ANNEXE

Entreprise commune Clean Sky (Bruxelles)

Compétences et activités

Domaines de compétence de l'Union selon le traité (extrait des articles 187 et 188 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne)	Décision no 1982/2006/CE du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 relative au septième programme-cadre, laquelle prévoit une contribution de la Communauté à la mise en place de partenariats public-privé à long terme, sous la forme d'initiatives technologiques conjointes susceptibles d’être mises en œuvre par l’intermédiaire d’entreprises communes au sens de l’article 187 du traité. Règlement (CE) no 71/2008 du Conseil du 20 décembre 2007 portant création de l'entreprise commune Clean Sky (JO L 30 du 4.2.2008, p. 1).
Compétences de l'entreprise commune [règlement (CE) no 71/2008 du Conseil]	Objectifs — L’entreprise commune Clean Sky contribue à la mise en œuvre du septième programme-cadre et en particulier du thème 7, «transports (aéronautique comprise)», du programme spécifique «Coopération»; avec pour objectifs, — d’accélérer la mise au point, la validation et la démonstration de technologies de transport aérien propres dans l'UE de manière à en assurer le déploiement le plus tôt possible, — de garantir la mise en œuvre cohérente des efforts de recherche européens ciblés sur des améliorations environnementales dans le domaine du transport aérien, — de créer un système de transport aérien radicalement innovant fondé sur l'intégration de technologies de pointe et de démonstrateurs en vraie grandeur, dans le but de limiter les incidences environnementales du transport aérien par une réduction significative du bruit et des émissions de gaz et l'amélioration de la consommation de carburant des aéronefs, — d’accélérer la production de nouvelles connaissances, l'innovation et l'utilisation des résultats de la recherche en démonstration des technologies constituantes et du système totalement intégré de systèmes, dans l'environnement opérationnel approprié, et de renforcer ainsi la compétitivité industrielle.
Gouvernance	— Le comité directeur est l'organe directeur de l'entreprise commune Clean Sky. L’équipe dirigeante est conduite par le directeur exécutif. Les entreprises sont représentées de différentes manières, par exemple au sein des comités de pilotage des DTI ou du groupe des représentants des États.
Moyens mis à la disposition de l'entreprise commune en 2011	Budget 192 350 991 euros Effectifs au 31 décembre 2011 24 emplois prévus au tableau des effectifs (18 agents temporaires et 6 agents contractuels) dont 23 étaient pourvus et affectés à des tâches: — opérationnelles: 9 — administratives: 14 — mixtes: 5
Produits et services fournis en 2011	Voir le rapport annuel d’activité de l’entreprise commune Clean Sky à l’adresse suivante www.cleansky.eu
Source: Informations transmises par l'entreprise commune Clean Sky.

RÉPONSES DE L’ENTREPRISE COMMUNE CLEAN SKY

Éléments étayant l’opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

Paragraphe 15

L’entreprise commune Clean Sky (CSJU – Clean Sky Joint Undertaking) se félicite de la conclusion positive de la Cour sur la légalité et la régularité de toutes les opérations sous-jacentes aux comptes annuels 2011, à la seule exception des opérations relatives à la validation des déclarations de dépenses.

La validation des déclarations de dépenses par les bénéficiaires de l’entreprise commune donne lieu à des paiements intermédiaires/finals et à l’apurement du préfinancement. Les audits ex post réalisés par la CSJU en 2011 couvraient les coûts validés par la direction de l’entreprise commune concernant les exécutions de projets 2008, 2009 et 2010. Parmi les paiements opérationnels cumulés encourus par l’entreprise commune, du début du programme CS à décembre 2011, seuls 49,5 % (1) étaient liés à l’exécution des projets 2008, 2009 et 2010.

L’erreur décelée par les audits ex post de l’entreprise commune, réalisés en 2011, s’élève à 6,16 %. Toutefois, compte tenu des mesures correctrices appliquées par l’entreprise commune, telles que décrites ci-après dans le présent commentaire, en dehors du taux d’erreur constaté, il convient de prendre en considération un autre indicateur pour l’évaluation de la légalité et de la régularité des déclarations de dépenses validées: le taux d’erreur résiduel. Conformément à la méthodologie décrite dans la stratégie d’audit ex post approuvée de la CSJU, le taux d’erreur résiduel indique l’erreur résiduelle dans les déclarations de dépenses validées, après la mise en œuvre du mécanisme de recouvrement. Pour les audits ex post réalisés en 2011 pour les déclarations de dépenses des exercices précédents, le taux d’erreur résiduel s’élève à 4,09 %, ce qui donne un montant à risque comparativement limité au regard du total des paiements opérationnels cumulés encouru pour le programme CS jusqu’à la fin de 2011 [2,02 % (2)].

L’entreprise commune reconnaît la pertinence des taux d’erreur décelés et résiduels liés aux déclarations de dépenses auditées et ambitionne de renforcer davantage la qualité de son processus de validation ex ante.

L’entreprise commune a mis en œuvre son processus d’audit ex post en 2011, environ un an après avoir obtenu son autonomie en novembre 2009. La portée des premiers audits couvrait le processus de validation de l’exercice 2010, qui a été le premier exécuté par l’entreprise commune. En 2010, l’entreprise commune était encore dans sa phase de démarrage et les contrôles ex ante relatifs à la gestion des subventions n’étaient pas encore arrivés à maturité pour gérer le volume élevé des subventions.

Eu égard aux résultats du premier exercice d’audit ex post réalisé, l’entreprise commune souhaite mettre en exergue l’efficacité de cet élément de son système de contrôle interne, qui a permis à la direction de déceler et corriger les erreurs commises durant la validation ex ante par l’entreprise commune des déclarations de dépenses. Les mesures correctrices finales sont toujours en cours.

Depuis 2010, l’entreprise commune a significativement développé ses processus régissant la validation des déclarations de dépenses en instaurant des procédures dédiées dont une base de données pour la gestion des subventions prévoyant un mécanisme d’approbation ordinaire des déclarations de dépenses par les responsables financiers et de projet.

Après le premier exercice d’audit ex post, l’entreprise commune a établi les mesures de recouvrement appropriées afin de corriger les paiements excédentaires effectués dans le passé, y compris une extrapolation des erreurs systématiques décelés dans les audits sur les déclarations de dépenses non auditées. Il y a lieu de noter que 75 % des fonds de l’entreprise commune sont attribués à des bénéficiaires désignés (membres de la CSJU), qui participent à des projets CS jusqu’à la fin du programme. Cette situation facilite les mesures correctrices que doit prendre l’entreprise par le biais de recouvrements lors de paiements ultérieurs aux bénéficiaires.

À titre de mesure préventive, les procédures actuellement appliquées pour la validation ex ante des déclarations de dépenses tiennent compte des résultats des audits ex post des exercices précédents, notamment en cas d’erreurs systématiques. Pour la période de 2008 à 2010, plus de 80 % des erreurs décelées étaient de nature systématique. Cette mesure permet également à l’entreprise de fournir des orientations aux bénéficiaires désignés, évitant ainsi des erreurs dans les futures déclarations de dépenses.

Une part importante de l’erreur décelée dans les audits ex post de 2011 (environ 50 %) était due à l’utilisation de données comptables des exercices précédents, les données réelles n’étant pas disponibles au moment où les états financiers étaient attendus. L’entreprise commune surveille le processus des ajustements ultérieurs dans ses contrôles ex ante et veillera, lors des prochaines périodes de déclaration, à ce que les ajustements des déclarations de dépenses des exercices précédents soient soumis sans retard.

La direction considère qu’il est important d’assurer une architecture de contrôle pluriannuel pour la gestion des subventions de l’entreprise commune Clean Sky, qui tient compte des opportunités pour les procédures de recouvrement ordinaires ainsi que pour les mesures préventives. C’est pourquoi la direction de l’entreprise commune a établi des mécanismes et objectifs de contrôle pour la durée pluriannuelle du projet, mesurés par des indicateurs couvrant la durée totale du programme.

Commentaires sur la gestion budgétaire et financière

Paragraphe 18

L’entreprise commune s’appuie sur l’issue efficace et fructueuse des négociations relatives aux appels à propositions et a pris des mesures en interne pour améliorer et accélérer le processus concernant cet aspect important des paiements aux nouveaux partenaires. L’entreprise commune perçoit une amélioration générale dans le délai d’engagement et surveille de près cette tendance au niveau de la direction (3).

Paragraphe 19

L’entreprise commune reconnaît le retard de la décision du comité directeur approuvant le report des crédits de paiement au plan budgétaire de l’exercice 2012 (4). Le calendrier du cycle de planification et de déclaration budgétaire de l’entreprise a été révisé afin de veiller à une approbation en temps opportun du comité directeur pour les reports sur l’exercice 2013.

Paragraphe 20

L’entreprise commune a été confrontée à une situation exceptionnelle au premier semestre 2012 concernant la réception des déclarations de dépenses de ses membres pour l’exécution des projets en 2011. Les états financiers pour les conventions de subvention pour les membres 2011, qui étaient attendus pour le 1er mars 2012, ont été soumis avec un retard inhabituel de 3 à 4 mois. L’entreprise commune a analysé la raison sous-jacente de ce retard, conjointement avec les coordinateurs des DTI (chefs de file des consortiums), et prend des mesures pour éviter un développement similaire en 2013. Les mesures suivantes ont été décidées:

—	avec l’accord du comité directeur (juin 2012), un calendrier clair pour le processus de 2013 (janvier à juin 2013) sera mis en place, indiquant les délais et les temps de réponse attendus de la part de l’industrie et de l’entreprise commune,

—	par le biais d’orientations et de formations, l’entreprise commune contribuera à améliorer l’exhaustivité et la qualité des déclarations de dépenses et des certificats des états financiers connexes,

—	une surveillance étroite sera encore renforcée par l’entreprise commune, offrant une assistance proactive aux membres pour les différentes questions sur l’éligibilité des coûts. Cela n’a pas été possible en raison du manque de ressources au premier semestre 2012,

—	un nouvel outil informatique pour la gestion des subventions facilitera le processus de soumission et de validation des déclarations de dépenses.

Après la validation des déclarations de dépenses finalement reçues par la direction et l’approbation par le comité directeur ultérieurement en 2012, les contributions en nature connexes seront transférées aux actifs nets de l’entreprise commune dans les comptes définitifs de 2012. Dès lors, la situation des actifs nets telle que présentée dans les comptes définitifs de 2011 doit être considérée comme transitoire.

Commentaires sur les contrôles clés des systèmes de contrôle et de surveillance de l’entreprise commune

Paragraphe 21

Durant le premier trimestre de l’exercice 2012 et à la suite des recommandations de la Cour des comptes de l’année précédente, l’entreprise commune a élaboré une procédure dédiée pour les processus liés à la validation des déclarations de dépenses, en intégrant les agents affectés aux tâches opérationnelles dans le processus de validation des états financiers (5). Outre la validation des rapports techniques, ces responsables vérifient les informations disponibles sur l’utilisation des ressources et notifient le résultat de leur validation aux responsables financiers. Des règles claires ont été élaborées, veillant à prouver respectivement la validation financière et opérationnelle et l’autorisation pour la validation des déclarations de dépenses. Le format de la liste de vérification utilisée précédemment a été amélioré afin de fournir la preuve des étapes de validation réellement effectuées et démontrer l’interaction entre les unités financières et opérationnelles.

Paragraphe 22

L’entreprise commune, à la suite de ses expériences et des précédentes observations de la Cour concernant le traitement des données relatives aux bénéficiaires, a élaboré un outil dédié pour la gestion des données des bénéficiaires, pour les conventions de subventions pour les membres, au cours du dernier trimestre 2011. Cet outil a été utilisé pour le traitement des déclarations de dépenses de 2011 au cours du deuxième trimestre 2012 et – après vérification de la fiabilité des données encodées et des rapports résultants par le comptable de l’entreprise commune, conjointement avec une entreprise d’audit externe - les résultats ont été appliqués aux comptes définitifs 2011.

Paragraphe 23

L’entreprise commune prend note des remarques de la Cour et a pris des mesures afin d’améliorer les processus d’approbation interne pour les acteurs tant financiers qu’opérationnels; en effet, il existe à présent, par le biais de l’outil de gestion des subventions susmentionné, une approche plus intégrée de la validation des déclarations de dépenses et des rapports techniques annuels par les acteurs financiers et opérationnels respectifs et cela est plus visible dans le processus.

Concernant la séparation des tâches, l’entreprise commune élabore actuellement une modification des circuits financiers afin d’assurer la séparation entre la vérification financière et l’autorisation en cas d’absence des acteurs financiers normalement prévus.

Paragraphe 24

L’entreprise commune a pris note des recommandations du comptable et, comme déjà mentionné, a pris des mesures importantes afin de mettre en œuvre la convention de subvention pour les membres qui permettra d’améliorer la validation des déclarations de dépenses et de rendre compte de façon complète et régulière à la direction de l’entreprise commune.

Autres questions

Paragraphe 25

En août 2011, le comité directeur et la direction de l’entreprise commune ont été informés par l’auditeur interne de l’implication de ce dernier dans certains principaux processus de la gestion financière de l’entreprise commune et des conséquences potentielles pour l’indépendance de l’auditeur interne. Le risque d’un manque potentiel d’assurance concernant les processus concernés sera atténué par l’implication du service d’audit interne si nécessaire.

Paragraphe 27

L’entreprise commune modifiera ses règles financières après la prochaine mise à jour de son règlement financier-cadre qui est actuellement en cours (voir également le point 30).

Paragraphe 28

La demande de paiement des contributions 2011 à la Commission (en tant que l’un des membres de l’entreprise commune) a été dûment accompagnée des prévisions de trésorerie adéquates. Lorsque celles-ci n’étaient pas jointes, la demande à d’autres membres que la CE était accompagnée d’une explication du montant demandé et de la clé de répartition, indiquant la part de chaque membre ou associé. En outre, par le biais des informations sur les comptes annuels de l’exercice précédent et du budget annuel approuvé de l’exercice 2011, communiqués dans le procès-verbal du comité directeur, tous les membres ont reçu les renseignements financiers pertinents. L’entreprise commune veillera à ce qu’à l’avenir, les futures prévisions de trésorerie soient également jointes aux demandes de paiement adressées à d’autres membres que la Commission.

Paragraphe 29

La mise en œuvre adéquate des dispositions détaillées à l’annexe II, Conditions générales, des conventions de subvention pour les membres de l’entreprise commune Clean Sky, sur la protection, l’utilisation et la diffusion des résultats des recherches est toujours en cours.

Une procédure dédiée, résumant les éléments du rôle de surveillance et des contrôles en place de l’entreprise commune, sera établie en temps opportun.

Paragraphe 30

L’entreprise commune modifiera ses règles financières après la prochaine mise à jour de son règlement financier-cadre qui est actuellement en cours. Cela permettra à l’entreprise commune de s’aligner sur les règles communément admises et d’en profiter pour clarifier, si possible, les questions soulevées par la Cour.

Paragraphe 31

Conjointement avec les entreprises communes voisines dans leur bâtiment commun, l’entreprise commune Clean Sky a continué d’œuvrer à la finalisation du plan de rétablissement après sinistre. Il est prévu que celui-ci sera terminé pour la fin 2012.

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(1)  Les paiements opérationnels cumulés de 2008 à 2011 s’élèvent à 261 358 871 euros; les paiements finals plus l’apurement du préfinancement pour les années 2008 à 2010 représentent 129 295 956 euros.

(2)  = 4,09 % de (129 295 956 euros/261 385 871 euros)*100.

(3)  Depuis le démarrage de l’entreprise commune, le délai d’engagement s’est amélioré, passant de 418 jours à 268 jours au dernier appel (Appel 10). Cela démontre une nouvelle amélioration par rapport à celle évaluée par la Cour.

(4)  Le comité directeur a effectivement adopté en décembre 2010 le plan budgétaire annuel 2011, lequel incluait une estimation du montant reporté.

(5)  Procédure CS no 2.9.1, procédure intérimaire pour la validation des états financiers reçus des membres pour l’exécution des conventions de subvention pour les membres 2011 et pour les ajustements reçus pour les conventions de subvention pour les membres des années précédentes.