01/Sv. 14

HR

Službeni list Europske unije

130

C 286/16

SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

(1)

Uredba (EZ) br. 45/2001 utvrđuje načela i pravila primjenjiva na sve institucije i tijela Europske unije i propisuje imenovanje službenika za zaštitu podataka od strane svake institucije i tijela Unije (SZP).

(2)

U skladu s člankom 24. stavkom 8. Uredbe (EZ) br. 45/2001 svaka institucija i tijelo Unije mora donijeti daljnja provedbena pravila u vezi sa SZP-om, u skladu s Prilogom toj Uredbi.

(3)

Mogu se unijeti pravila u vezi s voditeljima zbirke osobnih podataka i koordinatorima zaštite podataka, čije se zadaće i dužnosti odnose na zadaće i dužnosti SZP-a, i na uređivanje prava subjekta podataka,

(a)

imenovanje i status SZP-a Europskog odbora za sistemske rizike (ESRB) te zadaće, dužnosti i ovlasti SZP-a;

(b)

uloge, zadaće i dužnosti voditelja zbirke osobnih podataka i koordinatora zaštite podataka;

(c)

ostvarivanje prava subjekata podataka.

(a)

„voditelj zbirke osobnih podataka” znači rukovoditelj nadležan za organizacijsku jedinicu koja određuje namjene i sredstva obrade osobnih podataka;

(b)

„koordinator zaštite podataka” znači član osoblja koji pomaže voditelju zbirke osobnih podataka u izvršavanju njegovih obveza u vezi sa zaštitom podataka. Navedena osoba mora biti stručnjak za upravljanje evidencijama.

(a)

imenovati SZP-a koji je dovoljno visoko rangiran za ispunjavanje zahtjeva iz članka 24. Uredbe (EZ) br. 45/2001;

(b)

odrediti mandat SZP-a u razdoblju između dvije i pet godina.

(a)

kada se pojavi pitanje koje je povezano ili bi moglo biti povezano sa zaštitom podataka; i

(b)

o svim kontaktima između ESRB-a i vanjskih osoba u vezi s primjenom Uredbe (EZ) 45/2011, i posebno o svim kontaktima s EDPS-om.

(a)

podiže osviještenost u vezi s pitanjima zaštite podataka i potiče kulturu zaštite osobnih podataka unutar ESRB-a;

(b)

savjetuje Opći odbor, Upravljački odbor, Tajništvo, voditelja zbirke osobnih podataka i koordinatora zaštite podataka o pitanjima vezanima uz primjenu odredbi o zaštiti podataka u ESRB-u. Opći odbor, Upravljački odbor, Tajništvo, odnosni voditelj zbirke osobnih podataka ili drugi pojedinac mogu se savjetovati sa SZP-om o svakom pitanju vezanom uz tumačenje i primjenu Uredbe (EZ) br. 45/2011;

(c)

surađuje s EDPS-om na zahtjev EDPS-a ili na svoju vlastitu inicijativu te odgovara na zahtjeve koje EDPS upućuje SZP-u ESRB-a;

(d)

utvrđuje nosi li postupak obrade sa sobom određeni rizik u smislu članka 27. Uredbe (EZ) br. 45/2001, zbog čega podliježe prethodnoj provjeri. SZP se prema potrebi savjetuje s odnosnim voditeljem zbirke osobnih podataka. U slučaju sumnje u vezi s potrebom za prethodnom provjerom, savjetuje se s EDPS-om u skladu s člankom 27. stavkom 3. Uredbe (EZ) br. 45/2011;

(e)

na zahtjev Općeg odbora, Upravljačkog odbora, Tajništva ili bilo kojeg pojedinca ili na svoju vlastitu inicijativu istražuje sva pitanja i događaje izravno vezane uz zadaće i dužnosti SZP-a te o tome izvješćuje podnositelja zahtjeva. SZP nepristrano razmatra pitanja i činjenice poštujući prava subjekata podataka. SZP izvješćuje sve druge zainteresirane strane ako to smatra primjerenim. Ako je podnositelj zahtjeva pojedinac ili djeluje u ime pojedinca, SZP će u najvećoj mogućoj mjeri osigurati da zahtjev ostane povjerljiv, osim ako zainteresirani subjekt podataka ne da svoj nedvosmisleni pristanak da se sa zahtjevom postupa drukčije;

(f)

surađuje sa službenicima za zaštitu podataka drugih institucija i tijela Unije, posebno u razmjeni iskustava i znanja te predstavljanjem ESRB-a u svim raspravama koje se odnose na zaštitu podataka, osim u sudskim postupcima; i

(g)

podnosi godišnji program rada i godišnje izvješće o aktivnostima SZP-a Općem odboru i EDPS-u.

(a)

zatražiti mišljenje Tajništva ESRB-a o svim pitanjima vezanima uz zadaće i dužnosti SZP-a;

(b)

dati mišljenje o zakonitosti postojećih ili predloženih postupaka obrade ili o bilo kojem pitanju u vezi s izvješćivanjem o postupcima obrade;

(c)

upozoriti voditelja Tajništva ESRB-a na bilo koji propust u postupanju osoblja u skladu s obvezama iz Uredbe (EZ) br. 45/2011;

(d)

u svako doba imati pristup osobnim podacima koji su predmet postupaka obrade te svim uredima, postrojenjima za obradu podataka i nosačima podataka;

(e)

biti uključen kada ESRB sastavlja interna pravila u vezi sa zaštitom osobnih podataka;

(f)

voditi anonimizirani popis pisanih zahtjeva od subjekata podataka u vezi s ostvarivanjem njihovih prava; i

(g)

izvršavati druge zadaće utvrđene u Prilogu Uredbe (EZ) br. 45/2001.

(a)

koordinatori zaštite podataka pomažu voditeljima zbirke osobnih podataka u ispunjavanju njihovih obveza ili na zahtjev voditelja zbirke osobnih podataka ili na svoju vlastitu inicijativu. Pritom se koordinatori zaštite podataka povezuju s članovima osoblja voditelja zbirke osobnih podataka koji im pružaju sve potrebne informacije. Navedeno može prema diskrecijskom pravu nadležnog voditelja zbirke osobnih podataka uključivati pristup osobnim podacima koji se obrađuju u nadležnosti navedenog voditelja zbirke osobnih podataka;

(b)

koordinatori zaštite podataka pružaju pomoć SZP-u u:

(a)

Navedena prava mogu ostvarivati samo subjekti podataka ili njihovi propisno ovlašteni zastupnici. Navedene osobe mogu ostvarivati spomenuta prava bez naknade;

(b)

Zahtjevi za ostvarivanje navedenih prava upućuju se nadležnom voditelju zbirke osobnih podatka u pisanom obliku. Voditelj zbirke osobnih podataka udovoljava zahtjevu samo ako su identitet podnositelja zahtjeva i, prema potrebi, njegovo pravo da zastupa subjekt podataka provjereni na odgovarajući način. Voditelj zbirke osobnih podataka dužan je bez odgode u pisanom obliku obavijestiti subjekt podataka o prihvaćanju ili odbijanju zahtjeva. Ako je zahtjev odbijen, voditelj zbirke osobnih podataka dužan je navesti razloge za odbijanje;

(c)

Voditelj zbirke osobnih podataka dužan je u roku od tri kalendarska mjeseca od primitka zahtjeva odobriti pristup u skladu s člankom 13. Uredbe (EZ) br. 45/2001 omogućavajući subjektu podataka da, prema odabiru podnositelja zahtjeva, pregleda te podatke na licu mjesta ili preuzme njihovu kopiju;

(d)

Subjekti podataka mogu se obratiti SZP-u u slučaju da voditelj zbirke osobnih podataka ne poštuje rokove iz stavka (b) ili (c). U slučaju očite zlouporabe od strane subjekata podataka pri ostvarivanju njihovih prava, voditelj zbirke osobnih podataka može uputiti subjekt podataka SZP-u. Ako je predmet proslijeđen SZP-u, SZP odlučuje o osnovanosti zahtjeva i primjerenom daljnjem postupanju. U slučaju neslaganja između subjekata podataka i voditelja zbirke osobnih podataka, obje strane imaju pravo savjetovanja sa SZP-om.