COMMISSION EUROPÉENNE

Bruxelles, le 8.4.2016

COM(2016) 206 final

2013/0119(COD)

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN

conformément à l’article 294, paragraphe 6, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne

concernant la

position du Conseil sur l'adoption d'un règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

2013/0119 (COD)

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN

conformément à l’article 294, paragraphe 6, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne

concernant la

position du Conseil sur l'adoption d'un règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

1.Contexte

2.Objet de la proposition de la Commission

La proposition sur les documents publics a pour objet de réduire les formalités administratives et les coûts supportés par les citoyens et les entreprises lorsqu’ils doivent présenter aux autorités d’un État membre un document public délivré par les autorités d’un autre État membre. Elle ne s'applique pas aux documents publics délivrés par les autorités de pays tiers, même si ces documents ont déjà été acceptés comme étant authentiques par les autorités d’un État membre.

En vertu de la proposition, les documents publics portant sur certaines questions (par exemple la naissance, le mariage ou la représentation d’une société) délivrés dans un État membre doivent être acceptés comme authentiques dans un autre État membre sans devoir être revêtus d’un timbre d’authentification (l'apostille). La proposition supprime aussi l’obligation de fournir dans tous les cas des copies et traductions certifiées conformes des documents publics délivrés dans un autre État membre. Elle renforce la lutte contre la fraude par la mise en place d’un système de coopération administrative entre États membres fondé sur le système d’information du marché intérieur (IMI), qui permettra aux États membres de communiquer entre eux en cas de doute sur l’authenticité d’un document public. Elle introduit des formulaires types multilingues autonomes de l’Union à usage transfrontière visant à éviter la nécessité d'une traduction. La proposition n’aborde pas la question de la reconnaissance dans un État membre du contenu d’un document public délivré dans un autre État membre.

3.Observations sur la position du Conseil

Globalement, la position du Conseil entérine les principaux objectifs de la proposition de la Commission, à savoir réduire les formalités administratives et les coûts pour les citoyens et, partant, simplifier la circulation de certains documents publics. Toutefois, le Conseil a introduit certaines modifications dans la proposition de la Commission.

En ce qui concerne les domaines relevant du règlement, le texte du Conseil couvre les documents publics au bénéfice des citoyens, en particulier les actes de l’état civil, mais exclut les documents liés aux entreprises. Toutefois, conformément au résultat des discussions en trilogue, le texte du Conseil s'applique aux actes de l’état civil dans un plus grand nombre de domaines. Il comprend également une clause de réexamen révisée qui fait référence à certains documents publics concernant les entreprises ainsi que les citoyens et qui prévoit qu’un réexamen ayant pour objet d'envisager l’inclusion de ces domaines supplémentaires dans le règlement aura lieu à une date antérieure à celle du réexamen général du règlement.

Dans le texte du Conseil, les formulaires types multilingues autonomes sont devenus des aides à la traduction à joindre au document public. Toutefois, conformément au résultat des discussions en trilogue, le texte du Conseil établit sept formulaires supplémentaires afin d’éviter la nécessité de traductions dans d'autres domaines.

Le texte du Conseil autorise les États membres destinataires à exiger des traductions certifiées conformes de documents publics rédigés dans des langues autres que celles expressément acceptées par chaque État membre. Toutefois, conformément au résultat des discussions en trilogue, le texte du Conseil précise que, lorsqu’un document public est accompagné d’un formulaire type multilingue, une traduction de ce document ne peut être exigée qu'à titre exceptionnel.

Le texte du Conseil fait remarquer que, si les autorités d’un État membre ne peuvent exiger l'apposition d'une apostille sur un document public délivré par une autorité d’un autre État membre, les citoyens peuvent continuer à demander une apostille. Toutefois, conformément au résultat des discussions en trilogue, le texte du Conseil prévoit l’obligation pour les États membres et la Commission d'informer les citoyens du contenu du règlement, tant dans le cadre de contacts individuels que par le truchement de portails d’information sur l'internet.

Malgré les modifications introduites par le Conseil, les principes de base de la proposition de la Commission, à savoir la suppression de l’exigence d’apostille, la simplification des formalités concernant les traductions et les copies certifiées conformes ainsi que l’utilisation de l’IMI en tant que système de coopération entre États membres pour lutter contre la fraude, sont préservés. En raison des changements que les colégislateurs ont, lors des discussions en trilogue, introduits d'un commun accord dans la proposition, le titre de la proposition de règlement a été adapté.

À la suite des trilogues informels qui ont eu lieu le 15 juillet 2015, le 17 septembre 2015, le 28 septembre 2015, le 6 octobre 2015 et le 13 octobre 2015, le Parlement et le Conseil sont parvenus à un accord politique provisoire sur le texte.

Cet accord politique a été confirmé le 3 décembre 2015 par le Conseil et, le 11 mars 2016, le Conseil a adopté sa position en première lecture.

4.Conclusion

Étant donné que toutes les modifications apportées à la proposition de la Commission ont été débattues lors des trilogues informels, la Commission peut accepter les modifications que le Conseil a adoptées dans sa position en première lecture.

(1) Proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l’acceptation de certains documents publics dans l’Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012