52000PC0788

Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL portant le statut des agences d'exécution chargées de certaines tâches relatives à la gestion des programmes communautaires

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. Introduction

La Commission, qui a pour mission de mettre en oeuvre les politiques communautaires, s'est vue chargée d'exécuter et de gérer des programmes de plus en plus nombreux et complexes. L'accomplissement de ces tâches exige la mobilisation de ressources humaines très importante.

Pour y faire face, la Commission a dû avoir un large recours à des moyens externes à l'institution. A défaut d'instruments juridiques appropriés, cette tendance s'est traduite dans une sous-traitance accrue vers des entreprises de droit privé (bureaux d'assistance technique).

Au fil des ans, ce mode de sous-traitance a engendré des nombreuses difficultés : difficulté de définir les limites de la sous-traitance, problèmes pratiques de gestion, manque de visibilité de la Commission, perte de la maîtrise dans l'exécution.

2. Des nouvelles formes d'externalisation

La Commission a donc estimé nécessaire de se pencher sur la question générale de l'organisation de la gestion des programmes communautaires dans le cadre de la réforme administrative qu'elle a entamée au début de l'année 2000.

Tout en insistant sur la nécessaire amélioration des conditions de mise en oeuvre des programmes communautaires, la Commission a souligné l'exigence de se recentrer sur ses missions institutionnelles. C'est pourquoi elle entend mettre en place un système de gestion plus spécialisé, qui soit à la fois efficace et transparent.

Dans la communication sur l'externalisation de la gestion des programmes communautaires qui chapeaute la présente proposition de règlement, la Commission expose les avantages et les limites de l'externalisation, les caractéristiques des nouvelles formes de gestion qu'elle envisage et les références croisées entre les tâches à confier et les instruments à utiliser à cet effet.

3. L'agence d'exécution

3.1. L'instrument juridique le plus novateur, dans la palette des instruments d'externalisation envisagés par la Commission, est l'agence d'exécution, qui fait l'objet de la présente proposition de règlement. Il s'agit d'un organisme communautaire doté de la personnalité juridique, qui serait chargé par la Commission, sous le contrôle et la responsabilité de cette dernière, de participer à la gestion des programmes communautaires établis par le législateur.

3.2. La Commission ne propose pas de créer directement par le présent règlement un tel organisme, mais d'en définir de manière précise le statut. Elle pourra ensuite décider d'avoir recours, au cas par cas, à des agences d'exécution conformes à ce statut pour la gestion de programmes communautaires déterminés, dès lors que l'acte établissant de tels programmes permet de mobiliser une assistance technique extérieure.

3.3. L'avantage d'avoir recours à un organisme de droit public communautaire, tel que l'agence d'exécution proposée, est de pouvoir lui déléguer, si cela apparaît approprié, une part prépondérante de la gestion de programmes, y compris des missions de service public et des actes d'exécution budgétaire.

3.4. Le recours à une agence d'exécution communautaire dotée d'un personnel temporaire spécialisé et hautement compétent pourrait permettre de mieux atteindre les objectifs escomptés des programmes en question et d'assurer dans certains cas une visibilité accrue de l'action communautaire.

3.5. La Commission propose que le présent règlement établisse le statut de l'agence d'exécution, et notamment les aspects concernant sa structure, ses organes de direction et son personnel ; ses compétences et ses attributions ; ses modes de fonctionnement et ses relations avec la Commission ; son régime budgétaire et financier ; les contrôles auxquels l'agence devrait être soumise et le régime de responsabilité juridique et financière qui lui serait applicable.

Tâches

3.6. L'agence d'exécution peut être chargée de la gestion de tout ou partie d'un ou de plusieurs programmes communautaires, à l'exclusion des actes qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire tenant notamment aux choix politiques dans la mise en oeuvre des programmes. Ces actes devront rester du ressort exclusif des institutions compétentes.

L'agence d'exécution serait chargée de la gestion concrète des programmes communautaires, dans le cadre des objectifs fixés par le législateur et de la programmation définie par la Commission et dans les limites des crédits mis à sa disposition. L'agence pourrait donc gérer, pour chaque projet individuel, tout ou partie des phases du cycle du projet, de l'identification jusqu'aux contrôles sur la bonne exécution. Pour ce faire, l'agence d'exécution devrait disposer du pouvoir d'adopter des décisions individuelles. De même, elle devrait pouvoir adopter les actes d'exécution budgétaire nécessaires à la mise en oeuvre des projets individuels, ainsi que les autres actions connexes (passation des marchés publics, signature des contrats et des conventions, etc.).

L'agence d'exécution pourrait également être chargée de la récolte et du traitement d'informations relatives à l'exécution des programmes en question. Ces connaissances spécifiques permettrait à l'agence d'exécution d'élaborer à l'intention de la Commission des recommandations en vue de développements ultérieurs de ces programmes. Il appartiendrait ensuite à la Commission d'examiner ces recommandations et, le cas échéant, de faire des propositions adéquates aux autorités législatives et budgétaires.

Cadre de référence et contrôles

3.7. Bien entendu, il est nécessaire que l'exercice de ces pouvoirs soit strictement encadré pour garantir à la fois le respect de l'équilibre institutionnel du système juridique communautaire et la protection des intérêts des tiers intéressés par les décisions de l'agence d'exécution. Cet encadrement serait assuré, en premier lieu, par l'autorité législative, à travers les dispositions prévues par le présent règlement et, le cas échéant, par les règlements établissant les programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe. En deuxième lieu, par les conditions, les critères, les paramètres et les modalités qui seraient définis par la Commission dans l'acte juridique par lequel elle déléguerait les tâches de gestion à l'agence d'exécution (acte de délégation), acte qui établira également les modalités des contrôles permettant aux services de la Commission responsables des programmes en questions de s'assurer du bon fonctionnement de l'agence d'exécution. En troisième lieu, par le fait que le programme de travail annuel de l'agence devrait respecter la programmation définie par la Commission conformément aux règlements établissant les programmes en question.

3.8. En outre, il est proposé un système de contrôles à l'égard de l'agence d'exécution : des contrôles de nature politique exercés par le Parlement européen, appelé à donner la décharge sur l'exécution du budget de fonctionnement, et par la Commission, qui à son tour serait responsable devant les autres institutions ; des audits sur la régularité et le bon fonctionnement des systèmes de contrôle internes de l'agence, exercés tant par l'auditeur interne de la Commission que par la Cour des Comptes ; des contrôles anti-fraude exercés par l'Office européen de lutte anti-fraude (OLAF) ; des contrôles de légalité des actes adoptés par l'agence exercés par la Cour de justice.

Régime budgétaire et financier

3.9. S'agissant des dispositions budgétaires et financières, il est prévu que le budget de l'agence d'exécution concerne exclusivement ses dépenses de fonctionnement. La partie prépondérante des recettes de ce budget serait constituée d'une subvention annuelle arrêtée par l'autorité budgétaire sur proposition de la Commission. Cette subvention devrait correspondre à un pourcentage déterminé de la dotation financière annuelle des programmes à la gestion desquels l'agence d'exécution participe et devrait être proportionnée aux tâches qu'on lui confie. Ce budget serait administré conformément à un règlement financier ad hoc, inspiré du règlement financier général et établi par la Commission après avis de la Cour des Comptes.

3.10. Quant aux crédits opérationnels des programmes à la gestion desquels l'agence d'exécution participe, ils resteraient inscrits au budget général de l'Union européenne et seraient administrés conformément au règlement financier applicable à ce budget. Ceci laisserait clairement à la Commission l'entière responsabilité de l'exécution de ces crédits à l'égard de l'autorité budgétaire, et maintiendrait leur pleine portée aux termes de l'article 274 du traité.

Organes de direction, personnel et siège

3.11. Dans la répartition des compétences entre les organes de direction de l'agence d'exécution, il est prévu que le directeur serait responsable du fonctionnement de l'agence et de la gestion opérationnelle des programmes communautaires.

3.12. Le comité de direction arrêterait le programme de travail annuel et exercerait la supervision du fonctionnement de l'agence.

3.13. Le personnel de l'agence d'exécution serait soumis aux dispositions statutaires s'appliquant aux « autres agents ». Des fonctionnaires détachés de la Commission exerceraient les fonctions d'encadrement. La mission de l'agence d'exécution étant de participer à la gestion de programmes ayant une durée déterminée, il semble opportun de prévoir que les emplois et les contrats applicables à son personnel aient tous un caractère temporaire.

3.14. S'agissant du siège, il faut tenir compte du fait que la Commission et l'agence d'exécution devraient nouer des relations de coopération intenses et continues pour assurer une gestion efficace des programmes communautaires. Il est donc raisonnable de prévoir que l'agence ait son siège là où sont installés les services de la Commission.

Programmes financés par des sources autres que le budget général

3.15. La gestion des programmes qui ne sont pas financés sur le budget général mérite une disposition spécifique. En effet le cadre réglementaire de ces programmes présente des différences par rapport à celui relatif aux programmes communautaires proprement dits, mais dans leur phase d'exécution ces deux catégories de programmes présentent des analogies substantielles, notamment en ce qui concerne le rôle confié à la Commission. Il est donc proposé que, mutatis mutandis, dans le respect des règles et des procédures établies par les bases légales spécifiques applicables aux programmes hors budget général, la Commission puisse avoir recours à une agence d'exécution dans les conditions prévues par le présent règlement.

Rôle de la Commission

3.16. L'agence d'exécution qui fait l'objet de la présente proposition présente quelques différences par rapport aux agences communautaires actuelles.

Sur le plan institutionnel, la différence la plus marquée réside dans le rôle très important qui serait reconnu à la Commission dans l'organisation et le fonctionnement de l'agence d'exécution.

3.17. Ainsi, la création de ces agences devrait être décidée par la Commission, assistée par un comité de représentants des Etats membres lorsque le besoin s'en manifesterait, pour la gestion d'un ou de plusieurs programmes communautaires. De même, ce serait la Commission, qui, dans les actes ponctuels de délégation, préciserait la portée des tâches confiées à l'agence, tout en définissant aussi les conditions, les critères, les paramètres et les modalités pour encadrer l'accomplissement de ces tâches.

Bien que disposant de l'autonomie de gestion, l'agence d'exécution serait soumise à un contrôle strict de la Commission, qui, d'une part, nommerait le directeur et les membres du comité de direction de l'agence et, d'autre part, conditionnerait le contenu de son programme de travail.

3.18. Le rôle de la Commission est justifié, étant donné la spécificité des tâches qu'on envisage de confier à l'agence d'exécution.

En effet, cette agence a pour seul objet de participer à la gestion des programmes communautaires. Or, celle-ci relève des compétences propres de la Commission : d'une part, les actes réglementaires établissant ces programmes chargent la Commission d'adopter les mesures d'exécution pertinentes ; d'autre part, la mise en oeuvre de ces programmes est financée par des crédits pour l'exécution desquels la Commission est directement responsable devant l'autorité budgétaire, aux termes de l'article 274 du traité.

3.19. Il s'ensuit que l'agence d'exécution doit être considérée essentiellement comme un instrument qui assiste la Commission dans l'accomplissement de ses missions de gestion. Ceci implique que le processus décisionnel ne soit pas rendu plus complexe. D'autre part, pour permettre à la Commission d'assumer les responsabilités afférentes devant les autres institutions, il est nécessaire qu'elle puisse garder une maîtrise appropriée sur le fonctionnement de l'agence d'exécution. Une distanciation des relations envisagées entre la Commission et ces agences, qui serait induite notamment par des modalités de direction ou de contrôle différentes, déséquilibrerait la logique du système qui fait l'objet de la présente proposition.

3.20. Néanmoins, il convient de noter que les pouvoirs confiés à la Commission et les tâches octroyées à l'agence d'exécution selon la présente proposition n'empiètent nullement sur les prérogatives et les compétences des autres institutions.

En effet, le recours à une agence d'exécution ne saurait remettre en cause les conditions posées par le législateur, notamment en terme de comitologie, à l'exercice des compétences d'exécution dévolues à la Commission.

4. Choix de la base juridique

La mise en oeuvre des programmes communautaires correspond aux objectifs indiqués par les articles 2 et 3 du traité. Toutefois, le traité ne prévoit pas, pour l'adoption du règlement en objet, d'autres pouvoirs d'action que ceux de l'article 308, qui est donc la base juridique nécessaire pour la présente proposition.

5. Subsidiarité et proportionnalité

Dans certains cas, la gestion d'un programme communautaire (considéré dans sa globalité ou pour certains des volets qui le composent) doit se faire au niveau communautaire, soit par sa nature même, soit parce que les objectifs escomptés ne sauraient être réalisés de manière suffisante et efficace en ayant recours à des organismes nationaux. L'acte posant le statut des agences a une dimension communautaire et doit prendre la forme générale et contraignante du règlement, sans que pour autant ceci excède ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs poursuivis.

6. Commentaires sur les articles

L'article premier définit l'objet essentiel de la proposition, qui consiste dans l'établissement du statut des agences d'exécution.

L'article 2 vise à définir deux notions fondamentales de la proposition, à savoir celles d'agence d'exécution et de programme communautaire.

L'article 3 prévoit de déléguer à la Commission, assistée par un comité de réglementation, le pouvoir de décider de la création et de la suppression de chaque agence d'exécution individuelle. La disposition en question précise explicitement que toute agence ainsi créée doit être conforme au statut général établi par la présente proposition. La disposition évoque également la possibilité que la décision de création d'une agence d'exécution fixe la durée d'existence de celle-ci, ainsi que la nécessité que l'éventuelle décision de suppression d'une agence détermine les conditions de sa liquidation.

L'article 4 qualifie l'agence d'exécution d'organisme communautaire investi d'une mission de service public et en établit la personnalité juridique et la capacité juridique.

L'article 5 préconise que le siège de chaque agence d'exécution individuelle soit établi dans un des lieux où sont établis les services de la Commission, pour permettre la coopération nécessaire, intense et constante, entre l'agence et ces services. Par ailleurs, il est prévu que des antennes opérationnelles dans d'autres pays pourraient être créées par l'agence d'exécution, en vue d'assurer une meilleure exécution des tâches qui lui seraient confiées.

L'article 6 indique les tâches dont l'agence d'exécution peut être chargée dans la gestion des programmes communautaires. Les tâches impliquant une marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques sont d'emblée exclues. En revanche, l'agence d'exécution peut être chargée de la récolte, l'analyse et la transmission à la Commission d'informations qui peuvent être utilisées pour orienter l'exécution des programmes en question ; de l'élaboration de recommandations à la Commission, en relation avec l'exécution de ces programmes ; de la gestion des différentes phases du cycle des projets individuels dans le cadre d'un programme, ce qui peut impliquer la délégation par la Commission des pouvoirs pertinents de décision ; finalement, de l'exécution des actes d'exécution budgétaire et des actions connexes en vue de la mise en oeuvre desdits projets individuels. Il est précisé qu'un acte de délégation de la Commission est nécessaire pour charger l'agence d'exécution des tâches en question. Cet acte définit les conditions, critères, paramètres et modalités que l'agence d'exécution doit respecter dans l'accomplissement de ces tâches, ainsi que les modalités des contrôles que les services intéressés de la Commission exercent pour s'assurer du bon fonctionnement de l'agence d'exécution.

L'article 7 prévoit que l'agence est dirigée par un comité de direction et un directeur et que son personnel est placé sous l'autorité du directeur.

L'article 8 établit le mode de désignation et la durée du comité de direction. Cette disposition traite également de la nomination du président du comité, de la convocation des réunions de ce dernier et des modalités de vote dans son sein.

L'article 9 énumère les tâches du comité de direction, parmi lesquelles il convient d'évoquer l'adoption du programme de travail annuel de l'agence d'exécution, qui doit respecter la programmation définie par la Commission ; l'adoption du budget de fonctionnement de l'agence ; et toute autre décision relative à l'organisation générale ou à la supervision de l'agence.

L'article 10 prévoit la désignation et la durée du mandat du directeur. Il est précisé que la Commission doit choisir en tant que directeur un/une fonctionnaire au sens des règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes.

L'article 11 énumère les tâches du directeur, parmi lesquelles il convient d'évoquer la représentation de l'agence d'exécution ; la participation sans droit de vote aux réunions du comité de direction et la préparation des décisions de ce comité ; la mise en oeuvre du programme de travail annuel de l'agence et l'exécution concrète des opérations de gestion des programmes communautaires déléguées à l'agence ; la préparation et l'exécution du budget de fonctionnement de l'agence ; la responsabilité de toute question concernant le personnel de l'agence.

L'article 12 établit les principes régissant le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution ; prévoit la subvention par le budget général de l'Union européenne ; et précise la nature du tableau des effectifs et le caractère temporaire des emplois.

L'article 13 indique la procédure pour l'établissement du budget de fonctionnement : préparation du projet par le directeur ; approbation du projet par le comité de direction et soumission à la Commission ; après vérification de la conformité avec la programmation annuelle, inclusion par la Commission d'une proposition de subvention dans l'avant-projet de budget ; approbation de la subvention par l'autorité budgétaire ; approbation définitive du budget de fonctionnement par le comité de direction, en fonction de la subvention finalement déterminée par l'autorité budgétaire. La Commission propose comme montant de la subvention annuelle un pourcentage déterminé de la dotation financière annuelle des programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe.

L'article 14 prévoit que le responsable de l'exécution du budget de fonctionnement est le directeur de l'agence, qui rend compte de sa gestion tant devant le Parlement européen que devant la Commission et le comité de direction. La décharge sur l'exécution de ce budget est accordée à l'agence d'exécution par le Parlement, au plus tard deux ans après l'exercice budgétaire visé.

L'article 15 stipule que la Commission, assistée par un comité de réglementation et après avis de la Cour des Comptes, arrête le règlement financier que les agences d'exécution doivent appliquer pour l'exécution de leur budget de fonctionnement. Ce règlement financier s'inspire, dans toute la mesure du possible, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

L'article 16 précise que les crédits opérationnels relatifs aux programmes à la gestion desquels l'agence d'exécution participe restent inscrits au budget général de l'Union européenne et ne sont pas repris dans le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution, même dans les cas où la Commission délègue à l'agence des tâches d'exécution budgétaire. Dans un tel cas, l'ordonnateur délégué de l'agence d'exécution est son directeur et celui-ci doit se conformer aux obligations du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

L'article 17 prévoit que la présente proposition s'applique également pour la délégation de tâches à une agence d'exécution en vue de la gestion de programmes financés par des sources autres que le budget général de l'Union européenne. A cet effet, il faut tenir compte du cadre réglementaire spécifiquement applicable à ces programmes, notamment pour ce qui concerne l'établissement du budget de fonctionnement de l'agence et le règlement financier applicable aux crédits opérationnels qu'elle est chargée de gérer.

L'article 18 traite du personnel de l'agence d'exécution, en précisant que celui-ci est composé de fonctionnaires détachés par les institutions communautaires et d'agents temporaires recrutés directement par l'agence d'exécution. Le régime juridique applicable est celui du statut et des autres réglementations applicables aux agents des Communautés européennes, les modalités d'application étant arrêtées par le comité de direction en accord avec la Commission. Le protocole sur les privilèges et les immunités des Communautés européennes s'applique tant à l'agence qu'à son personnel.

L'article 19 énumère les contrôles auxquels l'agence d'exécution est soumise : les contrôles effectués par l'auditeur interne de la Commission, qui fait rapport tant à la Commission qu'à l'agence même ; les contrôles par l'OLAF, sur la base de l'accord interinstitutionnel relatif aux enquêtes internes de l'OLAF ; les contrôles par la Cour des Comptes, conformément à l'article 248 du traité.

L'article 20 évoque le régime de la responsabilité contractuelle, ainsi que de la responsabilité extracontractuelle de l'agence et stipule que la Cour de justice est compétente à connaître des litiges afférents à cette dernière responsabilité.

L'article 21 étend le régime des contrôles de légalité des actes de la Commission, effectués par la Cour de justice aux termes de l'article 230 du traité, aux actes de l'agence d'exécution qui sont destinés à produire des effets juridiques obligatoires.

L'article 22 prévoit le régime d'accès aux documents de l'agence d'exécution, en renvoyant par analogie à la réglementation qui sera adoptée pour mettre en oeuvre l'article 255 du traité. Le comité de direction établira les dispositions nécessaires en tant que modalités d'application pendant la première année de vie de l'agence d'exécution. La disposition en question établit également une obligation de confidentialité, au regard des informations couvertes par le secret professionnel, pour les membres du comité de direction, le directeur, le personnel de l'agence d'exécution et toute autre personne participant aux activités de l'agence.

L'article 23 instaure le « comité des agences d'exécution », qui est le comité de réglementation qui assiste la Commission dans l'adoption des mesures d'exécution de la présente proposition. Un renvoi est fait à l'article 5 de la décision 199/468/CE pour ce qui concerne la procédure à suivre.

L'article 24 contient la clause classique relative à l'entrée en vigueur du règlement, en fixant comme date le troisième jour suivant celui de sa publication.

2000/0337 (CNS)

Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL portant le statut des agences d'exécution chargées de certaines tâches relatives à la gestion des programmes communautaires

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 308,

vu la proposition de la Commission [1],

[1] JO C

vu l'avis du Parlement européen [2],

[2] JO C

considérant ce qui suit:

(1) Le législateur établit un nombre croissant de programmes dans les domaines les plus divers au bénéfice de différentes catégories de destinataires, dans le cadre des actions prévues à l'article 3 du traité (programmes communautaires) . La Commission est normalement chargée d'adopter les mesures d'exécution de ces programmes.

(2) La mise en oeuvre des programmes communautaires en cause est financée, au moins en partie, par des crédits inscrits au budget général de l'Union européenne . Aux termes de l'article 274 du traité, la Commission est responsable de l'exécution de ce budget.

(3) Pour pouvoir assumer pleinement sa responsabilité devant les autres institutions et devant les citoyens, la Commission doit se concentrer par priorité sur ses missions institutionnelles. Dès lors il convient qu'elle puisse déléguer certaines tâches relatives à la gestion des programmes communautairesà des entités tierces. Par ailleurs, l'externalisation de certaines tâches de gestion peut constituer un moyen plus efficient et efficace d'atteindre les objectifs poursuivis par ces programmes communautaires.

(4) L'externalisation des tâches de gestion doit respecter les limites découlant du système institutionnel créé par le traité. Ceci implique que ne peuvent pas faire l'objet d'externalisation les missions qui sont attribuées par le traité aux institutions et qui supposent l'exercice d'une marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.

(5) Le recours à l'externalisation doit être subordonné à une analyse qui prenne en compte plusieurs facteurs (évaluation des bénéfices et des coûts, y compris ceux induits par le contrôle et la coordination, efficacité et flexibilité dans la mise en oeuvre des tâches externalisées, simplification des procédures utilisées, proximité de l'action externalisée des destinataires finaux, visibilité de la Communauté en tant que promotrice du programme en cause, maintien d'un niveau approprié de savoir-faire à l'intérieur de la Commission).

(6) Une forme d'externalisation consiste à avoir recours à des organismes de droit communautaire dotés de la personnalité juridique (agences d'exécution).

(7) En vue d'assurer l'homogénéité des agences d'exécution sur le plan institutionnel, il convient d'en établir par la voie réglementaire le statut, et notamment certains aspects essentiels concernant la structure, les tâches, le fonctionnement, le régime budgétaire, les contrôles et la responsabilité.

(8) En tant qu'institution responsable de l'exécution des différents programmes communautaires, la Commission est à même d'apprécier si et dans quelle mesure il convient de charger une agence d'exécution de tâches de gestion relatives à un ou plusieurs programmes communautaires déterminés. Le recours à une agence d'exécution n'exonère pas la Commission des responsabilités qu'elle détient en vertu du traité, notamment au titre de l'article 274. Elle doit donc pouvoir encadrer strictement l'action de l'agence d'exécution et garder un contrôle effectif sur son fonctionnement et notamment sur ses organes de direction.

(9) Ceci implique que la Commission ait la compétence de décider d'instituer (et le cas échéant de supprimer) une agence d'exécution conformément au statut établi par le législateur. La décision d'institution d'une agence d'exécution étant une mesure de portée générale au sens de l'article 2 de la décision 1999/468/CE du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission [3], il convient que cette décision soit arrêtée selon la procédure de réglementation prévue à l'article 5 de ladite décision.

[3] JO L 184 du 17.7.1999, p. 23.

(10) Il est également nécessaire que la Commission puisse désigner tant les membres du comité de direction de l'agence d'exécution que son directeur, de sorte qu'en déléguant à l'agence d'exécution des tâches relevant de ses compétences propres, la Commission n'en perde pas la maîtrise.

(11) Il faut enfin que l'activité menée par l'agence d'exécution respecte pleinement la programmation que la Commission définit pour les programmes communautaires à la gestion desquels cette agence participe. Le programme de travail annuel de l'agence d'exécution doit donc être soumis à l'accord de la Commission.

(12) Pour assurer une externalisation efficace, en vue de profiter pleinement de l'expertise que l'agence d'exécution est en mesure de déployer, il convient que la Commission puisse déléguer à cette agence tout ou partie des tâches d'exécution d'un ou plusieurs programmes communautaires, à l'exception des tâches qui impliquent l'exercice d'une marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques. Les tâches délégables incluent la gestion de tout ou partie des phases du cycle d'un projet spécifique, l'adoption des actes d'exécution budgétaire nécessaires, la récolte et le traitement d'informations à transmettre à la Commission et l'élaboration de recommandations à l'intention de la Commission.

(13) Le budget de l'agence d'exécution visant à financer uniquement ses frais de fonctionnement, il convient que ses recettes soient constituées principalement par un pourcentage, déterminé par l'autorité budgétaire, de la dotation financière des programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe.

(14) En vue de sauvegarder la portée de l'article 274 du traité, les crédits opérationnels des programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe doivent rester inscrits dans le budget général de l'Union européenne et leur exécution doit se faire par imputation directe au titre du budget général. Les opérations financières relatives à ces crédits doivent donc être réalisées conformément aux dispositions du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

(15) L'agence d'exécution doit pouvoir être chargée des tâches d'exécution relatives à la gestion de programmes financés par des sources autres que le budget général de l'Union européenne. Dans un tel cas, les dispositions du présent règlement s'appliquent, tout en tenant compte des spécificités découlant des bases légales des programmes en question.

(16) L'objectif de transparence et de fiabilité de la gestion de l'agence d'exécution commande que des contrôles sur son fonctionnement, internes et externes, soient établis, que l'agence soit rendue responsable de ses actes et que le public puisse accéder aux documents qu'elle détient, dans des conditions et limites analogues à celles visées à l'article 255 du traité.

(17) L'agence d'exécution doit coopérer de manière intense et constante avec les services de la Commission responsables des programmes communautaires à la gestion desquels elle participe. Pour rendre cette coopération la plus opérationnelle possible il convient de prévoir que le siège de chaque agence d'exécution est établi dans le lieu où sont installés les services de la Commission.

(18) Le traité ne prévoit pas, pour l'adoption du présent règlement, d'autres pouvoirs d'action que ceux de l'article 308,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Objet

Le présent règlement a pour objet la définition du statut des agences d'exécution que la Commission peut charger, sous son contrôle et sa responsabilité, de certaines tâches relatives à la gestion des programmes communautaires.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par :

a) « agence d'exécution » : une entité juridique instituée conformément au présent règlement ;

b) « programme communautaire » : toute action, ensemble d'actions ou autre initiative qui, selon la base légale ou l'autorisation budgétaire concernée, doit être mise en oeuvre par la Commission au bénéfice d'une ou de plusieurs catégories de destinataires déterminés, en engageant des dépenses.

Article 3

Création et suppression

1. La Commission peut décider d'instituer une agence d'exécution en vue de la charger de certaines tâches relatives à la gestion d'un ou de plusieurs programmes communautaires. Cette décision peut fixer la durée d'existence de l'agence.

2. Dans le cas où la Commission n'estime plus nécessaire d'avoir recours à une agence d'exécution qu'elle a créée, elle peut décider de la supprimer. Dans ce cas, elle nomme deux liquidateurs pour procéder à la liquidation. Dans la même décision, la Commission détermine les conditions dans lesquelles la liquidation de l'agence d'exécution doit s'effectuer. Le résultat net de celle-ci est rapporté au budget général de l'Union européenne.

3. La Commission arrête les décisions visées aux paragraphes 1 et 2 conformément à la procédure prévue à l'article 23 paragraphe 2.

4. Toute agence d'exécution instituée aux termes du paragraphe 1 doit être conforme aux dispositions du présent règlement.

Article 4

Statut juridique

1. L'agence d'exécution est un organisme communautaire, qui est investi d'une mission de service public.

2. L'agence d'exécution a la personnalité juridique. Elle jouit dans tous les Etats membres de la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par les législations nationales. Elle peut, notamment, acquérir ou aliéner des biens mobiliers et immobiliers et ester en justice.

Article 5

Siège

L'agence d'exécution a son siège dans l'un des lieux où sont établis les services de la Commission. Elle peut décider de créer, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du territoire des Etats membres, des antennes opérationnelles lorsque cela est nécessaire pour assurer une meilleure exécution de la gestion des programmes communautaires dont elle est chargée.

Article 6

Tâches

Pour atteindre l'objectif visé à l'article 3 paragraphe 1, la Commission peut charger l'agence d'exécution de toute tâche d'exécution d'un programme communautaire, à l'exception des tâches qui impliquent une marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.

Parmi les tâches dont l'agence d'exécution peut être chargée figurent notamment :

a) élaborer à l'intention de la Commission des recommandations relatives à l'exécution du programme communautaire;

b) gérer tout ou partie des phases du cycle du projet, en relation à des projets spécifiques, dans le cadre de l'exécution du programme communautaire et procéder aux contrôles nécessaires à cet effet, en adoptant les décisions pertinentes sur base de la délégation de la Commission;

c) adopter les actes d'exécution budgétaire en recettes et en dépenses nécessaires à la mise en oeuvre du programme communautaire, ainsi que toutes les autres actions connexes sur base de la délégation de la Commission.

d) recueillir, analyser et transmettre à la Commission toutes les informations nécessaires pour orienter l'exécution du programme communautaire.

Les conditions, critères, paramètres et modalités que l'agence d'exécution doit respecter dans l'accomplissement des tâches visées ci-dessus, ainsi que les modalités des contrôles exercés par les services de la Commission responsables des programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe sont définis par la Commission dans l'acte de délégation.

Article 7

Structure

1. L'agence d'exécution est gérée par un comité de direction et par un directeur.

2. Le personnel de l'agence d'exécution est placé sous l'autorité du directeur.

Article 8

Comité de direction

1. Le comité de direction est composé de cinq membres désignés par la Commission.

2. La durée du mandat des membres du comité de direction est d'au moins deux ans. Ce mandat est renouvelable. À l'expiration de leur mandat ou en cas de démission, les membres restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu au renouvellement de leur mandat ou à leur remplacement.

3. Le comité de direction désigne parmi ses membres un président et un vice-président.

4. Le comité de direction se réunit sur convocation du président au moins deux fois par an. Il peut être convoqué également à la demande d'au moins la majorité simple de ses membres ou à la demande du directeur.

5. Tout membre du comité de direction empêché d'assister à une réunion peut se faire représenter par un autre membre spécialement mandaté pour la réunion concernée. Un membre ne peut représenter qu'un seul autre membre. En cas d'empêchement du président, le comité de direction est présidé par le vice-président.

6. Les décisions du comité de direction sont adoptées à la majorité simple des votants. En cas d'égalité de voix, celle du président est prépondérante.

Article 9

Tâches du comité de direction

1. Le comité de direction arrête son règlement intérieur.

2. Sur la base d'un projet soumis par le directeur et après avoir obtenu l'accord de la Commission, le comité de direction adopte, au plus tard au début de chaque année, le programme de travail annuel de l'agence d'exécution. Ce programme doit respecter la programmation définie par la Commission conformément aux actes établissant les programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe.

Le programme de travail annuel peut être adapté en cours d'exercice selon la même procédure, pour tenir compte, notamment, des décisions de la Commission relatives aux programmes communautaires en cause. Les actions contenues dans le programme de travail annuel sont assorties d'une estimation des dépenses nécessaires.

3. Le comité de direction arrête le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution, conformément à la procédure prévue à l'article 13.

4. Le comité de direction décide, après avoir obtenu l'accord de la Commission, de l'acceptation de tous legs, donations et subventions provenant d'autres sources de la Communauté.

5. Le comité de direction décide de la création des antennes opérationnelles de l'agence d'exécution visées à l'article 5.

6. Le comité de direction arrête les dispositions particulières nécessaires à la mise en oeuvre du droit d'accès aux documents de l'agence d'exécution, conformément à l'article 22 paragraphe 1.

7. Le comité de direction adopte, au plus tard le 31 mars de chaque année, et présente à la Commission le rapport annuel sur les activités de l'agence d'exécution pour l'année précédente et sur leur financement.

8. Le comité de direction assume les autres tâches qui lui sont attribuées par le présent règlement.

Article 10

Directeur

1. Le directeur de l'Agence est nommé par la Commission, qui à cet effet désigne un fonctionnaire au sens des règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes.

2. La durée du mandat du directeur est de quatre ans. Ce mandat est renouvelable. Après avis du comité de direction, la Commission peut mettre un terme aux fonctions du directeur avant l'expiration de son mandat.

Article 11

Tâches du directeur

1. Le directeur assure la représentation de l'agence d'exécution. Il est chargé de sa gestion.

2. Le directeur prépare les travaux du comité de direction, et notamment le projet de programme de travail annuel de l'agence d'exécution. Il participe, sans droit de vote, aux travaux du comité de direction.

3. Le directeur assure la mise en oeuvre du programme de travail annuel de l'agence d'exécution. Il est notamment responsable de l'exécution des tâches visées à l'article 6 et, dans ce rôle, il adopte les décisions pertinentes. Il est ordonnateur délégué de l'agence d'exécution pour l'exécution des crédits opérationnels relatifs aux programmes à la gestion desquels l'agence participe et dont l'exécution budgétaire a fait l'objet d'un acte de délégation par la Commission.

4. Le directeur prépare l'état prévisionnel des recettes et des dépenses et exécute en tant qu'ordonnateur le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution, conformément au règlement financier visé à l'article 15.

5. Le directeur est responsable de la préparation et de la publication des rapports que l'agence d'exécution doit présenter à la Commission. Il s'agit, notamment, du rapport annuel sur les activités de l'agence d'exécution visé à l'article 9 paragraphe 7, ainsi que de tout autre rapport, général ou particulier, que la Commission demande à l'agence d'exécution.

6. Le directeur exerce à l'égard du personnel de l'agence d'exécution les pouvoirs, dévolus par le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, d'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement. Il est chargé de toute autre question concernant le personnel de l'agence d'exécution.

Article 12

Budget de fonctionnement

1. Toutes les recettes et les dépenses de l'agence d'exécution font l'objet de prévisions pour chaque exercice budgétaire, celui-ci coïncidant avec l'année civile, et sont inscrites à son budget de fonctionnement, qui comprend le tableau des effectifs qui est soumis à l'autorité budgétaire. Le tableau des effectifs, composé d'emplois ayant exclusivement un caractère temporaire, précise le nombre, le grade et la catégorie du personnel employé par l'agence d'exécution pendant l'exercice concerné.

2. Le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution est équilibré en recettes et en dépenses.

3. Les recettes de l'agence d'exécution comprennent, sans préjudice d'autres recettes, une subvention inscrite au budget général de l'Union européenne.

Article 13

Etablissement du budget de fonctionnement

1. Le directeur établit chaque année un projet de budget de fonctionnement de l'agence d'exécution couvrant les dépenses de fonctionnement pour l'exercice budgétaire suivant. Il soumet ce projet au comité de direction.

2. Le comité de direction adopte, au plus tard pour le 1er mars de chaque année, le projet de budget de fonctionnement pour l'année suivante et le soumet à la Commission.

3. Sur base de ce projet de budget et compte tenu de la programmation qu'elle a définie eu égard aux programmes communautaires à la gestion desquels l'agence d'exécution participe, la Commission propose, dans le cadre de la procédure budgétaire, de fixer la subvention annuelle pour le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution à un pourcentage déterminé de la dotation financière annuelle des programmes en cause.

4. Sur la base de la subvention annuelle ainsi déterminée par l'autorité budgétaire compétente, le comité de direction arrête le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution, en même temps que le programme de travail, au début de chaque exercice budgétaire, en l'ajustant aux différentes contributions accordées à l'agence d'exécution et aux fonds provenant d'autres sources.

Article 14

Exécution du budget de fonctionnement et décharge

1. Le directeur exécute le budget de fonctionnement de l'agence d'exécution.

2. Au plus tard le 31 mars de chaque année, le directeur soumet au Parlement européen, à la Cour des Comptes, à la Commission et au comité de direction les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de l'exercice budgétaire précédent.

3. Le Parlement européen donne décharge à l'agence d'exécution sur l'exécution du budget de fonctionnement avant le 30 avril de l'année n+2.

Article 15

Règlement financier applicable au budget de fonctionnement

Le règlement financier applicable au budget de fonctionnement de l'agence d'exécution est arrêté par la Commission, après avis de la Cour des comptes, conformément à la procédure prévue à l'article 23 paragraphe 2, dans le respect de l'article 142 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [4].

[4] JO L 356 du 31.12.77, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE, CECA, Euratom) nº 2673/1999 du Conseil.

Article 16

Règlement financier applicable aux crédits opérationnels

1. Lorsqu'en vertu des dispositions de l'article 6 point c), la Commission a délégué à l'agence d'exécution des tâches d'exécution budgétaire de crédits opérationnels relatifs à des programmes communautaires, ces crédits restent inscrits au budget général de l'Union européenne et leur exécution se fait par imputation directe sur celui-ci.

2. Le directeur est l'ordonnateur délégué de l'agence d'exécution pour ce qui concerne l'exécution de ces crédits opérationnels et, à cet effet, il se conforme aux obligations du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Article 17

Programmes financés par des sources autres que le budget général

Les dispositions des articles 13 et 16 sont sans préjudice des dispositions spécifiques prévues par les bases légales relatives aux programmes financés par des sources autres que le budget général de l'Union européenne.

Article 18

Personnel

1. Le personnel de l'agence d'exécution est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Le comité de direction, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application nécessaires.

2. Le personnel de l'agence d'exécution est composé d'une part de fonctionnaires communautaires mis en position de détachement par les institutions et affectés à l'agence d'exécution en tant qu'agents temporaires et d'autre part, d'autres agents recrutés par l'agence d'exécution.

3. Le protocole sur les privilèges et les immunités des Communautés européennes s'applique à l'agence d'exécution ainsi qu'au personnel visé au paragraphe 2.

Article 19

Contrôles

1. A l'égard de l'agence d'exécution, l'auditeur interne et le contrôleur financier de la Commission jouissent des mêmes compétences et exercent les mêmes fonctions que celles qui leur sont attribuées à l'égard des services de la Commission.

L'auditeur fait rapport de ses constatations et recommandations tant à la Commission qu'à l'agence d'exécution. Celles-ci assurent la mise en oeuvre des recommandations, chacune selon ses compétences respectives.

2. Dès son institution, l'agence d'exécution adhère à l'accord interinstitutionnel relatif aux enquêtes internes de l'Office européen de lutte anti-fraude (OLAF) [5]. Le comité de direction formalise cette adhésion et adopte les dispositions nécessaires en vue de faciliter la conduite des enquêtes internes par l'OLAF.

[5] JO L 136 du 31.5.99, p. 15.

3. La Cour des comptes examine les comptes de l'agence d'exécution, conformément à l'article 248 du traité.

4. Tout acte de l'agence d'exécution, et notamment toute décision ainsi que tout contrat conclu par celle-ci, doit prévoir expressément que l'auditeur interne de la Commission, l'OLAF et la Cour des comptes peuvent procéder à des contrôles sur dossier et, au besoin, sur place, y compris chez les bénéficiaires finaux des fonds et, le cas échéant, chez les intermédiaires qui les distribuent.

Article 20

Responsabilité

1. La responsabilité contractuelle de l'agence d'exécution est régie par la loi applicable au contrat en cause.

2. En matière de responsabilité non contractuelle, l'agence d'exécution doit réparer, conformément aux principes généraux communs aux droits des Etats membres, les dommages causés par elle ou par ses agents dans l'exercice de leurs fonctions. La Cour de justice est compétente pour connaître des litiges relatifs à la réparation de tels dommages.

Article 21

Contrôle de la légalité

La Cour de justice contrôle la légalité des actes de l'agence d'exécution qui sont destinés à produire des effets juridiques obligatoires, aux mêmes conditions et selon les mêmes modalités de celles qui sont prévues à l'article 230 du traité pour le contrôle de légalité des actes de la Commission.

Article 22

Accès aux documents et confidentialité

1. Tout citoyen de l'Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un Etat membre a un droit d'accès aux documents de l'agence d'exécution dans des conditions et limites analogues à celles qui sont prévues dans le règlement n° --/200- du Parlement européen et du Conseil, relatif à l'accès aux documents, du -- ------ 200- [6].

[6] Proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (COM(2000)30 final/2 du 21.2.2000).

Les dispositions particulières nécessaires à la mise en oeuvre de ce droit d'accès sont arrêtées par le comité de direction, au plus tard au cours de la première année après l'institution de l'agence d'exécution.

2. Les membres du comité de direction, le directeur et les membres du personnel, même après la cessation de leurs fonctions respectives, ainsi que toute personne participant aux activités de l'agence d'exécution sont tenus de ne pas divulguer les informations qui, de par leur nature, sont couvertes par le secret professionnel.

Article 23

Procédure par comité

1. La Commission est assistée par un comité, dénommé « comité des agences d'exécution », composé de représentants des Etats membres et présidé par le représentant de la Commission.

2. Dans le cas où il est fait référence au présent paragraphe, la procédure de réglementation prévue à l'article 5 de la décision 1999/468/CE s'applique, dans le respect des dispositions de l'article 7 de celle-ci.

3. La période prévue à l'article 5, paragraphe 6, de la décision 1999/468/CE est fixée à trois mois.

Article 24

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président