Guide à l'intention des candidats à des procédures de sélection organisées par le Parlement européen

1.	INTRODUCTION

Comment se déroule une procédure de sélection?

2.	ÉTAPES DE LA PROCÉDURE DE SÉLECTION

Réception des dossiers de candidature

Examen des conditions générales

Examen des conditions spécifiques

Évaluation des qualifications

Épreuves

Liste d'aptitude

3.	COMMENT POSTULER?

Généralités

Comment soumettre le dossier complet?

Quelles pièces justificatives faut-il joindre au dossier?

Généralités

Pièces justificatives pour les conditions générales

Pièces justificatives pour les conditions spécifiques et l'évaluation des qualifications

4.	COMMUNICATION

5.	INFORMATIONS GÉNÉRALES

Égalité des chances

Demandes d'accès des candidats à des informations les concernant

Protection des données personnelles

Frais de déplacement et de séjour

ANNEXE I

ANNEXE II

1.   INTRODUCTION

Comment se déroule une procédure de sélection?

Une procédure de sélection comporte une série d'étapes qui mettent les candidats en concurrence; elle est ouverte à tous les citoyens de l'Union européenne qui, à la date fixée pour le dépôt des candidatures, remplissent les critères requis, offrant une chance équitable à tous les candidats de démontrer leurs capacités et permettant une sélection fondée sur le mérite, dans le respect du principe d'égalité de traitement.

Les candidats retenus à l'issue d'une procédure de sélection sont inscrits sur une liste d'aptitude dans laquelle le Parlement européen puisera pour le pourvoi du poste qui fait l'objet de l'avis de recrutement.

Pour chaque procédure de sélection, il est constitué un comité de sélection composé de membres représentant l'administration et le comité du personnel. Les travaux de ce comité de sélection sont secrets et se déroulent conformément à l'annexe III du statut des fonctionnaires.

Les interventions directes ou indirectes des candidats auprès du comité de sélection sont formellement proscrites. L'autorité investie de pouvoir de nomination se réserve le droit d'exclure tout candidat qui enfreindrait cette prescription.

Le comité de sélection tient strictement compte des conditions d'admission reprises dans l'avis de recrutement pour décider de l'admission ou non de chaque candidat. Les candidats ne peuvent pas se prévaloir d'une admission à un concours ou à une procédure de sélection antérieurs.

Afin de sélectionner les meilleurs candidats, le comité de sélection compare les prestations des candidats pour apprécier leur aptitude à remplir les fonctions décrites dans l'avis. Il doit donc non seulement évaluer le niveau des connaissances, mais aussi identifier les personnes les mieux qualifiées sur la base de leurs mérites.

À titre d'information, une procédure de sélection s'étend sur une période qui peut varier entre six et neuf mois, en fonction du nombre de candidats.

2.   ÉTAPES DE LA PROCÉDURE DE SÉLECTION

La procédure de sélection est composée des étapes suivantes:

—	réception des dossiers de candidature,

—	examen des conditions générales,

—	examen des conditions spécifiques,

—	évaluation des qualifications (admission aux épreuves),

—

épreuves,

—	liste d'aptitude.

Réception des dossiers de candidature

Les candidats qui décident de postuler doivent, sous peine d'exclusion, envoyer un dossier de candidature complet, comprenant le formulaire d'acte de candidature propre à l'avis de recrutement, rempli, signé et accompagné de toutes les pièces justificatives requises prouvant qu'ils remplissent les conditions générales et spécifiques précisées dans l'avis de recrutement. Ce dossier doit être envoyé par courrier recommandé (l'envoi par société de messagerie privée vaut envoi recommandé. Dans ce cas, la date d'envoi figurant sur le bordereau de livraison fait foi) pour la date fixée dans l'avis de recrutement. Voir titre C de l'avis de recrutement pour l'adresse et la date limite de dépôt des candidatures.

Examen des conditions générales

L'unité Concours et procédures de sélection examine si la candidature peut être acceptée, c'est-à-dire si elle a été soumise dans les formes et le délai requis dans l'avis de recrutement et si les conditions générales d'admission sont remplies.

En conséquence, sont éliminés d'office les candidats qui:

—	ont envoyé leur dossier de candidature hors délai, le cachet de la poste ou le bordereau de livraison de la messagerie privée faisant foi,

—	n'ont pas envoyé leur dossier de candidature par courrier recommandé ou par messagerie privée,

—	n'ont pas utilisé et/ou dûment complété l'acte de candidature propre à l'avis de recrutement,

—	ont omis de signer l'acte de candidature,

—	ne remplissent pas les conditions générales d'admission.

Les candidats sont informés individuellement de ce rejet après la date limite de dépôt des candidatures.

La liste des candidats qui répondent aux conditions générales précisées dans l'avis de recrutement est arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de nomination, puis transmise avec les dossiers au comité de sélection.

Examen des conditions spécifiques

Le comité de sélection examine les candidatures et arrête la liste des candidats qui répondent aux conditions spécifiques telles que précisées dans l'avis de recrutement. Il se fonde pour cela exclusivement sur les indications portées dans l'acte de candidature qui sont appuyées par des pièces justificatives .

Les études, les formations, les connaissances linguistiques et, le cas échéant, l'expérience professionnelle doivent être précisées en détail dans l'acte de candidature, à savoir:

—	pour les études: les dates de début et de fin et la nature du/des diplôme(s), ainsi que les matières étudiées,

—	pour l'expérience professionnelle éventuelle: les dates de début et de fin des prestations, ainsi que la nature précise des tâches exercées.

Les candidats ayant publié des études, articles ou autres textes en rapport avec la nature des fonctions doivent les mentionner dans l'acte de candidature.

Sont exclus à ce stade les candidats qui ne remplissent pas les conditions d'admission spécifiques requises dans l'avis de recrutement.

Chaque candidat est informé par lettre de la décision du comité de sélection concernant son admission/sa non-admission à la procédure.

Évaluation des qualifications

Pour sélectionner les candidats qui sont convoqués aux épreuves, le comité de sélection procède à l'évaluation des qualifications des candidats admis (voir paragraphe ci-dessus). Il se fonde pour cela exclusivement sur les indications portées dans l'acte de candidature qui sont appuyées par des pièces justificatives (voir point 3 ci-dessous). Le comité de sélection se fonde sur les critères qu'il a arrêtés préalablement en tenant compte, notamment, des qualifications précisées dans l'avis de recrutement au titre B.2.

Chaque candidat est informé par lettre de la décision du comité de sélection concernant son admission/sa non-admission aux épreuves.

Épreuves

Toutes les épreuves sont obligatoires et éliminatoires. Le nombre maximal de candidats admis aux épreuves est fixé au titre B.2 de l'avis de recrutement.

Pour des raisons d'organisation, les candidats peuvent être invités à l'ensemble des épreuves écrites et orales. Toutefois, la notation de ces épreuves se fait dans l'ordre dans lequel elles figurent dans l'avis de recrutement. Par conséquent, lorsqu'un candidat n'atteint pas le minimum requis à l'une des épreuves éliminatoires, le comité de sélection ne procède pas à la notation des épreuves suivantes.

En cas d'abandon du candidat, les épreuves ne font pas l'objet d'une notation.

Liste d'aptitude

Seul le nombre maximal de candidats fixé au titre B.4 de l'avis de recrutement est inscrit sur la liste d'aptitude.

Le fait que le nom d'un candidat soit repris sur la liste d'aptitude signifie qu'il pourra être convoqué par un des services de l'institution pour un entretien, mais ne constitue ni un droit ni une garantie de recrutement par l'institution.

3.   COMMENT POSTULER?

Généralités

Avant toute inscription, vous devez vérifier soigneusement si vous remplissez toutes les conditions d'admission, tant générales que spécifiques, ce qui implique que vous devez prendre connaissance, au préalable, de l'avis de recrutement et du présent guide et en accepter les termes.

Bien que les avis de recrutement ne comportent pas de limite d'âge, votre attention est attirée sur l'âge de la retraite fixé par le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf).

Les candidats sont tenus de remplir le formulaire d'acte de candidature (original ou copie) propre à l'avis de recrutement et contenu dans le présent Journal officiel publié par l'Office des publications de l'Union européenne.

Les documents envoyés après le délai imparti ne sont pas pris en compte.

Les candidats ayant un handicap ou se trouvant dans une situation particulière (par exemple, grossesse, allaitement, état de santé, traitement médical à suivre, etc.), qui pourrait poser des difficultés lors du déroulement des épreuves, doivent l'indiquer dans l'acte de candidature et donner toute information utile afin de permettre à l'administration de prendre, si possible, toutes les mesures nécessaires. Le cas échéant, ils doivent joindre à leur acte de candidature, sur papier libre, des précisions sur les dispositions qu'ils estiment nécessaires pour faciliter leur participation aux épreuves.

Comment soumettre le dossier complet?

1.	Remplissez et signez l'acte de candidature propre à l'avis de recrutement.

2.	Joignez un index numéroté de toutes les pièces justificatives annexées à votre dossier.

3.	Joignez toutes les pièces justificatives requises, que vous aurez numérotées au préalable.

4.	Soumettez le dossier selon les modalités et dans le délai indiqués dans l'avis de recrutement.

Quelles pièces justificatives faut-il joindre au dossier?

Généralités

N'envoyez pas d'originaux, seules des photocopies non certifiées des documents requis doivent être jointes. Les références à des sites web ne peuvent pas constituer des documents au sens d'une telle disposition. Les impressions de pages web ne sont pas considérées comme des attestations, mais peuvent être jointes uniquement en tant que complément d'information à celles-ci.

Nous attirons votre attention sur le fait que les candidats inscrits sur la liste d'aptitude auxquels un emploi est offert doivent, avant de pouvoir être recrutés, présenter les originaux de tous les documents requis.

Un curriculum vitæ n'est pas considéré comme une pièce justificative.

Les candidats ne peuvent pas se référer à des documents, actes de candidature ou autres documents envoyés lors d'une précédente candidature (1).

Aucun élément du dossier n'est retourné aux candidats.

Pièces justificatives pour les conditions générales

Aucun document n'est requis à ce stade pour justifier que:

—	les candidats sont ressortissants d'un des États membres de l'Union européenne,

—	les candidats jouissent de leurs droits civiques,

—	les candidats sont en position régulière au regard des lois de recrutement applicables en matière militaire,

—	les candidats offrent les garanties de moralité requises pour l'exercice des fonctions envisagées.

Les candidats doivent signer l'acte de candidature. Par cette signature, les candidats déclarent sur l'honneur qu'ils remplissent ces conditions et que les informations fournies sont véridiques et complètes.

Pièces justificatives pour les conditions spécifiques et l'évaluation des qualifications

Il appartient aux candidats de fournir au comité de sélection tous les renseignements et documents lui permettant de vérifier l'exactitude des informations mentionnées dans l'acte de candidature.

Diplômes et/ou attestations certifiant la réussite des études

Les candidats doivent fournir, sous forme de photocopies, les diplômes ou certificats sanctionnant les études du niveau exigé par l'avis de recrutement.

Le comité de sélection tient compte à cet égard des différentes structures d'enseignement des États membres de l'Union européenne.

Pour les diplômes postsecondaires, il faut joindre l'information la plus détaillée possible, notamment sur la durée des études et les matières étudiées, afin que le comité de sélection puisse apprécier la pertinence des diplômes par rapport à la nature des fonctions.

En cas de formation technique ou professionnelle, ou de cours de perfectionnement ou de spécialisation, les candidats doivent indiquer s'il s'agit de cours à temps plein ou à temps partiel ou de cours du soir, ainsi que les matières traitées et la durée officielle des cours.

Expérience professionnelle

Si l'avis exige une expérience professionnelle, seule est prise en considération celle acquise par le candidat après l'obtention du diplôme ou du titre d'études requis. Il est indispensable que les pièces justificatives prouvent la durée et le niveau de l'expérience professionnelle et que la nature des tâches exercées soit détaillée autant que possible afin que le comité de sélection soit en mesure d'apprécier la pertinence de l'expérience par rapport à la nature des fonctions.

Toutes les périodes d'activité professionnelle concernées doivent être couvertes par des pièces justificatives, notamment:

—	attestations des anciens employeurs et de l'employeur actuel justifiant de l'expérience professionnelle exigée pour l'accès à la procédure de sélection,

—

si, pour des raisons de confidentialité, les candidats ne peuvent pas joindre les attestations de travail nécessaires, il est impératif, pour remplacer lesdites attestations, de fournir des photocopies du contrat de travail ou de la lettre d'embauche et/ou des première et dernière fiches de rémunération,

—	pour les activités professionnelles non salariées (indépendants, professions libérales, etc.), peuvent être admis comme preuves des factures ou des bons de commande détaillant les services prestés, ou toute autre pièce justificative officielle pertinente.

Connaissances linguistiques

Les connaissances des langues requises doivent être certifiées par un diplôme, un certificat ou par une déclaration sur l'honneur, sur papier libre, expliquant comment la connaissance de ces langues a été acquise.

Si, à un stade quelconque de la procédure, il est constaté que les indications fournies dans l'acte de candidature sont inexactes, ne sont pas confirmées par les documents requis à l'appui de ce dernier ou ne correspondent pas à toutes les conditions de l'avis de recrutement, l'admission du candidat est déclarée nulle.

4.   COMMUNICATION

En vertu du devoir de diligence qui leur incombe, les candidats doivent prendre toutes les mesures pour que l'acte de candidature (original ou copie) dûment complété et signé, accompagné de toutes les pièces justificatives, soit expédié, par courrier recommandé (2), dans le délai requis, le cachet de la poste faisant foi.

Compte tenu des délais d'acheminement du courrier, le candidat doit adresser une lettre, un fax ou un courriel (3) à l'unité Concours et procédures de sélection si une lettre de convocation ou de non-admission ne lui parvenait pas pour la date mentionnée dans le dernier paragraphe de l'avis de recrutement.

Toute correspondance envoyée par un candidat relativement à une candidature déposée sous un nom déterminé doit mentionner ce nom et le numéro de la procédure de sélection.

Toute correspondance adressée par le Parlement européen relativement à la procédure de sélection, y compris les convocations aux épreuves, est envoyée par courriel à l'adresse indiquée par le candidat dans l'acte de candidature. Le candidat est responsable de la vérification de son compte e-mail (y compris du dossier spam) à intervalles réguliers (au minimum deux fois par semaine) et de la notification à l'unité Concours et procédures de sélection d'un éventuel changement dans ses informations personnelles.

Pour toute communication relative à la procédure de sélection, veuillez envoyer un courriel à la boîte fonctionnelle: PE-168-S@ep.europa.eu

Si vous n'êtes plus en mesure de vérifier votre compte e-mail, il est de votre responsabilité de le signaler immédiatement à l'unité Concours et procédures de sélection et de lui fournir une nouvelle adresse électronique.

Afin de garantir la clarté et la compréhension des textes à caractère général et des communications adressés aux candidats ou reçus de ces derniers, les convocations aux différentes épreuves, ainsi que toute correspondance entre l'unité Concours et procédures de sélection et les candidats, sont établies uniquement en allemand, en anglais ou en français. Aucun échange de correspondance n'aura lieu dans la langue principale (langue 1) du candidat.

Afin de préserver l'indépendance du comité de sélection, toute intervention, directe ou indirecte, des candidats auprès du comité de sélection est formellement proscrite et peut entraîner l'exclusion de la procédure.

Toute correspondance à l'attention du comité de sélection, ainsi que toute demande de renseignement ou autre correspondance relative au déroulement de la procédure, doit être adressée exclusivement à l'unité Concours et procédures de sélection (3), qui est chargée de la communication avec les candidats jusqu'à la clôture de la procédure de sélection.

5.   INFORMATIONS GÉNÉRALES

Égalité des chances

Le Parlement européen veille à éviter toute forme de discrimination pendant la procédure de sélection.

Il applique une politique d'égalité des chances et accepte les candidatures sans discrimination, telle qu'une discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, l'état civil ou la situation familiale.

Demandes d'accès des candidats à des informations les concernant

Dans le contexte des procédures de sélection, un droit spécifique est reconnu aux candidats d'accéder, dans les conditions décrites ci-après, à certaines informations les concernant directement et individuellement. En vertu de ce droit, le Parlement européen peut fournir à un candidat, à sa demande, les informations supplémentaires suivantes:

a)

les candidats n'ayant pas réussi les épreuves écrites et/ou n'étant pas parmi ceux invités à l'épreuve orale peuvent obtenir, sur demande, une copie de ces épreuves ainsi qu'une copie de la fiche d'évaluation individuelle reprenant les appréciations formulées par le comité de sélection. La demande doit être introduite dans un délai d'un mois à compter de la date d'envoi de la lettre communiquant la décision qui a mis fin à la participation à la procédure de sélection;

b)

les candidats ayant été invités aux épreuves orales et dont le nom n'a pas été retenu sur la liste d'aptitude ne sont informés des points qu'ils ont obtenus aux différentes épreuves qu'après l'établissement de la liste d'aptitude par le comité de sélection. Ces candidats peuvent également obtenir une copie de leurs épreuves écrites dans les conditions précisées au point a);

c)	les candidats retenus sur la liste d'aptitude sont uniquement informés du fait qu'ils sont lauréats de la procédure de sélection.

Les demandes sont traitées en tenant compte du caractère secret des travaux du comité de sélection prévu par le statut (annexe III, article 6) et dans le respect des règles relatives à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Protection des données personnelles

Le Parlement européen, en tant que responsable de l'organisation des sélections, veille à ce que les données à caractère personnel des candidats soient traitées dans le plein respect du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (4), notamment en ce qui concerne leur confidentialité et leur sécurité.

Frais de déplacement et de séjour

Une contribution aux frais de déplacement et de séjour est versée aux candidats invités aux épreuves. Ils sont informés des modalités et des tarifs applicables lors de leur convocation aux épreuves.

L'adresse renseignée par le candidat dans l'acte de candidature est considérée comme étant le lieu au départ duquel il se rend à l'endroit où il est convoqué pour les épreuves. À cet égard, un changement d'adresse communiqué par le candidat postérieurement à l'envoi des convocations aux épreuves par le Parlement européen ne peut pas être pris en considération, sauf si ce dernier juge que les circonstances invoquées par le candidat équivalent à un cas de force majeure ou à un cas fortuit.

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(1)  Ces conditions s'appliquent à tous les candidats, y compris les fonctionnaires et autres agents de l'Union européenne.

(2)  L'envoi par messagerie privée vaut envoi recommandé. Dans ce cas, la date figurant sur le bordereau de livraison fait foi.

(3)  Adresse: Parlement européen, Unité concours et procédures de sélection — MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Numéro de fax: +32 22831717. E-mail: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.