1.   L’auteur de toute information nouvellement créée procède à l’analyse de celle-ci afin de déterminer le système de gestion électronique par lequel l’information sera gérée, si elle sera capturée et dans quel espace de stockage officiel elle sera préservée.

2.   Les documents d’activité sont créés dans le respect des exigences formelles définies pour le type de document d’activité concerné.

3.   La Commission crée ses documents d’activité sous forme électronique et les conserve dans ses espaces de stockage électroniques officiels.

Toutefois, dans les situations suivantes, des documents d’activité peuvent être créés sur un autre support ou conservés d’une autre manière:

1.   Les informations sur support analogique créées ou reçues par la Commission sont systématiquement numérisées. Les versions électroniques qui en résultent, lorsqu’elles sont capturées dans un espace de stockage électronique officiel, remplacent les documents analogiques originaux correspondants, sauf si une signature manuscrite est prescrite par une disposition du droit de l’Union ou du droit de l’État membre ou du pays tiers concerné.

2.   Les modalités d’exécution adoptées conformément à l’article 22 précisent les aspects procéduraux et techniques de la numérisation, les exceptions applicables et l’élimination des documents d’activité analogiques après leur numérisation.

1.   Chaque direction générale ou service assimilé examine régulièrement les types d’informations créées ou reçues au cours de ses activités pour déterminer celles qui doivent être capturées dans un espace de stockage électronique officiel et, en tenant compte du contexte dans lequel elles ont été produites, organiser leur gestion tout au long de leur cycle de vie.

2.   Les documents d’activité capturés ne sont pas modifiés. Ils peuvent être supprimés ou remplacés par des versions ultérieures jusqu’à ce que le dossier auquel ils appartiennent soit clos.

1.   Les documents sont enregistrés s’ils contiennent des informations substantielles non éphémères ou s’ils nécessitent éventuellement une action ou un suivi de la Commission ou d’un de ses services.

2.   Les registres sont établis de manière à générer des identifiants uniques pour les documents d’activité enregistrés.

Chaque registre est relié à un ou plusieurs espaces de stockage électroniques. Des exceptions peuvent être faites pour des raisons de sécurité.

1.   L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée (14) est équivalent à celui d’une signature manuscrite.

2.   Un cachet électronique qualifié (15) bénéficie d’une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de l’origine des données auxquelles le cachet électronique qualifié est lié.

3.   Un horodatage électronique qualifié (16) bénéficie d’une présomption d’exactitude de la date et de l’heure qu’il indique et d’intégrité des données auxquelles se rapportent cette date et cette heure.

4.   Les données envoyées et reçues au moyen d’un service d’envoi recommandé électronique qualifié (17) bénéficient d’une présomption quant à l’intégrité des données, à l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié, à leur réception par le destinataire identifié, et à l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service d’envoi recommandé électronique qualifié.

1.   Un document créé ou reçu par la Commission est réputé satisfaire aux critères de validité ou de recevabilité lorsque les conditions suivantes sont remplies:

2.   Une version électronique obtenue par la numérisation d’un document analogique créé ou reçu par la Commission est réputée satisfaire aux critères de validité ou de recevabilité lorsque les conditions suivantes sont remplies:

Lorsqu’un document analogique signé n’est pas nécessaire, une telle version électronique peut être utilisée pour tout échange d’informations et toute procédure interne à la Commission.

3.   Lorsqu’une disposition du droit de l’Union ou du droit national prévoit de disposer d’un document original signé, un document établi ou reçu par la Commission satisfait à cette obligation s’il contient l’un des éléments suivants:

4.   Lorsqu’une procédure propre à la Commission requiert la signature d’une personne habilitée ou l’accord d’une personne à une ou plusieurs étapes de ladite procédure, cette dernière peut être gérée par des systèmes informatiques à condition que chaque personne soit identifiée de manière certaine et non équivoque et que le système en question offre des garanties d’inaltérabilité du contenu au cours de la procédure.

5.   Lorsqu’une procédure concerne la Commission et d’autres entités et requiert la signature d’une personne habilitée ou l’accord d’une personne à une ou plusieurs étapes de ladite procédure, cette dernière peut être gérée par des systèmes informatiques satisfaisant aux conditions et offrant les garanties techniques fixées par voie de convention mutuelle.

1.   Les données et les informations sont mises à disposition et partagées aussi largement que possible au sein de la Commission, à moins que des obligations légales n’imposent d’en limiter l’accès.

2.   Dans l’intérêt du partage d’informations, les directions générales et les services assimilés veillent à ce que leurs dossiers soient accessibles aussi largement que le permet la sensibilité de leur contenu.

1.   Le stockage et la préservation s’effectuent dans les conditions suivantes:

2.   Le secrétaire général veille à l’application d’une stratégie de préservation numérique pour garantir l’accès à long terme aux documents d’activité électroniques, sur la base des listes de conservation visées à l’article 15, paragraphe 1. La stratégie est élaborée en coopération avec le service des archives historiques de la Commission et conçue de manière que des procédures, des outils et des ressources soient mis en place pour garantir l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des documents d’activité.

1.   La durée de conservation des différentes catégories de dossiers et, dans certains cas, des documents d’activité, est fixée pour l’ensemble de la Commission au moyen d’instruments réglementaires, tels que la liste commune de conservation, ou une ou plusieurs listes de conservation spécifiques établies en fonction du contexte organisationnel, de la législation en vigueur et des obligations légales de la Commission.

2.   Les directions générales et les services assimilés procèdent régulièrement à un tri des dossiers et des documents d’activité qu’ils gèrent afin de déterminer s’ils doivent être transférés aux archives historiques de la Commission visées à l’article 16, ou s’ils doivent être éliminés.

Toutefois, un ensemble de métadonnées concernant les documents d’activité et les dossiers est conservé dans l’espace de stockage électronique d’origine, comme preuve de l’existence de ces documents d’activité et dossiers et de leur transfert ou élimination.

3.   Les informations classifiées de l’Union européenne entrant dans la catégorie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ou appartenant à une catégorie plus stricte ne sont pas transférées au service des archives historiques de la Commission.

1.   Les dérogations suivantes aux droits des personnes concernées s’appliquent conformément à l’article 25, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1725, dans la mesure où elles sont nécessaires à des fins archivistiques dans l’intérêt public et pour préserver l’intégrité des archives historiques de la Commission, en particulier:

2.   La Commission met en place des garanties appropriées pour assurer le respect de l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725. Ces garanties comprennent, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles, afin d’assurer le respect du principe de minimisation des données. Les garanties sont les suivantes:

3.   La Commission consigne les raisons des dérogations appliquées en vertu de la présente décision. Le document d’activité et, s’il y a lieu, les documents concernant le contexte factuel ou juridique sont enregistrés. Ils sont mis à la disposition du contrôleur européen de la protection des données si ce dernier en fait la demande.

4.   Le délégué à la protection des données de la Commission est informé, dans les meilleurs délais, de l’application de dérogations aux droits des personnes concernées conformément à la présente décision. Il obtient sur demande l’accès aux documents d’activité associés et à tout document exposant le contexte factuel ou juridique.

1.   Le service des archives historiques de la Commission fournit à l’IUE, dans la mesure du possible, un accès aux copies numérisées des documents d’activité détenus sur un support analogique.

2.   L’IUE est le principal point d’accès aux archives historiques de la Commission qui sont ouvertes au public.

3.   Le service des archives historiques de la Commission transmet à l’IUE les descriptions des archives déposées. Conformément aux normes internationales et pour faciliter l’échange de métadonnées, la Commission encourage l’interopérabilité entre ses systèmes d’archivage et ceux de l’IUE.

4.   L’IUE agit en qualité de sous-traitant (23) conformément à l’article 3 du règlement (UE) 2018/1725, sur instruction de la Commission, qui agit en qualité de responsable du traitement (24) des données à caractère personnel contenues dans ses archives historiques, déposées à l’IUE. Le service des archives historiques de la Commission communique, au nom de la Commission, les instructions nécessaires au traitement, par l’IUE, des données à caractère personnel contenues dans les archives de la Commission déposées, et contrôle l’exécution de ce traitement.

5.   Les informations classifiées ne sont pas déposées à l’IUE.

1.   Chaque directeur général ou chef de service met en place la structure organisationnelle, administrative et matérielle requise pour la mise en œuvre par ses services de la présente décision et de ses modalités d’exécution et prévoit le personnel nécessaire à cette fin.

2.   Le secrétariat général est chargé de veiller à l’application de la présente décision et de ses modalités d’exécution.

3.   La direction générale de l’informatique est chargée de mettre en place l’infrastructure technologique nécessaire à la mise en œuvre de la présente décision.

1.   Chaque directeur général ou chef de service désigne un responsable de l’administration des documents chargé de maintenir un système de gestion des documents d’activité moderne et efficace dans son service et d’assurer la coordination au sein de son service, avec le secrétariat général et les autres services de la Commission.

2.   Le rôle du réseau des responsables de l’administration des documents, présidé par le secrétariat général, est de: