30.5.2015

HR

Službeni list Europske unije

L 134/1

---

PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/840

оd 29. svibnja 2015.

o kontrolama koje provode nadležna tijela u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a posebno njezin članak 27. stavak 5.,

budući da:

(1)	Nadležna tijela nadležna su za upravljanje i kontrolu rashoda na temelju Uredbe (EU) br. 514/2014. U tu svrhu ona provode upravne kontrole i kontrole na licu mjesta.

(2)

Učinkovite upravne kontrole koje provode nadležna tijela trebale bi prvenstveno obuhvaćati analizu financijskih izjava korisnika. Detaljniju provjeru pojedinačnih popratnih dokumenata treba provesti samo ako se tom analizom otkriju nedosljednosti ili nepravilnosti. Kako bi se osigurala zadovoljavajuća razina pouzdanosti pri smanjivanju administrativnog opterećenja, važno je razjasniti i okolnosti pod kojima se nadležno tijelo može pouzdati u potvrdu o obavljenoj reviziji.

(3)	Kontrole na licu mjesta trebaju obuhvaćati financijske i operativne vidove, a možda će ih biti potrebno provoditi u različitim fazama projekta. Stoga je nužno utvrditi opseg svih vrsta kontrola na licu mjesta, kako bi se osigurala njihova najučinkovitija provedba.

(4)

Kako bi se pravovremeno mogle poduzeti korektivne mjere, operativne kontrole na licu mjesta trebaju se izvršiti za vrijeme provedbe projekata. Takve se kontrole trebaju primjenjivati na uzorak projekata koji su još uvijek u tijeku prvog dana odgovarajuće financijske godine i na projekte koji započnu tijekom te financijske godine.

(5)

S ciljem osiguravanja zadovoljavajuće razine pouzdanosti pri smanjivanju administrativnog opterećenja, potrebno je utvrditi okolnosti pod kojima se rizik pogrešaka smatra neznatnim, čime se može smanjiti broj financijskih kontrola na licu mjesta. Međutim, nužno je odrediti i djelovanje koje je potrebno poduzeti u slučaju stope značajne pogreške kako bi se u dovoljnoj mjeri mogli zajamčiti zakonitost i regularnost rashoda Unije.

(6)

Potrebno je definirati glavne elemente financijskih kontrola na licu mjesta. Posebno, nadležna tijela moraju provjeriti neprofitnu narav projekata koje podržavaju nacionalni programi. Nadležna tijela trebaju provjeriti financiraju li se rashodi tih projekata dvostruko u okviru nacionalnih programa i drugih programa Unije u pogledu svih programskih razdoblja, uključujući sredstva koje osiguravaju agencije.

(7)	Nakon dovršetka svakog projekta popratne je dokumente potrebno čuvati određeno razdoblje kako bi se nadležnim tijelima, Komisiji (uključujući OLAF) i Europskom revizorskom sudu omogućilo provođenje njihovih kontrola.

(8)	Kako bi se omogućila primjena ove Uredbe odmah nakon odobravanja nacionalnih programa, ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

(9)	Ujedinjena Kraljevina i Irska obvezane su Uredbom (EU) br. 514/2014 te ih stoga obvezuje i ova Uredba.

(10)	Ne dovodeći u pitanje uvodnu izjavu 47. Uredbe (EU) br. 514/2014, Dansku ne obvezuje ni Uredba (EU) br. 514/2014 ni ova Uredba.

(11)	Mjere predviđene ovom Uredbom u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond za azil, migracije i integraciju te unutarnju sigurnost,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

Članak 1.

Upravne kontrole

1.   Nadležno tijelo provodi upravne kontrole svih financijskih izjava korisnika koje oni dostavljaju s ciljem dobivanja financijskih sredstava Unije, u skladu sa sporazumima o bespovratnim sredstvima definiranima u članku 1. točki (d) Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1042/2014 (2) („financijske izjave”). Te kontrole sadrže barem sljedeće elemente:

(a)	provjere osmišljene za potvrđivanje formalne i računske ispravnosti financijskih izjava;

(b)	provjere kojima se potvrđuje da je projekt postigao ciljeve određene sporazumom o bespovratnim sredstvima ili da je postignut napredak prema ostvarenju tih ciljeva;

(c)	analitički pregled s ciljem procjene važnosti rashoda prijavljenih u financijskim izjavama te njihova usklađenost sa zahtjevima određenima sporazumom o bespovratnim sredstvima, primjenjivim pravilima Unije i nacionalnim pravilima.

2.   Ako se upravnim kontrolama otkriju nedosljednosti ili nepravilnosti, s ciljem procjene zakonitosti i regularnosti rashoda nadležno tijelo provodi detaljne provjere, a posebno preispitivanjem ciljanog uzorka popratnih dokumenata.

3.   Nadležno tijelo može od korisnika zahtijevati pribavljanje potvrde o obavljenoj reviziji te revizorskog izvješća kojima su obuhvaćeni svi vidovi navedeni u stavku 1. točkama (a) i (c), a koje izdaje neovisni revizor. U tom slučaju nadležno tijelo određuje opseg kontrola koje neovisni revizor treba provesti te sadržaj predloška revizorskog izvješća.

Članak 2.

Opća načela povezana s kontrolama na licu mjesta

Nadležno tijelo provodi financijske i operativne kontrole na licu mjesta.

Kontrole na licu mjesta provode se na temelju dokumentacije i evidencija u posjedu korisnika projekta.

Nenajavljene kontrole na licu mjesta mogu se provoditi u skladu s nacionalnim zakonodavstvom ako bi uz prethodnu najavu razina pouzdanosti mogla biti ugrožena.

Članak 3.

Financijske kontrole na licu mjesta

1.   Cilj financijskih kontrola na licu mjesta pružanje je zadovoljavajuće razine pouzdanosti u pogledu zakonitosti i regularnosti transakcija i ugovora koji su osnova financijskih izjava.

2.   Nadležno tijelo provjerava:

(a)	odgovaraju li rashodi povezani s financijskim izjavama računovodstvenim podacima i popratnim dokumentima koji su u posjedu korisnika projekta;

(b)	ispunjavaju li rashodi povezani s financijskim izjavama zahtjeve prihvatljivosti određene sporazumom o bespovratnim sredstvima, primjenjivim pravilima Unije i nacionalnim pravilima;

(c)	jesu li izvori financiranja u skladu s člankom 16. stavkom 2. Uredbe (EU) br. 514/2014.

3.   Ne dovodeći u pitanje članak 4. stavak 2. ove Uredbe, financijske kontrole na licu mjesta pokrivaju najmanje 10 % kumuliranog doprinosa Unije projektima koji su prijavljeni kao završeni u godišnjim financijskim izvještajima iz članka 39. Uredbe (EU) br. 514/2014.

Članak 4.

Uvjeti za smanjivanje ili povećavanje financijskih kontrola na licu mjesta

1.   Nadležno tijelo utvrđuje razinu stope pogreške u kontroliranom doprinosu Unije u godišnjim financijskim izvještajima iz članka 39. Uredbe (EU) br. 514/2014 za financijsku godinu N.

2.   Nadležno tijelo može smanjiti opseg financijskih kontrola na licu mjesta u sljedećoj financijskoj godini N + 1 ako su ispunjena sljedeća dva uvjeta:

(a)	stopa pogreške manja je od 2 % kontroliranog doprinosa Unije u godišnjim financijskim izvještajima za financijsku godinu N;

(b)	financijske kontrole na licu mjesta provedene od početka nacionalnog programa pokrivaju najmanje 10 % kumuliranog doprinosa Unije svim projektima koji su prijavljeni kao završeni u godišnjim financijskim izvještajima od početka programa.

3.   Ako je stopa pogreške veća ili jednaka 2 % kontroliranog doprinosa Unije u godišnjim financijskim izvještajima za financijsku godinu N, nadležno tijelo analizira utjecaj te stope pogreške kako bi utvrdilo opseg i učinke pogrešaka i odredilo je li ta stopa pogreške reprezentativna za sva prijavljena plaćanja. Nadležno tijelo poduzima potrebne preventivne i korektivne mjere, uključujući dodatne kontrole, te objavljuje rezultate takve analize u godišnjem sažetku iz članka 59. stavka 5. prvog podstavka točke (b) Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (3).

Financijske kontrole na licu mjesta za sljedeću financijsku godinu (N + 1) pokrivaju postotak kumuliranog doprinosa Unije projektima koji su prijavljeni kao završeni u godišnjim financijskim izvještajima za financijsku godinu N + 1, a koji je viši od odgovarajućeg postotka u financijskoj godini N. Taj viši postotak ne smije biti niži od 10 %. Usto, do financijske godine N + 1 financijske kontrole na licu mjesta provedene od početka nacionalnog programa pokrivaju najmanje 10 % kumuliranog doprinosa Unije svim projektima koji su prijavljeni kao završeni u godišnjim financijskim izvještajima od početka programa.

Ako stopa pogreške proizašle iz povećanih kontrola provedenih u godini N + 1 padne ispod 2 %, nadležno će tijelo u idućoj financijskoj godini (N + 2) provesti financijske kontrole na licu mjesta na najmanje 10 % kumuliranog doprinosa Unije projektima koji su prijavljeni kao završeni u godišnjim financijskim izvještajima za financijsku godinu N + 2.

Članak 5.

Operativne kontrole na licu mjesta

1.   Pri provođenju operativnih kontrola na licu mjesta nadležno tijelo provjerava provodi li se predmetni projekt u skladu sa sporazumom o bespovratnim sredstvima. Osobito provjerava jesu li pokazatelji koje su prijavili korisnici pouzdani i odvija li se projekt bez nepotrebnog odgađanja.

2.   Operativne kontrole na licu mjesta provedene u financijskoj godini N pokrivaju najmanje 20 % projekata provedenih u toj financijskoj godini, kako su prijavljeni u odgovarajućim godišnjim financijskim izvještajima iz članka 39. Uredbe (EU) br. 514/2014.

Članak 6.

Metodologija uzorkovanja za kontrole na licu mjesta

Nadležno tijelo provodi kontrole na licu mjesta na uzorku projekata koji predstavljaju odgovarajuću kombinaciju vrsta i veličina projekata, transakcija, korisnika i načina provedbe. Uzorkom se uzimaju u obzir svi faktori rizika te vidovi troškova i koristi kontrola.

Članak 7.

Kontrolna izvješća

1.   Nadležno tijelo sastavlja izvješće o svakoj upravnoj kontroli i kontroli na licu mjesta u kojem se navode sljedeći podaci:

(a)	potpuni podaci o projektu i odgovarajućem sporazumu o bespovratnim sredstvima;

(b)	ime i potpis kontrolora;

(c)	ime korisnika;

(d)	vrsta kontrola (upravna, financijska ili operativna kontrola na licu mjesta, ili njihova kombinacija);

(e)	prema potrebi, opseg kontrole;

(f)	rashodi obuhvaćeni kontrolom i stvarno provjereni rashodi (uzorak);

(g)	iznos rashoda koji se smatraju neprihvatljivima; i

(h)	opis glavnih nalaza, slabosti, pogrešaka i nepravilnosti, provedenih dodatnih kontrola i analiza, preporuka i predloženih korektivnih mjera te odgovor korisnika.

2.   Kontrolno izvješće može biti u obliku kontrolnog popisa.

Članak 8.

Posebni uvjeti

Ako nadležno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, kako je navedeno u članku 8. Delegirane uredbe (EU) br. 1042/2014, upravne kontrole i kontrole na licu mjesta iz članaka 1. i 2. ove Uredbe provodi subjekt ili pojedinac funkcionalno neovisan o onima koji upravljaju projektima.

Članak 9.

Čuvanje popratnih dokumenata

1.   Nadležno tijelo vodi računa o tome da su sve evidencije, dokumenti i metapodaci o prijavljenim rashodima i namjenskim prihodima te provedenim revizijama i kontrolama na raspolaganju Komisiji (uključujući OLAF) i Europskom revizorskom sudu najmanje četiri godine nakon financijske godine u kojoj je prijavljeno posljednje plaćanje.

U tu svrhu, nadležno tijelo utvrđuje pravila za korisnike o čuvanju evidencija, dokumenata i metapodataka.

2.   Ako dotično nadležno tijelo otkrije nepravilnosti, popratni dokumenti iz stavka 1. bit će na raspolaganju Komisiji najmanje tri godine nakon godine u kojoj je korisnik u potpunosti vratio predmetne iznose i koji su doznačeni nacionalnom programu.

3.   U slučaju pokretanja postupka potvrđivanja usklađenosti, kako je navedeno u članku 47. Uredbe (EU) br. 514/2014, popratni dokumenti iz stavka 1. ovog članka bit će na raspolaganju Komisiji najmanje jednu godinu nakon godine u kojoj je taj postupak dovršen.

4.   Ako je odluka o usklađenosti predmet sudskog postupka pred Sudom Europske unije, relevantni popratni dokumenti bit će na raspolaganju Komisiji najmanje jednu godinu nakon godine u kojoj je taj postupak okončan.

5.   Popratni dokumenti iz stavaka 1., 2., 3. i 4. bit će na raspolaganju Komisiji u papirnatom ili elektroničkom obliku.

Dokumenti se mogu čuvati isključivo u elektroničkom obliku samo ako je nacionalnim zakonodavstvom predmetne države članice dopuštena upotreba elektroničkih dokumenata kao dokaza osnovnih transakcija u nacionalnim sudskim postupcima.

6.   Države članice mogu propisati čuvanje popratnih dokumenata na duže razdoblje.

Članak 10.

Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

---

(1)  SL L 150, 20.5.2014., str. 112.

(2)  Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1042/2014 оd 25. srpnja 2014. o dopuni Uredbe (EU) br. 514/2014 u pogledu imenovanja odgovornih tijela te njihovih odgovornosti u vezi upravljanja i nadzora te u pogledu statusa i obveza revizorskih tijela (SL L 289, 3.10.2014., str. 3.).

(3)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

---