Systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels

Les dispositions du présent règlement visent à assurer un bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels. Ces systèmes sont mis en place par les États membres. Cela permet de garantir un niveau de qualité uniforme en matière de certification des dépenses pour lesquelles les paiements des Fonds structurels sont demandés.

ACTE

Règlement (CE) n°438/2001 de la Commission, du 2 mars 2001, fixant les modalités d'application du règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels.

SYNTHÈSE

La Commission est responsable de l'exécution du budget selon des normes de bonne gestion financière.

Gestion décentralisée

Pour la période 2000-2006, le règlement général sur les Fonds structurels accroît la gestion décentralisée des interventions. Cette décentralisation implique l'amélioration des dispositifs de contrôle qui sont du ressort des États membres. La Commission s'assure de l'efficacité et du bon fonctionnement des systèmes mis en place.

Le règlement contient des dispositions en ce qui concerne l'organisation au niveau national, régional ou local des structures suivantes::

• les autorités de gestion (les autorités ou organismes publics ou privés qui sont chargés de gérer une intervention);
• les autorités de paiement (les autorités ou organismes publics ou privés qui sont chargés d'établir et de soumettre les demandes de paiements et de recevoir ceux-ci de la Commission);
• les organismes intermédiaires (les organismes ou services publics ou privés agissant pour le compte d'une autorité de gestion ou de paiement vis-à-vis des bénéficiaires finals ou des organismes et entreprises mettant en œuvre les opérations).

Systèmes de gestion et de contrôle

Chaque État membre adresse des orientations aux autorités de gestion et de paiement ainsi qu'aux organismes intermédiaires concernant l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle. Ces systèmes prévoient la définition, la répartition et la séparation des fonctions à l'intérieur de l'organisation concernée, ainsi que des procédures permettant de vérifier:

• la remise des produits et services cofinancés;
• la réalité des dépenses déclarées;
• la conformité des dépenses avec les règles nationales et communautaires sur l' éligibilité des dépenses, les marchés publics, les aides d'État, la protection de l' environnement et l' égalité des chances.

Les États membres communiquent leurs orientations à la Commission. La Commission vérifie la conformité de l'ensemble des dispositions avec la législation communautaire en vigueur. Les États membres informent la Commission des procédures et des mesures prises en ce qui concerne:

• la réception, la vérification et la validation des demandes de remboursement des dépenses;
• les mesures prises par rapport à l'ordonnancement, l'exécution et la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires;
• l'audit des systèmes de gestion et de contrôle.

Audit

Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres doivent assurer un audit qui permet:

• de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés et notifiés à la Commission avec les états individuels des dépenses et leurs pièces justificatives;
• de contrôler l'attribution et les transferts des fonds communautaires et nationaux disponibles;
• de disposer des informations, par exemple les archives comptables sur les dépenses réellement effectuées par les bénéficiaires finals pour chaque opération financée.

L'autorité de gestion tient à disposition de la Commission l'ensemble des documents comptables jusqu'à trois années suivant le paiement du solde relatif à une intervention.

L'autorité de gestion ou de paiement tient une comptabilité des montants recouvrables au titre des paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure du recouvrement rapide des montants considérés.

Certification des dépenses

Une personne ou un service de l'autorité de paiement, indépendant de tout service ordonnateur de paiement, établit les certificats de déclaration de dépenses intermédiaires et finales.

La déclaration de dépenses comprend uniquement les dépenses:

• effectivement encourues pendant la période d'éligibilité, correspondant aux dépenses payées par les bénéficiaires finals et justifiées par des factures acquittées;
• relatives à des opérations sélectionnées pour un cofinancement au titre de l'intervention concernée;
• qui, le cas échéant, relèvent de mesures pour lesquelles la Commission a formellement approuvé toute aide d'État.

Contrôle par sondage sur les opérations

Les États membres organisent des contrôles des opérations en vue de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle en vigueur.

Un échantillon représentatif des opérations approuvées tient compte de la nécessité de contrôler des opérations de nature variée ainsi que des facteurs de risque identifiés. Les principaux organismes intermédiaires et bénéficiaires finals font l'objet d'un contrôle au moins une fois sur toute la période.

Les États membres vérifient:

• la mise en œuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle et leur bon fonctionnement;
• la correspondance entre les documents comptables et les pièces justificatives;
• la suffisance de l'audit;
• la conformité aux exigences communautaires de la nature et de la date de réalisation des dépenses pour un nombre adéquat de dépenses individuelles;
• l'adéquation entre la destination effective de l'opération et les objectifs de la demande de cofinancement communautaire;
• le respect des règles et politiques de communautaires (concurrence, marchés publics, environnement, égalité hommes/femmes) et notamment des taux de participation des Fonds structurels selon la localisation et la nature de l'intervention;
• l'apport effectif des cofinancements nationaux et/ou régionaux.

Déclaration à la clôture d'une intervention

La personne ou le service chargé(e) de la déclaration clôturant une intervention fonde sa décision sur un examen des systèmes de gestion et de contrôle.

En cas de défaillances ne permettant pas de valider la demande de versement du solde ni le certificat final des dépenses, la déclaration fait une estimation de l'étendue du problème et de son impact financier.

Forme et contenu des informations comptables

Dans la mesure du possible, les archives comptables sont détenues sous forme d'enregistrements informatiques et servent à effectuer des contrôles sur pièces et sur place. La Commission convient avec chaque État membre du contenu des enregistrements, des moyens de leur transmission et de la durée de la période nécessaire pour la mise en place des systèmes informatiques. Elle garantit la confidentialité et la sécurité des informations.

Sur demande écrite de la Commission, les États membres lui transmettent les archives dans un délai de 10 jours ouvrables à partir de la réception de la demande.

ACTES LIÉS

Communication de la Commission, du 6 septembre 2004, au Parlement européen et au Conseil, intitulée « Les responsabilités respectives des États membres et de la Commission dans la gestion partagée des Fonds structurels et du Fonds de cohésion - Situation actuelle et perspectives pour la nouvelle période de programmation après 2006 » [COM(2004) 580 - Non publié au Journal officiel].

Communication de la Commission, du 25 avril 2003, sur la simplification, la clarification, la coordination et la flexibilité de la gestion des politiques structurelles 2000-2006 [C(2003) 1255 - Non publié au Journal officiel].

Règlement (CE) n°448/2001 de la Commission du 2 mars 2001 fixant les modalités d'application du règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil en ce qui concerne la procédure de mise en œuvre des corrections financières applicables au concours octroyé au titre des Fonds structurels [JO L64, 06.03.2001].

Ce règlement détermine la procédure de mise en œuvre des corrections financières applicables au concours octroyé au titre des Fonds structurels. Ces corrections sont effectuées soit par les États membres, soit par la Commission.

Dernière modification le: 20.12.2005