16.

Navedene tablice prikazuju kreditna sredstva koja Zajedničko poduzeće dobiva na temelju postignutih ključnih točaka Programa dodjele kreditnih sredstava (eng. Credit Allocation Scheme, CAS) dogovorenih s međunarodnom organizacijom ITER na putu do obavljanja određene nabave. Međunarodna organizacija ITER službeno priznaje samo to što se tiče napretka. Međutim profil ključnih točaka CAS-a ne prikazuje ispravno stvarni napredak radova (tj. vrijednost ključnih točaka CAS-a bila je na svom vrhuncu pred kraj nabave pa je priznanje putem kreditnih sredstava iskrivljeno). Zajedničko poduzeće je 2014. godine započelo sa zahtijevanim aktivnostima na uspostavi izvještavanja o ostvarenoj vrijednosti koje će mu omogućiti pružanje pravih informacija o napretku poslova. Valja napomenuti da Zajedničko poduzeće svake godine sastavlja godišnji izvještaj o napretku koji zajedno s godišnjim izvješćem o aktivnostima Zajedničkog poduzeća pruža dodatne informacije u smislu cjelokupnog napretka europskog doprinosa projektu ITER. Nadalje, Zajedničko poduzeće je u godišnja izvješća za 2013. godinu uključilo grubu preliminarnu procjenu postotka dovršenih radova na temelju iznosa troškova vezanih uz postupke nabave nastalih do danas i usporedilo ih s procijenjenom vrijednošću doprinosa u naravi projektu.

17.

U pogledu stope izvršenja za odobrena sredstva za plaćanja projekt ITER je suočen s daljnjim odstupanjem od rasporeda s posljedičnim kašnjenjem u potpisivanju važnih ugovora, što je onemogućilo izvršenje planiranog predfinanciranja. Glavni razlozi su ti što je Međunarodna organizacija ITER kasnila s dostavom podataka i pregovori s tvrtkama koji su trajali dulje nego što je planirano kako bi se smanjili troškovi zbog bolje racionalizacije troškova.

18.

Značajan napredak postignut je tijekom 2013. godine u sustavu unutarnje kontrole i poduzeti su daljnji koraci za pojačanje okruženja za unutarnju kontrolu Zajedničkog poduzeća. Kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, provedba aktivnosti koje je utvrdio revizor već je uznapredovala:

19.

Zajedničko se poduzeće djelomično slaže s primjedbom jer je većina pregovaračkih postupaka o kojima izvještava revizor ispod praga od 50  000 eura navedenog u pravilima Zajedničkog poduzeća i stoga se ne može smatrati iznimkom. Nadalje, zbog njihove niske prosječne vrijednosti na pregovaračke postupke otpada 44 % godišnjih operativnih nabavnih postupaka, no manje od 15 % godišnjih obaveza zajedničkog poduzeća. U tom pogledu uporaba pregovaračkih postupaka niske vrijednosti omogućuje Zajedničkom poduzeću da usmjeri ograničena unutarnja sredstva na nabave visoke vrijednosti/visokog rizika s korisnim učinkom ublažavanja rizika. U pogledu vrlo malog broja zaprimljenih prijedloga na poziv za dodjelu bespovratnih sredstava postoje prvenstveno 2 razloga. S jedne strane je iznimno specijalistička priroda bespovratnih sredstava Zajedničkog poduzeća koje su prikladne samo za mali broj podnositelja zahtjeva iz Europe. S druge strane, činjenica da se paneuropski konzorciji nalaze iza većine prijedloga dostavljenih na pozive Zajedničkog poduzeća rezultat je uspjeha Europskog fuzijskog programa u stvaranju europskog istraživačkog prostora na području fuzije uz minimum udvostručavanja napora i usku suradnju između timova aktivnih na tom području.

20.

U vezi s utvrđenim nedostacima, Zajedničko poduzeće naglašava da su mjere već poduzete kako bi se isti otklonili, kako je navedeno u nastavku.

21.

Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi.

22.

U slučaju bespovratnih sredstava postoje konačni rezultati revizije za 2013. godinu koji su već provedeni. Iako se radilo o jednoj reviziji, ona je obuhvatila 21 % ukupnog iznosa doprinosa kojeg je Zajedničko poduzeće platilo za bespovratna sredstva u razdoblju 2010.–2013. Konačno izvješće vanjske firme za reviziju priopćeno je korisniku, a rezultati su već provedeni. Po pitanju 3 revizije provedene u 2014. godini, vanjska firma za reviziju ima značajne zaostatke u poslu i Zajedničko poduzeće još nije zaprimilo nikakvo izvješće (niti prethodno izvješće koje je po ugovoru trebalo dostaviti nakon završetka rada na terenu).

Za ugovore javne nabave u 2013. godini IAC je procijenio financijske aspekte, te aspekte sukladnosti i kvalitete pet ugovora kojima upravlja projektni tim za izgradnju zgrada i dobavu energije. Prvi nacrt izvješća predan je direktoru 28. ožujka 2014. Nakon kontradiktornog postupka i uzimajući u obzir visoku tehničku i pravnu složenost nekih pitanja koju je ustanovio IAC, konačan nacrt predan je direktoru 30. rujna 2014. Ipak želimo napomenuti da su neki nedostaci koje je ustanovio IAC već bili otklonjeni.

23.

Zajedničko poduzeće sa zadovoljstvom primjećuje napredak u plaćanju doprinosa članova na vrijeme, usprkos situaciji na koju je upozorio Sud. To se odražava u činjenici da je od 2,2 milijuna eura ukupne vrijednosti iznosa koji je kasnio, 1,7 milijuna eura, što odgovara doprinosu 2 člana, primljeno sa samo jedan radni dan kašnjenja.

24.

Zajedničko poduzeće želi naglasiti da nije bilo nepotrebnih kašnjenja. Nova Okvirna financijska uredba stupila je na snagu 8. prosinca 2013. Zajedničko poduzeće procijenilo je promjene koje uvodi nova Okvirna financijska uredba i potrebu za odstupanjima koja su od ključne važnosti za organizaciju zbog njezinih posebnih operativnih potreba. Na temelju te procjene Zajedničko poduzeće je osmislilo i predstavilo prijedlog za izmjene/preinačenu verziju Financijske uredbe Zajedničkog poduzeća i njezina provedbena pravila s ključnim odstupanjima Upravnom odboru na sastanku u lipnju 2014., koji je podržao ključna odstupanja. Upravni odbor sastaje se dva puta godišnje i to je bio prvi sastanak nakon stupanja na snagu Okvirne financijske uredbe na koju Zajedničko poduzeće može dostaviti prijedlog za izmjene. U skladu s člankom 5. Odluke Vijeća 2007/198/Euratom, Zajedničko poduzeće sada ovisi o Komisiji koja mora dati prethodno mišljenje o Financijskoj uredbi Zajedničkog poduzeća, jer se tek nakon procjene mišljenja Komisije može dostaviti konačna verzija pravila Upravnom odboru na njegovom sljedećem sastanku u prosincu 2014.

25.

Zajedničko poduzeće zamolilo je najveće moguće razumijevanje i potporu od industrije za provedbu takve politike. Kao rezultat toga proveden je konzultantski postupak tijekom 2013. godine kako bi se dobili podaci i, tamo gdje je moguće, suglasnost industrije o nizu praktičnih rješenja. Važno je naglasiti da su pri usvajanju mjera za funkcioniranje provedbe politike o pravima intelektualnog vlasništva također usvojene i ugovorne odredbe koje će se koristiti u ugovornim aktivnostima Zajedničkog poduzeća. To je namjerno napravljeno kako bi se Zajedničkom poduzeću omogućilo da primjenjuje politiku bez potrebe za daljnjom provedbom ili regulatornim mjerama. U svakom slučaju, kako bi se olakšalo da se nova politika neometano uklopi u prakse Zajedničkog poduzeća i zajamčilo njezino poštivanje, neke su prilagodbe napravljene u procesu donošenja odluka Zajedničkog poduzeća.

26.

Zajedničko poduzeće željelo bi naglasiti da je rezidualni rizik povezan s isključivim pravom na iskorištavanje intelektualnog vlasništva izvan područja fuzije koji je ponuđen ugovarateljima učinkovito ublažen činjenicom da Zajedničko poduzeće zadržava kao nekompromisno pravilo neisključivo, prenosivo pravo korištenja proizvedenog intelektualnog vlasništva u području fuzije. Nema konflikta između isključivosti koja je dana prijavama izvan područja fuzije i dijeljenih prava za prijave u području fuzije; stoga nema dodatnih rizika na temelju te razlike. Zajedničko poduzeće posebno će se pobrinuti da se točno odredi što spada u prijavu na području fuzije (što će minimalno uključivati sve sustave, podsustave i komponente uključene u opseg sporazuma ITER), kako bi se naspram ugovaratelja osigurala najveća moguća jasnoća i transparentnost.

Osim toga, Zajedničko poduzeće smatra da takav pristup pravima intelektualnog vlasništva povećava tržišno natjecanje jer su ugovorni uvjeti atraktivniji za ugovaratelje što pridonosi racionalizaciji troškova i širenju naše prisutnosti diljem Europe.

27.

Zajedničko poduzeće napominje da vlasnici imovine intelektualnog vlasništva imaju u pravilu veliki interes osigurati da bilo koje širenje aktivnosti ne sprječava zaštitu imovine. To posebno vrijedi kad ugovaratelj ima isključiva prava na iskorištavanje u svom primarnom području poslovanja izvan područja fuzije. Mogućnost uvođenja službe praćenja koja bi pratila kršenja ugovornih uvjeta u slučaju da ugovaratelj objavi informacije bez suglasnosti ne čini se proporcionalnom veličini rezidualnog rizika i bilo bi je teško provoditi u praksi.

28.

Upravni odbor usvojio je pravila o upravljanju sukobom interesa u vezi članova osoblja koja su stupila na snagu 1. srpnja 2014. Provedbene mjere (npr. o općim izjavama o nepostojanju sukoba interesa, pravilima nakon prestanka zaposlenja) uskoro se donose. Radi se na uspostavljanju baze podataka za opće izjave o nepostojanju sukoba interesa.

29.

Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi.

30.

Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi.

31.

Sporazum s državom domaćinom koji su 2007. godine potpisali „Fuzija za energiju” i Kraljevina Španjolska doista predviđa da Španjolska Zajedničkom poduzeću treba omogućiti stalan prostor i to najkasnije tri godine nakon potpisivanja sporazuma. Sporazumom je također predviđeno da u međuvremenu, a prije nego što stalan prostor bude dostupan, Španjolska treba omogućiti privremeni prostor.

Kako Španjolska još nije omogućila stalan prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i odbila je omogućiti dodatan prostor u privremenom prostoru, pitanje je upućeno Upravnom odboru u prosincu 2013. U svojim zaključcima, Upravni odbor Zajedničkog poduzeća:

Zaključci Upravnog odbora preneseni su španjolskim tijelima u kojima se od njih traži da hitno obrate pozornost na ovaj problem i da obavijeste Upravni odbor Zajedničkog poduzeća o mjerama koje planiraju poduzeti u pogledu svojih obveza. Španjolska tijela odgovorila su navodeći da su već omogućila sav prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i stoga nije moguće omogućiti dodatan prostor. U vezi stalnog prostora, oni se pozivaju na razgovore koji su se odvijali 2010.–2011. godine o mogućoj gradnji na tom području koju su kasnije odbacili i Španjolska i Zajedničko poduzeće, kako bi na kraju rekli da je u tijeku postupak odabira lokacije za novu zgradu te da će Zajedničko poduzeće biti uskoro obaviješteno. Usprkos izjavama koje su dala španjolska tijela o mogućem napretku u donošenju odluke za stalni prostor, potrebno je naglasiti da Zajedničko poduzeće nije zaprimilo nikakve novosti već više od godinu dana. Izvješće radne skupine na koje se Španjolska poziva dovršeno je u rujnu 2013. i nisu poduzete nikakve mjere od tada. Nedavno pismo španjolskog državnog tajnika ne dostavlja nikakve elemente koji ukazuju na stvaran napredak po tom pitanju. Kao što je već više puta spomenuto španjolskim tijelima i Upravnom odboru, radni prostor koji je trenutačno dostupan Zajedničkom poduzeću nije dovoljan i sada ima za rezultat sve veće probleme što sprječava Zajedničko poduzeće i njegovo osoblje da rade u razumnim uvjetima. Uz značajne napore da se popune sva raspoloživa radna mjesta i smanji stopa upražnjenih mjesta, situacija postaje sve gora svaki mjesec. U nedavnom istraživanju provedenom među osobljem Zajedničkog poduzeća, uvjeti u radnom prostoru navedeni su kao glavni uzrok poteškoća i zabrinutosti.

32.

Fuzija za energiju već je usvojila većinu provedbenih pravila koja spominje Sud – roditeljski dopust, obiteljski dopust, mirovinska prava, ocjenjivanje direktora, kategorizacija prema razredima i stupnjevima, nepuno radno vrijeme. U vezi pravila za privremene djelatnike, ona su dostavljena na početku 2013. godine Komisiji na odobrenje, međutim ona još nije dostavila svoje očitovanje te se ista nisu mogla još dostaviti Upravnom odboru na odobrenje u skladu s člankom 110. Pravilnika o osoblju. Isti se problem pojavljuje također za određeni broj dodatnih nacrta provedbenih pravila koji su dostavljeni Komisiji na odobrenje u 2013. godini. U međuvremenu je reforma Pravilnika o osoblju stupila na snagu 1. siječnja 2014. i potrebne su nove prilagodbe. Fuzija za energiju već je poduzela potrebne korake i dostavila Upravnom odboru nekoliko pravila Komisije koja se mogu primjenjivati po analogiji, uključujući ažurirane odredbe o nepunom radnom vremenu i kategorizaciji prema razredima i stupnjevima što je bilo potrebno nakon reforme. Osim toga, konzultacije s odborom za osoblje o drugim pravilima odvijaju se u skladu s novim člankom 110. Stoga očekujemo napraviti daljnji napredak tijekom godine, ako Komisija odgovori u razumnom roku na zahtjeve Fuzije za energiju za odstupanjima. Konačno u pogledu nekih pravila – posebno angažiranje privremenih djelatnika, angažiranje ugovornih djelatnika, ocjenjivanje i ponovna kategorizacija, neplaćeni dopust za ugovorne i privremene djelatnike – dogovoreno je s Komisijom koristiti zajednički model odluka kojeg trenutno izrađuje Stalna radna skupina sastavljena od predstavnika agencija i Komisije.