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu trebao i. poboljšati svoj opći okvir nadzora i izvješćivanja kako bi se riješilo pitanje neispunjavanja ciljeva određenih projekata, ii. održavati i dodatno jačati napredak koji je do sada postigao u boljem dokazivanju ostvarivanja vrijednost za uloženi novac kojim financira međunarodne organizacije, te iii. osigurati isplativost svoje strategije provjere.

IAS preporuča da bi GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu trebao dodatno razviti svoj okvir nadzora, u smislu napretka prema novom načelu koji se temelji na radnoj uspješnosti te većoj usredotočenosti u Komisiji na ostvarenu vrijednost za uloženi novac. Taj bi GU trebao provesti i analizu najčešćih razloga neuspjeha projekata i osigurati da postoji revizijski trag o razlozima za prihvaćanje konačnog plaćanja projekata. GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu isto bi tako trebao ponovo ocijeniti svoje potrebe za izvješćivanjem, zajedno s potrebama za nadzorima na terenu. Konačno, GU za humanitarnu pomoć i civilnu zaštitu trebao bi konsolidirati svoju strategiju provjere kako bi se uključili ciljevi i kako bi se obradile koristi troškova kontrola.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 7.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.5.3.Revizija postupka izgradnje jamstva u delegacijama EU-a (GU za međunarodnu suradnju i razvoj)

Tijekom priprema IAS-ovog Strateškog revizijskog plana za razdoblje 2013. – 2015., rizik povezan s postupkom izgradnje jamstva u delegacijama Europske unije (EUD) bio je ocijenjen kao visok na temelju općih rezerva GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj navedenih u godišnjem izvješću o radu za 2012. i 2013., a koje su se odnosile na sve njegove aktivnosti, zbog značajne pojave pogrešaka povezanih sa zakonitošću i pravilnošću (točnije, stope pogreške od 3,63 % u 2012. i 3,35 % u 2013.), što je bilo u skladu s nalazima i najvjerojatnijim stopama pogreške koje je utvrdio revizorski sud tijekom provedba izjave o jamstvu u 2011. i 2012.

Procjena rizika isto se tako temeljila na IAS-ovoj reviziji iz 2012. godine postupka izrade godišnjeg izvješća o radu GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj, kojom je zaključeno da bi se lanac izvješćivanja (poznat kao „piramidalni kontrolni sustav”) od šefova delegacija do ravnatelja (dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti) u GU-u za međunarodnu suradnju i razvoj te od ravnatelja do glavnog direktora GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj (dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja – AOD) trebao učvrstiti te da bi se trebala poboljšati učinkovitost Izvješća o upravljanju vanjskom pomoći (EAMR) kao alata odgovornosti (jamstva) i upravljanja između delegacija i sjedišta.

Cilj revizije bio je ocijeniti primjerenost i učinkovitu primjenu sustava unutarnje kontrole, postupaka upravljanja rizicima i upravljanja povezanih s postupcima izgradnje jamstva unutar delegacija EU-a.

S obzirom na okruženje u kojemu GU za međunarodnu suradnju i razvoj posluje, važno je da sustav kontrole upravljanja učinkovito djeluje na ublažavanje financijskih i rizika po ugled proračuna EU-a i povećanje izgleda za ostvarivanje vrijednosti za porezne obveznike za njihov uloženi novac. Davanje izjave o jamstvu od strane šefova delegacija učinkovit je način pružanja jamstva o djelovanju okruženja unutarnje kontrole i IAS ga pozdravlja. IAS je zaključio da je postupak izrade EAMR-a bio unutar delegacija EU-a dobro strukturiran i organiziran u skladu s odgovornošću šefa delegacije koji potpisuje svoju izjavu o jamstvu kako je predviđeno Financijskom uredbom. Međutim, IAS je napomenuo kako bi se taj postupak mogao dodatno poboljšati davanjem jasne smjernice delegacijama EU-a o i. elementima/događajima koji bi trebali ili bi mogli kod delegacija EU-a pokrenuti navođenje rezerve, te ii. mogućim posljedicama rezerve. IAS je utvrdio jedan vrlo važan problem povezan s nedostatkom jasne smjernice o tome gdje i kako šefovi delegacija trebaju u izjavi o jamstvu rezervu izraziti.

Kako bi se taj rizik smanjio, GU za međunarodnu suradnju i razvoj trebao bi poboljšati svoju smjernicu o i. definiciji rezerve, uključujući mogući učinak na ugled na razini delegacije EU-a, te ii. posljedicama rezerve (tj. glavne definirane mjere, provedene ili planirane za provedbu kako bi se ta situacija/nedostatak koji su uzrokovali rezervu ispravili).

Mora se istaknuti i jedna važna preporuka: EAMR je glavni postojeći alat odgovornosti u delegacijama EU-a za pružanje jamstva o upravljanju sredstvima koja su im povjerena na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti. On se sastoji od ključnih pokazatelja rezultata koji se odnose na dobro financijsko upravljanje i učinkovitost unutarnje kontrole i sustava revizije. IAS je preporučio da bi GU za međunarodnu suradnju i razvoj trebao poboljšati strukturu EAMR-a pružajući dodatnu smjernicu o strukturi, primjeni i važnosti ključnih pokazatelja uspješnosti kojima su strukturni dio izvješća kako bi se osiguralo da oni pružaju dovoljno podataka za postupak izgradnje jamstva.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 7.3. radnog dokumenta službi (SWD).

4.5.4.Revizija proračunske potpore u GU-u za međunarodnu suradnju i razvoj 

Proračunska potpora (BS) vrsta je potpore koju financiraju i proračun EU-a i europski razvojni fond (ERF) i koja je u 2014. činila 24 % ukupnih plaćanja GU-a. Jedna je značajka BS-a ta da se korištenje tako doprinesenog novca ne može slijediti jer se sredstva prenose u nacionalnu riznicu države primatelja. Stoga su odgovornosti Komisije prilikom rukovanja i revizije tih sredstava ograničene na osiguravanje da su uvjeti za dodjeljivanje bili ispunjeni te da su ta sredstva bila prenesena u skladu sa sporazumom potpisanim s tom državom.

Na kraju 2013. bilo je provedeno ili u pripremama 256 operacija BS-a u 84 države. Afrika i zemlje Europskog instrumenta za susjedstvo i partnerstvo uvjerljivo su najveći primatelji sredstava iz proračunske potpore (44 %, odnosno 31 % ukupnih tekućih obveza u 2013.).

Korištenje određenih aspekata proračunske potpore od strane Komisije godinama su osporavali odbori Europskog parlamenta za razvoj (DEVE) i za proračunski nadzor (CONT), kao i države članice. Osim toga, u svojemu tematskom izvješću 11/2010, Europski revizorski sud (ERS) utvrdio je nedostatke Komisijinog upravljanja proračunskom potporom.

Cilj revizije bio je ocijeniti pristup GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj proračunskoj potpori te, posebno, jesu li postupci koji se u GU-a za međunarodnu suradnju i razvoj provode za upravljanje njihovim operacijama proračunske potpore učinkoviti i djelotvorni.

Tom se revizijom zaključilo kako Smjernice o proračunskoj potpori (izdane u rujnu 2012.), zajedno s ojačanim okvirom upravljanja rizikom, pružaju dobre temelje za osiguravanje informacija za donošenje odluka. IAS pozdravlja nadolazeću reviziju Smjernica o proračunskoj potpori koja dolazi na vrijeme za usmjeravanje provedbe novih višegodišnjih okvirnih programa i kojom se namjeravaju obraditi posebna problematična područja koja su službe istaknule tijekom prve dvije godine njihove provedbe. Međutim, IAS je utvrdio jedan vrlo važan problem kod dijaloga o politici u kontekstu proračunske potpore.

Kako bi se taj problem riješio, GU za međunarodnu suradnju i razvoj trebao bi poboljšati sadašnju smjernicu za dijalog o politici. GU za međunarodnu suradnju i razvoj trebao bi isto tako elemente dijaloga o politici za određene sektore/podsektore uključiti u sporazum o financiranju (ili drugi dokument sklopljen s nacionalnim tijelima) kako bi se bolje predvidjela glavna usmjerenja dijaloga o politici i naposljetku doprinijelo postizanju željenih rezultata za posebne pokazatelje definirane u tehničkim i administrativnim odredbama (TAP).

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 7.4. radnog dokumenta službi (SWD).

4.5.5.Revizija strategije kontrole Službe za instrumente vanjske politike

Služba za instrumente vanjske politike (FPI) upravlja važnim dijelom proračuna za vanjsku politiku. Ona je, među ostalim, odgovorna za poslovno i financijsko upravljanje djelovanjem zajedničke vanjske i sigurnosne politike (ZVSP) te komponente krize unutar Instrumenta za stabilnost (IfS).

Složenost postupka donošenja odluka, geografska raspršenost uključenih sudionika (misije Zajedničke sigurnosne i obrambene politike (ZSOP) i posebni predstavnici EU-a (PPEU)), operativno okruženje misija ZSOP-a koje su osnivane ni iz čega, bez prethodnog jamstva da ispunjavaju zahtjeve iz „procjene stupa”, te često visoka razina korupcije u državama u kojima se te operacije odvijaju, stvaraju okruženje visokog inherentnog rizika za provedbu proračuna, za što je odgovorna jedino Služba za instrumente vanjske politike. Ne uspiju li se ti visoki rizici dovoljno ublažiti, možda će utjecati na jamstvo koje Služba za instrumente vanjske politike dobiva od tih subjekata.

Cilj revizije bio je ocijeniti primjerenost i djelotvornost strategije kontrole Službe za instrumente vanjske politike nad djelovanjima u okviru ZVSP-a i IfS-a koja provode PPEU-i / misije ZSOP-a odnosno delegacije EUa, a posebno i. strukturu i učinkovitu provedbu strategije kontrola koju je ustanovila Služba za instrumente vanjske politike kako bi zadala osnove postupku izgradnje jamstva povezanog sa ZVSP-om i IfS-om, ii. strategiju borbe protiv prijevara koju je ustanovila Služba za instrumente vanjske politike, te iii. izračun i objavljenu stopu preostale pogreške u godišnjem izvješću o radu Službe za instrumente vanjske politike iz 2013.

IAS je svjestan okruženja u kojemu djeluje Služba za instrumente vanjske politike, a koje predstavlja izazov u smislu koordinacije i čini postupak donošenja odluka složenijim. Međutim, IAS je zaključio kako bi, pružajući jamstva o korištenju sredstava te s obzirom na sve važniji proračun posvećen njegovim aktivnostima, Služba za instrumente vanjske politike trebala osigurati da se za misije ZSOP-a / PPEU-e razvije strategija borbe protiv prijevara, da se njezin sustav unutarnje kontrole osnaži i učinkovito provodi te da se prilikom izračuna stope pogreške provedu upute GU-a za proračun.

Kako bi se ti problemi riješili, Služba za instrumente vanjske politike trebala bi razviti i provesti strategiju za otkrivanje i sprečavanje prijevara u misijama ZSOP-a i kod PPEU-a te osigurati da se osoblje koje provodi proračun ZVSP-a redovito osposobljava za etička i pitanja borbe protiv prijevara. Za misije bi se trebala osigurati i učinkovita i centralizirana smjernica, a Služba za instrumente vanjske politike trebala bi ponovno ocijeniti svoju strategiju kontrole, poboljšavajući pritom njezinu učinkovitost u fazi provedbe kako bi se minimizirali iznosi neprihvatljivih rashoda utvrđenih ex-post kontrolama, i preispitati svoju strategiju revizije mandata. Konačno, Služba za instrumente vanjske politike trebala bi, u skladu s trajnim instrukcijama za GIR GU-a za proračun, primijeniti višegodišnji pristup izračunu stope pogreške za aktivnosti koje su po svojemu karakteru višegodišnje, na temelju doista revidiranih plaćanja, i poduzeti korake za provedbu alternativnog obrasca procjene kojim bi se nadopunila sadašnja metodologija za pružanje jamstva.

Jedna preporuka koja je klasificirana kao „vrlo važna” i upućena je Službi za instrumente vanjske politike prihvaćena je samo djelomice. IAS je preporučio da Služba za instrumente vanjske politike bolje dokumentira postupke donošenja odluka za povrate. Služba za instrumente vanjske politike smatrala je da su bili poduzeli nekoliko inicijativa za takva poboljšanja. Međutim, IAS-ovom se revizijom pokazalo da su usprkos tim inicijativama nedostaci i dalje prisutni.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja prihvaćenih preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 7.5. radnog dokumenta službi (SWD).

4.6.Revizije informacijske tehnologije (IT).

4.6.1.Zajednička revizija IAS-a i odjela unutarnje revizije GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj nad upravljanjem lokalnim informacijskim tehnologijama u GU-u za poljoprivredu i ruralni razvoj

Osnovno poslovanje GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj uvelike ovisi o IT sustavima. Njima se uglavnom podupiru poljoprivredna tržišta, izravne potpore i ruralni razvoj te aktivnosti povezane s upravljanjem financijama i revizijama. Aktivnostima i resursima informacijske tehnologije upravlja se lokalno, uglavnom u odjelu za informacijsku tehnologiju.

Opći cilj revizije bio je ocijeniti postojeći sustav unutarnje kontrole u GU-u za poljoprivredu i ruralni razvoj kako bi se osigurala primjerenost i učinkovitost upravljanja njezinim lokalnim aktivnostima u okviru informacijske tehnologije.

Općenito je IAS napomenuo kako lokalne informacijske tehnologije GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj učinkovito ispunjavaju svoj mandat za potporu provedbe aktivnosti GU-a za poljoprivredu i ruralni razvoj pružajući informatička rješenja koja odgovaraju poslovnim potrebama i prioritetima. Međutim, IAS je GU-u za poljoprivredu i ruralni naveo dva vrlo važna problema upravljanja i strategije informacijske tehnologije.

Taj bi GU trebao dodatno poboljšati okvir upravljanja informacijskom tehnologijom razjašnjavajući uloge i odgovornosti raznih tijela/sudionika. Taj bi GU trebao posebno osnažiti koordinacijsku ulogu Odbora za koordinaciju IT projekata (ITSC) i odbora za koordinaciju informacijskih sustava/projekata kao i sudjelovanje poslovne strane u postupku donošenja odluka.

GU za poljoprivredu i ruralni razvoj trebao bi uspostaviti sveobuhvatnu strategiju informacijskih tehnologija kojom će se zacrtati dugoročni smjer ulaganja tog GU-a u informacijsku tehnologiju i njihova usklađenost s poslovnim ciljevima. Ne riješe li se na odgovarajući način, ti problemi mogu dovesti do neučinkovitog/nedjelotvornog donošenja odluka povezanih s informacijskim tehnologijama i do loše usklađenosti informacijskih tehnologija s korporativnim poslovnim ciljevima i ciljevima GU-a.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 8.1. radnog dokumenta službi (SWD).

4.6.2.Revizija upravljanja informacijskim tehnologijama u GU-u za proračun

GU za proračun uvelike se za provedbu svojih zadaća oslanja na IT sustave. Glavni direktor vlasnik je sustava za središnje financijske informacijske sustave, uključujući ABAC (za registraciju računovodstva i izvršenja proračuna), Badgebud (za pripremu proračuna) i RAD (za naknadne angažmane oko godišnje razrješnice) koje uglavnom razvija i održava GU za proračun.

Opći cilj te revizije bio je ocijeniti osiguravaju li se upravljanjem informacijskim tehnologijama u GU-u za proračun optimalno usklađivanje poslovanja i informacijskih tehnologija, dobro upravljanje resursima i učinkovita informatička rješenja. Revizija se usredotočila na sadašnji okvir unutar kojega GU za proračun upravlja i nadzire svoje informatičke aktivnosti. Posebno je bila usmjerena na strukturu i provedbu postojećih postupaka i organizacijskih struktura kojima se osigurava da se informacijskim tehnologijama primjereno podupiru strategije i ciljevi tog GU-a.

Općenito, odjel za informacijske tehnologije GU-a isporučuje učinkovita informatička rješenja u smislu dostupnosti financijskih sustava, pouzdanosti računovodstva i ispunjavanja pravnih obveza. Međutim, IAS je u sljedećim područjima utvrdio vrlo važne probleme: upravljanje informacijskim tehnologijama, organizacija informacijskih tehnologija te planiranje i određivanje prioriteta za aktivnosti u okviru informacijskih tehnologija.

GU za proračun trebao bi poboljšati sadašnji okvir upravljanja informacijskim tehnologijama revidirajući strukturu, sastav i mandat upravljačkih tijela i osiguravajući njihovo učinkovito funkcioniranje. Sastanci Odbora za koordinaciju IT projekata (ITSC) trebali bi se održavati češće, a uloge vlasnika sustava, vlasnika poduzeća i vlasnika podataka potrebno je razjasniti za razne informacijske sustave.

GU za proračun trebao bi i učinkovito organizirati svoju organizaciju informacijskih tehnologija reorganizirajući kapacitete IT-a u homogena područja i konsolidirajući zadaće povezane s informacijskih tehnologijama na temelju inventara aktivnosti povezanih s informacijskih tehnologijama koje se trenutno provode u tom GU-u te inventara postojećih kompetencija. Posebno bi taj GU trebao odvojiti zadaće povezane s ponudom informacijskih tehnologija od onih povezanih s njihovom potražnjom i regulirati odnos između te dvije komponente.

Određivanje prioriteta i planiranje trebalo bi postaviti na praktičniji način i uz jasnije određene odgovornosti u cilju isporučivanja prema planu, pravovremeno i u granicama proračuna. Kada planira svoje aktivnosti u okviru informacijskih tehnologija, GU za proračun trebao bi uzeti u obzir dostupne resurse i ograničenja kako bi se izbjegla nerealna očekivanja i mogući propusti/kašnjenja. Taj bi GU trebao osigurati i da se poslovni zahtjevi pravodobno prenesu odjelu za informacijske tehnologije kako bi mu se omogućilo da svoje aktivnosti bolje isplanira.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 8.2. radnog dokumenta službi (SWD).

4.6.3.Revizija upravljanja logičkim pristupom sustavima (ECAS/LDAP/windows) u GU-u za informatiku

ECAS je primarni sustav provjere autentičnosti koji se upotrebljava u Europskoj komisiji. Ta jedinstvena baza podataka za prijavu (korisnička imena, lozinke) poslužuje približno 1,3 milijuna korisnika (unutarnjih i vanjskih) koji pristupaju korporativnim i lokalnim IT sustavima koji podupiru administrativne i financijske aktivnosti te aktivnosti povezane s politikom. ECAS je razvijen unutar GU-a za informatiku, a smješten je u podatkovnom centru. GU za informatiku pokrenuo je 2013. jedan veliki projekt (EXODUS) za ažuriranje informatičke infrastrukture ECAS-a i podizanja njegove sigurnosti na višu razinu, što se upravo provodi.

Opći cilj revizije bio je ocijeniti osigurava li kontrolni sustavi koji je uveo GU za informatiku da se ECAS-ovom uslugom provjere autentičnosti primjereno zadovoljava potreba za sigurnim pristupom informacijskim sustavima Komisije.

Ovom se revizijom pokazalo da u proteklim godinama ECAS ima dobre rezultate uspješnosti, bez ikakvih većih pritužbi korisnika, te da ga je koristilo sve više korporativnih i lokalnih aplikacija. Usput se razvijao pa sada nudi i neke dodatne mogućnosti i bolje je pripremljen za sigurnosne izazove. Međutim, GU za informatiku trebao bi dodatno poboljšati upravljanje uslugama ECAS-a i njegovom sigurnošću kako bi se zajednici korisnika ponudile učinkovitije i sigurne usluge provjere autentičnosti.

IAS je u sljedećim područjima utvrdio vrlo važne probleme: vizija i strategija za Upravljanje identitetom i pristupom (Identity and Access Management – IAM); sigurnosni zahtjevi za ECAS; upravljanje zahtjevima i njihovo planiranje u okviru projekta Exodus; i ovisnost sustava ECAS o aplikaciji Windows Active Directive (AD) te sustavima za provjeru autentičnosti Commission Enterprise Directory (CED) i Central User Directory (CUD).

Kako bi riješio te probleme, GU za informatiku trebao bi ažurirati viziju za IAM i osigurati da se ona primjereno prenese u dugoročnu strategiju i godišnje planove s jasnim ciljevima i rezultatima.

Nadalje, GU za informatiku trebao bi osigurati da se sigurnosni zahtjevi definiraju uz sudjelovanje svih dionika te da se oni u sigurnosnom planu pravilno dokumentiraju. On bi isto tako trebao definirati jasan plan (koji obuhvaća sredstva, rokove i rezultate) u kontekstu projekta Exodus.

Konačno, GU za informatiku trebao bi odrediti i ocijeniti nepotrebne ovisnosti drugih komponenata i provesti odgovarajuće sigurnosne mjere kojima se smanjuje vjerojatnost povreda sigurnosti i prekida pružanja usluge.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 8.3. radnog dokumenta službi (SWD).

4.6.4.Revizija upravljanja projektima IT-a u GU-u za obrazovanje i kulturu (E4ALink i EVE)

GU za obrazovanje i kulturu trenutno upravlja nekolicinom razvojnih projekata IT-a usmjerenih na isporučivanje IT aplikacija koje podupiru upravljanje budućom generacijom programa (2014. – 2020.). Posebno, GU za obrazovanje i kulturu obraća osobitu pozornost na aktivnosti povezane s programom Erasmus+, s ukupnim proračunom za razdoblje 2014. – 2020. od približno 19 milijarda EUR.

IT sustavima u razvoju služit će se poslovne jedinice GU-a za obrazovanje i kulturu kao i nacionalne agencije, izvršne agencije i korisnici bespovratnih sredstava. Primjereno upravljanje projektima IT-a ključan je čimbenik uspjeha kojim se osigurava da IT sustavi ispunjavaju očekivanja korisnika te da njihova isporuka bude pravovremena i u granicama dodijeljenog proračuna.

U tom je kontekstu cilj revizije bio ocijeniti primjerenost upravljanja projektima IT-a u GU-u za obrazovanje i kulturu u smislu poštovanja rokova zadanih za puštanje tih sustava u rad, poštovanje proračuna dodijeljenog projektima i kvalitete njihovih rezultata.

Općenito, IAS je napomenuo da je taj GU radio na poboljšavanju upravljanja svojim projektima IT-a, napredujući prema ujednačenom i strukturiranom pristupu te provodeći okvir upravljanja projektima kojim se obuhvaćaju upravljačke i organizacijske strukture, postupci, aktivnosti i dokumentiranje. Međutim, IAS je utvrdio područja kojima su potrebna poboljšanja u smislu upravljanja portfeljem projekata, metodologije upravljanja projektima i logičke sigurnosti informacijskih sustava.

Kako bi se ti problemi riješili, GU za obrazovanje i kulturu trebao bi osnažiti postojeće mehanizme kontrole upravljanja projektima (usklađujući postupak, artefakte i tijek rada postojećih i budućih projekata s referentnim okvirom PM2) i trebao bi provesti službenu strukturu za upravljanje programima i portfeljem.

GU za obrazovanje i kulturu trebao bi isto tako provesti sigurnosne planove koji se temelje na rezultatima procjene učinka na poslovanje i procjene rizika te na proizašlim kritičnim točkama IT sustava. U to bi trebali biti uključeni i poslovna strana i stručnjaci za sigurnost.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 8.4. radnog dokumenta službi (SWD).

4.6.5.Zajednička revizija IAS-a i odjela unutarnje revizije nad upravljanjem lokalnim informacijskim tehnologijama u GU-u za pomorstvo i ribarstvo

Aktivnosti GU-a za pomorstvo i ribarstvo uvelike se u postizanju strateških ciljeva i zajedničke ribarstvene politike (CFP) i zajedničke pomorske politike (CMP) oslanjaju na IT sustave. Informacijski sustav GU-a za pomorstvo i ribarstvo podupire program Integriranog upravljanja ribarstvenim podacima (IFDM), pruža informacije o atlasu mora (MarAtlas) i omogućuje javnim upravama razmjenu međusektorskih podataka u području pomorstva (projekt CISE). Opći cilj revizije bio je ocijeniti postojeći sustav unutarnje kontrole u GU-u za pomorstvo i ribarstvo kako bi se osigurala primjerenost i učinkovitost upravljanja njezinim lokalnim aktivnostima u okviru informacijske tehnologije.

Općenito, GU za pomorstvo i ribarstvo u potpunosti je upoznato s važnošću pomoći informacijske tehnologije u postizanju poslovnih ciljeva i posvećuje joj veliku pozornost (npr. na mjesečnim sastancima Odbora za koordinaciju IT projekata). Usprkos inherentnoj složenosti okruženja u kojemu ovaj GU posluje i usprkos ograničenim sredstvima proizvode se informatička rješenja kojima se podupiru politike tog GU-a. Međutim, IAS je utvrdio vrlo važne probleme u strategiji i upravljanju informacijskim tehnologijama, u informatičkim poslovima i u upravljanju IT projektima.

Kako bi se ti problemi riješili, GU za pomorstvo i ribarstvo trebao bi definirati i odobriti službenu strategiju za informacijske tehnologije kojom se dugoročno pokrivaju sve aktivnosti povezane s informacijskim tehnologijama kojima se podupiru poslovni ciljevi. Nadalje, trebao bi se službeno uspostaviti jedan provedbeni postupak kojim bi se utvrdile, ocijenile i prema prioritetima razvrstale potrebe povezane s informacijskim tehnologijama za sve politike u okviru odgovornosti GU-a za pomorstvo i ribarstvo i kojim bi im se dodijelila dostupna sredstva.

Taj bi GU trebao isto tako poboljšati postojeći način upravljanja preispitujući funkcioniranje postojećih upravljačkih tijela (ITSC, tematske skupine) te osnivanjem posebnih odbora za koordinaciju programa i projekata koji će nadzirati njihove poslovne aspekte. Uloge, odgovornosti i načini izvješćivanja trebali bi se jasno definirati i provesti u svim upravljačkim tijelima.

U području informatičkih poslova, GU za pomorstvo i ribarstvo trebao bi poboljšati svoj okvir i postupke upravljanja promjenama kako bi u potpunosti obuhvaćao, ocjenjivao i razvrstavao prema prioritetu zahtjeve za promjenu u svim područjima IT-a.

GU za pomorstvo i ribarstvo trebao bi isto tako poboljšati svoje upravljanje portfeljem i programom definirajući primjereni okvir kojim se obuhvaćaju organizacija, uloge i odgovornosti, postupci i alati i u pogledu IT-a i u poslovnom pogledu. U smislu upravljanja projektima, GU za pomorstvo i ribarstvo trebao bi poboljšati potporu koju daje upraviteljima poduzeća i projekata, uspostaviti i provesti postupke upravljanja kvalitetom i poboljšati funkciju upravljanja uslugama.

Taj je GU uspostavio akcijski plan koji IAS u pogledu provođenja preporuka smatra zadovoljavajućim.

Za više pojedinosti vidi odjeljak 8.5. radnog dokumenta službi (SWD).

5.Savjetovanje s povjerenstvom komisije za financijske nepravilnosti

Povjerenstvo za financijske nepravilnosti nije 2014. prijavilo nikakve sustavne probleme u skladu s člankom 73. stavkom 6. 15 Financijske uredbe primjenjivim na opći proračun Europskih zajednica.

6.Zaključci

Provedba akcijskih planova sastavljenih na temelju ovogodišnjih i prethodnih revizija IAS-a pridonosi stalnom poboljšanju okvira unutarnje kontrole Komisije.

IAS će provesti dodatne revizije provedbe akcijskih planova koje će provjeriti Odbor za praćenje tijeka revizije, a koji će prema potrebi obavijestiti Kolegij.

IAS će se i dalje usredotočiti na revizije u području financija, usklađenosti i informacijske tehnologije te ojačati svoje aktivnosti u reviziji učinkovitosti.

7.Popis kratica

(1) U ovom su izvješću uključena revizijska izvješća završena do 1. veljače 2015.

(2) Ovim izvješćem nisu obuhvaćene decentralizirane europske agencije, Europska služba za vanjsko djelovanje ni druga tijela nad kojima IAS provodi reviziju, a za koja se izdaju posebna godišnja izvješća.

(3) Propisano standardom br. 2060 u okviru međunarodnih standarda za stručnu provedbu unutarnje revizije (Standardi) koje je donio Institut unutarnjih revizora (IIA).

(4)  Članak 100. Financijske uredbe.

(5)  Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Kolegiju povjerenika osiguravajući da se rad IAS-a, odjela unutarnje revizije (IAC) i Europskog revizorskog suda na odgovarajući način uzima u obzir i prati u službama Komisije.

(6)  U radnom dokumentu službi (SWD) nalazi se pregled svih završenih revizija i naknadnih revizija.

(7) Za više pojedinosti vidi odjeljak 1.2. (bilješka 9.) radnog dokumenta službi (SWD).

(8) Za više pojedinosti vidi odjeljak 1.2. (bilješka 8.) radnog dokumenta službi (SWD).

(9)  Ovaj odjeljak predstavlja kratak sažetak svih revizijskih angažmana koji su rezultirali preporukama koje su klasificirane kao „vrlo važne”. Njime se nadalje daje sažet pregled onih izvješća kojima su pokrivene važne teme. Sažeti pregled svih angažmana iznijet je u radnom dokumentu službi (SWD).

(10) Javnojavno partnerstvo.

(11)  Ta se zajednička poduzeća sastoje od tri zajedničke tehničke inicijative (ZTI): Clean Sky, FCH i IMI te zajedničkog poduzeća za ITER (F4E).

(12)  Zajedničko poduzeće za gorive ćelije i vodik.

(13)  Zajedničko poduzeće za inicijativu za inovativne lijekove.

(14)  Fusion for Energy.

(15)  Člankom 117. Pravila primjene propisuje se sljedeće: „U tom se godišnjem izvješću [tj. izvješću u skladu s člankom 99. stavkom 3.] također navode svi problemi sustava koje utvrdi posebno povjerenstvo uspostavljeno na temelju članka 73. stavka 6. Financijske uredbe .