52011PC0267

EXPOSÉ DES MOTIFS

L’Union européenne est devenue membre du Groupe international d’études du caoutchouc (GIEC) sur la base de la décision du Conseil du 22 juillet 2002 (2002/651/CE) relative à la participation de la Communauté au Groupe international d’études du caoutchouc.

Le 1er juillet 2008, suite au retrait du Royaume-Uni du GIEC, les chefs de délégation du GIEC ont adopté la décision de transférer le siège du Groupe à Singapour, ce qui a obligé à une adaptation correspondante des dispositions pertinentes des statuts du GIEC.

Lors des réunions du comité exécutif des 12-13 février 2008 et des chefs de délégation des 5-6 mars 2008 du GIEC, il a été décidé de procéder à une révision plus exhaustive des statuts et du règlement intérieur, qui permettra, entre autres, une définition des «membres» ou «pays» prenant en considération le statut juridique particulier de l’Union européenne.

La Commission a été autorisée par le Conseil à ouvrir des négociations pour la révision des statuts du GIEC[1]. Cette autorisation a aussi défini des directives de négociation. Lors des négociations sur la modification des statuts et du règlement intérieur, la Commission a suivi de près ces directives et le résultat des négociations est conforme au mandat de négociation de la Commission.

La composition du GIEC a subi des changements successifs, en raison principalement du retrait ou du retrait annoncé de plusieurs de ses membres, qui a rendu plus lourdes les contributions budgétaires des membres restants. Pendant les négociations, conformément à son mandat de négociation, la Commission a cherché à obtenir un rééquilibrage entre la contribution de base et la contribution variable en faveur de cette dernière, de manière à réduire la charge financière des petits producteurs et des pays en développement parmi les membres du groupe. Cependant, à la fin des négociations, les autres membres du GIEC n’ont accepté que des changements limités.

Un projet final de modification des statuts et du règlement intérieur du GIEC a été approuvé lors de la réunion extraordinaire des chefs de délégation des 18-19 novembre 2010 et adopté formellement lors de la réunion des chefs de délégation du JJ MM 2011[2]. La signature par l’Union européenne des statuts et du règlement intérieur modifiés du GIEC a été décidée par le Conseil par sa décision 2011/XXX[3].

Le Conseil doit donc adopter, en vertu de l’article 218, paragraphe 6, la décision de conclure l’accord.

2011/0116 (NLE)

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

sur la conclusion par l’Union européenne des statuts et du règlement intérieur modifiés du Groupe international d’études du caoutchouc

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 207, paragraphes 3 et 4, en liaison avec l’article 218, paragraphe 6, point a), sous v),

vu la proposition de la Commission européenne,

après approbation du Parlement européen,

considérant ce qui suit:

1. Suite à plusieurs cycles de négociations, les 18-19 novembre 2010, les chefs de délégation du Groupe international d’études du caoutchouc ont approuvé le texte modifiant ses statuts et son règlement intérieur.

2. L’Union européenne est partie prenante au Groupe international d’études du caoutchouc.

3. Les États membres de l’UE actuellement membres du Groupe international d’études du caoutchouc ont notifié leur retrait et se retireront du Groupe à compter du 1er juillet 2011.

4. L’adoption des statuts et du règlement intérieur modifiés est indispensable pour confirmer l’installation du Groupe dans son nouveau siège et pour expliciter les dispositions relatives au statut de l’UE au sein du Groupe ainsi que pour réaligner la structure organisationnelle, les contributions budgétaires et les procédures de prise de décision.

5. Le Conseil a décidé par sa décision 2011/XXX que l’Union européenne signerait les statuts et le règlement intérieur modifiés du GIEC lors de la réunion des chefs de délégation en votant en faveur des deux textes, sous réserve d’une confirmation par écrit suivant leur conclusion.

6. Il est approprié de conclure les statuts et le règlement intérieur modifiés,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Les statuts et le règlement intérieur modifiés du Groupe international d’études du caoutchouc sont approuvés au nom de l’Union européenne.

Les textes des statuts et du règlement intérieur modifiés sont joints à la présente décision.

Article 2

Le Président du Conseil est autorisé à designer la (les) personne(s) habilitée(s) à confirmer par écrit au secrétaire général du Groupe international d’études du caoutchouc que l’Union accepte d’être liée par les statuts et le règlement intérieur modifiés et à déposer la déclaration de compétence jointe à la présente décision, conformément à l’article XVI, paragraphe 2, des statuts modifiés.

Article 3

L’Union est représentée par des représentants de la Commission lors des réunions des chefs de délégation du Groupe international d’études du caoutchouc, tel que défini à l’article IX des statuts modifiés.

Les États membres peuvent participer en tant que membres de la délégation de l’Union européenne aux réunions des chefs de délégation.

Article 4

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Elle est publiée au Journal officiel de l’Union européenne .

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le président

ANNEXE

Statuts du GROUPE INTERNATIONAL D’ÉTUDES DU CAOUTCHOUC

Préface

Le Groupe international d’études du caoutchouc (ci-après dénommé le "Groupe") a été créé en 1944 avec le statut d’organisation internationale reconnue au Royaume Uni. Le Groupe, installé à Singapour, est reconnu en tant qu’organisation internationale depuis le 1er juillet 2008.

I Objectifs

1. Le Groupe offre une tribune pour la discussion des problèmes affectant la production et la consommation et le commerce du caoutchouc tant naturel et synthétique. L’objectif du GIEC est de collecter et diffuser des informations statistiques complètes sur l’industrie mondiale du caoutchouc, ce qui permettra d’améliorer la transparence des marchés du caoutchouc et des tendances de ce marché.

2. Le Groupe peut coopérer avec d’autres organisations internationales pertinentes pour atteindre ses objectifs.

II Fonctions

1. Le Groupe se réunit périodiquement, à des dates et lieux convenant aux membres, en vue d’examiner la situation statistique et de discuter de problèmes d’intérêt commun concernant l’industrie du caoutchouc.

2. Le Groupe entreprend ou fait entreprendre toute analyse ou étude sur la situation mondiale du caoutchouc qu’il juge utile, en s’attachant en particulier à obtenir des informations complètes sur l’état de l’offre et la demande et son évolution probable.

III Définitions

1. «Groupe» signifie le Groupe international d’études du caoutchouc (GIEC).

2. «Chefs de délégation» signifie la plus haute autorité du Groupe constitué des représentants des membres.

3. « Pays hôte» signifie le membre avec lequel le Groupe a conclu un accord de siège.

4. Toute référence dans le présent accord à un « membre» ou un « pays» est réputée valoir aussi pour l’Union européenne et pour toute organisation intergouvernementale ayant une compétence exclusive sur des questions couvertes par les présents statuts et des responsabilités dans la négociation, la conclusion et l’application d’accords internationaux, en particulier sur des produits de base.

5. Le sommet mondial du caoutchouc est une conférence publique destinée à l’industrie et aux gouvernements organisée par le GIEC.

6. Un producteur de caoutchouc naturel est tout membre dont la production de caoutchouc naturel dépasse la consommation de caoutchouc naturel.

7. Un consommateur de caoutchouc est tout membre autre qu’un producteur de caoutchouc naturel.

8. Le caoutchouc naturel est le produit provenant du latex extrait de l’arbre Hevea brasiliensis .

9. Le caoutchouc synthétique comprend les élastomères thermodurcis obtenus par polymérisation, le procédé de combinaison chimique de monomères utilisé pour former un polymère.

10, Le caoutchouc est le caoutchouc naturel ou synthétique à l’exclusion des caoutchoucs régénérés.

11. « Majorité simple» signifie une majorité de voix.

IV Siège

Le siège du Groupe est installé sur le territoire d’un membre; le Groupe y dispose d’un secrétariat chargé d’accomplir ses travaux.

V Membres

1. Tout pays concerné par la production, la consommation ou le commerce de caoutchouc tant naturel que synthétique peut adhérer au Groupe international d’études du caoutchouc.

2. Le Groupe comporte deux catégories de membres: les producteurs de caoutchouc naturel et les consommateurs de caoutchouc.

VI Obligations des membres

1. Les membres mettent tout en œuvre pour fournir au secrétariat des statistiques précises relatives à la production, à la consommation et au commerce de caoutchouc sur leur territoire respectif, ainsi que toute autre information pertinente pour procéder aux évaluations et définir les tendances futures.

2. Si un membre n’a pas fourni pendant deux années consécutives les statistiques et informations précises demandées et qu’aucune explication satisfaisante n’est donnée, les chefs de délégation prennent les mesures qu’ils estiment appropriées.

VII Droits de vote et procédures

1. Les membres disposent conjointement d’un total de 100 voix.

2. Les voix sont réparties parmi les membres en fonction de leur part annuelle respective des contributions.

3. Lorsque la composition change ou que le droit de vote d’un membre est suspendu ou rétabli en application d’une disposition quelconque, les voix sont recalculées et redistribuées aux membres avant le prochain vote.

4. Chaque membre dispose, pour le vote, du nombre de voix qu’il détient et aucun membre ne peut diviser ses voix.

5. En écrivant au président des chefs de délégation, au comité statistique et économique ou à d’autres comités, tout producteur de caoutchouc naturel peut autoriser tout autre producteur de caoutchouc naturel et tout consommateur de caoutchouc peut autoriser tout autre consommateur de caoutchouc à représenter ses intérêts et à utiliser ses voix lors de toute réunion.

6. La présence d’une majorité simple de membres incluant au moins deux producteurs de caoutchouc naturel et deux consommateurs de caoutchouc est nécessaire pour constituer le quorum lors de toute réunion du Groupe.

7. Procédure de vote

7.1. Lors de toutes les réunions, les décisions sont, dans la mesure du possible, prises par consensus sans qu’il n’y ait de voix contraires, d’objections ni de réserves officielles. Les présidents de séance s’efforcent à tout moment de faire prévaloir le consensus. Lorsque des réserves sont émises, le temps nécessaire est accordé aux membres pour leur permettre, si possible, de s’entendre sur un compromis et de parvenir à un consensus.

7.2. Si, de l’avis du président de séance, le consensus est impossible, la question à l’examen est mise aux voix.

7.3. Normalement, le vote se déroule de façon que la décision soit prise dans la plus grande transparence. Le président de séance est seul habilité à choisir entre le vote à main levée et le vote par appel nominal. Il peut dans des circonstances exceptionnelles décider de faire procéder à un vote secret ou à un vote par correspondance des membres appropriés. À la demande d’un ou de plusieurs membres, le président peut demander un vote secret.

7.4. Sous réserve des dispositions énoncées aux paragraphes 7.5 et 7.6 ci-dessous, les décisions mises aux voix sont normalement prises à la majorité simple des membres présents et votants, à condition qu’au moins deux producteurs de caoutchouc naturel et deux consommateurs de caoutchouc aient exprimé un vote favorable. Un membre qui s’abstient est réputé ne pas avoir utilisé ses voix.

Quand un membre invoque les dispositions du paragraphe 5 du présent article et que ses voix sont exprimées lors d’une réunion, ce membre est considéré, aux fins des paragraphes 7.4, 7.5 et 7.6 du présent article, comme présent et votant.

7.5. Les décisions mises aux voix concernant:

a. l’élection du secrétaire général;

b. l’approbation du budget; et

c. la suspension des droits d’un membre comme indiqué à l’article XIV paragraphe 4

nécessitent une majorité simple du groupe des producteurs de caoutchouc naturel ainsi que du groupe des consommateurs de caoutchouc présents et votants; de plus, ces voix combinées représentent au moins la majorité des deux tiers des suffrages exprimés par les membres présents et votants.

7.6. Les décisions concernant

a. la révision ou la résiliation de l’accord de siège;

b. la modification ou la résiliation des statuts;

c. l’emplacement du siège; et

d. l’approbation du projet de comptes vérifiés

sont prises uniquement par consensus.

VIII Sommet mondial du caoutchouc

Le Groupe se réunit annuellement sur le territoire d’un membre. Cependant, lorsque le sommet mondial du caoutchouc est organisé sur le territoire d’un non-membre, les réunions du Groupe peuvent avoir lieu sur ce territoire. Si aucune invitation n’est reçue ni acceptée, le sommet mondial du caoutchouc est organisé dans le pays hôte. Il est possible d’inviter des non-membres, des conseillers industriels et d’autres experts et observateurs à assister au sommet mondial du caoutchouc.

IX Chef de délégation

1. Chaque membre du Groupe désigne un représentant, qui peut se faire accompagner de conseillers lors des réunions des chefs de délégation.

2. Le président et le vice-président sont élus par le Groupe et exercent leurs fonctions pendant deux exercices du Groupe. Ils sont rééligibles pour un nouveau mandat.

3. Les chefs de délégation se réunissent au siège ou à tout autre endroit dont ils peuvent convenir.

4. Les chefs de délégation se réunissent au moins une fois au cours du premier semestre de chaque année civile et à tout autre moment qu’ils peuvent déterminer.

5. Tout membre dont le représentant n’est pas en mesure d’assister à une réunion du Groupe peut se faire représenter par un suppléant. Ce suppléant jouit de tous les privilèges d’un représentant, y compris les droits de vote.

6. Les chefs de délégations peuvent constituer des comités ou des groupes consultatifs lorsqu’ils le jugent nécessaire et en déterminer la composition et les fonctions.

7. Les chefs de délégations nomment des commissaires aux comptes indépendants chargés de vérifier les comptes de l’Organisation.

8. Les chefs de délégations autorisent l’élaboration et la publication d’études sur la situation mondiale du caoutchouc ainsi que sur tout autre thème s’ils le jugent opportun.

9. Les chefs de délégation adoptent le règlement intérieur du Groupe.

X Le secrétaire général et le secrétariat

1. Le secrétariat est créé pour assurer le bon déroulement des travaux du Groupe.

2. Le secrétaire général dirige le secrétariat et est responsable des activités de celui-ci devant les chefs de délégations.

3. Le secrétaire général est désigné par les chefs de délégation pour un mandat de quatre ans, renouvelable pour à nouveau quatre ans. Les règles de sélection sont décidées par les chefs de délégation.

4. Les chefs de délégation définissent les responsabilités du secrétaire général.

5. Le secrétariat a pour mission:

a. de fournir les meilleures informations possibles sur les statistiques et des questions économiques plus vastes liées au caoutchouc;

b. de préparer et mettre en œuvre le programme de travail;

c. d’assurer la liaison entre les membres sur les affaires concernant le caoutchouc entre les réunions;

d. de réaliser les préparations nécessaires des réunions; et

d’entretenir des contacts avec les autres organisations internationales dont les activités concernent et intéressent spécialement le Groupe.

XI Le comité statistique et économique

1. Le comité statistique et économique est constitué par tous les membres qui souhaitent en faire partie.

2. Le comité fait appel à l’expertise du panel consultatif sectoriel.

3. Les membres du comité élisent parmi eux-mêmes ou parmi les membres du panel consultatif sectoriel le président et le vice-président; la durée de leur mandat est de deux exercices et il est renouvelable une fois.

4. Le comité se réunit au moins une fois par année civile ainsi qu’à tout autre moment déterminé par le comité.

5. Il est chargé:

a. d’analyser et examiner les données statistiques fournies par le secrétariat sur la situation de l’offre et de la demande de caoutchouc;

b. d’approuver, surveiller et examiner le programme de travail du secrétariat, en prenant en considération les points de vue et recommandations du panel consultatif sectoriel; et

c. de faire des recommandations aux chefs de délégation concernant l’élaboration et la publication de documents préparés dans le cadre du programme de travail, y compris la présentation pour approbation d’un rapport à ce sujet aux chefs de délégation.

XII. Le panel consultatif sectoriel

1. Les chefs de délégation créent un panel consultatif sectoriel, qui constitue un organe de communication avec la contribution de tous les acteurs du secteur du caoutchouc, dont les industriels et les négociants, le monde universitaire et les milieux de la recherche et de la technologie. Les chefs de délégation établissent une procédure transparente de sélection des membres du panel consultatif sectoriel.

2. Le panel consultatif sectoriel élit ses propres président et vice-président; la durée de leur mandat est de deux exercices et il est renouvelable une fois.

3. Le panel consultatif sectoriel:

a. donne son point de vue et formule des recommandations dans le cadre de la mise en place du programme de travail du secrétariat;

b. assiste le comité statistique et économique dans le contrôle et l’examen du programme de travail du secrétariat;

c. assiste le comité statistique et économique dans l’évaluation de propositions de projets financés par d’autres organismes; et

d. présente aux chefs de délégation les rapports et les recommandations qui lui paraissent appropriés.

4. Le panel consultatif sectoriel se réunit au moins une fois par année civile ainsi qu’à tout autre moment qu’il détermine. Les membres ont un statut d’observateur lors de ses réunions, le cas échéant.

5. Le panel consultatif sectoriel, représenté par son président ou vice-président est observateur lors de toutes les réunions des chefs de délégation, le cas échéant.

XIII Statut

1. Le groupe a la personnalité juridique. Il a en particulier la capacité d’acquérir et aliéner des biens mobiliers et immobiliers et d’ester en justice comme régi par l’accord de siège conclu entre le pays hôte et le Groupe.

2. Le statut, les privilèges et les immunités du groupe, de son secrétaire général, de son personnel et de ses experts, ainsi que des représentants des membres pendant les séjours que l’exercice de leurs fonctions les amène à effectuer sur le territoire du pays hôte sont régis par l’accord de siège conclu entre le pays hôte et le Groupe.

XIV. Budget et réglementation financière

1. Les membres versent au Groupe une cotisation définie d’un commun accord pour lui permettre de remplir sa mission. Toutes les sommes dues versées par les membres sont exprimées dans la monnaie du pays hôte.

2. Les cotisations de base, dont le montant est le même pour tous les membres, représentent 60 % du budget annuel approuvé. Le solde de 40 % du budget approuvé est versé par les membres au prorata de leur production ou (si elle est plus importante) de leur consommation moyenne de caoutchouc pendant les trois années civiles précédant l’exercice en question. En l’absence des statistiques nécessaires, le secrétaire général détermine au moyen des meilleures informations disponibles la cotisation à payer et invite les membres concernés à approuver cette évaluation.

3. Les nouveaux membres qui rejoignent le Groupe pendant un exercice versent une cotisation forfaitaire (mensuelle) pour le reste de l’année. Les cotisations reçues des nouveaux membres n’affectent pas les cotisations des membres existants pendant l’exercice en question mais sont prises en considération dans l’évaluation des cotisations pour l’année suivante.

4. Sous réserve d’une décision contraire du Groupe, tout membre en retard de deux ans dans le versement de ses cotisations voit ses droits suspendus jusqu’à ce qu’il ait réglé les arriérés et la cotisation pour l’année en cours.

XV Modifications

1. Les chefs de délégation peuvent, par consensus, conformément à l’article VII, paragraphe 7.6, adopter des modifications aux présents statuts. Le secrétariat notifie les modifications aux membres.

2. Les chefs de délégation précisent la date et les procédures pour l’application des modifications.

XVI Adhésion au groupe et retrait et exclusion du Groupe

1. L’adhésion au groupe se fait par notification au secrétaire général.

2. Lors de l’adhésion, l’Union européenne ou toute organisation intergouvernementale mentionnée à l’article III, paragraphe 4, dépose auprès du secrétariat une déclaration de l’autorité appropriée de l’organisation concernée précisant la nature et l’étendue de sa compétence dans les domaines régis par les présents statuts et informe le secrétariat de tout changement ultérieur important de cette compétence. Au cas où l’Union européenne ou toute organisation intergouvernementale déclare une compétence exclusive dans tous les domaines régis par les présents statuts, les États membres de ces organisations ne peuvent pas devenir membres du Groupe et ceux qui en sont déjà membres doivent se retirer du Groupe.

3. Lorsqu’un membre souhaite ne plus faire partie du Groupe, il en informe par écrit le secrétaire général le 1er novembre au plus tard; le retrait prend effet le 30 juin de l’année civile suivante. Si le membre signifie son intention de quitter le Groupe après le 1er novembre, il est tenu d’acquitter la cotisation correspondant à l’exercice suivant.

4. Si les chefs de délégation décident qu’un membre ne respecte pas ses obligations conformément aux présents statuts, ils peuvent, par consensus, exclure ce membre du Groupe. Tout membre qui ne respecte pas ses obligations n’a pas le droit de voter sur son propre cas.

5. Le retrait ou l’exclusion ne met pas fin aux obligations financières à l’égard du Groupe encourues par un membre conformément aux présents statuts avant son retrait ou son exclusion.

6. Un membre qui s’est retiré ou a été exclu du Groupe n’a droit à aucune part du produit de la liquidation ni des autres avoirs du Groupe et il ne peut lui être imputé non plus aucune part du déficit éventuel du Groupe en cas de résiliation des présents statuts.

XVII. Résiliation

1. Les présents statuts restent d’application jusqu’à ce que les chefs de délégation décident par consensus de les résilier.

2. Nonobstant la fin des présents statuts, les chefs de délégation continuent d’exister pendant une période ne dépassant pas 18 mois pour procéder à la liquidation du Groupe, y compris la liquidation des comptes et, sous réserve des décisions pertinentes à prendre par consensus conformément à l’article VII, paragraphe 7.6, ils ont pendant ladite période les pouvoirs et fonctions qui peuvent leur être nécessaires à ces fins.

règlement intérieur du GROUPE INTERNATIONAL D’ÉTUDES DU CAOUTCHOUC

Préface

Le règlement intérieur du Groupe international d’études du caoutchouc est formulé comme exigé à l’article IX, paragraphe 9, des statuts du Groupe. Il a été adopté par le Groupe lors de la réunion des chefs de délégation qui s’est tenue le ……. à ……

1. Règles financières

L’exercice commence le 1er juillet et prend fin le 30 juin.

1.1. Cotisations

1.1.1. Les cotisations des membres sont dues le 1er juillet de chaque année à la réception de la facture officielle envoyée par le secrétariat.

1.1.2. Si un membre ne s’est pas acquitté entièrement de sa cotisation le 1er décembre au plus tard, le secrétaire général en requiert d’urgence le versement immédiat.

1.1.3. Si le paiement intégral n’a pas été effectué à la date du 1er février au plus tard, le secrétaire général en informe les chefs de délégation. Ceux-ci envisagent alors la suspension de tous les droits de vote du membre concerné, sauf en cas de vote sur des questions résultant directement d’une décision de liquider le Groupe.

1.1.4. Si le paiement intégral n’a pas été effectué à la date du 1er avril, les chefs de délégation suspendent tous les services de secrétariat rendus au membre en question, à moins qu’ils n’en décident autrement dans les circonstances particulières.

1.1.5. Si un membre n’a pas entièrement acquitté sa cotisation à la fin de l’exercice financier, la valeur du paiement dû est maintenue en l’augmentant du taux d’inflation annuel qui est enregistré dans le pays hôte pour le calcul du budget pour chaque année pendant laquelle la cotisation reste impayée, à moins que les chefs de délégation en décident autrement.

1.1.6. Le paiement révisé est calculé et notifié au membre par le secrétaire général à la fin de chaque trimestre de l’exercice financier.

1.1.7. Aucune décision ou mesure prise en vertu de la présente clause ne saurait porter atteinte au droit du membre.

1.2. Compte Bancaire

1.2.1. Un compte bancaire au nom du Groupe international d’études du caoutchouc est tenu dans le pays hôte.

1.2.2. Ce compte est géré par chèques/virements électroniques endossés

a) par le secrétaire général,

b) en son absence, par le chef du comité économique et statistique ou

c) en leur absence, par le représentant désigné du pays hôte auprès des chefs de délégation.

1.2.3. Au-delà de 15 000 dollars de Singapour, les chèques/virements électroniques nécessiteront deux signatures, l’une du secrétariat et l’autre du représentant désigné du pays hôte auprès des chefs de délégation.

1.2.4. Les comptes du secrétariat sont tenus par le chef de la gestion et de l’administration.

1.2.5. Le secrétariat contrôle tous les comptes bancaires concernés gérés dans le pays hôte.

1.2.6. Toutes les sommes reçues sont déposées dans les meilleurs délais sur le compte bancaire. Le secrétaire général dispose d’un compte d’avances pour les recettes et les dépenses de moindre importance, jusqu’à concurrence d’un montant de 1 000 dollars de Singapour.

1.3. Règles relatives aux opérations d’appels d’offres

Le secrétariat conclut des marchés de services suivant l’une des méthodes suivantes, fondées sur la valeur des marchés publics estimée qui a été déterminée. Le secrétariat ne «divise» pas la valeur des marchés publics estimée pour éviter de se conformer aux procédures de passation des marchés publics.

1.3.1. Achats d’un faible montant pour les marchés publics d’une valeur estimée ne dépassant pas 3 000 dollars de Singapour — TPS (taxe sur les produits et services) non comprise. Les achats peuvent être effectués directement auprès du fournisseur si le prix des articles (biens ou services) est connu a) soit en raison d’un achat précédent ou b) d’un affichage par les fournisseurs, les média ou toute autre source d’information fiable, par exemple prospectus, Internet, etc. Le prix des articles doit aussi être raisonnable.

1.3.2. Passation de marchés publics sur la base de devis pour les marchés publics d’une valeur estimée ne dépassant pas 70 000 dollars de Singapour — TPS non comprise. Le secrétariat doit demander un devis à au moins trois fournisseurs appropriés et retenir l’offre la plus basse, si possible. Il convient de consigner dûment par écrit des justifications si l’offre la plus basse n’est pas choisie pour un marché quelconque. L’approbation du secrétaire général est requise pour toute décision sur un marché public.

1.3.3. Passation de marchés publics par adjudication pour les marchés publics d’une valeur estimée dépassant 70 000 dollars de Singapour — TPS non comprise. Le secrétariat doit demander une offre à au moins trois fournisseurs appropriés. Il doit soumettre aux chefs de délégation un rapport d’évaluation contenant les recommandations et observations nécessaires. L’approbation des chefs de délégation est exigée pour toute décision d’attribution de marché public.

1.4. Désignation des commissaires aux comptes

1.4.1. Les commissaires aux comptes, conformément à l’article IX, paragraphe 7, des statuts, sont désignés sur recommandation du secrétaire général, qui est chargé de contrôler la façon dont ils s’acquittent de leur mission. Tous les quatre ans, le secrétaire général demande un devis à au moins trois sociétés légalement habilitées à vérifier les comptes d’une organisation.

1.4.2. Des états des comptes vérifiés par des commissaires aux comptes indépendants sont mis à la disposition des membres aussitôt que possible après la fin de chaque exercice, mais pas plus de six mois après cette date, et les chefs de délégation les examinent en vue de leur approbation lors de leur réunion suivante, le cas échéant. Un état récapitulatif des comptes et du bilan vérifiés est ensuite publié sur le site web du GIEC.

1.5. Budget

1.5.1. Le secrétaire général est chargé d’établir et de soumettre aux chefs de délégation, au plus tard le 31 mars de chaque année, un projet de budget pour l’exercice suivant, en vue de son approbation.

1.5.2. Le secrétaire général est chargé de soumettre aux membres le budget approuvé.

1.5.3. Les frais de voyage et de séjour des membres qui assistent aux réunions du Groupe sont à la charge des membres concernés.

1.6. État annuel des comptes

1.6.1. Le secrétaire général communique à tous les membres un état annuel des comptes aussitôt que possible après la fin de l’exercice. Après l’approbation des chefs de délégation, l’état annuel des comptes est certifié par le président ou le vice-président, le secrétaire général et les commissaires aux comptes.

1.6.2. Les comptes dûment signés et certifiés sont conservés par le secrétariat.

2. Réunions des chefs de délégation

2.1. Les chefs de délégation peuvent organiser des sessions spéciales, à la demande d’une majorité simple d’entre eux ou du secrétaire général, avec l’accord du président.

2.2. Le secrétaire général annonce les sessions aux membres et leur en communique l’ordre du jour provisoire ainsi que le mémoire explicatif en consultation avec le président au moins trente jours à l’avance, sauf en cas d’urgence où le préavis est d’au moins quinze jours. En cas d’urgence, l’annonce précise la nature de l’urgence.

2.3. L’ordre du jour provisoire de chaque session est établi par le secrétaire général, en consultation avec le président. Tout membre qui désire qu’une question particulière soit examinée lors d’une session du Groupe doit, si possible, en informer le Secrétaire général soixante jours avant la session et joindre à sa demande un mémoire explicatif.

2.4. Chaque membre s’engage à notifier au secrétaire général cinq jours au plus tard avant le commencement de la session les noms des délégués, suppléants et conseillers désignés pour le représenter lors d’une session.

3. Désignation du secrétaire général

3.1. Le secrétaire général est désigné par les chefs de délégation, en application de l’article X, paragraphe 3, des statuts, sur la recommandation d’un comité de sélection constitué à cette fin.

3.2. Le comité de sélection est constitué par les chefs de délégation, normalement douze mois au moins avant l’expiration du mandat du secrétaire général en exercice.

3.3. Le comité de sélection est composé du président du Groupe et du président des chefs de délégation, qui en assurent respectivement la présidence et la vice-présidence, ainsi que des autres membres du comité exécutif ayant manifesté le souhait d’y participer.

3.4. Le secrétaire général en exercice assiste aux réunions du comité de sélection en tant que conseiller sans droit de vote.

3.5. Les membres prennent en charge l’ensemble des frais et dépenses liés à la participation de leurs représentants aux réunions du comité de sélection et à la procédure de sélection.

3.6. Le comité de sélection définit les critères de sélection et approuve l’annonce relative au poste de secrétaire général. L’annonce est publiée dans les médias internationaux appropriés ainsi que par les moyens de diffusion du GIEC. Elle est fournie à tous les membres, qui en assurent la diffusion dans leurs pays.

3.7. Les dossiers de candidature sont adressés au secrétaire général, auquel incombent tous les aspects administratifs du recrutement.

3.8. Le comité de sélection se réunit autant que nécessaire afin de présélectionner six candidats au plus pour les entretiens. Les candidats sont des ressortissants ou citoyens des membres.

3.9. Les entretiens avec les candidats présélectionnés doivent permettre de choisir à l’unanimité ou par consensus un candidat réunissant les qualités requises sur les plans de l’expérience, de la personnalité, de l’impartialité et de l’aptitude à travailler efficacement avec de hauts fonctionnaires des membres et autres gouvernements, ainsi qu’avec des organisations internationales et privées, en vue de recommander aux chefs de délégation de le nommer au poste de secrétaire général. Un candidat remplaçant est normalement proposé lorsque le candidat retenu n’est pas en mesure de prendre ses fonctions, pour des raisons de santé ou autres. Au cas où le comité de sélection ne pourrait s’entendre sur un candidat unique, la candidature de deux personnes choisies par consensus peut être présentée aux chefs de délégation.

3.10, Les termes et conditions de la désignation et du contrat sont déterminés par les chefs de délégation.

3.11. La résiliation anticipée du contrat pour cause réelle et sérieuse requiert la majorité simple au sein du groupe des producteurs de caoutchouc naturel ainsi que du groupe des consommateurs de caoutchouc présents et votants; de plus, ces voix combinées représentent au moins la majorité des deux tiers des suffrages exprimés par les membres présents et votants.

4. Travaux du secrétariat

4.1. Dans l’exécution de ses tâches, le secrétariat n’entreprend aucune activité qui pose un conflit d’intérêt.

4.2. Le secrétariat ne demande d’instructions à aucun membre ou autorité extérieure au Groupe et ne reçoit d’instructions d’aucun membre ou autorité extérieure au Groupe. Le secrétaire général et le personnel s’abstiennent de toute action qui pourrait avoir un effet négatif sur leur position en tant que fonctionnaires internationaux responsables en dernier ressort devant les chefs de délégation.

4.3. Chaque membre respecte les responsabilités du secrétaire général et des autres agents et ne cherche pas à les influencer dans l’exercice de leurs responsabilités.

4.4. Le secrétariat veille à ce qu’aucune des informations publiées ne porte atteinte au secret des opérations des particuliers ou des sociétés qui produisent, traitent commercialisent ou consomment le caoutchouc.

4.5. Le secrétariat publie régulièrement un «Rubber Statistical Bulletin» et un «Rubber Industry Report» ainsi que des rapports sur des projets et études.

5. Panel consultatif sectoriel

5.1. Le panel consultatif sectoriel est constitué d’au plus trente personnes désignées en raison de leur expertise particulière par les chefs de délégation pour une période ne dépassant pas trois ans et renouvelable pour une nouvelle période de trois ans.

5.2. Suite à la décision prise par les chefs de délégation de renouveler la composition du panel consultatif sectoriel, le secrétariat invite les membres, le panel consultatif sectoriel et les membres associés à désigner des candidats au panel consultatif sectoriel.

5.3. Le secrétariat fait une recommandation concernant ces candidats aux chefs de délégation pour examen et nomination.

5.4. Les nouvelles nominations entrent en vigueur par décision des chefs de délégation.

5.5. Le secrétaire général sert de modérateur lors des réunions du panel consultatif sectoriel.

5.6. Le panel consultatif sectoriel adopte ses propres règles de procédure compatibles avec les dispositions des statuts et du règlement intérieur du Groupe international d’études du caoutchouc.

5.7. Conformément aux statuts, le statut d’observateur lors de toutes les réunions du Groupe exclut les discussions portant sur des sujets confidentiels et des problèmes budgétaires et financiers.

5.8. Les frais de voyage et de séjour des membres du panel consultatif sectoriel qui assistent aux réunions sont à la charge de ceux-ci.

6. Membres associés

6.1. Toute société ou organisation concernée par l’industrie du caoutchouc peut devenir membre associé moyennant le versement de la cotisation annuelle prévue.

6.2. La cotisation annuelle s’élève à 3 000 dollars de Singapour pour les organisations ou personnes qui sont établies sur le territoire des membres et à 6 000 dollars de Singapour pour celles qui n’y sont pas établies.

6.3. Les membres associés ont libre accès à l’ensemble des informations disponibles sur le site web qui leur est destiné. Toute demande d’informations supplémentaires est facturée.

7. Sommet mondial du caoutchouc

Si le Groupe reçoit une invitation à accueillir le sommet mondial du caoutchouc de la part d’un membre ou d’un non-membre, le Groupe examine la proposition et ne l’accepte que si des fonds suffisants sont disponibles.

8. Modifications et révision

Les chefs de délégation peuvent à tout moment modifier ou réviser le présent règlement intérieur par consensus uniquement.

Déclaration de l’Union européenne conformément à l’article XVI, paragraphe 2, des statuts

Conformément à l’article XVI, paragraphe 2, des statuts du Groupe international d’études du caoutchouc, la présente déclaration indique les compétences transférées par ses États membres à l’Union européenne dans les matières dont traitent les statuts.

L’Union européenne déclare que, conformément au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, l’Union européenne a une compétence exclusive en ce qui concerne les questions de commerce international dans le cadre de sa politique commerciale commune, y compris couvrant la production de statistiques.

De par la nature de ces compétences de l’Union européenne, leur étendue et leur exercice sont appelés à évoluer en continu et l’Union européenne complétera ou modifiera la présente déclaration, si besoin est, conformément à l’article XVI, paragraphe 2, des statuts.

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE POUR LES PROPOSITIONS

1. CADRE DE LA PROPOSITION/INITIATIVE

1.1. Dénomination de la proposition/initiative

1.2. Domaine(s) d’action concerné(s) dans la structure ABM/ABB

1.3. Nature de la proposition/initiative

1.4. Objectif(s)

1.5. Justification(s) de la proposition/initiative

1.6. Durée de l’action et de son impact financier

1.7. Mode(s) de gestion prévu(s)

2. MESURES DE GESTION

2.1. Dispositions en matière de suivi et de compte rendu

2.2. Système de gestion et de contrôle

2.3. Mesures de prévention des fraudes et irrégularités

3. INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/INITIATIVE

3.1. Rubrique(s) du cadre financier pluriannuel et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses concernée(s)

3.2. Incidence estimée sur les dépenses

3.2.1. Synthèse de l’incidence estimée sur les dépenses

3.2.2. Incidence estimée sur les crédits opérationnels

3.2.3. Incidence estimée sur les crédits de nature administrative

3.2.4. Compatibilité avec le cadre financier pluriannuel actuel

3.2.5. Participation de tiers au financement

3.3. Incidence estimée sur les recettes

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE POUR LES PROPOSITIONS

CADRE DE LA PROPOSITION/INITIATIVE

Dénomination de la proposition/initiative

Proposition de décision du Conseil sur la conclusion par l’Union européenne des statuts et du règlement intérieur modifiés du Groupe international d’études du caoutchouc

Domaine(s) d’action concerné(s) dans la structure ABM/ABB[4]

Compétitivité, politique industrielle, innovation et esprit d’entreprise

Nature de la proposition/initiative

( La proposition/initiative porte sur une action nouvelle

( La proposition/initiative porte sur une action nouvelle suite à un projet pilote/une action préparatoire[5]

X La proposition/initiative est relative à la prolongation d’une action existante

( La proposition/initiative porte sur une action réorientée vers une nouvelle action

Objectifs

Objectif(s) stratégique(s) pluriannuel(s) de la Commission visé(s) par la proposition/initiative

Objectif(s) spécifique(s) et activité(s) ABM/ABB concernée(s)

Objectif spécifique n°

1. Approbation de la version modifiée des statuts et du règlement intérieur du GIEC et contributions financières au budget du GIEC prescrites par les statuts.

Activité(s) ABM/ABB concernée(s)

Compétitivité, politique industrielle, innovation et esprit d’entreprise

Résultat(s) et impact(s) attendu(s)

Préciser les effets que la proposition/initiative devrait avoir sur les bénéficiaires/la population visée.

L’objectif du GIEC est de collecter et diffuser des informations statistiques complètes sur l’industrie mondiale du caoutchouc, ce qui permettra d’améliorer la transparence des marchés du caoutchouc et des tendances de ce marché. L’industrie européenne du caoutchouc et du pneu, qui est entièrement dépendante des importations de caoutchouc naturel, s’en félicite. Les statuts du GIEC doivent être modifiés pour refléter le changement de siège (qui a été déplacé de Londres à Singapour), mais aussi pour procéder à d’autres changements, tels que l’introduction d’une définition claire des «membres» et des «pays» prenant en considération le statut juridique particulier de l’Union européenne.

Indicateurs de résultats et d’impacts

Préciser les indicateurs permettant de suivre la réalisation de la proposition.

Justification(s) de la proposition/initiative

Besoin(s) à satisfaire à court ou à long terme

Valeur ajoutée de l’intervention de l’UE

Principales leçons tirées d’expériences similaires

Compatibilité et synergie éventuelle avec d’autres instruments financiers

Durée de l’action et de son impact financier

( Proposition/initiative à durée limitée

- ( Proposition/initiative en vigueur du [JJ/MM]AAAA au [JJ/MM]AAAA

- ( Impact financier de AAAA jusqu’en AAAA

X Proposition/initiative à durée illimitée

- Mise en œuvre avec une période de montée en puissance de AAAA jusqu’en AAAA,

- puis un fonctionnement en rythme de croisière au-delà.

Mode(s) de gestion prévu(s)[6]

X Gestion centralisée directe par la Commission

( Gestion centralisée indirecte avec délégation de tâches d’exécution à :

- ( des agences exécutives

- ( organismes créés par les Communautés[7]

- ( des organismes publics nationaux/organismes avec mission de service public

- ( des personnes chargées de l’exécution d’actions spécifiques en vertu du Titre V du Traité sur l’Union Européenne, identifiées dans l’acte de base concerné au sens de l’article 49 du Règlement financier

( Gestion partagée avec des États membres

( Gestion décentralisée avec des pays tiers

( Gestion conjointe avec des organisations internationales (à préciser)

Si plusieurs modes de gestion sont indiqués, veuillez donner des précisions dans la partie «Remarques».

Remarques

MESURES DE GESTION

Dispositions en matière de suivi et de compte rendu

Préciser la fréquence et les conditions de ces dispositions.

Système de gestion et de contrôle

Risque(s) identifié(s)

Moyen(s) de contrôle prévu(s)

Mesures de prévention des fraudes et irrégularités

Préciser les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.

Le règlement intérieur prévoit l’audit indépendant des comptes du GIEC et contient des règles en matière d’adjudication et de fonctionnement des comptes bancaires.

INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/INITIATIVE

Rubrique(s) du cadre financier pluriannuel et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses concernée(s)

- Lignes budgétaires existantes

Dans l’ordre des rubriques du cadre financier pluriannuel et lignes budgétaires.

Rubrique du cadre financier pluriannuel | Ligne budgétaire | Nature de la dépense | Participation |

Nombre [Libellé…...….] | CD/CND ([8]) | de pays AELE[9] | de pays candidats[10] | de pays tiers | au sens de l’article 18, paragraphe 1, point a) bis, du règlement financier |

02.02.02.01 (Soutien au Centre de coopération industrielle CE-Japon et adhésion à des groupes d’études internationaux) | DA | NO | NO | NO | NO |

- Nouvelles lignes budgétaires, dont la création est demandée

Dans l’ordre des rubriques du cadre financier pluriannuel et lignes budgétaires.

Rubrique du cadre financier pluriannuel | Ligne budgétaire | Nature de la dépense | Participation |

Nombre [Libellé….] | CD/CND | de pays AELE | de pays candidats | de pays tiers | au sens de l’article 18, paragraphe 1, point a) bis, du règlement financier |

[XX.YY.YY.YY] | OUI/NON | OUI/NON | OUI/NON | OUI/NON |

Incidence estimée sur les dépenses

Synthèse de l’ incidence estimée sur les dépenses

en Mio EUR (à la 3 e décimale)

Rubrique du cadre financier pluriannuel: | 02.02 | Compétitivité, politique industrielle, innovation et esprit d’entreprise |

en Mio EUR (à la 3e décimale)

Besoins estimés en ressources humaines

- ( La proposition/initiative n’engendre pas l’utilisation de ressources humaines

- X La proposition/initiative engendre l’utilisation de ressources humaines , comme expliqué ci-après:

Estimation à exprimer en valeur entière (ou au plus une décimale)

Année N | Année N+1 | Année N+2 | Année N+3 | Année n+4 | Année n+5 | Année N+6 |

( Postes inscrits au tableau des effectifs (postes de fonctionnaires et d’agents temporaires) |

XX 01 01 01 (au siège et dans les bureaux de représentation de la Commission) | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 |

XX 01 01 02 (en délégations) |

XX 01 05 01 (recherche indirecte) |

10 01 05 01 (recherche directe) |

( Personnel externe (en équivalents temps plein – ETP)[17] |

XX 01 02 01 (AC, INT, END de «l’enveloppe globale») |

XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT et JED dans les délégations) |

10 01 05 02 (AC, END, INT – Recherche directe) |

Autre ligne budgétaire (à spécifier) |

TOTAL | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 |

XX est le domaine politique ou titre concerné.

Les besoins en ressources humaines seront couverts par les effectifs de la DG déjà affectés à la gestion de l’action et/ou redéployés en interne au sein de la DG, complétés le cas échéant par toute dotation additionnelle qui pourrait être allouée à la DG gestionnaire dans le cadre de la procédure d’allocation annuelle et à la lumière des contraintes budgétaires existantes.

Description des tâches à effectuer:

Fonctionnaires et Agents temporaires | Préparation des documents de synthèse de l’UE, consultation avec les États membres (y compris dans le cadre du groupe "Produits de base" du Conseil – PROBA), représentation de l’UE lors des réunions du GIEC |

Personnel externe |

Compatibilité avec le cadre financier pluriannuel actuel

- X La proposition/initiative est compatible avec la programmation financière existante .

- ( La proposition/initiative nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée du cadre financier pluriannuel.

Expliquez la reprogrammation requise, en précisant les lignes budgétaires concernées et les montants correspondants.

- ( La proposition/initiative nécessite le recours à l’instrument de flexibilité ou à la révision du cadre financier pluriannuel[20].

Expliquez le besoin, en précisant les rubriques et lignes budgétaires concernées et les montants correspondants.

Participation de tiers au financement

- X La proposition/initiative ne prévoit pas de cofinancement par des tierces parties

- La proposition/initiative prévoit un cofinancement estimé ci-après:

Crédits en Mio EUR (à la 3e décimale)

Année N | Année N+1 | Année N+2 | Année N+3 | … insérer autant d’années que nécessaire, pour refléter la durée de l’impact (cf. point 1.6) | Coût |

Année N | Année N+1 | Année N+2 | Année N+3 | …insérer autant d’années que nécessaire, pour refléter la durée de l’impact (cf. point 1.6) |

Article …. | | | | | | | | | |Pour les recettes diverses qui seront «affectées», préciser la(les) ligne(s) budgétaire(s) de dépense impactée(s).

Préciser la méthode de calcul de l’effet sur les recettes.

[1] 11516/08 PROBA 28 RELEX 503 WTO 132 RESTREINT UE , approuvé par le COREPER, Partie 2, le 16.7.2008.

[2] Indiquer la date lorsqu’elle sera connue.

[3] Indiquer la référence lorsqu’elle sera disponible.

[4] L’abréviation ABM désigne l’Activity-Based Management (ou gestion par activité) – l’abréviation ABB désigne l’Activity-Based Budgeting (ou établissement du budget sur la base des activités).

[5] Tels que visés à l’article 49, paragraphe 6, points a) ou b), du règlement financier.

[6] Les explications sur les modes de gestion ainsi que les références au règlement financier sont disponibles sur le site BudgWeb:

http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html.

[7] Tels que visé à l’article 185 du règlement financier.

[8] CD = crédits dissociés; CND = crédits non dissociés.

[9] Association européenne de libre-échange.

[10] Pays candidats et, le cas échéant, pays candidats potentiels des Balkans occidentaux.

[11] L’année N est l’année de début de mise en œuvre de la proposition/initiative.

[12] Assistance technique et/ou administrative et dépenses d’appui à la mise en œuvre de programmes et/ou actions de l’UE (anciennes lignes «BA»), recherche indirecte, recherche directe.

[13] L’année N est l’année de début de mise en œuvre de la proposition/initiative.

[14] Les réalisations se réfèrent aux produits et services qui seront fournis (ex: nombre d’échanges d’étudiants financés, nombre de km de routes construites, etc.).

[15] L’année N est l’année de début de mise en œuvre de la proposition/initiative.

[16] Assistance technique et/ou administrative et dépenses d’appui à la mise en œuvre de programmes et/ou actions de l’UE (anciennes lignes «BA»), recherche indirecte, recherche directe.

[17] AC = Agent contractuel; INT = Intérimaire; JED = Jeune Expert en Délégation; AL= Agent local; END = Expert national détaché.

[18] Sous-plafond de personnel externe sur crédits opérationnels (anciennes lignes «BA»).

[19] Essentiellement pour les fonds structurels, le Fonds européen agricole pour le développement rural (Feader) et le Fonds européen pour la pêche (FEP).

[20] Voir points 19 et 24 de l’accord interinstitutionnel.

[21] En ce qui concerne les ressources propres traditionnelles (droits de douane, cotisations sur le sucre), les montants indiqués doivent être des montants nets, c’est-à-dire des montants bruts après déduction de 25 % de frais de perception.