Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 52013TA1213(18)

Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za jednakost spolova za financijsku godinu 2012. zajedno s odgovorima Instituta

SL C 365, 13.12.2013, p. 127–133 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

13.12.2013   

HR

Službeni list Europske unije

C 365/127

IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog instituta za jednakost spolova za financijsku godinu 2012. zajedno s odgovorima Instituta

2013/C 365/18

UVOD

1.

Europski institut za jednakost spolova (u daljnjem tekstu „Institut”) sa sjedištem u Vilniusu osnovan je Uredbom (EZ) Europskog parlamenta i Vijeća br. 1922/2006 (1). Zadaća je Instituta prikupljati, analizirati i objavljivati informacije vezane uz jednakost spolova te razvijati, analizirati i objavljivati metodološke instrumente kako bi se pružila potpora uključivanju jednakosti spolova u sve politike Unije, kao i u povezane nacionalne politike (2).

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

2.

Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, izravno ispitivanje transakcija i procjenu ključnih provjera nadzornih i kontrolnih sustava Instituta. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

JAMSTVENA IZJAVA

3.

U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

(a)

godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta, koja se sastoji od financijskih izvještaja (3) i izvješća o izvršenju proračuna (4) za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2012. godine, te

(b)

zakonitosti i pravilnosti transakcija vezanih za tu računovodstvenu dokumentaciju.

Odgovornost uprave

4.

U skladu s člankom 33. i 43. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2343/2002 (5), uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Instituta te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija:

(a)

Odgovornost uprave vezana za godišnju računovodstvenu dokumentaciju Instituta uključuje izradu, provedbu i održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovođa (6); te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Ravnatelj odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Instituta nakon što ju je računovođa Instituta pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Instituta u svim značajnim aspektima.

(b)

Odgovornosti uprave vezane za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara, kao i sudske postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

Odgovornost revizora

5.

Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću (7) osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i Etičkim kodeksom IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Instituta pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne.

6.

Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Prilikom procjene tih rizika, revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija, te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i vrednovanje primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije.

7.

Sud tako prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu temelj jamstvene izjave.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

8.

Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Instituta u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Instituta na dan 31. prosinca 2012. godine te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama Financijske uredbe i računovodstvenim pravilima koje je usvojio Komisijin računovođa.

Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija vezanih za računovodstvenu dokumentaciju

9.

Prema mišljenju Suda, transakcije vezane za godišnju računovodstvenu dokumentaciju Instituta za godinu koja je završila 31. prosinca 2012. godine zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

10.

Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

11.

Institut je smanjio ukupnu količinu prenesenih rezerviranih i odobrenih sredstava s 50 % u 2011. godini na 32 % u 2012. godini. Prenesena su sredstva u 2013. godini iznosila 2,5 milijuna eura, od čega se većina odnosila na glavu II. (administrativni rashodi) u iznosu od 0,3 milijuna eura i glavu III. (operativni rashodi) u iznosu od 2,1 milijuna eura, što predstavlja 23 % i 59 % odgovarajućih rezerviranih odobrenih sredstava. Prenesena sredstva za glavu II. uglavnom su se odnosila na obveze određene krajem godine i vezane uz preseljenje u novi prostor u siječnju 2013. godine. Prenesena sredstva za glavu III. uglavnom su se odnosila na postupke nabave koji su zaključeni potkraj godine. Institut nema službeni postupak planiranja i praćenja nabave. Štoviše, godišnji plan rada ne sadržava raspored nabave koji je povezan s planiranim aktivnostima i kojim bi bio određen opseg i prikladno vrijeme nabave. No nije iskorišteno samo 7 % rezerviranih odobrenih sredstava prenesenih iz 2011. u 2012. godinu te je ta sredstva bilo potrebno stornirati.

DRUGE PRIMJEDBE

12.

Sud je utvrdio nedostatke u dokumentaciji vezanoj uz postupke zapošljavanja. Ne postoje dokazi da su pitanja za pismene ispite i razgovore, kao i odgovarajući broj bodova, bili pripremljeni prije razmatranja prijava.

PRAĆENJE PROŠLOGODIŠNJIH PRIMJEDBI

13.

Pregled poduzetih korektivnih mjera kao odgovor na prošlogodišnje primjedbe Suda nalazi se u prilogu I.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član revizorskog suda dr. Louis GALEA, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 9. srpnja 2013. godine.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

(1)  SL L 403, 30.12.2006., str. 9.

(2)  Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Instituta. Priložen je kao izvor informacija.

(3)  Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvješće o promjenama neto imovine te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4)  Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna I prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5)  SL L 357, 31.12.2002., str. 72.

(6)  Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovođa proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdalo Međunarodno udruženje računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7)  Članak 185. stavak 2. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 248, 16.9.2002., str. 1.).

PRILOG I.

Praćenje prošlogodišnjih primjedbi

Godina

Primjedba Suda

Faza korektivne mjere

(Dovršeno / U tijeku / Predstoji / Nepoznato)

2011.

Visoka razina prenesenih sredstava nije sukladna proračunskom načelu jednogodišnjosti.

Predstoji

2011.

Sud je utvrdio da je potrebno poboljšati dokumentaciju o izradi fizičkog popisa dugotrajne materijalne imovine i procjeni obračunatog izdatka.

Dovršeno

2011.

U prosincu 2011. godine, Služba Europske komisije za unutarnju reviziju provela je „ograničenu procjenu provedbe standarda unutarnje kontrole“ na Institutu. Institut je prihvatio preporuku da se postupak provedbe standarda unutarnje kontrole dovede u završnu fazu te je uprava usvojila akcijski plan za provedbu u 2012. godini.

U tijeku

PRILOG II.

Europski institut za jednakost spolova (Vilnius)

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

(članci 2. i 3. Ugovora o Europskoj uniji)

Unija se temelji na vrijednostima poštovanja ljudskog dostojanstva, slobode, demokracije, jednakosti, vladavine prava i poštovanja ljudskih prava, uključujući i prava pripadnika manjina. Te su vrijednosti zajedničke državama članicama u društvu u kojem prevladavaju pluralizam, nediskriminacija, tolerancija, pravda, solidarnost i jednakost žena i muškaraca.

Unija suzbija društvenu isključenost i diskriminaciju, promiče socijalnu pravdu i zaštitu, jednakost žena i muškaraca, međugeneracijsku solidarnost i zaštitu prava djeteta.

Nadležnosti Instituta

(Uredba (EZ) br. 1922/2006 Europskog parlamenta i Vijeća)

Ciljevi

Doprinos i jačanje promicanja jednakosti spolova, uključujući i rodnu osviještenost u svim politikama Unije te nacionalnim politikama koje proizlaze iz njih, kao i borbu protiv diskriminacije na temelju spola, te jačanje svijesti svih građana EU-a o jednakosti spolova.

Zadaci

—

prikupljanje, analiza i širenje relevantnih usporedivih i pouzdanih informacija o jednakosti spolova;

—

razvijanje metoda za poboljšanje objektivnosti, usporedivosti i pouzdanosti podataka na europskoj razini;

—

razvoj, analiza, evaluacija i širenje metodoloških alata za pružanje potpore integraciji jednakosti spolova u sve politike Unije i nacionalne politike koje iz njih proizlaze te podupiranje rodne osviještenosti u svim institucijama i tijelima Unije;

—

provođenje istraživanja o stanju u Europi u vezi s ravnopravnošću spolova;

—

osnivanje i koordinacija Europske mreže o jednakosti spolova;

—

organizacija ad hoc sastanaka stručnjaka za potporu znanstvenom radu Instituta;

—

kako bi se podignula svijest građana EU-a o jednakosti spolova, organizacija kongresa, kampanja, sastanaka na razini EU-a s relevantnim dionicima te prezentacija rezultata i zaključaka Komisiji;

—

širenje informacija u vezi s pozitivnim primjerima nestereotipnih uloga za žene i muškarce u svakom aspektu života, prezentacija rezultata i inicijativa s ciljem davanja publiciteta i daljeg građenja na osnovi tih uspješnih priča;

—

razvijanje dijaloga i suradnje s nevladinim organizacijama i organizacijama za jednake mogućnosti, sveučilištima i stručnjacima, istraživačkim centrima, socijalnim partnerima;

—

uspostava izvora dokumentacija dostupnih javnosti;

—

omogućivanje dostupnosti informacija o rodnoj osviještenosti javnim i privatnim organizacijama;

—

pružanje informacija o jednakosti spolova i rodnoj osviještenosti institucijama Unije, kao i pristupnim i kandidacijskim državama.

Upravljanje

Upravni odbor

Sastav

Osamnaest predstavnika koje imenuje Vijeće na prijedlog država članica i jedan predstavnik Komisije kojeg imenuje Komisija. Članovi su odabrani na temelju najviših standarda sposobnosti i širokom spektru odgovarajuće stručnosti i stručnosti iz više disciplina na području jednakosti spolova. Vijeće i Komisija nastoje postići uravnoteženu zastupljenost muškaraca i žena u Upravnom odboru. Članovi koje je izabralo Vijeće predstavljaju osamnaest država članica prema redu rotirajućeg predsjedavanja.

Obveze

—

usvajanje godišnjih i srednjoročnih programa rada, proračuna i godišnjeg izvješća;

—

usvajanje unutarnjih pravila Instituta i pravila postupanja Upravnog odbora.

Forum stručnjaka

Sastav

Članovi nadležnih tijela specijaliziranih za pitanja jednakosti spolova, po jedan predstavnik iz svake države članice, dva predstavnika koje imenuje Europski parlament koji predstavljaju druge relevantne organizacije specijalizirane za pitanja jednakosti spolova, tri predstavnika koje imenuje Komisija.

Obveze

Podupire ravnatelja u osiguravanju izvrsnosti i neovisnosti djelatnosti Instituta, tvori mehanizam za razmjenu informacija u vezi s pitanjima jednakosti spolova te okuplja znanje i osigurava tijesnu suradnju između Instituta i nadležnih tijela u državama članicama.

Ravnatelja imenuje Upravni odbor na temelju popisa kandidata koje predlaže Komisija nakon provedenog otvorenog natječaja.

Obveze

Odgovoran je za provedbu zadataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 1922/2006, pripremu i provedbu godišnjih i srednjoročnih programa aktivnosti Instituta; pripremu sastanaka Upravnog odbora i Foruma stručnjaka; pripremu i objavu godišnjeg izvješća; sva pitanja u vezi sa zaposlenicima: pitanja svakodnevne administracije; provedbu učinkovitog nadzora i evaluacija postupaka u vezi s izvedbom Instituta.

Vanjska revizija

Europski revizorski sud.

Unutarnja kontrola

Služba Europske Komisije za unutarnju reviziju.

Tijelo koje ocjenjuje izvješće o izvršenju proračuna

Europski parlament na preporuku Vijeća.

Sredstva stavljena na raspolaganje Institutu u 2012. godini (2011. godini)

Konačni proračun

7,7 (7,5) milijuna eura, od kojih je 100 % (100 %) subvencionirala Unija

Zaposlenici na dan 31. prosinca 2012. g.

30 (27) radnih mjesta predviđenih planom sistematizacije, od kojih je popunjeno: 30 (26);

21 (8) drugih zaposlenika (ugovornih zaposlenika, ustupljenih nacionalnih stručnjaka, pripravnika).

Ukupno zaposlenika na dan 31. prosinca 2012. g.

51 (35), koji obavljaju sljedeće zadatke:

—

operativa: 37 (24)

—

administracija: 11 (8)

—

mješovito: 3 (3)

Proizvodi i usluge u 2012. godini (2011. godina)

Ključna područja:

Usporedivi i pouzdani podatci i pokazatelji o jednakosti spolova; metode prikupljanja i obrade te dobre prakse za rad u vezi s jednakosti spolova; centar za resurse i dokumentaciju; podizanje svijesti, umrežavanje i komuniciranje.

Broj pokrenutih studija: 7 (6)

Broj doprinosa predsjedavajućim zemljama: 2 (2)

Broj sastanaka stručnjaka i radnih skupina: 23 (19)

Međunarodni kongresi: 1 (1)

Broj izvješća o istraživanjima: 2 (2)

Godišnja izvješća: 1 (1)

Izvor: informacije je dostavio Institut.

ODGOVORI INSTITUTA

11.

Institut se slaže s primjedbom. Stanje u 2012. značajno se poboljšalo u usporedbi s 2011. Većina operativnih projekata dovršena je ipak prije isteka 2012., što je za Glavu III rezultiralo prijenosom od skoro 60 % rezerviranih sredstava koja se odnose na nabavu (oko 2,1 milijuna eura). Važno je napomenuti da je nabava dva najveća ugovora (ukupno vrijednih oko 740 tisuća eura) unutar operativnih rezervnih sredstava odgođena zbog okolnosti na koje Institut nije imao utjecaja, tj. zbog kašnjenja odluke Predsjedništva Vijeća Europske unije glede predmeta jedne studije te potrebe za ponovnim organiziranjem natječaja za drugu studiju zbog odsustva prihvatljivih ponuda. Kako bi se poboljšalo planiranje i praćenje nabave Institut je izradio je alat za praćenje koji će omogućiti pridržavanje planiranih datuma za svaki korak godišnjih postupaka nabave. Institut će dodatno izraditi smjernice za praćenje proračuna (u trećem tromjesečju), uključujući funkcije nadzora i odstupanja, kako bi se osiguralo odgovarajuće praćenje izvršenja proračuna i izvješćivanje.

12.

Institut se slaže s primjedbom. Smjernice za zapošljavanje dopunjene su u smislu da će (i) se u okviru obavijesti o slobodnom radnom mjestu objavljivati okvirni maksimalni broj kandidata koji će biti uvršteni na rezervni popis za radna mjesta privremenih i ugovornih djelatnika te da će (ii) imenovani selekcijski odbor ispuniti pitanja i za pismene ispite i za razgovore prije nego što se počne s ocjenjivanjem kandidata.
Top