22023D0560

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Document 22023D0560

Décision nO 2021/02 du comité de direction régional de la Communauté des transports concernant les règles relatives au remboursement des frais engagés par des personnes extérieures au secrétariat permanent de la Communauté des transports invitées à participer à des réunions de la Communauté des transports [2023/560]

PUB/2022/535

JO L 73 du 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

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Official Journal

10.3.2023

Journal officiel de l’Union européenne

L 73/48

DÉCISION nO 2021/02 DU COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS

concernant les règles relatives au remboursement des frais engagés par des personnes extérieures au secrétariat permanent de la Communauté des transports invitées à participer à des réunions de la Communauté des transports [2023/560]

LE COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS,

vu le traité instituant la Communauté des transports, et notamment son article 35,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Les règles relatives au remboursement des frais engagés par des personnes extérieures au secrétariat permanent de la Communauté des transports invitées à participer à des réunions de la Communauté des transports, telles qu’elles figurent en annexe, sont adoptées.

Le secrétaire permanent de la Communauté des transports publie les règles sur le site web de la Communauté des transports dès leur adoption.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Sarajevo, le 7 juin 2021.

Par le comité de direction régional

Le président

ANNEXE

RÈGLES RELATIVES AU REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGÉS PAR DES PERSONNES EXTÉRIEURES AU SECRÉTARIAT PERMANENT DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS INVITÉES À PARTICIPER À DES RÉUNIONS DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS

1. Champ d’application

1.1.

Les présentes règles s’appliquent aux personnes extérieures au secrétariat permanent de la Communauté des transports (ci-après le «secrétariat permanent») invitées à participer à toute réunion de la Communauté des transports visée à la règle 1.2.

1.2.

Les réunions couvertes par les présentes règles sont les réunions des formations, comités et autres enceintes de la Communauté des transports visées ci-dessous:

a)	le conseil ministériel, le comité de direction régional, les comités techniques, le forum social;

b)	le comité budgétaire;

c)	les task-forces, groupes de coordination et autres organes de travail créés par les décisions ou les conclusions du conseil ministériel ou du comité de direction régional;

d)	les conférences, ateliers et autres enceintes organisés par le secrétariat permanent en rapport avec le programme de travail de la Communauté des transports;

e)	les autres réunions organisées dans le cadre de la mise en œuvre du traité instituant la Communauté des transports (débats de haut niveau, ateliers, etc.);

f)	les procédures de sélection pour les postes publiés par la Communauté des transports (membres du jury de sélection); et

g)	les procédures de sélection pour les postes publiés par la Communauté des transports (candidats).

1.3.

Seul un représentant par ministère, autorité de réglementation, agence, entité ou autre partie bénéficiaire peut prétendre au remboursement des frais au titre des présentes règles. Toutefois, lorsque des réunions énumérées à la règle 1.2 sont organisées conjointement, le directeur du secrétariat permanent (ci-après le «directeur») peut déroger à cette règle par décision motivée.

1.4.

Les présentes règles couvrent uniquement le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement. Les participants ne peuvent prétendre à des montants supplémentaires tels que des indemnités journalières.

2. Frais de déplacement

2.1.

Tous les participants ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement depuis le lieu indiqué dans leur invitation (adresse professionnelle ou privée) jusqu’au lieu de la réunion, par les moyens de transport les plus appropriés en fonction de la distance en cause. En règle générale, il s’agit de voyages en train en deuxième classe pour les trajets inférieurs à 400 km (aller simple, en fonction de la distance officielle par chemin de fer) et de voyages en avion en classe économique pour des distances de 400 km ou plus.

2.2.

Le directeur s’efforce de faire en sorte que les réunions soient organisées de façon à permettre aux participants de bénéficier des tarifs de transport les plus économiques.

2.3.

Les frais de déplacement sont remboursés uniquement sur présentation de pièces justificatives originales.

2.4.

En l’absence de train ou d’avion disponible ou si ces moyens de transport ne sont pas efficaces au regard des coûts, les déplacements en autobus ou en voiture sont autorisés.

2.5.

Le coût du voyage en voiture particulière est remboursé au taux de 0,22 EUR par km.

2.6.

Les frais de taxi ne sont remboursés que si aucun transport public local n’est disponible.

2.7.

Les frais de déplacement sont remboursés jusqu’à concurrence de 700 EUR.

3. Frais d’hébergement

3.1.

Les participants ont droit au remboursement de leurs frais d’hébergement. Les frais d’hébergement sont les coûts engagés en cas de nuitée sur le lieu de la réunion du fait de l’incompatibilité des horaires de la réunion avec les horaires des vols ou des trains. Les frais d’hébergement sont remboursés jusqu’à concurrence de 120 EUR par nuit. Le nombre de nuitées n’est pas supérieur au nombre de jours de réunion + 1.

3.2.

Sous réserve de l’accord préalable du directeur, les participants peuvent, à titre exceptionnel, prétendre au remboursement de leurs frais d’hébergement liés à une nuit supplémentaire sur le lieu de la réunion si, en prolongeant leur séjour, les participants sont en mesure d’obtenir une réduction du coût du transport d’une valeur supérieure aux frais d’hébergement occasionnés par la nuit supplémentaire.

3.3.

Les participants ne peuvent prétendre au remboursement d’autres dépenses liées au séjour à l’hôtel, telles que des frais d’internet, de téléphone, de photocopie, de minibar ou de petit-déjeuner non compris.

4. Achat de billets et d’hébergement

4.1.

En principe, les participants qui prennent part à une réunion visée à la règle 1.2, points a) à e), réservent leurs propres billets et hébergement. Les réservations sont effectuées le plus tôt possible afin d’obtenir le tarif le plus économique. Le secrétariat permanent réserve le déplacement ou l’hébergement au nom des participants ou effectue le paiement d’une avance sur les dépenses uniquement dans des cas exceptionnels et sous réserve de la règle 6.

4.2.

Pour les participants invités à une réunion visée à la règle 1.2, points f) et g), l’organisation du déplacement et de l’hébergement est assurée par le secrétariat permanent.

5. Procédure de remboursement

5.1.

Pour obtenir le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement, les participants introduisent une demande de remboursement de frais (ci-après la «demande de remboursement»). La demande de remboursement:

a)	est introduite au moyen du formulaire figurant à l’appendice 1;

b)	est présentée sous forme électronique au secrétariat permanent au plus tard 15 jours civils après la date de la réunion en question; et

est assortie de la totalité des pièces justificatives originales, telles que billets et factures ou, dans le cas de réservations en ligne, l’impression de la réservation électronique et des cartes d’embarquement pour le voyage aller, prouvant les frais engagés et indiquant la classe du voyage, l’heure et le montant versé.

5.2.

Toute correspondance relative aux remboursements est envoyée au secrétariat permanent, à l’adresse finance@transport-community.org.

5.3.

Le remboursement est effectué en euros. Le taux de change applicable au remboursement est celui en vigueur à la date de la réunion.

5.4.

Le remboursement s’effectue par virement bancaire sur le compte bancaire de l’institution ou de l’organisation qui désigne le participant, en utilisant les coordonnées bancaires transmises conformément à la règle 5.5. Toutefois, le remboursement peut être effectué sur un compte bancaire privé du participant si l’institution ou l’organisation en question en fait la demande par écrit.

5.5.

Les coordonnées bancaires à transmettre aux fins de la règle 5.4 contiennent les informations suivantes concernant le bénéficiaire: nom et adresse du titulaire du compte, nom de la banque, numéro de compte bancaire (IBAN) et code SWIFT (BIC).

6. Paiements anticipés des frais de déplacement et d’hébergement

6.1.

Dans des cas exceptionnels, l’institution ou organisation chargée de la désignation peut introduire auprès du secrétariat permanent une demande de paiement anticipé des frais de déplacement ou d’hébergement liés à un participant invité à une réunion visée à la règle 1.2, points a) à e). Cette procédure couvre la réservation du déplacement et de l’hébergement par le secrétariat permanent.

6.2.

Les demandes de paiement anticipé sont introduites au moyen du formulaire figurant à l’appendice 2 et envoyées au moins 21 jours civils avant la date de la réunion au secrétariat permanent, à l’adresse suivante: finance@transport-community.org.

6.3.

Lorsqu’une demande est présentée conformément à la règle 6.2, le directeur peut accéder à la demande. En cas d’introduction tardive de la demande, le directeur peut la rejeter.

6.4.

Lorsqu’il est fait droit à une demande introduite conformément à la règle 6.3 et compte tenu du projet d’ordre du jour de la réunion, le secrétariat permanent réserve le déplacement et l’hébergement du participant en question. Le secrétariat permanent envoie par courrier électronique au participant les confirmations de réservation du billet et de l’hébergement.

6.5.

En demandant le paiement anticipé des frais de déplacement, le participant s’engage à assister à la réunion.

6.6.

Lorsque le participant n’est pas en mesure d’assister à la réunion — pour des raisons qui ne sont pas directement imputables à la Communauté des transports — l’institution ou l’organisation qui le désigne rembourse au secrétariat permanent les coûts exposés pour l’organisation du déplacement (par exemple, le coût des billets réservés, y compris les frais d’annulation).

7. Dispositions administratives et finales

7.1.

Le directeur est responsable de la bonne exécution des présentes règles.

7.2.

Le secrétariat permanent conserve, pendant une période de cinq ans, les registres, documents et pièces justificatives relatifs aux remboursements en vertu des présentes règles, y compris les documents relatifs à un traitement exceptionnel.

Appendice 1

DEMANDE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

1.	INFORMATIONS RELATIVES À LA RÉUNION Description de la réunion:

Lieu:

Date:

Nombre de jours:

2.	PARTICIPANT(E)

NOM DE FAMILLE:

PRÉNOM:

INSTITUTION/ORGANISATION:

TITRE:

PAYS:

COURRIEL:

TÉL.:

3.	DONNÉES BANCAIRES — veuillez indiquer les codes IBAN et SWIFT (BIC) complets

NOM ET ADRESSE DU TITULAIRE/DE L’INSTITUTION TITULAIRE DU COMPTE: (veuillez indiquer le nom du détenteur/bénéficiaire du compte bancaire dans ce champ)

NOM DE LA BANQUE

Numéro de compte

Numéro IBAN

Code SWIFT (BIC)

4.	HÉBERGEMENT

Du:

Au:

DATES DU SÉJOUR

Nombre total de nuitées d’hôtel (tarif max. 120 EUR/nuit)

Veuillez joindre une copie de la facture d’hôtel

5.	FRAIS DE DÉPLACEMENT

Avion, train, bus longue distance, transport public local, etc.

CLASSE

MONTANT

DEVISE

En EUR

Itinéraire

Continuer sur feuillet séparé si nécessaire. Veuillez joindre une copie des reçus/factures disponibles, y compris les cartes d’embarquement pour le transport par avion/train/bus

VOITURE

De:

À:

À: (Retour)

Preuve de la distance (copie de l’itinéraire de Google Maps ou

ViaMichelin.com ou Rome2Rio.com, à soumettre au format PDF ou JPG)

Nombre de km aller-retour:

Total EUR:

TAXI (si aucun moyen de transport local public disponible) – reçus exigés; justification supplémentaire nécessaire

Montant

Devise

En EUR

MONTANT TOTAL RÉCLAMÉ EN EUROS:

Autres observations:

Je certifie que la présente demande de remboursement de frais de déplacement est une déclaration authentique de frais de déplacement exposés par moi. Je n’ai pas été et ne serai pas remboursé de ces frais par une autre source, pas plus que je n’ai inclus de frais payés ou à payer directement par une autre source.

Date:

SIGNATURE DU PARTICIPANT/DE LA PARTICIPANTE

Appendice 2

DEMANDE DE PAIEMENT ANTICIPÉ DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

1.	Données relatives au voyageur – veuillez remplir TOUS les champs marqués d’un {*}

Nom*:

Prénom*:

Nom de l’organisation/institution*:

Fonction:

Numéro de passeport* (requis à des fins de réservation):

Numéro de téléphone:

Courriel:

Intitulé et lieu de la réunion:

Dates de la réunion:

Du:

Au:

Itinéraire:

De:

À:

2.	Demande de réservation — veuillez cocher la case correspondante

DÉPLACEMENT ☐HÉBERGEMENT ☐

REMARQUES IMPORTANTES POUR LES PARTICIPANTS:

—

Ce formulaire doit permettre au secrétariat permanent de la Communauté des transports d’organiser les prestations de voyage au nom du voyageur. Il est approuvé au préalable par le supérieur hiérarchique direct du voyageur et transmis sous forme scannée à l’adresse électronique du secrétariat permanent: finance@transport-community.org.

—

Le voyageur est seul responsable de l’exactitude des informations fournies et assume l’entière responsabilité des données incomplètes ou erronées susceptibles d’entraîner une annulation, une impossibilité de voyager, une modification des détails de la réservation et/ou des frais supplémentaires y afférents.

—	Aucun frais supplémentaire (utilisation du minibar à l’hôtel, frais de parking, nuits supplémentaires, etc.) n’est remboursé.

—	Le voyageur est tenu de conserver tous les titres de transport/cartes d’embarquement comme preuves de déplacement et, au retour, il lui est demandé d’envoyer les copies scannées à l’adresse électronique susmentionnée.

—	Le secrétariat permanent organise les prestations de voyage dans le cadre des offres de déplacement et d’hébergement disponibles sur le marché qui correspondent aux plafonds et aux tarifs des règles de remboursement.

—

Le soussigné confirme avoir connaissance de la clause de remboursement prévue par la règle 6.6 des règles de remboursement: Lorsque le participant n’est pas en mesure d’assister à la réunion — pour des raisons qui ne sont pas directement imputables à la Communauté des transports — l’institution ou l’organisation qui le désigne rembourse au secrétariat permanent les coûts exposés pour l’organisation du déplacement (par exemple, le coût des billets réservés, y compris les frais d’annulation).

Signature: ________________

Date: _____________________

Accord du responsable de l’institution/de l’organisation chargée de la désignation: _____________ Date: __________

3.	RÉSERVÉ AU SECRÉTARIAT PERMANENT DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS

Coûts estimés (en EUR)

Budget disponible

Billet d’avion/billet de train/ticket de bus/voiture

OUI ☐ NON ☐

Gestionnaire financier & comptable:

Hébergement

TOTAL:

APPROBATION DU DIRECTEUR:

☐ Approuvé ☐ Non approuvé

N° d’engagement budgétaire:

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