Règlement intérieur du forum consultatif sur l’écoconception

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu la directive 2005/32/CE, et notamment son article 18,

vu le règlement intérieur type publié par la Commission,

ÉTABLIT LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

Article premier

Convocation

1.   Le forum est convoqué par son président.

2.   Des réunions conjointes du forum avec d’autres groupes peuvent être convoquées pour des questions relevant de leurs compétences respectives.

Article 2

Ordre du jour

1.   Le président établit l’ordre du jour et le soumet au forum.

2.   L’ordre du jour distingue entre:

a)

La consultation des parties intéressées membres du forum à propos de: — l’élaboration et la modification du plan de travail, conformément à l’article 16, paragraphe 1, de la directive 2005/32/CE, — la définition et la révision des mesures d’exécution, conformément à l’article 16, paragraphe 2, et à l’article 18 de la directive 2005/32/CE, — le contrôle de l’efficacité des mécanismes de surveillance du marché, conformément à l’article 18 de la directive 2005/32/CE, — l’évaluation des accords volontaires et autres mesures d’autorégulation, conformément à l’article 18 de la directive 2005/32/CE, — l’évaluation de l’efficacité de la directive et de ses mesures d’exécution, le seuil de celles-ci, les mécanismes de surveillance du marché et toute mesure d’autoréglementation pertinente préconisée, conformément à l’article 23 de la directive 2005/32/CE,

b)	d’autres questions soumises à l’examen du forum pour information ou simple échange de vues, soit à l’initiative du président, soit sur demande écrite d’un membre du forum avec l’accord du président.

3.   L’ordre du jour est adopté par le forum au début de la réunion.

Article 3

Transmission de documents aux membres du forum

1.   La convocation, l’ordre du jour et les documents de travail sur lesquels les parties intéressées membres du forum doivent être consultées, ainsi que tout autre document de travail, sont transmis par le président aux membres du forum, conformément à l’article 12, paragraphe 2, en règle générale un mois au plus tard avant la date de la réunion.

2.   Les membres du forum peuvent soumettre des documents de travail complémentaires et des commentaires écrits au président, au plus tard une semaine avant la date de la réunion. Ces documents sont mis à la disposition des membres du forum dès réception.

3.   Dans des cas urgents, le président peut, à la demande d’un membre du forum ou de sa propre initiative, abréger le délai de transmission visé aux paragraphes 1 et 2 jusqu’à cinq jours civils avant la date de la réunion.

4.   Le président peut décider de mettre à disposition des documents émanant de parties intéressées non membres ou fournis par elles en tant que documents de travail du forum.

Article 4

Avis du forum

1.   Le président enregistre les avis exprimés par les représentants des États membres et les différentes parties intéressées membres du forum.

2.   Les avis des représentants des États membres et des parties intéressées peuvent également être présentés sous la forme de commentaires écrits conformément à l’article 3.

3.   Des commentaires écrits complémentaires, à la suite de discussions au sein du forum, peuvent être présentés jusqu’à trois semaines après la date de la réunion.

4.   Le cas échéant, la procédure écrite prévue à l’article 8 peut être appliquée.

Article 5

Représentation

1.   Afin d’assurer une participation équilibrée des parties prenantes compétentes concernées pour chaque groupe de produits discuté, le président peut inviter des parties intéressées non membres à examiner, lors de certaines réunions, des points spécifiques de l’ordre du jour.

2.   Chaque membre du forum désigne une personne chargée de le représenter aux réunions du forum et en informe le président. Avec l’autorisation du président, les représentants désignés peuvent se faire accompagner d’experts aux frais du membre. Les membres avertissent préalablement le président, au plus tard deux semaines avant la date de la réunion, des experts qu’ils ont désignés pour accompagner leurs représentants. Si le président n’émet aucune objection à la participation de l’expert au plus tard une semaine avant la date de la réunion, la permission est considérée comme accordée.

3.   Un membre peut représenter d’autres membres. Le membre représentant fournit au président, avant la réunion, la preuve écrite de l’accord des membres représentés.

4.   Les membres garantissent que les parties intéressées qu’ils représentent sont dûment informées des discussions du forum.

5.   Les membres assurent une consultation adéquate des parties intéressées qu’ils représentent et adoptent des avis représentatifs.

Article 6

Sous-groupes

Le président peut créer des sous-groupes pour l’examen de questions particulières. Les sous-groupes sont présidés par un représentant de la Commission. Les sous-groupes sont chargés de faire rapport au forum. Ils peuvent, à cet effet, désigner un rapporteur.

Article 7

Admission de tierces personnes

Le président peut décider d’inviter des tierces personnes à assister à une réunion et des experts pour parler de points particuliers.

Article 8

Procédure écrite

1.   Le cas échéant, les avis des États membres et des parties intéressées membres du forum peuvent être obtenus par procédure écrite. À cet effet, le président communique aux membres du forum le(s) document(s) de travail sur le(s)quel(s) les avis des États membres et des parties intéressées du forum sont demandés, conformément à l’article 12, paragraphe 2. Le délai d’envoi des commentaires ne peut être inférieur à quatorze jours civils ni supérieur à un mois.

2.   Dans des cas d’urgence, les délais prévus à l’article 3, paragraphe 3, s’appliquent.

Article 9

Secrétariat

Le secrétariat du forum est assuré par les services de la Commission.

Article 10

Compte rendu des réunions

1.   Il est établi, sous la responsabilité du président, un compte rendu de chaque réunion contenant, notamment, les avis émis durant la réunion sur le(s) document(s) de travail préparé(s) par les services de la Commission visés à l’article 2, paragraphe 2, point a), et, le cas échéant, les avis exprimés sur les questions mentionnées à l’article 2, paragraphe 2, point b). Une liste de référence des commentaires écrits pertinents, transmis conformément à l’article 4, fait l’objet d’une annexe séparée. Le compte rendu est envoyé, dans un délai d’un mois, aux membres du forum et aux non-membres qui ont participé à la réunion.

2.   Les membres du forum envoient, par écrit, dans un délai de deux semaines leurs observations éventuelles au président concernant le compte rendu. Le forum en est informé. En cas de désaccord, la modification proposée fait l’objet d’une discussion au sein du forum. Si le désaccord subsiste, cette modification est annexée au compte rendu.

Article 11

Liste de présence

À chaque réunion, le président établit une liste de présence spécifiant le nom de chaque participant, l’organisation à laquelle il appartient et, si besoin est, la partie intéressée qu’il représente.

Article 12

Correspondance

1.   La correspondance concernant le forum est adressée à la Commission par voie électronique, à l’attention du président.

2.   La correspondance destinée aux membres du forum leur est adressée par voie électronique. Les membres désignent la (les) personne(s) de contact à laquelle (auxquelles) est adressée la correspondance et en informent le président par écrit.

Article 13

Protection des données à caractère personnel

Toute donnée à caractère personnel traitée en vertu du présent règlement intérieur l’est conformément aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001.