(1)

Europski ured za borbu protiv prijevara („Ured”) osnovan je Odlukom Komisije 1999/352/EZ, EZUČ, Euratom (1) kao služba Komisije. Ured provodi istrage potpuno neovisno.

(2)

Ured provodi administrativne istrage u cilju borbe protiv prijevara, korupcije i svih drugih nezakonitih aktivnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (2). U tu svrhu primjenjuje istražne ovlasti koje su dodijeljene Komisiji odgovarajućim aktima Unije u državama članicama te u trećim zemljama i u prostorijama međunarodnih organizacija u skladu sa sporazumima o suradnji i uzajamnoj pomoći te drugim pravnim instrumentima koji su na snazi.

(3)

Ured provodi administrativne istrage i unutar institucija, tijela, ureda i agencija osnovanih Ugovorima ili na temelju njih. U okviru svojeg istražnog mandata Ured prikuplja informacije koje bi mogle biti korisne za istragu, uključujući osobne podatke iz različitih izvora, kao što su javna tijela, privatni subjekti i fizičke osobe, te ih prije, tijekom i nakon istrage ili koordinacijskih aktivnosti razmjenjuje s institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije, nadležnim tijelima država članica i trećih zemalja te međunarodnim organizacijama.

(4)

U okviru svojih aktivnosti Ured obrađuje nekoliko kategorija osobnih podataka, osobito identifikacijske podatke, podatke za kontakt, podatke stručne naravi i podatke o uključenosti u predmet. Ured, koji predstavlja njegov glavni direktor, djeluje kao voditelj obrade podataka. Osobni podaci pohranjuju se u sigurnom elektroničkom okruženju, što sprječava nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama koje ne moraju biti upoznate s njima. Obrađeni osobni podaci pohranjuju se na 15 godina nakon odbacivanja slučaja ili zatvaranja istrage ili koordinacijskog predmeta odlukom glavnog direktora. Nakon isteka razdoblja pohrane informacije povezane s predmetom, uključujući osobne podatke, prenose se u povijesni arhiv.

(5)

Tijekom izvršavanja zadataka Ured je obvezan poštovati prava fizičkih osoba koja se odnose na obradu osobnih podataka priznatih člankom 8. stavkom 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i člankom 16. stavkom 1. Ugovora te pravnim aktima koji se temelje na tim odredbama. Ured je pritom obvezan poštovati stroga pravila o povjerljivosti i poslovnoj tajni iz članka 10. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 i osigurati poštovanje postupovnih prava umiješanih osoba i svjedoka iz članka 9. te uredbe, a osobito prava umiješanih osoba na pretpostavku nedužnosti.

(6)

Sigurno elektroničko okruženje u kojemu se pohranjuju osobni podaci te postupovna jamstva i stroga pravila o privatnosti i poslovnoj tajni iz članaka 9. i 10. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 osiguravaju visoku razinu zaštite od rizika za prava i slobode ispitanika uključenih u obradu.

(7)

U određenim okolnostima nužno je postići ravnotežu u pogledu prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (3), potreba istraga i povjerljivosti razmjena informacija s drugim nadležnim javnim tijelima, uz istodobno potpuno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu članak 25. te uredbe omogućuje Uredu da ograniči primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. te članka 4. te uredbe ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 22.

(8)

Ured je u skladu s člankom 10. stavkom 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 imenovao službenika za zaštitu podataka u skladu s člankom 24. Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4).

(9)

Kako bi se osigurala povjerljivost i učinkovitost istraga i drugih operativnih aktivnosti koje provodi Ured, poštujući pritom standarde zaštite osobnih podataka iz Uredbe (EU) 2018/1725, nužno je donijeti interna pravila u okviru kojih Ured može ograničiti prava ispitanikâ u skladu s člankom 25. te uredbe.

(10)

Područje primjene ovog pravnog akta trebalo bi obuhvatiti sve postupke obrade koje provodi Ured pri izvršavanju svoje neovisne istražne uloge. Pravila bi se trebala primjenjivati na postupke obrade koji se provode prije otvaranja istrage, tijekom unutarnjih i vanjskih istraga, kako je navedeno u člancima 3. i 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, te tijekom praćenja daljnjih mjera ovisno o ishodu istraga. Pravila bi se trebala primjenjivati na postupke obrade koji su dio aktivnosti povezanih s istražnom ulogom, kao što su sustav za prijavu prijevare, operativne analize, baze podataka za međunarodnu suradnju, te postupke koji mogu sadržavati istražne podatke, na primjer u tijeku istraga službenika za zaštitu podataka ili u drugim postupcima pritužbi koje provodi Ured. Trebala bi obuhvaćati i pomoć koju Ured pruža nacionalnim tijelima i međunarodnim organizacijama te suradnju s njima izvan okvira svojih administrativnih istraga.

(11)

Radi usklađivanja s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Ured bi na transparentan i dosljedan način trebao obavijestiti sve pojedince o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima u obliku obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na web-mjestu Ureda te bi u odgovarajućem obliku trebao i pojedinačno obavijestiti ispitanike povezane s istragom, odnosno umiješane osobe, svjedoke i informatore.

(12)

Ne dovodeći u pitanje primjenu iznimaka utvrđenih u Uredbi (EU) 2018/1725, Ured će možda morati ograničiti pružanje informacija ispitanicima i primjenu drugih prava ispitanikâ kako bi zaštitio vlastite istrage, istrage i postupke javnih tijela država članica, istražne alate i metode te prava drugih osoba povezanih sa svojim istragama.

(13)

U nekim bi slučajevima pružanje određenih informacija ispitanicima ili otkrivanje postojanja istrage moglo onemogućiti ili ozbiljno ugroziti postizanje svrhe postupka obrade i sposobnost Ureda ili nadležnih nacionalnih tijela i institucija, tijela, ureda i agencija Unije da u budućnosti učinkovito provode istrage.

(14)

Nadalje, Ured je obvezan štititi identitet informatora, uključujući zviždače, i svjedoka, koji ne bi smjeli snositi negativne posljedice zbog svoje suradnje s Uredom.

(15)

Zbog toga će Ured možda morati na temelju određenih razloga primijeniti ograničenja iz članka 25. Uredbe (EU) 2018/1725 na postupke obrade podataka koji se provode u okviru zadaća Ureda iz članka 2. Odluke 1999/352/EZ, EZUČ, Euratom.

(16)

Osim toga, kako bi održao učinkovitu suradnju, Ured će možda morati primijeniti ograničenja na prava ispitanikâ kako bi zaštitio informacije koje sadržavaju osobne podatke dobivene od službi Komisije ili drugih institucija, tijela, ureda i agencija Unije, nadležnih tijela država članica i trećih zemalja te međunarodnih organizacija. Stoga bi se Ured trebao savjetovati s tim službama, institucijama, tijelima, uredima, agencijama, nadležnim tijelima i međunarodnim organizacijama o relevantnim razlozima za ograničenja, potrebi za ograničenjima i njihovoj proporcionalnosti.

(17)

U okviru svoje istražne uloge Ured često razmjenjuje informacije, uključujući osobne podatke, sa, među ostalim, službama Komisije i izvršnim agencijama koje pomažu službama Komisije u provedbi njihovih programa. U skladu s člankom 25. stavkom 5. Uredbe (EU) 2018/1725, prema kojemu se interna pravila moraju donijeti na najvišoj rukovodećoj razini predmetnih institucija, tijela, agencija i ureda Unije, ova Odluka obuhvaća obradu osobnih podataka sadržanih u informacijama koje su obvezni prenijeti Uredu. Stoga bi sve službe Komisije i izvršne agencije koje obrađuju osobne podatke i koje su u okviru svojih dužnosti obvezne obavijestiti Ured u skladu s člankom 8. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013, ali i sam Ured, kada takve osobne podatke obrađuje u okviru izvršavanja svojih zadaća, trebali primjenjivati pravila iz ove Odluke kako bi se zaštitili postupci obrade koje provodi Ured. U tim bi se okolnostima predmetne službe Komisije i izvršne agencije trebale savjetovati s Uredom o relevantnim razlozima za ograničenja i njihovoj nužnosti i proporcionalnosti kako bi se osigurala njihova dosljedna primjena.

(18)

Ured te, gdje je primjenjivo, službe Komisije i izvršne agencije trebali bi transparentno postupati sa svim ograničenjima i evidentirati svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.

(19)

Prema članku 25. stavku 8. Uredbe (EU) 2018/1725 voditelji obrade mogu odgoditi ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima primjene ograničenja ako bi to na bilo koji način ugrozilo svrhu ograničenja. Ako se primjenjuje ograničenje prava predviđenih člancima 16. i 35., obavijest o takvom ograničenju ugrozila bi svrhu ograničenja. Kako bi osigurao da je pravo ispitanika da bude informiran u skladu s člancima 16. i 38. Uredbe (EU) 2018/1725 ograničeno samo dok su razlozi za odgodu valjani, Ured bi trebao redovito preispitivati svoje stajalište.

(20)

Ako se ograničenje primjenjuje na druga prava ispitanikâ, voditelj obrade trebao bi u svakom pojedinom slučaju procijeniti ugrožava li obavješćivanje o ograničenju njegovu svrhu.

(21)

Osim toga, službenik za zaštitu podataka Ureda i, gdje je primjenjivo, službenik za zaštitu podataka Komisije ili predmetne izvršne agencije, trebali bi neovisno preispitati primjenu ograničenjâ kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.

(22)

Uredbom (EU) 2018/1725, od datuma njezina stupanja na snagu, zamjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001 bez prijelaznog razdoblja. Mogućnost primjene ograničenja na određena prava predviđena je Uredbom (EZ) br. 45/2001. Kako bi se izbjegli ugrožavanje svrhe istraga u nadležnosti Ureda i negativan utjecaj na prava i slobode drugih, ova bi se Odluka trebala primjenjivati od datuma stupanja na snagu Uredbe (EU) 2018/1725.

(23)

Dana 23. studenoga 2018. provedeno je savjetovanje s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,