1.

U skladu s temeljnim aktom, troškovi, da bi bili opravdani, moraju:

2.

U slučaju višegodišnjih mjera u smislu članka 16. stavka 6. temeljnog akta, samo dio mjera sufinancira koji se sufinancira godišnjim programom smatra projektom na koji se primjenjuju ta pravila o opravdanosti.

3.

Projekti koji se financiraju iz Fonda ne mogu se financirati iz drugih izvora koje pokriva proračun Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.

1.

Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ukoliko, na kraju projekta, izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze troškove, doprinosi za projekt iz Fonda na smanjuju se sukladno tome.

Svi izvori prihoda za projekt moraju se bilježiti u računovodstvenoj evidenciji ili poreznoj dokumentaciji krajnjeg korisnika i moraju se moći utvrditi i kontrolirati.

2.

Projektni prihodi dolaze iz svih financijskih doprinosa koje projektu odobri Fond, iz javnih ili privatnih izvora, uključujući vlastite doprinose krajnjeg korisnika, kao i sve primitke nastale projektom. ‚Primici’ u smislu ovog pravila pokrivaju prihode koje projekt dobije tijekom razdoblja opravdanosti, kako je opisano u točki 1.4, od prodaje, najma, usluga, upisnina/taksi i drugih sličnih prihoda.

3.

Doprinos Zajednice koji proizlazi iz načela neprofitnosti, kako je navedeno u članku 12. točka (c) ove Odluke, bit će ‚ukupni opravdani troškovi’ umanjeni za ‚prihode trećih’ i ‚primitke koji nastaju zbog projekta’.

1.

Moraju nastati troškovi povezani s projektom i moraju biti izvršena odgovarajuća plaćanja (osim za amortizaciju) nakon 1. siječnja one godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi za države članice. Razdoblje opravdanosti traje do 30. lipnja godine N (*) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma.

2.

Izuzetak od razdoblja opravdanosti iz stavka 1. učinjen je za tehničku pomoć državama članicama (vidjeti točku IV. 3).

1.

Izdaci odgovaraju plaćanjima koja izvrši konačni korisnik. Plaćanja moraju imati oblik financijskih (gotovinskih) transakcija, osim amortizacije.

2.

Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kada to nije moguće, izdaci se dokazuju popratnim ispravama ili popratnim dokumentima jednake dokazne vrijednosti.

3.

Izdaci se moraju moći utvrditi i kontrolirati. Posebno:

4.

Prema potrebi, konačni korisnici moraju posjedovati ovjerene preslike računovodstvenih isprava koje pokazuju prihode i rashode koji nastaju partnerima u vezi projekta.

5.

Pohrana i obrada evidencija iz stavka 2. do 4. mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

1.

Izdaci za mjere iz članaka 4. i 6. temeljnog akta moraju nastati na državnom području država članica od strane krajnjih korisnika iz točke I.1.1.(e) osim

2.

Partneri u projektu registrirani i s poslovnim nastanom u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima ali samo ako time ne nastaju novi troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima i specijaliziranih agencija koje su takve organizacije osnovale, Međunarodni odbor crvenog križa i Društva crvenog polumjeseca. novlae su takve organizacije osnovlaeva članica i u trećim zemljama.

1.

Troškovi za osoblje koji su dodijeljeni projektu, a uključuju plaće, dodatke za socijalno osiguranje i druge propisane troškove koji su opravdani, ukoliko je to u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika.

2.

Za međunarodne organizacija opravdani troškovi za osoblje mogu uključivati sredstva za obveze propisane zakonom i druge opravdane troškove u vezi plaća.

3.

Povezani troškovi za plaće osoblja u javnim tijelima opravdani su do iznosa u kojem se odnose na troškove za djelatnosti koje konkretno javno tijelo ne bi obavljalo u slučaju kada se konkretni projekt ne bi provodio; to se osoblje dodjeljuje ili premješta za provedbu projekta pisanom odlukom krajnjeg korisnika.

4.

Troškovi za osoblje detaljno su navedeni u prijedlogu projekta pri čemu treba navesti poslove i broj osoblja.

1.

Putni troškovi i dnevnice su opravdani kao izravni troškovi za osoblje ili druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima projekta i čija su putovanja potrebna za provođenje projekta.

2.

Putni troškovi su opravdani na temelju stvarno nastalih troškova. Iznos povrata temelji se na najnižem obliku javnog prijevoza i letova i dopušten je u pravilu samo za putovanja preko 8000 km (povratna karta), ili ako geografski položaj mjesta opravdava putovanje zrakoplovom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se u pravilu vraćaju na temelju cijene javnog prijevoza ili ne temelju broja kilometara u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili onima koja primjenjuje krajnji korisnik.

3.

Troškovi boravka opravdani su na temelju stvarnih troškova ili dnevnice. Ako navedenih granica koje utvrde države članice u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Za dnevnice se u pravilu smatra da pokrivaju lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, hranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke.

1.

Troškovi povezani s kupnjom opreme (sustavi, djelatna oprema, prijevozna sredstva koja su između ostalog navedena u članku 5. stavku 1. točkama od (c) do (f) temeljnog akata) opravdani su u skladu s nacionalnim pravilima. Takvi troškovi su opravdani za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova najma, ako:

2.

S druge strane, troškovi za opremu koja je gore navedena mogu biti opravdani na temelju amortizacije u skladu s nacionalnim pravilima. U tom se slučaju primjenjuju uvjeti pod (a), (b) i (c) u stavku 1. Osim toga, također moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1.

Ako je stjecanje nekretnina bitno za provedbu projekta i jasno povezano s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine tj. zgrade koja je već izgrađena ili gradnja nekretnine je opravdana za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova, ili na temelju amortizacije, pod uvjetima navedenim dalje u tekstu, ne dovodeći u pitanje primjenu strogih nacionalnih pravila:

2.

Troškovi za obnovu nekretnine opravdani su za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova ili na temelju amortizacije. U slučaju troškova za obnovu primjenjuju se samo uvjeti iz točaka (c) i (e) stavka 1.

(a)

nekretnine nisu kupljene donacijom Zajednice;

(b)

nekretnine se mogu koristiti samo za provedbu projekta. U suprotnom, opravdan je samo onaj dio troškova koji odgovara korištenju za svrhu projekta.

1.

Općenito, krajnji korisnici moraju imati svojstva sami upravljati projektima. Iznos za zadatke koji se moraju podugovoriti u okviru projekta mora biti jasno naznačen u ugovoru o donaciji.

2.

Izdaci povezani sa sljedećim podugovorima nisu opravdani za sufinanciranje iz Fonda:

3.

Podugovaratelji su dužni za sve podugovore sve pružiti tijelima revizije i kontrole sve potrebne podatke u vezi podugovornih aktivnosti.

1.

Neizravni opravdani troškovi za mjere su oni troškovi koje, uzimajući u obzir uvjete opravdanosti iz točke I.1.1. nije moguće utvrditi kao posebne troškove izravno povezane s izvođenjem projekta.

2.

Odstupajući od točke I.5.5. i točke I.5. neizravni troškovi provođenja mjera mogu biti opravdani na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći utvrđenog na najviše 2,5% ukupno opravdanih izravnih troškova.

3.

Organizacije koje primaju donacije za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu uključiti neizravne troškove i svoj prijedlog proračuna.

(a)

PDV, osim u slučaju da krajnji korisnik pokaže da ne može dobiti njegov povrat;

(b)

povrat kapitala, dugovi i naknade za dužničke obveze, kamate po zaduženju, provizije za kupnju deviza i gubici na tečaju, rezervacije za gubitke ili potencijalne buduće obveze, plaćanje kamata, upitni dugovi, kazne, financijske kazne, troškovi suđenja, te prekomjerni ili nepotrebni izdaci;

(c)

troškovi prezentacije osim za projektno osoblje; razumni troškovi za ugošćavanje na društvenim događajima opravdanim projektom, kao što je susret na kraju projekta ili susret vodeće skupine projekta dozvoljeni su;

(d)

troškovi koje prijavi krajnji korisnik i koji su pokriveni drugim projektom ili radnim programom koje se pokrivaju iz donacija Zajednice;

(e)

kupnja zemlje;

(f)

davanja u naravi.

1.

Svi troškovi koji nastaju za provedbu Fonda a koji nastaju nadležnom tijelu, ovlaštenom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu za potvrđivanje ili drugom tijelu koje pomaže pri zadacima navedenim u stavku 2. su opravdani u okviru tehničke pomoći u granicama navedenim u članku 18. temeljnog akta.

2.

To uključuje sljedeće mjere:

3.

Potrebno je provoditi aktivnosti povezane s tehničkom pomoći te moraju biti izvršena odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja one godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobrava godišnji programi država članica. Razdoblje opravdanosti traje do isteka roka za dostavu konačnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.

Svaka se javna nabava mora obavljati u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi koje utvrdi država članica.

5.

Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj udio troškova koji je korišten za provođenje zajedničke mjere koji odgovara ovom Fondu će biti opravdan za financiranje iz tog Fonda, a država članica osigurava da:

(a)

razdoblje opravdanosti za izdatke mora biti u skladu s člankom 40. stavkom 3. ove Odluke;

(b)

u skladu s člankom 6. stavkom 2. točkom (c) temeljnog akta troškovi osoblja u javnim tijelima opravdani su izdaci, ukoliko se temelje na stvarnim dodatnim troškovima u vezi provođenja posebnog tranzitnog režima (PTR) te ako su dodijeljeni projektu u skladu s odgovarajuće utemeljenom i nepristranom metodom; izdatke moraju potvrđivati dokumenti kojima se dozvoljava utvrđivanje stvarnih troškova koje snose određena javna tijela u vezi PTR-a, a nastali su iz zakonskih obveza ili redovnih zadaća.”