NACRT

ODLUKA ZAJEDNIČKOG ODBORA

od …

o donošenju njegovog Poslovnika

ZAJEDNIČKI ODBOR,

uzimajući u obzir Sporazum između Europske unije i Republike Moldove o zaštiti oznaka zemljopisnog podrijetla poljoprivrednih i prehrambenih proizvoda, a posebno njegov članak 11.,

budući da je Sporazum stupio na snagu 1. travnja 2013.;

DONIJELO JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Voditelji delegacija

1.   Europska unija i Republika Moldova („stranke”) imenuju svaka svog voditelja delegacije koji je kontakt osoba za sva pitanja u svezi s Odborom.

2.   Svaki voditelj delegacije može delegirati sve ili neke od poslova voditelja delegacije imenovanom zamjeniku, u kojem se slučaju sva upućivanja na voditelja delegacije u daljnjem tekstu jednako primjenjuju na imenovanog zamjenika.

Članak 2.

Predsjedatelj

1.   Dužnost predsjedatelja Odbora naizmjenično obnašaju voditelji delegacija svake od stranaka za razdoblje od jedne kalendarske godine.

2.   Predsjedatelj je odgovoran za administrativne poslove Odbora.

Članak 3.

Sastanci

1.   U suglasnosti s drugim voditeljem delegacije, predsjedatelj određuje vrijeme i mjesto sastanaka, a u slučaju sastanaka koji se održavaju uz pomoć elektroničkih sredstava, i njihove tehničke pojedinosti. Pri dogovaranju vremena i mjesta sastanka, predsjedatelj i drugi voditelj delegacije poštuju obvezu održavanja sastanka u roku od 90 dana.

2.   Ako se obje stranke s time suglase, sastancima Zajedničkog odbora mogu nazočiti stručnjaci koji mogu pružiti zatražene posebne informacije.

3.   Ako nije drugačije zajedničkidogovoreno, sastanci Odbora nisu javni.

Članak 4.

Korespondencija

1.   Sva korespondencija upućena ili namijenjena Odboru šalje se predsjedatelju Odbora. Predsjedatelj šalje po jedan primjerak sve korespondencije koja se odnosi na Odbor drugom voditelju delegacije, šefu Misije Moldove u Bruxellesu i šefu delegacije EU-a u Kišinjevu.

2.   Korespondencija između predsjedatelja i drugog voditelja delegacije može se odvijati pisanim putem u bilo kojem obliku, uključujući i elektroničkom poštom.

Članak 5.

Dnevni red sastanaka

1.   Predsjedatelj sastavlja prijedlog dnevnog reda prije sastanka. Prijedlog dnevnog reda šalje se drugom voditelju delegacije najkasnije 20 radnih dana prije početka sastanka. Prijedlog dnevnog rada kojeg predsjedatelj prosljeđuje uključuje svaku točku obuhvaćenu člankom 11. stavka 3. Sporazuma, po izboru predsjedatelja.

2.   Voditelji delegacija mogu zahtijevati raspravu o dodatnim točkama obuhvaćenim člankom 11. stavkom 3. najmanje 10 radnih dana prije početka sastanka, koje predsjedatelj mora uvrstiti u prijedlog dnevnog reda.

3.   Predsjedatelj prosljeđuje konačni prijedlog dnevnog reda drugom voditelju delegacije najmanje pet radnih dana prije početka sastanka.

4.   Dnevni red suglasno usvajaju predsjedatelj i drugi voditelj delegacije na početku svakog sastanka. Ako se predsjedatelj i voditelj delegacije suglase, uz točke predviđene prijedlogom dnevnog reda, u dnevni se red mogu uvrstiti i druge točke.

Članak 6.

Usvajanje instrumenata

1.   Odluke Odbora u smislu članka 11. stavka 2. Sporazuma upućuju se strankama, a potpisuju ih predsjedatelj i drugi voditelj delegacije.

2.   Svaka stranka može odlučiti objaviti bilo koju od odluka koje je donio Odbor.

Članak 7.

Pismeni postupak

1.   Odluka Odbora može se donijeti u pismenom postupku ako se predsjedatelj i drugi voditelj delegacije tako dogovore.

2.   Voditelj delegacije koji predlaže primjenu pismenog postupka dostavlja prijedlog odluke drugom voditelju delegacije. Drugi voditelj delegacije odgovara, navodeći prihvaća li ili ne prihvaća prijedlog, predlaže li izmjene ili zahtijeva dodatno vrijeme za razmatranje. Ako se prijedlog usvoji, finalizira se u skladu s člankom 6. stavkom 1.

Članak 8.

Zapisnik

1.   Predsjedatelj sastavlja nacrt zapisnika svakog sastanka i dostavlja ga drugom voditelju delegacije u roku od 20 radnih dana nakon sastanka. U nacrtu zapisnika navode se preporuke, a mogu se zabilježiti i svi drugi doneseni zaključci. Drugi voditelj delegacije izražava suglasnost s prijedlogom ili podnosi prijedlog izmjena. Kad se postigne sporazum o nacrtu zapisnika, dva izvornika potpisuju predsjedatelj i drugi voditelj delegacije. Jedan izvornik zapisnika pohranjuje se kod predsjedatelja, a drugi kod drugog voditelja delegacije.

2.   U slučaju da se do sazivanja sljedećeg sastanka ne postigne sporazum o zapisniku, u zapisnik se unosi nacrt kojeg je sastavio predsjedatelj kojemu se prilaže prijedlog izmjena koji je podnio drugi voditelj delegacije.

Članak 9.

Troškovi

Svaka stranka snosi vlastite troškove nastale u vezi sa sudjelovanjem na sastancima Odbora.

Članak 10.

Povjerljivost

Vijećanja Odbora povjerljive su naravi.