52002SC0835

Projet de RÈGLEMENT DE LA COMMISSION portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

TABLE DES MATIÈRES

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. INTRODUCTION

2. LA PROPOSITION SOUS SES ASPECTS FORMELS

3. LE PROJET SOUS SES ASPECTS DE FOND

RÈGLEMENT DE LA COMMISSION portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

PREMIÈRE PARTIE : DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I : OBJET

TITRE II : LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1 : PRINCIPES D'UNITÉ ET DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE

CHAPITRE 2 : PRINCIPE D'ANNUALITÉ

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE D'UNITÉ DE COMPTE

CHAPITRE 4 (CHAPITRE 5 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE D'UNIVERSALITÉ

CHAPITRE 5 (CHAPITRE 6 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE SPÉCIALITÉ

CHAPITRE 6 (CHAPITRE 7 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE BONNE GESTION FINANCIÈRE

CHAPITRE 7 (CHAPITRE 8 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE TRANSPARENCE

TITRE III : ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1 : ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

CHAPITRE 2 : STRUCTURE ET PRÉSENTATION DU BUDGET

TITRE IV : EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAPITRE 2 : MODES D'EXÉCUTION

Section 1 : Dispositions générales

Section 2 : Dispositions particulières

CHAPITRE 3 : ACTEURS FINANCIERS

Section 1 : Droits et obligations des acteurs financiers

Section 2 : L'ordonnateur

Section 3 : Le comptable

Section 4 : Le régisseur d'avances

CHAPITRE 4 : RESPONSABILITÉ DES ACTEURS FINANCIERS

Section 1 : Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

CHAPITRE 5 : OPÉRATIONS DE RECETTES

Section 1 : Ressources propres

Section 2 : Prévision de créances

Section 3 : Constatation des créances

Section 4 : Ordonnancement des recouvrements

Section 5 : Recouvrement

CHAPITRE 6 : OPÉRATIONS DE DÉPENSES

Section 1 : Engagement des dépenses

Section 2 : Liquidation des dépenses

Section 3 : Ordonnancement des paiements

Section 4 : Paiement des dépenses

Section 5 : Délais des opérations de dépenses

CHAPITRE 7 : SYSTÈMES INFORMATIQUES

CHAPITRE 8 : L'AUDITEUR INTERNE

TITRE V : PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Section 1 : Champ d'application et principes d'attribution

Section 2 : Publication

Section 3 : Procédures de passation des marchés

Section 4 : Garantie et contrôle

CHAPITRE 2 : DISPOSITIONS APPLICABLES AUX MARCHÉS PASSÉS PAR LES INSTITUTIONS COMMUNAUTAIRES POUR LEUR PROPRE COMPTE

TITRE VI : SUBVENTIONS

CHAPITRE 1 : CHAMP D'APPLICATION

CHAPITRE 2 : PRINCIPES D'OCTROI

CHAPITRE 3 : PROCÉDURE D'OCTROI

CHAPITRE 4 : PAIEMENT ET CONTRÔLE

CHAPITRE 5 : MISE EN oeUVRE

TITRE VII : COMPTABILITÉ ET REDDITION DES COMPTES

CHAPITRE 1 : REDDITION DES COMPTES

CHAPITRE 2 (CHAPITRE 3 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : COMPTABILITÉ

Section 1 : Organisation comptable

Section 2 : Livres comptables

Section 3 : Plan comptable

Section 4 : Enregistrement

Section 5 : Rapprochement et vérification

Section 6 : Comptabilité budgétaire

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

DEUXIÈME PARTIE : DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

TITRE I (TITRE II DU RÈGLEMENT FINANCIER) : FONDS STRUCTURELS

TITRE II (TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER) : RECHERCHE

TITRE III (TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER) : ACTIONS EXTÉRIEURES

CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAPITRE 2 : MISE EN oeUVRE DES ACTIONS

CHAPITRE 3 : PASSATION DES MARCHÉS

CHAPITRE 4 : OCTROI DES SUBVENTIONS

CHAPITRE 5 : RÉGIES D'AVANCES

TITRE IV (TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER) : OFFICES EUROPÉENS

TITRE V (TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER) : CRÉDITS ADMINISTRATIFS

TROISIÈME PARTIE : DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

TITRE I : DISPOSITIONS TRANSITOIRES

TITRE II : DISPOSITIONS FINALES

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. INTRODUCTION

La Commission a fait de la réforme administrative et de la réforme de la gestion financière une priorité essentielle. La refonte du règlement financier est inextricablement liée à ce processus de réforme administrative, puisque le règlement financier contient les règles régissant la présentation budgétaire, la responsabilité des ordonnateurs, la gestion financière, le contrôle et l'audit.

Le nouveau règlement financier, issu de cet exercice de refonte, a été adopté par le Conseil le 25 juin 2002. Il doit entrer en application le 1er janvier 2003.

Le présent règlement portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier, ci-après dénommé « les modalités d'exécution », en est le complément indispensable. Cela est d'autant plus vrai que la rédaction du règlement financier a été simplifiée en vue de n'y faire figurer que les principes et définitions essentiels, en renvoyant aux modalités d'exécution toutes les précisions et mesures de mise en oeuvre concrètes. Le règlement financier ne saurait donc réellement entrer en application et avoir son plein effet au 1er janvier 2003 sans son règlement d'exécution.

En conséquence de ce principe de simplification, le nouveau projet de modalités d'exécution est beaucoup plus développé que le règlement n° 3418/93 du 9 décembre 1993 actuellement en vigueur. Cette tendance est renforcée par l'inclusion dans le champ du règlement financier de dispositions nouvelles, relatives par exemple au domaine des subventions ou des fonds structurels, ainsi que par des choix rédactionnels, tels celui de transposer les directives relatives à la coordination des procédures de passation des marchés publics.

Ce projet de règlement sera ensuite soumis à l'avis des autres institutions avant que la Commission ne l'adopte définitivement, comme elle l'a déclaré lors des discussions sur l'article 183 du règlement financier.

2. LA PROPOSITION SOUS SES ASPECTS FORMELS

A. Impact de la simplification du règlement financier

Le règlement financier se concentre sur le cadre réglementaire essentiel et il a confié à la Commission le soin de déterminer les modalités techniques et compléments opérationnels indispensables, en consultation avec les autres institutions. Elle améliore de plus la lisibilité des textes et diminue les risques de duplications ou contradictions entre normes.

En conséquence, le projet de règlement portant modalités d'exécution du règlement financier inclut, outre nombre de dispositions nouvelles ou adaptées du règlement jusqu'à présent en vigueur, des dispositions qui sont actuellement inscrites dans le règlement financier.

B. Amélioration de la présentation et de la clarté du texte

Le présent projet de règlement se divise en trois parties. La première partie comporte les dispositions qui constituent le droit commun (principes budgétaires, établissement, exécution et contrôle du budget, marchés, subventions, comptabilité et reddition des comptes) tandis que les dispositions spécifiques (Fonds structurels, recherche, actions extérieures, offices, crédits administratifs) sont reprises dans une deuxième partie. La troisième partie a trait aux dispositions transitoires et finales.

3. LE PROJET SOUS SES ASPECTS DE FOND

En ce qui concerne les aspects de fond, le projet de règlement modifie les modalités d'exécution en vigueur dans tous les domaines.

A. La réaffirmation des principes de droit budgétaire (Première partie, titres I et II du projet)

A. 1. Les enjeux

Outre le principe de transparence qui sous-tend maintes dispositions des Traités, le règlement financier reprend les 7 principes de droit budgétaire qui encadrent spécifiquement dans le Traité l'établissement et l'exécution du budget. Ces principes sont les suivants :

a) unité et vérité du budget (article 268 : « toutes les recettes et les dépenses des Communautés (...) doivent être inscrites au budget. »). Ce principe implique qu'il y ait qu'un seul budget pour les Communautés.

b) annualité (article 271 : « Les dépenses inscrites au budget sont autorisées pour la durée d'un exercice budgétaire »).

c) équilibre (article 268 : « Le budget doit être équilibré en recettes et en dépenses »).

d) unité de compte (article 277 : « Le budget est établi dans l'unité de compte (..) »).

e) universalité du budget (article 268 « toutes les recettes et les dépenses des Communautés (..) doivent être inscrites au budget. »). Ce principe implique que l'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

f) spécialité (article 271 alinéa 3 : « Les crédits sont spécialisés par chapitres (..) et subdivisés pour autant que de besoin »).

g) bonne gestion financière (article 274 : « La Commission exécute le budget (..) conformément au principe de la bonne gestion financière. Les États membres coopèrent avec la Commission pour faire en sorte que les crédits soient utilisés conformément aux principes de la bonne gestion financière »).

Le Traité assortit cependant le plus souvent ces principes d'exceptions, sauf pour le principe de bonne gestion financière qui n'admet pas de dérogations.

Le règlement financier issu de la refonte organise ainsi un système clair d'énoncé des principes et de leurs exceptions qui doivent, en tant que telles, être interprétées de manière restrictive. Le projet de modalités d'exécution développe les dispositions correspondantes, en particulier en matière d'exceptions, afin de bien circonscrire leur champ. Seul le principe d'équilibre n'appelle aucune disposition d'exécution.

A. 2. Le projet de règlement

a) Principe d'unité

L'article 5, paragraphe 4, prévoit le reversement en recettes du budget général des intérêts sur les fonds qui sont demeurés la propriété des Communautés européennes. Les modalités d'exécution clarifient à cet égard que les préfinancements prévus dans la typologie des paiements restent en principe la propriété des Communautés sauf lorsqu'il en est prévu autrement par l'acte de base et sauf lorsqu'ils sont versés aux États membres, au personnel ou en exécution d'un marché, ainsi que dans le cadre de la gestion conjointe. Les modalités d'exécution organisent en conséquence le traitements des intérêts qui seraient générés par ces préfinancements et la comptabilité des préfinancements.

b) Principe d'annualité

Les reports de crédits, instrument de gestion indispensable reconnu par les Traités, sont un moyen de gestion à la disposition de la Commission conformément à l'article 9 du règlement financier.

L'article 6 des modalités d'exécution précise la notion d'étapes préparatoires devant être achevées avant le 31 décembre de l'année N, en harmonisation notamment avec les nouvelles dispositions relatives aux engagements globaux et dans la perspective de l'utilisation obligatoire des crédits avant le 31 mars de l'exercice suivant.

c) Principe d'unité de compte

Dans la mesure où le règlement financier prévoit une exception au principe d'unité de compte pour le comptable, pour les besoins de trésorerie dûment justifiés, ainsi que pour les régisseurs d'avances, les modalités d'exécution précisent les modalités de conversion applicables en ces cas (taux, cours, comptabilisation en fin d'exercice). Ces règles ne font pas obstacle toutefois à l'application des réglementations sectorielles spécifiques, en particulier en matière agricole.

Ces dispositions sont conformes au droit existant, dont elles précisent certaines dispositions, en particulier en ce qui concerne le cours à utiliser pour la conversion.

d) Principe d'universalité

Les modalités d'exécution précisent le traitement à opérer quant à deux exceptions au principe d'universalité :

- les recettes affectées, issues notamment de contributions d'États membres ou de pays AELE en faveur de certains programmes communautaires et du produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits publics excessifs,

- les règles de contraction budgétaire entre recettes et dépenses, en application des dispositions de l'article 20 du règlement financier.

e) Principe de spécialité

Les modalités d'exécution visent à préciser les règles en matière d'encadrement et d'information de l'autorité budgétaire pour les virements, notamment en ce qui concerne la réserve d'urgence.

f) Principe de bonne gestion financière

Les modalités d'exécution confirment la politique menée depuis plusieurs années en matière d'analyse de l'économie, l'efficience et l'efficacité des politiques communautaires à travers deux instruments :

- l'évaluation tout au long du cycle d'un programme. L'évaluation ne doit pas seulement intervenir ex ante mais également en cours d'exécution et ex post, afin de mieux définir les objectifs et le coût des différentes activités ; ce travail devrait être facilité par la nouvelle présentation du budget par activités (EBA) ;

- les fiches financières accompagnant toute proposition législative et reprenant tous les éléments d'information essentiels, y compris en matière de prévention des irrégularités et de lutte contre la fraude.

g) Principe de transparence

Outre la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes, une synthèse chiffrée du budget sera publiée dès le mois de janvier afin d'assurer la mise à disposition rapide du public des principales informations relatives au budget.

B. Établissement et structure du budget (première partie, titre III du projet)

Outre les précisions habituelles sur la présentation et les commentaires budgétaires, les modalités d'exécution fournissent à l'article 26 une nouvelle définition des dépenses administratives dans la perspective du passage à l'EBA.

C. Exécution du budget (première partie, titre IV du projet)

Les modalités d'exécution, en leurs articles 29 à 31, reprennent les dispositions de l'accord interinstitutionnel du 6 mai 1999 sur la discipline budgétaire et l'amélioration de la procédure budgétaire relatives aux compétences spécifiques de la Commission, à l'encadrement des actions pilotes et préparatoires ainsi qu'aux formes que peut revêtir un acte de base.

C. 1. Modes d'exécution du budget

Dans un souci de bonne gestion financière et afin de résoudre les difficultés liées aux bureaux d'assistance technique et administrative, le règlement financier identifie clairement trois modes d'exécution possibles des crédits communautaires, tant dans le domaine des politiques internes que de celui des actions extérieures :

a) la gestion centralisée par la Commission, de manière directe dans ses services ou indirecte par la voie de la délégation à certains types d'organismes offrant des garanties particulières de gestion, dans la limite des prérogatives de puissance publique des institutions impliquant un large pouvoir d'appréciation,

b) la gestion partagée avec les États membres ou décentralisée avec les pays tiers bénéficiaires dans le cadre d'actions extérieures,

c) enfin la gestion conjointe, dans le cadre de la mise en commun de fonds avec des organisations internationales.

Les modalités d'exécution apportent à cet égard les précisions indispensables relatives :

a) aux contrôles à mettre en oeuvre avant de procéder à toute forme d'externalisation de l'exécution du budget ; il s'agit en particulier de s'assurer de l'existence, de la qualité et du bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle existant dans les organismes en cause au regard en particulier du principe de transparence et des exigences de bonne gestion des deniers communautaires ;

b) aux principes régissant la procédure d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée, notamment la déclaration des dépenses par les États membres ou pays tiers, la détermination, après contrôle de la Commission, des dépenses à charge du budget communautaire et le calcul des corrections financières ;

c) aux conditions d'exercice de la gestion conjointe, à laquelle auront seules accès les organisations internationales limitativement énumérées à l'article 41 du présent projet ;

d) et surtout aux modalités de la gestion centralisée indirecte, exercée par le moyen d'actes de délégations ou de conventions établissant les obligations des parties :

- soit par la voie des agences exécutives, organismes de droit communautaire dont le statut est précisé et clarifié par une proposition de règlement distincte dans le cadre de la réforme administrative en cours (COM (2001) 808 final du 28/12/2001). Ces structures nouvelles se verront confier tout ou partie de l'exécution du cycle d'un programme en tant qu'ordonnateur délégué de la Commission, tout en laissant à la Commission la pleine maîtrise de leur fonctionnement. La Commission pourra ainsi continuer à assumer ses responsabilités dans l'exécution budgétaire ;

- soit par le biais d'organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, sous réserve qu'ils satisfassent à certaines exigences, notamment en matière de respect des règles de bonne gestion financière, et disposent de garanties financières suffisantes ;

- soit enfin, dans le respect des règles de marché traditionnelles, en faveur d'organismes extérieurs de droit privé, pour la réalisation de tâches d'assistance technique et de tâches administratives, préparatoires ou accessoires (expertise technique ou travaux de nature répétitive) excluant toute tâche de puissance publique ou impliquant un pouvoir discrétionnaire d'appréciation, ainsi que toute forme de participation à l'exécution budgétaire.

C. 2. Rôle des acteurs (ordonnateurs et comptable)

La Commission a fait de l'amélioration et de la modernisation de la gestion financière, ainsi que du développement d'une culture nouvelle focalisée sur les résultats obtenus par l'utilisation des fonds communautaires, un élément clé de sa réforme interne.

a) Les modifications introduites dans le règlement financier visent à confier aux seuls ordonnateurs l'entière responsabilité des contrôles internes dans leurs services et des décisions financières qu'ils prennent dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions. Les ordonnateurs doivent assumer la pleine responsabilité de la régularité, de la légalité, de l'efficience et de l'efficacité de leur gestion, en fonction des risques présentés par les opérations concernées. Ceci suppose de définir en amont les tâches à accomplir et d'intégrer ces contrôles dans le processus de gestion. A cet effet et conformément aux recommandations de la Cour des comptes, l'article 45 des modalités d'exécution définit les objectifs à atteindre par les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne établis par l'ordonnateur. Les modalités d'exécution complètent également le règlement financier sur la définition des tâches et missions des différents acteurs financiers, ce qui comporte en particulier pour les ordonnateurs l'organisation des circuits financiers et de vérification ex ante et ex post à mettre en place (article 44) et dont ils devront rendre compte dans leur rapport annuel d'activité à leur institution. L'article 44 définit avec précision les concepts développés par l'article 60 du règlement financier et particulièrement ceux d'initiation, de vérification et d'indépendance des agents chargés de la vérification ex ante par rapport à ceux en charge des questions préparatoires à l'adoption des actes de gestion budgétaire. Toute opération préparatoire à l'adoption d'un acte d'exécution budgétaire fait obligatoirement l'objet d'une vérification ex ante visant à constater, notamment, la régularité et la conformité de la dépense ainsi que l'application des principes de bonne gestion financière. Ce dispositif est complété par des vérifications ex post organisées, le cas échéant, par sondage sur la base d'une analyse de risques. Les agents en charge des vérifications seront choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières, sanctionnés par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée. Ils seront en outre soumis à un code de normes professionnelles spécifique arrêté par chaque institution (article 47). Ce code détermine, notamment en matière de contrôle interne, d'inspection et d'audit :

- le niveau de compétence technique et financière exigé de la part de ces agents, les missions et tâches qui leur sont assignées ;

- les règles de conduite, en particulier de déontologie et intégrité, qu'ils doivent observer ;

- les méthodes, les techniques ainsi que les normes de contrôle qu'ils doivent respecter.

Par ailleurs, les modalités d'exécution prévoient, compte tenu des risques en cause, un recensement annuel des marchés faisant l'objet de procédures négociées et l'obligation pour chaque institution de faire, à ce propos, un rapport à l'autorité de décharge.

b) En outre, les modalités d'exécution définissent l'encadrement minimal visant à permettre la mise en place par chaque institution, dans le respect de son autonomie organisationnelle, de l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières prévue aux articles 60 et 66 du règlement financier. Les modalités d'exécution précisent en particulier :

- les conditions de saisine de cette instance, limitée aux cas sur lesquels ne pèse aucun soupçon de fraude (qui relèvent de l'OLAF), à la fois lorsque l'instance est saisie par l'institution et lorsqu'elle est saisie directement par un fonctionnaire ou agent,

- le rôle purement consultatif de cette instance auprès de l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, selon les cas, l'Autorité habilitée à conclure des contrats d'engagement (AHCC).

c) Rôle du comptable Le projet de modalités d'exécution confirme que le comptable est nommé par l'institution parmi les fonctionnaires et en raison de sa compétence particulière. Lors de la cessation de ses fonctions, une situation intérimaire est arrêtée et signée pour acceptation par le nouveau comptable. Le projet de modalités d'exécution définit les fonctions du comptable en matière de gestion de la trésorerie, de gestion des comptes bancaires et de conservation des pièces justificatives relatives à la comptabilité. Elles soulignent que les paiements par voie de virement bancaire ne peuvent être effectués que si les coordonnées bancaires des bénéficiaires sont préalablement insérées dans un fichier commun tenu par chaque institution. Il est enfin rappelé que le comptable doit être consulté sur la mise en place et la modification des systèmes d'inventaire, tenus par les ordonnateurs. Il doit donner son accord sur la mise en place et la modification des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur lorsque ces systèmes sont appelés à fournir des données à la comptabilité.

C. 3. Rôle de l'auditeur interne

Chaque institution désigne un auditeur interne chargé de s'assurer du bon fonctionnement des systèmes de gestion, de contrôle et d'audit interne mis en place par les ordonnateurs compétents. Cet auditeur peut être désigné en commun par plusieurs institutions dans un souci d'adaptation aux besoins des institutions n'ayant qu'un budget de fonctionnement modeste.

Les modalités d'exécution organisent en outre la dissémination des bonnes pratiques entre institutions.

Elles explicitent en outre les garanties données à cet auditeur interne en matière d'indépendance fonctionnelle, à savoir la maîtrise de son programme de travail, l'interdiction de lui donner des instructions ou limitations dans l'exercice de ses fonctions, ainsi qu'un régime de responsabilité particulier et une possibilité de recours devant la Cour de justice des Communautés européennes.

C. 4. Gestion des recettes

a) Les modalités d'exécution détaillent pour tous les acteurs les étapes successives menant de la prévision d'une créance à son encaissement effectif. Les opérations de recettes incombant à l'ordonnateur (prévision de créance, constatation de la créance, établissement de l'ordre de recouvrement, copie de la note de débit à envoyer au débiteur) sont développées sur le modèle des opérations de dépenses. Les voies de recouvrement offertes au comptable, en particulier les règles de compensation, sont précisées.

b) Les dispositions applicables en matière d'intérêts de retard sont modifiées afin d'intégrer sur ce point la directive 2000/35/CE concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales en ce qui concerne les relations commerciales entre les Communautés et les entreprises au sens de la directive précitée.

c) Les modalités d'exécution précisent en outre les cas dans lesquels une renonciation de créance peut intervenir, eu égard au coût de la récupération, à l'ancienneté de la créance ou l'insolvabilité du débiteur ou encore par application du principe de proportionnalité. Enfin la renonciation à recouvrer une créance dûment constatée est distinguée, d'une part de l'annulation d'une créance indûment constatée et, d'autre part, de l'ajustement technique et comptable de nature à modifier à la marge le montant effectivement à recouvrer qui n'implique aucun abandon des droits constatés au bénéfice des Communautés.

C. 5. Gestion des dépenses

a) Le règlement financier définit désormais plus clairement les notions d'engagement budgétaire (réservation des crédits) et juridique (obligations souscrites à l'égard des tiers), en distinguant de plus entre engagements budgétaires globaux, individuels et provisionnels. Les modalités d'exécution précisent les conditions de mise en oeuvre des engagements budgétaires globaux et provisionnels en définissant les actes à prendre en amont et en aval. En particulier, le projet de modalités d'exécution précise que l'engagement global peut être mis en oeuvre, soit par une convention de financement, soit par des engagements juridiques individuels. L'engagement provisionnel est quant à lui mis en oeuvre par la conclusion d'engagements juridiques individuels ou, dans le cas des dépenses de personnel, directement par des financements. Le délai d'adoption de l'engagement global est désormais encadré : il doit intervenir au plus tard avant la décision de sélection des bénéficiaires et au plut tôt après l'adoption du programme de travail lorsque les crédits sont mis en oeuvre sur la base d'un tel instrument. Conformément à l'article 77 du règlement financier, le projet de modalités d'exécution prévoit un dégagement de l'engagement budgétaire correspondant à l'engagement juridique pour lequel aucun paiement n'a été effectué dans une période de 3 ans à dater de la signature de l'engagement juridique. Le projet de règlement prévoit en outre les modalités d'enregistrement des engagements juridiques pris en application d'un engagement global ainsi que le champ de mise en oeuvre des engagements provisionnels. Les modalités d'exécution encadrent par ailleurs les cas où la règle de l'unicité de signature pour les engagements budgétaires et juridiques ne s'applique pas.

b) Les modalités d'exécution apportent ensuite les clarifications essentielles en matière de liquidation de dépenses, en développant l'articulation entre la constatation du « conforme aux faits » dans les services de l'ordonnateur et l'apposition du « bon à payer » par l'ordonnateur compétent lui-même.

c) Les modalités d'exécution définissent également les délais afférents aux opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement, dans la ligne de la communication du 28 juin 2000 (SEC(2000)1094). Conformément à ces règles, les paiements doivent être effectués dans les 45 jours à compter de l'enregistrement d'une demande de paiement recevable. Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent, à condition que celui-ci informe les créanciers, si le montant n'est pas dû ou les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Pour les contrats ou conventions où le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport, la demande de paiement ne peut être considérée comme recevable tant que l'approbation du rapport n'est pas intervenue. Des dispositions dans les modalités d'exécution fixent le délai d'approbation de ce rapport. A l'expiration du délai des 45 jours susvisé, des intérêts de retard seront dus par l'institution, aux mêmes taux que ceux prévus en matière de retard dans les recouvrements de créances, sauf pour les créance envers les États membres. En outre, les modalités d'exécution précisent que l'ordonnateur compétent définit, selon l'acte de base et dans le respect de la bonne gestion financière, dans les contrats et conventions la nature des pièces justificatives sur lesquelles doivent s'appuyer les paiements. Il est aussi explicite que les rapports d'exécution sont des pièces justificatives. Les modalités d'exécution définissent enfin les différents types de paiement et les pièces justificatives devant les appuyer. Elles précisent que la totalité du préfinancement et des paiements intermédiaires s'impute sur le paiement des soldes.

d) Dans un souci de bonne gestion et, compte tenu de l'évolution des outils de gestion disponibles, les modalités d'exécution limitent enfin de façon stricte le recours aux régies d'avances aux opérations qui, à la fois, portent sur de faibles montants et ne peuvent être exécutées de manière convenable par voie budgétaire.

D. Marchés et subventions (première partie, titres V et VI du projet)

D. 1. Marchés Publics

a) Le titre relatif aux marchés constitue principalement, en complément des principes définis dans le règlement financier, une transposition complète des directives actuellement applicables en matière de coordination des procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, dans l'attente de l'adoption par le Conseil et le Parlement européen de la nouvelle directive consolidée. Ce titre devra être modifié après l'adoption de ladite directive. En fonction des spécificités et des besoins propres aux institutions communautaires, les règles ainsi définies peuvent toutefois aller au-delà de ce que prévoient les directives, notamment en matière de sanctions. La protection des intérêts financiers des Communautés amène ainsi à prévoir la constitution d'une base de données des soumissionnaires ou candidats frappés d'exclusions en raison par exemple de condamnations pour fraude, corruption, blanchiment de capitaux ou en raison de violations graves de dispositions contractuelles à l'occasion de relations antérieures avec une institution.

b) Comme dans le règlement financier, ce titre définit d'abord son champ d'application, puis les principes généraux et procédures applicables à tous les marchés publics (chapitre I) avant d'énoncer les dispositions applicables aux institutions agissant pour leur propre compte, en particulier en matière de seuils et délais de procédure (chapitre II). Le cas particulier des marchés concernant les actions extérieures est traité pour ses dispositions dérogatoires dans le titre III de la deuxième partie.

c) Par ailleurs, les principes directeurs que constituent la transparence ou la non-discrimination et l'égalité de traitement entre soumissionnaires ou candidats s'appliquent également pour les marchés situés en-deçà ou en dehors du champ des directives, tels les marchés immobiliers. Les modalités d'exécution institutionnalisent ainsi la procédure d'appel à manifestation d'intérêt pour les marchés d'une valeur supérieure ou égale à 50 000 euros et une certaine forme de publicité ex post pour tous les marchés des institutions, outre l'information obligatoire des opérateurs économiques ayant participé à une procédure de passation de marché particulière. Elles clarifient en outre le rôle et la responsabilité des ordonnateurs en tant que pouvoirs adjudicataires, au regard notamment des commissions d'évaluation des offres et demandes de participation, dont l'avis est consultatif.

d) Les modalités d'exécution intègrent aussi des facilités de gestion, tels les contrats-cadres, dont le statut juridique était jusqu'à présent incertain. En matière de passation électronique des marchés, les ouvertures sont en revanche faibles, sauf en matière de publicité de transmission des demandes de participation ou de mise à disposition des documents d'appel à la concurrence, dans l'attente de l'adoption de la directive consolidée susmentionnée. Des travaux sont néanmoins en cours au sein de la Commission pour étudier les possibilités nouvelles offertes par les moyens de communication électronique. La bonne gestion financière justifie par ailleurs le développement d'outils comme les garanties financières, destinés à protéger les intérêts financiers des Communautés, tant au stade du dépôt des offres que du versement de préfinancements et en plus encore au titre de garantie de bonne fin. La durée de ces garanties, fournies de préférence par des établissements bancaires ou financiers, doit être suffisamment longue pour qu'elles puissent être actionnées ; elles sont libérées, selon les cas, dès :

- l'attribution du marché,

- la consolidation des préfinancements dans des paiements intermédiaires,

- l'exécution de l'objet du marché, conformément aux termes du contrat.

Enfin, dans le contexte général de responsabilisation des ordonnateurs, les modalités d'exécution confirment la suppression de la Commission Consultative des Achats et des Marchés (CCAM) en tant qu'instance de contrôle ex ante des actes d'exécution budgétaire.

D. 2. Subventions

Les subventions sont progressivement devenues un instrument d'intervention important des Communautés, tant à l'intérieur du territoire de l'Union qu'à l'extérieur. Le règlement financier et ses modalités d'exécution ne contenaient pourtant pas de dispositions spécifiques relatives à l'octroi de subventions jusqu'à présent. Celles-ci se sont, de ce fait, développées sans cadre normatif précis, malgré l'élaboration par la Commission en 1998 d'un vade-mecum [1] à l'usage des services.

[1] Vade-mecum sur la gestion des subventions, du 14 juillet 1998.

La refonte du règlement financier et de ses modalités d'exécution fournit l'occasion de porter remède à ces faiblesses, par la constitution d'un titre spécifique concernant les subventions.

Ce titre vise à établir les modalités de mise en oeuvre des principes d'octroi, de contrôle et de paiement des subventions, ainsi que des exceptions et instruments de flexibilité indispensables pour une bonne gestion des fonds communautaires, tels qu'ils sont énoncés dans le règlement financier :

a) principes de transparence et d'égalité de traitement, via :

- la programmation annuelle des travaux et le recours à des appels à propositions, sauf en matière d'urgence, notamment humanitaire, ou dans des situations de monopole dûment justifiées,

- la publication des subventions versées, sauf en cas de risque pour la sécurité des bénéficiaires ou les intérêts commerciaux d'entreprise,

- le caractère collectif des évaluations, en clarifiant toutefois le rôle et la responsabilité des ordonnateurs au regard notamment des commissions d'évaluation, dont l'avis est consultatif,

- la motivation des décisions d'attribution et l'information obligatoire des demandeurs ayant répondu à un appel à propositions ;

b) affirmation des principes de non-cumul, de non profit et de cofinancement obligatoire, par souci de bonne gestion financière ; les modalités d'exécution introduisent toutefois une flexibilité essentielle pour éviter de trop grandes lourdeurs de gestion, à savoir la possibilité de glisser pour partie, voire en totalité, d'une logique de remboursement de coûts réels à une approche de prise en charge forfaitaire partielle d'une action, plus axée sur les résultats au regard des objectifs communautaires que sur la vérification approfondie des états financiers au regard des prévisions initiales. Il est de plus prévu d'assouplir les exigences de cofinancements externes en autorisant les ordonnateurs à accepter les apports en nature ;

c) affirmation du principe de non rétroactivité, sous réserve d'une flexibilité indispensable, par exemple en matière d'aide humanitaire ;

d) imposition des mêmes critères d'exclusion que pour les marchés, en particulier en cas de fraude ou corruption, au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés.

Les modalités d'exécution apportent enfin les précisions indispensables quant au déroulement de la procédure d'octroi de subventions et quant aux outils de bonne gestion financière que constituent :

a) les conventions de subventions, le cas échéant dans le cadre d'un partenariat inscrit dans la durée,

b) l'exigence d'audits externes des comptes pour les subventions les plus importantes, afin de renforcer la capacité de la Commission en termes d'analyse préalable de la viabilité financière des bénéficiaires potentiels et de vérification des états financiers après la réalisation des actions ou programmes de travail agréés,

c) les garanties exigibles en matière de préfinancements, afin de prévenir la Commission contre les lourdeurs d'un recouvrement final si le budget de l'action est moindre qu'initialement prévu, voire contre les risques liés à la défaillance du bénéficiaire.

E. Comptabilité et reddition des comptes (Première partie, titre VII du projet)

A l'occasion de la refonte du règlement financier, la transparence des informations économiques et financières que les Communautés produisent tant à l'intention des instances de contrôle qu'à celle du public est renforcée, de façon à ce que toutes les informations relatives à l'utilisation des fonds publics et à la situation patrimoniale des institutions soient disponibles d'une manière claire et compréhensible.

Ceci suppose que l'information comptable qui sous-tend les comptes des Communautés soit établie en appliquant des méthodes comptables internationalement reconnues, que toutes les institutions et organismes chargés de présenter des comptes qui seront consolidés par la Commission utilisent les mêmes méthodes et que la composition et la structure des états financiers et des états sur l'exécution du budget soient pertinentes en fonction des destinataires.

Cette harmonisation est assurée par le comptable de la Commission. Tels sont les principes sur lesquels s'appuient le projet de modalités d'exécution. A cet égard, il appartient aux modalités d'exécution de définir, par référence aux principes comptables généralement admis, les principes qui sous-entendent l'établissement des états financiers :

- la continuité des activités, qui exige qu'en règle générale les comptes soient présentés dans une perspective de permanence ;

- le principe de prudence, qui impose de ne pas surestimer l'actif et de ne pas sous-estimer le passif ;

- les principes de la permanence des méthodes comptables et de la comparabilité des informations, qui conduisent à appliquer les mêmes règles quel que soit le domaine et à ne pas les modifier d'un exercice sur l'autre, sauf exception dûment justifiée ;

- le principe selon lequel les informations présentées doivent être sincères, exhaustives, pertinentes et compréhensibles de manière à fournir au lecteur une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'exercice.

Les modalités d'exécution définissent également les principes d'importance relative, de non-compensation, de comptabilité d'exercice et de prééminence de la réalité sur l'apparence.

Les modalités d'exécution complètent ces principes par des règles sur l'évaluation des éléments d'actif et de passif et par le principe selon lequel des provisions peuvent être constituées.

C'est également aux modalités d'exécution qu'il revient de préciser le contenu et la présentation de chacun des documents qui composent les états financiers. Il s'agit, pour les états financiers, du bilan et du compte de résultat économique, du tableau des flux de trésorerie, de l'état de variation des capitaux propres et de leur annexe. S'agissant des états sur l'exécution budgétaire, ils sont composés du compte de résultat de l'exécution budgétaire et d'une annexe.

Des dispositions des modalités d'exécution encadrent enfin l'inventaire des immobilisations et la procédure applicable en cas de revente des biens inscrits à l'inventaire.

Quant aux méthodes comptables, les techniques seront différentes en fonction de l'information qu'elles visent à fournir.

En revanche, la comptabilité générale qui enregistre les opérations en vue de l'établissement du bilan des Communautés est une comptabilité d'exercice ("accrual accounting") dont les modalités d'exécution détaillent les procédures en termes d'organisation comptable, de contenu des livres comptables, de plan comptable, d'enregistrement puis de vérification des opérations. Il convient en particulier de souligner le principe selon lequel tout enregistrement comptable doit, pour des raisons de traçabilité, préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée et les références de la pièce justificative s'y rapportant.

F. Actions extérieures (Deuxième partie, titre IV du projet)

L'article 162 du règlement financier prévoit que les dispositions de ses première et troisième parties s'appliquent intégralement aux actions extérieures sous réserve des dérogations prévues au titre spécifique "actions extérieures" de la deuxième partie.

Les modalités d'exécution visent donc à prendre en compte via des dispositions dérogatoires les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions.

a) En particulier, pour ce qui concerne les passations des marchés, les modalités d'exécution visent à mettre en oeuvre l'article 167 du règlement financier. Cet article permet de prévoir, dans les modalités d'exécution, des dispositions spécifiques uniquement pour les seuils et modalités de passation des marchés extérieurs. Dès lors, il y a lieu de préciser ces dispositions spécifiques portant sur des seuils différents ainsi que certaines modalités opérationnelles de passation des marchés (notamment publications et délais) adaptées aux actions extérieurs. Ces règles tiennent compte des pratiques spécifiques dans le domaine des marchés extérieurs reprises dans le manuel d'instructions adopté par la Commission en 1999 [2]. Suite à l'encadrement réglementaire nouveau introduit par le règlement financier refondu et les présentes modalités d'exécution, le manuel d'instructions en question sera adapté pour s'y aligner.

[2] Décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadres des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures (SEC(1999)1801).

b) Dans le domaine des subventions, l'article 169 du règlement financier prévoit, pour le seul domaine des actions extérieures, la possibilité de déroger à l'obligation de cofinancement, en disposant qu'une action peut être financée intégralement par le budget si cela est indispensable à sa réalisation.

Les modalités d'exécution (article 251) énumèrent les types d'actions pour lesquelles l'expérience a montré que la recherche d'un cofinancement est extrêmement difficile, voire impossible, compte tenu de leur nature et présente, dans un souci de bonne gestion, une liste limitative.

Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droit fondamentaux des populations.

Sont également susceptibles de faire l'objet d'un financement intégral, les actions résultant de la mise en oeuvre des conventions de financement avec les pays tiers ou les actions avec des organisations internationales.

G. Autres questions

G. 1 Fonds structurels (Deuxième Partie, titre I)

Les réglementations sectorielles concernant les actions structurelles et de cohésion contiennent des dispositions financières qui introduisent des règles spécifiques par rapport au régime général établi par le règlement financier. Il en est ainsi en particulier en ce qui concerne les reversements d'acomptes, qui font l'objet d'une disposition dans les modalités d'exécution.

G. 2. Agences

Les modalités d'exécution énumèrent les organismes visés à l'article 185 du règlement financier auxquels s'appliquent de manière obligatoire le règlement financier cadre des agences, l'octroi de la décharge par le Parlement, la compétence de l'auditeur interne de la Commission et les normes comptables fixées par le comptable de la Commission.

G. 3. Offices européens (Deuxième partie, titre IV)

Un nouveau titre encadre les modalités de fonctionnement d'offices existants comme l'OPOCE ou en création, comme l'office de recrutement.

G. 4. Troisième partie

La troisième partie (« dispositions transitoires et finales ») comporte une disposition finale relative à la mise à jour régulière, essentiellement par voie d'indexation sur l'inflation constatée dans l'Union européenne, des différents seuils et montants prévus au règlement portant modalités d'exécution du règlement financier.

Projet de

RÈGLEMENT DE LA COMMISSION

du

portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu le règlement (CE) n° ...du Conseil du ... portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [3], et notamment son article 183,

[3] JO L du , p. .

après consultation du Parlement européen, du Conseil, de la Cour de justice des Communautés européennes, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions, du médiateur et du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

(1) Les dispositions du règlement (CE) n° ... (ci-après : "le règlement financier") ont été simplifiées pour les limiter aux principes et définitions essentiels relatifs à l'établissement, l'exécution et le contrôle du budget général des Communautés européennes (ci-après : "le budget") ;

(2) Les présentes modalités d'exécution doivent dès lors non seulement compléter le règlement financier sur les dispositions de celui-ci qui renvoient expressément à des modalités d'exécution mais également sur les dispositions dont l'application requiert la définition préalable de mesures d'application ;

(3) Il importe, pour assurer la conformité de la réglementation sectorielle avec les principes budgétaires définis par le règlement financier, de recenser tous les actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget et de prévoir que cet inventaire sera établi par la Commission et transmis à l'autorité budgétaire ;

(4) Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d'unité, l'obligation d'identification des intérêts sur préfinancements à reverser au budget impose d'identifier les préfinancements restant la propriété des Communautés. Ces préfinancements restent la propriété de l'institution sauf s'il en est prévu autrement dans l'acte de base et sauf s'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'un marché ou versés au personnel ou aux États membres. Cette règle doit être précisée selon les différents types de gestion (centralisée directe et indirecte et partagée). Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe puisque dans ce cas les fonds communautaires sont confondus avec les fonds de l'organisation internationale. Les préfinancements qui restent la propriété de l'institution sont comptabilisés à l'actif du bilan de l'institution en fonction des possibilités techniques et, au plus tard, au titre de l'exercice 2005 et lorsqu'ils produisent des intérêts, les intérêts sont versés au budget comme recettes diverses ;

(5) S'agissant du principe d'annualité il convient que soit clarifiée la notion de crédits de l'exercice ainsi que la notion d'étapes préparatoires à l'acte d'engagement qui, lorsqu'elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d'engagement qui devront être utilisés avant le 31 mars de l'exercice suivant ;

(6) S'agissant du principe d'unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité ;

(7) S'agissant des dérogations au principe d'universalité, il importe de préciser, d'une part, le traitement budgétaire à appliquer à certaines recettes affectées, en particulier les contributions d'États membres ou de pays tiers à certains programmes communautaires et, d'autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes ;

(8) S'agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédit que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie et d'assurer la pleine information de l'autorité budgétaire par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent être soumises à celle-ci ;

(9) S'agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d'identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et actions, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative ;

(10) En matière d'établissement et de présentation du budget, il importe de préciser le contenu de l'introduction générale du budget, des documents de travail devant être produits à l'appui du budget et des commentaires budgétaires pour assurer la pleine information de l'autorité budgétaire. Dans le cadre de la nouvelle présentation du budget par activités (EBA), la définition et la classification des crédits administratifs sont en outre précisées ;

(11) En matière d'exécution du budget, il convient d'abord de clarifier les formes que peut revêtir un acte de base dans le domaine communautaire et dans les deux autres piliers de l'Union européenne. Il convient également de fixer les montants maximum des crédits qui peuvent être exécutés sans acte de base préalable au titre des actions préparatoires et des projets pilotes ainsi que la liste des dispositions des traités qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques.

(12) Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d'intérêts, ainsi que la procédure à suivre dans ce cas ;

(13) S'agissant des différents modes d'exécution du budget, il y a lieu de préciser que lorsque la Commission n'exécute pas directement le budget dans ses services, elle doit s'assurer au préalable que les entités auxquelles elle envisage de confier des tâches d'exécution disposent de procédures de gestion et systèmes de contrôle et de comptabilité adéquats et pertinents au regard des exigences de la bonne gestion financière ;

(14) En ce qui concerne la gestion centralisée indirecte, c'est-à-dire déléguée par la Commission soit à des agences exécutives ou à des organismes de droit communautaire, soit à des organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, il convient en outre de préciser l'encadrement et les modalités de mise en oeuvre, par voie d'acte de délégation ou de convention, de cette délégation. Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, doivent se voir reconnaître la qualité d'ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget communautaire. Les organismes nationaux, dans la mesure où ils sont amenés à effectuer des actes d'exécution budgétaire, doivent offrir des garanties financières suffisantes et être choisis de manière transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité justifiant le choix de la gestion déléguée à un tel organisme. La Commission demande l'avis du comité compétent, selon l'acte de base pour l'exécution des crédits concernés, avant de procéder à la mise en oeuvre de la délégation à des organismes nationaux. Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles doivent être sélectionnés selon les procédures de passation des marchés publics ;

(15) En ce qui concerne la gestion partagée avec des États membres ou décentralisée avec des pays tiers, il importe de préciser les étapes et les objectifs de la procédure d'apurement des comptes sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels pertinents ;

(16) En ce qui concerne enfin la gestion conjointe, il convient de préciser que dans le cas d'une telle gestion la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense n'est pas identifiée et il y a lieu d'identifier les organisations internationales éligibles à ce type de gestion ;

(17) En ce qui concerne le rôle des acteurs, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter doivent donc être définis. L'internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d'initiation et de vérification des opérations d'exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il convient ensuite de pouvoir rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d'un rapport annuel à l'institution qui devra notamment intégrer les résultats des vérifications ex post ; la conservation des pièces justificatives afférentes aux opérations menées doit également être organisée. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l'objet d'un rapport particulier à l'institution et d'une transmission à l'autorité de décharge ;

(18) Dans la perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables, à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable sont également précisées ;

(19) Les conditions de recours à des régies d'avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, sont encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, sont précisées ;

(20) Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents desdites communautés. Une nouvelle instance spécialisée doit toutefois être instituée, dans des conditions propres à chaque institution, afin de caractériser l'existence d'une irrégularité de nature financière. Les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d'une instruction et être ainsi déchargé de sa responsabilité sont en outre précisées ;

(21) En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 du Conseil du 22 mai 2000 portant application de la décision 94/728/CE, Euratom relative au système des ressources propres des Communautés [4], il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure : établissement de la prévision de créance puis de l'ordre de recouvrement et envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et enfin décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière. Le rôle du comptable dans l'encaissement des recettes et l'octroi possible de délais de paiement doit être également précisé ;

[4] JO L 130 du 31.05.2000, p.1-12.

(22) En matière de dépenses, il importe d'abord de définir l'articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes. La distinction entre engagement global et individuel dépend du degré d'identification des bénéficiaires et montants en cause. Les engagements provisionnels sont pour leur part réservés aux dépenses administratives courantes et aux dépenses du FEOGA. Afin de limiter le montant des engagements dormants, il est prévu de dégager les crédits correspondant à des engagements qui n'ont donné lieu à aucun paiement pendant trois ans ;

(23) Il convient ensuite de clarifier l'articulation entre les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l'apposition du bon à payer, et lors de l'ordonnancement des paiements par la vérification de l'acquit libératoire dont cet acteur est désormais seul responsable. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d'indiquer les règles d'apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires. Enfin, les délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement doivent être précisés ;

(24) En matière d'audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l'auditeur et de garantir son indépendance au sein de l'institution qui l'a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux ;

(25) En matière de marchés publics, le choix a été fait de transposer les directives 92/50/CEE, 93/36/CEE et 93/37/CEE du Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, modifiées par la directive 97/52/CEE du Parlement européen et du Conseil du 13 octobre 1997 modifiant les directives 92/50/CE, 93/36/CEE et 93/37/CEE portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services, des marchés publics de fournitures et des marchés publics de travaux respectivement [5]. Ceci suppose tout d'abord de définir les différents types de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et des modalités d'attribution possibles, les modalités d'accès aux documents d'appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les différents seuils applicables et les modalités d'estimation de la valeur des marchés à passer ;

[5] JO L 209 du 24.07.1992, p.1-24 ; JO L 199 du 9.08.1993, p.1-53 ; JO L 111 du 30.04.1994, p.115 et JO L 328 du 28.11.1997, p.1-59.

(26) Dans le souci de la transparence du processus et de l'égalité de traitement entre candidats, mais aussi de la pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, la procédure d'ouverture, puis d'évaluation des demandes de participation et des offres est ensuite déclinée, de la nomination d'une commission jusqu'à la décision d'attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur. Les garanties financières exigibles au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés sont également spécifiées ;

(27) Enfin les pouvoirs de sanction administrative des pouvoirs adjudicateurs sont délimités afin de garantir le caractère proportionné et dissuasif de la sanction, ainsi qu'une égalité de traitement entre les différentes institutions et entre services ;

(28) Le champ d'application du titre sur les subventions doit lui aussi être précisé, au regard notamment des différents modes d'exécution du budget, mais aussi du type d'action ou d'organisme d'intérêt général européen pouvant être subventionné. Les caractéristiques du programme de travail annuel et des appels à proposition sont précisées, de même que les exceptions possibles sur ce point et en matière de rétroactivité, en particulier dans les domaines de l'aide humanitaire et de la gestion des situations de crise, dont les contraintes sont très particulières ;

(29) Toujours au regard des exigences de transparence, d'égalité de traitement des demandeurs et de responsabilisation des ordonnateurs, la procédure d'attribution est déclinée, de la demande de subvention à son évaluation, par une commission, au vu de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés, avant que l'ordonnateur ne prenne sa décision finale, proprement documentée ;

(30) La bonne gestion financière impose ensuite que la Commission s'entoure de garanties, au stade des demandes de subvention par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes, puis lors du versement de préfinancements par l'exigence de garanties financières préalables et enfin, au stade du paiement final, par la production d'audits financiers pour les demandes les plus risquées. La bonne gestion et le contrôle des principes de non-profit et de cofinancement supposent en outre d'encadrer les possibilités de recours à des paiements forfaitaires. Enfin, la bonne gestion des deniers communautaires nécessite le respect, par les bénéficiaires de subventions eux-mêmes, des principes de transparence et d'égalité de traitement des contractants potentiels, ainsi que d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse en cas de sous-traitance partielle de l'action ;

(31) Enfin les pouvoirs de sanction en la matière sont alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics ;

(32) En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir chacun des principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis, à l'exception du principe de la comptabilité d'exercice qui, compte tenu de son importance et de son caractère novateur, est défini dans le règlement financier. Il convient également de préciser les conditions nécessaires pour qu'une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d'évaluation des éléments d'actif et de passif et de constitution des provisions ;

(33) Il importe de préciser que les comptes des institutions sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière et de préciser le contenu et la présentation des éléments qui composent, d'une part, les états financiers (bilan, compte de résultat économique, tableau des flux de trésorerie, annexe) et, d'autre part, les états sur l'exécution budgétaire (compte de résultat de l'exécution budgétaire et son annexe) ;

(34) En matière de comptabilité, il convient de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l'organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité ;

(35) En ce qui concerne la tenue de la comptabilité , il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d'inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l'enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, doivent être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire doit également être précisé ;

(36) Enfin, les règles relatives à l'inventaire des biens immobilisés sont définies et les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine sont clarifiées, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l'inventaire ;

(37) En matière de fonds structurels, il convient de préciser que le remboursement des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pour effet ni le dégagement des crédits correspondants ni la réduction de la participation des fonds à cette intervention ;

(38) La typologie des actions, directes et indirectes, pouvant être financées dans le domaine de la recherche doit être précisée ;

(39) En matière d'actions extérieures, les modalités d'exécution, comme le règlement financier lui-même, visent à introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions ;

(40) Pour ce qui concerne la passation des marchés, les présentes modalités d'exécution reprennent la substance des dispositions de la décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadre des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures [6] avec pour effet de prévoir des règles de marchés qui se distinguent du droit commun notamment par des seuils différents ainsi que des modalités de gestion adaptées aux actions extérieures ;

[6] (SEC(1999)1801).

(41) Dans le domaine des subventions, les présentes modalités d'exécution énumèrent les types d'actions pour lesquelles il est possible de déroger à l'obligation de cofinancement visée à l'article 109 du règlement financier. Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations ;

(42) Afin de garantir la bonne gestion des crédits communautaires, il importe également de préciser les conditions préalables et l'encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d'avances ;

(43) Les dispositions du règlement financier relatives aux offices européens doivent être précisées par des règles spécifiques à l'Office des publications officielles des Communautés européennes et par des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il convient également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission ;

(44) En ce qui concerne les crédits administratifs, chaque institution doit informer l'autorité budgétaire des opérations immobilières significatives en cours, c'est-à-dire celles impliquant un accroissement du parc immobilier ;

(45) Il convient d'identifier les organismes susceptibles de recevoir des subventions du budget et devant faire l'objet d'un encadrement réglementaire dans les conditions prévues à l'article 185 du règlement financier ;

(46) Il importe de mettre à jour régulièrement les différents seuils et montants visés dans le présent règlement, par voie d'une indexation sur l'inflation constatée dans la Communauté, sauf pour les seuils applicables en matière de marchés publics ;

(47) Il convient dès lors d'abroger le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3419/93 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 [7], modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001 [8] ;

[7] JO L 315 du 16.12.1993, p.1.

[8] JO L 228 du 24.08.2001, p.8.

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I OBJET

Article premier Objet (Article 1 du règlement financier)

Le présent règlement définit les modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier [...]/2002 (ci-après "règlement financier") qui spécifie les règles relatives à l'établissement et à l'exécution du budget général des Communautés européennes, ci-après dénommé "budget".

Les institutions visées par le présent règlement sont les institutions au sens de l'article 1, alinéa 2, du règlement financier.

Article 2 Inventaire des actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget. (Article 2 du règlement financier)

La Commission tient un inventaire des actes mentionnés à l'article 2 du règlement financier. Elle met cet inventaire à jour chaque année et en informe l'autorité budgétaire.

TITRE II LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1 PRINCIPES D'UNITÉ ET DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE

Article 3 Champ des préfinancements propriété des institutions (Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements au sens de l'article 102, restent la propriété de l'institution, sauf s'il en est prévu autrement dans l'acte de base. Les préfinancements versés en exécution d'un marché au sens de l'article 88 du règlement financier, au personnel ou aux États membres ou au titre des instruments agricoles et structurels de préadhésion ne sont pas concernés par la présente disposition.

Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe au sens de l'article 53 du règlement financier.

2. Dans les cas de la gestion centralisée directe au sens de l'article 53 du règlement financier impliquant des partenaires multiples, la règle visée au paragraphe 1 s'applique uniquement au contractant principal.

3. Dans les cas de la gestion décentralisée, ainsi que dans le cas de la gestion centralisée indirecte au sens de l'article 53 du règlement financier, la règle visée au paragraphe 1 s'applique uniquement à l'entité qui reçoit directement les préfinancements versés par la Commission.

4. La règle visée au paragraphe 1 s'applique aux préfinancements décidés après l'entrée en vigueur du présent règlement, au titre de contrats ou conventions.

Article 4 Budgétisation des intérêts produits par les fonds communautaires (Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements qui restent la propriété de l'institution conformément à l'article 3 sont comptabilisés à l'actif du bilan de l'institution. Lorsque ces mêmes préfinancements produisent des intérêts ou avantages équivalents, ceux-ci sont versés au budget comme recettes diverses.

2. Les ordonnateurs fournissent au comptable les indications qui lui permettent d'identifier les préfinancements qui restent la propriété de l'institution conformément à l'article 3. Ils veillent, dans les contrats et conventions conclus avec les bénéficiaires, à ce que :

a) ces préfinancements soient versés sur des comptes permettant l'identification des fonds versés par les Communautés, et

b) à ce que les bénéficiaires notifient à l'ordonnateur compétent le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ces fonds au moins une fois par an si ces intérêts représentent des montants significatifs et en tout cas lors de la demande de paiement intermédiaire et de solde.

3. Conformément aux dispositions du titre IV, Chapitre 5, l'ordonnateur compétent établit, dès le versement du préfinancement, une prévision de créances portant sur les intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ce préfinancement.

L'ordonnateur compétent établit un ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts visé au paragraphe 1 conformément aux échéances visées au paragraphe 2, point b).

4. Lorsqu'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'une même ligne budgétaire, en application d'un même acte de base et à des bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une même procédure d'attribution, l'ordonnateur peut établir une prévision de créance commune pour plusieurs débiteurs.

CHAPITRE 2 PRINCIPE D'ANNUALITÉ

Article 5 Crédits de l'exercice (Article 8, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d'engagement et de paiement inscrits au budget de l'exercice et devant être utilisés au cours de cet exercice sont composés des crédits autorisés pour l'exercice. Sont autorisés pour l'exercice :

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif ;

b) les crédits reportés ;

c) les reconstitutions de crédits ;

d) les crédits provenant des remboursements des acomptes conformément à l'article 229 ;

e) les crédits ouverts suite à la perception des recettes affectées.

Article 6 Reports de crédits (Article 9, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d'engagement visés à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n'ont pu être effectués avant le 31 décembre de l'exercice pour des raisons non imputables à l'ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d'estimer que l'engagement pourra être effectué avant le 31 mars de l'année suivante.

2. Les étapes préparatoires visées à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l'exercice en vue d'un report sur l'exercice suivant sont en particulier :

a) pour les engagements globaux au sens de l'article 88, l'adoption d'une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d'adopter cette décision ;

b) pour les engagements individuels au sens de l'article 88, la préparation à un stade avancé des contrats ou conventions. Ce stade d'avancement des contrats ou subventions implique la clôture de la phase de sélection des contractants ou bénéficiaires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l'exercice suivant sont automatiquement annulés.

4. Les crédits reportés au titre de l'article 9, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu'au 31 décembre de l'exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE D'UNITÉ DE COMPTE

Article 7 Taux de conversion entre l'euro et une autre monnaie (Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, la conversion entre l'euro et une autre devise est effectuée à l'aide du taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C.

2. A défaut de taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes pour la monnaie concernée, la Commission utilise le taux comptable visé au paragraphe 3.

3. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 132 à 137 du règlement financier, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux comptable mensuel de l'euro. Ce taux comptable est établi par la Commission à l'aide de toute source d'information qu'elle juge fiable sur la base du cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

Article 8 Cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et d'autres monnaies (Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, le cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et une autre monnaie est celui du jour de l'établissement de l'ordre de paiement ou de l'ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d'avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser.

3. Dans le cas des régies d'avances en monnaies nationales visées à l'article 16 du règlement financier, le cours à utiliser est celui du jour de la régularisation de la régie.

4. Pour les dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section garantie, le cours à utiliser pour le mois "n" au titre duquel ces dépenses ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n°296/96 de la Commission [9] est celui du 10 du mois "n+1" ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.

[9] JO L39 du 17.02.1996, p.5-8.

Ce cours est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux articles 4 et 5 du règlement CE n°296/96.

Article 9 Conversion en euros des dépenses engagées en fin d'exercice budgétaire (Article 16 du règlement financier)

Les cours de l'euro de décembre sont retenus pour le calcul des obligations restant à payer à la clôture de l'exercice.

Article 10 Information relative aux transferts de trésorerie effectués par la Commission entre les différentes monnaies (Article 16 du règlement financier)

La Commission transmet trimestriellement aux États membres un relevé des transferts effectués entre les différentes monnaies.

CHAPITRE 4 (CHAPITRE 5 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE D'UNIVERSALITÉ

Article 11 Contributions des États membres à des programmes de recherche (Article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier)

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l'article 5 du règlement (CE) n° 1150/2000, sont versées :

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l'exercice en cours,

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l'exercice en cours.

2. Lorsque le budget n'est pas arrêté définitivement avant le début de l'exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l'exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours qui suivent l'appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE) n°1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ce même règlement.

Article 12 Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes communautaires (Article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier)

1. La structure d'accueil budgétaire pour les participations des États AELE à certains programmes communautaires est la suivante :

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l'exercice considéré. Le montant prévu est indiqué dans les commentaires budgétaires ;

b) dans l'état des dépenses :

i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent fait ressortir "pour information" le montant de la participation prévue,

ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l'ensemble des lignes relatives aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent.

Cette annexe représente et complète la structure d'accueil pour l'ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l'exécution des dépenses.

2. En vertu de l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu'ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l'EEE en conformité avec l'article 1er, paragraphe 5 du protocole 32 annexé à l'accord susmentionné, donnent lieu à l'ouverture intégrale, dès le début de l'exercice, tant des crédits pour engagements que des crédits pour paiements correspondants.

3. Si, au cours de l'exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l'exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le "rapport de proportionnalité" prévu à l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, la Commission est autorisée à assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d'un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année l'autorité budgétaire des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l'exercice suivant.

4. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d'assurer le suivi séparé de l'utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l'article 131, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l'état d'exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu'en dépenses.

Article 13 Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs (Article 18, paragraphe 1, point b) du règlement financier)

La structure d'accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du Règlement (CE) n° 1467/97 du Conseil [10] est la suivante :

[10] Règlement (CE) n° 1467/1997 du Conseil du 7 juillet 1997 visant à accélérer et à clarifier la mise en oeuvre de la procédure concernant les déficits excessifs (JOCE L 209 du 02/08/1997, p.6-11).

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants ;

b) parallèlement, et sans préjudice de l'article 74 du règlement financier, l'inscription de ces montants à l'état des recettes donne lieu à l'ouverture, dans une ligne à l'état des dépenses, de crédits d'engagement et de paiement. Ces crédits sont exécutés conformément à l'article 17 du règlement précité.

Article 14 Ordonnancement pour le net (Article 20, paragraphe 1, du règlement financier)

En application de l'article 20 du règlement financier, peuvent être déduites du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net :

a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés ;

b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de contraction à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature au profit du même bénéficiaire effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé et selon le même type de paiement au sens de l'article 81 du règlement financier.

Les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement ne sont pas inscrits en recettes des Communautés.

Article 15 Comptes "Charges fiscales à recouvrer" (Article 20, paragraphe 2, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par les Communautés en application de l'article 20, paragraphe 2 du règlement financier sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5 (CHAPITRE 6 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE SPÉCIALITÉ

Article 16 Règles de virements (Article 23 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement.

2. Pour la limite visée à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier, il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Article 17 Dépenses administratives (Article 23 du règlement financier)

Les dépenses visées à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l'article 26.

Article 18 Justification des demandes de virements de crédits (Articles 22 et 23 du règlement financier)

Les propositions de virement et toutes les informations destinées à l'autorité budgétaire relatives aux virements effectués conformément aux articles 22 et 23 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 19 Justification des demandes de virements depuis la réserve d'aide d'urgence (Article 26 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l'utilisation de la réserve d'aide d'urgence visée à l'article 26, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître :

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l'exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu'à la fin de l'exercice ;

b) pour l'ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l'exécution des crédits jusqu'à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, accompagnées d'une comparaison avec les prévisions initiales ;

c) l'examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6 (CHAPITRE 7 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE BONNE GESTION FINANCIÈRE

Article 20 Évaluation (Article 27 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d'action occasionnant des dépenses ou une diminution des recettes pour le budget fait l'objet d'une évaluation ex ante. Celle-ci identifie :

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme ;

b) les objectifs à atteindre ;

c) les résultats escomptés et les indicateurs nécessaires à leur évaluation ;

d) la valeur ajoutée de l'intervention communautaire ;

e) les risques, y compris de fraude, liés aux propositions et les options alternatives ouvertes ;

f) les leçons tirées d'expériences similaires déjà conduites ;

g) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité ;

h) et le système de suivi à établir.

2. Tout programme ou action fait ensuite l'objet d'une évaluation intermédiaire et/ou ex post en termes de ressources humaines et financières affectées et de résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes :

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d'un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l'interruption de ce programme ;

b) les actions financées sur une base annuelle font l'objet d'une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans. Cette obligation peut être aussi remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l'action.

Article 21 Fiche financière (Article 28 du règlement financier)

1. Toute proposition d'acte soumise au législateur et susceptible d'avoir une incidence budgétaire, y compris une incidence sur le nombre des emplois, comporte une fiche financière.

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l'appréciation par le législateur de la nécessité d'une intervention de la Communauté. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d'autres instruments financiers.

Lorsqu'il s'agit d'actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l'échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs ainsi qu'une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

2. Afin de prévenir les risques de fraude et d'irrégularités susceptibles de porter préjudice à la protection des intérêts financiers des Communautés, la fiche financière fait état des informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.

CHAPITRE 7 (CHAPITRE 8 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE TRANSPARENCE

Article 22 Publication provisoire de la synthèse du budget (Article 29 du règlement financier)

Dans l'attente de la publication officielle et dans un délai de quatre semaines à compter de la date de l'arrêt définitif du budget, un résumé des chiffres du budget est publié, à l'initiative de la Commission, sur le site Internet des institutions.

TITRE III ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1 ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

Article 23 Introduction générale à l'avant-projet de budget (Article 33 du règlement financier)

La Commission établit l'introduction générale à l'avant-projet de budget.

Chacune des sections de l'avant-projet de budget est précédée d'une introduction établie par l'institution intéressée.

L'introduction générale comporte :

a) des tableaux financiers de l'ensemble du budget ;

b) en ce qui concerne les titres de la section de la Commission :

i) la définition des politiques justifiant les demandes de crédits, en tenant compte des principes et exigences visés aux articles 27 et 33, paragraphe 2, point d), du règlement financier,

ii) l'explication des variations de crédits d'un exercice à l'autre.

Article 24 Documents de travail à l'appui de l'avant-projet de budget (Articles 30 et 33 du règlement financier)

A l'appui de l'avant-projet de budget, la Commission produit comme documents de travail :

a) quant aux effectifs des institutions :

i) un exposé sur la politique du personnel permanent et temporaire ;

ii) pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place à la date de présentation de l'avant-projet du budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative ;

iii) en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant ces variations ;

iv) une ventilation des effectifs par domaine politique ;

b) un exposé détaillé sur la politique d'emprunts et de prêts ;

c) quant aux subventions destinées aux organismes visés à l'article 32 du règlement financier, un état prévisionnel des recettes et des dépenses précédé d'un exposé des motifs établi par les organismes intéressés et en ce qui concerne les écoles européennes, un état reprenant les recettes et les dépenses, précédé d'un exposé des motifs.

Article 25 Avant-projets de budgets rectificatifs (Article 37, paragraphe 1, du règlement financier)

Les avant-projets de budgets rectificatifs sont accompagnés de justifications et des informations sur l'exécution budgétaire de l'exercice précédent et de l'exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

CHAPITRE 2 STRUCTURE ET PRÉSENTATION DU BUDGET

Article 26 Crédits administratifs (Article 41 du règlement financier)

Les crédits administratifs font l'objet de rubriques séparées, par titre, en fonction notamment de la classification suivante :

a) dépenses relatives au personnel autorisé par le tableau des effectifs : à ces mentions correspondent un montant de crédits et un nombre de postes ;

b) dépenses relatives au personnel externe (dont les auxiliaires et intérimaires) et autres dépenses de gestion (dont les frais de représentation et de réunions) ;

c) dépenses relatives aux bâtiments et autres dépenses connexes, dont le nettoyage et l'entretien, les locations, les télécommunications, l'eau, le gaz et l'électricité ;

d) dépenses d'appui.

Les dépenses administratives de la Commission dont la nature est commune à tous les titres peuvent également être reprises dans un état synthétique séparé, suivant une classification par nature.

Article 27 Dépenses effectives du dernier exercice clos (Article 46, paragraphe 1 e), du règlement financier)

Pour l'établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante :

a) en engagements : engagements comptabilisés au cours de l'exercice sur les crédits de l'exercice tels que définis à l'article 5 ;

b) en paiements : paiements effectués au cours de l'exercice, c'est-à-dire dont l'ordre d'exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l'exercice tels que définis au même article.

Article 28 Commentaires budgétaires (Article 46, paragraphe 1, point 2, du règlement financier)

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants :

a) les références de l'acte de base, lorsqu'il existe,

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

TITRE IV EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 29 Formes que peuvent revêtir les actes de base (Article 49, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le domaine communautaire, un « acte de base » peut revêtir la forme d'un règlement, d'une directive ou d'une décision.

2. Dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, un « acte de base » peut revêtir l'une des formes mentionnées aux articles 13, paragraphe 2, 14, et 23, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

3. Dans le domaine de la coopération policière et judiciaire en matière pénale, un « acte de base » peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

Article 30 Montants maxima pour les projets pilotes et actions préparatoires (Article 49, paragraphe 2, points a) et b), du règlement financier)

1. Le montant total des crédits relatifs à des projets pilotes visés à l'article 49, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peut dépasser 32 millions d'euros par exercice.

2. Le montant total des crédits relatifs à des actions préparatoires nouvelles visées à l'article 49, paragraphe 2, point b), du règlement financier ne peut dépasser 30 millions d'euros par exercice budgétaire et le montant total des crédits effectivement engagés au titre des actions préparatoires ne peut excéder 75 millions d'euros.

Article 31 Compétences spécifiques de la Commission conformément aux Traités (Article 49, paragraphe 2, point c), du règlement financier)

1. Les articles du Traité CE qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants :

a) Article 138 (dialogue social) ;

b) Article 140 (études, avis, consultations en matière sociale) ;

c) Articles 143 et 145 (rapports spéciaux dans le domaine social) ;

d) Article 152, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé) ;

e) Article 155, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens) ;

f) Article 157, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle) ;

g) Article 159, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique et sociale) ;

h) Article 165, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique) ;

i) Article 173 (rapport en matière de recherche et développement technologique ;

j) Article 180, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement).

2. Les articles du Traité Euratom qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants :

a) Article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres)

b) Articles 77 et suivants (contrôle de sécurité)

3. Cette liste pourra éventuellement être complétée dans la présentation de l'avant-projet de budget avec l'indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 32 Définition du conflit d'intérêts (Article 52, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'acte susceptible d'être entaché par un conflit d'intérêts peut prendre notamment l'une des formes suivantes :

a) l'octroi à soi-même ou à autrui d'avantages directs ou indirects indus ;

b) le refus d'octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre ;

c) l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir les actes nécessaires.

2. L'autorité compétente visée à l'article 52 du règlement financier est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Il confirme par écrit s'il existe ou non un conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, il prend lui-même toute décision appropriée.

CHAPITRE 2 MODES D'EXÉCUTION

Section 1 Dispositions générales

Article 33 Contrôles préalables exercés par la Commission (Articles 53 et 56 du règlement financier)

1. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion partagée, décentralisée ou en gestion centralisée indirecte, elle s'assure, par un examen préalable, sur pièces et sur place, de l'existence, de la pertinence et du bon fonctionnement dans les entités auxquelles elle confie la gestion, en conformité avec les règles de la bonne gestion financière et, dans les cas de gestion décentralisée, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu :

a) des procédures mises en oeuvre ;

b) des systèmes de contrôle ;

c) des systèmes de comptabilité ;

d) des procédures de marchés et d'octroi de subventions.

2. La Commission procède aux réexamens nécessaires à l'occasion de tout changement substantiel de procédures ou de systèmes, afin de s'assurer que les conditions prévues au paragraphe 1 continuent d'être respectées.

3. Ces entités communiquent à la Commission dans un délai fixé les informations qu'elle leur demande et l'informent sans délai de toute modification substantielle de leurs procédures ou systèmes. La Commission précise ces obligations, selon les cas, dans les actes de délégation ou les conventions conclues avec ces entités.

4. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion conjointe, les accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées s'appliquent.

Section 2 Dispositions particulières

Article 34 Gestion centralisée directe (Article 53 du règlement financier)

Lorsque la Commission exécute le budget de manière centralisée directement dans ses services, les tâches d'exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 58 à 68 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 35 Exercice de la délégation à des agences exécutives (Articles 54, paragraphe 2, point a) et 55, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d'ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme communautaire dont la gestion leur a été confiée.

2. La délégation à l'agence exécutive est mise en oeuvre par le directeur de l'agence en application de l'article 55, paragraphe 2, du règlement financier.

3. L'acte de délégation de la Commission comprend les mêmes dispositions que celles visées à l'article 39, paragraphe 2. Il fait l'objet d'une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l'agence exécutive concernée.

Article 36 Éligibilité et conditions de délégation à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public (Article 54 paragraphe 2, point c), du règlement financier)

1. La Commission ne peut déléguer de tâches de puissance publique à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public que dans la mesure où ils sont régis par le droit des États membres de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen (EEE) ou des pays candidats à l'adhésion à l'Union Européenne, sauf si l'acte de base en dispose autrement.

2. La Commission s'assure que ces organismes ou entités présentent les garanties financières suffisantes, émanant de préférence d'une autorité publique, notamment en matière de récupération intégrale des montants dus à la Commission.

3. Lorsque la Commission envisage de confier des tâches de puissance publique, et notamment des tâches d'exécution budgétaire à un organisme visé à l'article 54, paragraphe 2, point c) du règlement financier, elle procède à une analyse du respect des principes d'économie, d'efficacité et d'efficience. Si cette analyse montre que la délégation s'avère celle qui répond aux besoins de la bonne gestion financière, elle demande l'avis du comité compétent prévu dans l'acte de base avant de procéder à sa mise en oeuvre, lequel pourra également s'exprimer sur l'application envisagée des critères de sélection.

Article 37 Désignation des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public (Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier)

1. Les organismes nationaux publics ou les entités de droit privé investis d'une mission de service public sont créés selon le droit de l'État membre ou du pays par lequel ils sont régis.

2. Le choix de ces organismes ou entités est effectué de manière objective et transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité, et correspond aux besoins d'exécution identifiés par la Commission. Ce choix ne peut aboutir à opérer de discrimination entre les différents États membres ou pays concernés.

3. Dans le cas d'une gestion par réseau impliquant la désignation d'au moins un organisme ou entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l'État membre ou le pays concerné, selon les dispositions des actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés, et selon les dispositions des actes de base.

Article 38 Respect des règles de passation de marchés (Article 57 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l'article 57, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, du règlement financier.

Article 39 Modalités de mise en oeuvre de la gestion centralisée indirecte (Article 54, paragraphe 2, points b) et c) du règlement financier)

1. Lorsque la Commission confie des tâches d'exécution à des agences, organismes ou entités en application des dispositions de l'article 54, paragraphe 2, points b) et c) du règlement financier, elle conclut une convention avec eux.

2. Cette convention comprend notamment, les dispositions suivantes :

a) la définition des tâches confiées ;

b) les conditions et les modalités de leur exécution, y compris les contrôles à mettre en oeuvre ;

c) les règles selon lesquelles il est rendu compte de cette exécution à la Commission ;

d) les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution ;

e) les modalités des contrôles exercées par la Commission ;

f) les conditions d'utilisation de comptes bancaires distincts, la destination et l'usage des intérêts générés ;

g) les dispositions assurant la visibilité de l'action communautaire notamment par rapport aux autres activités de l'organisme ;

h) l'engagement de s'abstenir de tout acte donnant lieu à conflit d'intérêts au sens de l'article 32.

3. Les agences, organismes ou entités visés au paragraphe 1 n'ont pas qualité d'ordonnateurs délégués.

Article 40 Procédures d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée (Article 53 paragraphe 5, du règlement financier)

1. La procédure d'apurement des comptes visée à l'article 53 paragraphe 5 du règlement financier vise à s'assurer que les dépenses effectuées par les États Membres dans le cadre de la gestion partagée ou par des pays tiers dans le cadre de la gestion décentralisée, et qui sont susceptibles d'être mises à charge du budget communautaire, l'ont été régulièrement et conformément à la réglementation communautaire applicable.

2. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels, la procédure d'apurement des comptes comprend :

a) la déclaration par les États membres ou les pays tiers des dépenses effectuées sous forme de comptes certifiés par un service ou un organe fonctionnellement indépendant des organismes ayant effectué les dépenses et disposant des compétences techniques nécessaires ;

b) le contrôle des comptes par la Commission, ainsi que des opérations sous-jacentes, sur pièces et, le cas échéant sur place, sans limitations ni restrictions, y compris auprès des bénéficiaires ;

c) la détermination par la Commission, dans le cadre de procédures contradictoires et avec notification aux États membres ou aux pays tiers, du montant des dépenses reconnues à charge du budget ;

d) le calcul de la correction financière résultant de la différence entre les dépenses déclarées et celles reconnues à charge du budget ;

e) le recouvrement ou reversement du solde résultant de la différence entre les dépenses reconnues et les montants financiers déjà versés aux États membres ou aux pays tiers ; le recouvrement est opéré par voie de compensation dans les conditions visées à l'article 80.

3. La procédure d'apurement des comptes décrite aux paragraphes 1 et 2 s'applique en fonction du degré de décentralisation convenu.

Article 41 Gestion conjointe (Articles 53 et 165 du règlement financier)

1. Les crédits mis en oeuvre dans le cadre de la gestion conjointe avec des organisations internationales, au sens des articles 53 et 165 du règlement financier, financent des actions dont la réalisation impose une mise en commun des ressources de plusieurs donateurs sans que l'affectation de la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense soit raisonnablement possible ou opportune.

2. Les organisations internationales visées au paragraphe 1 sont les suivantes :

a) les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci ;

b) le Comité international de la Croix Rouge (CICR) ;

c) la Fédération Internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge.

CHAPITRE 3 ACTEURS FINANCIERS

Section 1 Droits et obligations des acteurs financiers

Article 42 Droits et obligations des acteurs financiers (Article 58 du règlement financier)

Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l'accomplissement de sa mission ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Section 2 L'ordonnateur

Article 43 Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués (Article 59 du règlement financier)

L'ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des agents chargés d'effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l'exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, ces agents sont soumis aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

Article 44 Séparation des fonctions d'initiation et de vérification d'une opération (Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Par initiation d'une opération, il faut entendre l'ensemble des opérations susceptibles d'être effectuées par les agents visés à l'article 43 et préparatoires à l'adoption des actes d'exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents titulaires d'une délégation ou d'une subdélégation.

2. Par vérification ex ante d'une opération, il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur compétent afin d'en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3. Chaque opération fait l'objet au moins d'une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment :

a) la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles ;

b) l'application des principes de bonne gestion financière visés au Titre II, chapitre 7 du règlement financier.

4. Les vérifications ex post, sur pièces et, si nécessaire, sur place, visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.

5. Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches d'initiation visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

Article 45 Procédures de gestion et de contrôle interne (Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne visent à permettre :

a) la réalisation des objectifs des politiques, programmes et actions de l'institution selon le principe de la bonne gestion financière ;

b) le respect des règles du droit communautaire ainsi que des normes minimales de contrôle établies par l'institution ;

c) la préservation des actifs de l'institution et de l'information ;

d) la prévention et la détection des irrégularités, des erreurs et des fraudes ;

e) l'identification et la prévention des risques de gestion ;

f) la production fiable de l'information financière et de gestion ;

g) la conservation des pièces justificatives liées et consécutives à l'exécution budgétaire et aux actes d'exécution budgétaire ;

h) La conservation des documents relatifs aux garanties préalables exigées en faveur de l'institution et la mise en place d'un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Article 46 Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs (Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion concernant la conservation des pièces justificatives originales prévoient :

a) leur numérotation ;

b) leur datation ;

c) la tenue de registres de renvoi permettant d'identifier leur localisation précise ;

d) la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Article 47 Code de normes professionnelles (Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

1. Les agents désignés par l'ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée.

2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, notamment en matière de contrôle interne, d'inspection et d'audit :

a) le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1 ;

b) l'obligation pour ces agents de suivre une formation continue ;

c) les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés ;

d) les règles de conduite et en particulier de déontologie et d'intégrité, qu'ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus ;

e) les méthodes, techniques ainsi que les normes de contrôle qu'ils doivent respecter.

Article 48 Inaction de l'ordonnateur délégué (Article 60, paragraphe 6, du règlement financier)

L'inaction de l'ordonnateur délégué visée à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, s'entend comme l'absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l'espèce et en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 49 Vérification ex post et rapport annuel d'activités (Article 60, paragraphe 7, du règlement financier)

Le résultat des vérifications ex post est, parmi d'autres éléments, présenté dans le cadre du rapport annuel d'activité soumis par l'ordonnateur délégué à son institution.

Article 50 Transmission au comptable des informations financières et de gestion (Article 60 du règlement financier)

L'ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.

Article 51 Rapport sur les procédures négociées (Article 60 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l'objet de procédures négociées au sens des articles 124, 125, 240, 242, 244 et 245. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. L'institution transmet un rapport à l'autorité de décharge.

Section 3 Le comptable

Article 52 Nomination du comptable (Article 61 du règlement financier)

Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Le comptable est obligatoirement choisi par l'institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

Article 53 Cessation des fonctions du comptable (Article 61 du règlement financier)

1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation comptable intérimaire est établie dans les meilleurs délais.

2. Cette situation est constituée par les comptes prévus à la première partie, Titre VII du règlement financier, arrêtés à la date correspondant à la fin du mois au cours duquel la cessation des fonctions du comptable est intervenue.

3. Une situation intérimaire ne doit pas être établie lorsque la cessation des fonctions du comptable correspond à la fin d'un exercice.

4. La situation intérimaire ou, dans le cas visé au paragraphe 3, les comptes provisoires visés à l'article 128 du règlement financier, sont transmis par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d'impossibilité, par un fonctionnaire de ses services, au nouveau comptable qui, dans un délai n'excédant pas un mois à dater de cette transmission, doit signer pour acceptation et peut émettre des réserves.

Article 54 Avis sur les systèmes comptables et d'inventaires (Article 61 du règlement financier)

Lorsque des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur fournissent des données à la comptabilité de l'institution ou lorsqu'ils sont appelés à justifier des données de celle-ci, le comptable doit donner son accord à leur mise en place ainsi qu'à leur modification.

Le comptable est également consulté sur la mise en place et la modification par les ordonnateurs compétents des systèmes d'inventaires et d'évaluation des actifs et passifs.

Article 55 Gestion de trésorerie (Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l'exécution budgétaire.

2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d'établir des prévisions de trésorerie.

3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE) n° 1150/2000.

Article 56 Gestion des comptes bancaires (Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l'institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l'euro.

2. Le comptable négocie les conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

3. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels sont ouverts des comptes.

4. Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers.

5. Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.

Article 57 Signatures sur les comptes (Article 61 du règlement financier)

Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d'un ou plusieurs agents dûment habilités.

A cet effet, chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.

Article 58 Gestion des comptes (Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable s'assure que le solde des comptes bancaires prévus à l'article 56 ne s'écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l'article 55, paragraphe 2 et, en tout cas :

a) qu'aucun solde de ces comptes n'est débiteur ;

b) que lorsqu'il s'agit de comptes en devises le solde est périodiquement converti en euros.

2. Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en devises des soldes qui pourraient causer à l'institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.

Article 59 Virements et opérations de conversion (Article 61 du règlement financier)

Sans préjudice de l'article 66, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts au nom de l'institution auprès d'organismes financiers et les opérations de conversion de devises.

Article 60 Modalités de paiement (Article 61 du règlement financier)

Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque.

Article 61 Fichiers tiers (Article 61 du règlement financier)

1. Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.

L'inscription, dans ce fichier, des coordonnées bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d'un document, sur support papier ou électronique, certifié par la banque du bénéficiaire.

2. En vue d'un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l'égard d'un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.

Les ordonnateurs vérifient que les coordonnées bancaires communiquées par le bénéficiaire restent valables au moment de l'établissement de chaque ordre de paiement.

Dans le cadre des aides pré-adhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sans l'inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l'ordonnateur met tout en oeuvre pour que l'inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.

Article 62 Conservation des pièces justificatives par le comptable (Article 61 du règlement financier)

Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes visés à l'article 121 du règlement financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.

Section 4 Le régisseur d'avances

Article 63 Conditions de recours aux régies d'avance (Article 63 du règlement financier)

1. Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d'avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.

2. Le régisseur d'avances est autorisé à effectuer, sur instruction de l'ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses.

3. La création d'une régie d'avances et la désignation d'un régisseur d'avances font l'objet d'une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d'avances et de l'ordonnateur.

La modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances fait également l'objet d'une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent.

Article 64 Conditions de création et de paiement (Article 63 du règlement financier)

1. La décision portant création d'une régie d'avances et désignation d'un régisseur d'avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances déterminent notamment :

a) l'objet et le montant maximal de l'avance initiale pouvant être consentie ;

b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution ;

c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d'avances à des tiers ou encaissée auprès d'eux ;

d) la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l'ordonnateur pour régularisation ;

e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance ;

f) que les opérations de la régie d'avances sont régularisées par l'ordonnateur dans le mois qui suit, afin d'assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire ;

g) la durée de validité de l'autorisation donnée par le comptable au régisseur d'avances ;

h) l'identité du régisseur d'avances désigné.

A l'exception des régies d'avance spécifiques ouvertes dans le domaine de l'aide humanitaire et de la gestion de crise au sens de l'article 166, paragraphe 2, le montant maximal visé au premier alinéa, point c), du présent paragraphe ne peut dépasser 5.000 euros pour chaque dépense. Ce montant est porté à 10.000 euros pour les unités locales visées à l'article 252 et les représentations n'ayant pas accès au système informatique comptable central. Dans ces mêmes unités locales et représentations, ces montants peuvent être portés à 30 000 euros dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, sur autorisation de l'ordonnateur compétent, pour les dépenses afférentes aux biens d'équipement, véhicules et loyers d'immeubles.

2. Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d'avances sur la base et dans la limite :

a) d'engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l'ordonnateur compétent ;

b) du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.

3. Les paiements des régies d'avances peuvent être réglés par virement, chèque ou autres moyens de paiement.

4. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d'ordres de paiements de régularisation signés par l'ordonnateur compétent.

Article 65 Choix des régisseurs d'avance (Article 63 du règlement financier)

Les régisseurs d'avances sont choisis parmi les agents soumis au statut, de catégorie A ou B ou, en cas de nécessité, parmi les agents soumis au régime applicable aux autres agents, d'un niveau correspondant à ces catégories. Ces agents sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée.

Article 66 Alimentation des régies d'avances (Article 63 du règlement financier)

1. Le comptable exécute le paiement d'approvisionnement des régies d'avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l'ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d'avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d'avances.

Les régies d'avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de :

a) ventes de matériels,

b) publications,

c) remboursements divers,

d) produits d'intérêts.

La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l'article 64 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l'ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d'avances.

2. En vue notamment d'éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d'une même régie d'avances.

Article 67 Contrôles par les ordonnateurs et comptables (Article 63 du règlement financier)

1. Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l'ordonnateur compétent et un relevé mensuel des opérations avec pièces justificatives est envoyé dans le mois qui suit par le régisseur à l'ordonnateur pour la régularisation des opérations de la régie.

2. Le comptable procède ou fait procéder par un fonctionnaire ou autre agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, en règle générale sur place et d'une manière inopinée, à la vérification de l'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l'ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.

Article 68 Procédure de passation des marchés (Article 63 du règlement financier)

Les paiements effectués dans le cadre de régie d'avance peuvent, dans les limites visées à l'article 127, paragraphe 4, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.

CHAPITRE 4 RESPONSABILITÉ DES ACTEURS FINANCIERS

Section 1 Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

Article 69 Instances compétentes en matière de fraude (Articles 60, paragraphe 6 et 65, paragraphe 2, du règlement financier)

Les autorités et instances visées à l'article 60, paragraphe 6 et à l'article 65, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées par le statut applicable aux fonctionnaires et par le régime applicable aux autres agents des Communautés (ci-après le "statut") ainsi que par les décisions des institutions communautaires relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés.

Article 70 Confirmation d'instruction (Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Lorsqu'un ordonnateur considère qu'une instruction qui s'impose à lui est entachée d'irrégularité ou qu'elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l'exposer par écrit à l'autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si l'instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu'elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l'ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité ; il exécute l'instruction, sauf si elle est contraire à la loi pénale ou aux normes de sécurité applicables.

2. Les mêmes dispositions s'appliquent lorsqu'un ordonnateur apprend, en cours d'exécution d'une instruction qui s'impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d'irrégularité.

3. Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l'article 66, paragraphe 2, du règlement financier sont recensées par l'ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d'activités.

Article 71 Irrégularités financières (Articles 60, paragraphe 6 et 66, paragraphe 4, du règlement financier)

Sans préjudice des compétences de l'OLAF, l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières est compétente pour toute violation d'une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d'un acte ou d'une omission d'un fonctionnaire ou agent.

Article 72 Instance spécialisée en matière d'irrégularités financières (Article 60, paragraphe 6 et 66, paragraphe 4, du règlement financier)

1. L'instance visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier peut être saisie pour avis par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, selon le cas, par l'Autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (AHCC) dans les cas d'irrégularités financières visées à l'article 71.

Lorsqu'elle est saisie par l'AIPN ou, selon le cas, l'AHCC, l'instance rend un avis tendant à évaluer l'existence d'irrégularités visées à l'article 71, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Dans l'éventualité où l'analyse de cette instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l'OLAF, elle renvoie le dossier sans délai à l'AIPN ou l'AHCC et en informe immédiatement l'OLAF.

Lorsque l'instance visée au premier alinéa est informée directement par un agent conformément à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, elle transmet le dossier à l'AIPN ou, selon le cas, à l'AHCC et informe l'agent qui l'a saisie de cette transmission.

2. Chaque institution précise en fonction de son mode d'organisation interne la composition de l'instance spécialisée visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier, ainsi que les modalités de son fonctionnement.

CHAPITRE 5 OPÉRATIONS DE RECETTES

Section 1 Ressources propres

Article 73 Régime applicable aux ressources propres (Article 69 du règlement financier)

L'ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres des Communautés européennes.

La constatation et le recouvrement des ressources propres s'effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.

Section 2 Prévision de créances

Article 74 Prévision de créances (Article 70 du règlement financier)

1. La prévision de créances mentionne la nature et l'imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l'estimation de son montant.

Lors de l'établissement de la prévision de créances, l'ordonnateur compétent vérifie en particulier :

a) l'exactitude de l'imputation budgétaire ;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.

2. L'ordonnateur compétent enregistre la prévision de créances dans le système comptable. Sous réserve de l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, la prévision de créances n'a pas pour effet de créer des crédits d'engagement. Les crédits ne peuvent être créés qu'à la suite du recouvrement effectif par les Communautés des sommes dues.

Section 3 Constatation des créances

Article 75 Procédure (Article 71 du règlement financier)

1. La constatation d'une créance par l'ordonnateur est la reconnaissance du droit des Communautés sur un débiteur et l'établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.

2. L'ordre de recouvrement est l'opération par laquelle l'ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.

3. La note de débit est l'information donnée au débiteur que :

a) les Communautés ont constaté cette créance ;

b) le paiement de sa dette envers les Communautés est dû pour une certaine date (ci-après "date d'échéance") ;

c) à défaut de paiement à la date d'échéance, sa dette porte intérêts au taux visé à l'article 83, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables ;

d) dans tous les cas où cela est possible, l'institution procédera au recouvrement par compensation après information du débiteur ;

e) à défaut de paiement à la date d'échéance, l'institution procédera au recouvrement par l'exécution de toute garantie préalable ;

f) si, à l'issue des étapes qui précèdent, le recouvrement intégral n'a pu être obtenu, l'institution procédera au recouvrement par l'exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.

La note de débit est envoyée par l'ordonnateur au débiteur, avec copie au comptable.

Article 76 Constatation de créances (Article 71 du règlement financier)

Pour constater une créance, l'ordonnateur compétent s'assure de :

a) la réalité du fait générateur de la créance ;

b) l'exigibilité de la créance ;

c) l'exactitude de la désignation du débiteur ;

d) l'exactitude du montant à recouvrer ;

e) l'exactitude de l'imputation budgétaire des montants à recouvrer ;

f) la régularité des pièces justificatives et ;

g) de la conformité avec le principe de bonne gestion financière.

Article 77 Pièces justificatives à l'appui de la constatation de créances (Article 71 du règlement financier)

1. Toute constatation d'une créance s'appuie sur les pièces justificatives attestant les droits des Communautés.

2. Avant de constater toute créance, l'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur, conformément aux articles 45 et 46.

Section 4 Ordonnancement des recouvrements

Article 78 Établissement de l'ordre de recouvrement (Article 72 du règlement financier)

1. L'ordre de recouvrement établit :

a) l'exercice d'imputation ;

b) les références de l'acte ou de l'engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement ;

c) l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l'engagement budgétaire correspondant ;

d) le montant à recouvrer, exprimé en euros ;

e) le nom et l'adresse du débiteur ;

f) la date d'échéance et ;

g) le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.

2. L'ordre de recouvrement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 5 Recouvrement

Article 79 Formalités d'encaissement (Article 73 du règlement financier)

1. Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l'établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

Article 80 Recouvrement par compensation (Article 73 du règlement financier)

A tout moment de la procédure, le comptable, après information de l'ordonnateur compétent et du débiteur, procède au recouvrement par compensation de la créance constatée dans le cas où le débiteur est également titulaire vis-à-vis des Communautés d'une créance certaine, liquide et exigible ayant pour objet une somme d'argent constatée par un ordre de paiement.

Article 81 Procédure de recouvrement en l'absence de paiement volontaire (Articles 72 et 73 du règlement financier)

1. Sans préjudice de l'article 80, si, à l'échéance figurant dans la note de débit, le recouvrement intégral n'a pas été obtenu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant par exécution de toute garantie préalable.

2. Sans préjudice de l'article 80, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 n'est pas possible et que le débiteur n'a pas exécuté le paiement à l'issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l'exécution forcée du titre conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d'un titre obtenu par la voie contentieuse.

Article 82 Octroi de délais de paiement (Article 73 du règlement financier)

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante :

a) que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 83 pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale ;

b) et qu'il constitue, afin de protéger les droits des Communautés, une garantie financière acceptée par le comptable de l'institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu'en intérêts. Cette garantie peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréée par le comptable de l'institution.

Article 83 Intérêts de retard (Article 71, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à sa date d'échéance porte intérêt selon les paragraphes 2 et 3.

2. Le taux d'intérêt pour les créances non remboursées à la date d'échéance est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C, le premier jour ouvrable du mois de l'échéance, majoré de :

a) sept points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur la passation de marchés publics de fournitures et de services visés au titre V ;

b) trois points et demis de pourcentage dans tous les autres cas.

3. Le montant des intérêts est calculé à partir du jour suivant la date d'échéance, figurant dans la note de débit, jusqu'au jour du remboursement intégral de la dette.

4. Tout paiement partiel est imputé d'abord sur les intérêts de retard, déterminés selon les dispositions des paragraphes 2 et 3.

Article 84 Renonciation au recouvrement d'une créance constatée (Article 73 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que :

a) lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l'image des Communautés ;

b) lorsqu'il est impossible de recouvrer la créance compte tenu de son ancienneté ou de l'insolvabilité du débiteur ;

c) par application du principe de proportionnalité selon les procédures préalablement établies au sein de chaque institution et conformément aux critères suivants :

i) critères obligatoires, applicables en toutes circonstances :

- la nature des faits eu égard à la gravité de l'irrégularité ayant donné lieu à la constatation de créance (fraude, récidive, intentionnalité, diligence, bonne foi, erreur manifeste) ;

- l'impact qu'aurait la renonciation au recouvrement de la créance sur le fonctionnement des Communautés et leurs intérêts financiers (montant concerné, risque de créer un précédent, atteinte portée à l'autorité de la norme) ;

ii) en plus des critères précités, qui sont obligatoires en toutes circonstances, l'ordonnateur peut avoir à prendre également en compte les critères additionnels suivants en fonction des circonstances de l'espèce :

- l'éventuelle distorsion de concurrence qu'entraînerait la renonciation au recouvrement de la créance ;

- le préjudice économique et social qui résulterait du recouvrement total de la créance.

2. La renonciation visée à l'article 73, paragraphe 2, du règlement financier est motivée et mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s'appuie. L'ordonnateur compétent procède à cette renonciation conformément à la procédure prévue à l'article 78.

3. La renonciation à recouvrer une créance constatée ne peut être déléguée par l'institution lorsque la renonciation porte :

a) soit sur un montant supérieur ou égal à un million d'euros ;

b) soit sur un montant supérieur ou égal à 100.000 euros, dès lors qu'il représente ou dépasse 25% de la créance constatée.

En dessous des seuils visés au premier alinéa, chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de renoncer à recouvrer une créance constatée.

Article 85 Annulation d'une créance constatée (Article 73 du règlement financier)

1. En cas d'erreur de droit, l'ordonnateur compétent annule la créance constatée conformément aux articles 77 et 78 ; cette annulation fait l'objet d'une motivation adéquate.

2. Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir d'annuler une créance constatée.

Article 86 Ajustement technique et comptable du montant de la créance constatée (Article 73 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d'une créance constatée lorsque la découverte d'une erreur de fait entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n'entraîne pas l'abandon du droit constaté au bénéfice des Communautés. Cet ajustement est effectué conformément aux articles 77 et 78 et fait l'objet d'une motivation adéquate.

2. Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de procéder à un ajustement technique et comptable d'une créance constatée.

CHAPITRE 6 OPÉRATIONS DE DÉPENSES

Article 87 Décision de financement (Article 75 du règlement financier)

La décision de financement détermine les éléments essentiels d'une action qui implique une dépense à charge du budget.

Section 1 Engagement des dépenses

Article 88 Engagements globaux et provisionnels (Article 76, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'engagement budgétaire global est mis en oeuvre, soit par la conclusion d'une convention de financement - elle-même prévoyant la conclusion ultérieure de plusieurs engagements juridiques individuels - soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques individuels.

Les conventions de financement relatives à l'assistance macrofinancière, à l'appui budgétaire et aux autres formes spécifiques de support budgétaire peuvent donner lieu à des paiements sans conclusion d'engagements juridiques individuels.

2. L'engagement budgétaire provisionnel est mis en oeuvre, soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans les cas liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.

Article 89 Adoption de l'engagement global (Article 76 du règlement financier)

L'engagement global est effectué sur la base d'une décision de financement. Il intervient au plus tard avant la décision de sélection des bénéficiaires et, lorsque la mise en oeuvre des crédits dont il s'agit implique l'adoption d'un programme de travail, au plus tôt après l'adoption de celui-ci.

Article 90 Dégagement à défaut de paiement dans une période de trois ans (Article 77 du règlement financier)

Il est procédé au dégagement de l'engagement budgétaire, à due concurrence, du montant correspondant à un engagement juridique pour lequel aucun paiement au sens de l'article 81 du règlement financier n'a été effectué dans une période de trois ans à dater de la signature dudit engagement juridique.

Article 91 Unicité de signatures (Article 76 du règlement financier)

La règle de l'unicité de signataire pour l'engagement budgétaire et l'engagement juridique qui lui correspond peut ne pas s'appliquer dans les cas suivants uniquement :

a) lorsqu'il s'agit d'engagements provisionnels ;

b) lorsque des engagements globaux portent sur des conventions de financement avec des pays tiers ;

c) lorsque la décision de l'institution constitue l'engagement juridique ;

d) lorsque l'engagement global est mis en oeuvre par plusieurs engagements juridiques dont la responsabilité est confiée à des ordonnateurs compétents différents ;

e) lorsque, dans le cadre des régies d'avances ouvertes dans le domaine des actions extérieures, des engagements juridiques sont signés par des agents relevant des unités locales visées à l'article 252.

Article 92 Enregistrement des engagements juridiques individuels (Article 77 du règlement financier)

Dans le cas d'un engagement budgétaire global suivi de plusieurs engagements juridiques individuels, l'ordonnateur compétent enregistre dans la comptabilité centrale les montants de ces engagements juridiques individuels successifs. L'ordonnateur compétent vérifie que leur montant cumulé ne dépasse pas le montant de l'engagement global qui les couvre.

Ces enregistrements comptables portent mention des références de l'engagement global sur lequel ils sont imputés.

L'ordonnateur compétent procède à cet enregistrement comptable avant de signer l'engagement juridique individuel correspondant.

Article 93 Dépenses administratives couvertes par des engagements provisionnels (Article 76 du règlement financier)

Sont considérées comme dépenses courantes de nature administrative pouvant donner lieu à des engagements provisionnels, notamment :

a) les dépenses de personnel statutaire et non statutaire ainsi que celles relatives aux autres ressources humaines ainsi que les pensions ;

b) les dépenses liées aux membres de l'institution ;

c) les dépenses de formation ;

d) les dépenses de concours, de sélection et de recrutement ;

e) les frais de missions ;

f) les frais de représentation ;

g) les frais de réunions ;

h) les interprètes et/ou traducteurs free-lance ;

i) les échanges de fonctionnaires ;

j) les locations mobilières et immobilières à caractère répétitif ;

k) les assurances diverses ;

l) le nettoyage et l'entretien ;

m) les dépenses dans le domaine social ;

n) l'usage des services de télécommunications ;

o) les charges financières ;

p) les frais de contentieux ;

q) les dommages et intérêts ;

r) les équipements de travail ;

s) l'eau, le gaz et l'électricité ;

t) les publications périodiques sur support papier ou informatique.

Section 2 Liquidation des dépenses

Article 94 Liquidation et "bon à payer" (Article 79 du règlement financier)

1. Toute liquidation d'une dépense est appuyée par des pièces justificatives au sens de l'article 101 attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d'autres titres justifiant le paiement.

2. L'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.

3. La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un "bon à payer" par l'ordonnateur compétent.

Article 95 Bon à payer pour les marchés publics (Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux marchés publics, l'attestation du "bon à payer" certifie que :

a) une facture établie par le contractant a été reçue par l'institution et cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel ;

b) la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la facture elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la facture reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent dûment habilité par l'ordonnateur compétent ;

c) la facture a été vérifiée dans tous ses aspects par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.

Par la mention « conforme aux faits » visée au premier alinéa, point b), il est certifié que les services prévus au contrat ont bien été rendus ou les fournitures prévues au contrat ont bien été livrées ou les travaux prévus au contrat ont bien été réalisés. Pour les fournitures et travaux, un certificat de réception provisoire, puis un certificat de réception définitive à l'issue de la période de garantie prévue au contrat est établi par le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent. Ces deux certificats valent mention "conforme aux faits".

Article 96 Bon à payer pour les subventions (Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux subventions, l'attestation du "bon à payer" certifie que :

a) une demande de paiement établie par le bénéficiaire a été reçue par l'institution et que cette réception a fait l'objet d'un enregistrement formel ;

b) la mention "conforme aux faits" a été valablement apposée sur la demande de paiement elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la demande de paiement reçue, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent habilité par l'ordonnateur compétent. Par cette mention, il certifie que l'action menée ou le programme de travail réalisé par le bénéficiaire sont en tous points conformes à la convention de subvention ;

c) la demande de paiement a été vérifiée par l'ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité dans tous ses aspects en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.

Article 97 Bon à payer pour les dépenses de personnel (Article 79 du règlement financier)

Pour les paiements correspondant aux dépenses de personnel, l'attestation "bon à payer" certifie l'existence des pièces justificatives suivantes :

a) pour le traitement mensuel :

i) la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération ;

ii) un formulaire (fiche personnelle), établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, qui fait apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la rémunération ;

iii) s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination qui accompagne la liquidation du premier traitement ;

b) pour les autres rémunérations (personnel rémunéré à l'heure ou à la journée) : un état, signé par le fonctionnaire ou autre agent habilité, indiquant les jours et les heures de présence ;

c) pour les heures supplémentaires : un état, signé par le fonctionnaire ou autre agent habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées ;

d) pour les frais de mission :

i) l'ordre de mission signé par l'autorité compétente ;

ii) le décompte des frais de mission, signé par le chargé de mission et par l'autorité hiérarchique qui a reçu délégation, indiquant notamment le lieu de la mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives ;

e) pour les autres dépenses de personnel : les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.

Article 98 Matérialisation du bon à payer (Article 79 du règlement financier)

Dans un système non informatisé, le "bon à payer" se traduit par un cachet comportant la signature de l'ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le "bon à payer" se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l'ordonnateur compétent.

Section 3 Ordonnancement des paiements

Article 99 Contrôles de l'ordonnateur sur les paiements (Article 80 du règlement financier)

Lors de l'établissement de l'ordre de paiement, l'ordonnateur compétent s'assure de :

a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement, impliquant l'existence préalable d'une décision de liquidation correspondante traduite par le "bon à payer", l'exactitude de la désignation du bénéficiaire et l'exigibilité de sa créance ;

b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé ;

c) l'exactitude de l'imputation budgétaire ;

d) la disponibilité des crédits.

Article 100 Mentions obligatoires et transmission au comptable des ordres de paiements (Article 80 du règlement financier)

1. L'ordre de paiement mentionne :

a) l'exercice d'imputation ;

b) l'article du budget et éventuellement toute autre subdivision nécessaire ;

c) les références de l'engagement juridique ouvrant droit au paiement ;

d) les références de l'engagement budgétaire sur lequel il est imputé ;

e) le montant à payer, exprimé en euros ;

f) le nom, l'adresse et les références bancaires du bénéficiaire ;

g) l'objet de la dépense ;

h) le mode de paiement ;

i) l'inscription des biens aux inventaires conformément à l'article 220.

2. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 4 Paiement des dépenses

Article 101 Pièces justificatives (Article 81 du règlement financier)

1. Les préfinancements et renouvellements de préfinancement sont versés soit sur la base du contrat, de la convention ou de l'acte de base, soit sur la base de pièces justificatives permettant de vérifier la conformité des actions financées avec les termes du contrat ou de la convention en cause. Les paiements intermédiaires et de soldes s'appuient sur des pièces justificatives permettant de vérifier la réalisation des actions financées en conformité avec les termes du contrat ou de la convention conclus avec le bénéficiaire ou de l'acte de base.

2. L'ordonnateur compétent définit dans le respect du principe de bonne gestion financière, la nature des pièces justificatives visées au paragraphe 1, conformément à l'acte de base et aux contrats et conventions conclus avec le bénéficiaire. Les rapports d'exécution techniques et financiers, intermédiaires et finaux constituent des pièces justificatives aux fins de la présente disposition.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur compétent conformément aux articles 45 et 46.

Article 102 Imputation des préfinancements et des paiements intermédiaires (Article 81 du règlement financier)

1. Le préfinancement est destiné à fournir un fond de trésorerie au bénéficiaire. Il peut être fractionné en plusieurs versements.

2. Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, est destiné à rembourser les dépenses du bénéficiaire notamment sur la base d'un décompte, lorsque l'action financée présente un certain degré d'exécution. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l'acte de base.

3. La clôture de la dépense prend la forme soit d'un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et apure les paiements qui l'ont précédé, soit d'un ordre de recouvrement.

Section 5 Délais des opérations de dépenses

Article 103 Délais de paiement et intérêts de retard (Article 83 du règlement financier)

1. Il est procédé au paiement des sommes dues dans un délai maximum de quarante-cinq jours calendrier à compter de la date d'enregistrement d'une demande de paiement recevable par le service habilité de l'ordonnateur compétent ; par date de paiement on entend la date à laquelle le compte de l'institution est débité.

2. Pour les contrats ou conventions dans lesquels le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport, la demande de paiement ne peut être considérée comme recevable tant que l'approbation du rapport n'est pas intervenue, soit explicitement parce que le bénéficiaire en a été informé, soit implicitement parce que le délai d'approbation contractuel est venu à terme sans qu'il n'ait été suspendu par un document formel adressé au bénéficiaire.

Ce délai d'approbation ne peut dépasser :

a) vingt jours pour des contrats simples relatifs à la fourniture de biens et de services ;

b) quarante-cinq jours pour les autres contrats et les conventions de subventions ;

c) soixante jours pour des contrats dans le cadres desquels les prestations techniques fournies sont particulièrement complexes à évaluer.

3. Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent si celui-ci informe les créanciers, à tout moment au cours de la période mentionnée au paragraphe 1, que la demande de paiement ne peut être honorée, soit parce que le montant n'est pas dû, soit parce que les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Si une information est portée à la connaissance de l'ordonnateur compétent, qui permet de douter de l'éligibilité de dépenses figurant dans une demande de paiement, cet ordonnateur peut suspendre le délai de paiement aux fins de vérifications complémentaires, y compris par un contrôle sur place pour s'assurer, préalablement au paiement, du caractère éligible des dépenses. L'ordonnateur informe, dans les meilleurs délais, le bénéficiaire en cause.

Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date à laquelle la demande de paiement convenablement établie aura été enregistrée pour la première fois.

4. A l'expiration du délai prévu au paragraphe 1, le créancier pourra, dans les deux mois suivant réception du paiement en retard, demander des intérêts selon les dispositions suivantes :

a) les taux d'intérêt sont ceux visés à l'article 83, paragraphe 2, premier alinéa ;

b) les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour suivant l'expiration du délai de paiement et jusqu'au jour du paiement.

Cette disposition n'est pas applicable aux États membres.

CHAPITRE 7 SYSTÈMES INFORMATIQUES

Article 104 Descriptif des systèmes informatiques (Article 84 du règlement financier)

Lorsque des systèmes et des sous-systèmes informatiques sont utilisés pour le traitement des opérations d'exécution budgétaire, une description complète de chaque système ou sous-système est requise.

Toute description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon dont le système traite chaque opération individuelle. Elle détaille la manière dont le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération.

Article 105 Sauvegardes régulières (Article 84 du règlement financier)

Les données des systèmes et sous-systèmes informatiques sont sauvegardées périodiquement et conservées en lieu sûr.

CHAPITRE 8 L'AUDITEUR INTERNE

Article 106 Désignation de l'auditeur interne (Article 85 du règlement financier)

1. Chaque institution désigne son auditeur interne selon des modalités adaptées à ses spécificités et à ses besoins.

2. Chaque institution définit selon sa spécificité et ses besoins le champ de la mission de l'auditeur interne et arrête, dans le détail, les objectifs et les procédures de l'exercice de la fonction d'audit interne, dans le respect des normes internationales en vigueur en matière d'audit interne.

3. L'institution peut désigner comme auditeur interne en raison de ses compétences particulières un fonctionnaire ou autre agent soumis au statut choisi parmi les ressortissants des États membres.

4. Lorsque plusieurs institutions désignent un même auditeur interne, elles prennent les dispositions nécessaires pour que sa responsabilité puisse être mise en cause dans les conditions visées à l'article 112.

Article 107 Exercice des audits (Article 86 du règlement financier)

L'auditeur interne exerce ses fonctions en conformité avec les normes internationalement pertinentes. L'activité d'audit interne porte sur l'efficacité et l'efficience des systèmes de gestion et de contrôle existant ou à l'état de projets.

Article 108 Moyens de fonctionnement (Article 86 du règlement financier)

L'institution met à la disposition de l'auditeur interne les ressources nécessaires au bon accomplissement de sa fonction d'audit ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Article 109 Programme de travail (Article 86 du règlement financier)

1. L'auditeur interne adopte son programme de travail et le soumet à l'institution.

2. L'institution peut demander à l'auditeur interne d'effectuer des audits ne figurant pas dans le programme de travail visé au paragraphe 1.

Article 110 Rapports de l'auditeur interne (Article 86 du règlement financier)

1. L'auditeur interne soumet à l'institution le rapport d'audit interne annuel prévu par l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier, indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

Ce rapport annuel mentionne également les problèmes systémiques relevés par l'instance spécialisée, mise en place en application de l'article 66, paragraphe 4 du règlement financier.

2. Ce rapport est transmis aux services audités et aux instances désignées par chaque institution pour assurer le suivi des recommandations par les services compétents.

3. Chaque institution examine, sur la base des recommandations formulées dans les rapports de son auditeur interne, si les recommandations formulées par celui-ci peuvent faire l'objet d'un échange de bonnes pratiques avec les autres institutions.

Article 111 Indépendance (Article 87 du règlement financier)

L'auditeur interne jouit d'une complète indépendance dans la conduite de ses audits. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sa désignation, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.

Article 112 Responsabilité de l'auditeur interne (Article 86 du règlement financier)

La responsabilité de l'auditeur interne en tant que fonctionnaire ou autre agent soumis au statut ne peut être mise en cause que par l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées au présent article.

L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé. L'institution peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné. Au cours de cette enquête, l'intéressé est obligatoirement entendu.

Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé qui est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.

Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution adopte soit une décision motivée de clôture de la procédure, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89 du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires ou pécuniaires sont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions et à la Cour des comptes.

Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la Cour de justice des Communautés européennes, dans les conditions prévues au statut.

Article 113 Recours devant la Cour de Justice des Communautés européennes (Article 87 du règlement financier)

Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert à l'auditeur interne un recours direct devant la Cour de Justice des Communautés européennes contre tout acte relatif à l'exercice de sa fonction d'auditeur interne. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter du jour de la notification de l'acte en cause.

Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91, paragraphe 5, du statut.

TITRE V PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Section 1 Champ d'application et principes d'attribution

Article 114 Définitions et champ d'application (Article 88 du règlement financier)

1. Les marchés immobiliers ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de terrains, de bâtiments existants ou d'autres biens immeubles.

2. Les marchés de fournitures ont pour objet l'achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. La livraison de produits peut comporter à titre accessoire des travaux de pose, d'installation et d'entretien.

3. Les marchés de travaux ont pour objet soit l'exécution, soit conjointement la conception et l'exécution de travaux ou d'ouvrages, mais également la réalisation par quelque moyen que ce soit d'un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le résultat d'un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.

4. Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers. Ces prestations sont énumérées dans les annexes IA et IB de la directive 92/50/CEE.

5. Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services est considéré comme un marché de services lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché.

6. Les termes « fournisseur », « entrepreneur » et « prestataire de services » désignent trois catégories d'opérateurs économiques, personnes physiques ou morales qui offrent respectivement des produits, la réalisation de travaux ou d'ouvrages et des services. L'opérateur économique qui a présenté une offre est désigné par le mot "soumissionnaire". Celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte ou négociée est désigné par le terme "candidat".

7. Sont considérés pouvoirs adjudicateurs les services des institutions communautaires.

Article 115 Contrats-cadres (Article 88 du règlement financier)

1. Un contrat-cadre est un marché conclu entre pouvoir adjudicateur et opérateur économique pour établir les termes essentiels régissant une série de contrats spécifiques à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne la durée, l'objet, les prix et les conditions d'exécution du marché, ainsi que les quantités envisagées.

Le pouvoir adjudicateur peut également conclure des contrats-cadres multiples, qui sont des contrats séparés mais passés en termes identiques avec plusieurs fournisseurs ou prestataires de services. Le cahier des charges visé à l'article 128 précise alors le nombre maximal d'opérateurs avec lesquels le pouvoir adjudicateur va contracter.

La durée de ces contrats ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment, par l'objet du contrat-cadre.

Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu'ils aient pour objet ou pour effet d'empêcher, de restreindre ou de fausser la concurrence.

2. Les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres visés au paragraphe 1 sont passés selon les termes fixés dans ledit contrat-cadre.

3. Seuls les contrats spécifiques pris en application des contrats-cadres sont précédés d'un engagement budgétaire.

Section 2 Publication

Article 116 Mesures de publicité pour les marchés relevant des directives marchés publics (Article 90 du règlement financier)

1. La publication comporte un avis de pré-information, un avis de marché et un avis d'attribution.

2. L'avis de pré-information est l'avis indicatif par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître le montant total prévu des marchés par catégorie de services ou groupes de produits et les caractéristiques essentielles des marchés de travaux qu'ils envisagent de passer au cours d'un exercice budgétaire, lorsque le montant total estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 155.

L'avis de pré-information est envoyé à l'OPOCE le plus rapidement possible et en tout état de cause avant le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

3. L'avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 156. Il n'est pas obligatoire pour les marchés correspondant à des services figurant à l'annexe 1 B de la directive 92/50/CEE.

Les pouvoirs adjudicateurs désireux d'organiser un concours font connaître leur intention au moyen d'un avis.

4. L'avis d'attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l'article 156. Il n'est pas obligatoire pour les contrats spécifiques passés en application d'un contrat-cadre.

Il est envoyé à l'OPOCE au plus tard quarante-huit jours calendrier après la clôture de la procédure, c'est-à-dire à compter de la signature du contrat.

5. Les avis sont rédigés conformément aux modèles annexés à la directive 2001/78/CE de la Commission [11].

[11] Directive 2001/78/CE de la Commission du 13 septembre 2001 portant modification de l'annexe IV de la directive 93/36/CEE, des annexes IV, V et VI de la directive 93/37/CE, des annexes III et IV de la directive 92/50/CEE, telles que modifiées par la directive 97/52/CE, ainsi que des annexes XII à XV, XVII et XVIII de la directive 93/38/CEE, telle que modifiée par la directive 98/4/CE ("directive sur l'utilisation des formulaires standards pour la publication des avis de marchés").

Article 117 Mesures de publicité pour les marchés hors du champ des directives marchés publics (Article 90 du règlement financier)

1. Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils prévus aux articles 155 et 156 et des marchés de services visés à l'annexe 1B de la directive 92/50/CEE font l'objet d'une publicité adéquate afin de garantir l'ouverture du marché à la concurrence et l'impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte :

a) à défaut de l'avis de marché visé à l'article 116, paragraphe 3, un avis d'appel à manifestation d'intérêt pour les marchés d'objet similaire d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 126 ;

b) la publication annuelle d'une liste des contractants, précisant l'objet et le montant du marché attribué.

2. Les marchés immobiliers font l'objet d'une publication annuelle spécifique de la liste des contractants.

3. Les informations relatives aux marchés d'une valeur supérieure ou égale au montant visé à l'article 126 susmentionné sont transmises à l'OPOCE ; elles le sont au plus tard le 31 mars suivant la clôture de l'exercice pour les listes annuelles des contractants.

La publicité ex ante et la publication annuelle des contractants pour les autres marchés est effectuée sur le site Internet des institutions. Elle peut également faire l'objet d'une publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 118 Publication des avis (Article 90 du règlement financier)

1. L'OPOCE publie au Journal officiel des Communautés européennes les avis visés aux articles 116 et 117, au plus tard douze jours calendrier après leur envoi.

Ce délai est réduit à cinq jours calendrier dans les procédures accélérées visées à l'article 140 et si les avis sont préparés et envoyés par des moyens électroniques.

2. Les pouvoirs adjudicateurs doivent être en mesure de faire la preuve de la date d'envoi.Article 119 Autres formes de publicité (Article 90 du règlement financier)

Les marchés peuvent faire en outre l'objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s'il existe, à l'avis paru au Journal officiel des Communautés européennes visé à l'article 118, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.

Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir des renseignements autres que ceux contenus dans l'avis de marché susmentionné, s'il existe.Section 3 Procédures de passation des marchés

Article 120 Typologie des procédures de passation (Article 91 du règlement financier)

1. L'attribution d'un marché se fait soit sur appel à la concurrence, par procédure ouverte, restreinte ou négociée après publication d'un avis de marché, soit par procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, le cas échéant suite à un concours.

2. Le marché sur appel à la concurrence est :

a) ouvert lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre,

b) restreint lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et seuls les candidats satisfaisant les critères de sélection visés à l'article 133 et qui y sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs peuvent présenter une offre.

La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, soit en vue de l'établissement d'une liste de candidats potentiels dans la procédure visée à l'article 126.

3. Dans une procédure négociée, les pouvoirs adjudicateurs consultent les soumissionnaires de leur choix qui satisfont les critères de sélection visés à l'article 133 et négocient les conditions du marché avec un ou plusieurs d'entre eux.

Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l'article 125, ils invitent simultanément par écrit les candidats retenus à négocier.

4. Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d'acquérir, principalement dans le domaine de l'architecture et de l'ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.

Article 121 Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée (Article 91 du règlement financier)

1. En procédure restreinte, y compris dans la procédure visée à l'article 126, le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, prévoir un nombre maximal de vingt candidats, en fonction de l'objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt visé aux articles 116 et 117.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

2. En procédure négociée, le nombre des candidats invités à négocier ne peut être inférieur à trois, à condition qu'il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.

En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

Cette clause ne s'applique pas aux marchés de très faible montant visés à l'article 127, paragraphe 3.

Article 122 Déroulement des procédures négociées (Article 91 du règlement financier)

Les pouvoirs adjudicateurs négocient avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu'ils ont indiquées dans l'avis de marché visé à l'article 116, dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l'offre la plus avantageuse.

Au cours de la négociation, les pouvoirs adjudicateurs assurent l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires.

Article 123 Concours (Article 91 du règlement financier)

1. Les règles relatives à l'organisation d'un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer.

Le nombre des candidats invités à participer doit permettre d'assurer une concurrence réelle.

2. Le jury est nommé par l'ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu'une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.

Le jury dispose d'une autonomie d'avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l'avis de concours.

3. Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations.

L'anonymat des candidats est préservé jusqu'à l'avis du jury.

4. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l'avis de concours, en particulier s'il s'écarte des propositions émises dans l'avis du jury.

Article 124 Cas de recours à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché (Article 91 du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché dans les cas suivants :

a) lorsqu'aucune offre ou aucune offre appropriée n'a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 128 ne soient pas substantiellement modifiées ;

b) pour les marchés dont l'exécution, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un opérateur économique déterminé ;

c) dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles non imputables au pouvoir adjudicateur et susceptibles de mettre en péril les intérêts des Communautés, n'est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 138, 139 et 140 ;

d) lorsqu'un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours. Dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations ;

e) pour les services et travaux complémentaires ne figurant pas dans le projet initialement envisagé ni dans le premier contrat conclu mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue et indépendante du pouvoir adjudicateur, sont devenus nécessaires à l'exécution du service ou de l'ouvrage, aux conditions visées au paragraphe 2 ;

f) pour des marchés additionnels consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés au titulaire d'un premier marché par le même pouvoir adjudicateur, à condition que leur objet soit conforme à un projet de base et que le premier marché ait fait l'objet d'une procédure ouverte ou restreinte. La possibilité de recourir à la procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération et le montant total envisagé pour les marchés additionnels est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l'article 156. Cette procédure ne peut être appliquée que pendant une période de trois ans suivant la conclusion du marché initial ;

g) pour des marchés de fournitures :

i) en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées ; la durée de ces marchés ne peut dépasser trois ans ;

ii) lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement, à l'exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d'amortir les frais de recherche et de développement ;

h) pour les marchés immobiliers, après prospection du marché local ;

i) pour les marchés d'un montant inférieur au seuil fixé à l'article 127, paragraphe 2.

2. Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché à condition que l'attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché :

a) lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur,

b) ou lorsque ces marchés, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.

La valeur cumulée estimée des marchés complémentaires ne doit pas dépasser 50% du montant du marché initial.

Article 125 Cas de recours à une procédure négociée après publication préalable d'un avis de marché (Article 91 du règlement financier)

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché dans les cas suivants :

a) en présence d'offres irrégulières ou inacceptables notamment au regard des critères de sélection ou d'attribution, à la suite du recours à une procédure ouverte ou restreinte, préalablement clôturée, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 128 ne soient pas substantiellement modifiées.

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de marché s'ils incluent dans la procédure négociée tous les soumissionnaires satisfaisant les critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation ;

b) dans des cas exceptionnels, pour des marchés de services et de travaux dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale du prix par le soumissionnaire ;

c) lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l'attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte ;

d) pour les marchés de travaux lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d'expérimentation ou de mise au point et non dans un but d'assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement ;

e) pour les marchés de services visés à l'annexe 1 B de la directive 92/50/CEE.

Article 126 Procédure restreinte après appel à manifestation d'intérêt (Article 91 du règlement financier)

1. L'appel à manifestation d'intérêt constitue un mode de présélection des candidats qui seront invités à soumissionner lors de futures procédures d'appels d'offres restreints pour des marchés d'une valeur supérieure ou égale à 50 000 euros.

2. La liste découlant d'un appel à manifestation d'intérêt est valable au maximum trois ans à compter de la date d'envoi à l'OPOCE de l'avis visé à l'article 117, paragraphe 1, point a).

Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l'exception des trois derniers mois de celle-ci.

3. A l'occasion d'un marché spécifique, le pouvoir adjudicateur invite soit tous les candidats inscrits sur la liste, soit certains d'entre eux, sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires propres au marché, à déposer une offre.

Article 127 Marchés de faible valeur (Article 91 du règlement financier)

1. Les marchés d'une valeur inférieure à 50 000 euros peuvent faire l'objet d'une procédure restreinte avec consultation d'au moins cinq soumissionnaires, sans appel à manifestation d'intérêt.

2. Les marchés d'une valeur inférieure à 13 800 euros peuvent faire l'objet d'une procédure négociée avec au moins trois soumissionnaires.

3. Les marchés d'une valeur inférieure à 1 050 euros peuvent ne faire l'objet que d'une seule offre.

4. Les paiements effectués dans le cadre de régies d'avances peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre, pour les dépenses d'un montant inférieur à 200 euros.

Article 128 Documents d'appel à la concurrence (Article 92 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence comportent au moins :

a) l'invitation à soumissionner ou à négocier ;

b) le cahier des charges qui lui est joint et auquel est annexé le cahier des conditions générales applicables aux marchés ;

c) le modèle du contrat.

Les documents d'appel à la concurrence contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 116 à 119.

2. L'invitation à soumissionner précise au moins :

a) les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l'heure limites, l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité économique, financière, professionnelle et technique visées à l'article 133, ainsi que l'adresse à laquelle elles doivent être transmises ;

b) que la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier des charges ainsi que du cahier des conditions générales visés au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l'exécution du contrat, s'il en devient l'attributaire ;

c) la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre ;

d) l'interdiction de tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues à l'article 146 ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu'une visite sur place est prévue ;

3. Le cahier des charges précise au moins :

a) les critères d'exclusion et de sélection applicables au marché, sauf en procédure restreinte et dans les procédures négociées avec publication préalable d'un avis visées à l'article 125 ; dans ces cas, ces critères figurent seulement dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt ;

b) les critères d'attribution du marché et leur pondération relative si elle ne figure pas dans l'avis de marché ;

c) les spécifications techniques visées à l'article 129 ;

d) les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse visées à l'article 136, paragraphe 2, lorsque le pouvoir adjudicateur n'a pas indiqué dans l'avis de marché qu'elles sont interdites ;

e) l'application du protocole sur les privilèges et immunités ou, le cas échéant, de la Convention de Vienne ;

f) les modalités de preuve d'accès aux marchés, dans les conditions prévues à l'article 157.

4. Le modèle du contrat précise notamment :

a) les pénalités prévues au titre de sanction du non-respect de ses clauses ;

b) les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient, conformément aux dispositions de l'article 95 ;

c) la loi applicable au contrat et la juridiction compétente en cas de contentieux.

5. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l'identité des sous-traitants.

Article 129 Spécifications techniques (Article 92 du règlement financier)

1. Les spécifications techniques doivent permettre l'égalité d'accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l'ouverture des marchés à la concurrence.

2. Elles définissent les caractéristiques requises d'un produit, d'un service ou d'un matériau ou ouvrage au regard de l'usage auquel ils sont destinés par le pouvoir adjudicateur.

Ces caractéristiques incluent :

a) les niveaux de qualité ;

b) la performance environnementale ;

c) la conception pour tous les usages (y compris l'accès aux personnes handicapées) ;

d) les niveaux et procédures d'évaluation de la conformité ;

e) la propriété d'emploi ;

f) la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d'utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d'essai, l'emballage, le marquage et l'étiquetage, les procédures et méthodes de production ;

g) pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l'assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d'essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que le pouvoir adjudicateur est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.

3. Les spécifications techniques sont définies comme suit :

a) soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu'elles existent, à des normes internationales ou à d'autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention "ou équivalent" ;

b) soit en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles ; elles sont suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l'objet du marché et aux pouvoirs adjudicateurs d'attribuer le marché ;

c) soit par un mélange des deux procédés.

4. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), ils ne peuvent pas rejeter une offre au motif qu'elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, par tout moyen approprié, qu'il répond de manière équivalente aux exigences posées.

5. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d'exigences fonctionnelles, ils ne peuvent rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à un référentiel technique élaboré par un organisme européen de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.

6. Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l'objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d'éliminer certains produits ou opérateurs économiques.

Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l'objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes « ou équivalent ».

Article 130 Révision des prix (Article 92 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence établissent si l'offre doit être faite à prix ferme et non révisable.

2. Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte :

a) de la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu ;

b) de la nature et de la durée des tâches et du contrat ;

c) de ses intérêts financiers.

Article 131 Sanctions administratives et financières (Articles 93 à 96 et 114 du règlement financier)

1. a) Sans préjudice de l'application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et contractants qui se sont rendus coupables de fausses déclarations ou ont été déclarés en défaut grave d'exécution en raison du non respect de leurs obligations contractuelles dans le cadre d'un précédent marché sont exclus de l'octroi des marchés et subventions pour un durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant. Cette durée peut être portée à trois ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

b) Les soumissionnaires ou candidats qui se sont rendus coupables de fausses déclarations sont en outre frappés de sanctions financières représentant 2 à 10% de la valeur totale du marché en cours d'attribution. Les contractants déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles sont de même frappés de sanctions financières représentant 2 à 10% de la valeur du contrat en cause. Ce taux peut être porté de 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement.

2. Dans les cas visés à l'article 93, points a), c) et d), du règlement financier, les candidats ou soumissionnaires sont exclus de l'octroi des marchés et subventions pour une durée maximale de deux ans à compter du constat du manquement, confirmé après échange contradictoire avec le contractant.

Dans les cas visés à l'article 93, points b) et e) du règlement financier, les candidats ou soumissionnaires sont exclus de l'octroi des marchés et subventions pour une durée minimale d'un an et maximale de quatre ans à compter de la notification du jugement.

Ces durées peuvent être portées à cinq ans en cas de récidive dans les cinq ans suivant le premier manquement ou le premier jugement.

3. Les cas visés à l'article 93, paragraphe 1, point e) du règlement financier couvrent le champ suivant :

a) les cas de fraude visés à l'article 1 de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés, établie par l'acte du Conseil du 26 juillet 1995 [12],

[12] JO C 316 du 27.11.1995, p.48.

b) les cas de corruption visés à l'article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l'Union européenne, établie par l'acte du Conseil du 26 mai 1997 [13],

[13] JO C 195 du 25.06.1997, p.1.

c) les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l'article 2, paragraphe 1, de l'action commune 98/733/JAI du Conseil [14],

[14] JO L 351 du 29.12.1998, p.1. Action commune du 21.12.1998 relative à l'incrimination de la participation à une organisation criminelle dans les États membres de l'Union européenne.

d) les cas de blanchiment de capitaux tels que définis à l'article premier de la directive 91/308/CEE du Conseil [15].

[15] JO L 166 du 28.6.1991, p.77. Directive du 10.6.91 ; directive modifiée par la directive 2001/97/CE du Parlement européen et du Conseil du 4 décembre 2001 (JO L 344 du 28.12.2001, p.76).

Article 132 Moyens de preuves (Article 96 du règlement financier)

1. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l'article 93 du règlement financier, points a), b) ou e), la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document récent équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites.

2. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l'article 93 du règlement financier, point d), un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État membre concerné.

Lorsqu'un tel document ou certificat n'est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance.

Article 133 Critères de sélection (Article 97, paragraphe1, du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs établissent des critères de sélection clairs et non discriminatoires.

2. Dans toute procédure de passation de marchés les critères de sélection suivants s'appliquent :

a) admissibilité du soumissionnaire ou candidat à participer au marché en cours après vérification des cas d'exclusion visés aux articles 93 et 94 du règlement financier,

b) critères permettant de juger sa capacité financière, économique, technique et professionnelle.

Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité en-deçà desquels il ne peut retenir des candidats.

3. Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à produire l'objet visé par le marché selon le droit national : inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre TVA.

4. Les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l'avis de marché ou d'appel à manifestation d'intérêt ou dans l'invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.

5. L'étendue des informations demandées par le pouvoir adjudicateur pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire, ne peut aller au-delà de l'objet du marché et tient compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l'entreprise.

Article 134 Capacité économique et financière (Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)

1. La justification de la capacité financière et économique peut être apportée par un ou plusieurs des documents suivants :

a) des déclarations appropriées de banques ou la preuve d'une assurance des risques professionnels ;

b) la présentation des bilans ou d'extraits des bilans des deux derniers exercices clos au moins, dans les cas où la publication des bilans est prescrite par la législation sur les sociétés du pays où l'opérateur économique est établi ;

c) une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d'une période pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.

2. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n'est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.

3. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens nécessaires pour l'exécution du marché, par exemple par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Article 135 Capacité technique et professionnelle (Article 97, paragraphe 1, du règlement financier)

1. La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions du paragraphe 2. Dans les procédures de passation des marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d'installation, la prestation de services et/ou l'exécution de travaux, cette capacité est évaluée en vertu notamment de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.

2. Elle peut être justifiée, selon la nature, la quantité ou l'importance et l'utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base des documents suivants :

a) l'indication des titres d'études et professionnels du prestataire ou de l'entrepreneur et/ou des cadres de l'entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux ;

b) la présentation d'une liste :

i) des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé. Lorsque leur destinataire était un pouvoir adjudicateur, la justification est fournie sous la forme de certificats émis ou contresignés par l'autorité compétente ;

ii) des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants est appuyée de certificats de bonne exécution précisant s'ils ont été effectués dans les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin ;

c) une description de l'équipement technique, de l'outillage et du matériel employés pour exécuter un marché de services ou de travaux ;

d) une description des mesures employées pour s'assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d'étude et de recherche de l'entreprise ;

e) l'indication des techniciens ou des organismes techniques, qu'ils soient ou non intégrés à l'entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité ;

f) en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur ;

g) une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l'entrepreneur et l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années ;

h) l'indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de sous-traiter.

Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être justifiée par un contrôle effectué par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est établi, sous réserve de l'accord de cet organisme ; ce contrôle porte sur la capacité technique du prestataire et les capacités de production du fournisseur et, si nécessaire, sur les moyens d'étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu'ils prennent pour contrôler la qualité.

3. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur que, pour l'exécution du marché, il disposera des moyens nécessaires, par exemple, par la production de l'engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.

Article 136 Modalités et critères d'attribution (Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Deux modalités d'attribution d'un marché sont possibles :

a) par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l'offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes ;

b) par attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse.

2. L'offre économiquement la plus avantageuse est celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, compte tenu de critères justifiés par l'objet du marché tels que le prix proposé, la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d'utilisation, la rentabilité, le délai d'exécution ou de livraison, le service après-vente et l'assistance technique.

3. Le pouvoir adjudicateur précise la pondération relative qu'il confère à chacun des critères choisis pour déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse dans l'avis de marché ou dans le cahier des charges.

La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l'attributaire du marché.

Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n'est techniquement pas possible, notamment en raison de l'objet du marché, le pouvoir adjudicateur y précise seulement l'ordre décroissant d'importance d'application des critères.

Article 137 Offres anormalement basses (Article 97, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demande, par écrit, les précisions qu'il juge opportunes sur la composition de l'offre et vérifie de manière contradictoire cette composition en tenant compte des justifications fournies.

Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considération des justifications tenant :

a) à l'économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction ;

b) aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ;

c) à l'originalité de l'offre du soumissionnaire.

2. Si le pouvoir adjudicateur constate qu'une offre anormalement basse résulte de l'obtention d'une aide d'État, il ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve dans un délai raisonnable fixé par le pouvoir adjudicateur que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation communautaire en matière d'aides d'État.

Article 138 Délais de réception des offres et demandes de participation (Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés en jours calendrier par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d'une visite des lieux ou d'une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.

2. Dans les procédures ouvertes, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

3. Dans les procédures restreintes et les procédures négociées avec avis de marché, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente-sept jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché.

Dans les procédures restreintes pour des marchés situés au-delà des seuils fixés à l'article 156, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

Dans les procédures restreintes visées à l'article 126, le délai minimal de réception des offres est de vingt et un jours à compter de la date d'envoi de l'invitation à soumissionner.

4. Dans les cas où, conformément à l'article 116, les pouvoirs adjudicateurs ont envoyé pour publication un avis de pré-information comportant toutes les informations requises dans l'avis de marché, entre un minimum de cinquante-deux jours et un maximum de douze mois avant la date d'envoi de l'avis de marché, le délai minimal pour la réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n'est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché, pour les procédures ouvertes, ou peut être réduit à vingt-six jours à compter de l'envoi de l'invitation à soumissionner, pour les procédures restreintes.

Article 139 Délais pour l'accès aux documents d'appel à la concurrence (Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges et les documents complémentaires sont envoyés à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner dans les six jours suivant la réception de la demande.

2. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

3. Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu'à la suite d'une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l'article 138 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres, sous réserve des dispositions de l'article 238. Cette prolongation fait l'objet d'une publicité appropriée, selon les modalités prévues aux articles 116 à 119.

4. Si tous les documents d'appels à la concurrence sont d'accès libre, complet et direct par voie électronique, l'avis de marché visé à l'article 116, paragraphe 3, mentionne l'adresse du site Internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.

Les documents et renseignements complémentaires éventuels sont alors également d'accès libre, complet et direct dès leur communication à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à soumissionner.

Article 140 Délais en cas d'urgence (Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le cas où l'urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l'article 138, paragraphe 3, les pouvoirs adjudicateurs peuvent fixer les délais suivants :

a) pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d'envoi de l'avis de marché ;

b) pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date de l'invitation à soumissionner.

2. Pour autant qu'ils aient été demandés en temps utile, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats quatre jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres.

Article 141 Modalités de communication (Article 98, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les demandes de participation se font par lettre, par télécopieur ou par courrier électronique ; dans ces deux derniers cas, elles sont confirmées par lettre envoyée avant l'expiration des délais visés aux articles 138 et 249.

2. La transmission des offres se fait, au choix des soumissionnaires :

a) soit par la poste ; les documents d'appel à la concurrence précisent alors qu'est retenue la date d'envoi par recommandé, le cachet de la poste faisant foi ;

b) soit par dépôt dans les services de l'institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messagerie ; les documents d'appel à la concurrence précisent, outre les informations visées à l'article 128, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres sont remises contre reçu daté et signé.

3. Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté dans le cas des envois d'offres par lettre, la mention suivante figure dans l'appel d'offres :

«L'envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention «appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier». Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.»

Article 142 Garanties de soumission (Article 98, paragraphe 2, du règlement financier)

Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission représentant 1 à 2% de la valeur globale du marché; elle est conforme aux dispositions de l'article 148.

Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en l'absence de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise.

Article 143 Ouverture des offres et demandes de participation (Article 98, paragraphe 3, du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres qui ont respecté les dispositions de l'article 141, paragraphes 1 et 2, sont ouvertes.

2. Pour les marchés d'un montant supérieur au seuil visé à l'article 127, paragraphe 2, l'ordonnateur compétent nomme une commission d'ouverture des offres.

Cette commission est composée d'au moins trois fonctionnaires ou agents représentant au moins deux entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 252, en l'absence d'entités distinctes, l'obligations d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

3. Un ou plusieurs membres de la commission d'ouverture paraphent les documents prouvant la date et l'heure d'envoi de chaque offre.

En outre, ils paraphent :

a) soit chaque page de chaque offre,

b) soit la page de couverture et les pages de l'offre financière pour chaque offre, l'intégrité de l'offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en oeuvre par un service indépendant du service ordonnateur, sauf dans les cas visés au paragraphe 2, troisième alinéa.

En cas d'attribution par adjudication, conformément à l'article 136, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés. Les membres de la commission signent le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes et les offres non conformes, qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l'article 141.

Article 144 Comité d'évaluation des offres et demandes de participation (Article 98, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution préalablement annoncés.

Il est nommé par l'ordonnateur compétent aux fins d'émettre un avis consultatif, pour les marchés d'un montant supérieur au seuil visé à l'article 127, paragraphe 2.

2. Ce comité est composé d'au moins trois fonctionnaires ou agents représentant au moins deux entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 252, en l'absence d'entités distinctes, l'obligations d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d'ouverture des offres.

3. Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

Toutefois, en ce qui concerne les pièces justificatives permettant de vérifier si les candidats ou les soumissionnaires remplissent les critères de sélection, le comité d'évaluation peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées dans le délai qu'il fixe.

4. Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 137, le comité demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.

Article 145 Résultat de l'évaluation (Articles 99 et 100 du règlement financier)

1. Un procès-verbal d'évaluation et de classement des demandes de participation et offres déclarées conformes est établi et daté. Il est signé par tous les membres du comité d'évaluation. Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

2. Il comporte au moins :

a) le nom et l'adresse du pouvoir adjudicateur, l'objet et la valeur du marché ou du contrat-cadre ;

b) le nom des candidats ou soumissionnaires proposés et la justification de leur choix ;

c) le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet ;

d) les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses ;

e) le nom des candidats ou du contractant proposés et la justification de ce choix, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers.

3. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa décision comprenant au moins :

a) ses nom et adresse, ainsi que l'objet et la valeur du marché ou du contrat-cadre ;

b) le nom des candidats ou soumissionnaires retenus et la justification de ce choix ;

c) le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet ;

d) les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses ;

e) le nom des candidats ou du contractant retenus et la justification de ce choix au regard des critères de sélection ou d'attribution préalablement annoncés, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l'intention de sous-traiter à des tiers ;

f) en ce qui concerne les procédures négociées, les circonstances visées aux articles 124, 125, 240, 242, 244 et 245 qui les justifient ;

g) le cas échéant, les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché.

Article 146 Contacts entre pouvoirs adjudicateurs et soumissionnaires (Article 99 du règlement financier)

1. Les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires sont autorisés à titre exceptionnel pendant le déroulement d'une procédure de passation de marché dans les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3.

2. Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l'article 139, le pouvoir adjudicateur peut :

a) à l'initiative des soumissionnaires fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature du marché ; ils sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges ;

b) de sa propre initiative, s'il s'aperçoit d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel à la concurrence.

3. Après l'ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l'offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l'offre.

4. Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu, il est établi une «note pour le dossier».

Article 147 Information des candidats et soumissionnaires (Articles 100, paragraphe 2 et 101 du règlement financier)

1. Les pouvoirs adjudicateurs informent dans les meilleurs délais les candidats et les soumissionnaires des décisions prises concernant l'attribution du marché, y inclus les motifs pour lesquels ils ont décidé de renoncer à passer un marché pour lequel il y a eu mise en concurrence ou de recommencer la procédure.

2. Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours à compter de la réception d'une demande écrite, les informations mentionnées à l'article 100, paragraphe 2 du règlement financier.

Section 4 Garantie et contrôle

Article 148 Caractéristiques des garanties préalables (Article 102 du règlement financier)

1. Lorsqu'il est exigé des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires la production d'une garantie préalable, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l'actionner.

2. La garantie est fournie par une banque ou un organisme financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre la banque, l'organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.

Article 149 Garantie de bonne fin (Article 102 du règlement financier)

1. Sous réserve des dispositions de l'article 248, une garantie de bonne fin peut être exigée par l'ordonnateur selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures et de services et selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux.

Cette garantie est obligatoire au-delà de 345 000 euros pour les marchés de travaux.

2. Une garantie correspondant à 10% de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure par retenue sur les paiements effectués.

Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu'à la réception définitive des services, fournitures ou travaux.

3. Les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat, sauf dans les cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard d'exécution du marché. Elles sont alors saisies proportionnellement à la gravité du préjudice subi.

Article 150 Garanties pour préfinancements (Article 102 du règlement financier)

Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements supérieurs à 150 000 euros.

Elle est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

Article 151 Suspensions en cas d'erreurs ou irrégularités (Article 103 du règlement financier)

1. La suspension du marché prévue à l'article 103 du règlement financier a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l'exécution du marché est reprise à l'issue de cette vérification.

2. Est constitutive d'une erreur ou d'une irrégularité substantielle toute violation d'une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d'un acte ou d'une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget communautaire.

CHAPITRE 2 DISPOSITIONS APPLICABLES AUX MARCHÉS PASSÉS PAR LES INSTITUTIONS COMMUNAUTAIRES POUR LEUR PROPRE COMPTE

Article 152 Identification des pouvoirs adjudicateurs pour le calcul des seuils (Article 104 du règlement financier)

Pour le calcul des seuils visés à l'article 105 du règlement financier, chaque ordonnateur délégué ou subdélégué au sein de chaque institution est considéré comme un pouvoir adjudicateur.

Article 153 Marchés distincts et par lots (Article 105 du règlement financier)

1. La valeur estimée d'un marché ne peut être établie dans l'intention de soustraire celui ci aux obligations définies par le présent règlement. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.

2. Lorsque l'objet d'un marché de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l'objet chacun d'un marché, la valeur de chaque lot doit être prise en compte pour l'évaluation globale du seuil applicable.

Lorsque la valeur globale des lots égale ou dépasse les seuils visés à l'article 156, les dispositions des articles 90, paragraphe 1, et 91, paragraphes 1 et 2, du règlement financier s'appliquent à chacun des lots, sauf pour des lots dont la valeur estimée est inférieure à 80 000 euros pour des marchés de services ou à un million d'euros pour des marchés de travaux, pour autant que le montant cumulé de ces lots n'excède pas 20 % de la valeur cumulée de l'ensemble des lots formant le marché en cause.

3. Lorsqu'un achat envisagé de fournitures homogènes peut donner lieu à des marchés simultanés en lots séparés, la valeur estimée de la totalité de ces lots est prise comme base pour l'évaluation du seuil applicable.

Article 154 Modalités d'estimation de la valeur de certains marchés (Article 105 du règlement financier)

1. Aux fins du calcul du montant estimé d'un marché, le pouvoir adjudicateur inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.

Lorsqu'un marché prévoit des options, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options.

2. Pour des marchés de services, sont pris en compte :

a) pour des assurances, la prime payable ;

b) pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération ;

c) pour les marchés impliquant de la conception, les honoraires, primes ou commissions payables.

3. Pour des marchés de services n'indiquant pas un prix total ou des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, est prise comme base pour le calcul du montant estimé :

a) dans l'hypothèse de marchés d'une durée déterminée :

i) égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée ;

ii) supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle ;

b) dans l'hypothèse de marchés d'une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.

4. Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d'une période donnée, est prise pour base :

a) soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour la même catégorie de services ou de produits au cours des douze mois ou de l'exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial ;

b) soit la valeur estimée globale des contrats successifs au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.

5. Pour les marchés de travaux, outre le montant des travaux est pris en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l'exécution des travaux et mises à la disposition de l'entrepreneur par le pouvoir adjudicateur.

Article 155 Seuils pour les avis de pré-information (Article 105 du règlement financier)

Les seuils visés à l'article 116 pour la publication d'un avis de pré-information sont fixés à :

a) 750 000 euros pour les marchés de fournitures et de services figurant à l'annexe 1 A de la directive 92/50/CEE ;

b) 6 242 028 euros pour les marchés de travaux.

Article 156 Seuils pour l'application des procédures des directives marchés publics (Article 105 du règlement financier)

1. Les seuils visés à l'article 105 du règlement financier sont fixés à :

a) 162 293 euros pour les marchés de fournitures et de services figurant à l'annexe I A de la directive 92/50/CEE, à l'exclusion des marchés de recherche et de développement figurant dans la catégorie 8 de cette annexe ;

b) 200 000 euros pour les marchés de services figurant à l'annexe I B de la directive 92/50/CEE et pour les marchés de services de recherche et de développement figurant à la catégorie 8 de l'annexe IA de ladite directive ;

c) 6 242 028 euros pour les marchés de travaux.

2. Les délais visés à l'article 105 du règlement financier sont précisés aux articles 138, 139 et 140.

Article 157 Preuves en matière d'accès aux marchés (Articles 106 et 107 du règlement financier)

Les cahiers des charges prescrivent aux soumissionnaires d'indiquer l'État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur loi nationale.

TITRE VI SUBVENTIONS

CHAPITRE 1 CHAMP D'APPLICATION

Article 158 Champ d'application (Article 108 du règlement financier)

1. Les subventions versées dans le cadre de conventions de financement visées à l'article 166 du règlement financier et de conventions de subvention avec les organismes visés à l'article 54 dudit règlement sont régies par le présent titre.

En revanche, la procédure d'attribution et de conclusion de ces conventions n'est pas soumise aux dispositions du présent titre.

2. L'avantage lié à la bonification d'intérêts sur certains prêts constitue une subvention au sens du présent titre.

3. Constituent également des subventions au sens du présent titre, les participations en capital, à l'exception de celles au profit d'institutions financières internationales telles que la BERD, et les subventions conditionnellement remboursables.

Article 159 Actions subventionnables (Article 108 du règlement financier)

Une action susceptible d'être subventionnée au sens de l'article 108 du règlement financier doit être clairement identifiée.

Aucune action ne peut être scindée dans l'intention de la soustraire aux règles de financement définies par le présent règlement.

Article 160 Organismes poursuivant un but d'intérêt général européen (Article 108 du règlement financier)

Un organisme poursuivant un but d'intérêt général européen est :

a) soit un organisme européen à vocation d'éducation, de formation ou de recherche et d'étude sur les politiques européennes ou un organisme européen de normalisation ;

b) soit un réseau européen représentatif d'organismes à but non lucratif actifs dans les États membres ou des pays tiers candidats et promouvant des principes et politiques s'inscrivant dans les objectifs des traités.

Article 161 Partenaires (Article 108 du règlement financier)

1. Les conventions spécifiques de subventions peuvent être encadrées par des conventions-cadres de partenariat.

2. Une convention-cadre de partenariat peut être conclue avec des bénéficiaires en vue d'établir une relation de coopération dans une perspective de long terme avec la Commission.

Cette convention-cadre précise les objectifs communs, la nature des actions envisagées à titre ponctuel ou dans le cadre d'un programme de travail annuel agréé, la procédure d'octroi de subventions spécifiques, dans le respect des principes et règles de procédure du présent titre, ainsi que les droits et obligations généraux de chaque partie dans le cadre des conventions spécifiques.

La durée de ces accords ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l'objet de la convention-cadre.

Les ordonnateurs ne peuvent recourir aux conventions-cadres de façon abusive ou de telle sorte qu'elles aient pour objet ou pour effet d'enfreindre les principes de transparence et d'égalité de traitement entre demandeurs.

3. Les conventions-cadres de partenariat sont assimilées à des subventions pour leur procédure d'attribution ; elles sont soumises aux procédures de publicité ex ante visées à l'article 165.

4. Les subventions spécifiques fondées sur de telles conventions-cadres sont octroyées selon les procédures prévues dans lesdites conventions, dans le respect des principes du présent titre.

Elles font l'objet de la publicité ex post prévue à l'article 167.

5. Seules les conventions spécifiques fondées sur ces conventions-cadres sont précédées d'un engagement budgétaire.

Article 162 Contenu des conventions de subventions (Article 108 du règlement financier)

1. La convention précise en particulier :

a) son objet ;

b) son bénéficiaire ;

c) sa durée, à savoir :

i) sa date d'entrée en vigueur et de fin,

ii) la date de démarrage et la durée de l'action ou de l'exercice subventionnés,

d) le financement maximal possible, sous la forme :

i) du montant maximal de la subvention et

ii) du taux plafond de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1,

e) le descriptif détaillé de l'action ou, pour une subvention de fonctionnement, le programme de travail agréé par l'ordonnateur pour l'exercice ;

f) les conditions générales applicables à toutes les conventions de même type ; celles-ci incluent notamment la définition de la loi applicable à la convention, la juridiction compétente en cas de contentieux et l'acceptation par le bénéficiaire des contrôles de la Commission, de l'OLAF et de la Cour des Comptes, ainsi que des règles de publicité ex post visées à l'article 167, conformément aux dispositions du règlement CE n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil [16]. La convention peut prévoir les modalités et les délais de suspension conformément à l'article 181 ;

[16] JO L 8 du 12.01.2001, p.1.

g) le budget prévisionnel global et le détail des coûts éligibles de l'action ou du programme de travail agréé, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1 ;

h) lorsque la mise en oeuvre de l'action nécessite la passation de marchés, les principes visés à l'article 182 ou les règles de passation des marchés que doit respecter le bénéficiaire ;

i) les responsabilités du bénéficiaire, notamment en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d'activité et financiers ;

j) les modalités et délais d'approbation de ces rapports et de paiement par la Commission.

2. Dans les cas visés à l'article 161, la convention-cadre précise les informations visées au paragraphe 1, points a), b), c)i), d)ii), f), h), i) et j).

La convention spécifique contient les informations visées au paragraphe 1, points a), b) c), d), e), g) et, en tant que de besoin, i).

3. Les conventions de subventions ne peuvent être modifiées que par la voie d'avenants écrits. Ces avenants ne peuvent avoir pour objet ou pour effet d'apporter aux conventions des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d'attribution de la subvention ou de rompre l'égalité de traitement entre bénéficiaires.

CHAPITRE 2 PRINCIPES D'OCTROI

Article 163 Règle du non-profit (Article 109, paragraphe 2, du règlement financier)

1. La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire. Le profit se définit comme :

a) un excédent de l'ensemble des recettes par rapport aux coûts de l'action en cause lors de la présentation de la demande de paiement final pour une subvention d'action, sous réserve des dispositions du point b) ;

b) pour les actions dont l'objet même est de renforcer la capacité financière du bénéficiaire, dans le domaine des actions extérieures, la distribution aux membres constituant l'organisme bénéficiaire du surplus de revenu né de son activité avec pour effet leur enrichissement personnel, pour une subvention d'action ;

c) un solde excédentaire du budget de fonctionnement d'un organisme bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement.

2 Les dispositions du paragraphe 1 ne sont pas d'application pour les bourses d'études, de recherche ou de formation professionnelle versées à des personnes physiques, ni dans le cas de prix octroyés suite à des concours, ni dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1.

Article 164 Programmation annuelle (Article 110, paragraphe1, du règlement financier)

1. Le programme de travail annuel en matière de subventions est adopté par la Commission. Il est publié sur le site Internet de la Commission consacré aux subventions au plus tard le 31 janvier de chaque exercice.

Le programme de travail précise l'acte de base, les objectifs, le calendrier des appels à proposition avec leur montant indicatif et les résultats attendus.

2. Toute modification substantielle du programme de travail fait l'objet d'une publication complémentaire dans les conditions visées au paragraphe 1.

Article 165 Contenu des appels à propositions (Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les appels à propositions spécifient :

a) les objectifs poursuivis ;

b) les critères d'éligibilité, de sélection et d'attribution tels que visés aux articles 114 et 115 du règlement financier, ainsi que les pièces justificatives y afférentes ;

c) les modalités de financement communautaire ;

d) les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date possible de démarrage des actions, ainsi que la date envisagée pour la clôture de la procédure d'attribution.

2. Les appels à propositions sont publiés sur le site Internet des institutions européennes et, éventuellement, sur tout autre support approprié, dont le Journal officiel des Communautés européennes, afin d'en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels.

Article 166 Exceptions aux appels à propositions (Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Des subventions peuvent être octroyées sans appel à propositions uniquement dans les cas suivants :

a) dans le cadre de l'aide humanitaire, au sens du règlement (CE) n° 1257/96 du Conseil [17], ainsi que des aides visant des situations de crise au sens du paragraphe 2 ;

[17] JO L 163 du 2.07.1996. Règlement du Conseil du 20 juin 1996.

b) dans d'autres cas d'urgence exceptionnels et dûment justifiés ;

c) au bénéfice d'organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dûment motivée dans la décision d'attribution correspondante de la Commission, ou au bénéfice d'organismes identifiés dans l'acte de base.

2. Les situations de crise sont, pour des pays tiers, des situations :

a) menaçant l'ordre public, la sécurité et la sûreté des personnes, risquant de dégénérer en un conflit armé ou menaçant de déstabiliser le pays et

b) qui pourraient nuire gravement :

i) à la sauvegarde des valeurs communes, des intérêts fondamentaux, de l'indépendance et de l'intégrité de l'Union européenne,

ii) à la sécurité de l'Union européenne, au maintien de la paix et à la sécurité internationale, à la promotion de la coopération internationale ou au développement et au renforcement de la démocratie, de l'état de droit, du respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales, conformément à l'article 11 du traité sur l'Union européenne et à l'article 3 du règlement (CE) n° 381/2001 du Conseil [18].

[18] JO L 57 du 27.02.2001, p.5. Règlement du 26.02.2001 portant création d'un mécanisme de réaction rapide.

Article 167 Publicité ex post (Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Toutes les subventions octroyées au cours d'un exercice sont publiées sur le site Internet des institutions communautaires au cours du premier semestre suivant la clôture de l'exercice budgétaire au titre duquel elles ont été attribuées.

Dans les cas de gestion déléguée aux organismes visés à l'article 54 du règlement financier, figure au moins un renvoi à l'adresse du site où se trouvent ces informations si elles ne sont pas publiées directement sur le site Internet des institutions communautaires.

Elles peuvent également être publiées sur tout autre support approprié, dont le Journal officiel des Communautés européennes.

2. Sont publiés, avec l'accord du bénéficiaire, conformément à l'article 162, paragraphe 1, point f) :

a) le nom et l'adresse des bénéficiaires ;

b) l'objet de la subvention ;

c) le montant accordé et, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1, le taux de financement des coûts de l'action ou du programme de travail agréé.

Il peut être dérogé à cette obligation si la divulgation des informations risque d'attenter à la sécurité des bénéficiaires ou de porter préjudice à leurs intérêts commerciaux.

Article 168 Financements conjoints (Article 111 du règlement financier)

Une action peut faire l'objet d'un financement conjoint sur des lignes budgétaires distinctes par plusieurs ordonnateurs.

Article 169 Rétroactivité pour la gestion de l'aide humanitaire et des situations de crise (Article 112 du règlement financier)

Afin d'assurer le bon déroulement des opérations d'aide humanitaire ou se déroulant dans des situations de crise au sens de l'article 166, paragraphe 2, les dépenses exposées par un bénéficiaire avant la date de dépôt de sa demande sont éligibles au financement communautaire uniquement dans les cas suivants :

a) lorsque les dépenses sont liées à la constitution par le demandeur de stocks mis en oeuvre dans le cadre de l'action subventionnée ;

b) exceptionnellement, et pour des raisons dûment justifiées, lorsque la décision de financement et la convention de subvention le prévoient explicitement en fixant une date d'éligibilité antérieure à la date de dépôt de la demande.

Article 170 Cofinancements externes (Article 113 du règlement financier)

1. Le bénéficiaire justifie le montant des cofinancements apportés, soit en ressources propres, soit sous la forme de transferts financiers en provenance de tiers, soit encore en nature, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1.

2. L'ordonnateur compétent peut accepter, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, des cofinancements en nature. Dans ce cas, la valorisation de ces apports ne doit pas excéder :

a) soit les coûts réellement supportés et dûment justifiés par des documents comptables,

b) soit les coûts généralement acceptés sur le marché considéré.

Sont exclus du calcul du montant du cofinancement les apports de type immobilier visés à l'article 114, paragraphe 1.

CHAPITRE 3 PROCÉDURE D'OCTROI

Article 171 Demande de financement (Article 114 du règlement financier)

1. La demande est présentée à l'aide du formulaire diffusé à cet effet par les ordonnateurs compétents et selon les critères définis dans l'acte de base et l'appel à propositions.

2. Elle permet de démontrer l'existence juridique du demandeur, ainsi que sa capacité financière et opérationnelle à mener à son terme l'action ou le programme de travail proposés, sous réserve des dispositions de l'article 174, paragraphe 4. A cette fin l'ordonnateur demande une attestation sur l'honneur des bénéficiaires potentiels ; le compte de gestion, le bilan du dernier exercice clos et toute autre pièce justificative demandée dans l'appel à propositions sont, selon l'analyse des risques de gestion effectuée par l'ordonnateur compétent sous sa responsabilité, également joints à la demande.

3. Le budget de l'action ou de fonctionnement joint à la demande doit être équilibré en dépenses et en recettes et indiquer clairement les coûts éligibles à un financement à charge du budget communautaire, sauf dans le cas des forfaits visés à l'article 179, paragraphe 1.

4. Pour les actions dont le coût à financer est supérieur à 300 000 euros et pour les subventions de fonctionnement de plus de 50 000 euros, la demande est accompagnée d'un rapport d'audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible, donne une appréciation sur la viabilité de l'organisme au sens de l'article 174, paragraphe 2, et identifie les subventions reçues durant cet exercice.

La disposition du premier alinéa ne s'applique qu'à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d'un ordonnateur lors d'un même exercice budgétaire.

En cas de conventions liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, ces seuils sont à appliquer par bénéficiaire.

Dans le cas des partenariats visés à l'article 161, la production d'un audit externe portant sur les deux derniers exercices disponibles est obligatoire avant la conclusion de la convention-cadre.

L'ordonnateur compétent peut, selon son analyse des risques de gestion, exonérer de cette obligation les organismes publics, les organisations internationales visées à l'article 41 et les bénéficiaires entre lesquels existe une responsabilité solidaire et conjointe dans le cas de conventions avec plusieurs bénéficiaires.

5. Le demandeur indique les autres sources et montants des financements dont il bénéficie ou demande à bénéficier au cours du même exercice pour la même action ou pour d'autres actions ou au titre de ses activités courantes.

Article 172 Preuves de l'éligibilité des demandeurs (Article 114 du règlement financier)

Les demandeurs attestent sur l'honneur qu'ils ne se trouvent pas dans une des situations prévues à l'article 93 du règlement financier. L'ordonnateur compétent, selon son analyse des risques de gestion, peut également demander les preuves visées à l'article 132. Les demandeurs sont tenus de fournir ces preuves, sauf impossibilité matérielle reconnue par l'ordonnateur compétent.

Article 173 Sanctions financières (Article 114 du règlement financier)

Les demandeurs qui se sont rendus coupables de fausses déclarations peuvent être frappés de sanctions financières dans les conditions prévues à l'article 131, au prorata de la valeur des subventions en cause.

Les bénéficiaires qui ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être frappés de sanctions financières dans les mêmes conditions.

Article 174 Critères de sélection (Article 115, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Les critères de sélection sont publiés dans l'appel à propositions et permettent d'évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme l'action ou le programme de travail proposés.

2. Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l'action ou l'exercice subventionné et pour participer à son financement. Il doit disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l'action ou le programme de travail proposés, sauf disposition spécifique de l'acte de base.

3. La vérification de la capacité financière et opérationnelle s'appuie notamment sur l'analyse des pièces justificatives visées à l'article 171.

4. La vérification de la capacité financière ne s'applique pas aux personnes physiques bénéficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales visées à l'article 41.

Dans le cas de partenariats visés à l'article 161, cette vérification s'effectue avant la conclusion de la convention-cadre.

Article 175 Critères d'attribution (Article 115, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les critères d'attribution sont publiés dans l'appel à propositions.

2. Les critères d'attribution permettent d'octroyer les subventions soit aux actions qui maximisent l'efficacité globale du programme communautaire dont elles assurent la mise en oeuvre, soit aux organismes dont le programme de travail vise à atteindre le même résultat. Ces critères sont définis de manière à assurer également la bonne gestion des fonds communautaires.

L'application de ces critères permet de retenir les projets d'actions ou de programmes de travail qui assurent à la Commission le respect de ses objectifs et priorités et garantissent la visibilité du financement communautaire.

3. Les critères d'attribution sont définis de telle manière qu'il soit ultérieurement possible d'en assurer l'évaluation.

Article 176 Évaluation des demandes et attribution (Article 116 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent nomme un comité d'évaluation des propositions, sauf décision de la Commission relative à un programme sectoriel particulier.

Il est composé d'au moins trois fonctionnaires ou agents représentant au moins deux entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles.

Dans les représentations et les unités locales visées à l'article 252, en l'absence d'entités distinctes, l'obligation d'entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s'applique pas.

Des experts externes peuvent assister ce comité par décision de l'ordonnateur compétent.

2. Le comité d'évaluation peut inviter un demandeur à compléter ou expliciter les pièces justificatives établissant sa capacité financière et opérationnelle, dans le délai qu'il fixe.

3. A la fin des travaux du comité, les membres signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles de bénéficier d'un financement. En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées.

Il est conservé aux fins de référence ultérieure.

4. L'ordonnateur compétent prend ensuite sa décision comportant au moins :

a) l'objet et le montant global de la décision ;

b) le nom des bénéficiaires, l'intitulé des actions, les montants retenus et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s'écarte de l'avis du comité ;

c) le nom des demandeurs exclus et les raisons de ce choix.

5. Les dispositions des paragraphes 1 à 4 ne s'appliquent pas aux bénéficiaires de subventions qui sont identifiés dans l'acte de base.

Article 177 Informations des demandeurs (Article 116 du règlement financier)

L'information des demandeurs intervient dans les quinze jours suivant la transmission de la décision d'octroi aux bénéficiaires.

CHAPITRE 4 PAIEMENT ET CONTRÔLE

Article 178 Justification des demandes de paiement (Article 117 du règlement financier)

1. Pour chaque subvention, le renouvellement d'un préfinancement est subordonné à l'apurement du préfinancement précédent à hauteur d'au moins 70 % de son montant total. Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l'appui de sa demande de nouveau versement.

2. Un audit externe des comptes de l'action ou de l'organisme bénéficiaire d'une subvention de fonctionnement, produit par un contrôleur des comptes agréé, peut être exigé à l'appui de tout paiement par l'ordonnateur compétent, sur la base de son analyse des risques de gestion.

L'ordonnateur compétent motive l'absence de demande d'un audit externe si les paiements de préfinancements ou intermédiaires dépassent 500 000 euros par exercice et par convention, pour les paiements de solde supérieurs à 100 000 euros ainsi que pour les subventions de fonctionnement de plus de 50 000 euros.

En cas de convention liant la Commission et plusieurs bénéficiaires, ces seuils sont à appliquer par bénéficiaire.

Article 179 Financements forfaitaires (Article 117 du règlement financier)

1. Outre le cas des bourses et prix, l'acte de base peut autoriser des financements forfaitaires pour des contributions d'un montant inférieur à 5 000 euros ou le recours à des barèmes de coûts unitaires.

Afin d'assurer le respect des principes de cofinancement, de non-profit et de bonne gestion financière, l'évaluation de ces forfaits et barèmes est réexaminée au moins tous les deux ans par l'ordonnateur compétent. Elle fait l'objet d'une approbation de la Commission.

2. La convention de subvention peut autoriser la prise en charge forfaitaire :

a) des frais généraux du bénéficiaire, à hauteur de 7 % maximum du total des coûts éligibles de l'action, sauf si le bénéficiaire reçoit une subvention de fonctionnement financée sur le budget communautaire ;

b) de certains frais de mission, sur la base d'un barème de per diem approuvé annuellement par la Commission.

Le plafond prévu au premier alinéa, point a), peut être dépassé par décision motivée de la Commission.

Article 180 Garanties préalables (Article 118 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent peut exiger du bénéficiaire une garantie préalable afin de limiter les risques financiers liés au versement des préfinancements.

2. Lorsque le préfinancement représente plus de 80 % du montant total de la subvention, le paiement ne peut être effectué que si le bénéficiaire fournit préalablement une garantie soumise à l'appréciation et l'acceptation de l'ordonnateur compétent.

Pour les ONG actives dans le domaine des actions extérieures, cette garantie est exigée pour les préfinancements supérieurs à un million d'euros ou représentant plus de 90% du montant total de la subvention.

La garantie doit couvrir une période suffisante pour permettre de l'actionner.

3. Cette garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l'un des États membres.

Cette garantie peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers ou par la garantie solidaire des bénéficiaires d'une action parties à la même convention de subvention.

Cette garantie est libellée en euros.

Elle a pour objet de rendre cet organisme, ce tiers ou les autres bénéficiaires caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.

4. Elle est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention de subvention.

5. L'ordonnateur peut déroger à l'obligation prévue au paragraphe 2 en faveur des organismes publics et des organisations internationales visées à l'article 41.

L'ordonnateur compétent peut également exonérer de cette obligation les bénéficiaires ayant conclu une convention-cadre de partenariat conformément à l'article 161.

Article 181 Suspensions et réductions de subventions (Article 119 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent suspend les paiements et réduit la subvention ou en demande le remboursement à due concurrence par le bénéficiaire :

a) en cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d'exécution partielle ou tardive de l'action ou du programme de travail agréé ;

b) lorsque des montants dépassant les plafonds de financement fixés par la convention ont été versés, notamment si l'action ou le programme de travail agréé ont été exécutés à moindre coût que les prévisions initiales ;

c) lorsque le budget de l'action ou de fonctionnement révèle un excédent a posteriori.

2. Les paiements peuvent également être suspendus suite à des violations présumées d'autres clauses de la convention. Cette suspension vise à vérifier la réalité des violations présumées et à permettre de procéder, le cas échéant, à leur correction.

CHAPITRE 5 MISE EN oeUVRE

Article 182 Marchés de mise en oeuvre (Article 120 du règlement financier)

1. Lorsque la mise en oeuvre des actions subventionnées nécessite la passation d'un marché, les bénéficiaires des subventions attribuent le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, dans le respect des principes de transparence, d'égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à l'absence de conflit d'intérêts.

2. Aux fins du paragraphe 1, l'ordonnateur compétent peut imposer à ses bénéficiaires des règles particulières à suivre, en tenant compte notamment de la valeur des marchés concernés, de l'importance relative de la contribution communautaire dans le coût total de l'action et du risque de gestion.

Dans ce cas, ces règles sont prévues dans la convention de subvention.

TITRE VII COMPTABILITÉ ET REDDITION DES COMPTES

CHAPITRE 1 REDDITION DES COMPTES

Article 183 Rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice (Article 122 du règlement financier)

Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice expose fidèlement :

a) la réalisation des objectifs de l'exercice, conformément au principe de la bonne gestion financière,

b) la situation financière et les événements qui ont eu une influence significative sur les activités menées pendant l'exercice.

Article 184 Dérogation aux principes comptables (Article 124 du règlement financier)

Lorsque dans un cas particulier les comptables considèrent qu'il y a lieu de déroger au contenu des principes comptables prévus aux articles 185 à 191, cette dérogation est signalée et dûment motivée dans l'annexe visée à l'article 201.

Article 185 Principe de continuité des activités (Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de continuité des activités signifie que, pour l'élaboration des états financiers, les institutions et les organismes visés à l'article 185 du règlement financier sont présumés avoir une durée de vie illimitée.

2. Lorsqu'il résulte d'éléments objectifs qu'une institution ou qu'un organisme visé à l'article 185 du règlement financier va cesser ses activités, le comptable présente cette information dans l'annexe, avec l'indication des motifs. Il applique les règles comptables en vue de déterminer la valeur de liquidation de l'institution ou de l'organisme concerné.

Article 186 Principe de prudence (Article 124 du règlement financier)

Le principe de prudence signifie que les actifs ou les produits ne sont pas surévalués et les passifs ou les charges ne sont pas sous-évalués. Cependant, le principe de prudence ne permet pas la création de réserves occultes ou de provisions excessives.

Article 187 Principe de permanence des méthodes (Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de permanence des méthodes signifie que la structure des éléments composant les états financiers, ainsi que les méthodes de comptabilisation et les règles d'évaluation, ne peuvent pas être modifiées d'un exercice à l'autre.

2. Le comptable de la Commission ne peut déroger au principe de permanence des méthodes que dans des cas exceptionnels, notamment :

a) lors d'un changement significatif de la nature des opérations de l'entité ;

b) lorsque la modification apportée conduit à une présentation plus appropriée des opérations comptables.

Article 188 Principe de comparabilité des informations (Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de comparabilité des informations signifie que chaque poste des états financiers reprend l'indication du montant relatif au poste correspondant de l'exercice précédent.

2. Lorsqu'en application du paragraphe 1, la présentation ou la classification d'un des éléments des états financiers est modifiée, les montants correspondants de l'exercice précédent sont rendus comparables et reclassés.

S'il est impossible de procéder au reclassement, il y a lieu de l'indiquer dans l'annexe.

Article 189 Principe de l'importance relative (Article 124 du règlement financier)

1. Le principe de l'importance relative signifie que toutes les opérations ayant un caractère significatif pour l'information recherchée sont prises en compte dans les états financiers. L'importance relative s'apprécie notamment par rapport à la nature de la transaction ou de son montant.

2. Des regroupements de transactions peuvent être faits dans la mesure où :

a) la nature des transactions est identique même si leur montant est important ;

b) le montant des transactions est négligeable ;

c) ces regroupements favorisent la clarté des états financiers.

Article 190 Principe de non-compensation (Article 124 du règlement financier)

Le principe de non-compensation signifie qu'aucune compensation ne peut être faite entre les créances et les dettes ou entre les charges et les produits, sauf dans le cas de charges et produits résultant de la même transaction, de transactions similaires ou d'opérations de couverture et pour autant qu'ils ne soient pas individuellement significatifs.

Article 191 Principe de prééminence de la réalité sur l'apparence (Article 124 du règlement financier)

Le principe de prééminence de la réalité sur l'apparence signifie que les événements comptables repris dans les états financiers sont présentés en fonction de leur nature économique.

Article 192 Comptabilisation des opérations (Article 125 du règlement financier)

1. Toute transaction est comptabilisée lorsque :

a) ses effets économiques se traduisent par une augmentation ou diminution du patrimoine des institutions ;

b) son coût ou sa valeur peuvent être mesurés de manière fiable.

2. Les méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier précisent le fait générateur de la comptabilisation de chaque opération.

Article 193 Évaluation des éléments d'actif et de passif (Article 125 du règlement financier)

1. L'évaluation des éléments d'actif et de passif se fonde sur le prix d'acquisition ou le coût de revient. Toutefois, la valeur des éléments de l'actif immobilisé autre que financier est diminuée des amortissements. En outre, une diminution de la valeur d'un élément d'actif peut faire l'objet d'une réduction de valeur et une augmentation du passif exigible peut faire l'objet d'une provision.

2. Les normes et méthodes comptables prévues à l'article 133 du règlement financier peuvent déterminer que tous les éléments ou seulement certains d'entre eux sont évalués à une valeur autre que celle du prix d'acquisition.

Article 194 Provisions (Article 125 du règlement financier)

Une provision est constituée si et seulement si :

a) il existe une obligation actuelle résultant d'un événement passé ;

b) il est probable qu'une sortie de ressources représentatives d'avantages économiques sera nécessaire pour éteindre l'obligation et

c) le montant de l'obligation peut être estimé de manière fiable.

Article 195 Structure du bilan (Article 126 du règlement financier)

1. Le bilan est composé des différents postes regroupés en titres et sous-titres.

2. Les postes de l'actif sont classés selon l'ordre croissant de liquidité et ceux du passif selon l'ordre croissant d'exigibilité.

Article 196 Présentation du bilan (Article 126 du règlement financier)

Pour la présentation du bilan, le comptable reprend au minimum les rubriques suivantes :

Actif

Frais d'établissement

Immobilisations incorporelles

Immobilisations corporelles

Immobilisations financières

Créances à plus d'un an

Stocks

Créances à un an au plus

Trésorerie et équivalents de trésorerie

Comptes transitoires et de régularisation

Passif

Capitaux propres (constitués du résultat économique de l'exercice, du résultat reporté des exercices antérieurs et des réserves)

Provisions

Dettes à plus d'un an

Dettes à un an au plus

Comptes transitoires et de régularisation

Article 197 Compte de résultat économique (Article 126 du règlement financier)

Le compte de résultat économique reflète les produits et charges de l'exercice dont la classification se fait en fonction de leur nature.

Article 198 Présentation du compte de résultat économique (Article 126 du règlement financier)

Pour la présentation du compte de résultat économique, le comptable tient compte du schéma minimum suivant :

Recettes d'exploitation

- Dépenses d'exploitation

= Résultat d'exploitation

+/- Résultat financier

+/- Résultat des activités ordinaires

+/- Résultats exceptionnels

= Résultat de l'exercice

Article 199 Tableaux des flux de trésorerie (Article 126 du règlement financier)

Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de la trésorerie.

Cette dernière est constituée des éléments suivants :

a) l'argent en caisse,

b) les comptes et dépôts bancaires à vue et

c) les autres valeurs disponibles qui peuvent rapidement être transformées en argent et dont la valeur est stable.

Article 200 Classification des flux de trésorerie (Article 126 du règlement financier)

1. Le tableau des flux de trésorerie reflète les mouvements de trésorerie classés en flux d'exploitation, en flux d'investissement et en flux financiers.

2. Le flux de trésorerie d'exploitation reprend les mouvements de trésorerie résultant des activités ordinaires.

3. Le flux de trésorerie d'investissement reprend les mouvements de trésorerie résultant de l'acquisition ou de la vente des immobilisations.

4. Le flux de trésorerie financier reprend les mouvements de trésorerie provenant des emprunts et prêts ainsi que de toute autre source financière.

Article 201 Annexe aux états financiers (Article 126 du règlement financier)

L'annexe visée à l'article 126 du règlement financier fait partie intégrante des états financiers. Elle comporte au moins les informations suivantes :

a) les principes, règles et méthodes comptables ;

b) les notes explicatives qui fournissent des informations supplémentaires qui ne sont présentées dans le corps des états financiers mais qui sont nécessaires à une image fidèle ;

c) les engagements hors bilan qui mentionnent les droits et obligations qui ne sont pas inclus au bilan et sont susceptibles d'avoir une influence importante sur le patrimoine, la situation financière ou le résultat de l'entité concernée.

Article 202 Notes explicatives (Article 126 du règlement financier)

Les notes explicatives sont présentées par référence croisée aux postes des états financiers auxquels elles se rapportent et dans le même ordre de présentation.

Article 203 Compte de résultat de l'exécution budgétaire (Article 127 du règlement financier)

1. Le compte de résultat de l'exécution budgétaire contient :

a) une information sur les recettes comprenant :

i) l'évolution des crédits du budget en recettes ;

ii) l'exécution du budget en recettes ;

iii) l'évolution des droits constatés ;

b) des informations retraçant l'évolution de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles ;

c) des informations retraçant l'utilisation de la totalité des crédits d'engagement et de paiement disponibles ;

d) des informations concernant l'évolution des engagements restant à payer, reportés de l'exercice précédent ou engagés pendant l'exercice.

2. En ce qui concerne l'information sur les recettes, est joint également un état faisant apparaître, par État membre, la répartition des montants restant à recouvrer à la fin de l'exercice correspondant à des ressources propres couvertes par un ordre de recouvrement.

Article 204 Annexe aux états sur l'exécution budgétaire (Article 127 du règlement financier)

L'annexe aux états sur l'exécution budgétaire visée à l'article 127 du règlement financier comprend au moins :

a) les informations sur les principes budgétaires, types de crédit et structure du budget ;

b) les informations sur les engagements restant à liquider ;

c) les informations nécessaires à la bonne compréhension de l'exécution budgétaire.

CHAPITRE 2 (CHAPITRE 3 DU RÈGLEMENT FINANCIER) COMPTABILITÉ

Section 1 Organisation comptable

Article 205 Organisation comptable (Article 132 du règlement financier)

1. Le comptable de chaque institution et organisme visé à l'article 185 du règlement financier établit une documentation décrivant l'organisation et les procédures comptables propres à son institution.

2. Pour l'établissement des états financiers, le recours aux recensements extracomptables est limité au maximum.

3. Les recettes et dépenses budgétaires sont enregistrées dans le système informatisé visé à l'article 206 selon la nature économique de l'opération, en recettes ou dépenses courantes ou en capital.

Article 206 Systèmes informatisés (Article 132 du règlement financier)

1. La comptabilité est tenue à l'aide d'un ou plusieurs logiciels informatiques.

2. L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes et sous-systèmes informatisés requiert une description complète des systèmes et sous-systèmes.

Cette description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon selon laquelle le système traite les opérations individuelles. Elle indique comment le système garantit l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération.

Les descriptions des systèmes et sous-systèmes comptables informatiques mentionnent, le cas échéant, les liens existants entre ces derniers et le système comptable central, notamment en matière de transfert de données et de rapprochement des soldes.

Section 2 Livres comptables

Article 207 Livres comptables (Article 135 du règlement financier)

1. Chaque institution ou chaque organisme visé à l'article 185 du règlement financier tiennent un livre-journal, un grand livre des comptes et un inventaire.

2. Les livres comptables consistent en des documents informatiques identifiés par le comptable et offrant toute garantie en matière de preuve.

3. Les écritures du livre journal sont reportées dans les comptes du grand livre des comptes, détaillées selon le plan comptable visé à l'article 210.

4. Le livre-journal et le grand livre des comptes peuvent être détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l'importance et les besoins l'exigent.

5. Les écritures enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement dans le livre-journal et dans le grand livre des comptes.

Article 208 Balance générale des comptes (Article 135 du règlement financier)

Chaque institution et organisme visés à l'article 185 du règlement financier établit une balance générale des comptes qui reprend l'ensemble des comptes d'actif, de passif et de résultat, y compris les comptes soldés au cours de l'exercice avec, pour chacun d'eux :

a) le numéro du compte ;

b) le libellé ;

c) le total des débits ;

d) le total des crédits ;

e) le solde.

Article 209 Inventaire (Article 135 du règlement financier)

1. L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.

2. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des comptes repris à la balance générale des comptes.

3. En ce qui concerne l'inventaire des immobilisations les dispositions des articles 218 à 225 s'appliquent.

Section 3 Plan comptable

Article 210 Plan comptable (Article 135 du règlement financier)

1. Le plan comptable est arrêté par le comptable de la Commission.

2. Le plan comptable regroupe les comptes en classes.

Chaque classe peut être divisée en groupes et sous-groupes, en fonction des besoins.

3. Le plan comptable doit prévoir au moins les classes suivantes :

a) pour les comptes de bilan :

i) classe 1: comptes de capitaux propres, de provisions et de dettes à plus d'un an,

ii) classe 2: comptes de frais d'établissement, d'actifs immobilisés et de créances à plus d'un an,

iii) classe 3: comptes de stock,

iv) classe 4: comptes de créances et de dettes à un an au plus,

v) classe 5: comptes financiers,

b) pour les comptes de gestion :

i) classe 6: comptes de charges,

ii) classe 7: comptes de produits,

c) pour les comptes spéciaux : classes 8 et 9: comptes spéciaux,

d) pour les opérations hors bilan : classe 0: opérations hors bilan.

4. Le plan comptable est suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations conformément aux normes comptables.

5. Le contenu de chaque compte et classe ainsi que son fonctionnement sont déterminés par le plan comptable.

Section 4 Enregistrement

Article 211 Écritures comptables (Article 135 du règlement financier)

1. Les écritures sont passées selon la méthode dite "en partie double" en vertu de laquelle tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

2. La contrepartie en euros d'une transaction libellée en une monnaie autre que l'euro est calculée et comptabilisée.

Les transactions en devises des comptes réévaluables font l'objet d'une réévaluation monétaire au moins lors de chaque clôture comptable.

Cette réévaluation est effectuée sur base des cours établis conformément à l'article 8.

Article 212 Enregistrements comptables (Article 135 du règlement financier)

Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative s'y rapportant.

Article 213 Pièces justificatives (Article 135 du règlement financier)

1. Chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et numérotée, établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité et la conservation de son contenu pendant les délais visés à l'article 46.

2. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.

Article 214 Enregistrement dans le livre-journal (Article 135 du règlement financier)

Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre-journal selon une des méthodes suivantes, qui ne sont pas exclusives l'une de l'autre :

a) soit jour par jour, opération par opération,

b) soit par récapitulation périodique des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.

Article 215 Validation de l'enregistrement (Article 135 du règlement financier)

1. Le caractère définitif des enregistrements repris au livre-journal et repris dans un livre d'inventaire est assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement.

2. Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en oeuvre au plus tard avant la présentation des états financiers définitifs.

Section 5 Rapprochement et vérification

Article 216 Rapprochement des comptes (Article 135 du règlement financier)

1. Les soldes de chaque compte de la balance générale sont rapprochés périodiquement et au moins lors de chaque clôture comptable.

2. Périodiquement, et au moins lors de chaque clôture comptable, le comptable vérifie que les données du livre d'inventaire correspondent à la réalité et contrôle notamment :

a) les avoirs en banque, par rapprochement des extraits de compte communiqués par les institutions financières,

b) les fonds détenus en caisse, par rapprochement avec les données du livre de caisse.

En ce qui concerne les comptes d'immobilisations, cet examen se fait conformément aux dispositions de l'article 222.

3. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont rapprochés et apurés périodiquement.

4. Les comptes d'attente sont périodiquement examinés par le comptable afin de les apurer dans les plus brefs délais.

Section 6 Comptabilité budgétaire

Article 217 Contenu et tenue de la comptabilité budgétaire (Article 137 du règlement financier)

1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget :

a) en ce qui concerne les dépenses :

i) les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets rectificatifs, les crédits reportés, les crédits ouverts suite à des participations de tiers, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles ;

ii) les engagements et les paiements de l'exercice ;

b) en ce qui concerne les recettes :

i) les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets rectificatifs, les recettes provenant de participations de tiers et le montant total des prévisions ainsi évaluées ;

ii) les droits constatés et les recouvrements de l'exercice ;

c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs.

Les crédits d'engagement et les crédits de paiement visés au premier alinéa, point a), sont enregistrés et suivis séparément.

Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie» et les paiements correspondants.

Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du FEOGA, section «garantie».

2. La comptabilité budgétaire permet un suivi distinct de :

a) l'utilisation des crédits reportés et des crédits de l'exercice ;

b) la liquidation des engagements restant à liquider.

En ce qui concerne les recettes, les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs sont suivies séparément.

3. La comptabilité budgétaire peut être organisée de manière à développer une comptabilité analytique.

4. La comptabilité budgétaire est tenue à l'aide des systèmes informatiques, dans des livres ou sur fiches.

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

Article 218 Inventaire des immobilisations (Article 138 du règlement financier)

Le système d'inventaire des immobilisations est établi par l'ordonnateur avec l'assistance du comptable. Ce système d'inventaire fournit toutes les informations nécessaires à la tenue de la comptabilité.

Article 219 Conservation des biens (Article 138 du règlement financier)

Les institutions arrêtent, chacune pour ce qui la concerne, les dispositions relatives à la conservation des biens repris dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d'inventaire.

Article 220 Inscription dans l'inventaire (Article 138 du règlement financier)

Font l'objet d'une inscription à l'inventaire et d'un enregistrement dans les comptes d'immobilisations, toutes les acquisitions de biens dont le prix d'acquisition ou le coût de revient est égal ou supérieur à 420 euros, dont la durée d'utilisation est supérieure à un an et n'ayant pas un caractère de bien de consommation.

Article 221 Contenu de l'inventaire (Article 138 du règlement financier)

L'inventaire reprend une description appropriée du bien, précise sa localisation, sa date d'acquisition et son coût unitaire.

Article 222 Contrôles de l'inventaire (Article 138 du règlement financier)

Les contrôles de l'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de la conformité de l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d'un programme triennal de vérification.

Article 223 Revente des biens (Article 138 du règlement financier)

Les fonctionnaires ou agents des institutions et organismes visés à l'article 185 du règlement financier ne peuvent pas se porter acquéreurs des biens revendus par ces institutions et organismes sauf lorsque ces biens sont revendus par une procédure d'adjudication publique.

Article 224 Procédure de vente des biens immobilisés (Article 138 du règlement financier)

1. Les ventes des biens immobilisés font l'objet d'une publicité locale appropriée,lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 8 100 euros. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente est au minimum de quatorze jours.

Elles font l'objet d'un avis de vente publié au Journal officiel des Communautés européennes lorsque la valeur d'achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 391 100 euros. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de vente est au minimum d'un mois.

2. Lorsque le coût de la publicité excède le bénéfice escompté de l'opération, il peut être renoncé à cette publicité.

3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes des biens immobilisés.

Article 225 Procédure de cession des biens immobilisés (Article 138 du règlement financier)

La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur.

La déclaration ou le procès-verbal constate en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un fonctionnaire ou agent des Communautés ou de toute autre personne.

Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats et font l'objet d'une communication annuelle au Parlement européen et au Conseil à l'occasion de la présentation de l'avant-projet de budget.

DEUXIÈME PARTIE DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

TITRE I (TITRE II DU RÈGLEMENT FINANCIER) FONDS STRUCTURELS

Article 226 Remboursement des acomptes (Article 157 du règlement financier)

Conformément à la réglementation sur les Fonds structurels et de cohésion, le remboursement des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pour effet ni le dégagement des crédits correspondants, ni la réduction de la participation des fonds à l'intervention concernée.

Les montants remboursés constituent des recettes affectées conformément à l'article 18 du règlement financier.

TITRE II (TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER) RECHERCHE

Article 227 Typologie des actions (Article 160 du règlement financier)

1. Les crédits de recherche et de développement technologique sont mis en oeuvre par l'exécution d'actions directes, d'actions indirectes dans le cadre du programme-cadre de recherche visé à l'article 166 du traité CE, ainsi que des actions visées à l'article 165 dudit traité par la participation à des programmes et par des activités concurrentielles menées par le Centre Commun de Recherche (CCR).

2. Les actions directes sont exécutées par les établissements du CCR et sont financées en principe intégralement par le budget. Elles consistent en :

a) des programmes de recherche,

b) des activités de recherche exploratoire,

c) des activités de soutien scientifique et technique de nature institutionnelle.

3. Les actions indirectes consistent en des programmes exécutés dans le cadre de contrats à conclure avec des tiers. Le CCR peut participer à ces contrats sur la même base que les tiers.

4. En vue d'assurer la cohérence réciproque des politiques nationales et de la politique communautaire de la recherche, la Commission peut prendre des initiatives conformément aux dispositions de l'article 165 du traité CE et mettre à charge du budget des dépenses à caractère exclusivement administratif.

5. Outre les programmes spécifiques visés à l'article 166, paragraphe 3, du traité CE, la Communauté peut adopter :

a) des programmes complémentaires auxquels ne participent que certains Etats membres, conformément aux dispositions de l'article 168 du traité CE,

b) des programmes entrepris par plusieurs États membres, y compris la participation aux structures créées pour l'exécution de ces programmes, conformément aux dispositions de l'article 169 du traité CE,

c) des actions de coopération avec des pays tiers ou des organisations internationales, conformément aux dispositions de l'article 170 du traité CE,

d) des entreprises communes, conformément aux dispositions de l'article 171 du traité CE.

6. Les activités de nature concurrentielle exercées par le CCR consistent en :

a) des activités de soutien scientifique et technique dans les programmes-cadres de recherche et de développement technologique, financées en principe intégralement par le budget ;

b) des activités pour compte de tiers.

Article 228 Règles applicables au CCR (Article 161 du règlement financier)

1. Les prévisions de créances visées à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.

2. Lorsque les activités exercées par le CCR pour le compte de tiers impliquent la passation d'un marché, la procédure de passation de ce marché respecte les principes de transparence et d'égalité de traitement.

TITRE III (TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER) ACTIONS EXTÉRIEURES

CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 229 Actions susceptibles d'être financées (Article 162 du règlement financier)

Les crédits relatifs aux actions visées au titre IV, chapitre 1 de la deuxième partie du règlement financier peuvent notamment financer des marchés, des subventions, y compris les bonifications d'intérêts, des prêts spéciaux, la garantie de prêts et des actions en matière d'assistance macrofinancière, d'appui budgétaire et autres formes spécifiques de support budgétaire.

CHAPITRE 2 MISE EN oeUVRE DES ACTIONS

Article 230 Convention de financement en gestion décentralisée (Article 166 du règlement financier)

1. Préalablement à la conclusion d'une convention de financement relative à la mise en oeuvre d'une action destinée à être gérée de manière décentralisée, l'ordonnateur compétent s'assure, par des vérifications sur pièces et sur place, que le système de gestion mis en place par le pays tiers bénéficiaire pour la gestion des fonds communautaires est conforme à l'article 164, paragraphe 1 du règlement financier.

2. Chaque convention de financement conclue dans le cadre de la gestion décentralisée prévoit expressément, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu, des dispositions :

a) garantissant le respect des critères visés à l'article 164, paragraphe 1, du règlement financier ;

b) indiquant que si les critères minimaux visés à l'article 164, paragraphe 1, du règlement financier cessent d'être appliqués, l'exécution de la convention peut être suspendue par la Commission ;

c) définissant la procédure contradictoire d'apurement des comptes susceptible de mener à la mise en cause de la responsabilité du pays tiers telle que visée à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier ;

d) établissant les mécanismes de correction financière visés à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier et précisés à l'article 40, et notamment le recours au recouvrement par voie de compensation.

Article 231 Prêts spéciaux (Article 166 du règlement financier)

Tout projet d'investissement financé par un prêt spécial donne lieu à la conclusion d'un contrat de prêt entre la Commission, agissant au nom des Communautés, et l'emprunteur.

Article 232 Comptes bancaires (Article 166 du règlement financier)

1. Pour l'exécution des paiements dans la monnaie de l'État bénéficiaire, des comptes libellés en euros sont ouverts dans l'État bénéficiaire, au nom de la Commission ou, d'un commun accord, au nom du bénéficiaire, auprès d'une institution financière. Les intitulés de ces comptes permettent l'identification des fonds en cause.

2. Les comptes visés au paragraphe 1 sont alimentés en fonction des besoins réels de trésorerie. Les transferts sont effectués en euros et sont convertis, si nécessaire, dans la monnaie de l'État bénéficiaire au fur et à mesure de l'exigibilité des paiements à effectuer, conformément aux dispositions des articles 7 et 8.

CHAPITRE 3 PASSATION DES MARCHÉS

Article 233 Location d'immeubles (Article 167 du règlement financier)

Les seuls marchés immobiliers pouvant être financés par des crédits opérationnels destinés aux actions extérieures sont ceux relatifs à la location de bâtiments déjà construits au moment de la signature du contrat de location.

Article 234 Définitions (Article 167 du règlement financier)

1. Les marchés de services comprennent les marchés d'études et d'assistance technique.

Il s'agit d'un marché d'études si le contrat de services conclu entre un prestataire de services et le pouvoir adjudicateur concerne, entre autres, les études portant sur l'identification et la préparation des projets, les études de faisabilité, les études économiques et de marché, les études techniques, les évaluations et les audits.

Il s'agit d'un marché d'assistance technique dans les cas où le prestataire de services est chargé d'exercer une fonction de conseil, ainsi que dans les cas où il est appelé à assurer la direction ou la supervision d'un projet, à mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché.

2. Lorsque un État tiers dispose dans ses services ou des entités à participation publique d'un personnel de gestion qualifié, les marchés peuvent être exécutés directement par ces services ou entités en régie.

Article 235 Dispositions spécifiques relatives aux seuils et modalités de passation des marchés extérieurs (Article 167, paragraphe 1, points a) et b), du règlement financier)

1 Les articles 116 à 119, sauf pour les définitions, l'article 120, paragraphes 3 et 4, les articles 121, 124 à 127, 129, paragraphes 3 à 6, l'article 137, paragraphe 2, les articles 138 à 144, l'article 146, les articles 149 et 150 et les articles 155 et 156 ne s'appliquent pas aux marchés à passer par ou pour le compte des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, points a et b), du règlement financier.

La mise en oeuvre des dispositions de marché relevant du présent chapitre fait l'objet d'une décision de la Commission.

2. En cas de non-respect des procédures visées au paragraphe 1, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.

3 Les marchés passés dans le cadre de l'aide alimentaire obéissent aux modalités spécifiques du règlement (CE) n° 2519/97 [19].

[19] JO L 346 du 17.12.1997, p.23-40. Règlement de la Commission du 16 décembre 1997 portant modalités générales de mobilisation de produits à fournir au titre de règlement (CE) n°1292/96 du Conseil pour l'aide alimentaire communautaire.

4. Le présent chapitre ne s'applique pas aux pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point b), du règlement financier lorsque, suite aux contrôles visés à l'article 33, la Commission les a autorisés à utiliser leurs propres procédures de passation de marché dans le cadre d'une gestion décentralisée.

Article 236 Marchés à passer par des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier (Article 167, paragraphe 1, pont c), du règlement financier)

1. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux marchés à passer par les pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 167, paragraphe 1, point c), du règlement financier.

2. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux actions menées dans le cadre du règlement du Conseil n°1257/96 [20].

[20] JO L 163 du 2.07.1996, p.1-6. Règlement du Conseil du 20 juin 1996 concernant l'aide humanitaire.

3. Les procédures spécifiques de passation de marchés visées aux paragraphes 1 et 2 du présent article, font l'objet d'une décision de la Commission dans le respect des principes visés à l'article 182.

4. En cas de non-respect des procédures visées au paragraphe 3, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement communautaire.

Article 237 Publicité et non-discrimination (Articles 167 et 168 du règlement financier)

La Commission prend les mesures propres à assurer, à égalité de conditions, une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence relatifs aux marchés financés par la Communauté. A cet effet, il est veillé notamment :

a) à assurer de manière adéquate, la publication préalable des avis de pré-information, avis de marché et avis d'attribution dans des délais satisfaisants ;

b) à éliminer toute pratique discriminatoire ou spécification technique de nature à faire obstacle à une large participation, dans des conditions égales, de toutes personnes physiques et morales visées à l'article 168 du règlement financier.

Article 238 Mesures de publicité (Article 167 du règlement financier)

1 L'avis de pré-information est envoyé le plus rapidement possible et en tout état de cause avant le 31 mars de chaque exercice pour les marchés de fournitures et de services et le plus rapidement possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.

2. Aux fins du présent chapitre, l'avis de marché est publié :

a) au moins au JOCE et sur Internet pour les appels d'offres internationaux ;

Dans le cas où l'avis de marché est également publié localement, il doit être identique à celui publié au Journal Officiel des Communautés européennes et sur Internet et il doit être publié simultanément. La publication au Journal Officiel des Communautés européennes et sur Internet est assurée par la Commission. La publication locale éventuelle est assurée par le bénéficiaire.

b) au moins au JO de l'État bénéficiaire ou tout média équivalent pour les appels d'offres locaux.

3. L'avis d'attribution est envoyé à compter de la signature du contrat.

Article 239 Seuils et procédures de passation de marchés de services (Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de services :

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 200 000 euros : appel d'offres restreint international au sens des articles 120, paragraphe 2, point b), et 238, paragraphe 2, point a) ;

b) marchés d'une valeur inférieure à 200 000 euros : procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 3, pour autant que le recours à un contrat-cadre existant soit impossible ou infructueux ;

c) Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure restreinte internationale visée au paragraphe 1, point a), l'avis de marché indique le nombre de candidats qui seront invités à remettre une offre. Pour les marchés de services, le nombre de soumissionnaires se situe dans une fourchette de quatre à huit candidats. Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.

La liste des candidats sélectionnés est publiée sur le site Internet de la Commission.

3. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'un minimum de 3 prestataires de services de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 122.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de 3 offres valides la procédure doit être annulée et recommencée.

4. Les offres sont envoyées sous double enveloppe, c'est-à-dire dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions : Enveloppe A "Offre technique" et Enveloppe B "Offre financière". L'enveloppe extérieure portera :

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres ;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond ;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée ;

d) la mention "A ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d'appel d'offres, le jury peut procéder à un entretien avec le personnel principal de l'équipe des experts proposés par chaque soumissionnaire parmi les offres techniquement acceptables après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l'évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s'il s'agit d'une équipe, sont interrogés par le jury, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur base d'un profil d'entretien convenu préalablement par le jury et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l'heure de l'entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum 10 jours à l'avance. En cas de force majeure, empêchant le soumissionnaire d'être présent à l'entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.

5. Les critères d'attribution du marché servent à identifier l'offre économiquement la plus avantageuse.

Le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. A cet effet :

a) les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80 ;

b) les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.

Article 240 Recours à la procédure négociée pour les marchés de services (Article 167 du règlement financier)

1. Pour les marchés de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sur la base d'une seule offre après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants :

a) lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier. Les circonstances invoquées pour justifier l'urgence impérieuse ne doivent en aucun cas être imputables au pouvoir adjudicateur.

Sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 166, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière ;

b) lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à mettre en oeuvre une assistance aux populations dans le domaine social ;

c) pour des prestations en prolongation de services déjà engagés, aux conditions prévues au paragraphe 2 ;

d) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier , auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées ;

e) lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours, auquel cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations ;

f) pour les services dont l'exécution, pour des raisons techniques ou tenant à la protection de droits d'exclusivité, ne peut être confiée qu'à un prestataire déterminé.

2. Les prestations en prolongation de services visés au paragraphe 1, point c), sont les suivantes :

a) des prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal, mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont devenues nécessaires à l'exécution du marché, à condition que la prestation complémentaire ne puisse être techniquement ou économiquement séparée du marché principal sans créer un inconvénient majeur au pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal ;

b) des prestations additionnelles consistant dans la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire du premier marché, à condition que la première prestation ait fait l'objet d'une publication d'un avis de marché et que la possibilité de recourir à la procédure négociée pour les nouvelles prestations au projet ainsi que son coût estimé aient été clairement indiqués dans la publication de l'avis de marché de la première prestation ; Une seule extension du marché est possible pour une valeur et une durée égales, au maximum, à la valeur et à la durée du marché initial.

Article 241 Seuils et procédures de passation de marchés de fournitures (Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de fournitures :

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 150.000 euros : appel d'offres ouvert international au sens des articles 120, paragraphe 2, point a), et 238, paragraphe 2, point a) ;

b) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 30.000 euros mais inférieure à 150.000 euros : appel d'offres ouvert local au sens des articles 120, paragraphe 2, point a), et 238, paragraphe 2, point b) ;

c) marchés d'une valeur inférieure à 30 000 euros : procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2 ;

d) Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'au minimum 3 fournisseurs de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 122.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de 3 offres valables, la procédure doit être annulée et recommencée.

3. Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant :

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres ;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond ;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée ;

d) la mention "A ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.

4. Dans le cas d'un marché de fournitures, sans service après-vente, le seul critère d'attribution est le prix.

Dans le cas où des propositions pour le service après-vente ou pour une formation présentent une importance particulière, l'offre économiquement la plus avantageuse est choisie, en tenant compte de la qualité technique du service offert et du prix proposé.

Article 242 Recours à la procédure négociée pour les marchés de fournitures (Article 167 du règlement financier)

Les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée sur la base d'une seule offre, après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants :

a) lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c) du règlement financier.

Sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 166, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière ;

b) lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple, lorsque l'exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l'utilisation ;

c) pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes et lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées ;

d) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

Article 243 Seuils et procédures de passation de marchés de travaux (Article 167 du règlement financier)

1. Les seuils et procédures visés à l'article 167 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de travaux :

a) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 5.000.000 euros :

i) en principe, appel d'offres ouvert international au sens des articles 120, paragraphe 2, point a), et 238, paragraphe 2, point a) ;

ii) à titre exceptionnel, compte tenu de la particularité de certains travaux et avec l'accord préalable de la Commission si elle n'est pas le pouvoir adjudicateur, appel d'offres restreint international au sens des articles 120, paragraphe 2, point b), et 238, paragraphe 2, point a) ;

b) marchés d'une valeur égale ou supérieure à 300.000 euros, mais inférieure à 5.000.000 euros : appel d'offres ouvert local au sens des articles 120, paragraphe 2, point a), et 238, paragraphe 1, point b) ;

c) marchés d'une valeur inférieure à 300 000 euros : procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2 ;

d) Les marchés d'une valeur inférieure à 5000 euros peuvent faire l'objet d'une seule offre.

2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d'au minimum 3 entrepreneurs de travaux de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l'article 122.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Si le pouvoir adjudicateur ne reçoit pas un minimum de 3 offres valables, la procédure doit être annulée et recommencée.

3. Les critères de sélection portent sur la qualité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires notamment par référence à des travaux exécutés pendant les dernières années. La sélection étant ainsi faite et les offres non conformes ayant déjà été éliminées, le seul critère d'attribution du marché est le prix de l'offre.

4. Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant :

a) l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres ;

b) la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond ;

c) le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée ;

d) la mention "A ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée, doivent être annoncés.

Article 244 Recours à la procédure négociée pour les marchés de travaux (Article 167 du règlement financier)

1. Les marchés de travaux peuvent être passés par procédure négociée sur la base d'une seule offre, après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur, dans les cas suivants :

a) Lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur être imputable, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures visées à l'article 91, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier.

Sont assimilées à des situations d'urgence impérieuse, les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l'article 166, paragraphe 2. L'ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d'urgence impérieuse et réexamine sa décision régulièrement au regard du principe de bonne gestion financière.

b) pour les travaux complémentaires, ne figurant pas dans le premier marché conclu et qui sont devenus nécessaires à la suite d'une circonstance imprévue pour l'exécution de l'ouvrage, aux conditions prévues au paragraphe 2 ;

c) lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l'appel d'offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.

2. Les travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point b), sont attribués à l'entrepreneur qui exécute déjà cet ouvrage et à condition que :

a) ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le bénéficiaire ;

b) ces travaux, quoiqu'ils soient séparables de l'exécution du marché initial, soient strictement nécessaires à son achèvement ;

c) le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas 50 % du montant du marché principal.

Article 245 Recours à la procédure négociée pour les marchés immobiliers (Article 167 du règlement financier)

Les marchés immobiliers visés à l'article 233 peuvent être passés par procédure négociée après prospection du marché local et après accord préalable de la Commission si cette dernière n'est pas le pouvoir adjudicateur.

Article 246 Choix de la procédure de passation pour des marchés mixtes (Article 167 du règlement financier)

Dans le cas de marchés portant à la fois sur des prestations de service et la fourniture de biens ou l'exécution de travaux, le pouvoir adjudicateur, avec l'accord de la Commission si celle-ci n'est pas le pouvoir adjudicateur, détermine les seuils et procédures applicables en fonction de l'aspect prédominant apprécié sur base de la valeur relative et de l'importance opérationnelle des différentes composantes du marché.

Article 247 Documents d'appel à la concurrence (Article 167 du règlement financier)

1. Les documents d'appel à la concurrence visés à l'article 128 sont établis sur la base des meilleures pratiques internationales et conformément aux dispositions du présent chapitre en ce qui concerne les mesures de publicité et les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.

2. Pour les marchés de services, le dossier d'appel d'offres contient les documents suivants :

a) Instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres :

i) le type de marché ;

ii) les critères d'attribution du marché et leur pondération respective ;

iii) la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels ;

iv) l'autorisation éventuelle des variantes ;

v) la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée ;

vi) le budget maximal disponible pour le marché et ;

vii) la monnaie de l'offre ;

b) Liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l'interdiction de s'associer entre eux) ;

c) Conditions générales des marchés de services ;

d) Conditions spéciales qui détaillent, complètent ou dérogent au cahier général des charges. En cas de contradiction, le cahier de prescriptions spéciales prévaut sur le cahier général des charges ;

e) Termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles ;

f) Bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) ;

g) Formulaire de soumission ;

h) Formulaire de marché ;

i) Formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour les paiements de préfinancements.

3. Pour les marchés de fournitures, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants :

a) Instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres :

i) les critères de sélection et d'attribution du marché ;

ii) l'autorisation éventuelle des variantes et,

iii) la monnaie de l'offre ;

b) Conditions générales des marchés de fournitures ;

c) Conditions spéciales qui détaillent, complètent ou dérogent au cahier général des charges. En cas de contradiction, le cahier de prescriptions spéciales prévaut sur le cahier général des charges ;

d) Annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché ;

e) Bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) ;

f) Formulaire de soumission ;

g) Formulaire de marché ;

h) Formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour :

i) la soumission ;

ii) les paiements d'avances, et,

iii) la bonne fin.

4. Pour les marchés de travaux, le dossier d'appel d'offres doit contenir les documents suivants :

a) Instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres :

i) les critères de sélection et d'attribution du marché ;

ii) l'autorisation éventuelle des variantes ;

iii) la monnaie de l'offre ;

b) Conditions générales pour les marchés de travaux ;

c) Conditions spéciales qui détaillent, complètent ou dérogent au cahier général des charges. En cas de contradiction, le cahier de prescriptions spéciales prévaut sur le cahier général des charges ;

d) Annexes techniques comportant les plans, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché ;

e) Bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix ;

f) Formulaire de soumission ;

g) Formulaire de marché ;

h) Formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour :

i) la soumission ;

ii) les paiements de préfinancements, et,

iii) la bonne fin.

Article 248 Garanties (Articles 102 et 167 du règlement financier)

1. Par dérogation à l'article 148, les garanties préalables sont libellées en euros ou dans la monnaie du contrat qu'elle couvrent.

2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission, au sens du présent chapitre, représentant 1 à 2% de la valeur globale du marché pour les marchés de fournitures et de travaux ; elle est conforme aux dispositions de l'article 148. Elle est libérée à l'attribution du marché. Elle est saisie en cas de retrait ultérieur de l'offre soumise après la date de dépôt d'une offre à la date limite fixée à cet effet.

3. Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements supérieurs à 150 000 euros. Elle est libérée au fur et à mesure de l'apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.

4. Une garantie de bonne fin est constituée par le soumissionnaire à la signature des contrats pour les marchés de fournitures et de travaux pour un montant fixé dans le dossier d'appels d'offres qui correspond au maximum à 10% de la valeur totale du marché. Cette garantie expire au plus tôt à la réception définitive des fournitures et travaux. En cas de mauvaise exécution du contrat, la totalité de la garantie est saisie.

Article 249 Délais des procédures (Article 167 du règlement financier)

1. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur à l'adresse et au plus tard, à la date et à l'heure indiquées dans l'invitation à soumissionner. Les délais de réception des offres et des demandes de participation, fixés en jours calendrier par les pouvoirs adjudicateurs, sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d'un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.

Pour les marchés de services, le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de 50 jours. Toutefois, dans des cas d'urgence, et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

2. Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit au plus tard 21 jours avant la date de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur fournit les réponses aux questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date de soumission des offres.

3. Dans les procédures restreintes internationales, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente jours à dater de la publication de l'avis de marché. Le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

4. Dans les procédures ouvertes internationales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la date d'envoi de la publication de l'avis de marchés, respectivement de :

a) quatre-vingt-dix jours pour les marchés de travaux ;

b) soixante jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

5. Dans les procédures ouvertes locales, les délais minimaux de réception des offres sont, à compter de la publication de l'avis de marché respectivement de :

a) soixante jours pour les marchés de travaux ;

b) trente jours pour les marchés de fournitures.

Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

6. Pour les procédures négociées concurrentielles visées à l'article 239, paragraphe 1, point b), à l'article 241, paragraphe 1, point c) et à l'article 243, paragraphe 1, point c), un délai minimal de 30 jours à compter de la date d'envoi de la lettre d'invitation est accordé aux candidats retenus pour remettre leurs offres.

7. Pour les marchés de services, la période de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de 40 jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant 60 jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

8. Pour les marchés de fournitures, la période de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de 40 jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant 60 jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

9. Pour les marchés de travaux, la période de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres. Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder 40 jours. Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant 60 jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

Article 250 Comité d'évaluation (Article 167 du règlement financier)

1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d'évaluation sur la base des critères d'exclusion, de sélection et d'attribution préalablement annoncés. Ce comité est composé d'un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l'expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres.

2. Si la Commission n'est pas le pouvoir adjudicateur, elle doit être systématiquement informée. Elle est toujours invitée à titre d'observateur à l'ouverture et l'analyse des offres et reçoit copie de chacune d'elles. Le pouvoir adjudicateur transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Une fois cet accord reçu, il signe les contrats et les notifie à la Commission.

3. Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.

4. Dans les cas d'offres anormalement basses visées à l'article 137, le comité demande les précisions opportunes sur la composition de l'offre.

CHAPITRE 4 OCTROI DES SUBVENTIONS

Article 251 Financement intégral (Article 169 du règlement financier)

1. Par dérogation à l'obligation de cofinancement en matière de subventions telle que visée à l'article 109 du règlement financier, le financement intégral d'une action peut être autorisé dans les cas suivants pour autant que l'acte de base ne l'interdise pas :

a) l'aide humanitaire y compris l'assistance aux réfugiés, aux personnes déracinées, à la réhabilitation et au déminage ;

b) les aides visant des situations de crise au sens de l'article 166, paragraphe 2 ;

c) les actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations ;

d) les actions résultant de la mise en oeuvre de conventions de financement avec des pays tiers ou les actions avec des organisations internationales au sens de l'article 41.

2. Les dérogations à l'obligation de cofinancement visées au paragraphe 1 font l'objet d'une motivation dans le cadre des décisions d'attribution relatives aux actions en cause.

L'ordonnateur doit être en mesure de justifier que le financement intégral est indispensable à la réalisation de l'opération en question.

CHAPITRE 5 RÉGIES D'AVANCES

Article 252 Création de régies d'avances (Article 63 du règlement financier)

Il peut être créé, en application de la disposition de l'article 63 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d'avances auprès de chaque unité locale hors Communauté. L'unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de la Communauté dans un pays tiers.

La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l'article 64.

Article 253 Personnes habilitées à disposer des comptes (Article 61 du règlement financier)

La Commission détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts en délégation sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.

Article 254 Inventaire et publicité des ventes (Article 138 du règlement financier)

1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par la Commission.

Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur les inventaires permanents.

2. La publicité pour les ventes des biens meubles des délégations se fait conformément aux usages locaux.

TITRE IV (TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER) OFFICES EUROPÉENS

Article 255 Champ d'application (Article 171 du règlement financier)

Les offices visés par l'article 171 du règlement financier sont les suivants :

a) l'Office des publications officielles,

b) l'Office de lutte anti-fraude,

c) l'Office de recrutement.

Une ou plusieurs institutions peuvent créer des offices supplémentaires pour autant que ceci puisse être justifié par une étude coûts-bénéfices et garantisse la visibilité de l'action communautaire,

Article 256 Règles spécifiques à l'OPOCE (Article 171 du règlement financier)

En ce qui concerne l'Office des publications officielles, chaque institution reste l'ordonnateur des dépenses imputées sur les crédits de publication de tous les travaux qui, par l'intermédiaire de l'Office, sont confiés à l'extérieur. Conformément à l'article 18 du règlement financier, le produit net des ventes des publications est utilisé comme recettes affectées par l'institution qui est l'auteur de ces publications.

Article 257 Délégation de certaines fonctions par le comptable (Article 172 du règlement financier)

Le comptable de la Commission sur proposition du comité de direction de l'Office concerné peut déléguer certaines de ses fonctions relatives à l'encaissement des recettes et au paiement des dépenses effectuées directement par l'office en question à un agent de l'office.

Article 258 Trésorerie - Comptes bancaires (Article 172 du règlement financier)

Pour les besoins de trésorerie propres d'un office interinstitutionnel, des comptes bancaires ou des comptes courants postaux peuvent être ouverts en son nom par la Commission, sur proposition du comité de direction.

Les comptes sont alimentés régulièrement par des versements effectués par la Commission sur des appels de fonds de l'office en question. Ces versements ne peuvent excéder le montant total des crédits inscrits à cet effet dans le budget de la Commission pour l'exercice en cours.

Le solde annuel de trésorerie est réglé entre l'office en question et la Commission en fin d'exercice.

Article 259 Modalités d'application (Article 175 paragraphe 1, du règlement financier)

Les modalités d'application arrêtées par le comité de direction de chaque office en vertu de l'article 175, paragraphe 1, du règlement financier respectent entièrement le contenu du présent règlement.

TITRE V (TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER) CRÉDITS ADMINISTRATIFS

Article 260 Champ d'application (Article 177 du règlement financier)

Les crédits administratifs couverts par le présent titre sont ceux définis par l'article 26.

Article 261 Opérations immobilières (Article 179 paragraphe 3 du règlement financier)

Avant de conclure des contrats visés à l'article 179, paragraphe 3, du règlement financier, chaque institution soumet une communication à l'autorité budgétaire par laquelle elle présente toute information pertinente sur l'opération envisagée, son coût pour le budget de l'exercice et les exercices futurs, sa justification au regard du principe de bonne gestion financière ainsi que son incidence sur les perspectives financières.

L'institution concernée informe à cette occasion l'autorité budgétaire de la programmation de ses projets immobiliers.

Article 262 Garanties locatives (Article 177 du règlement financier)

Les garanties locatives offertes par la Commission prennent la forme d'une garantie bancaire ou d'un dépôt sur un compte bancaire bloqué au nom de la Commission et du bailleur, constitué en euros, sauf dans des cas dûment justifiés.

TROISIÈME PARTIE DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

TITRE I DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 263 Liquidation du fonds de garantie

1. Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque comptable ou comptable subordonné et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977 est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit sur décision des institutions, après octroi du quitus pour les exercices concernés après avis du comptable lorsqu'il n'est pas personnellement concerné.

2. Le solde créditeur du compte de garantie ouvert dans la comptabilité générale au nom de chaque régisseur d'avances et crédité du montant des indemnités spéciales perçues en application de l'article 75 du règlement financier du 21 décembre 1977, abrogé par le règlement n° ..., est versé aux intéressés ou à leurs ayants-droit après accord et vérification du comptable et de l'ordonnateur concerné.

Article 264 Conversion en euros d'engagements antérieurs au 1/1/2003 (Article 16 du règlement financier)

Les engagements budgétaires effectués antérieurement au 1er janvier 2003 dans une monnaie autre que l'euro sont convertis en euros au plus tard le 30 juin 2003 au taux visé à l'article 7, applicable le 1er janvier 2003.

Article 265 Gestion décentralisée des aides préadhésion (Article 53 du règlement financier)

Dans le cadre des aides préadhésion visées au règlement (CEE) n° 3906/89 [21] et au règlement (CE) n° 555/2000 [22], les règles concernant l'examen préalable prévu à l'article 33 n'affectent pas la gestion décentralisée déjà mise en oeuvre avec les pays candidats en cause.

[21] JO L 375 du 23.12.1989, p.11-12. Règlement du Conseil du 18 décembre 1989, relatif à l'aide économique en faveur de la République de Hongrie et de la République populaire de Pologne.

[22] JO L 68 du 16.03.2000, p. 3-6. Règlement du Conseil du 13 mars 2000, relatif à la mise en oeuvre d'actions dans le cadre d'une stratégie de préadhésion pour la République de Chypre et la République de Malte.

TITRE II DISPOSITIONS FINALES

Article 266 Organismes visés à l'article 185 du règlement financier (Article 185 du règlement financier)

1. Les organismes susceptibles de recevoir des subventions du budget communautaire sont les suivants :

1) le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle,

2) la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail,

3) la Fondation européenne pour la formation,

4) l'Agence européenne pour l'environnement,

5) l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies,

6) l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments,

7) l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur,

8) l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail,

9) l'Office communautaire des variétés végétales,

10) le Centre de traduction des organes de l'Union européenne,

11) l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes,

12) l'Agence européenne pour la reconstruction,

13) Eurojust,

14) l'Autorité européenne de sécurité des aliments,

15) l'Agence européenne de la sécurité aérienne,

16) l'Agence européenne pour la sécurité maritime.

2. Les obligations visées aux articles 44, paragraphe 3, point d), et 185 du règlement financier, ne s'appliquent qu'aux organismes qui reçoivent effectivement une subvention du budget communautaire.

Article 267 Mise à jour des seuils et montants

1. Les seuils et montants prévus aux articles 64, 126, 127, 149, 150, 171, 178, 179, 220 et 224 sont actualisés tous les trois ans en fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans la Communauté.

2. Les seuils visés à l'article 155, point b) et à l'article 156, paragraphe 1, points a) et c), en matière des marchés sont révisés tous les deux ans en application des articles 7, paragraphe 1, point b) de la directive 92/50/CEE, 6, paragraphe 2, point a) de la directive 93/37/CEE et 5, paragraphe 1, point c) de la directive 93/36/CEE.

3. La Commission, qui constate les nouveaux montants et seuils selon les échéances et critères précités aux paragraphes 1 et 2, les communique aux autres institutions et en assure la publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 268

Le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 est abrogé.

Les références au règlement abrogé s'entendent comme faites aux articles pertinents du présent règlement.

Article 269

Le présent règlement entre en vigueur le premier janvier 2003.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le

Par la Commission

Membre de la Commission