19/Sv. 012

HR

Službeni list Europske unije

122

---

32008D0022

---

L 007/1

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

19.12.2007.

---

ODLUKA KOMISIJE

od 19. prosinca 2007.

o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 573/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”, u odnosu na sustave za upravljanje i nadzor u državama članicama, pravila za administrativno i financijsko upravljanje i prihvatljivost izdataka vezanih za projekte koji se sufinanciraju iz fonda

(priopćena pod brojem dokumenta C(2007) 6396)

(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, nizozemskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, litavskom, latvij- skom, malteškom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku)

(2008/22/EZ)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europskih zajednica,

uzimajući u obzir Odluku br. 573/2002/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 23. svibnja 2007. o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” i o stavljanju izvan snage Odluke Vijeća 2004/904/EZ (1), a naročito njezin članak 23., članak 31. stavak 5., članak 33. stavak 6. i članak 35. stavak 4.,

budući da:

(1)	Potrebno je utvrditi uvjete pod kojima države članice trebaju djelovati u okviru Fonda, a na poseban način prepoznati u kojim okolnostima odgovorno tijelo projekte može provoditi izravno. Treba također donijeti dodatne propise za delegirana tijela.

(2)	Potrebno je utvrditi popis postupaka i/ili praktičnih dogovora koje različita imenovana tijela trebaju utvrditi u svrhu provedbe Fonda.

(3)

Potrebno je utvrditi obveze koje trebaju preuzeti odgovorna tijela, imajući na umu konačne korisnike u fazi koja je usmjerena na odabir i odobravanje projekata koji će se financirati te imajući na umu vidove koje treba obuhvatiti verifikacijom izdataka koje je deklarirao konačni korisnik i/ili partneri u projektu, uključujući i administrativnu verifikaciju zahtjeva za naknadu štete i verifikaciju individualnih projekata na licu mjesta.

(4)	Kako bi se osigurala pravilna revizija izdataka za godišnje programe, potrebno je utvrditi kriterije koji se u postupku revizije trebaju poštovati, kako bi sama revizija bila primjerena.

(5)

Revizije projekata i sustava vrše se u granicama odgovornosti revizijskog tijela. s ciljem osiguranja da revizije pruže primjerenu sliku i učinkovitost te da se provode u skladu s istim standardima u svim državama članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje revizije trebaju ispuniti, uključujući i uzorkovanje.

(6)

Države članice, zajedno sa svojim višegodišnjim programima, Komisiji trebaju dostaviti i opis svojih sustava za upravljanje i nadzor. Budući da je taj dokument temelj na koji se Komisija oslanja u kontekstu podijeljenog upravljanja proračunom Zajednice, da bi se odredilo koriste li države članice odgovarajuću financijsku pomoć u skladu s pravilima koja se primjenjuju i načelima za zaštitu financijskih interesa Zajednice, potrebno je detaljno utvrditi informacije koje ovaj dokument treba sadržavati.

(7)

Kako bi se uskladili standardi za programiranje, praćenje provedbe Fonda, revizija i provjera izdataka, potrebno je jasno definirati sadržaj višegodišnjeg programa, godišnjeg programa, izvješća o napretku, završnog izvješća, naloga za plaćanja kao i revizijske strategije, godišnjeg izvješća o reviziji, izjave o valjanosti i potvrde izdataka.

(8)	Budući da su države članice dužne podnositi izvješće i vršiti nadzor, kada je riječ o nepravilnostima, kao i nadoknaditi krivo isplaćen iznos povezan s financiranjem iz Fonda, potrebno je definirati uvjete s obzirom na podatke koji se šalju Komisiji.

(9)	Iskustvo govori da građani Europske unije nisu dovoljno svjesni uloge koju Zajednica igra u financiranju programa. Stoga je potrebno detaljno definirati informacije i promidžbene mjere potrebne za premošćivanje tog komunikacijskog i informacijskog jaza.

(10)

Kako bi se osiguralo širenje informacija o mogućnostima financiranja prema svim zainteresiranim stranama te radi transparentnosti, potrebno je utvrditi minimalne mjere koje su potrebne za obavješćivanje mogućih konačnih korisnika o prilikama za financiranje koje preko Fonda zajedno nude Zajednica i države članice. Kako bi se povećala transparentnost u raspolaganju Fondom, potrebno je objaviti popis konačnih korisnika, nazive projekata i iznos državnih sredstava dodijeljenih projektima.

(11)

U svjetlu Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka (2) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (3), potrebno je, u odnosu na informacije i promidžbene mjere i rad revizije u okviru ove Odluke, predvidjeti da Komisija i države članice spriječe neovlašteno otkrivanje podataka ili pristup njima, te specificirati svrhu u koju Komisija i države članice smiju obrađivati takve podatke.

(12)

Uporaba elektroničkih sredstava u razmjeni informacija i financijskih podataka između država članica i Komisije vodi pojednostavnjivanju, većoj učinkovitosti, transparentnosti i uštedi vremena. Kako bi se u cijelosti iskoristile te prednosti, uz očuvanje sigurnosti u razmjeni, Komisija može uspostaviti zajednički računalni sustav.

(13)

Da se u državama članicama osigura učinkovita provedba Fonda, u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja potrebno je donijeti niz zajedničkih pravila prihvatljivosti u raspolaganju Fondom. Da se konačni korisnici i delegirana tijela upravno rasterete, poželjna je, pod određenim uvjetima, paušalna stopa za neizravne troškove.

(14)	U skladu s člankom 3. Protokola o položaju Ujedinjenoga Kraljevstva i Irske priloženog uz Ugovor o Europskoj uniji i Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Ujedinjena Kraljevina je vezana osnovnim aktom i, slijedom toga, ovom Odlukom.

(15)	U skladu s člankom 3. Protokola o položaju Ujedinjenoga kraljevstva i Irske priloženog uz ugovor o Europskoj uniji i uz Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Irska je vezana osnovnim aktom i, slijedom toga, ovom Odlukom.

(16)	U skladu s člankom 2. Protokola o položaju Danske priloženom uz Ugovor o Europskoj uniji i Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Danska nije vezana ovom odlukom niti podliježe njezinoj primjeni.

(17)	Mjere predviđene u ovoj Odluci u skladu su s mišljenjem Upravnog odbora Fonda,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

SADRŽAJ

Dio I.

Uvod…

Poglavlje 1.

Predmet i definicije…

Članak 1.

Predmet…

Članak 2.

Definicije…

Dio II.

Zajedničke odredbe četiriju Fondova…

Poglavlje 1.

Imenovana tijela…

Članak 3.

Zajednička tijela…

Članak 4.

Delegirano tijelo…

Članak 5.

Prenošenje zadaća…

Poglavlje 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor…

Članak 6.

Priručnik za postupke…

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela…

Članak 8.

Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo…

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu…

Članak 10.

Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu…

Članak 11.

Provedbeni ugovori…

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice…

Članak 13.

Tehnička pomoć…

Članak 14.

Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela…

Članak 15.

Verifikacije od strane odgovornog tijela…

Članak 16.

Revizijski postupak…

Članak 17.

Revizije sustava i revizije projekata…

Članak 18.

Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje…

Poglavlje 3.

Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda…

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti…

Članak 20.

Opis sustava za upravljanje i nadzor…

Članak 21.

Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor…

Članak 22.

Dokumenti vezani za programe…

Članak 23.

Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima…

Članak 24.

Izvješće o napretku i završno izvješće o provedbi godišnjih programa…

Članak 25.

Dokumenti revizijskog tijela…

Članak 26.

Dokumenti tijela nadležnog za ovjeravanje…

Poglavlje 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima…

Članak 27.

Inicijalno izvješćivanje – odstupanja…

Članak 28.

Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi…

Članak 29.

Kontakti s državama članicama…

Članak 30.

Uporaba informacija…

Poglavlje 5.

Informacije i promidžba…

Članak 31.

Informacije za potencijalne korisnike…

Članak 32.

Informacije za konačne korisnike…

Članak 33.

Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti…

Članak 34.

Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti…

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja…

Poglavlje 6.

Osobni podaci…

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka…

Poglavlje 7.

Elektronička razmjena dokumenata…

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata…

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata…

Dio III.

Odredbe specifične za europski fond za izbjeglice…

Poglavlje 1.

Pravila za prihvatljivost…

Članak 39.

Pravila za prihvatljivost…

Poglavlje 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor…

Članak 40.

Hitne mjere…

Članak 41.

Fiksan iznos za preseljene osobe…

Članak 42.

Provedba godišnjih programa…

Dio IV.

Završne odredbe…

Članak 43.

Adrese…

PRILOZI

…

DIO I.

UVOD

POGLAVLJE 1.

Predmet i definicije

Članak 1.

Predmet

1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila provedbe Fonda u pogledu:

(a)	imenovanih tijela;

(b)	sustava za upravljanje i nadzor;

(c)	informacija koje države članice trebaju dostaviti Komisiji, a odnose se na raspolaganje Fondom;

(d)	izvješćivanja o nepravilnostima;

(e)	informacija i promidžba;

(f)	osobni podaci;

(g)	elektroničke razmjene dokumenata.

2.   Odredbe koje su dolje utvrđene primjenjuju se tako da se ne dovodi u pitanje Uredba Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama na licu mjesta i inspekcijama koje vrši Komisija radi zaštite financijskih interesa Europske zajednice od prijevara i drugih nepravilnosti (4).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke, koriste se sljedeće definicije:

—	„osnovni akt”: Odluka br. 573/2007/EZ,

—	„Fond”: Europski fond za izbjeglice, osnovan osnovnim aktom;

—

„četiri Fonda”: Europski fond za izbjeglice, Fond za vanjske granice, Europski fond za povratak i Europski fond za integraciju državljana trećih zemalja, osnovani Odlukom br. 573/2007/EZ, Odlukom br. 574/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5), Odlukom br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (6) i Odlukom 2007/435/EZ Vijeća (7) kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”,

—	„odgovorno tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (a) osnovnog akta,

—	„tijelo nadležno za ovjeravanje”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (b) osnovnog akta,

—	„revizijsko tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (c) osnovnog akta,

—	„delegirano tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (d) osnovnog akta,

—	„imenovana tijela”: sva tijela koja imenuje država članica u okviru članka 25. osnovnog akta,

—	„akcija”: akcija u okviru Fonda, kako je definirano u člancima 3. i 5. osnovnog akta,

—	„projekt”: specifična, praktična sredstva razvijena u svrhu provedbe, u cijelosti ili djelomično, djelovanja od strane konačnih korisnika potpore,

—	„konačni korisnik”: pravni subjekt odgovoran za provedbu projekata, kao što su to nevladine organizacije, savezna, nacionalna, regionalna ili lokalna tijela, ostale neprofitne organizacije, privatna ili državna poduzeća ili međunarodne organizacije,

—	„partner u projektu”: svaki pravni subjekt koji provodi projekt u suradnji s konačnim korisnikom tako da projekt opskrbljuje sredstvima i tako što posredstvom konačnoga korisnika dobiva dio doprinosa Zajednice,

—	„strateške smjernice”: okvir za interveniranje od strane Fonda, donesen Odlukom Komisije 2007/815/EZ (8),

—	prioritet: skup djelovanja koja se u strateškim smjernicama definiraju prioritet,

—	„poseban prioritet”: skup djelovanja koja se u strateškim smjernicama definiraju kao poseban prioritet a omogućuju sufinanciranje na višem stupnju, u skladu s člankom 14. stavkom 4. osnovnog akta,

—

„prvotan upravni ili sudski nalaz”: prva pisana ocjena od strane nadležnog tijela, bilo upravnog ili sudskog, sastavljena na osnovi posebnih činjenica koje upućuju određenu počinjenu nepravilnost, ne dovodeći u pitanje mogućnost da se takav zaključak kasnije može revidirati ili povući kao ishod razvoja tijekom upravnog ili sudskog postupka,

—	„nepravilnost”: svaka povreda odredbi prava Zajednice koja je posljedica djelovanja ili propusta u djelovanju određenoga gospodarskog čimbenika koji dovodi ili bi dovodio u pitanje opći proračun Europske unije tako što opći proračun opterećuje neopravdanim izdacima,

—

„sumnja na prijevaru”: svaka nepravilnost koja daje povoda za otpočinjanje upravnih ili sudskih postupaka na nacionalnoj razini s ciljem utvrđivanja intencionalnog ponašanja, naročito prijevare, o čemu je riječ u članku 1. stavku 1. točki (a) Konvencije sastavljene na osnovi članka K.3 Ugovora o Europskoj uniji o zaštiti financijskih interesa Europske zajednice (9).

—	„stečaj”: postupak usmjeren na proglašenje insolventnosti iz članka 2. točke (a) Uredbe Vijeća (EZ) br. 1345/2000 (10).

—	„sporazum o potpori”: sporazum ili jednakovrijedan oblik pravnog instrumenta na osnovi kojeg države članice daju potporu konačnom korisniku u svrhu provedbe projekta u okviru Fonda.

DIO II.

ZAJEDNIČKE ODREDBE ČETIRIJU FONDOVA

POGLAVLJE 1.

Imenovana tijela

Članak 3.

Zajednička tijela

Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizijsko tijelo ili tijelo nadležno za ovjeravanje za dva ili više od sveukupno četiri raspoloživa Fonda.

Članak 4.

Delegirano tijelo

1.   Svako raspoređivanje zadaća pridržava se načela zdravog financijskog upravljanja, koje zahtjeva učinkovit i stvaran unutarnji nadzor te osigurava poštovanje načela nediskriminacije i očevidnosti financiranja koje vrši Zajednica. Ne provođenje dodijeljenih zadaća može prouzročiti sukob interesa.

2.   Područje zadaća koje odgovorno tijelo prenese na delegirano tijelo kao i podrobni postupci provedbe dodijeljenih zadaća formalno se bilježe u pisanom obliku.

Čin dodjeljivanja navodi barem sljedeće:

(a)	reference relevantnog zakonodavstva Zajednice;

(b)	zadaću povjerenu delegiranom tijelu;

(c)	prava i dužnosti delegiranog tijela te odgovornosti koje na se preuzima;

(d)	obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu i sustav za upravljanje i nadzor prilagođen za vršenje njegovih dužnosti;

(e)	jamstvo koje treba dati a odnosi se na zdravo upravljanje financijama te na legalnost i regularnost dodijeljenih zadaća.

3.   Komunikacija s Komisijom o kojoj je riječ u članku 25. stavku 1. točki (a) osnovnog akta nije prenesena na tijelo. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom posredstvom odgovornog tijela.

4.   Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili tijelo kojim ravna pravo države članice koje ima misiju javne službe, odgovorno tijelo ne prenosi na odnosno tijelo nikakve izvršne ovlasti koje bi uključivale velike mjere diskrecije, uključujući i političke izbore.

5.   Prenošenje zadaća na delegirano tijelo ne utječe na obveze odgovornog tijela, koje i dalje odgovara za zadaće koje je dodijelilo.

6.   Kada odgovorno tijelo prenese zadaće na delegirano tijelo, sve odredbe ove Odluke koje se odnose na odgovorno tijelo primjenjuju se mutatis mutandis na delegirano tijelo.

Članak 5.

Prenošenje zadaća

Imenovana tijela mogu prenijeti na vanjskog pružatelja usluga, ali ostaju odgovorna za prenijete zadaće sukladno odgovornostima definiranim u člancima 27., 29. i 30. osnovnog akta.

POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 6.

Priručnik za postupke

U skladu s člankom 31. stavkom 2. osnovnog akta te uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice uspostavljaju priručnik kojim se utvrđuju postupci i praktični dogovori, u pogledu:

(a)	funkcioniranja imenovanih tijela;

(b)	dogovora kojima se osigurava odgovarajuće razdvajanje funkcija;

(c)	nadzora delegiranih tijela i ostalih prenesenih zadaća, u slučaju da je takvo što primjereno;

(d)	uspostave višegodišnjih i godišnjih programa;

(e)	uspostave revizijske strategije i godišnjih revizijskih planova;

(f)	odabira projekata, dodjele potpora i praćenje i financijsko upravljanje projektima;

(g)	upravljanja nepravilnostima, financijskim ispravcima i nadoknadama;

(h)	pripremanja i provedbe revizijskih misija;

(i)	pripremanja revizijskih izvješća i deklaracija;

(j)	potvrda o izdacima;

(k)	procjene programa;

(l)	izvješćivanja Komisije;

(m)	postupka revizije.

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela

1.   U svrhu provedbe Fonda, odgovorno tijelo može djelovati i kao tijelo koje vrši dodjelu i/ili kao izvršno tijelo.

2.   Odgovorno tijelo djeluje kao tijelo koje vrši dodjelu u slučajevima kada provodi projekte, u pravilu, na osnovi godišnjeg otvorenog poziva za prikupljanje prijedloga.

Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može podnositi zahtjev u odgovoru na takve pozive za prikupljanje prijedloga.

U opravdanim slučajevima, uključujući i nastavljanje višegodišnjih projekata sukladno članku 14. stavku 6. osnovnog akta, a koji su odabrani nakon prethodnog poziva za prikupljanje prijedloga ili u hitnim situacijama, potpore mogu biti dodijeljene i bez poziva za prikupljanje prijedloga.

3.   Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u slučajevima kada odlučuje provesti projekte izravno jer svojstva projekta ne ostavljaju drugu mogućnost provedbe, kao što su to de jure situacije monopola ili sigurnosni razlozi. U tim slučajevima pravila koja se odnose na konačnoga korisnika primjenjuju se mutatis mutandis i na odgovorno tijelo.

Članak 8.

Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo

1.   Razlozi koji vode do toga da odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo za provedbu projekata se identificiraju i priopćavaju Komisiji u okviru godišnjeg programa o kojem je riječ.

2.   U provedbi projekata odgovorno tijelo jamči načelo vrijednosti novca te sprječava sukobe interesa.

3.   Odgovorno tijelo projekte koji su prepoznati kao sukladni članku 7. stavku 3. može provoditi izravno i/ili zajedno s nekim nacionalnim tijelom koje je nadležno na osnovi njegove tehničke stručnosti, visokog stupnja specijalizacije ili upravnih ovlasti. Glavna nacionalna tijela uključena u provedbu navode se u godišnjem programu o kojem je riječ.

4.   Upravna odluka o sufinanciraju projekta iz Fonda sadrži informacije potrebne za praćenje sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru podnijetih izdataka. Sve relevantne odredbe utvrđene za sporazum o dodjeljivanju člankom 10. stavkom 2. specificiraju se u jednakovrijednom obliku pravnog instrumenta.

5.   Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa uključuje informacije o postupcima i praksama koji se primjenjuju s ciljem da se osigura odgovarajuće razdvajanje funkcije učinkovitog nadzora od funkcije zadovoljavajuće zaštite financijskih interesa Europske unije te daje objašnjenja o tome kako su se izbjegli sukobi interesa.

6.   Kada se od odgovornog tijela očekuje da redovito bude izvršno tijelo za projekte koji se financiraju iz Fonda, tada:

(a)	revizijsko tijelo nije dio istog tijela kao i odgovorno tijelo, osim ako se ne jamči njegova neovisnost u reviziji te ako podnosi izvješće drugom tijelu izvan tijela čiji su dio revizijsko tijelo i odgovorno tijelo;

(b)	na zadaće odgovornog tijela, kako to definira članak 27. osnovnog akta, ne utječe činjenica da odgovorno tijelo i izravno provodi projekte.

7.   Kada se od delegiranog tijela očekuje da bude izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda, to delegirano tijelo ne smije biti isključivi konačni korisnik proračunskih sredstava koja je ono dalo na raspolaganje.

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1.   Pozivi upućeni za prikupljanje prijedloga definirani člankom 7. stavkom 2. objavljuju se na način koji jamči što veći odjek među potencijalnim korisnicima. Svaka se promjena u pozivima za prikupljanje prijedloga također objavljuje pod jednakim uvjetima.

Pozivi za podnošenje prijedloga sadržavaju:

(a)

ciljeve;

(b)	kriterije odabira koji su u skladu s člankom 14. stavkom 5. osnovnog akta te relevantne popratne dokumente;

(c)	dogovore za financiranje iz Zajednice i, ako je moguće, za nacionalno financiranje;

(d)	dogovore i konačan datum za podnošenje prijedloga.

2.   Radi odabira projekata i dodjele potpora, odgovorno tijelo jamči da su potencijalni korisnici obaviješteni o sljedećim specifičnim uvjetima koji se odnose na projekte koje treba provesti:

(a)	pravila za prihvatljivost izdataka;

(b)	vremenska ograničenost provedbe; i

(c)	financijske i ostale informacije koje treba čuvati i priopćavati.

Prije odluke o dodjeli, odgovorno tijelo želi biti načisto s tim da su konačni korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti navedene uvjete.

3.   Odgovorno tijelo jamči da su projekti koji su dobili potporu prošli kroz formalne, tehničke, proračunske analize i ocjenu kakvoće koja primjenjuje kriterije utvrđene u pozivu za prikupljanje prijedloga. Navode se i razlozi odbijanja ostalih projekata.

4.   Države članice određuju tko ima ovlasti za podupiranje projekata te jamče izbjegavanje sukoba interesa u svim slučajevima, a naročito kada se za potporu prijavljuju nacionalna tijela.

5.   U odluci o potpori naznačuje se barem ime konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu, bitne podrobnosti samog projekta i njegove operativne ciljeve, najveći iznos sufinanciranja iz Fonda te najveću stopu sufinanciranja u odnosu na sveukupne prihvatljive troškove.

6.   Svakom se podnositelju zahtjeva šalju u pisanom obliku informacije o ishodu odabira, uključujući i objašnjenje odluke o odabiru. Ako se to predviđa nacionalnim zakonodavstvom, navodi se i odgovarajući pregled postupka.

Članak 10.

Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1.   Odgovorno tijelo detaljno utvrđuje postupke za upravljanje projektom, koji između ostalog uključuju:

(a)	potpis sporazuma o potpori s odabranim konačnim korisnicima;

(b)	praćenje sporazuma i svake njegove izmjene kroz uspostavu sustava za administrativno praćenje projekata (razmjena korespondencije, davanje i praćenje izmjena i opominjućih pisama, zaprimanje i obrada izvješća itd.).

2.   Sporazumima o potpori se između ostalog utvrđuje:

(a)	najveći iznos potpore;

(b)	najveći postotak doprinosa Zajednice u skladu s člankom 14. stavkom 4. ili člankom 21. stavkom 3. osnovnog akta;

(c)	podroban opis i vremenski raspored projekta koji se podupire;

(d)	ako je moguće, dio zadaća i odnosnih troškova koje konačni korisnik namjerava podugovorom prenijeti na treće strane;

(e)	usuglašen budući proračun i financijski plan za projekt, uključujući i fiksan postotak neizravnih troškova, kako je to definirano Prilogom 11. o pravilima za prihvatljivost izdataka;

(f)	vremenski raspored i odredbe provedbe sporazuma (obveze izvješćivanja, izmjene i završetak);

(g)	operativne ciljeve projekta i pokazatelje koje treba koristiti;

(h)	definiciju prihvatljivih troškova;

(i)	uvjete koji se odnose na isplatu potpore i obveze knjigovodstva;

(j)	uvjete koji se odnose na revizijski postupak;

(k)	odgovarajuće odredbe o zaštiti podataka;

(l)	odgovarajuće odredbe o promidžbi.

3.   Ako je to primjereno, konačni korisnici osiguravaju da svi partneri u projektu podliježu istim obvezama kao i oni sami. Partneri vežu svoju odgovornost uz konačne korisnike koji, u konačnici, ostaju odgovorni za poštovanje ugovornih uvjeta od strane njih samih kao i od strane partnera u projektu.

Konačni korisnici čuvaju ovjerene kopije računovodstvenih dokumenata kojima se opravdavaju prihodi i rashodi partnera u okviru odnosnog projekta.

4.   Sporazumi o potpori izričito predviđaju da Komisija i Revizorski sud, na osnovi svojih ovlasti, vrše nadzor, zasnovan na dokumentima i dozvolama, konačnih korisnika, partnera u projektu i podugovaratelja.

Članak 11.

Provedbeni ugovori

Ne dovodeći u pitanje pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnoj nabavi, sporazumi o potpori utvrđuju da, prilikom provedbe projekata, konačni korisnici i/ili partneri u projektu ugovor o nabavi, nakon postupka javnog natječaja, sklapaju s onim tko ponudi najbolju cijenu, a treba voditi računa o tome da se izbjegne sukob interesa. Ne dovodeći u pitanje pravila Zajednice i nacionalna pravila o javnoj nabavi, ugovori čija je vrijednost manja od 5 000 EUR mogu biti dodijeljeni na osnovi jedne ponude, bez raspisivanja javnog natječaja.

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice

Radi obračunavanja konačne isplate konačnom korisniku, ukupni doprinos Zajednice svakom projektu je najniži od sljedeća tri iznosa:

(a)	najveći iznos izražen u sporazumu o potpori;

(b)	najveći iznos sufinanciranja koji je rezultat umnoška ukupnih prihvatljivih troškova projekta o kojem je riječ s postotkom utvrđenim člankom 14. stavkom 4. i člankom 21. stavkom 3. osnovnog akta (50 % 75 % ili 80 %); i

(c)	iznos koji je rezultat primjene načela neprofitabilnosti, iz točke I.3.3 Priloga 11.

Članak 13.

Tehnička pomoć

1.   Tehnička pomoć na inicijativu Komisije kako je definirana člankom 15. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

2.   Tehnička pomoć na inicijativu država članica kako je definirana člankom 16. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

3.   Tehnička pomoć na inicijativu Komisije ili država članica može poprimiti oblik ugovora o javnoj nabavi, honorara za stručne usluge i/ili bilo kojeg administrativnog izdatka i podliježu pravilima za prihvatljivost koja su definirana u dijelu III., poglavlju 1.

Članak 14.

Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela

1.   Kada je jedno ili više imenovanih tijela zajedničkih za dva ili više od četiriju Fondova, izdvajanja za izdatke tehničke pomoći svakog pojedinoga godišnjeg programa mogu biti spojena, djelomično ili u cijelosti.

2.   Izdaci za tehničku pomoć raspoređuju se među odnosne Fondove, a najbolje je da to bude na osnovi formule o jednostavnoj i predstavničkoj podjednakoj raspodjeli. Primjena formule ne smije odvesti u smjeru porasta najvećeg iznosa izdataka za tehničku pomoć za svaki pojedini godišnji program.

Članak 15.

Verifikacije od strane odgovornog tijela

1.   Verifikacije koje treba provoditi ili se imaju odvijati u okviru odgovornosti odgovornog tijela iz članka 27. stavka 1. (g) osnovnog akta, odnose se na administrativne, financijske, tehničke i fizičke vidove projekata.

Verifikacijama se jamči da je deklarirani izdatak i stvarni izdatak te da je opravdan svrhom samog projekta, da su projekti koji su dobili potporu dostavljeni sukladno sporazumima o potpori, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, naročito u pogledu financijske strukture, iz članka 14. osnovnog akta, da su odštetni zahtjevi konačnoga korisnika korektni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da je izbjegnuto dvostruko financiranje izdataka kroz različite sheme Zajednice i nacionalne sheme te kroz različita programska razdoblja.

Uz to, verifikacije uključuju:

(a)	administrativne i financijske verifikacije svakog zahtjeva za odštetu koji je poslao konačni korisnik;

(b)

verifikacije, u najmanju ruku na reprezentativnom uzorku dokumenata o potpori kojima se pokrivaju sve rubrike iz proračuna a koji su priloženi sporazumu o potpori, relevantnosti, primjerenosti i prihvatljivosti rashoda, prihoda i troškova koji se pokrivaju dodijeljenim prihodima deklariranima od strane konačnog korisnika;

(c)

verifikacije na licu mjesta pojedinačnih projekata, u najmanju ruku na reprezentativnom uzorku koji uključuje primjerenu mješavinu vrsta i veličina projekata, vodeći računa o svim već prepoznatim čimbenicima rizika, a s ciljem da se dođe do osnovane sigurnosti u pogledu zakonitosti i urednosti istaknutih transakcija, uzimajući u obzir razinu rizika prepoznatu od strane odgovornog tijela.

Verifikacije navedene u točkama (a) i (b) ne trebaju se provoditi, ako postoji obveza konačnog korisnika da dostavi potvrdu o reviziji neovisnog revizora, čime se pokrivaju svi vidovi spomenuti u točkama (a) i (b).

2.   Potrebno je čuvati zapisnike o svakoj verifikaciji u kojima se navodi izvršen posao, datum, rezultati i mjere poduzete u odnosu na otkrivene pogrješke. Odgovorno tijelo jamči da će se svi dokumenti koji se odnose na izvršene verifikacije čuvati tako da budu na raspolaganju Komisiji i Revizorskom sudu tijekom razdoblja od pet godina nakon zatvaranja projekta. To se razdoblje prekida u slučaju pravnih postupaka ili na valjano obrazložen zahtjev Komisije.

3.   U slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao izvršno tijelo u okviru godišnjeg programa, kako je to definirano člankom 7. stavkom 3., verifikacije se iz stavka 1. provode u skladu s načelom primjerenog razdvajanja funkcija.

Članak 16.

Revizijski postupak

1.   U smislu članka 27. stavka 1. (k) osnovnog akta, revizijski postupak se smatra primjerenim ako se pridržava sljedećih kriterija:

(a)	omogućuje usklađivanje iznosa prikazanih Komisiji s podrobnim računovodstvenim papirima i dokumentima o potpori koji se čuvaju kod tijela nadležnog za ovjeravanje, odgovornog tijela, delegiranih tijela i konačnih korisnika, a odnose se na projekte koji se sufinanciraju iz Fonda;

(b)	omogućuje verifikaciju plaćanja državnog doprinosa konačnom korisniku, kao i verifikaciju doznačivanja i prijenosa sredstava koje dodjeljuje Zajednica iz Fonda i sredstava iz izvora kojim se projekt sufinancira;

(c)	omogućuje verifikaciju primjene kriterija za odabir koji su utvrđeni godišnjim programom;

(d)	sadrži, u odnosu na svaki projekt, tehničke specifikacije i plan financiranja, dokumente o odobrenju potpore, dokumente o postupcima javne nabave i izvješća o verifikacijama i o izvršenim revizijama.

2.   Odgovorno tijelo jamči da će se čuvati evidencija o lokaciji svih dokumenata povezanih sa specifičnim plaćanjima iz Fonda.

Članak 17.

Revizije sustava i revizije projekata

1.   Revizije iz članka 30. stavka 1. točaka (a) i (b) osnovnog akta vrše se nad sustavima za upravljanje i nadzor koje su uspostavile države članice, a na uzorku projekata odabranih metodom koju odobri revizijsko tijelo.

Metoda uzimanja uzorka:

(a)	uključuje primjerenu mješavinu vrsta i veličina projekata;

(b)	vodi računa o svim čimbenicima rizika koje prepoznaju nacionalni nadzori i nadzori Zajednice kao i o troškovima-koristima od samih verifikacija.

Uzorak uključuje i projekte provedene od strane odgovornog tijela koje djeluje kao izvršno tijelo, u najmanju ruku po načelu proporcionalnosti.

Metoda upotrijebljena za odabir uzorka se dokumentira.

2.   Revizija sustava za upravljanje i nadzor odnosi se na svaki od sljedećih procesa, barem jedanput do 2013.: programiranje, delegiranje zadaća, odabir i nagrađivanje, praćenje projekata, plaćanje, ovjeravanje izdataka, izvješćivanje Komisiji, otkrivanje i postupanje s mogućim nepravilnostima te ocjena samih programa.

3.   Revizije projekata vrše se na licu mjesta na osnovi dokumentacije i evidencija koji se čuvaju kod konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu. Revizije provjeravaju:

(a)	udovoljava li projekt kriterijima odabira koji su važeći za godišnji program, je li proveden u skladu sa sporazumom o potpori i ispunja li uvjete koji se odnose na njegovu funkcionalnost i uporabu kao i na ciljeve koji se trebaju postići;

(b)	odgovara li deklarirani izdatak računovodstvenim evidencijama i popratnim dokumentima koje čuva konačni korisnik i/ili partneri u projektu te poklapaju li se odnosne evidencije s popratnim dokumentima koje čuva odgovorno tijelo ili bilo koje delegirano tijelo;

(c)	odgovaraju li podaci o izdacima prihvatljivim uvjetima utvrđenima u Prilogu 11., uvjetima navedenima tijekom nacionalnog postupka odabira, uvjetima sporazuma o potpori i poslovima koji se trenutačno vrše te, ako je primjereno, ostalim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima;

(d)	je li uporaba ili namjeravana uporaba projekata dosljedna u odnosu na ciljeve, djelovanje ili mjere koji su utvrđeni člancima 3., 5. i 16. osnovnog akta te, ako je to primjereno, pokriva li ciljanu populaciju;

(e)	je li državni ili privatni doprinos uplaćen konačnom korisniku sukladno članku 14. stavku 2. osnovnog akta;

(f)	postoji li odgovarajući revizijski postupak;

(g)	postoje li sukobi interesa i je li dobivena dobra vrijednost za novac, naročito u slučajevima kada odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo projekta.

4.   Jedino se izdatak koji potpada pod reviziju koja se vrši u okviru stavka 3. računa u odnosu na visinu izdatka podvrgnutog reviziji u smislu članka 30. stavka 1. točke (b) osnovnog akta. Ako se revizija vrši prije zatvaranja projekta, jedino se izdatak nad kojim se trenutačno vrši revizija uzima u obzir prilikom obračunavanja okvirne stope.

5.   Kada se pokaže da su otkriveni problemi sustavni po svojoj naravi te da stoga mogu predstavljati opasnost za ostale projekte, revizijsko tijelo osigurava provođenje dodatnog ispitivanja, uključujući i dodatne revizije tamo gdje su potrebne, s ciljem utvrđivanja ljestvice problema. Relevantna tijela poduzimaju potrebne mjere sprječavanja i ispravljanja.

6.   Revizijsko tijelo sastavlja zaključke na osnovi rezultata revizija koje se odnose na Komisiji deklarirani izdatak te u godišnjem revizijskom izvješću priopćava zaključke Komisiji. U godišnjim programima za koje je stopa pogrješke iznad stvarne razine za 2 % u odnosu na doprinos Zajednice, revizijsko tijelo analizira značajnost takve pogrješke i poduzima potrebne mjere, uključujući i davanje odgovarajućih preporuka koje priopćava barem u godišnjem revizijskom izvješću.

Članak 18.

Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje

1.   U slučajevima kada revizijsko tijelo daje uvjetno mišljenje ili negativno mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor, tijelo nadležno za ovjeravanje provjerava je li ta informacija poslana Komisiji. Isto tijelo također osigurava da odgovorno tijelo provede odgovarajući akcijski plan, s ciljem obnove učinkovitog funkcioniranja sustava za upravljanje i nadzor te da procijeni utjecaj zloporabe prilikom deklariranja izdataka.

2.   Ako zahtjev za plaćanjem ili izjavu o naknadi štete revizijsko tijelo u okviru završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa nije proglasilo valjanima, tijelo nadležno za ovjeravanje osigurava da se bez odgađanja uspostavi ispravan zahtjev za plaćanjem kao i izjava o naknadi štete.

POGLAVLJE 3.

Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti

1.   Sukladno članku 9. stavku 2. osnovnog akta, opsežnost u kojoj se informacije koje na raspolaganju stoje državi članici, a odnose se na raspolaganje Fondom, prosljeđuju Komisiji u dokumentima o kojima je riječ u ovom poglavlju, može biti razmjerna veličini doprinosa koji Zajednica doznačuje odnosnoj državi članici te, kada je to primjereno, te se informacije mogu dati u sažetom obliku.

2.   Na zahtjev Komisije, međutim, država članica, međutim, dostavlja i podrobnije informacije. Komisija takve informacije može zatražiti ako se to učini potrebnim da bi Komisija učinkovito ispunila svoje obveze koje proizlaze iz osnovnog akta i Financijske uredbe.

Članak 20.

Opis sustava za upravljanje i nadzor

1.   Opis sustava za upravljanje i nadzor iz članaka 31. stavka 4. i 32. stavka 2. osnovnog akta prosljeđuje se sukladno modelu prisutnom u Prilogu 1.

2.   Odgovorno tijelo vrjednuje opis sustava koji provodi delegirano tijelo. Svako od imenovanih tijela potvrđuje točnost opisa sustava za upravljanje i nadzor koji ga se tiče. Osim toga, revizijsko tijelo također potvrđuje potpunost opisa.

3.   Prilikom propitivanja opisa, Komisija može zatražiti objašnjenja i predložiti mjere za usklađivanje s odredbama koje su definirane osnovnim aktom. Ako je to potrebno, službenici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije mogu vršiti i posjete na licu mjesta.

4.   Ako je odgovorno tijelo jedno te isto za dva ili više od četiriju Fondova ili ako se zajednički sustavi primjenjuju na dva ili više Fondova, opis zajedničkih sustava za upravljanje i nadzor može, ako je to primjereno, podlijegati isticanju specifičnih svojstava.

Članak 21.

Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor

1.   Odgovorno tijelo:

(a)	prilikom prosljeđivanja nacrta godišnjeg programa, izvješćuje o promjenama izvršenim u sustavima za upravljanje i nadzor;

(b)	obavješćuje Komisiju o svakoj bitnoj promjeni, a najkasnije u trenutku kada takva promjena proizvede određeni učinak;

(c)	na zahtjev Komisije dostavlja revidiran opis, u slučaju višestrukih bitnih promjena.

2.   Bitne promjene su promjene za koje postoji vjerojatnost da će utjecati na razdvajanje funkcija, na učinkovitost odabira, na mehanizme odabira, odlučivanja, nadzora i plaćanja te na komunikaciju s Komisijom. One uključuju, na poseban način, promjene u jednom od imenovanih tijela, u računovodstvenom sustavu i u procesu plaćanja i potvrđivanja.

3.   Revizija sustava za upravljanje i nadzor slijedi jednak postupak onom koji je utvrđen člankom 20.

Članak 22.

Dokumenti vezani za programe

1.   Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnji program o kojem je riječ u članku 18. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 2.

2.   Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnje programe o kojima je riječ u članku 20. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 3.

3.   Financijski planovi povezani s višegodišnjim programom probijaju proračunski iznose na osnovi prioriteta, kako je to definirano u strateškim smjernicama.

Financijski planovi povezani s godišnjim programima probijaju proračunske iznose na osnovi kategorije djelovanja kako je to definirano u članku 3. stavku 1. osnovnog akta, uz naznaku prioriteta.

Članak 23.

Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima

1.   Radi revizije godišnjeg programa koji je Komisija odobrila sukladno članku 20. stavku 5. osnovnog akta, država članica o kojoj je riječ prosljeđuje revidirani nacrt godišnjeg programa Komisiji prije 1. svibnja godine koja slijedi nakon odnosne godine. Komisija ispituje i, čim je to moguće, odobrava revidirani program u skladu s postupkom koji je utvrđen u članku 20. stavku 5. osnovnog akta.

2.   Izmjene financijskog probijanja bez revizije godišnjeg programa sukladno stavku 1. ne prelaze 10 % ukupnog doprinosa iz Fonda i dopuštene su jedino u okolnostima koje su opravdane uzrocima izvan kontrole odgovornog tijela. Odgovarajuće objašnjenje svake takve promjene dostavlja se u izvješću o napretku i/ili u završnom izvješću o provedbi godišnjeg programa.

Članak 24.

Izvješće o napretku i završno izvješće o provedbi godišnjih programa

1.   Države članice dostavljaju Komisiji izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa, kao i zahtjeve za plaćanjem iz članka 39. stavka 4. osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 4.

2.   Države članice dostavljaju Komisiji završna izvješća o provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem iz članka 40. stavka 1. točke (b) osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 5.

3.   Financijske tablice povezane s izvješćima o napretku i završnim izvješćima predstavljaju probijanje iznosa i na osnovi prioriteta, kao što je to definirano u strateškim smjernicama, i na osnovi projekata za svaku kategoriju djelovanja, kao što je to definirano člankom 3. stavkom 1. osnovnog akta.

Članak 25.

Dokumenti revizijskog tijela

1.   Revizijska strategija na koju upućuje članak 30. stavak 1. točka (c) osnovnog akta uspostavlja se u skladu s modelom sadržanom u Prilogu 6.

2.   Osim u slučaju kada svaki od dva posljednja godišnja programa koje je donijela Komisija odgovaraju godišnjem doprinosu Zajednice koji je manji od 1 milijun eura, revizijsko tijelo dostavlja godišnji revizijski plan do 15. veljače za svaku godinu, počevši od 2009. Revizijski plan je uspostavljen kao prilog revizijskoj strategiji, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 6. U slučaju kombinirane revizijske strategije, koju predviđa članak 30. stavak 2. osnovnog akta, može se dostaviti kombinirani godišnji revizijski plan.

3.   Izvješće o reviziji i mišljenja iz članaka 30. stavka 3. točke (a) i 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta temelje se na revizijama sustava i revizijama projekata koje se vrše u skladu s revizijskom strategijom te se sastavljaju u skladu s modelima koji su sadržani u Prilozima 7.A i 7.B.

4.   Valjanost deklaracije iz članka 30. stavka 3. točke (c) osnovnog akta temelji se na sveukupnom revizijskom poslu koje vrši revizijsko tijelo te na dodatnim provjerama, ako su potrebne. Valjanost se deklaracije sastavlja u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 7.C.

5.   Ako postoji ikakvo ograničenje u području ispitivanja ili ako razina otkrivenog nepravilnog trošenja ne omogućuje stjecanje kvalificiranog mišljenja za godišnje mišljenje iz članka 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta ili u okviru deklaracije iz točke (c) istog članka, revizijsko tijelo navodi razloge i ocjenjuje razmjere problema i njegov financijski utjecaj.

Članak 26.

Dokumenti tijela nadležnog za ovjeravanje

1.   Ovjerena deklaracija izdataka povezanih sa zahtjevom drugog prethodnog plaćanja iz članka 39. stavka 4. osnovnog akta, sastavlja se i prosljeđuje Komisiji u formatu sadržanom u Prilogu 8.

2.   Ovjerena se deklaracija izdataka povezanih sa zahtjevom konačnog plaćanja iz članka 40. stavka 1. točke (a) osnovnog akta sastavlja i prosljeđuje Komisiji u formatu sadržanom u Prilogu 9.

POGLAVLJE 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima

Članak 27.

Inicijalno izvješćivanje – odstupanja

1.   U skladu s modelima sadržanim u prilozima 4. i 5., države članice izvješćuju Komisiju o svakoj nepravilnosti koja je bila predmet prvotnog upravnog ili sudskog nalaza u razvoju ili završnih izvješća o provedbi godišnjih programa.

Izvješće navodi:

(a)	Fond, godišnji program i odnosni projekt;

(b)	odredbu koja je prekršena;

(c)	datum i izvor prve informacije koja je izazvala sumnju da je nepravilnost počinjena;

(d)	korištena praksa u činjenju nepravilnosti;

(e)	ako je primjereno, je li praksa uzrokovala sumnju na prijevaru;

(f)	način na koji je nepravilnost otkrivena;

(g)	visinu odnosnog doprinosa Zajednice.

Sljedeći se slučajevi, međutim, ne prijavljuju, osim ako je riječ o sumnji na prijevaru:

(a)	slučajevi u kojima su nepravilnosti povezane s iznosom manjim od 10 000 EUR na teret općeg proračuna Europskih zajednica;

(b)	slučajevi u kojima se nepravilnost sastoji jedino u propustu provedbe, u cijelosti ili djelomično, projekta uključenog u godišnji program i to zbog stečaja konačnoga korisnika;

(c)	slučajevi u kojima konačni korisnik privlači pozornost odgovornog tijela samovoljno i prije nego što ih je odgovorno tijelo otkrilo, bilo prije bilo nakon plaćanja državnog doprinosa;

(d)	slučajevi koje je odgovorno tijelo otkrilo i ispravilo prije ikakvog plaćanja državnog doprinosa konačnom korisniku i prije uključivanja odnosnih izdataka u deklaraciju o izdacima koja se prosljeđuje Komisiji.

2.   Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima navesti dodatne podrobnosti o:

(a)	ako je primjereno, drugim državama članicama i trećim zemljama koje su uključene;

(b)	razdoblju tijekom kojeg i trenutku u kojem je nepravilnost počinjena;

(c)	nacionalnim tijelima ili tijelima koja sastavljaju službeno izvješće o nepravilnostima i tijelima koja su odgovorna za upravni ili sudski progon;

(d)	datumu kada je uspostavljen prvotni upravni ili sudski nalaz o nepravilnostima;

(e)	identitetu uključenih fizičkih i pravnih osoba ili o svakom subjektu koji je u tome sudjelovao, osim ako je takva informacija irelevantna za suzbijanje nepravilnosti, što ovisi o naravi određene nepravilnosti;

(f)	ukupnom proračunu i državnom doprinosu koji je odobren za projekt te o preraspodjeli sufinanciranja između doprinosa Zajednice i nacionalnog doprinosa;

(g)	iznosu državnog doprinosa koji je pogođen nepravilnošću i o odgovarajućem doprinosu Zajednice koji je izložen riziku;

(h)	u slučaju da nije došlo ni do kakvog plaćanja državnog doprinosa iz točke (g) osobama ili drugim identificiranim subjektima, o iznosima koji bi bili neopravdano plaćeni da nepravilnost nije otkrivena;

(i)	obustavi plaćanja, tamo gdje je to moguće, i o mogućnostima nadoknade;

(j)	prirodi neopravdanog izdatka;

3.   Ako neke od informacija iz stavka 2. nisu dostupne, naročito one koje su povezane s praksama kojima se došlo do nepravilnosti i s načinom na koji se nepravilnost otkrila, države članice, koliko god je to moguće, dopunjuju informacije koje nedostaju prilikom slanja Komisiji narednih izvješća o nepravilnostima.

Članak 28.

Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi

1.   Države članice obavješćuju Komisiju, pozivajući se na svako prethodno izvješće podneseno u okviru članka 27., o pokrenutim postupcima u odnosu na nepravilnosti koje su prethodno zamijećene i o značajnim promjenama koje su odatle proizašle. Te se informacije navode u izvješćima o napretku ili u završnim izvješćima o provedbi godišnjih programa, u skladu s modelima sadržanima u prilozima 4. i 5.

U izvješću se naznačuje iznos koji jest ili se očekuje da bude nadoknađen.

2.   Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima daju i dodatne podrobnosti koje se odnose na:

(a)	sve privremene mjere koje su države članice poduzele radi osiguravanja povrata iznosa koji su neopravdano plaćeni;

(b)	sve sudske i upravne postupke utvrđene radi povrata iznosa koji su neopravdano plaćeni i nametanja sankcija;

(c)	razloge odustajanja od postupaka usmjerenih na povrat;

(d)	razloge odustajanja od kaznenog progona.

Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama kojima se takvi postupci okončavaju ili o glavnim točkama istih te izjavljuju jesu li ili nisu nalazi takvi da upućuju na prijevaru.

Članak 29.

Kontakti s državama članicama

1.   Komisija održava odgovarajuće kontakte s odnosnim državama članicama radi upotpunjavanja dostavljenih informacija o nepravilnostima iz članka 27. te o postupcima iz članka 28. s obzirom na mogućnost nadoknade.

2.   Neovisno o kontaktima iz stavka 1., Komisija obavješćuje države članice u slučajevima kada je narav nepravilnosti takva da upućuje da bi se slične prakse mogle dogoditi i u ostalim državama članicama.

Članak 30.

Uporaba informacija

1.   Komisija bilo koju informaciju opće ili operativne naravi koju je dobila od država članica na temelju ove Odluke može koristiti u vršenju analiza rizika te može, na osnovi dobivenih informacija, praviti izvješća i razvijati sustave ranog upozoravanja, a sve radi učinkovitijeg prepoznavanja rizika.

2.   Komisija redovito obavješćuje zainteresirane države članice o korisnosti informacija iz stavka 1.

POGLAVLJE 5.

Informacije i promidžba

Članak 31.

Informacije za potencijalne korisnike

1.   Odgovorno tijelo osigurava da ključni pokazatelji o višegodišnjim i godišnjim programima budu što više rašireni, zajedno s podrobnostima o odnosnim financijskim doprinosima te o njihovoj raspoloživosti svim zainteresiranim stranama.

Odgovorno tijelo, međutim, može odlučiti zadržati u povjerljivosti unutarnje upravne sporazume utvrđene višegodišnjim i godišnjim programima kao i svaku drugu informaciju o provedbi Fonda i to radi javne sigurnosti.

2.   Odgovorno tijelo potencijalnim konačnim korisnicima pruža, u najmanju ruku, sljedeće informacije:

(a)	o uvjetima prihvatljivosti koje treba ispuniti u svrhu natjecanja za financiranje u okviru godišnjeg programa;

(b)	o opisu postupaka kroz koje podnositelji zahtjeva za financiranje prolaze, te o uključenim vremenskim razdobljima;

(c)	o kriterijima odabira projekata za financiranje;

(d)	o kontaktima kroz koje se mogu dobiti informacije o godišnjim programima.

Odgovorno tijelo, povrh toga, obavješćuje potencijalne konačne korisnike o objavljivanju iz članka 33. stavka 2. točke (b).

Članak 32.

Informacije za konačne korisnike

Odgovorno tijelo obavješćuje konačne korisnike o tome da prihvaćanje financiranja uključuje i prihvaćanje njihova uključivanja na popis konačnih korisnika koji se objavljuje sukladno članku 33. stavku 2. točki (b).

Članak 33.

Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1.   Odgovorno tijelo osigurava da informacije i promidžbene mjere budu provođene s ciljem što veće medijske pokrivenosti posredstvom korištenja različitih oblika i metoda komunikacije na odgovarajućoj teritorijalnoj razini.

2.   Odgovorno tijelo organizira, u najmanju ruku, sljedeće informativne i promidžbene mjere:

(a)	barem jedna informativna aktivnost godišnje, kojom se, kao na primjer u 2008., predstavlja pokretanje višegodišnjeg programa ili postignuća godišnjih programa;

(b)	godišnju objavu, barem na mrežnim stranicama, popisa konačnih korisnika, imena projekata i iznosa državnih sredstava i sredstava iz Zajednice koji su im dodijeljeni. Pojedinačna pripadnost ciljanim skupinama iz članka 6. osnovnog akta se ne navodi. Adrese mrežnih stranica se priopćavaju Komisiji.

Članak 34.

Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1.   Konačni je korisnik odgovoran da, posredstvom mjera utvrđenih u stavcima 2., 3. i 4., obavijesti javnost o pomoći koju je dobio iz Fonda.

2.   Konačni korisnik postavlja stalnu istaknutu pločicu značajne veličine, ne kasnije od tri mjeseca od dovršetka bilo kojeg projekta koji ispunja sljedeće uvjete:

(a)	ukupni doprinos Zajednice projektu prelazi 100 000 EUR; i

(b)	djelovanje se sastoji od kupovine fizičkog objekta ili od financiranja infrastrukture ili konstrukcije projekata.

Pločica govori o vrsti i imenu projekta. Informacije iz članka 35., Osim toga, zauzima barem 25 % pločice.

3.   Kada projekt dobije sredstva u okviru godišnjeg programa sufinanciranog iz Fonda, konačni korisnik osigurava da oni koji sudjeluju u projektu budu obaviješteni o tom financiranju.

4.   Svaki dokument, uključujući i potvrdu o nazočnosti i svaku drugu potvrdu, koji se tiče takvih projekata, uključuje i izjavu kojom se ističe da je projekt sufinanciran iz Fonda.

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja

Sve informacije i promidžbene mjere kojima se smjera prema konačnim korisnicima, potencijalnim konačnim korisnicima i prema javnosti, uključuju:

1.	znak Europske unije, u skladu s grafičkim standardima naznačenim u Prilogu 10, kao i uputu na Europsku uniju;

2.	uputu na Fond;

3.	izjavu koju odabere odgovorno tijelo, a kojom se ističe dodatna vrijednost doprinosa iz Zajednice.

Za male promidžbene elemente ili promidžbene elemente povezane s dva ili više od četiriju Fondova, točke 1. i 3. se ne primjenjuju.

POGLAVLJE 6.

Osobni podaci

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka

1.   Države članice i Komisija poduzimaju mjere potrebne za sprječavanje neovlaštenog otkrivanja ili nezakonitog pristupa, kada je riječ o informacijama iz članka 27. stavka 1. točke (h) osnovnog akta, informacijama koje prikuplja Komisija tijekom provjera na licu mjesta i informacijama iz poglavlja 4.

2.   Informacije iz poglavlja 4. ne smiju se slati drugim osobama, osim onim iz država članica ili iz ustanova Zajednice čije dužnosti zahtijevaju pristup njima, sve dok se države članice koje takve informacije dostavljaju izričito ne suglase s tim.

POGLAVLJE 7.

Elektronička razmjena dokumenata

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata

Uz valjano potpisane papirnate inačice dokumenata iz poglavlja 3., informacije se još šalju, kad god je to moguće, elektroničkim sredstvima.

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata

1.   Ako Komisija razvije računalni sustav za sigurnu razmjenu podataka između Komisije i svake države članice, a radi provedbe Fonda, države će članice biti o tome obaviještene i, na njihov zahtjev, uključene u razvoj svakog takvog računalnog sustava.

2.   Komisija i imenovana tijela, zajedno s tijelima na koja su zadaće delegirane, pohranjuju dokumente iz poglavlja 3. u računalni sustav spomenut u stavku 1.

3.   Države članice, osim toga, mogu biti pozvane da na svoju inicijativu daju informacije iz članaka 27. i 28., koristeći postojeći specifičan sustav, kojim upravlja Komisija, za prikupljanje nepravilnosti otkrivenih u okviru Strukturalnih fondova.

4.   Svi troškovi sučeljavanja zajedničkog računalnog sustava i nacionalnih, regionalnih i lokalnih računalnih sustava kao i svi troškovi prilagodbe nacionalnih, regionalnih i lokalnih sustava tehničkim zahtjevima zajedničkog sustava priznaju se kao troškovi za koje vrijedi članak 16. osnovnog akta.

DIO III.

ODREDBE SPECIFIČNE ZA EUROPSKI FOND ZA IZBJEGLICE

POGLAVLJE 1.

Pravila za prihvatljivost

Članak 39.

Pravila za prihvatljivost

1.   Pravila utvrđena Prilogom 11. koriste se za određivanje prihvatljivosti izdataka povezanih s djelovanjem koje se financira u okviru godišnjih programa iz članka 35. stavka 4. osnovnog akta.

2.   Pravila se primjenjuju na izdatke koje naprave konačni korisnici te se mutatis mutandis primjenjuju i na izdatke koje naprave partneri u projektu.

3.   Države članice mogu primijeniti nacionalna pravila za prihvatljivost koja su stroža od onih koja su utvrđena ovom Odlukom.

Na Komisiji je da procijeni, jesu li nacionalna načela za prihvatljivost koja se primjenjuju u skladu s ovim uvjetom.

POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 40.

Hitne mjere

1.   Odgovorno tijelo predstavlja primjene hitnih mjera, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 12.

2.   Svako donošenje hitnih mjera od strane Komisije vodi prema izmjeni financijske odluke o odobrenju godišnjeg programa odnosne države članice. U izmjeni se naznačuje iznos dodijeljen odnosnoj državi članici, razdoblje unutar kojeg je izdatak prihvatljiv te, ako je to primjereno, odstupanje od pravila za prihvatljivost izdataka iz Priloga 11. u odnosu na djelovanje navedeno u članku 5. osnovnog akta.

3.   Izvješće se o provedbi ovih mjera uključuje u izvješće o napretku te u konačno izvješće o provedbi odnosnoga godišnjeg programa.

4.   Prvo pretfinanciranje, u iznosu 80 % od iznosa dodijeljenog za hitne mjere, plaća se državi članici u roku od 60 dana nakon donošenja odluke iz stavka 2. Saldo se plaća u trenutku kada se izvrši isto plaćanje za odnosni godišnji program.

Članak 41.

Fiksan iznos za preseljene osobe

1.   Radi fiksnog iznosa za preseljene osobe, kako je to predviđeno člankom 13. stavkom 3. osnovnog akta, odgovorno tijelo tijekom razdoblja spomenutog u članku 43. osnovnog akta:

(a)	čuva informacije potrebne za ispravnu identifikaciju preseljenih osoba i datuma njihova preseljenja;

(b)	čuva potrebnu evidenciju o tome da te osobe spadaju u jednu od četiriju kategorija o kojima je riječ u članku 13. stavku 3. osnovnog akta.

2.   Osobe se preseljavaju tijekom kalendarske godine koja se podudara s godišnjim programom.

3.   U izvješću o napretku kao i u završnom izvješću o provedbi godišnjih programa napominje se broj preseljenih osoba, sukladno četirima kategorijama iz članka 13. stavka 3. osnovnog akta.

Članak 42.

Provedba godišnjih programa

1.   Kao iznimka od članka 23., prilikom provedbe godišnjeg programa:

(a)	doprinos Zajednice dodijeljen preseljenim osobama iz članka 13. stavka 3. osnovnog akta ne koristi se za druge svrhe;

(b)	doprinos Zajednice dodijeljen za hitne mjere iz članka 21. osnovnog akta ne koristi se za druge svrhe.

2.   Sveukupna godišnja sredstva iz članka 14. stavka 7. osnovnog akta, uzimajući u obzir prag od 15 % za provedbu djelovanja iz članka 3. stavka 4. iste Odluke, obračunavaju se u odnosu na iznos utvrđen u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa, ne vodeći računa ni o kakvim dodatnim sredstvima dodijeljenima za hitne mjere.

DIO IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 43.

Adrese

Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Irskoj, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj, Kraljevini Švedskoj i Ujedinjenoj Kraljevini Velike Britanije i Irske.

---

(1)  SL L 144, 6.6.2007., str. 1.

(2)  SL L 281, 23.11.1995., str. 31. Direktiva kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1882/2003 (SL L 284, 31.10.2003., str. 1.).

(3)  SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

(4)  SL L 292, 15.11.1996., str. 2.

(5)  SL L 144, 6.6.2007., str. 22.

(6)  SL L 144, 6.6.2007., str. 45.

(7)  SL L 168, 28.6.2007., str. 18.

(8)  SL L 326, 12.12.2007., str. 29.

(9)  SL C 316, 27.11.1995., str. 49.

(10)  SL L 160, 30.6.2000., str. 1. Uredba kako je izmijenjena Uredbom (EZ) br. 681/2007 (SL L 159, 20.6.2007., str. 1.).

---

PRILOZI

PRILOG 1.

Model opisa sustava za upravljanje i nadzor…

PRILOG 2.

Model višegodišnjeg programa…

PRILOG 3.

Model godišnjeg programa…

PRILOG 4.

Model izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa…

A.	Tehničko izvješće…

B.	Zahtjev za drugo pretfinanciranje, plaćanje…

PRILOG 5.

Model završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa…

A.	Tehničko izvješće…

B.	Zahtjev za plaćanjem bilance/Izjava o povratu sredstava…

PRILOG 6.

Model revizijske strategije…

Prilozi revizijskoj strategiji: godišnji planovi…

PRILOG 7.

Model izvješća revizijskog tijela…

A.	Godišnje revizijsko izvješće…

B.	Mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor…

C.	Valjanost zahtjeva za plaćanje…

PRILOG 8.

Model deklaracije o izdacima za drugo pretfinanciranje…

PRILOG 9.

Model deklaracije o izdacima za plaćanje bilance…

PRILOG 10.

Upute o znaku i definicija standardnih boja…

PRILOG 11.

Pravila za prihvatljivost izdataka – Europski Fond za izbjeglice…

PRILOG 12.

Primjena hitnih mjera…

PRILOG 1.

MODEL OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR

	Početna inačica
	Revidirana inačica (broj, datum, d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom
	Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND/FONDOVI:

GLAVNA TOČKA SUSRETA:

DOBIVENA INFORMACIJA OPISUJE STANJE U: …

1.   IDENTIFIKACIJA IMENOVANIH TIJELA

1.1.   Opće informacije o imenovanim tijelima

1.1.1.   Kratak opis izbora učinjenih imenovanjem različitih tijela

1.1.2.   Naznaka o tome, jesu li odnosni sustavi za upravljanje i nadzor operativni

Ako nisu, naznaka datuma kada će biti operativni

1.1.3.   Naznaka, o tome, je li Komisija odnosne sustave za upravljanje i nadzor odobrila za druge financijske instrumente Zajednice (ako se mogu primijeniti)

1.2.   Organizacijska mapa/mape cjelovitog tijela/tijelâ u okviru kojega/kojih imenovana tijela funkcioniraju

1.3.   Odgovorno tijelo

1.3.1.   Datum i oblik formalnog imenovanja odgovornog tijela

1.3.2.   Pravni status odgovornog tijela

1.3.3.   Specifikacija funkcija koje odgovorno tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti odgovornog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks), uključujući i zadaće povjerene imenovanom tijelu/tijelima) iz točke 1.4.)

1.3.4.   Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja)

1.3.5.   Informacije o tome, može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda

1.3.6.   Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.4.   Delegirano tijelo/tijela

1.4.1.   Razlozi uspostavljanja bilo kojeg delegiranog tijela

1.4.2.   Datum i oblik formalnog imenovanja delegiranog tijela/tijelâ

1.4.3.   Pravni status delegiranog tijela/tijelâ

1.4.4.   Specifikacija funkcija koje delegirano tijelo/tijelâ vrše izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti delegiranog tijela/tijelâ) (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)

1.4.5.   Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja)

1.4.6.   Informacije o tome, može li delegirano tijelo/tijelâ djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda

1.4.7.   Ako je delegirano tijelo/tijela isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.5.   Tijelo nadležno za ovjeravanje

1.5.1.   Datum i oblik formalnog imenovanja tijela nadležnog za ovjeravanje

1.5.2.   Pravni status tijela nadležnog za ovjeravanje

1.5.3.   Specifikacija funkcija koje tijelo nadležno za ovjeravanje vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti tijela nadležnog za ovjeravanje (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks))

1.5.4.   Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja)

1.5.5.   Ako je tijelo nadležno za ovjeravanje isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava

1.6.   Revizijsko tijelo

1.6.1.   Datum i oblik formalnog imenovanja revizijskog tijela

1.6.2.   Pravni status revizijskog tijela

1.6.3.   Specifikacija funkcija koje revizijsko tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti revizijskog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks))

1.6.4.   Organizacija i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja)

1.6.5.   Kvalifikacije osoblja revizijskog tijela te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) ostalih tijela od kojih se očekuje da će vršiti posao revizije (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks))

1.6.6.   Ako je revizijsko tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava

1.6.7.   Ako odgovorno tijelo može djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda, opis dogovora kojim se osigurava neovisan položaj revizijskog tijela, a u skladu s člankom 8.

Smjernice za odjeljke 2–4

Prvi dio svake tabele

Opis postupaka treba uključivati zadaće koje treba vršiti svako od izabranih tijela (ili tijela koja djeluju u okviru njihovih odgovornosti) kao i interakcija među njima. Opis treba biti koncizan, ali tako da omogućuje jasno razumijevanje onoga kako će postupci funkcionirati u praksi.

Drugi dio svake tabele

Kontrolni popis treba biti potpun tako da naznačuje jesu li svi ciljevi ostvareni ili nisu te tako da donosi relevantne informacije. Ako neki cilj nije ostvaren, molim dostaviti objašnjenje te, ako je to važno, naznačiti očekivani datum dovršetka.

Ako su postupci formalizirani, treba biti uključena uputa na dokument.

2.   FUNKCIONIRANJE IMENOVANIH TIJELA

2.1.   Imenovanje i nadziranje imenovanih tijela
Kratak opis procesa kojim se osniva svako od imenovanih tijela (Opis treba uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Pravilima kojima se uređuju odnosi između države članice i imenovanih tijela, identificiraju se odnosne odgovornosti	DA/NE
2.	Država je članica imenovanim tijelima dala smjernice s ciljem da se osigura zdravo upravljanje financijama (kroz izobrazbu i/ili priručnike)	DA/NE
3.	Svako će tijelo informirati svoje osoblje o izjavi o misiji, o organizaciji kao i o opisu posla te o očekivanim rezultatima	DA/NE
4.	Poduzeti su koraci u smjeru osiguravanja da različita tijela budu odgovarajuće popunjena osobljem u smislu broja, starosti i iskustva, a s ciljem vršenja njihovih funkcija	DA/NE

2.2.   Razdvajanje funkcija
Kratak opis dogovora definiranih s ciljem osiguravanja ispravnog razdvajanja funkcija (Opis treba uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Definirana su pravila čiji je cilj jamčenje ispravnog razdvajanja funkcija među čimbenicima odgovornog tijela, kada je u pitanju potpisivanje ugovora/sporazuma o potpori	DA/NE
2.	Definirana su pravila čiji je cilj jamčenje ispravnog razdvajanja funkcija među čimbenicima odgovornog tijela, kada je u pitanju inicijacija, verifikacija i odobravanje financijskih transakcija	DA/NE
3.	Revizijsko tijelo će funkcionirati neovisno o odgovornom tijelu i o tijelu nadležnom za ovjeravanje	DA/NE
4.	Tijelo nadležno za ovjeravanje nije uključeno u odabir, provedbu i financijske transakcije povezane sa sredstvima Zajednice	DA/NE

2.3.   Praćenje delegiranog tijela/delegiranih tijela – ako je primjenljivo
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Zadaće koje se delegiraju su jasno definirane	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci koji se odnose na delegirane zadaće, a provjerena je njihova suglasnost s pravilima koja su definirana osnovnim aktom/provedbenim pravilima	DA/NE
3.	Vršiti će se supervizijski nadzori s ciljem osiguravanja da se zadaće provode u skladu s utvrđenim postupcima	DA/NE

2.4.   Praćenje ostalih zadaća koje ne vrše sama tijela – ako je primjenljivo
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti odgovornog tijela (a ne uzimaju se kao delegirana tijela), nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osiguralo zdravo upravljanje financijama	DA/NE
2.	Kada je riječ o prenošenju revizijskih djelovanja na vanjske pružatelje usluga (outsourcing) i kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti revizijskog tijela, nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osigurala zajednička revizijska metodologija i dosljednost revizijskoga posla	DA/NE
3.	Kada je riječ o prenošenju potvrđivanja na vanjske pružatelje usluga (outsourcing) i kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti tijela nadležnog za ovjeravanje, nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osigurao zajednički pristup u ovjeravanju	DA/NE
4.	Kada je riječ o prenošenju na vanjske pružatelje usluga koja su ujedno i privatna tijela bez uloge javne službe, definirani su mehanizmi kako bi se osiguralo da u zadaće koje se povjeravaju ne budu uključene ovlasti javnog tijela kao ni raspolaganje diskrecijskim ovlastima suđenja.	DA/NE

3.   OPERATIVNI I FINANCIJSKI PROCESI

3.1.   Uspostavljanje višegodišnjih programa
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Predviđeni su sporazumi kako bi se osigurala provedba načela partnerstva, a u skladu s važećim nacionalnim pravilima i praksama	DA/NE
2.	Definirani su postupci kako bi se provjerilo je li višegodišnji program suglasan sa strateškim smjernicama i je li u skladu s pravom Zajednice, naročito s onim dijelom prava Zajednice čiji je cilj osigurati slobodno kretanje osoba u povezanosti s izravnim pobočnim mjerama, uz poštovanje kontrola nad vanjskim granicama, azila i useljavanja	DA/NE
3.	Višegodišnji program će odobriti za to valjano ovlaštena osoba	DA/NE

3.2.   Uspostavljanje godišnjih programa
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Utvrđeni su postupci čiji je cilj da osiguraju: — suglasnost između godišnjih programa i višegodišnjeg programa, — prihvatljivost djelovanja predviđenih godišnjim programima, — suglasnost i upotpunjavanje djelovanja s ostalim nacionalnim instrumentima i s instrumentima Zajednice, — sukladnost s pravilima o postotku sufinanciranja, — suglasnost s prioritetima/posebnim prioritetima izraženima u strateškim smjernicama	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci za omogućavanje revizije određenoga godišnjeg programa u slučaju valjano potkrijepljenih hitnih situacija, koje su opisane u osnovnom aktu (ako je primjenljivo)	DA/NE
3.	Utvrđeni su postupci za predlaganje revizije određenoga godišnjeg programa kada je to potrebno, a u okviru članka 23. stavka 1. ove Odluke	DA/NE
4.	Svako se financijsko probijanje godišnjeg programa kao i razlozi za nj dokumentiraju	DA/NE
5.	Dokumentira se i svaka modifikacija, kao i razlozi za nju, u provedbi godišnjeg programa koja nije povezana s financijskim probijanjem (npr. u vezi je s prirodom i vremenikom poziva za podnošenje prijedloga ili s područjem tehničke pomoći)	DA/NE

3.3.   Uspostavljanje revizijske strategije i godišnjih revizijskih planova
Kratak opis procesa (Opis se odnosi na revizijsko tijelo)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Definirana su pravila koja jamče transparentnu i primjerenu komunikaciju od odgovornog tijela prema tijelu za reviziju o provedenim postupcima upravljanja i o projektima prije i tijekom programiranog razdoblja	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci za definiranje godišnjih revizijskih planova (koje treba svake godine priložiti revizijskoj strategiji) i za njihovo pravovremeno slanje Komisiji (ako se to može primijeniti)	DA/NE
3.	Revizijska strategija i godišnji revizijski planovi su odobreni od strane za to valjano ovlaštene osobe.	DA/NE

3.4.   Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo – ako je primjenljivo
Kratak opis razloga koji odgovorno tijelo navode da provodi projekte izravno i specifičnih dogovora koji su predviđeni za ojačavanje sustava za upravljanje i nadzor (Opis treba uključivati sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Opravdanje potrebe da odgovorno tijelo provodi projekte biti će dokumentirano i prihvaćeno na odgovarajućoj razini	DA/NE
2.	Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se osiguralo da će narav i ciljevi projekata biti u skladu s odredbama definiranima za Fond	DA/NE
3.	Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se spriječio sukob interesa u projektima koje provodi odgovorno tijelo	DA/NE
4.	Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se u provedbi projekata od strane odgovornog tijela osiguralo poštovanje načela vrijednosti novca	DA/NE
5.	Definiraju se postupci kojima se jamči da će ugovorni termini koji su važni za odnosne projekte biti jasni i potpuni, naročito s obzirom na uvjete financiranja, rokove plaćanja, pravila za prihvatljivost i obveze u pogledu operativnog i financijskog izvješćivanja	DA/NE
6.	Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se osiguralo da glavne funkcije odgovornog tijela predviđene osnovnim aktom nisu pogođene s obzirom na projekte koje provodi odgovorno tijelo	DA/NE
7.	Kada odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, revizijsko tijelo je tijelo različito od odgovornog tijela (ako to nije slučaj, molimo opišite dodatna jamstva za primjerenu neovisnost revizijskog tijela)	DA/NE
8.	Revizijska strategija će obuhvatiti specifične rizike koji mogu biti povezani s provedbom projekata od strane odgovornog tijela	DA/NE

3.5.   Odabir i provedba projekata (Odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjeljivanje)
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	U slučaju poziva za prikupljanje prijedloga (ili ponuda), definirana su pravila kako bi se osiguralo otvoreno natjecanje i primjerena promidžba	DA/NE
2.	Kriteriji odabira biti će u skladu s minimalnim kriterijima definiranima u osnovnom aktu	DA/NE
3.	Definirani su postupci za zaprimanje prijedloga (ili ponuda)	DA/NE
4.	Definirani su postupci kako bi se osiguralo da prijedlozi (ili ponude) budu procjenjivane u skladu s predodređenim pravilima i kriterijima na transparentan način i bez diskriminacije	DA/NE
5.	Odluke o dodjeli i sporazumi o ugovorima/potpori odobrit će za to valjano ovlaštena osoba	DA/NE
6.	Definirani su postupci kako bi se podnositelju zahtjeva osigurale primjerene ex post informacije o rezultatima procesa odabira	DA/NE
7.	Definirani su postupci kako bi se osiguralo praćenje provedbe sporazuma/ugovora o potpori, u skladu s ugovornim uvjetima	DA/NE

3.6.   Praćenje projekata koje provode konačni korisnici
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Za svaki će se projekt utvrditi, pratiti i priopćiti odgovornom tijelu ključni operativni i financijski pokazatelji	DA/NE
2.	Predviđene su verifikacije na licu mjesta od strane odgovornog tijela u svrhu praćenja projekata (kako operativnih tako i financijskih vidova)	DA/NE
3.	Odgovorno će tijelo osigurati da konačni korisnici primjenjuju odgovarajući računovodstveni sustav u računalnom obliku	DA/NE
4.	Odgovorno će tijelo osigurati da konačni korisnici provode odredbe o vidljivosti financiranja iz EU-a	DA/NE

3.7.   Financijsko upravljanje projektom
Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Financijske će transakcije biti odobrene od za to valjano ovlaštenih osoba	DA/NE
2.	Prije bilo kakvog plaćanja/naplaćivanja, izvršiti će se verifikacije, naročito s ciljem praćenja: — točnosti i urednosti zahtjeva za plaćanjem, s obzirom na pravila o prihvatljivosti za Fond/Fondove, — jesu li proizvodi i/ili usluge sufinancirane iz projekta trenutačno isporučeni, — točnosti, potpunosti i učinkovitosti plaćanja ostalih doprinosa koji se dobivaju iz državnih ili privatnih izvora, — jesu li uzeti u obzir rezultati revizijskog postupanja, bez obzira o kojem postupanju je riječ	DA/NE
3.	Verifikacije će se izvršiti s ciljem postizanja razborite sigurnosti u zakonitost i urednost istaknutih transakcija	DA/NE
4.	Supervizijski nadzori će se izvršiti tijekom razdoblja programiranja, kako bi se zajamčilo poštovanje utvrđenih financijskih postupaka	DA/NE
5.	Verifikacije će se izvršiti kroz nadopunjavanje s ostalim financijskim programima Zajednice, kako bi se izbjeglo dvostrukost u financiranju	DA/NE

3.8.   Nepravilnosti, ispravke i nadoknade
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo, delegirano tijelo/imenovana tijela i tijelo nadležno za ovjeravanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Utvrđene su definicije nepravilnosti i u skladu su sa zahtjevima Zajednice	DA/NE
2.	Na djelu su mehanizmi čiji je cilj osigurati da nepravilnosti mogu biti otkrivene u primjerenom vremenu a neodložne mjere poboljšanja poduzete	DA/NE
3.	Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati da Komisija bude obaviještena o otkrivenim nepravilnostima kao i, ako je to primjereno, o svim poduzetim mjerama poboljšanja, a u skladu s obvezama utvrđenim ovom Odlukom	DA/NE
4.	Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati ispravan slijed naloga za nadoknadom i, ako je to primjereno, za neplaćenim interesom	DA/NE
5.	U slučaju da nalog za nadoknadom ne može biti naplaćen u gotovini, vršit će se procjena o tome, trebaju li države članice vratiti sredstva proračunu Zajednice ili ne	DA/NE

3.9.   Priprema i provedba revizijskih izaslanstava
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati revizijsko tijelo i, kao potencijalne revizije, odgovorno tijelo i delegirano tijelo/imenovana tijela te, kao primatelja zaključaka, tijelo nadležno za ovjeravanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Revizijska praksa je na crti međunarodno prihvaćenih standarda	DA/NE
2.	Napravljen je revizijski priručnik za korištenje revizorima, a na osnovi potreba definiranih osnovnim aktom	DA/NE
3.	Revizije će se vršiti kako bi se provjerila učinkovitost funkcioniranja sustava za upravljanje i nadzor	DA/NE
4.	Provjere treba vršiti u granicama prihvatljivih troškova i biti će zasnovane na odgovarajućem uzorku, te će iznositi barem 10 % prihvatljivih troškova	DA/NE
5.	Verifikacije u okviru prihvatljivih izdataka će provjeravati u najmanju ruku sukladnost, učinkovitost i stvarnost sljedećih elemenata: postupak odabira, ciljevi projekta, realnost njihova postizanja, prihvatljivost troškova, valjanost popratnih dokumenata za troškove, nacionalno sufinanciranje, postupak revizije	DA/NE
6.	Nasljedovanje ranijih preporuka događati će se na redovnoj osnovici	DA/NE
7.	Projekti koje provodi odgovorno tijelo podlijegati će pomnoj kontroli	DA/NE

3.10.   Revizijsko izvješće o godišnjim programima i odnosnim deklaracijama
Kratak opis procesa (Opis treba uključivati revizijsko tijelo)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Utvrđeni su postupci za konsolidaciju zaključaka revizijskih sustava i revizijskih projekata za svaki godišnji program	DA/NE
2.	Izvršiti će se provjere s ciljem ocjene valjanosti zahtjeva za plaćanjem	DA/NE
3.	Pokrenuti će se dodatna ispitivanja u slučaju da se otkriju sustavne pogrješke ili pogrješke materijalne naravi	DA/NE
4.	Izvješće i odnosne deklaracije odobrit će za to valjano ovlaštena osoba	DA/NE

3.11.   Ovjera izdataka
Kratak opis procesa (Uključuje prvotno tijelo nadležno za ovjeravanje, ali i odgovorno tijelo i delegirano tijelo/imenovana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se u svrhu ovjeravanja od odgovornog tijela dobiju potrebne informacije	DA/NE
2.	Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se od revizijskog tijela dobije revizijsko izvješće za svaki godišnji program kao i odnosne deklaracije	DA/NE
3.	Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se u završnoj deklaraciji o izdacima uzmu u obzir nadoknade i kako bi se pratilo tekuće pravne postupke ili upravne apele koje u odnosu na nadoknade imaju učinak obustave	DA/NE
4.	Provesti će se verifikacije, kako bi se osiguralo točnost i potpunost deklaracije o izdacima (naročito kada je u pitanju bilo koji interes nastao kroz pretfinanciranje dobiveno od Komisije kao i njegovu efektivnu uporabu kao nacionalnog doprinosa	DA/NE
5.	Kada je u pitanju lokalna valuta, metode koje se koriste pri obračunavanju u eure u skladu su s pravilima koja je definirala sama Komisija	DA/NE

3.12.   Ocjena programa
Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Dokumenti koji predstavljaju smjernice Komisije vezane za ocjenu naširoko su distribuirani i učinjeni dostupnim svim potencijalnim konačnim korisnicima kao i ostalim zainteresiranim stranama	DA/NE
2.	Biti će registrirani ključni operativni i financijski pokazatelji koje dostave konačni korisnici, a kojima se mjere postignuća projekta	DA/NE
3.	Odgovorno će tijelo (i/ili delegirana tijela) osigurati da dostavljeni pokazatelji budu primjereni za mjerenje ishoda i rezultata svakog projekta	DA/NE
4.	Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati potrebno ocjenjivanje, kako se to i zahtijeva osnovnim aktom	DA/NE

4.   INFORMACIJSKO UPRAVLJANJE

4.1.   Dokumentacija o postupcima
Kratak opis procesa (Uključuje sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Tijela jamče suglasnost utvrđenih postupaka iz članka 7. ove odluke s nacionalnim pravom kao i s pravom Zajednice (npr. javna nabava, računovodstvena pravila itd.)	DA/NE
2.	Postupke je odobrilo za to valjano ovlaštena osoba	DA/NE
3.	Utvrđeni postupci daju jasne upute za svaku od glavnih operacija te tumače krug donošenja odluka koje se odnose na vršenje funkcija	DA/NE
4.	Na djelu su dogovori čiji je cilj osigurati da sveukupno relevantno osoblje bude obaviješteno o utvrđenim postupcima	DA/NE
5.	Ako je primjereno, postupci uključuju uporabu kontrolnih popisa kojima se sažimaju ključni nadzori koje treba izvršiti	DA/NE
6.	Na djelu su dogovori čiji je cilj zaštita osobnih podataka	DA/NE

4.2.   Računovodstvo i knjigovodstvo
Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo, delegirano tijelo/imenovana tijela i tijelo nadležno za ovjeravanje)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Na djelu su dogovori, čiji je cilj osigurati da računovodstveni podaci budu potpuni, pouzdani i točni. Računovodstveni sustav na poseban način omogućuje: — ulaženje u trag sredstvima Zajednice na razini konačnih korisnika i na razini projekata — identifikaciju svakog interesa nastalog kroz pretfinanciranje dobiveno od Komisije — identifikaciju izdanih naloga za nadoknadom te, ako je primjenljivo, identifikacija isplate u gotovini	DA/NE
2.	Računovodstveni i financijski sustav izvješćivanja u skladu je s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka	DA/NE
3.	Računovodstveni i financijski sustav izvješćivanja koji se koristi, biti će u računalnom obliku	DA/NE
4.	Sustav pohrane postoji kako bi se jamčio kontinuitet operacija u potrebi stalnog rasta	DA/NE
5.	Kada je u pitanju lokalna valuta, metode koje se koriste pri obračunavanju u eure u skladu su s pravilima koja je postavila Komisija	DA/NE

4.3.   Izvješćivanje Komisije
Kratak opis procesa (Uključuje sva tijela)
	Ključni ciljevi	Ostvareni?	Primjedbe
1.	Identificirane su obveze izvješćivanja, kao i implikacije za izvore	DA/NE
2.	Utvrđeni postupci omogućuju pravo, pravovremeno i potpuno uključivanje imenovanih tijela	DA/NE
3.	Izvješća su odobrena od strane za to valjano ovlaštenih tijela	DA/NE

4.4.   Revizijski postupak
Kratak opis postupka (Uključuje sva tijela)
Gdje se sljedeći dokumenti čuvaju?	Zaduženo tijelo/jedinica	Kako dugo
Opis sustava za upravljanje i nadzor, uključujući i priručnik/e za postupanje
Revizijska strategija
Nacionalni višegodišnji program i moguće revizije
Nacionalni godišnji programi i moguće revizije
Odluke Europske Komisije o višegodišnjim i godišnjim programima
Poziv za prikupljanje prijedloga/Poziv za prikupljanje ponuda
Datoteke podnositelja/datoteke ugovora
Zaprimljene administrativne, tehničke i financijske analize prijedloga/ponuda (ocjenjivački pojasevi) i izvješća odbora za ocjenu
Odluke o financiranju i o odbacivanju
Sporazumi o financiranju projekta
Odluke o financijskim obvezama za svaki projekt
Financijska izvješća i zahtjevi za plaćanjem koji dolaze financiranjem primatelja
Financijska izvješća i zahtjevi za plaćanjem koji dolaze od financiranog projekta
Dokumenti rashoda i prihoda povezanih s financiranim projektom
Odobrenja plaćanja/nadoknade vezana za financiranje (dokaz o izvršenim verifikacijama)
Nalozi za plaćanjem/nadoknadom vezani za financiranje
Dokazi o plaćanju/nadoknadi vezani za financiranje
Dokumentacija vezana za metodologiju uzimanja uzoraka u okviru revizijskog djelovanja
Izvješća o revizijama izvršenim na projektima
Izvješća o revizijama izvršenim na nacionalnoj razini na sustavima za upravljanje i nadzor
Revizijska izvješća o godišnjim programima
Revizijska mišljenja o sustavima za upravljanje i nadzor
Revizijske deklaracije o valjanosti zahtjeva za plaćanjem
Zahtjevi za plaćanje poslani Europskoj Komisiji
Potvrde o izdacima poslane Europskoj Komisiji
Izvješća o provedbi poslana Europskoj Komisiji
Završna izvješća o provedbi poslana Europskoj Komisiji
Dokazi o plaćanju dobiveni od Europske Komisije
Izvješća o ocjeni poslana Europskoj Komisiji

5.   ODOBRENJE OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR

Tijelo	Deklaracija	Datum potpisivanja
Odgovorno tijelo	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor odgovornog tijela	Ime: Funkcija: Datum: Potpis
Tijelo nadležno za ovjeravanje	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor tijela nadležnog za ovjeravanje	Ime: Funkcija: Datum: Potpis
Revizijsko tijelo	Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor revizijskog tijela i mogu potvrditi da ono što je opisano predstavlja pouzdanu sliku o svim sustavima za upravljanje i nadzor	Ime: Funkcija: Datum: Potpis

PRILOG 2.

MODEL VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

	Početna inačica
	Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom
	Inačica revidirana u svjetlu ocjena i/ili nakon provedbe poteškoća
	Inačica revidirana nakon revizije strateških smjernica

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

POKRIVENO RAZDOBLJE:

1.   SITUACIJA U DRŽAVI ČLANICI

Opis osnovnog stanja u državi članici vezanog za politiku u području koje je pokriveno ciljevima Fonda

1.1.   Nacionalna situacija i migracijski tokovi koji na nju utječu

1.2.   Mjere koje je do sada poduzela država članica

1.3.   Ukupna nacionalna sredstva koja su dodijeljena

2.   ANALIZA POTREBA U DRŽAVI ČLANICI

2.1.   Potrebe u državi članici u odnosu na osnovnu situaciju

2.2.   Operativni ciljevi države članice kojima se želi izaći ususret potrebama

3.   STRATEGIJA POSTIZANJA CILJEVA

Opis načina na koji Fond doprinosi potrebama, koje prioritete odabire i zašto

3.1.   Prioritet 1

3.2.   Prioritet 2

3.3.   Ostalo

Probijanje kada se kod predstavljanja informacija o prioritetima odabiru

(a)	Cilj/ciljevi strategije i primjeri ključnih djelovanja

(b)	Opis cilja/ciljeva o kojima je riječ i pokazatelja koji se koriste

(c)	Ako je primjereno, naznaka ključnih djelovanja za koje se drži da ostvaruju specifične prioritete u okviru odabranog prioriteta

4.   KOMPATIBILNOST s OSTALIM INSTRUMENTIMA

Naznaka kompatibilnosti ove strategije s ostalim regionalnim, nacionalnim i instrumentima Zajednice

4.1.   Prioritet 1.

4.2.   Prioritet 2.

4.3.   Ostalo

5.   OKVIR ZA PROVEDBU STRATEGIJE

5.1.   Objavljivanje programa

5.2.   Odabrani pristup za provedbu načela partnerstva

6.   INDIKATIVNI FINANCIJSKI PLAN

6.1.   Doprinos zajednice

6.1.1.   Tablica

Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana

Tablica 1.

Doprinos Zajednice

Država članica: (…)
Fond: (…)
(u 000’ EUR – trenutne cijene	2007.	2008.	2009.	2010.	2011.	2012.	2013.	Ukupno
Prioritet 1: (…)								0
Prioritet 2: (…)								0
Prioritet 3: (…)								0
Prioritet: (…)								0
Tehnička pomoć								0
Ukupno	0	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2.   Primjedbe na pokazatelje/trendove

6.2.   Opći financijski plan

6.2.1.   Tablica

Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana

Tablica 2.

Opći financijski plan

Država članica: (…)
Fond: (…)
(u 000’ EUR – trenutne cijene	2007.	2008.	2009.	2010.	2011.	2012.	2013.	Ukupno
Doprinos Zajednice								0
Državno sufinanciranje								0
Privatno sufinanciranje								0
Ukupno	0	0	0	0	0	0	0	0
% doprinosa Zajednice	%	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2.   Primjedbe na pokazatelje/trendove

(Potpis odgovorne osobe)

PRILOG 3.

MODEL GODIŠNJEG PROGRAMA

	Početna inačica
	Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom
	Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

1.   OPĆA PRAVILA ODABIRA PROJEKATA ZA FINANCIRANJE U OKVIRU PROGRAMA

2.   PROMJENE U SUSTAVIMA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR (ako je primjereno)

3.   DJELOVANJA ZA POTPORU IZ PROGRAMA U OKVIRU ODABRANIH PRIORITETA

3.1.   Djelovanja za provedbu prioriteta 1.

3.2.   Djelovanja za provedbu prioriteta 2.

3.3.   Ostalo

Kada predstavljanje djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo., ako je relevantno, izazove probijanje sukladno opisu kategorija djelovanja u osnovnom aktu.

Vidovi predstavljenog djelovanja prilikom opisa svakog djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo.

1.	Prijedlog i područje djelovanja

2.	Očekivani primatelji potpore

3.	Kada je to primjereno, opravdanje projekata koje odgovorno tijelo provodi izravno djelujući kao izvršno tijelo

4.	Očekivani kvantificirani rezultati i indikatori koje treba koristiti

5.	Vidljivost financiranja iz EZ-a

6.	Komplementarnost sa sličnim djelovanjima koji se financiraju iz ostalih instrumenata EZ-a ako je to primjereno

7.	Informacije o financijama

4.   TEHNIČKA POMOĆ

4.1.   Svrha tehničke pomoći

4.2.   Očekivani kvantificirani rezultati

4.3.   Vidljivost financiranja iz EZ-a

5.   NACRT FINANCIJSKOG PLANA

Godišnji program – Nacrt financijskog plana

Tablica 1.

Pregledna tablica

Država članica: (…)
Godišnji program o kojem je riječ: (…)
Fond: (…)
(sve je prikazano u EUR)	Prioritet	Poseban prioritet (1)	Doprinos Zajednice (a)	Državna dodjela (b)	Privatna dodjela (c)	Ukupno (d = a + b + c)	% EZ (e = a/d)	Udio u ukup. (d/ukup. d)
Djelovanje 1: (…)						0
Djelovanje 2: (…)						0
Djelovanje 3: (…)						0
Djelovanje 4: (…)						0
Djelovanje 5: (…)						0
Djelovanje …: (…)						0
Djelovanje N: (…)						0
Tehnička pomoć						0
Ostale operacije (2)						0
Ukupno						0		100 %

(Potpis odgovorne osobe)

---

(1)  Ako je primjenljivo.

(2)  Ako je primjereno, specifične mjere definirane osnovnim aktom kao hitne mjere.

PRILOG 4.

MODEL IZVJEŠĆA O NAPRETKU O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A.   Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.   Vremenik programa

1.2.   Opis organizacije odabira projekata i ponuda te njihov ishod

1.3.   Napredak ostvaren u provedbi programskih djelovanja u okviru odabranih prioriteta

1.3.1.   Djelovanja za provedbu Prioriteta 1.

1.3.2.   Djelovanja za provedbu Prioriteta 2.

1.3.3.   Ostalo

1.4.   Korištenje tehničke pomoći

1.5.   Problemi na koje se naišlo i poduzete mjere

2.   FINANCIJSKA PROVEDBA

Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa

Tablica 1.

Financijsko izvješće

Država članica: (…)
Godišnji program o kojem je riječ: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Pretfinancijski parametri dobiveni od EZ-a: (iznos)
Svi pokazatelji u EUR	Prioritet	Poseban prioritet (1)	Programirala država članica			Izvršeno na razini države članice			Doprinos EZ-a plaćen konačnim korisnicima od strane države članice	Ukupni prihvatljivi troškovi učinjeni do datuma od strane konačnih korisnika
			Ukupni programski troškovi (a)	Doprinos EZ-a (b)	% EZ (c = b/a)	Ukupni prihvatljivi troškovi (d)	Doprinos EZ-a (e)	% EZ (f = e/d)
Djelovanje 1.
Djelovanje 2.
Djelovanje 3.
Djelovanje 4.
Djelovanje 5.
Djelovanje N
Tehnička pomoć
Ostale operacije (2)
UKUPNO			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									> 60 % dobivenih pretfinancijskih plaćanja?
									Da/Ne	Da/Ne

3.   IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA

Notifikacija novih nepravilnosti (3)

Ne

Da (ako da, ispuniti tablicu 2.)

Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa

Tablica 2.

Početno izvješćivanje o nepravilnosti

Država članica: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Vrsta nepravilnosti	Datum/izvor prve informacije	Metoda otkrivanja	Metoda prijevare (Da/Ne)	Iznos u EUR (Doprinos Zajednice)

Pronalazak prethodnih nepravilnosti?

Ne

Da (ako da, ispuniti tablicu 3.)

Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa

Tablica 3.

Izvješćivanje o pronalasku nepravilnosti

Država članica: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Iznos (Doprinos EZ-a u EUR)	Pronađena djelovanja	Nalog za povratom (iznos u EUR)				Otkazivanje doprinosa EU-a
						Izdano	Plaćeno	Osnovni interes	Odricanje

B.   Zahtjev za drugim pretfinancijskim plaćanjem

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima),

koji predstavljam odgovorno tijelo za upravljanje i provedbu (ime Fonda) zahtjeva za plaćanjem sljedećeg iznosa kao drugog pretfinancijskog plaćanja.

EUR (4)
(točan prikaz na dvije decimale)

Zahtjev za plaćanjem je opravdan, jer:

(a)	izvješće je o napretku provedbe godišnjeg programa dostavljeno Komisiji ili je priloženo;

(b)	ovjerena deklaracija o izdacima, sastavljena tako da uračunava barem 60 % iznosa za prvo pretfinanciranje, dostavljena je ili je priložena;

(c)	godišnji je program proveden u skladu s načelom zdravog upravljanja financijama te postoji osnovana sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne;

(d)	ne postoji osnovano mišljenje Komisije vezano za povredu članka 226. Ugovora, u pogledu djelovanja za koja se izdaci deklariraju u zahtjevu.

Plaćanje treba izvršiti Komisija prema:

Tijelu odgovornom za primanje plaćanja
Banci
Bankovnom računu br.:
Nositelju računa (ako nije isti kao i tijelo odgovorno za plaćanje)

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis nadležnog tijela

---

(1)  Ako je primjenljivo

(2)  Ako je primjereno, specifične mjere definirane na zakonskoj osnovi kao hitne mjere ili preseljene osobe

(3)  Od posljednjeg izvješća o napretku/završnoga izvješća Komisiji.

(4)  Ukupan iznos koji se traži za prvo pretfinanciranje.

PRILOG 5.

MODEL ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A.   Tehničko izvješće

1.   OPERATIVNA PROVEDBA

1.1.   Vremenik provedbe programa

1.2.   Ažuriranje izvješća o napretku, kada je riječ o opisu organizacije odabira projekata i ponuda kao i njihovih ishoda, ako je to primjereno

1.3.   Postignuća u provedbi programskih djelovanja s obzirom na odabrane prioritete

1.3.1.   Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 1.

1.3.2.   Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 2.

1.3.3.   Ostalo

Vidovi djelovanja predstavljeni pri opisu svakog djelovanja iz točaka od 1.3 do Ostalo.

1.	Svrha i područje djelovanja

2.	Promjene programa kojeg je odobrila Komisija (ako je to primjereno)

3.	Praćenje djelovanja poduzetih tijekom i nakon provedbe

4.	Aktualni rezultati

5.	Ocjena aktualnih rezultata u usporedbi s ciljevima i pokazateljima koji su utvrđeni u programu

1.4.   Rezultati tehničke pomoći

1.5.   Problemi na koje se nailazi i mjere poduzete u provedbi programa

1.6.   Postupci primijenjeni u slučaju kada je odgovorno tijelo provodilo projekt/projekte izravno djelujući kao izvršno tijelo (ako je to primjereno)

1.7.   Koherencija i komplementarnost s ostalim instrumentima

2.   OCJENA NAPRETKA U PROVEDBI VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

3.   MJERE PODUZETE RADI PRUŽANJA INFORMACIJA O PROGRAMU

3.1.   Mjere poduzete s ciljem da se višegodišnji (1) i godišnji programi učine javnima

3.2.   Provedba vidljivih načela

4.   FINANCIJSKA PROVEDBA

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa

Tablica 1.

Podrobno financijsko izvješće

Država članica: (…)

Godišnji program o kojem je riječ: (…)

Prioriteti/ostala djelovanja: (…)

Stanje na: (dan/mjesec/godina)

(svi prikazi su u EUR)

Programirala država članica

Izvršeno na razini države članice

Aktualni prikazi prihvaćeni od strane Odgovornog tijela (troškovi koje su napravili korisnici i konačni doprinos EZ-a

Djelovanja

Projekti

Prioritet

Poseban prioritet (2)

Ukupni programirani troškovi (a)

Doprinos EZ-a (b)

% doprinosa EZ-a (c = b/a)

Ukupni prihvatljivi troškovi (d)

Doprinos EZ-a (e)

% doprinosa EZ-a (f = e/d)

Ukupni prihvatljivi troškovi (g)

Očekivani doprinos EZ-a (h)

% doprinosa EZ-a (i = h/g)

Uplaćeni doprinos EZ-a (j)

EZ još uvijek treba platiti/nadoknaditi od strane RA (k = h-j)

Djelovanje 1: (…)

Projekt 1: (…);

Projekt N: (…)

Ukupno Djelovanje 1.

Djelovanje…: (…)

(Projekt 1: (…)

Projekt N: (…)

Ukupno Djelovanje…: (…)

Djelovanje N: (…)

Projekt 1: (…)

Projekt N: (…)

Ukupno Djelovanje N

Tehnička pomoć

Ostale operacije (3)

UKUPNO

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

0 %

0

0

4.1.   Popis svih povrata koji se odvijaju na dan 30. lipnja godine N + 2 (N = godina ovoga godišnjeg programa)

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa

Tablica 2.

Popis naloga za povrat koji su u tijeku

Država članica: (…)
Fond: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Ukupan iznos za povratiti	Doprinos EU-a koji treba povratiti	Izvedeno iz odnosnog financijskog izvješća (Da/Ne)	Razlozi za povrat

4.2.   Popis naloga za nadoknadom nije uključen u financijska izvješća o prethodnim godišnjim programima (ako je to primjereno)

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa

Tablica 3.

Popis naloga za povrat koji još nije izveden iz prethodnih deklaracija o izdacima

Država članica: (…)
Fond: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Ukupan vraćeni iznos	Doprinos EU-a koji je vraćen	Datum povrata	Razlozi za povrat

5.   IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA

Notifikacija o novim nepravilnostima (4)?

Ne

Da (ako da, ispuniti tablicu 4.)

Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa

Tablica 4.

Početno izvješćivanje o nepravilnosti

Država članica: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Vrsta nepravilnosti	Datum/izvor prve informacije	Metoda otkrivanja	Metoda prijevare (Da/Ne)	Iznos u EUR (Doprinos Zajednice)

Pronađene prethodne nepravilnosti?

Ne

Da (ako da, ispuniti tablicu 5.)

Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa

Tablica 5.

Izvješćivanje o pronađenim nepravilnostima

Država članica: (…)
Stanje na: (dan/mjesec/godina)
Fond: (…)
Referenca	Godišnji program	Projekt	Prekršena odredba	Iznos (Doprinos EZ-a u EUR)	Pronađena djelovanja	Nalog za povratom (iznos u EUR)				Otkazivanje doprinosa EU-a
						Izdano	Plaćeno	Osnovni interes	Odricanje

6.   PRILOZI

Sažet opis individualnih projekata (jedna stranica po projektu) kojim se predstavljaju ciljevi, postignuća, relevantni pokazatelji, financijska tablica.

B.   Zahtjev za plaćanjem bilance / Izjava o povratu

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima), koji predstavljam odgovorno tijelo u ime (ime Fonda)

—	zahtjev za plaćanjem sljedećeg iznosa: EUR (5) + (točan prikaz na dvije decimale) ili

—	izjava o povratu sljedećeg iznosa: EUR (6) – (točan prikaz na dvije decimale)

Ovaj je iznos rezultat bilance između ukupnog iznosa pretfinancijskog plaćanja/pretfinancijskih plaćanja dobivenih za odnosni godišnji program i aktualnih deklariranih izdataka.

Zahtjev za plaćanjem je dopušten, jer:

(a)	završno izvješće o provedbi godišnjeg programa je dostavljeno Komisiji ili je priloženo;

(b)	ovjerena deklaracija o izdacima je dostavljena ili priložena;

(c)	godišnje revizijsko izvješće, mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor i deklaracija o valjanosti zahtjeva za plaćanjem koje je pripremilo odgovorno tijelo, su dostavljeni ili priloženi;

(d)	svaki interes nastao putem pretfinancijskog plaćanja je uvršten u godišnji program i prihvaća se kao nacionalni doprinos te je uzet u obzir u deklaraciji o izdacima;

(e)	godišnji je program proveden u skladu s načelom zdravog upravljanja financijama te postoji osnovana sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne;

(f)	ne postoji osnovano mišljenje Komisije u odnosu na kršenje članka 226. Ugovora, a u pogledu djelovanja za koja su izdaci u zahtjevu deklarirani.

Komisija treba izvršiti plaćanje:

Tijelu odgovornom za primanje plaćanja
Banci
Bankovnom računu br.
Nositelju računa (ako nije isti kao i tijelo odgovorno za primanje plaćanja)

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis nadležnog tijela

---

(1)  Moguće je primijeniti jedino u odnosu na završno izvješće o provedbi prvoga godišnjeg programa.

(2)  Ako je primjenljivo.

(3)  Specifične mjere definirane osnovnim aktom, kao što su hitne mjere ili preseljene osobne, ako je primjereno.

(4)  Od posljednjega izvješća o napretku/završnoga izvješća Komisiji.

(5)  Ukupan iznos koji se traži radi nadopunjavanja pretfinancijskoga plaćanja/pretfinancijskih plaćanja.

(6)  Ukupan iznos za povrat nakon raščišćavanja pretfinancijskoga plaćanja/pretfinancijskih plaćanja.

PRILOG 6.

MODEL REVIZIJSKE STRATEGIJE

DRŽAVA ČLANICA:

FOND/FONDOVI:

ODGOVORNO TIJELO:

1.   REVIZIJA

1.1.   Područje strategije (Pokriveni fondovi)

1.2.   Razdoblje pokriveno strategijom

1.3.   Standardi primjenjivani u reviziji

2.   PROCJENA RIZIKA

2.1.   Prepoznavanje i procjena rizika

2.1.   Odgovor na rizik i preostali rizik

3.   CILJEVI I PRIORITETI

3.1.   Ciljevi revizija

3.2.   Prioriteti revizija

4.   REVIZIJSKI PRISTUP

4.1.   Sustav revizija

4.1.1.   Tijelo/Tijela odgovorna za revizijski posao

4.1.2.   Tijela podložna reviziji

4.1.3.   Horizontalna pitanja koja treba pokriti sustavom revizija

4.1.4.   Indikativni višegodišnji plan za sustav revizija (ako je moguć)

4.2.   Revizije projekata

4.2.1.   Tijelo/Tijela odgovorna za revizijski posao

4.2.2.   Opis metodologije uzoraka

5.   REVIZIJSKI PLANOVI KOJI POKRIVAJU KALENDARSKE GODINE 2007. I 2008.

5.1.   Godina 2007. (1)

Godina 2007.

Sustav revizija

Fondovi	Odnosna tijela	Odnosni procesi	Područje revizije	Rad tijekom jednog dana	Planiranje

Revizije projekata

Fondovi	Programska godina	Prioritet	Projekt	Konačni korisnik	Ukupni prihvatljivi troškovi projekta	Troškovi koje treba podvrći reviziji	Rad tijekom jednog dana	Planiranje

5.2.   Godina 2008.

Umetnuti podatke koristeći kao model tablicu definiranu za godinu 2007.

Prilog / prilozi revizijskoj strategiji  (2) : godišnji planovi

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

KALENDARSKA GODINA KOJA SE POKRIVA:

1.   PROMJENE U REVIZIJSKOJ STRATEGIJI, AKO JE PRIMJENLJIVO

2.   GLAVNI REZULTATI REVIZIJA ZA PRETHODNU GODINU

3.   REVIZIJSKI PLAN ZA GODINU 20XX.

Umetnuti podatke koristeći kao model tablicu definiranu za godinu 2007.

---

(1)  Ako je moguće primijeniti.

(2)  Treba ih dostaviti nakon revizijske strategije, u skladu s člankom 25. stavkom 2.

PRILOG 7.

MODEL IZVJEŠĆA REVIZIJSKOG TIJELA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO ITJELO:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE IZVJEŠĆEM POKRIVA: …

A.   Godišnje revizijsko izvješće

1.   OPĆE INFORMACIJE

1.1.   Tijela koja su bila uključena u pripremu izvješća

1.2.   Prepoznavanje i opravdavanje glavnih promjena u provedbi revizijskih planova povezanih s odnosnim godišnjim programom

1.3.   Tablica koja predstavlja sažetak rezultata revizija

Revizijsko izvješće

Država članica: (…)

Godišnji program o kojem je riječ: (…)

Stanje na: (dan/mjesec/godina)

Sustav revizija zaključen od posljednjeg izvješća

Fond(ovi)	Odnosna tijela	Odnosni procesi	Područje revizije	Rad tijekom jednog dana	Datum završnog izvješća

Revizije projekata povezane s godišnjim programom 20xx

Fond(ovi)	Projekt	Konačni korisnik	Ukupni prihvatljivi troškovi (a)	Revidirani prihvatljivi troškovi (b)	Financijske ispravke (c)	Stopa grješke (d = c/b)
Ukupno			0	0	0	%
Ukupno godišnji program			(e)	(f)	Stopa pokrivenosti: (= f/e)

2.   SUSTAVI REVIZIJA

2.1.   Tijela koja vrše revizije

2.2.   Sažet popis izvršenih revizija

2.3.   Najvažniji nalazi, preporuke i zaključci sastavljeni na osnovi revizijskog posla za sustave upravljanja i nadzora

2.4.   Financijski utjecaj revizijskih nalaza

2.5.   Dodatni posao, ako je to primjereno

2.6.   Naznaka, drži li se da su neki prepoznati problemi sustavne naravi i poduzete mjere u tom smislu, uključujući i kvantificiranje svake financijske ispravke

2.7.   Informacije o uvažavanju revizijskih preporuka

3.   REVIZIJE PROJEKATA

3.1.   Tijela koja vrše revizije

3.2.   Sažet popis izvršenih revizija i postotak provjerenih izdataka u odnosu na ukupne prihvatljive izdatke deklarirane Komisiji

3.3.   Najvažniji nalazi, preporuke i zaključci revizija s obzirom na provedene projekte

3.4.   Zaključci sastavljeni na osnovi rezultata revizija, uzimajući u obzir učinkovitost sustava za upravljanje i nadzor

3.5.   Financijski utjecaj revizijskih nalaza

3.6.   Dodatni posao, ako je to primjereno

3.7.   Informacije o uvažavanju revizijskih preporuka

3.8.   Naznaka, drži li se da su neki prepoznati problemi sustavne naravi i poduzete mjere u tom smislu, uključujući i kvantificiranje svake financijske ispravke

4.   UVAŽAVANJE REVIZIJSKOG DJELOVANJA SADRŽANOG U PRETHODNIM IZVJEŠĆIMA, AKO JE TO PRIMJERENO

4.1.   Informacije o uvažavanju prethodnih sustavnih revizijskih preporuka

4.2.   Informacije o rezultatima revizija djelovanja koja su sustavne naravi, a iz prethodnih godišnjih programa

(Potpis odgovorne osobe)

B.   Mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor

Europskoj Komisiji

1.   UVOD

Ja, dolje potpisani, koji predstavljam (ime revizijskog tijela koje je imenovala država članica), ispitao sam funkcioniranje sustava za upravljanje i nadzor u (ime Fonda) s obzirom na djelovanja provedena u okviru godišnjeg programa za godinu (20XX), s ciljem davanja mišljenja o tome jesu li sustavi funkcionirali učinkovito kao i da steknem osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima predstavljene Komisiji ispravne te, u ishodu toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

2.   PODRUČJE ISPITIVANJA

Ispitivanje je izvršeno u skladu s revizijskom strategijom u odnosu na Fond tijekom razdoblja od (d.d./mm/gg) do (d.d./mm/gg) i podneseno je izvješće u godišnjem revizijskom izvješću u okviru odjeljka A.

Ili

U području ispitivanja nije bilo ograničenja.

ili

Područje ispitivanje bilo je ograničeno sljedećim čimbenicima:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

(Naznačiti bilo kakvo ograničenje područja ispitivanja, na primjer, bilo kakve sustavne probleme, slabosti u sustavu za upravljanje i nadzor, nedostatak popratne dokumentacije, slučajevi u zakonskim postupcima itd., te procijeni iznose izdataka i doprinos Zajednice koji zbog toga trpe. Ako revizijsko tijelo ne misli da ograničenja utječu na deklarirane izdatke, to treba izjaviti.)

3.   MIŠLJENJE

Ili (nekvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da su sustavi za upravljanje i nadzor uspostavljeni za (ime Fonda) u skladu sa zahtjevima iz osnovnog akta koji se primjenjuju (referenca) (i Odluke Komisije br. (XXX/2007/EZ) te da su funkcionirali učinkovito tako da pružaju osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedica toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

Ili (kvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da su sustavi za upravljanje i nadzor uspostavljeni za (ime Fonda) u skladu sa zahtjevima iz osnovnog akta koji se primjenjuju (referenca) (i Odluke Komisije br. XXX/2007/EZ) te da su funkcionirali učinkovito tako da pružaju osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedica toga, osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne, osim u sljedećim slučajevima:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

Moji su razlozi za mišljenje, da ovaj (ovi) vid (vidovi) sustava nisu u skladu sa zahtjevima i/ili nisu djelovali tako da pružaju osnovanu sigurnost u ispravnost deklaracija o izdacima koje su predstavljene Komisiji, sljedeći:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

Procjenjujem da će utjecaj kvalifikacija biti (…(% od ukupnih deklariranih izdataka. Doprinos Zajednice je time pogođen (…).

Ili (negativno mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam, u odnosu na gore spomenuti godišnji program, da sustav za upravljanje i nadzor uspostavljen za (ime Fonda) nije u skladu sa zahtjevima članka (…) osnovnog akta (referenca) (i Odluke Komisije br. XXX/2007/EZ) te da ne funkcionira učinkovito i kao takav ne pruža osnovanu sigurnost da su deklaracije o izdacima koje su predstavljene Komisiji ispravne i, kao posljedicu toga, ne pruža osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne.

Ovo je negativno mišljenje zasnovano na:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

C.   Proglašenje zahtjeva za plaćanjem pravovaljanim

Europskoj Komisiji

1.   UVOD

Ja, dolje potpisani, predstavljajući (ime revizijskog tijela koje je država članica imenovala), u odnosu na godišnji program (20xx) (ime Fonda) ispitao sam rezultate revizijskog posla izvršenog nad istim godišnjim programom (još sam izvršio dodatni posao za koji sam držao da je potreban, kako je to utvrđeno u izvješću).

Planirao sam i izvršio ovaj posao s ciljem ocjene, je li zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice godišnjem programu (20xx) valjan te jesu li istaknute transakcije, na koje se odnose deklaracije o izdacima vezanima za isti godišnji program, zakonite i uredne.

2.   PODRUČJE ISPITIVANJA

Ili

U području ispitivanja nije bilo ograničenja.

Ili

Područje ispitivanja bilo je ograničeno sljedećim čimbenicima:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

3.   MIŠLJENJE

Ili (nekvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, korektno predstavljaju izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da je zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu valjan.

Ili (kvalificirano mišljenje)

Na osnovi gore spomenutog ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, korektno predstavljaju izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da je zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu valjan, osim u pogledu sljedećih točaka:

(a)

(…)

(b)

(…)

(c)

Itd.

Procjenjujem da će utjecaj ovih kvalifikacija biti (…) od ukupnih deklariranih izdataka. Doprinos Zajednice je time pogođen (…).

Ili (negativno mišljenje)

Na osnovi gore spomenutih ispitivanja, mišljenja sam da deklaracije o izdacima, u svim materijalnim vidovima, ne predstavljaju korektno izdatke plaćene u okviru godišnjeg programa te da, kao posljedica toga, zahtjev za plaćanjem bilance doprinosa Zajednice ovom godišnjem programu nije valjan.

Datum

Potpis

(Potpis odgovorne osobe)

PRILOG 8.

MODEL DEKLARACIJE O IZDACIMA ZA DRUGO PRETFINANCIRANJE

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE POTVRDOM POKRIVA:

Ja, dolje potpisani, (ime odgovorne osobe)

predstavljajući tijelo nadležno za ovjeravanje imenovano za (ime Fonda)

ovime potvrđujem da su sveukupni izdaci uključeni u izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa iznose:

EUR (1)
(točan prikaz na dvije decimale)

Također potvrđujem da djelovanja protječu u skladu s ciljevima utvrđenima u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa i u skladu s osnovnim aktom i njegovim provedbenim pravilima, a na poseban način potvrđujem da:

1.	deklaracija o izdacima je točna, rezultat je pouzdanih računovodstvenih sustava i zasnovana na provjerljivim popratnim dokumentima;

2.

deklarirani izdaci u skladu su s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima koja se primjenjuju i učinjeni su u odnosu na djelovanja odabrana za financiranje u skladu s kriterijima koja se primjenjuju u okviru godišnjeg programa i pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima koja se primjenjuju, a naročito u skladu s pravilima javne nabave;

3.	u svrhu potvrđivanja, dobio sam od odgovornog tijela odgovarajuće informacije o postupcima i verifikacijama koji se vrše u odnosu na izdatke uključene u izjavama o izdacima;

4.	deklaracija o izdacima i zahtjev za drugim pretfinancijskim plaćanjem vode računa, ako je primjenljivo, o svakom nadoknađenom iznosu te o svakom interesu dobivenom u okviru godišnjeg programa.

Ova je deklaracija o izdacima zasnovana na obračunu privremeno zaključenom (d.d./mm/20yy).

U skladu s člankom 43. osnovnog akta, popratni dokumenti jesu i biti će raspoloživi najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis odgovornog tijela

---

(1)  Ukupan iznos prihvatljivih izdataka plaćenih konačnim korisnicima ili upotrijebljenih za tehničku pomoć.

PRILOG 9.

MODEL DEKLARACIJE O IZDACIMA ZA PLAĆANJE BILANCE

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

TIJELO ZA POTVRĐIVANJE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI SE POKRIVA POTVRĐIVANJEM:

Ja dolje potpisani, (ime odgovorne osobe)

predstavljajući tijelo nadležno za ovjeravanje imenovano za (Fond)

ovime potvrđujem da svi izdaci uključeni u završno izvješće o provedbi godišnjeg programa iznose:

EUR (1)
(točan prikaz na dvije decimale)

Također potvrđujem da djelovanja protječu u skladu s ciljevima utvrđenima u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa i u skladu s osnovnim aktom, a na poseban način potvrđujem da:

1.	deklaracija o izdacima je točna, rezultat je pouzdanih računovodstvenih sustava i zasnovana na provjerljivim popratnim dokumentima;

2.

deklarirani su izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima koja se primjenjuju i učinjeni su u odnosu na djelovanja odabrana za financiranje u skladu s kriterijima koja se primjenjuju u okviru godišnjeg programa i pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima koja se primjenjuju, a naročito u skladu s pravilima javne nabave;

3.	Imam osnovanu sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne;

4.	u svrhu potvrđivanja, dobio sam od odgovornog tijela odgovarajuće informacije o postupcima i verifikacijama koji se vrše u odnosu na izdatke uključene u izjavama o izdacima;

5.	uzeti su u obzir rezultati svih revizija izvršenih od strane ili u okviru odgovornosti revizijskog tijela;

6.	deklaracija o izdacima i zahtjev za plaćanjem bilance vode računa, ako je primjenljivo, o svakom nadoknađenom iznosu te o svakom interesu dobivenom u okviru godišnjeg programa.

Ova je deklaracija o izdacima zasnovana na obračunu zaključenom (d.d./mm/20yy).

U skladu s člankom 43. osnovnog akta, prateći dokumenti jesu i biti će raspoloživi najmanje pet godina nakon što Komisija zaključi godišnji program.

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis odgovornog tijela

---

(1)  Ukupan iznos prihvatljivih izdataka plaćenih konačnim korisnicima ili upotrijebljenih za tehničku pomoć.

PRILOG 10.

UPUTE O ZNAKU I DEFINICIJI STANDARDNIH BOJA

Simbolički opis

Na pozadini plavog neba, 12 zlatnih zvijezda oblikuju krug koji predstavlja uniju naroda Europe. Broj zvijezda je fiksan, budući da je 12 simbol savršenstva i jedinstva.

Heraldički opis

Na azurnom polju krug od 12 zlatnih muleta, čije se točke ne dodiruju.

Geometrijski opis

Znak ima oblik plave pravokutne zastave čija vodoravnica iznosi jednu i pol duljinu okomice. 12 zlatnih zvijezda smješteno je u jednakim razmacima od nevidljivoga kruga čije središte je točka u kojoj se sijeku dijagonale pravokutnika. Polumjer kruga iznosi trećinu okomice. Svaka zvijezda ima pet točaka koje su smještene na obodnici nevidljivoga kruga, čiji polumjer iznosi osamnaesti dio okomice. Sve su zvijezde uspravne, odnosno s jednom okomitom točkom i dvije točke u ravnini desnih kutova okomice. Krug je uređen tako da se zvijezde javljaju u položaju satova na naličju ure. Njihov je broj nepromjenljiv.

Uređivanje boja

Znak je u sljedećim bojama. PANTONE REFLEKSNO PLAVA za površinu pravokutnika; PANTONE ŽUTA za zvijezde.

Četverobojni proces

Ako se koristi četverobojni proces, kreiraj dvije standardne boje tako da koristiš četiri boje četverobojnog procesa. PANTONE ŽUTA se dobiva koristeći 100 % „procesno žuta”. PANTONE REFLEKSNO PLAVA se dobiva miješanjem 100 % „procesno cijan” i 80 % „procesno grimizne”.

Internet

Na mrežnoj paleti PANTONE REFLEKSNO PLAVA odgovara boji RGB: 0/0/153 (heksadecimala: 000099 a PANTONE ŽUTA odgovara boji RGB: 255/204/0 (heksadecimala: FFCC00).

Jednobojni postupak reprodukcije

Koristeći crnu, oris pravokutnika je crn a zvijezde ispiši crno na bijeloj pozadini.

Koristeći plavu (refleksno plavu), upotrijebi je 100 %, sa zvijezdama reproduciranim u negativu bijelo.

Reprodukcija na obojenoj pozadini

Ako ne postoji alternativa obojenoj pozadini, stavi bijelu rubnu crtu oko pravokutnika, čija širina neka bude 25. dio širine pravokutnika.

PRILOG 11.

PRAVILA ZA PRIHVATLJIVOST IZDATAKA IZ

EUROPSKOG FONDA ZA IZBJEGLICE

1.   Opća načela

I.1.   OSNOVNA NAČELA

1.

U skladu s osnovnim aktom, da bi neki izdatak bio prihvatljiv, on mora biti: (a) u granicama područja samog Fonda i u granicama njegovih ciljeva, kako je to opisano člancima 1. i 2. osnovnog akta; (b) u granicama prihvatljivih djelovanja navedenih u članku 3. osnovnog akta ili, u slučaju hitnih mjera, povezan s prihvatljivim djelovanjima koja su uključena u članak 5. osnovnog akta; (c) potreban za vršenje aktivnosti u okviru projekta, oblikujući dio višegodišnjih ili godišnjih programa, odobrenih od strane Komisije, ili u okviru hitnih mjera definiranih člankom 5. osnovnog akta, gdje predstavljaju izmjenu relevantnoga godišnjeg programa; (d) osnovan i sukladan načelima zdravog upravljanja financijama, naročito sukladan novčanoj vrijednosti i učinkovitosti samog utroška; (e) učinjen od strane konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu, uspostavljen i registriran u državi članici, osim u slučaju međunarodnih vladinih organizacija koje se bave istim ciljevima koji su utvrđeni osnovnim aktom. U pogledu članka 39. stavka 2. ove Odluke, pravila koja se primjenjuju na konačnoga korisnika, primjenjuju se mutatis mutandis i na partnere u projektu; (f) povezan s ciljanom skupinom, kako je to definirano u članku 6. osnovnog akta; (g) učinjen u skladu s posebnim odredbama sporazuma o potpori.

2.	U slučaju višegodišnjih djelovanja u smislu članka 14. stavka 6. osnovnog akta, jedino se dio djelovanja sufinanciranoga godišnjim programom uzima kao projekt za primjenu ovih pravila za prihvatljivost.

3.	Projekti koji dobivaju potporu iz Fonda ne financiraju se iz drugih izvora pokrivenih proračunom Zajednice. Projekti koji dobivaju potporu iz Fonda sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora.

I.2.   PRORAČUN PROJEKTA

Proračun projekta se predstavlja, kako slijedi:

Izdaci	Prihodi
+ Izravni troškovi (NT) + Neizravni troškovi (fiksan postotak od NT-a, definiran u sporazumu o potpori) + Troškovi pokriveni dodijeljenim prihodom (ako je primjenljivo)	+ Doprinos iz EZ-a (definiran kao najniži od triju iznosa naznačenih u članku 12. ove Odluke) + Uključujući dodijeljen prihod opisan u točki IV (1) + Doprinos od trećih strana + Dohodak od samih projekata
= Ukupno prihvatljiv trošak (UPT)	= Ukupan prihod

Proračun je uravnotežen: ukupno prihvatljivi troškovi su jednaki ukupnom prihodu.

I.3.   PRIHOD I NAČELO NEPROFITABILNOSTI

1.

Projekti koji dobivaju potporu iz Fonda trebaju biti neprofitabilne naravi. Ako na kraju projekta izvori prihoda, uključujući i primitke, nadilaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda se sukladno tomu umanjuje. Svi izvori prihoda projekta moraju se evidentirati u završnim korisničkim računovodstvenim ili poreznim dokumentima, te se moraju moći identificirati i nadzirati.

2.

Prihod projekta sastoji se od svih financijskih doprinosa koje je projekt u vidu potpore dobio od Fonda, od javnih ili privatnih sredstava, uključujući i doprinose samih konačnih korisnika, kao i od svih dohodaka od samog projekta. „Primici” u smislu ovog pravila znače prihod dobiven od samog projekta tijekom razdoblja prihvatljivosti, kao što je to definirano u točci I.4., od prodaje, iznajmljivanja, usluga, upisa/pristojbi ili ostalih jednakovrijednih prihoda.

3.	Doprinos Zajednice, kao rezultat primjene načela neprofitabilnosti, o čemu je riječ u članku 12. točki (c) ove Odluke, predstavlja „ukupno prihvatljiv trošak” umanjen za „doprinos od trećih strana” i „dohotke od samog projekta”.

I.4.   RAZDOBLJE PRIHVATLJIVOSTI

1.

Troškovi povezani s projektom moraju biti napravljeni, kao i odnosna plaćanja (osim za deprecijaciju) izvršena nakon 1. siječnja godine o kojoj je riječ u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 31. prosinca godine N (2) + 1, što znači da troškovi povezani s projektom moraju biti napravljeni prije tog datuma.

2.	Izuzetak od gore spomenutog razdoblja prihvatljivosti čini se u odnosu na hitne mjere (iz članka 21. stavka 3. osnovnog akta) kao i u odnosu na tehničku pomoć državama članicama (iz točke V.3.).

I.5.   EVIDENCIJA IZDATAKA

1.	Izdatak odgovara plaćanjima izvršenima od strane konačnih korisnika. Ona moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, uz izuzeće deprecijacije.

2.	U pravilu, izdatak treba biti pravdan službenom fakturom. U slučajevima u kojima to nije moguće učiniti, izdatak je popraćen računovodstvenom dokumentacijom ili popratnom dokumentacijom jednakovrijedne evidencijske vrijednosti.

3.

Izdatak se mora moći identificirati i provjeriti. A na poseban način: (a) izdatak se mora evidentirati u računovodstvenoj evidenciji konačnoga korisnika; (b) izdatak mora biti određen u skladu s računovodstvenim standardima koja se primjenjuju u zemlji konačnoga korisnika i uz uobičajenu praksu obračunavanja troška konačnoga korisnika; te (c) izdatak mora biti deklariran u skladu sa zahtjevima poreznog i socijalnog zakonodavstva koje se primjenjuje.

4.	Ako je primjenljivo, konačni korisnici su obvezani čuvati ovjerene preslike računovodstvene dokumentacije kojom se pravda prihod i izdatak od strane partnera u odnosu na projekt o kojem je riječ.

5.	Čuvanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka.

1.6.   TERITORIJALNO PODRUČJE

1.

Izdaci za djelovanja opisana u člancima 3. i 5. osnovnog akta moraju biti: (a) napravljeni od strane konačnih korisnika, kako je to definirano u točci I.1(e); te (b) napravljeni na području država članica, uz izuzeće djelovanja koja se odnose na preseljenje iz članka 3. stavka 5. osnovnog akta, koji mogu biti napravljeni na području države članice ili na području zemlje domaćina.

2.	Partneri u projektu registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima na osnovici kojom su isključeni troškovi, osim u slučaju međunarodnih vladinih organizacija. Iz tog razloga troškovi koje naprave takvi partneri nisu prihvatljivi.

II.   Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta)

II.1.   IZRAVNO PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

Izravno prihvatljivi troškovi projekta su troškovi, uz dužno poštovanje općih uvjeta prihvatljivosti koji su utvrđeni gore u dijelu I, koji se prepoznaju kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni se troškovi uključuju u procjenu sveukupnog proračuna projekta.

Sljedeći izravni troškovi su prihvatljivi.

II.1.1.   Troškovi osoblja

II.1.1.1.   Opća pravila

1.

Izravni troškovi osoblja su prihvatljivi jedino kada su u pitanju osobe koje imaju ključnu i izravnu ulogu u projektu, kao što su to upravitelji projekta i ostalo osoblje operativno uključeno u projekt, na primjer, planiranje projektnih aktivnosti, provedbu (ili praćenje) operativnih aktivnosti, pružanje usluga konačnim primateljima projekta itd. Troškovi ostalih članova osoblja u organizaciji konačnoga korisnika, koji vrše samo pomoćnu ulogu – (kao što su to glavni menadžer, računovođa, potpora nabavi, potpora ljudskim resursima, informacijsko tehnološka potpora, administrativna pomoć, primatelj itd.) – ne priznaju se kao prihvatljivi troškovi i uzimaju se kao neizravni troškovi (vidjeti točku II.2).

2.	Troškovi se osoblja detaljno naznačuju u sljedećem proračunu, naznačujući funkcije, broj osoblja i imena. Ako imena osoblja još nisu poznata ili se ne smiju otkrivati, naznačuju se stručni i tehnički kapaciteti osoba predviđenih za provedbu relevantnih funkcija/zadaća u okviru projekta.

3.

Troškovi osoblja dodijeljenog projektu, plaće i doprinosi za socijalno osiguranje kao i ostali statusni troškovi su prihvatljivi, pod uvjetom da ne prelaze prosječne stope povezane s uobičajenom politikom naknada za konačne korisnike. Ako je primjenljivo, prikaz može uključivati sve doprinose koje obično plaća poslodavac, ali se isključuju svi bonusi, poticaji ili udjeli u dobiti. Nameti, porezi ili pristojbe (na poseban način izravni porezi i doprinosi za socijalno osiguranje na plaće) koji proizlaze iz projekata sufinanciranih od strane Fonda dosežu prihvatljive troškove jedino u slučaju kada ih je aktualno prouzročio konačni korisnik potpore.

II.1.1.2.   Posebni uvjeti za troškove osoblja državnih tijela

Troškovi osoblja državnih tijela koja provode projekt priznaju se kao izravno prihvatljivi troškovi jedino u slijedećim situacijama:

(a)	osoba je pod ugovorom s konačnim korisnikom jedino u svrhu provedbe projekta;

(b)

osobu je konačni korisnik zaposlio u stalni radni odnos, a on: — ispunjava zadaće specifično povezane s provedbom projekta, na osnovi prekovremene naknade, ili — dodijeljen je na osnovi valjano dokumentirane odluke organizacije na zadaće koje su specifično povezane s provedbom projekta koji nije dio njegove/njezine rutine te on/ona je u njegovim/njezinim uobičajenim zadaćama zamijenjen/a drugom osobom koju je odabrala organizacija.

II.1.2.   Putni troškovi i troškovi uzdržavanja

1.

Putni troškovi i troškovi uzdržavanja su prihvatljivi kao izravni troškovi jedino za: (a) osoblje konačnoga korisnika čiji su troškovi prihvatljivi u skladu s onim što je definirano u točki II.1.1; (b) u slučajevima koji predstavljaju valjano opravdanu iznimku, osoblje konačnoga korisnika koje vrši ulogu potpore, kako je to definirano u točki II.1.1; (c) ostale osobe izvan konačnoga korisnika koje sudjeluju u aktivnostima projekta. U ovom slučaju popis usluga se čuva kao evidencija o potpori.

2.

Putni su troškovi prihvatljivi na osnovi aktualno nastalih troškova. Stopa naknade temelji se na najjeftinijem obliku javnog prijevoza, a letovi su, u pravilu, dopušteni jedino za putovanja udaljenija od 800 kilometara (povratno putovanje) ili tamo gdje zemljopisni položaj opravdava putovanje zrakom. Dokazi o opskrbi moraju se čuvati. U slučaju kada se koristi privatni automobil, naknada se obično obračunava na osnovi troškova javnog prijevoza ili na osnovi stope prijeđenih kilometara, u skladu sa službeno objavljenim pravilima u odnosnoj državi članici ili pravilima koje koristi konačni korisnik.

3.

Troškovi uzdržavanja su prihvatljivi na osnovi stvarnih troškova ili na osnovi dnevnice. Kada neka organizacija ima vlastite stope za dnevnicu (naknade za uzdržavanje), one se primjenjuju u okviru razine koju je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Naknade se za uzdržavanje obično razumiju tako da se njima pokriva mjesni prijevoz (uključujući i taksi), smještaj, prehrana, mjesni telefonski pozivi i ostale sitne stavke.

II.1.3.   Oprema

II.1.3.1.   Opća pravila

1.	Troškovi koji su povezani s nabavom opreme (na osnovi deprecijacije kupljenih sredstava, lizinga ili najma) prihvatljivi su jedino ako su važni za provedbu projekta. Oprema treba imati svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s normama i standardima koji se primjenjuju.

2.	Troškovi povezani sa svakodnevnom administrativnom opremom (kao što je to pisač, prijenosno računalo, faks, kopirka, telefon, brzojav itd.) ne priznaju se kao izravni troškovi nego se uzimaju kao neizravni troškovi (vidjeti točku II.2).

3.

Izbor između lizinga, najma ili kupovine mora uvijek biti vođen onim što je najjeftinije. Ako, međutim, lizing ili najam nisu mogući zbog kratkog trajanja projekta ili nagle deprecijacije u vrijednosti, kupovina se prihvaća, a troškovi povezani s deprecijacijom, kao što je to niže opisano, mogu biti prihvatljivi na osnovi nacionalnih pravila o deprecijaciji.

II.1.3.2.   Najam i lizing

Izdaci vezani za operacije najma i lizinga su prihvatljivi za sufinanciranje, u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnim zakonodavstvom i praksom te trajanjem najma ili lizinga za svrhe samog projekta.

II.1.3.3.   Kupovanje

1.	U slučaju kada je oprema kupljena prije ili za vrijeme trajanja projekta, priznaje se kao prihvatljiv trošak samo dio deprecijacije opreme koji odgovara trajanju njezine uporabe za sam projekt i stopa aktualne uporabe za sam projekt.

2.	Oprema koja je kupljena prije zaživljavanja projekta, ali koja je korištena za svrhe projekta, priznaje se kao prihvatljiv trošak na osnovi deprecijacije. Ti se troškovi, međutim, ne mogu priznati kao prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena posredstvom potpore Zajednice.

3.	Troškovi kupovanja opreme odgovaraju normalnim tržišnim troškovima, a vrijednost odnosnih njezinih elemenata upisana je u skladu s poreznim i računovodstvenim pravilima koja se primjenjuju na konačnoga korisnika.

4.	Za pojedine elemente opreme koji koštaju manje od 1 000 EUR, puni iznos je prihvatljiv, pod uvjetom da je oprema kupljena u okviru prva tri mjeseca trajanja projekta.

II.1.4.   Nekretnine

II.1.4.1.   Opća pravila

U slučaju bilo kupovanja nekretnine, izgradnje ili obnove nekretnine, bilo najma nekretnine, ona treba imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s normama i standardima koji se primjenjuju.

II.1.4.2.   Kupovanje, izgradnja ili obnova

1.

U slučaju kada je kupovanje nekretnine bitno za provedbu projekta i nedvojbeno je povezano s njegovim ciljevima – kupovanje nekretnine, to znači da su građevine već izgrađene, ili izgradnja nekretnine – priznaje se kao prihvatljiv trošak za sufinanciranje pod niže utvrđenim uvjetima, ne dovodeći u pitanje primjenu strogih nacionalnih pravila: (a) potvrda se dobiva od neovisnoga kvalificiranog procjenitelja ili od za to valjano ovlaštenog tijela koji utvrđuju da cijena ne prelazi tržišnu vrijednost, bilo da posvjedoče da je nekretnina u skladu s nacionalnim propisima bilo da navode točke koje ne idu u prilog konačnoga korisnika koji nekretninu planira urediti kao dio projekta; (b) nekretnina nije kupljena posredstvom potpore Zajednice prije same provedbe projekta; (c) nekretnina se ne koristi isključivo za svrhe izjavljene u projektu na razdoblje od barem pet godina nakon datuma okončavanja projekta, osim ako Komisija pobliže ne odobri drukčije; (d) priznaje se kao prihvatljiv samo onaj dio deprecijacije imovine koji odgovara trajanju korištenja za projekt i stopi aktualnoga korištenja u projektu. Deprecijacija se obračunava sukladno nacionalnim računovodstvenim pravilima.

2.	U slučaju obnove, primjenjuju se samo gore navedeni uvjeti (c) i (d).

II.1.4.3.   Najam

Najam nekretnine je prihvatljiv za sufinanciranje u slučaju da postoji jasna povezanost između najma i ciljeva odnosnog projekta, a pod uvjetima utvrđenima niže i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila:

(a)	Nekretnina nije kupljena uz pomoć potpore Zajednice;

(b)	Nekretnina treba biti korištena jedino za provedbu projekta. Ako to nije slučaj, priznaje se kao prihvatljiv samo onaj dio troškova koji odgovara korištenju nekretnine za projekt.

II.1.4.4.   Uredski prostor za konačnoga korisnika

Troškovi kupovine, izgradnje, obnove ili najma uredskog prostora za svakodnevne aktivnosti konačnoga korisnika ne priznaju se kao prihvatljivi. Takvi se troškovi drže neizravnim troškovima (vidjeti točku II.2).

II.1.5.   Potrošna roba, potrepštine i opće usluge

1.	Troškovi potrošne robe, potrepština i općih usluga priznaju se kao prihvatljivi, pod uvjetom da se mogu raspoznati i da su izravno potrebni za provedbu projekta.

2.

Uredski pribor, međutim, kao i sve vrste sitne administrativne potrošne robe, potrepštine, troškovi reprezentacije i opće usluge (kao što su telefon, internet, poštarina, čišćenje ureda, uređaji, osiguranje, izobrazba osoblja, zapošljavanje itd.) ne priznaju se kao prihvatljivi troškovi; oni su uključeni u neizravne troškove, o kojima je riječ u točki II.2.

II.1.6.   Podugovaranje

1.

Kao opće pravilo vrijedi, da konačni korisnici sami moraju biti sposobni vršiti aktivnosti povezane s projektom. Podugovaranje, stoga, mora biti ograničeno i ne smije prelaziti 40 % izravnih prihvatljivih troškova projekta, osim ako je to valjano opravdano i unaprijed odobreno od strane odgovornog tijela.

2.

Izdaci povezani sa sljedećim podugovorima ne priznaju se kao prihvatljivi za financiranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadaća povezanih sa sveobuhvatnim upravljanjem projektom; (b) podugovaranje koje izaziva povećanje troškova projekta, a da ne dodaje vrijednost razmjernu tome; (c) podugovaranje s posrednicima ili konzultantima, kada je plaćanje definirano kao postotak sveukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda konačni korisnik upućujući na aktualnu vrijednost rada ili pruženih usluga.

3.	Za sve podugovore, podugovaratelji će se potruditi svim revizijskim i nadzornim tijelima pružiti sve potrebne informacije povezane s podugovornim aktivnostima.

II.1.7.   Troškovi koji proizlaze izravno iz potreba povezanih sa sufinanciranjem iz EU-a

Troškovi kojima se izlazi ususret potrebama povezanima sa sufinanciranjem iz EU-a, kao što su to promidžba, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja itd. – priznaju se kao prihvatljivi izravni troškovi.

II.1.8.   Naknade stručnjacima

Zakonite naknade za savjetovanja, bilježničke pristojbe i troškovi tehničkih i financijskih stručnjaka priznaju se kao prihvatljivi.

II.1.9.   Specifični troškovi u odnosu na ciljane skupine

U svrhu pomoći, kada konačni korisnici vrše kupovine za ciljane skupine i kada nadoknađuju troškove koje su napravile ciljane skupine, onda se to priznaje kao prihvatljiv trošak pod sljedećim specifičnim uvjetima:

(a)	konačni korisnik čuva potrebne informacije i evidencije tijekom razdoblja spomenutog u članku 43. osnovnog akta o tome da osobe koje primaju pomoć odgovaraju ciljanoj skupini definiranoj člankom 6. osnovnog akta;

(b)	konačni korisnik mora voditi evidenciju o potpori (kao što su fakture i računi) pruženoj tijekom razdoblja spomenutog u članku 43. osnovnog akta, o tome da su odnosne osobe dobile spomenutu potporu.

II.1.10.   Hitne mjere

1.	Iz valjano opravdanih razloga, odstupanja od pravila o prihvatljivosti koja su definirana ovom Odlukom može biti dopušteno za izdatke povezane s hitnim mjerama, pod uvjetom da se takvo što odobri Odlukom Komisije kojom se odobravaju hitne mjere.

2.	U skladu s člankom 21. stavkom 3. osnovnog akta, razdoblje prihvatljivosti iznosi najviše šest mjeseci, što znači da troškovi povezani s projektom moraju biti napravljeni u tom razdoblju.

II.2.   NEIZRAVNO PRIHVATLJIVI TROŠKOVI

1.

Neizravno troškovi su oni koji spadaju u kategorije izdataka koji se ne prepoznaju kao specifični troškovi izravno povezani s projektom. Fiksan postotak ukupnog iznosa izravno prihvatljivih troškova može biti prihvatljiv kao posredan trošak, pod uvjetom da: (a) neizravni troškovi se drže na minimumu, a točan postotak neizravnih troškova utvrdila je država članica, ovisno o potrebama; (b) neizravni se troškovi predviđaju unaprijed u okviru proračuna projekta; (c) u neizravne se troškove ne uključuju troškovi pripisani drugom naslovu proračuna projekta; (d) neizravni se troškovi ne financiraju iz drugih izvora. Organizacije koje dobivaju operativnu potporu iz proračuna EU-a i/ili iz proračuna država članica ne smiju uključivati neizravne troškove u njihov budući proračun; (e) vrijedi opće pravilo da fiksan postotak neizravnih troškova u odnosu na ukupan iznos izravno prihvatljivih troškova ne prelazi 20 %. Fiksan postotak neizravnih troškova, međutim, ne prelazi 10 %. — kada odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, kako je to definirano člankom 7. stavkom 3., ili — kada podugovaranje prelazi 40 % prihvatljivih izravnih troškova.

2.

Postotak dodijeljen neizravnim troškovima na poseban način pokriva sljedeće troškove: (a) troškove osoblja koji se ne priznaju kao prihvatljivi izravni troškovi, točkom II.1.1.1.(1); (b) izdatke administracije i uprave, kako su definiranu u II.1.5.2.; (c) bankovne naknade i pristojbe (osim bankovnih jamstava kako su definirani u odjeljku II.1.7.); (d) deprecijaciju nekretnina i pokrivanje troškova koji su povezani sa svakodnevnim administrativnim djelovanje, onako kako su ti troškovi definirani u II.1.4.4.; (e) sve troškove povezane s projektom, a isključeni su iz odjeljka II.1., „Izravno prihvatljivi troškovi”.

III.   Neprihvatljivi izdaci

Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi:

(a)	PDV, osim ako konačni korisnik može pokazati da ih nije sposoban sam pokriti;

(b)	povrat kapitala, dugovanje i naknade za zadužene usluge, dugovane kamate, inozemna razmjena provizija i razmjena gubitaka, odredbe o gubicima ili potencijalnim budućim obvezama, dugovani interes, sumnjivi dugovi, globe, financijske kazne, troškovi parnica i pretjerani ili nepromišljeni izdaci;

(c)	troškovi zabave isključivo za osoblje projekta. Osnovani troškovi gostoprimstava na društvenim priredbama koje su opravdane projektom, kao što je priredba povodom završetka projekta ili sastanci skupine koja upravlja projektom – takvi su troškovi dopušteni;

(d)	troškovi deklarirani od strane konačnoga korisnika i pokriveni nekim drugim projektom ili radnim programom koji dobivaju potporu Zajednice;

(e)	kupovina zemljišta;

(f)	troškovi osoblja kada su u pitanju službenici koji doprinose provedbi projekta tako što vrše zadaće koje su dio njihove svakodnevnice;

(g)	doprinosi u naturi.

IV.   Troškovi pokriveni doznačenim prihodom

1.

U valjano potkrijepljenim slučajevima, sufinanciranje se projekta s obzirom na doprinos konačnoga korisnika i partnera u projektu može izvršiti i kroz doprinose u obliku rada izvršenog posredstvom stalnih službenika koje su odnosna tijela uposlili i uključili u projekt. U takvom se slučaju ti troškovi ne priznaju, ni neizravno ni izravno, kao prihvatljivi troškovi osoblja, kako je to definirano u okviru točaka II.1. i II.2, nego kao troškovi pokriveni doznačenim prihodom.

2.

Takvi doprinosi ne prelaze 50 % ukupnog doprinosa od strane konačnoga korisnika. U takvom se slučaju primjenjuju sljedeća pravila: (a) zadaće su javnih službenika specifično povezane s provedbom projekta i ne proizlaze iz statutarnih odgovornosti javnog tijela; (b) javni službenici kojima je povjerena provedba projekta dodijeljeni su na temelju valjano dokumentirane odluke nadležnog tijela; (c) vrijednost tih doprinosa može podlijegati reviziji i ne smije prelaziti trenutačno nastale troškove o kojima postoji valjana računovodstvena dokumentacija javnog tijela.

V.   Tehnička pomoć na inicijativu država članica

1.

Na inicijativu svake države članice, priznaje se kao prihvatljiva, za svaki godišnji program, sljedeća tehnička pomoć, uz ograničenja specificirana u članku 16. osnovnog akta: (a) izdaci povezani s pripremanjem, odabirom, službenom procjenom, upravljanjem i praćenjem djelovanja (uključujući računalnu opremu i potrepštine); (b) izdaci povezani s revizijama i provjerama na licu mjesta koji se odnose na djelovanja ili na projekte; (c) izdaci povezani s ocjenama djelovanja ili projekata; (d) izdaci povezani s informiranjem, širenjem i transparentnošću samih djelovanja; (e) izdaci kupovanja, instaliranja i održavanja računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenjivanje Fondova; (f) izdaci povezani sa sastancima odbora za praćenje i pododbora povezanih s provedbom djelovanja. Ovi izdaci mogu također uključivati troškove stručnjaka i ostalih sudionika u tim odborima, uključujući i sudionike trećih zemalja, kada je njihova prisutnost bitna za učinkovitu provedbu djelovanja; (g) izdaci za plaće, uključujući i doprinose za socijalno osiguranje, iako samo u sljedećim slučajevima: — državnih službenika ili ostalih javnih službenika dodijeljenih valjano dokumentiranom odlukom nadležnog tijela da vrši zadaće iz točaka od (a) do (f), — ostalog osoblja zaposlenog radi vršenja zadaća spomenutih u točkama od (a) do (f), — razdoblja dodjeljivanja ili zapošljavanja ne smije prelaziti završni datum prihvatljivosti izdataka utvrđen u odluci kojom se odobrava pomoć.

2.	Tehnička pomoć može financirati troškove napravljene od strane bilo kojeg od sljedećih tijela: odgovorno tijelo, delegirano tijelo, revizijsko tijelo, tijelo nadležno za ovjeravanje.

3.

Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći moraju se izvršiti, a odgovarajuća plaćanja učiniti nakon 1. siječnja godine o kojoj je riječ u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do kraja lipnja godine N (3) + 2 ili bilo kojeg kasnijeg datuma koji je kompatibilan s rokom za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa.

4.	Svaka se nabava mora izvršiti u skladu s nacionalnim pravilima o nabavi utvrđenima od strane država članica.

5.

Države članice mogu provesti mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neki ili sve od četiriju Fondova. U tom se slučaju, međutim, samo dio troškova koji se koristi za provedbu zajedničkih mjera koje odgovaraju ovom Fondu priznaju se kao prihvatljivi za financiranje iz ovog Fonda, a države članice jamče da: (a) dio se troškova za zajedničke mjere naplaćuje iz odgovarajućeg Fonda na osnovan i provjerljiv način; te (b) ne postoji dvostruko financiranje troškova.

---

(1)  Uključujući dodijeljen prihod opisan u točki IV.

(2)  N je godina o kojoj je riječ u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica.

(3)  „N” je godina o kojoj je riječ u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica.

PRILOG 12.

PRIMJENA HITNIH MJERA

DRŽAVA ČLANICA:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA PRIMJENE:

GODIŠNJI PROGRAM KOJI TREBA IZMIJENITI:

1.   Opis situacije djelomičnog pritiska koji zahtijeva hitne mjere

1.1.	Naznaka iznimnog karaktera situacije

1.2.	Broj i narav dolazaka

1.3.	Učinci istih dolazaka na kapacitete prijema, sustav azila ili infrastrukturu

1.4.	Neodložne potrebe

1.5.	Kratkoročni ciljevi

2.   Predviđene hitne mjere

2.1.

Mjera 1

2.2.

Mjera 2

2.3.

Ostalo

Vidovi mjera predstavljenih prilikom opisa svake mjere iz točke 2.1. do Ostalo.

1.	Svrha i područje mjere (1), uključujući i ciljanu skupinu.

2.	Trajanje mjere (2).

3.	Ako je primjereno, opravdanje koje se odnosi na projekt(e) provedene izravno od strane odgovornog tijela koje djeluje kao izvršno tijelo.

4.	Očekivani primatelji potpore.

5.	Očekivani kvantificirani rezultati i pokazatelji koje treba koristiti.

6.	Vidljivost financiranja iz EZ-a.

7.	Komplementarnost s postojećim djelovanjima koje podupire Europski fond za izbjeglice.

3.   Pravila za prihvatljivost

3.1.	Datum početka i datum završetka svih mjera.

3.2.	Odstupanja od pravila za prihvatljivost izdataka, iz Priloga 11. ove odluke, a u skladu s člankom 5. osnovnog akta.

4.   Orijentacijski financijski plan

Financijske tablice kojima se nadomještaju tablice iz Priloga 3., pod naslovom „Ostale operacije” (uz relevantne podrobnosti).

---

(1)  U skladu s posebnim pravilima prihvatljivosti iz osnovnog akta.

(2)  Najdulje šest mjeseci.

---