Back to EUR-Lex homepage

EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search
You are here

Document 52014TA1210(39)

Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Ureda za usklađivanje na unutarnjem tržištu za financijsku godinu 2013. zajedno s odgovorima Ureda

SL C 442, 10.12.2014, p. 332–339 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

10.12.2014   

HR

Službeni list Europske unije

C 442/332

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Ureda za usklađivanje na unutarnjem tržištu za financijsku godinu 2013. zajedno s odgovorima Ureda

(2014/C 442/39)

UVOD

1.

Ured za usklađivanje na unutarnjem tržištu (u daljnjem tekstu: Ured ili OHIM) sa sjedištem u Alicanteu osnovan je Uredbom Vijeća (EZ) br. 40/94 (1), koja je stavljena izvan snage i zamijenjena Uredbom (EZ) br. 207/2009 (2). Ured je zadužen za provedbu zakonskih akata Europske unije koji se odnose na žigove i dizajne, što poduzećima daje pravo na jedinstvenu zaštitu na čitavom području Europske unije (3).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

2.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava Ureda. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

3.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Ureda, koja se sastoji od financijskih izvještaja (4) i izvješća o izvršenju proračuna (5) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013.; te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom.

Odgovornost uprave

4.

Uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Ureda te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (6).

(a)

Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Ureda uključuju izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik (7); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Predsjednik odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Ureda nakon što ju je računovodstveni službenik Ureda pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Ureda u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

5.

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Odboru za proračun Ureda osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija (8). Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Ureda značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

6.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

7.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Ureda u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Ureda na dan 31. prosinca 2013. te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

9.

Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila zaključno s 31. prosinca 2013. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

10.

Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

11.

Iznos storniranih prijenosa sredstava iz prošlih godina povećao se s 4,2 milijuna eura (13 %) koliko je iznosio 2012. na 6,0 milijuna (16 %) 2013. godine. Razlog za takvo stanje u obje godine leži u tome što su troškovi koji su trebali biti vraćeni u skladu sa sporazumima o suradnji s nacionalnim uredima država članica bili manji od procijenjenih (1,9 milijuna eura 2012. i 3,8 milijuna eura 2013. godine), što ukazuje na potrebu da se na kraju godine od nacionalnih ureda dobiju točnije informacije o stvarno nastalim troškovima.

12.

Razina rezerviranih odobrenih sredstava u 2013. godini za različite se glave kretala u rasponu od 98 % do 89 % ukupnih odobrenih sredstava, što ukazuje na to da su se pravne obveze izvršavale na vrijeme. Razina rezerviranih odobrenih sredstava prenesenih u 2014. godinu bila je visoka za glavu II. (administrativni rashodi) i iznosila 23,9 milijuna eura (28 %), kao i za glavu III. gdje je iznosila 13,3 milijuna eura (38 %). Za glavu II. do toga je došlo zbog višegodišnjih ugovora uglavnom povezanih s izgradnjom nove zgrade te informatičkim rješenjima i uslugama/potrepštinama naručenim krajem 2013. godine, kako je i planirano, a koji će dospjeti na plaćanje tek 2014. godine. Za glavu III. to je uglavnom bilo povezano sa sporazumima o suradnji s nacionalnim uredima u vezi s kojima nacionalni uredi nisu trebali podnijeti zahtjeve za povrat troškova do 2014. godine te s redovnom narudžbom prevoditeljskih usluga u posljednjim mjesecima 2013., koje će dospjeti na plaćanje tek 2014. godine.

DRUGE PRIMJEDBE

13.

Ured ima uspostavljeni plan poslovnog kontinuiteta i upravljanja kriznim situacijama kojim je propisano da stalno moraju postojati dežurni zaposlenici za obavljanje otprilike 25 različitih zadaća. Iako odobrena proračunska sredstva za naknade za dežurstvo na godišnjoj razini odobrava Odbor za proračun, iznos isplaćen 2013. godine (4 02  458 eura) uvelike prekoračuje istovjetne naknade koje isplaćuju druge agencije koje trebaju osigurati dežurstvo.

PRAĆENJE PODUZETIH MJERA U VEZI S PRIMJEDBAMA IZ PRIJAŠNJIH GODINA

14.

Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na primjedbe Suda iz prošlih godina nalazi se u prilogu I.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Milan Martin CVIKL, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 8. srpnja 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 11, 14.1.1994., str. 1.

(2)  SL L 78, 24.3.2009, str. 1.

(3)  Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Ureda. Priložen je kao izvor informacija.

(4)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(5)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(6)  Članci 38. i 43. Uredbe br. CB-3-09 Proračunskog odbora Ureda za usklađivanje na unutarnjem tržištu.

(7)  Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(8)  Članci 91. do 95. Uredbe br. CB-3-09 Odbora za proračun Ureda za usklađivanje na unutarnjem tržištu.

PRILOG I.

Praćenje poduzetih mjera u vezi s primjedbama iz prijašnjih godina

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno/U tijeku/Predstoji/—)

2011.

Sud je utvrdio nekoliko nedostataka koji se odnose na ugovor o razini pružanja usluga iz 2011. godine između Ureda i Prevoditeljskog centra za tijela Europske unije (CDT). Ured je navedeni ugovor potpisao 20. lipnja 2011., te je on u skladu s člankom 10. stupio na snagu 1. siječnja 2011. Provedba Ugovora započela je prije njegovog potpisivanja. Na zahtjev Prevoditeljskog centra Ured je isplatio 1,8 milijuna eura naknade (1). Nadalje, ta je isplata odobrena bez proračunske obveze i bez raspoloživih odobrenih sredstava (2).

—

2011.

Potrebno je poboljšati upravljanje dugotrajnom imovinom Ureda. Računovodstveni postupci i informacije o troškovima nisu bili pouzdani za nematerijalnu imovinu koju je ostvario Ured.

Dovršeno

2011.

Novčana sredstva Ureda na dan 31. prosinca 2011. iznosila su 520 milijuna eura (495 milijuna eura u 2010. godini). Nakon što je Odbor za proračun u 2010. godini odobrio politiku vođenja blagajne, novčana su sredstva položena u 9 banaka u 5 država članica.

Dovršeno

Međutim, Sud napominje da je razina novčanih sredstava i dalje visoka

2012.

Od 31,9 milijuna eura rezerviranih odobrenih sredstava prenesenih iz 2011. u 2012. godinu, u 2012. godini stornirano je 4,16 milijuna eura (13 %). Od tog je iznosa 1,93 milijuna eura povezano sa sporazumima o suradnji s državama članicama koje nisu u potpunosti iskoristile dodijeljena sredstva.

—

2012.

Ukupna razina rezerviranih odobrenih sredstava u 2012. godini iznosila je 93 %, što ukazuje na to da su se obveze izvršavale na vrijeme. No, razina rezerviranih odobrenih sredstava prenesenih u 2013. godinu bila je visoka i iznosila 36,7 milijuna eura (19 % ukupnih rezerviranih odobrenih sredstava), od čega se 21,7 milijuna eura odnosilo na glavu II. (administrativni rashodi), a 14,1 milijun eura na glavu III. (operativni rashodi). Glavni razlog visoke razine prijenosa leži u kasnom zaprimanju računa za dobavljenu robu i pružene usluge u 2012. godini. Preciznije, u glavi II. visoka razina prijenosa proizašla je i iz niza višegodišnjih ugovora povezanih s izgradnjom nove zgrade Ureda (6,09 milijuna eura), kao i nabavom informatičkih rješenja (7,67 milijuna eura). U glavi III., prijenosi su ponajprije povezani sa sporazumima o suradnji s državama članicama, u vezi s kojima se zahtjevi za povrat troškova trebaju predati tek u 2013. godini (8,13 milijuna eura). Osim toga, u zadnjim mjesecima 2012. godine naručene su prevoditeljske usluge (5,43 milijuna eura) koje dospijevaju na plaćanje 2013. godine.

—

(1)  Najmanja vrijednost utvrđena ugovorom treba iznositi 16,3 milijuna eura. Ukupna vrijednost pruženih usluga u 2011. godini iznosila je 14,5 milijuna eura.

(2)  Ova je isplata izvršena iz proračuna za 2012. godinu.

PRILOG II.

Ured za usklađivanje na unutarnjem tržištu (Alicante)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

(članci 36. i 56. Ugovora o funkcioniranju Europske unije)

Slobodno kretanje robe

[...] zabrane ili ograničenja [...] koji su opravdani razlozima […] zaštite industrijskog i trgovačkog vlasništva [ne smiju] biti sredstvo proizvoljne diskriminacije ili prikrivenog ograničivanja trgovine među državama članicama.

[...] zabranjuju se ograničenja slobode pružanja usluga unutar Unije u odnosu na državljane država članica s poslovnim nastanom u državi članici koja nije država osobe kojoj su usluge namijenjene. [...]

Nadležnosti Ureda

(Uredba Vijeća (EZ) br. 207/2009)

(Uredba (EU) br. 386/2012 Europskog parlamenta i Vijeća)

Ciljevi

Provedba zakonskih akata Europske unije koji se odnose na žigove i dizajne, što poduzećima daje pravo na jedinstvenu zaštitu na čitavom području Europske unije.

Promicanje rasprave, istraživanja, izobrazbe, komunikacije, izrade naprednih informatičkih alata za podršku te širenje dobre prakse vezane za pitanja intelektualnog vlasništva.

Zadaće

—

Zaprimanje i unos zahtjeva za upis u registar,

—

razmatranje uvjeta za upis u registar i usklađenosti sa zakonskim aktima Europske unije,

—

provjera postojećih nacionalnih žigova u uredima za industrijsko vlasništvo država članica,

—

objava zahtjeva,

—

razmatranje mogućih primjedbi ostalih zainteresiranih strana,

—

upis u registar ili odbacivanje zahtjeva,

—

razmatranje zahtjeva za opozivom ili poništenjem,

—

obrada žalbi na rješenja,

—

promicanje boljeg razumijevanja vrijednosti intelektualnog vlasništva,

—

promicanje boljeg razumijevanja opsega i učinka kršenja prava intelektualnog vlasništva,

—

osiguravanje boljeg poznavanja dobre prakse zaštite prava intelektualnog vlasništva u javnom i privatnom sektoru,

—

sudjelovanje u podizanju građanske svijesti o učinku kršenja prava intelektualnog vlasništva,

—

podizanje razine stručnosti osoba zaduženih za provedbu prava intelektualnog vlasništva,

—

podizanje razine znanja o tehničkim alatima za sprječavanje i borbu protiv kršenja prava intelektualnog vlasništva, uključujući sustave praćenja i utvrđivanja sljedivosti koji pomažu razlikovati izvorne proizvode od krivotvorina,

—

osiguravanje mehanizama među tijelima država članica koja djeluju u području prava intelektualnog vlasništva koji promiču internetsku razmjenu informacija o provedbi tih prava te promicanje suradnje sa i među tim tijelima,

—

savjetovanje s državama članicama i rad na promicanju suradnje s uredima za intelektualno vlasništvo u državama koje nisu članice EU-a radi jačanja strategija i razvoja tehnika, vještina i alata za provedbu prava intelektualnog vlasništva.

Upravljanje

Upravni odbor

Sastav

—

Po jedan predstavnik svake države članice i jedan predstavnik Komisije te njihovi zamjenici.

Zadatak

—

Savjetovanje predsjednika o pitanjima u nadležnosti Ureda.

—

Sastavljanje popisa kandidata (članak 125.) za predsjednika, potpredsjednike, predsjedatelje i članove žalbenog vijeća.

Predsjednik Ureda

—

Predsjednika odabire Vijeće s popisa od najviše tri kandidata koji je sastavio upravni odbor.

Odbor za proračun

Sastav

—

Po jedan predstavnik svake države članice i jedan predstavnik Komisije i njihovi zamjenici.

Zadatak

—

Usvajanje proračuna i financijske uredbe, prihvaćanje predsjednikovog izvješća o izvršenju proračuna i određivanje troškova izvješća o pretraživanju.

Rješenja o zahtjevima

Rješenja donose:

(a)

ispitivači;

(b)

odjeli za prigovore;

(c)

odjel za upravljanje žigovima i pravne poslove;

(d)

odjeli za poništaje;

(e)

žalbena vijeća.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud.

Tijelo zaduženo za davanje razrješnice

Odbor za proračun Ureda.

Sredstva stavljena na raspolaganje Uredu u 2013. (2012.)

Proračun

418 (429) milijuna eura

Osoblje na dan 31. prosinca 2013.

861 (775) radno mjesto u planu radnih mjesta, od kojih je popunjeno: 731 (680) + 171 (138) drugi djelatnik (pomoćno osoblje, ustupljeni nacionalni stručnjaci, lokalno osoblje i osoblje zaposleno posredovanjem zavoda za zapošljavanje, posebni savjetnici)

Ukupan broj članova osoblja: 902 (818)

Isporučeni proizvodi i pružene usluge u 2013. (2012.)

Žigovi

Broj zahtjeva: 1 14  421(1 07  924)

Broj upisa u registar: 98  092(95  645)

Broj prigovora: 17  006(16  634)

Žalbe upućene žalbenim vijećima: 2  602(2  339)

Žalbe u postupku rješavanja: 2  361(2  352)

Dizajni

Zaprimljeni dizajni: 95  429(92  175)

Dizajni upisani u registar: 84  056(78  658)

Izvor: Prilog je dostavio Ured.

ODGOVORI UREDA

11.

Ured trenutno uvodi, u suradnji s nacionalnim uredima, mjere za smanjenje visoke stope storniranja prijenosa sredstava. Uveden je pilot projekt za privremeni šestomjesečni izvještaj o izvršenju. Kada se poveća sudjelovanje u ovom pilot projektu, zamisao je proširiti takve pilot projekte na važne projekte koje Ured provodi u suradnji s nacionalnim uredima. U konačnici Ured će također analizirati moguće prilagodbe ugovora (za 2015.) s nacionalnim uredima kako bi se smanjili nepotrebni prijenosi sredstava.

12.

Osim mjera iz prethodnog stavka, kojima bi se smanjila visoka razina prijenosa uglavnom unutar glave III., ali i unutar glave II., Ured trenutno uspostavlja sustav s CDT-om za smanjenje prijenosa sredstava na kraju godine. Nadalje, kako navodi Sud, proširenje sjedišta Ureda i razvoj sustava informacijske tehnologije (IT) opravdavaju visoku razinu prijenosa unutar glave II.

Ured uspostavlja mjere u cilju bolje kontrole iznosa sredstava koji se prenose svake godine.

13.

U skladu sa zahtjevima međunarodnih normi za upravljanje kvalitetom (ISO 27001) i normi unutarnje kontrole (ICS 10) koje je usvojio Odbor za proračun Ureda, Ured je uspostavio Plan poslovnog kontinuiteta (BCP).

To je sada također predviđeno Okvirnom financijskom uredbom iz 2013.

U studenome 2006. upravljački odbori Ureda, tj. Upravni odbor i Odbor za proračun, upoznati su sa strategijom OHIM-a, te su je podržali, a ona se temelji na scenariju koji predviđa tri razine (0. razina: tim za upravljanje u kriznim situacijama; 1. razina: timovi za IT i logistiku, tim za koordinaciju oporavka poslovanja i tim za globalnu komunikaciju; 2. razina: timovi koji će raditi na oporavku poslovanja). Financijska naknada za osoblje na dežurstvu propisana je Pravilnikom o osoblju. Utjecaj tih naknada na proračun iskazan je u posebnoj proračunskoj liniji, koja se ažurira (u skladu s potrebama organizacije) i uključuje u proračun svake godine.

BCP je uspostavljen nakon što je provedena opsežna analiza učinka u suradnji s vanjskim konzultantima, te obuhvaća sve aktivnosti Ureda.

Ured ima 25 radnih mjesta (radnih uloga) na trajnom dežurstvu, a tijekom 2013. isplaćene su im naknade u iznosu od 4 02  458 EUR. Ured je, u skladu s BCP-om, osnovao tako snažnu jedinicu zbog sljedećih razloga:

Ured ima visoku razinu izloženosti i vidljivosti prema svojim dionicima te treba osigurati operativne usluge e-poslovanja i promptni odgovor korisnicima 24 sata na dan, sedam dana u tjednu. Nedostupnost sustava informacijskih tehnologija imala bi ozbiljne posljedice na poslovni kontinuitet. Stoga je u svim organizacijskim dijelovima Ureda neophodno osigurati poslovni kontinuitet te u tomu sudjeluju svi odjeli (vidljivost aktivnosti kao što su suradnja s državama članicama te, u djelokrugu rada Opservatorija, interakcija s uredom u Bruxellesu, podrška osoblju koje radi na daljinu, osiguranje učinkovite naplate pristojbi (automatizirani sustavi informacijske tehnologije kojima se koristi cijeli Ured) te naposljetku uključenost osoblja zaduženog za nabavu budući da ono ima utvrđenu ulogu centraliziranja intervencije (upravljanje svim ekonomskim spisima) u slučaju katastrofe). Zbog broja naših dobavljača i činjenice da se radi o inozemnim subjektima, formalna dokumentacija je vrlo opsežna i u velikoj mjeri ovisna o sustavu informacijske tehnologije.

Po našem mišljenju, navedeni razlozi opravdavaju našu različitost u odnosu na ostale agencije.

Od svog osnivanja, Ured je u dva navrata primijenio smjene dežurstava, posljednji put prilikom uvođenja novog mrežnog mjesta.

Iznos naknada isplaćenih osoblju na dežurstvu tijekom 2013. iznosi manje od 0,5 % ukupnih rashoda unutar glave I. Također, iznos tih troškova manji je od jednodnevnog prihoda ostvarenog pružanjem internetskih usluga Ureda.

Ured će uzeti u obzir opažanja Revizorskog suda tijekom svojeg godišnjeg pregleda procesa, postupaka i sustava u cilju kontinuiranih unapređenja.

14.

Ured prima na znanje da Revizorski sud smatra sve primjedbe iz prethodne godine dovršenima ili nepoznatima.
Top