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Summaries of EU Legislation

Gestion des documents d’activité et des archives de la Commission

Date of last review:
17/05/2022
Author:
Office des publications de l’Union européenne
Responsible entity(ies):
Secrétariat général
Summarised document(s):

Gestion des documents d’activité et des archives de la Commission

 

SYNTHÈSE DU DOCUMENT:

Décision (EU) 2021/2121 concernant la gestion des documents d’activité et les archives

QUEL EST L’OBJET DE CETTE DÉCISION?

La décision définit les règles de préservation des documents utilisés dans le cadre des opérations et du travail quotidien de la Commission européenne, quels que soient leur forme, leur support, leur ancienneté ou leur localisation, en particulier en ce qui concerne:

Les règles visent à faciliter l’échange d’informations, à fournir des preuves des mesures prises, à respecter les obligations légales et préserver l’héritage de la Commission.

POINTS CLÉS

Documents d’activité

Un «document d’activité» signifie des informations reçues et créées sous la forme d’un document, d’un ensemble de données ou sous une autre forme sur un support numérique ou analogique, qui sont capturées dans un espace de stockage officiel et gérées et préservées comme preuve et bien. Comme le prévoient les règles, ce document d’activité doit être:

  • analysé afin de déterminer le système de gestion électronique à utiliser et l’espace de dépôt officiel dans lequel il doit être préservé;
  • créé dans le respect des exigences définies pour le type de document d’activité concerné;
  • systématiquement créé sous forme électronique, à quelques exceptions près, ou numérisé s’il était initialement au format analogique; et
  • conservés dans les espaces de stockage électroniques officiels.

Saisie et enregistrement

Les services de la Commission doivent examiner régulièrement les types d’informations créées ou reçues pour déterminer celles qui doivent être «capturées» dans un espace de stockage électronique officiel.

  • Les documents d’activité capturés ne doivent pas être modifiés, mais ils peuvent être supprimés ou remplacés par des versions ultérieures jusqu’à ce que le dossier auquel ils appartiennent soit clos.
  • Les documents doivent être enregistrés s’ils contiennent des informations substantielles non éphémères ou s’ils nécessitent éventuellement une action ou un suivi.

Effets juridiques des signatures, cachets, horodatages électroniques et services d’envoi recommandé

  • L’effet juridique d’une signature électronique est considéré équivalent à celui d’une signature manuscrite.
  • Un cachet électronique bénéficie d’une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de leur origine.
  • Un horodateur électronique bénéficie d’une présomption d’exactitude et d’intégrité.
  • Les données transmises au moyen d’un service d’envoi recommandé électronique bénéficient d’une présomption quant à l’intégrité des données, du destinataire et de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception.

Validité et recevabilité des documents

Un document est réputé satisfaire aux critères de validité ou de recevabilité si:

  • la personne dont il provient est identifiée;
  • le contexte du document est fiable et le document remplit les conditions qui garantissent son intégrité;
  • le document est conforme aux exigences prévues par le droit de l’UE ou le droit national applicable;
  • dans le cas d’un document électronique, le document est créé d’une manière qui garantit l’intégrité, la fiabilité et la facilité d’utilisation de son contenu et des métadonnées* qui l’accompagnent.

Partage d’informations

  • Les données et les informations doivent être mises à disposition et partagées aussi largement que possible au sein de la Commission, à moins que des obligations légales n’imposent d’en limiter l’accès.
  • Les directions générales (DG) et les services assimilés doivent rendre les dossiers accessibles aussi largement que le permet la sensibilité de leur contenu.

Stockage et préservation

Le stockage et la préservation s’effectuent dans les conditions suivantes:

  • les documents d’activité sont stockés sous la forme dans laquelle ils ont été créés, envoyés ou reçus, ou sous une forme qui préserve l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité de leur contenu;
  • le contenu est lisible pendant toute leur durée de stockage par quiconque est autorisé à y avoir accès;
  • l’origine ou la destination du document d’activité ainsi que la date et l’heure de la capture ou de l’enregistrement des documents électroniques doivent être exemptes des métadonnées qui les accompagnent;

Conservation, transfert et élimination

  • La durée de conservation des différentes catégories de dossiers est fixée pour l’ensemble de la Commission au moyen d’instruments réglementaires.
  • Les DG doivent déterminer les catégories de dossiers à transférer aux archives historiques de la Commission ou à éliminer.
  • Les métadonnées sont conservées comme preuve de l’existence de ces documents d’activité et dossiers et de leur transfert ou élimination.
  • Les informations classifiées dans la catégorie «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ou appartenant à une catégorie plus stricte ne doivent pas être transférées au service des archives historiques de la Commission.

Le service des archives historiques de la Commission

Le service:

  • garantit l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des documents d’activité, des dossiers et des archives;
  • garantit la protection matérielle et l’intégrité des métadonnées;
  • met les documents d’activité et les dossiers à la disposition des DG et des services assimilés, sur demande;
  • entreprend, en accord avec les DG si nécessaire, un deuxième tri de l’ensemble des documents d’activité, dossiers et archives transférés;
  • lance la procédure de déclassification des documents classifiés;
  • ouvre les archives historiques de la Commission au public après l’expiration d’une période de 30 ans, avec des exceptions relatives à la vie privée, aux intérêts commerciaux et à la propriété intellectuelle;
  • dépose les archives de la Commission ouvertes au public aux archives historiques de l’UE à l’IUE.

Les archives historiques de la Commission à l’IUE

  • L’IUE est le principal point d’accès aux archives historiques qui sont ouvertes au public.
  • La Commission fournit à l’IUE, dans la mesure du possible, un accès aux copies numérisées des documents d’activité détenus sur un support analogique, ainsi qu’aux descriptions de toutes les archives déposées. Elle encourage l’interopérabilité entre ses systèmes d’archivage et ceux de l’IUE.

Dispositions d’exécution

Chaque directeur général ou chef de service met en place la structure organisationnelle, administrative et matérielle requise et fournit le personnel nécessaire pour que son service puisse appliquer la présente décision et les modalités d’exécution, lesquelles sont régulièrement mises à jour en tenant compte notamment:

  • des nouveautés en matière de gestion des documents d’activité et des archives, des résultats de la recherche universitaire et scientifique et des normes y afférentes;
  • de l’évolution des technologies de l’information et de la communication;
  • des obligations en matière de transparence, d’accès du public aux documents et d’ouverture des archives au public;
  • de l’harmonisation des documents d’activité.

DEPUIS QUAND CETTE DÉCISION S’APPLIQUE-T-ELLE?

Elle s’applique depuis le 6 juillet 2020.

CONTEXTE

Pour de plus amples informations, veuillez consulter:

TERMES CLÉS

Métadonnées. Toute information décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents d’activité et leur gestion dans le temps, notamment à des fins de récupération, d’accessibilité et de réutilisation.

DOCUMENT PRINCIPAL

Décision (UE) 2021/2121 de la Commission du 6 juillet 2020 concernant la gestion des documents d’activité et les archives (JO L 430 du 2.12.2021, p. 30-41).

DOCUMENTS LIÉS

Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39-98).

Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43-48).

Règlement intérieur de la Commission [C(2000) 3614] (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26-34).

Les modifications successives du règlement ont été intégrées au texte de base. Cette version consolidée n’a qu’une valeur documentaire.

Modalités d’application de la décision C(2020) 4482 concernant la gestion des documents d’activité et les archives.

dernière modification 17.05.2022

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