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Document 52019BP1456

Résolution (UE) 2019/1456 du Parlement européen du 26 mars 2019 contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget du Bureau européen d'appui en matière d'asile pour l'exercice 2017

JO L 249 du 27.9.2019, p. 183–187 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2019/1456/oj

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Official Journal

27.9.2019

Journal officiel de l'Union européenne

L 249/183

RÉSOLUTION (UE) 2019/1456 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 26 mars 2019

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget du Bureau européen d'appui en matière d'asile pour l'exercice 2017

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

—	vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget du Bureau européen d'appui en matière d'asile pour l'exercice 2017,

—	vu l'article 94 et l'annexe IV de son règlement intérieur,

—	vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0123/2019),

considérant que, selon l'état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif du Bureau européen d'appui en matière d'asile (ci-après le «Bureau») pour l'exercice 2017 était de 86 795 482 EUR, ce qui représente une hausse de 32,78 % par rapport à 2016; que cette augmentation s'explique par les nouvelles missions qui ont été confiées au Bureau, élargissant son mandat; que 75 376 000 EUR du budget du Bureau proviennent du budget de l'Union, le reste résultant des contributions versées par les pays associés et d'autres recettes;

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels du Bureau européen d'appui en matière d'asile pour l'exercice 2017 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels du Bureau étaient fiables, et qu'elle a recueilli des éléments probants suffisants pour étayer la légalité et la régularité des recettes sous-jacentes aux comptes; que, cependant, la Cour a relevé des éléments justifiant l'opinion défavorable sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes, ce qui signifie que les paiements sous-jacents aux comptes relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 2017 présentent un niveau significatif d'erreur;

Suivi de la décharge 2016

rappelle la décision du Parlement européen du 24 octobre 2018 (2) par laquelle il a refusé la décharge au directeur exécutif du Bureau pour l'exercice 2016; se félicite, à cet égard, des mesures correctrices prises entre-temps par le conseil d'administration du Bureau et par le nouveau directeur exécutif par intérim; souligne toutefois que le budget de l'exercice 2017 a été exécuté sous le contrôle de la direction précédente du Bureau;

rappelle l'exposé à huis clos de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) devant la commission du contrôle budgétaire du Parlement du 20 novembre 2018 sur les résultats de l'enquête menée par l'OLAF;

déplore les irrégularités constatées par l'OLAF en ce qui concerne le non-respect des procédures de passation de marchés, le détournement de fonds de l'Union, la mauvaise gestion, l'abus de position dans le domaine des ressources humaines, les violations des règles en matière de protection des données, le harcèlement et les comportements inappropriés à l'égard des membres du personnel; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge du suivi des mesures proposées par l'OLAF;

reconnaît les risques majeurs inhérents à la nature des activités du Bureau ainsi que les problèmes exceptionnels posés par les flux migratoires en 2015, 2016 et 2017; déplore cependant que ces risques n'aient été atténués ni par une structure de gouvernance solide, ni par des contrôles efficaces;

Justification de l'opinion défavorable sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes pour l'exercice 2017

a le regret de noter, à la lumière du rapport de la Cour, les cas où, de manière systématique et significative, les paiements ne sont pas conformes au règlement financier du Bureau ni à d'autres dispositions et règles applicables, essentiellement en ce qui concerne les procédures de marchés publics et de recrutement sous-jacentes aux paiements; regrette, en outre, que le caractère systématique des cas de non-conformité montre bien que le système de contrôle interne est inapproprié; déplore que le montant combiné des erreurs résultant des paiements non conformes s'élève à au moins 7,7 millions d'euros, soit 10,3 % du total des paiements effectués par le Bureau en 2017;

Gestion budgétaire et financière

note que les efforts de suivi du budget au cours de l'exercice 2017 se sont traduits par un taux d'exécution budgétaire de 96,88 %, ce qui représente une baisse de 2,25 % par rapport à 2016; observe également que le taux d'exécution des crédits de paiement s'élevait à 92,03 %, soit une augmentation de 5,79 % par rapport à 2016; note que le Bureau a mis en œuvre 29 % des contributions versées par les pays associés et 96 % des subventions pour les dépenses opérationnelles; invite le Bureau à mettre pleinement en œuvre ce montant;

note avec préoccupation que le Bureau est fortement dépendant des ressources, principalement des experts, que lui fournissent les États membres, en particulier la Grèce et l'Italie, comme l'indique également le rapport spécial de la Cour des comptes no 6/2017 intitulé «Réponse de l'UE à la crise des réfugiés: l'approche dite “des points d'accès”»;

Annulation de reports

regrette que l'annulation de crédits reportés de 2016 sur 2017 s'élevait à 341 190 EUR, ce qui représente 11,68 % du montant total des reports, soit une augmentation de 0,82 % par rapport à 2016;

Performance

note que le Bureau joue un rôle actif au sein du réseau des agences chargées de la justice et des affaires intérieures, en encourageant une coopération plus étroite et en renforçant les synergies entre les agences œuvrant dans ce domaine; prend acte, par ailleurs, de la stratégie de coopération renouvelée du conseil d'administration conjoint EASO-Frontex pour la période 2017-2018, et de la priorité accordée aux équipes d'appui à la gestion des flux migratoires dans les centres de crise et au partage des données;

10.

constate que le Bureau recourt à des indicateurs qualitatifs en tant qu'indicateurs clés de performance (ICP) pour démontrer l'incidence de son appui dans la mise en œuvre du régime d'asile européen commun (RAEC), ainsi que d'autres ICP afin d'améliorer sa gestion budgétaire;

Politique du personnel

11.

s'inquiète qu'au 31 décembre 2017, seuls 80,65 % du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 125 agents temporaires engagés sur les 155 agents temporaires autorisés au titre du budget de l'Union (contre 91 postes autorisés en 2016); relève, en outre, que 68 agents contractuels et 5 experts nationaux détachés travaillaient pour le Bureau en 2017; note que le tableau des effectifs ne prévoit pas d'agents permanents et que le Bureau emploie des agents temporaires et des agents contractuels, et demande instamment à l'autorité budgétaire de prévoir la possibilité de recruter du personnel permanent;

12.

regrette que depuis fin 2017, d'après le rapport de la Cour, la situation des ressources humaines au sein du Bureau se soit détériorée de manière exponentielle: en ce qui concerne l'encadrement, quatre des 10 postes de chef d'unité, ainsi que 18 des 27 postes de chef de secteur étaient vacants; prie instamment le Bureau de publier toutes les vacances de postes; note, en outre, pour ce qui est des services administratifs, que trois des quatre postes de chef d'unité, ainsi que cinq des 10 postes de chef de secteur étaient vacants; exprime sa vive préoccupation quant aux problèmes de gestion considérables que cette situation peut poser pour le Bureau et aux menaces importantes qu'elle fait peser sur la poursuite de ses activités à l'échelle actuelle; regrette que le Bureau, bien qu'il s'y soit employé à plusieurs reprises, ne soit pas parvenu à recruter et à conserver suffisamment d'agents en 2017; constate, d'après la réponse du Bureau, que ce dernier s'emploie à satisfaire son personnel et à prendre des mesures visant à réduire la rotation du personnel, notamment en instaurant des méthodes de travail flexibles, également pour compenser le faible coefficient correcteur de Malte; invite le Bureau à tenir l'autorité de décharge informée des mesures prises pour atténuer ces risques; prie instamment le Bureau de donner la priorité au pourvoi des postes d'encadrement intermédiaire vacants par du personnel permanent hautement qualifié, afin de former les autres nouveaux membres du personnel;

13.

note, selon le rapport de la Cour, qu'en 2017, les paiements relatifs au personnel s'élevaient à 13,5 millions d'EUR; déplore les graves défaillances découvertes par la Cour dans quatre des quatorze procédures de recrutement examinées; indique, par exemple, que certaines procédures de recrutement d'agents administratifs n'étaient pas adaptées au grade affiché, et que dans le cas d'une procédure, le Bureau n'a pas documenté de façon appropriée les contrôles de l'éligibilité des candidats;

14.

constate la présence accrue du Bureau en Italie en 2017, compte tenu de la nécessité de renforcer le soutien à travers l'emploi d'équipes mobiles et d'un Helpdesk à Rome; prend acte de l'ouverture d'un bureau opérationnel à Nicosie, dans les locaux du service d'asile, ainsi que du placement permanent d'un coordinateur de domaine à Nicosie, conformément à la modification du plan d'aide spéciale pour Chypre;

15.

prend acte du fait que le Bureau a entamé un processus interne en vue d'adopter la décision de la Commission sur la politique de respect de la dignité de la personne et de prévention du harcèlement, et qu'il instaurera un réseau de conseillers confidentiels; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre de cette politique;

Passation des marchés

16.

note, d'après le rapport de la Cour, que le nombre de procédures de passation de marchés a considérablement augmenté, pour passer de 87 en 2015 à 140 en 2017, et que le nombre de paiements a augmenté de 225 %, passant de 2 578 en 2015 à 8 381 en 2017; se félicite du fait que le Bureau ait accompli des progrès notables en 2017 en matière de réduction du ratio des retards de paiement; constate que le pourcentage global des retards de paiement a considérablement diminué, pour passer de 65 % en janvier 2017 à 9,5 % en décembre 2017, et que cette tendance positive se poursuit en 2018, avec un ratio de retards de paiement atteignant le niveau visé de moins de 10 %;

17.

note, selon le rapport de la Cour, qu'en 2017, les paiements relatifs aux services de travail temporaire s'élevaient à 7,7 millions d'euros; rappelle que la Cour avait considéré ce contrat comme irrégulier dans son audit de 2016; regrette vivement que le Bureau ait malgré tout versé 4,8 millions d'euros dans le cadre de ce contrat irrégulier en 2017; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge des mesures correctives envisagées à ce sujet;

18.

note que, d'après le rapport de la Cour, un contrat d'un montant de 4 millions d'euros portant sur des services de voyage a été considéré comme irrégulier par la Cour dans son rapport d'audit de 2016; regrette que le Bureau ait malgré tout versé 1,5 millions d'euros dans le cadre de ce contrat irrégulier en 2017; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge des mesures correctives envisagées à ce sujet;

19.

constate avec préoccupation que, d'après le rapport de la Cour, le Bureau n'a effectué aucune évaluation appropriée des besoins et n'a pas envisagé d'autres solutions avant de passer des contrats de services de travail temporaire portant sur plusieurs millions d'euros; regrette par ailleurs que les contrats n'aient guère fait l'objet d'un suivi, ce qui a exposé le Bureau à des risques élevés sur le plan financier et sur celui de sa réputation; prend acte du fait que le Bureau mène une enquête interne à ce sujet; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge du résultat de l'enquête et des mesures prises pour atténuer ces risques;

20.

constate avec satisfaction que le Bureau a pris des mesures pour renforcer son secteur des marchés publics en augmentant les effectifs d'encadrement et d'appui dans le secteur des marchés publics, et que des mesures ont également été prises pour renforcer les procédures de passation de marchés, notamment par l'introduction de contrôles systématiques pour chaque cotation supérieure à 135 000 EUR à partir du 1er janvier 2018;

Prévention et gestion des conflits d'intérêts et transparence

21.

prend acte des déclarations du Bureau selon lesquelles il a commencé, en 2018, à appliquer la décision de la Commission relative aux lanceurs d'alerte et a élaboré un guide pratique sur la prévention et la gestion des conflits d'intérêts ainsi que des règles contraignantes pour la protection des lanceurs d'alerte; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre de ces mesures;

22.

relève toutefois avec inquiétude que, bien qu'il publie les déclarations d'intérêts et les CV des membres de son conseil d'administration sur son site internet, le Bureau ne communique pas les déclarations d'intérêts de ses cadres dirigeants; demande au Bureau de publier ces documents manquants et d'informer l'autorité de décharge des mesures prises en la matière;

23.

note avec inquiétude que, d'après le rapport de la Cour, le Bureau ne vérifie pas les services juridiques de façon appropriée afin de s'assurer qu'ils sont utilisés pour défendre uniquement ses intérêts et non ceux de particuliers; regrette que les procédures visant à éviter les conflits d'intérêts ne soient pas toujours efficaces; note, d'après la réponse du Bureau, que les enquêtes internes portant sur cette question se poursuivent; invite le Bureau à informer l'autorité de décharge du résultat des enquêtes et des mesures prises pour atténuer les risques encourus;

Contrôles internes

24.

regrette que le problème posé par la crise migratoire sur le plan opérationnel n'ait été atténué ni par une structure de gouvernance solide ni par des contrôles internes efficaces en 2017; relève avec préoccupation que le conseil d'administration n'a mis en place aucune capacité d'audit interne au sein du Bureau et que les opérations en Grèce et en Italie n'ont été couvertes par aucune activité d'audit interne; regrette que jusqu'à fin 2017, le conseil d'administration n'ait exercé qu'une supervision limitée de la gestion financière;

25.

note avec inquiétude que, d'après le rapport de la Cour, l'absence de contrôles internes a donné lieu à de nombreux cas de non-conformité matérielle en ce qui concerne les paiements pour les services de travail temporaire, les dépenses de personnel, les loyers et les travaux connexes, les frais de déplacement ainsi que d'autres paiements;

26.

déplore l'existence de déficiences critiques du contrôle interne en ce qui concerne huit des quinze normes de contrôle interne en 2017, et déplore que des déficiences modérées aient été constatées en ce qui concerne le reste de ces normes; exprime sa préoccupation quant au fait qu'en 2017, le Bureau n'ait pas contrôlé régulièrement la mise en œuvre des systèmes de contrôle interne;

27.

fait observer qu'en 2017, la Commission a publié un ensemble révisé de normes de contrôle interne qui ont été adoptées par le conseil d'administration lors de sa réunion de novembre 2017; relève que ces nouvelles normes sont entrées en vigueur en 2018 et que le Bureau a mis en place des indicateurs permettant de suivre la mise en œuvre des nouvelles normes par rapport à un calendrier; demande au Bureau d'informer l'autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre des nouvelles normes de contrôle interne;

Autres commentaires

28.

reconnaît néanmoins les efforts consentis de manière efficace et rapide par le Bureau pour remédier aux faiblesses identifiées par la Cour; demande au Bureau de rendre compte régulièrement au Parlement des progrès réalisés en matière d'efficacité et de mise en œuvre de ces mesures pour résoudre les problèmes cruciaux identifiés par la Cour; demande au Bureau d'expliquer très précisément au Parlement les écarts qui ont été constatés entre les ressources actuellement disponibles, celles qui sont programmées mais pas encore disponibles et celles qui ne sont pas encore programmées mais qui sont indispensables au Bureau pour l'accomplissement de sa mission;

29.

regrette que le Bureau n'ait pas publié son rapport d'activité annuel pour 2017 avant la date limite du 1er juillet 2018, conformément au règlement délégué (UE) no 1271/2013 de la Commission du 30 septembre 2013 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (3); note que le rapport a été adopté par le conseil d'administration le 10 janvier 2019;

30.

relève que la Commission a présenté, le 4 mai 2016, une proposition de règlement dans laquelle elle propose de faire du Bureau une agence à part entière, et qu'à la suite des discussions sur la réforme du RAEC, la Commission a présenté une proposition de modification du règlement le 12 septembre 2018;

31.

rappelle que le Bureau est l'une des rares agences de l'Union à être implantée en plusieurs endroits; constate avec préoccupation que le Bureau a conclu des contrats de bail à plusieurs endroits sans avoir réalisé une analyse appropriée du marché local; indique, à titre d'exemple, qu'à Lesbos, le Bureau a adapté ses espaces de bureaux à ses besoins et accepté des contrats pour la réalisation de travaux pour un montant de 700 000 EUR, ce qui équivaut à plusieurs fois la valeur annuelle du contrat de bail et comporte des risques financiers dus aux investissements considérables dans des locaux loués; invite le Bureau à réviser ses contrats de bail et de travaux et à informer l'autorité de décharge des mesures prises pour atténuer les risques financiers et opérationnels;

32.

note que le Bureau a modifié son contrat de bail à Malte et qu'il a, au second semestre de 2016, étendu ses espaces de bureaux à une partie supplémentaire du bâtiment qui abrite ses locaux; insiste sur le fait qu'à la suite de l'accroissement des tâches et des responsabilités, les effectifs devraient passer à 500 d'ici la fin de l'année 2020, d'où une forte demande en espaces de bureaux; invite de nouveau le Bureau à informer l'autorité de décharge au sujet des conséquences budgétaires attendues de cette augmentation et des mesures prévues pour répondre à cette demande; regrette que le Bureau n'ait pas réussi à conclure un accord avec Transport Malta, propriétaire du siège, pour la location de locaux supplémentaires au sein du complexe, et que cet échec ait eu des retombées directes sur les coûts de location et sur d'autres coûts connexes, tels que l'entretien et la sécurité des bâtiments; note que le contrat de bail a été signé le 9 octobre 2018;

33.

se félicite de la nomination du nouveau directeur exécutif par intérim, qui a pris ses fonctions le 6 juin 2018; prend acte de l'engagement de la nouvelle direction en faveur de réformes ambitieuses et se félicite vivement, à cet égard, de l'approbation du plan d'action pour la gouvernance par le conseil d'administration, qui propose une série d'objectifs et de résultats mesurables visant à renforcer la gouvernance interne du Bureau ainsi qu'à rétablir la capacité interne et la confiance; invite la nouvelle direction à poursuivre ses efforts avec détermination et en toute transparence afin de développer une structure de gouvernance du Bureau qui soit plus responsable, plus fiable et plus efficace, ainsi que les procédures connexes; rappelle au Bureau que son conseil d'administration doit travailler en toute transparence pour ce qui est des procédures et des processus, afin de rétablir la confiance et la certitude au sein de son personnel; rappelle au Bureau qu'il doit informer l'autorité de décharge quant à l'évolution de la mise en œuvre du nouveau plan d'action en matière de gouvernance;

34.

constate avec inquiétude que personne n'a reconnu les comportements aberrants de l'ancien directeur exécutif pendant plusieurs années; regrette qu'il n'ait pas été fait état plus tôt des comportements inacceptables; regrette que les organes de contrôle compétents n'aient pas mis au jour les différentes irrégularités; invite la Commission à proposer un mécanisme de réaction rapide pour faire face à ce genre d'abus;

35.

renvoie, pour d'autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 26 mars 2019 (4) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

(1) JO C 415 du 5.12.2017, p. 36.

(2) Textes adoptés de cette date, P8_TA(2018)0406.

(3) JO L 328 du 7.12.2013, p. 42.

(4) Textes adoptés de cette date, P8_TA(2019)0254 (voir page 361 du présent Journal officiel).

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