(1)

La décision C(2024) 1420 de la Commission relative au service de médiation (2) établit le service de médiation en tant que service indépendant au sein de la Commission. Ce service a pour mission de faciliter le règlement à l’amiable des conflits au travail ou des litiges relatifs aux droits et obligations des membres du personnel de la Commission relevant du statut des fonctionnaires (ci-après le «statut») et du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (ci-après le «RAA»), fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil (3).

(2)

La décision C(2024) 1420 établit une procédure informelle permettant à toute personne relevant de son champ d’application de demander l’assistance du service de médiation.

(3)

La Commission et, dans le cadre de la présente décision, le service de médiation en son nom contribuent à un lieu de travail productif et respectueux, en réglant les litiges de manière informelle avant qu’ils ne s’aggravent et en évitant que des situations similaires ne se reproduisent au sein de l’institution. Le service de médiation donne des conseils confidentiels informels à tout membre du personnel qui sollicite son assistance (ci-après le «demandeur»). Il peut également prendre contact avec toute autre partie identifiée par le demandeur (ci-après la «personne mentionnée») en lien avec une médiation, si celui-ci y consent. La médiation requiert le consentement de toutes les parties en cause. Le service de médiation agit de manière strictement informelle. Il n’est pas habilité à prendre des décisions à l’encontre de particuliers.

(4)

Pour s’acquitter de ses tâches de médiation, la Commission recueille et traite des informations et plusieurs catégories de données à caractère personnel concernant des membres de son personnel et d’autres personnes relevant du champ d’application de la décision C(2024) 1420, notamment leurs données d’identification, leurs coordonnées, leurs fonctions et tâches professionnelles et des informations sur leur conduite et leurs activités professionnelles et privées. Elle peut également traiter des données à caractère personnel sensibles mentionnées aux articles 10 et 11 du règlement (UE) 2018/1725, transmises volontairement par le demandeur.

(5)

Les données à caractère personnel sont conservées dans un environnement physique et électronique sécurisé qui empêche l’accès illicite à ces données par des personnes qui n’ont pas besoin d’en connaître ou leur transfert illicite à de telles personnes. Une fois traitées, les données sont conservées conformément à l’article 6, paragraphe 11, de la décision C(2024) 1420.

(6)

En vertu du règlement (UE) 2018/1725, la Commission, en tant que responsable du traitement, est tenue de communiquer des informations sur ces activités de traitement aux personnes concernées et de respecter leurs droits en tant que personnes concernées.

(7)

Dans l’exercice de ses missions, la Commission est tenue de respecter les droits des personnes physiques en matière de traitement des données à caractère personnel consacrés par l’article 8, paragraphe 1, de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et par l’article 16, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, ainsi que les droits prévus par le règlement (UE) 2018/1725. Dans le même temps, elle est tenue, dans le cadre de ses activités en qualité de service de médiation, de respecter des règles strictes de confidentialité à l’égard des demandeurs et pourrait donc être amenée à mettre en balance les droits d’une personne concernée et les droits et libertés fondamentaux d’autres personnes concernées.

(8)

Il est essentiel pour le demandeur que la confidentialité des échanges soit préservée et qu’aucune action ne soit entreprise sans son consentement. Lorsqu’une personne consulte le service de médiation pour obtenir des conseils confidentiels dans le cadre d’un conflit et qu’elle ne consent pas à ce que le service de médiation contacte la personne mentionnée en vue d’une médiation, il ne sera pas possible pour ce dernier d’en informer ladite personne. La communication de ces informations rendrait impossible ou compromettrait gravement la réalisation des objectifs poursuivis par le service de médiation, en particulier la mise à disposition d’un espace sûr permettant au demandeur de discuter ouvertement de sa situation et de décider s’il y a lieu ou non d’engager une procédure de médiation avec la personne mentionnée. La Commission peut donc appliquer l’exception prévue à l’article 16, paragraphe 5, point b), du règlement (UE) 2018/1725 afin de protéger la confidentialité du traitement conformément à l’article 5, paragraphe 1, de la décision C(2024) 1420.

(9)

Dans certaines circonstances, il est nécessaire de concilier les droits des personnes concernées prévus par le règlement (UE) 2018/1725, d’une part, et la nécessité de garantir que la Commission exerce efficacement ses tâches consistant à donner des conseils confidentiels informels, tout en veillant au plein respect des droits et libertés fondamentaux d'autrui. À cet effet, l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement (UE) 2018/1725 donne à la Commission la possibilité de limiter, dans des conditions strictes, l’application des articles 14 à 17, 19, 20 et 35, ainsi que du principe de transparence établi à l’article 4, paragraphe 1, point a), dans la mesure où les dispositions de cet article correspondent aux droits et obligations prévus auxdits articles 14 à 17, 19, 20 et 35.

(10)

Il pourrait notamment en être ainsi lorsque le demandeur fournit indirectement des informations relatives à d’autres personnes mentionnées. Dans ce cas, la Commission peut décider de limiter certains droits de la personne mentionnée lorsque l’exercice de ces droits aurait pour effet de révéler des informations sur un demandeur qui n’a pas consenti à ce que des actions soient entreprises par le service de médiation pour faciliter le dialogue avec cette personne. En pareil cas, elle peut décider de limiter le droit d’accès aux informations relatives à la personne mentionnée ou les autres droits de cette personne afin de protéger les droits et libertés du demandeur. La Commission peut en décider ainsi en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement (UE) 2018/1725.

(11)

Il peut être nécessaire de protéger les informations confidentielles concernant un demandeur. En pareil cas, la Commission peut devoir limiter l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données à caractère personnel du demandeur, y compris le simple fait qu’il soit en contact avec le service de médiation, afin de protéger les droits et libertés dudit demandeur.

(12)

Il peut également être nécessaire de limiter le droit à l’information du demandeur lorsque le service de médiation devrait alerter le service médical parce qu’une action urgente est nécessaire pour protéger l’intégrité physique et psychologique dudit demandeur. En pareil cas, le service de médiation peut décider de ne pas informer le demandeur d’une telle alerte afin de permettre au service médical d’évaluer les mesures en matière d’aide sociale et de santé qui peuvent être prises à son égard. La Commission peut en décider ainsi en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement (UE) 2018/1725. Dans cette situation spécifique, les droits du demandeur seraient protégés car le service médical garderait les informations médicales secrètes et le demandeur serait informé parce que le service médical prendrait contact avec lui s’il le jugeait nécessaire.

(13)

La décision C(2024) 1420 impose à la Commission de veiller à ce que les demandes d’assistance soumises au service de médiation soient traitées de manière confidentielle. Afin de garantir cette confidentialité, tout en respectant les normes de protection des données à caractère personnel prévues par le règlement (UE) 2018/1725, il est nécessaire d’adopter des règles internes en vertu desquelles la Commission peut limiter les droits des personnes concernées conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), dudit règlement.

(14)

Les règles internes devraient s’appliquer à toutes les opérations de traitement effectuées par la Commission dans l’exécution de ses tâches lorsqu’elle traite des demandes au titre de l’article 6 de la décision C(2024) 1420.

(15)

Afin de se conformer aux articles 14, 15 et 16 du règlement (UE) 2018/1725, la Commission devrait informer toutes les personnes physiques de ses activités qui impliquent le traitement de leurs données à caractère personnel. Elle devrait aussi les informer de leurs droits, de manière transparente et cohérente, sous la forme d’une déclaration relative à la protection des données publiée sur son site internet. Le cas échéant, elle devrait informer individuellement le demandeur par des moyens appropriés. Lorsque le demandeur a consenti à ce qu’une autre personne mentionnée soit contactée, la Commission devrait en informer individuellement cette personne par des moyens appropriés.

(16)

Les limitations appliquées par la Commission devraient toujours respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux, être strictement nécessaires et constituer une mesure proportionnée dans une société démocratique. La Commission devrait motiver ces limitations.

(17)

En application des principes de transparence, d’équité et de responsabilité, la Commission devrait traiter toutes les limitations de manière transparente et consigner chaque application de ces limitations dans le registre correspondant.

(18)

L’article 25, paragraphe 6, du règlement (UE) 2018/1725 impose au responsable du traitement d’informer les personnes concernées des principales raisons qui motivent la limitation et de leur droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données.

(19)

Conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725, la Commission peut omettre ou refuser la communication, à la personne concernée, des informations sur les raisons principales de l’application d’une limitation ou différer cette communication si celle-ci risque, de quelque façon que ce soit, de priver la limitation d’effet.

(20)

Lorsque les droits des personnes concernées sont limités, la Commission devrait évaluer au cas par cas si la communication de la limitation prive celle-ci d’effet.

(21)

La Commission devrait lever la limitation dès que les conditions qui la motivent ne s’appliquent plus et évaluer régulièrement lesdites conditions. Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire de maintenir l’application d’une limitation jusqu’à ce que les données à caractère personnel en cause ne soient plus conservées par la Commission. Dans ce cas, la personne concernée ne devrait pas être informée du traitement de ses données à caractère personnel. Une telle situation pourrait notamment se produire lorsqu’il existe un risque élevé que l’exercice de ses droits par la personne mentionnée porte atteinte aux droits et libertés d’autrui. C’est notamment le cas lorsque le demandeur ne consent pas à ce que le service de médiation contacte la personne mentionnée afin d’engager une médiation informelle entre eux.

(22)

La Commission devrait réexaminer l’application des limitations lorsque le demandeur consent à ce qu’une médiation informelle soit engagée ou au plus tard lorsqu’elle clôture une demande d’assistance.

(23)

L’article 16, paragraphe 5, l’article 17, paragraphe 4, l’article 19, paragraphe 3, et l’article 20, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725 prévoient des exceptions aux droits des personnes concernées. Si ces exceptions s’appliquent, il n’est pas nécessaire que la Commission applique une limitation en vertu de la présente décision.

(24)

Afin de garantir la protection des droits et libertés des personnes concernées et conformément à l’article 44, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, la Commission devrait associer le ou les coordinateurs de la protection des données concernés et le délégué à la protection des données de la Commission européenne tout au long de la procédure et documenter cette consultation. Plus précisément, le coordinateur de la protection des données désigné pour conseiller le service concerné de la Commission devrait être consulté au préalable sur toute limitation susceptible d’être appliquée et devrait vérifier la conformité de cette dernière avec la présente décision.

(25)

Le délégué à la protection des données de la Commission européenne devrait procéder à un examen indépendant de l’application des limitations afin de garantir le respect de la présente décision.

(26)

Le Contrôleur européen de la protection des données a été consulté et a rendu un avis le 13 mars 2024,