16.

Les tableaux mentionnés reflètent les crédits obtenus par F4E sur la base de l’avancée du programme d’allocation des crédits (Credit Allocation Scheme — CAS) convenu avec OI ITER (organisation internationale) pour mener à terme un marché spécifique. Voilà ce que reconnaît officiellement l’organisation internationale ITER en ce qui concerne les progrès réalisés. Cependant, le profil de la valeur des étapes du CAS ne représente pas correctement l’avancée réelle des travaux (c’est-à-dire qu’elle atteint un sommet à la fin du marché, faussant ainsi le système de reconnaissance par les crédits). F4E a débuté la mise en œuvre des actions nécessaires en 2014 pour mettre en place une procédure d’élaboration de rapports relatifs à la valeur acquise qui permettra à F4E de fournir les informations exactes sur la progression des travaux. Il est à noter que F4E prépare chaque année un rapport annuel de suivi, qui, avec le rapport annuel d’activité, fournit des informations supplémentaires au sujet de la progression globale de la contribution européenne au projet ITER. De plus, F4E a inclus dans les comptes annuels 2013 une estimation préliminaire brute du pourcentage de travaux accomplis, basée sur le montant des dépenses liées aux accords de passation de marchés et engagées à ce jour, en les comparant à la valeur estimée de la contribution au projet «en nature».

17.

Pour ce qui est des taux d’exécution des crédits de paiement, le projet ITER a subi des retards sur l’échéancier. Cela a causé des retards dans la signature d’importants contrats, ce qui a empêché l’exécution du préfinancement prévu. Les principales causes étaient des retards dans la transmission de données par l’organisation internationale ITER et des négociations plus longues que prévu avec les entreprises afin de réduire les frais aux fins d’une meilleure maîtrise des coûts.

18.

D’importants progrès ont été réalisés en 2013 dans le système de contrôle interne et des mesures supplémentaires sont mises en place pour renforcer l’environnement de contrôle de F4E. Comme expliqué plus en détail ci-dessous, la mise en œuvre des mesures identifiées par l’auditeur est déjà bien avancée:

19.

F4E approuve en partie ce commentaire, car la plupart des procédures négociées sur lesquelles l’auditeur a fait rapport sont inférieures au seuil de 50  000 euros figurant dans les règlements de l’entreprise commune. Par conséquent, elles ne doivent pas être considérées comme exceptionnelles. De surcroît, en raison de leur faible valeur moyenne, les procédures négociées correspondent à 44 % des procédures opérationnelles de passation des marchés sur l’année, mais elles représentent seulement moins de 15 % de l’engagement annuel de l’entreprise commune. À cet égard, le recours aux procédures négociées à faible valeur permet à l’entreprise commune de concentrer les ressources internes limitées sur des marchés à haute valeur/risque élevé, ce qui a un effet bénéfique d’atténuation des risques. En ce qui concerne le très faible nombre de propositions reçues pour les appels à subventions, ce fait est principalement dû à deux facteurs. D’une part, le caractère extrêmement spécialisé des subventions de F4E implique que la nature du travail n’a d’intérêt que pour un petit nombre de candidats en Europe. D’autre part, du fait de la création réussie, entreprise dans le cadre du programme européen sur la fusion, d’un espace européen de la recherche sur la fusion, en évitant au maximum les doubles emplois et grâce à une collaboration étroite des équipes actives dans un domaine spécifique, des consortiums paneuropéens sont à l’origine de la plupart des propositions formulées en réponse aux appels de F4E.

20.

En ce qui concerne les insuffisances identifiées, F4E tient à préciser que des mesures ont déjà été prises en vue de les corriger, comme indiqué ci-dessous.

21.

F4E ne fait aucun autre commentaire.

22.

Dans le cas des subventions, certains des résultats de l’audit final de 2013 ont en effet déjà été mis en œuvre. Même s’il s’agissait d’un audit unique, il portait sur 21 % du montant total des contributions versées par F4E au titre des subventions pour la période 2010-2013. Le rapport final du cabinet d’audit externe a été communiqué au bénéficiaire et les résultats ont été déjà mis en œuvre. Quant aux trois audits en cours en 2014, le cabinet d’audit externe a beaucoup de travail en retard et F4E n’a encore reçu aucun rapport (pas même le rapport préliminaire qui est contractuellement dû après achèvement des travaux sur le terrain).

Pour les contrats de passation de marchés, en 2013, l’IAC a évalué les aspects financiers, de conformité, de qualité et de performance de cinq contrats gérés par l’équipe de projet des bâtiments et de l’alimentation en électricité du site. La première version provisoire du rapport a été livrée au directeur le 28 mars 2014. Suite à la procédure contradictoire et compte tenu de la complexité technique et juridique élevée de certains des problèmes recensés par l’IAC, une version finale a été remise au directeur le 30 septembre 2014. Néanmoins, nous tenons à souligner que plusieurs insuffisances recensées par l’IAC sont déjà en cours de correction.

23.

F4E est heureux de constater les progrès réalisés en matière de délais de paiement des cotisations des membres, malgré les incidents signalés par la Cour. Cela se traduit par le fait que sur les cotisations de 2,2 millions d’euros faisant l’objet de retards, une somme de 1,7 millions d’euros, qui correspond à la cotisation de deux membres, a été reçue avec seulement un jour ouvrable de retard.

24.

F4E tient à souligner qu’aucun retard indu n’a eu lieu. Le nouveau règlement financier-cadre est entré en vigueur le 8 décembre 2013. F4E a évalué les changements apportés par le nouveau règlement financier-cadre et la nécessité de dérogations, qui sont essentielles pour l’organisation en raison de ses besoins opérationnels spécifiques. Sur la base de cette évaluation, F4E a élaboré et présenté au conseil de direction, lors de sa réunion de juin 2014, une proposition de modification/refonte du règlement financier de F4E et de ses modalités d’exécution contenant des dérogations clés, que le conseil de direction a approuvées. Le conseil de direction se réunit deux fois par an et il s’agissait de la première réunion postérieure à l’entrée en vigueur du règlement financier-cadre à laquelle F4E pouvait soumettre une proposition. Conformément à l’article 5 de la décision 2007/198/Euratom du Conseil, F4E dépend désormais de la Commission pour émettre un avis préalable sur le règlement financier de F4E, puisque la version finale des modalités ne pourra être soumise au conseil de direction lors de sa prochaine réunion en décembre 2014 qu’après évaluation de l’avis de la Commission.

25.

F4E a recherché le plus de compréhension et de soutien possible de la part de l’industrie pour la mise en place d’une telle politique. En conséquence, une procédure de consultation a été menée en 2013 pour obtenir l’avis et, si possible, l’accord de l’industrie sur un certain nombre de solutions pratiques. Il convient de souligner que lors de l’adoption des mesures pour la mise en œuvre fonctionnelle de la politique en matière de propriété intellectuelle (IP), les clauses contractuelles auxquelles recourir dans le cadre des activités contractuelles de F4E ont également été adoptées. Cela a été réalisé afin de permettre à F4E d’appliquer la politique sans avoir besoin de mesures d’application ou de réglementation supplémentaires. Quoi qu’il en soit, afin de faciliter la mise en adéquation progressive de la nouvelle politique avec les pratiques de F4E et afin de garantir son respect, des ajustements ont été réalisés dans le processus de prise de décision de F4E.

26.

F4E tient à souligner que le risque résiduel associé aux droits exclusifs d’exploitation accordés aux contractants de F4E en dehors du domaine de la fusion est effectivement atténué par le fait que F4E conserve le droit transmissible et non exclusif d’utiliser la propriété intellectuelle développée dans le domaine de la fusion, et il s’agit d’une règle ne souffrant aucune exception. Il n’existe pas de conflit entre l’exclusivité accordée pour les applications qui ne sont pas liées à la fusion et les droits partagés demandés pour les applications liées à la fusion; aucun risque supplémentaire ne résulte donc de cette différenciation. F4E accordera une attention particulière à la définition des limites de ce qui serait considéré comme une applications liée à la fusion (ce qui inclut au minimum tous les systèmes, sous-systèmes et composants couverts par le champ d’application de l’accord ITER), afin de garantir une clarté et une transparence maximales aux contractants.

En outre, F4E considère que cette approche des droits de propriété intellectuelle augmente la concurrence. En effet, les conditions contractuelles sont plus attrayantes pour les contractants, ce qui contribue à la fois à la maîtrise des coûts et à la diffusion de notre présence à travers toute l’Europe.

27.

F4E tient à souligner que les propriétaires d’actifs de propriété intellectuelle ont par définition un grand intérêt à veiller à ce qu’aucune activité de diffusion n’empêche la protection des actifs. C’est particulièrement le cas si le contractant détient des droits exclusifs d’exploitation dans ses principaux domaines d’activité en dehors du domaine de la fusion. La possibilité de mettre en œuvre un service de surveillance pour invoquer la violation des conditions contractuelles en cas de publication non autorisée d’un contractant n’apparaît pas proportionnée à la taille du risque résiduel et serait difficile à mettre en œuvre en pratique.

28.

Les règles relatives à la gestion des conflits d’intérêts concernant les membres du personnel ont été adoptées par le conseil de direction et sont entrées en vigueur le 1er juillet 2014. Des mesures d’application (par exemple sur des déclarations générales d’intérêts, des règles postemploi) sont sur le point d’être adoptées. La base de données consacrée aux déclarations générales d’intérêts est en cours d’élaboration.

29.

F4E ne fait aucun autre commentaire.

30.

F4E ne fait aucun autre commentaire.

31.

L’accord de siège signé entre «Fusion for Energy» et le Royaume d’Espagne en 2007 prévoit en effet que l’Espagne mettra des locaux permanents à disposition de F4E au plus tard trois ans après la signature de l’accord. L’accord prévoit aussi dans l’intervalle, et avant que les locaux définitifs ne soient disponibles, que l’Espagne mette à disposition des locaux temporaires.

L’Espagne n’ayant pas encore mis à disposition les locaux permanents prévus par l’accord de siège et ayant refusé de mettre à disposition un espace supplémentaire pour les locaux provisoires, la question a été portée à l’attention du conseil de direction en décembre 2013. Dans ses conclusions, le conseil de direction de F4E:

Les conclusions du conseil de direction ont été transmises aux autorités espagnoles en leur demandant d’y accorder une attention urgente et d’informer le conseil de direction de F4E des mesures qu’elles comptaient prendre pour respecter leurs obligations. Les autorités espagnoles ont répondu en affirmant qu’elles mettaient déjà à disposition tout l’espace prévu par l’accord de siège et que, par conséquent, aucun espace supplémentaire ne pouvait être mis à disposition. En plus des locaux permanents, elles faisaient référence aux discussions tenues en 2010/2011 sur un éventuel bâtiment dans la région, qui par la suite n’avait pas été pris en considération par l’Espagne ni par F4E. Les autorités espagnoles ont terminé en expliquant qu’une procédure est actuellement en cours pour choisir un site pour le nouveau bâtiment et que F4E serait bientôt informé. Malgré les déclarations des autorités espagnoles sur d’éventuels progrès réalisés dans la prise d’une décision sur les locaux permanents, il convient de souligner que F4E n’a reçu aucune nouvelle depuis plus d’un an maintenant. Le rapport du groupe de travail, auquel l’Espagne fait référence, a été finalisé en septembre 2013 et aucune mesure n’a été prise depuis lors. La récente lettre de la secrétaire d’État espagnole ne fournit pas d’éléments permettant de penser qu’un réel progrès a été réalisé en la matière. Comme indiqué à plusieurs reprises aux autorités espagnoles et au conseil de direction, l’espace de travail actuellement mis à la disposition de l’entreprise commune ne suffit pas, ce qui entraîne désormais une augmentation des problèmes, empêchant ainsi F4E et son personnel de travailler dans des conditions raisonnables. Compte tenu de l’effort soutenu important pour pourvoir tous les postes disponibles et pour réduire le taux de vacance, la situation s’aggrave chaque mois. Dans un récent sondage auprès du personnel de F4E, les conditions de l’espace de travail ont été citées comme l’une des principales difficultés et préoccupations.

32.

Fusion for Energy a déjà adopté la plupart des règles d’application mentionnées par la Cour — le congé parental, le congé familial, les droits à pension, l’évaluation du directeur, le classement en grade, le temps partiel. Quant aux règles sur les agents temporaires, elles ont été soumises à l’approbation de la Commission début 2013, mais celle-ci n’a pas donné sa réponse, ce qui rend impossible la présentation pour approbation au conseil de direction, conformément à l’article 110 du statut. Tel était également le cas d’un certain nombre de projets de règles d’application supplémentaires soumis à la COM pour approbation en 2013. Pendant ce temps, la réforme du statut est entrée en vigueur le 1er janvier 2014, rendant nécessaires de nouveaux ajustements. Fusion for Energy a déjà pris les mesures nécessaires et a soumis à son conseil de direction plusieurs règles de la Commission qu’il convient d’appliquer par analogie. Parmi ces règles figurent les dispositions sur le temps partiel et sur le classement en grade, qu’il était nécessaire de mettre à jour suite à la réforme. En outre, des consultations avec le comité du personnel à propos d’autres règles sont en cours, conformément au nouvel article 110. Nous espérons donc réaliser des progrès supplémentaires au cours de l’année, à condition que la Commission réponde dans un délai raisonnable aux éventuelles demandes de dérogations formulées par Fusion for Energy. Enfin, en ce qui concerne certaines règles — en particulier le recours à des agents temporaires et l’engagement de ces derniers, le recours à des agents contractuels et l’engagement de ces derniers, l’évaluation et le reclassement, les congés sans solde pour les agents contractuels et temporaires —, il a été convenu avec la Commission d’utiliser des modèles de décisions types qui sont actuellement en cours d’élaboration par le groupe de travail permanent composé de représentants des agences et de la Commission.