13.12.2013   

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Journal officiel de l'Union européenne

C 365/9

1.

L'Office de l'Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ci-après «l'Office»), sis à Riga, a été institué en vertu du règlement (CE) no 1211/2009 du Parlement européen et du Conseil (1). L'Office a pour mission principale de fournir des services professionnels et administratifs à l'Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ORECE), et sous la direction du conseil des régulateurs, de rassembler et d'analyser des informations sur les communications électroniques, ainsi que de diffuser auprès des autorités réglementaires nationales les meilleures pratiques réglementaires, telles que des approches, méthodes ou lignes directrices communes sur la mise en œuvre du cadre réglementaire de l'UE (2).

2.

L'approche d'audit choisie par la Cour repose sur des procédures d'audit analytiques, des tests directs des opérations et une évaluation des contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l'Office. À cela s'ajoutent des éléments probants obtenus grâce aux travaux d'autres auditeurs (le cas échéant), ainsi qu'une analyse des prises de position de la direction.

3.

Conformément aux dispositions de l'article 287 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), la Cour a contrôlé:

4.

En vertu des articles 33 et 43 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission (5), la direction est responsable de l'établissement et de la présentation fidèle des comptes annuels de l'Office, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes:

5.

La responsabilité de la Cour consiste à fournir au Parlement européen et au Conseil (7), sur la base de son audit, une déclaration d'assurance concernant la fiabilité des comptes annuels de l'Office, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes. La Cour conduit son audit conformément aux normes internationales d'audit et aux codes de déontologie de l'IFAC, ainsi qu'aux normes internationales des institutions supérieures de contrôle, établies par l'Intosai. En vertu de ces normes, la Cour est tenue de programmer et d'effectuer ses travaux d'audit de manière à pouvoir déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes annuels sont exempts d'anomalies significatives et si les opérations sous-jacentes à ces comptes sont légales et régulières.

6.

L'audit comprend la mise en œuvre de procédures en vue d'obtenir des éléments probants relatifs aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu'à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes. Le choix des procédures s'appuie sur le jugement de l'auditeur, qui se fonde sur une appréciation du risque que des anomalies significatives affectent les comptes et, s'agissant des opérations sous-jacentes, du risque de non-respect, dans une mesure significative, des obligations prévues par le cadre juridique de l'Union européenne, que cela soit dû à des fraudes ou à des erreurs. Lorsqu'il apprécie ces risques, l'auditeur examine les contrôles internes pertinents pour élaborer les comptes et assurer la fidélité de leur présentation, ainsi que les systèmes de contrôle et de surveillance visant à assurer la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, et il conçoit des procédures d'audit adaptées aux circonstances. L'audit comporte également l'appréciation de l'adéquation des méthodes comptables appliquées et de la vraisemblance des estimations comptables, ainsi que l'évaluation de la présentation générale des comptes.

7.

La Cour estime que les informations probantes obtenues sont suffisantes et appropriées pour étayer sa déclaration d'assurance.

8.

La Cour estime que les comptes annuels de l'Office présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celui-ci au 31 décembre 2012, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier et aux règles comptables adoptées par le comptable de la Commission.

9.

La Cour estime que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 2012 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

10.

Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause les opinions de la Cour et doivent être examinés en gardant à l'esprit que 2012 a été la première année entière d'activité de l'Office et que ses procédures ne sont pas encore toutes complètement instaurées.

11.

Le comptable n'avait pas encore validé le système comptable de l'Office.

12.

Des reports de crédits engagés s'élevant à 61 500 euros (soit 10 % du total de ce type de reports) ne correspondaient pas aux engagements juridiques et étaient donc irréguliers.

13.

L'Office n'avait pas encore mis en œuvre les standards de contrôle interne (SCI) suivants: «Objectifs et indicateurs de performance» (SCI no 5), «Processus et procédures» (SCI no 8), «Gestion des documents» (SCI no 11) et «Information et communication» (SCI no 12).

14.

Aucune procédure n'a été mise en place en matière d'inscription et de cession d'immobilisations et aucun inventaire physique n'a été réalisé.

15.

Les procédures concernant l'établissement, l'approbation et l'enregistrement des exceptions et des dérogations aux politiques et aux procédures n'ont pas été mises en œuvre.

16.

Un montant de quelque 101 000 euros, correspondant à 45 % des crédits engagés reportés de l'exercice 2011, a été annulé. Sur les crédits alloués pour 2012, un montant de 545 000 euros (soit 17 % du total des crédits 2012) n'a pas été utilisé et a donc également dû être annulé. Les crédits engagés reportés à 2013 étaient importants et s'élevaient à 611 000 euros, soit 19 % de l'ensemble des crédits. Cet état de fait montre que l'Office rencontre des difficultés pour planifier et/ou mettre en œuvre ses activités. Les montants reportés de l'exercice 2012 étaient principalement liés à des retards affectant le recrutement et à l'absence de politique efficace visant à s'assurer que les frais de mission déclarés par les experts sont présentés et remboursés en temps opportun.

17.

L'élaboration, l'exécution et la documentation des procédures de passation de marchés peuvent encore être considérablement améliorées. Par exemple, les procédures d'attribution des marchés ne tenaient pas suffisamment compte du rapport qualité/prix et les critères d'attribution généraux n'étaient pas subdivisés en sous-critères pour permettre une évaluation comparative claire des offres.

18.

Les procédures de recrutement examinées présentaient des insuffisances significatives en matière de transparence: les questions des épreuves écrites et des entretiens ont été établies après l'examen des candidatures par le comité de sélection; les notes minimales que les candidats devaient obtenir pour être convoqués aux épreuves écrites et aux entretiens et pour figurer sur la liste des lauréats n'ont pas été fixées; l'autorité investie du pouvoir de nomination n'a pas approuvé les nominations et les changements opérés dans la composition du comité de sélection.

19.

La majeure partie des agents de l'Office occupe des fonctions administratives ou de soutien et n'effectue aucun déplacement professionnel. Chacun bénéficie toutefois d'un téléphone portable avec un forfait limité à environ 50 euros par mois. Aucun système de contrôle n'existe pour en surveiller l'usage à titre privé.

20.

L'Office n'a pas de politique de gestion de la trésorerie. Fin 2012, toutes les liquidités (soit 1,6 million d'euros) étaient détenues dans une seule banque [notée BBB (8)].

21.

L'annexe I donne une vue d'ensemble des mesures correctrices prises en réponse aux commentaires formulés l'année dernière par la Cour.