Opas Euroopan parlamentin järjestämiin valintamenettelyihin osallistuville hakijoille

1.

JOHDANTO

Valintamenettelyn kulku

2.	VALINTAMENETTELYN VAIHEET

Hakemusten vastaanotto

Yleisten edellytysten tarkastelu

Erityisedellytysten tarkastelu

Pätevyyden arviointi

Kokeet

Soveltuvien hakijoiden luettelo

3.	HAKUMENETTELY

Yleistä

Asianmukaisen hakemuksen jättäminen

Asiakirjat, jotka on liitettävä hakemukseen todisteeksi

Yleistä

Yleisiä vaatimuksia koskevat todistusvoimaiset asiakirjat

Erityisedellytyksiä ja pätevyyden arviointia koskevat todistusvoimaiset asiakirjat

4.	YHTEYDENPITO

5.	YLEISIÄ TIETOJA

Yhtäläiset mahdollisuudet

Hakijan pyynnöt saada tutustua itseään koskeviin tietoihin

Henkilötietojen suoja

Matka- ja oleskelukulut

LIITE I

LIITE II

1.   JOHDANTO

Valintamenettelyn kulku

Valintamenettely sisältää joukon eri vaiheita, joissa hakijat kilpailevat keskenään. Valintamenettelyyn voivat osallistua kaikki Euroopan unionin kansalaiset, jotka hakemusten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä täyttävät vaaditut edellytykset. Valintamenettely tarjoaa kaikille hakijoille yhtäläiset mahdollisuudet osoittaa kykynsä ja mahdollistaa ansioihin perustuvan valinnan tasa-arvoisen kohtelun periaatetta noudattaen.

Valintamenettelyn läpäisseet hakijat kirjataan soveltuvien hakijoiden luetteloon, josta Euroopan parlamentti valitsee henkilön palvelukseenottoilmoituksessa ilmoitettuun toimeen.

Kutakin valintamenettelyä varten perustetaan valintalautakunta, johon kuuluu hallinnon edustajia ja henkilöstökomitean edustajia. Valintalautakunnan työskentely on salaista, ja siinä noudatetaan henkilöstösääntöjen liitettä III.

Hakijan suorat tai välilliset yhteydenotot valintalautakuntaan ovat kiellettyjä. Nimittävällä viranomaisella on oikeus sulkea valintamenettelyn ulkopuolelle hakija, joka rikkoo tätä sääntöä.

Valintalautakunta soveltaa tiukasti palvelukseenottoilmoituksessa esitettyjä edellytyksiä valintamenettelyyn osallistumiselle, kun se päättää kunkin hakijan hyväksymisestä. Hakija ei voi vedota siihen, että hänet on aiemmin hyväksytty johonkin kilpailuun tai valintamenettelyyn.

Parhaiden hakijoiden valitsemiseksi valintalautakunta vertailee ehdokkaiden suorituksia selvittääkseen, vastaavatko heidän kykynsä ilmoituksessa kuvattuja tehtäviä. Sen lisäksi, että valintalautakunta arvioi hakijoiden tietotasoa, se myös pyrkii löytämään hakijoiden ansioiden perusteella pätevimmät henkilöt.

Valintamenettelyn kesto on kuudesta yhdeksään kuukautta hakijamäärästä riippuen.

2.   VALINTAMENETTELYN VAIHEET

Valintamenettely koostuu seuraavista vaiheista:

—	hakemusten vastaanotto,

—	yleisten edellytysten tarkastelu,

—	erityisedellytysten tarkastelu,

—	pätevyyden arviointi (kokeisiin hyväksyminen),

—

kokeet,

—	soveltuvien hakijoiden luettelo.

Hakemusten vastaanotto

Hakijoiden, jotka haluavat osallistua valintamenettelyyn, on siitä poissulkemisen uhalla lähetettävä hakemus kaikkine siihen kuuluvine asiakirjoineen, mukaan lukien palvelukseenottoilmoitukseen liittyvä täytetty ja allekirjoitettu hakulomake sekä kaikki vaaditut asiakirjat, jotka osoittavat, että hakija täyttää palvelukseenottoilmoituksessa mainitut yleiset ja erityiset edellytykset. Hakemus on lähetettävä kirjattuna kirjeenä (yksityisen postinkuljetuspalvelun käyttö vastaa kirjattua kirjettä; tässä tapauksessa kuitin päiväystä pidetään osoituksena lähetyspäivästä) palvelukseenottoilmoituksessa ilmoitettuun päivään mennessä. Hakemusten lähettämisen määräaika ja osoite ilmoitetaan palvelukseenottoilmoituksen C osassa.

Yleisten edellytysten tarkastelu

Kilpailu- ja valintamenettely-yksikkö tutkii, voidaanko hakemus hyväksyä, eli onko se palvelukseenottoilmoituksessa vaaditun mukainen ja onko se lähetetty siinä ilmoitettuun määräaikaan mennessä, sekä täyttyvätkö yleiset kelpoisuusedellytykset.

Sellaiset hakijat hylätään , jotka

—	ovat lähettäneet hakemuksensa määräajan jälkeen, mistä pidetään osoituksena postileimaa tai kuitin päiväystä,

—	eivät ole lähettäneet hakemustaan kirjattuna kirjeenä tai yksityisen postinkuljetuspalvelun välityksellä,

—	eivät ole käyttäneet ja/tai täyttäneet asianmukaisesti tähän palvelukseenottoilmoitukseen liittyvää hakulomaketta,

—	eivät ole allekirjoittaneet hakemustaan,

—	eivät täytä yleisiä kelpoisuusedellytyksiä.

Hakijoille ilmoitetaan hylkäämisestä henkilökohtaisesti hakemusten jättämiselle asetetun määräajan jälkeen .

Nimittävä viranomainen vahvistaa luettelon hakijoista, jotka täyttävät palvelukseenottoilmoituksessa vahvistetut yleiset edellytykset, minkä jälkeen luettelo toimitetaan hakemusten kera valintalautakunnalle.

Erityisedellytysten tarkastelu

Valintalautakunta käsittelee hakemukset ja laatii luettelon hakijoista, jotka täyttävät palvelukseenottoilmoituksessa vahvistetut erityisedellytykset. Käsittely perustuu ainoastaan hakijan hakulomakkeessa antamiin tietoihin, jotka on osoitettava oikeiksi asiakirjoin .

Hakemuksessa on esitettävä yksityiskohtaisesti opinnot, koulutus, kielitaito ja tarvittaessa työkokemus seuraavasti:

—	opintojen aloitus- ja päättämispäivämäärä sekä tutkinnon/tutkintojen luonne ja opiskellut aineet,

—	mahdollisen työkokemuksen osalta työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä suoritettujen tehtävien luonne.

Hakijoiden, jotka ovat julkaisseet toimenkuvaan liittyviä tutkimuksia, artikkeleja tai muita tekstejä, on mainittava ne hakemuksessa.

Tässä vaiheessa valintamenettelyn ulkopuolelle suljetaan ne hakijat, jotka eivät täytä palvelukseenottoilmoituksessa vahvistettuja erityisedellytyksiä.

Kullekin hakijalle ilmoitetaan kirjeitse, onko valintalautakunta päättänyt hyväksyä hänet valintamenettelyyn.

Pätevyyden arviointi

Kokeisiin kutsuttavien hakijoiden valitsemiseksi valintalautakunta arvioi valintamenettelyyn hyväksyttyjen hakijoiden pätevyyttä (ks. edeltävä kohta). Tämä arviointi perustuu ainoastaan hakijan hakulomakkeessa antamiin tietoihin, jotka on osoitettava oikeiksi todistusvoimaisin asiakirjoin (ks. 3 kohta). Valintalautakunta käyttää tässä aiemmin vahvistamiaan perusteita ottaen huomioon muun muassa palvelukseenottoilmoituksen B osan 2 kohdassa tarkoitetun pätevyyden.

Kullekin hakijalle ilmoitetaan kirjeitse, onko valintalautakunta päättänyt hyväksyä hänet kokeisiin.

Kokeet

Kaikki kokeet ovat pakollisia ja karsivia. Kokeisiin hyväksyttyjen hakijoiden enimmäismäärä vahvistetaan palvelukseenottoilmoituksen B osan 2 kohdassa.

Järjestelyllisistä syistä hakijat voidaan kutsua kaikkiin kirjallisiin ja suullisiin kokeisiin. Nämä kokeet kuitenkin arvostellaan siinä järjestyksessä, jossa ne on mainittu palvelukseenottoilmoituksessa. Jos hakija ei saa pisteiden vähimmäismäärää jossakin karsintakokeista, valintalautakunta ei näin ollen arvostele seuraavia kokeita.

Jos hakija keskeyttää kokeet, niitä ei arvostella.

Soveltuvien hakijoiden luettelo

Soveltuvien hakijoiden luetteloon otetaan ainoastaan palvelukseenottoilmoituksen B osan 4 kohdassa vahvistettu enimmäismäärä hakijoita.

Hakijan ottaminen soveltuvien hakijoiden luetteloon tarkoittaa, että parlamentin yksiköt voivat kutsua hänet haastatteluun, mutta se ei anna hakijalle oikeutta siihen, että parlamentti ottaa hänet palvelukseen, eikä takaa sitä.

3.   HAKUMENETTELY

Yleistä

Ennen hakemuksen jättämistä hakijan on tarkistettava huolellisesti, että hän täyttää kaikki sekä yleiset että erityiset edellytykset, mikä tarkoittaa, että hakijan on tutustuttava etukäteen palvelukseenottoilmoitukseen ja tähän oppaaseen ja hyväksyttävä niiden ehdot.

Palvelukseenottoilmoituksessa ei ole ikärajaa mutta hakijan on syytä kiinnittää huomiota Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavissa henkilöstösäännöissä (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf) vahvistettuun eläkeikään.

Hakijoiden on täytettävä palvelukseenottoilmoitukseen liittyvä hakulomake (alkuperäinen tai jäljennös), joka löytyy tästä Euroopan unionin julkaisutoimiston julkaisemasta Euroopan unionin virallisesta lehdestä.

Vahvistetun määräajan jälkeen lähetettyjä asiakirjoja ei oteta huomioon.

Vammaisten hakijoiden ja hakijoiden, joille kokeisiin osallistuminen voi erityisolosuhteiden vuoksi (esim. raskaus, imettäminen, terveydentila, meneillään oleva lääketieteellinen hoito jne.) osoittautua hankalaksi, on ilmoitettava asiasta hakemuksessaan ja annettava tarvittavat tiedot, jotta hallinto voi mahdollisuuksien mukaan ryhtyä soveltuviin toimenpiteisiin. Tarvittaessa hakijan on liitettävä hakemukseensa vapaamuotoinen selvitys erityisjärjestelyistä, joita hän pitää tarpeellisina kokeisiin osallistumisensa helpottamiseksi.

Asianmukaisen hakemuksen jättäminen

1.	Hakijan on täytettävä ja allekirjoitettava tähän palvelukseenottoilmoitukseen liittyvä hakulomake.

2.	Hakemukseen on liitettävä numeroitu luettelo kaikista todisteeksi mukaan liitetyistä asiakirjoista.

3.	Hakijan on liitettävä hakemukseen kaikki vaaditut asiakirjat ja numeroitava ne.

4.	Hakemus on toimitettava palvelukseenottoilmoituksessa vahvistettujen ohjeiden mukaisesti ja siinä vahvistettuun määräaikaan mennessä.

Asiakirjat, jotka on liitettävä hakemukseen todisteeksi

Yleistä

Hakemuksen mukana ei toimiteta alkuperäisiä asiakirjoja, vaan ainoastaan jäljennökset, joita ei tarvitse todistaa oikeiksi. Viittauksia internetsivustoihin ei pidetä asiakirjoina. Tulostettuja verkkosivuja ei pidetä todistuksina, mutta niitä voidaan liittää mukaan, jolloin ne ainoastaan täydentävät todistusten tietoja.

Soveltuvien hakijoiden luetteloon otettujen hakijoiden, joille tarjotaan tointa, on esitettävä kaikki vaaditut asiakirjat alkuperäisinä ennen kuin heidät voidaan ottaa palvelukseen.

Ansioluetteloa ei pidetä todistusvoimaisena asiakirjana.

Hakemuksessa ei saa viitata aiempien hakujen yhteydessä lähetettyihin hakemuksiin tai niiden liiteasiakirjoihin (1).

Hakemukseen liitettyjä asiakirjoja ei palauteta hakijoille.

Yleisiä vaatimuksia koskevat todistusvoimaiset asiakirjat

Tässä vaiheessa ei tarvitse esittää asiakirjoja sen osoittamiseksi, että

—	hakija on Euroopan unionin jonkun jäsenvaltion kansalainen,

—	hakijalla on täydet kansalaisoikeudet,

—	hakija on täyttänyt asevelvollisuutta koskevan lainsäädännön mukaiset velvollisuutensa,

—	hakija täyttää tehtäviensä hoitamisen edellyttämät hyvää mainetta koskevat vaatimukset.

Hakijan on allekirjoitettava hakemuksensa. Allekirjoituksellaan hakija vakuuttaa, että hän täyttää nämä vaatimukset ja että hänen antamansa tiedot ovat totuudenmukaiset ja täydelliset.

Erityisedellytyksiä ja pätevyyden arviointia koskevat todistusvoimaiset asiakirjat

Hakijan on toimitettava valintalautakunnalle kaikki tiedot ja asiakirjat, joiden avulla valintalautakunta voi varmistaa hakemuksessa esitettyjen tietojen paikkansapitävyyden.

Tutkintotodistukset ja/tai muut todistukset osoitukseksi suoritetuista opinnoista

Hakijan on toimitettava jäljennökset tutkintotodistuksista tai muista todistuksista osoitukseksi palvelukseenottoilmoituksessa vaaditun tasoisten opintojen suorittamisesta.

Valintalautakunta ottaa huomioon Euroopan unionin eri jäsenvaltioiden koulutusjärjestelmien rakenteelliset erot.

Kun kyseessä on tutkintotodistus, joka koskee korkea-asteen koulutusta, hakemukseen on liitettävä mahdollisimman tarkat tiedot opintojen kestosta ja opiskelluista aineista, jotta valintalautakunta voi arvioida tutkinnon soveltuvuutta kyseessä oleviin tehtäviin.

Ammattikoulutuksen, täydennyskoulutuksen ja erikoistumiskoulutuksen osalta hakijan on ilmoitettava, onko kyseessä kokoaikainen, osa-aikainen vai iltaopiskelu, sekä opiskellut aineet ja opintojen virallinen kesto.

Työkokemus

Jos palvelukseenottoilmoituksessa edellytetään työkokemusta, ainoastaan vaaditun tutkinnon suorittamisen jälkeen hankittu työkokemus otetaan huomioon. Työkokemuksen keston ja tason sekä työtehtävien luonteen todistavien asiakirjojen on oltava mahdollisimman yksityiskohtaisia, jotta valintalautakunta voi arvioida työkokemuksen soveltuvuutta.

Kaikki ilmoitetut työssäolojaksot on näytettävä toteen asiakirjoilla, joita ovat muun muassa:

—	entisten työnantajien ja nykyisen työnantajan antamat todistukset, jotka osoittavat valintamenettelyyn osallistumiseen edellytetyn työkokemuksen,

—	jos hakija ei voi luottamuksellisuussyistä esittää tarvittavia työtodistuksia, niiden sijaan on ehdottomasti toimitettava työsopimuksen tai työhönottoasiakirjan jäljennös ja/tai ensimmäinen ja viimeinen palkkakuitti,

—	itsenäisestä ammatinharjoittamisesta (yrittäjät, freelance-työntekijät tms.) käyvät todisteiksi laskut tai tilausvahvistukset, joissa toimeksiannot on eritelty, tai muut tarkoitukseen soveltuvat viralliset todistusvoimaiset asiakirjat.

Kielitaito

Vaadittujen kielten taito on todistettava tutkintotodistuksella, muulla todistuksella tai vapaamuotoisella vakuutuksella, jossa hakija selvittää, kuinka hän on hankkinut näiden kielten taidon.

Jos menettelyn missä tahansa vaiheessa todetaan, että hakemuksessa ilmoitetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tai jos hakemuksessa olevia tietoja ei ole vahvistettu vaadituin asiakirjoin taikka jos tiedot eivät vastaa palvelukseenottoilmoituksen kaikkia edellytyksiä, hakijan hyväksyminen valintamenettelyyn mitätöidään.

4.   YHTEYDENPITO

Hakijan on huolehdittava siitä, että hakulomake (alkuperäinen tai jäljennös), joka on asianmukaisesti täytetty ja allekirjoitettu ja johon on liitetty kaikki todistusvoimaiset asiakirjat, lähetetään kirjattuna kirjeenä (2) asetetussa määräajassa, mistä postileimaa pidetään osoituksena.

Hakijan on lähetettävä postin kulkuun tarvittava aika huomioon ottaen kirje, faksi tai sähköposti (3) kilpailuyksikköön, jos hän ei palvelukseenottoilmoituksen viimeisessä kohdassa mainittuun päivämäärään mennessä ole saanut kutsukirjettä tai ilmoitusta hylkäämisestä.

Hakemusta koskevassa kirjeenvaihdossa on aina mainittava alkuperäisessä hakemuksessa käytetty hakijan nimi ja valintamenettelyn numero.

Euroopan parlamentti lähettää valintamenettelyä koskevat viestit, myös kutsut kokeisiin, sähköpostitse hakijan hakemuksessaan ilmoittamaan osoitteeseen. Hakijan on tarkistettava sähköpostitilinsä (myös spam-tiedosto) säännöllisesti (vähintään kaksi kertaa viikossa), ja hänen on ilmoitettava mahdollisista muutoksista henkilötiedoissaan kilpailu- ja valintamenettely-yksikölle.

Kaikki valintamenettelyyn liittyvät yhteydenotot on lähetettävä sähköpostitse seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: PE-168-S@ep.europa.eu.

Jos hakija ei voi enää tarkistaa sähköpostitiliään, hänen on ilmoitettava siitä välittömästi kilpailu- ja valintamenettely-yksikölle ja ilmoitettava uusi sähköpostiosoite.

Jotta voidaan varmistaa yleisluonteisten tekstien ja hakijoille lähetettyjen ja heidän lähettämiensä viestien selkeys ja ymmärrettävyys, eri kokeisiin lähetettävät kutsut sekä kaikki kilpailu- ja valintamenettely-yksikön ja hakijoiden välinen yhteydenpito laaditaan ainoastaan englanniksi, ranskaksi tai saksaksi. Mitään yhteydenpitoa ei käydä hakijan pääkielellä (kieli 1).

Valintalautakunnan riippumattomuuden varmistamiseksi hakijoiden suorat tai välilliset yhteydenotot valintalautakuntaan ovat kiellettyjä. Kiellon rikkominen voi johtaa hakijan sulkemiseen valintamenettelyn ulkopuolelle.

Valintalautakunnalle tarkoitetut viestit sekä lisätietojen pyytäminen tai muu menettelyn kulkuun liittyvä yhteydenpito on osoitettava pelkästään kilpailu- ja valintamenettely-yksikölle (3), joka vastaa yhteydenpidosta hakijoihin valintamenettelyn päättymiseen saakka.

5.   YLEISIÄ TIETOJA

Yhtäläiset mahdollisuudet

Euroopan parlamentti huolehtii siitä, että valintamenettelyn aikana ei esiinny syrjintää missään muodossa.

Se noudattaa kaikille yhtäläiset mahdollisuudet takaavaa politiikkaa ja hyväksyy hakijat syrjimättä ketään sukupuolen, rodun, ihonvärin, etnisen tai yhteiskunnallisen alkuperän, geneettisten ominaisuuksien, kielen, uskonnon tai vakaumuksen, poliittisten tai muiden mielipiteiden, kansalliseen vähemmistöön kuulumisen, varallisuuden, syntyperän, vammaisuuden, iän, sukupuolisen suuntautumisen, siviilisäädyn tai perhetilanteen perusteella.

Hakijan pyynnöt saada tutustua itseään koskeviin tietoihin

Valintamenettelyjen yhteydessä hakijoilla on jäljempänä määritetyin edellytyksin oikeus tutustua kilpailumenettelyn yhteydessä tiettyihin heitä itseään välittömästi koskeviin tietoihin. Tämän oikeuden perusteella Euroopan parlamentti voi antaa hakijalle tämän pyynnöstä seuraavia lisätietoja:

a)

Hakijat, jotka eivät ole läpäisseet kirjallisia kokeita ja/tai joita ei ole kutsuttu suulliseen kokeeseen, voivat saada pyynnöstä jäljennöksen näistä kokeista sekä jäljennöksen henkilökohtaisesta arviointilomakkeesta, joka sisältää valintalautakunnan esittämän arvion. Pyyntö on esitettävä kuukauden kuluessa kirjeen lähettämisestä, jolla ilmoitetaan valintamenettelyyn osallistumisen päättymistä koskevasta päätöksestä.

b)

Hakijoille, jotka on kutsuttu suullisiin kokeisiin ja joita ei ole otettu soveltuvien hakijoiden luetteloon, ilmoitetaan heidän eri kokeissa saamistaan pisteistä vasta sen jälkeen kun valintalautakunta on laatinut soveltuvien hakijoiden luettelon. Nämä hakijat voivat saada myös jäljennöksen kirjallisista kokeistaan a alakohdassa määrätyin edellytyksin.

c)	Hakijoille, jotka on otettu soveltuvien hakijoiden luetteloon, ilmoitetaan ainoastaan, että he ovat läpäisseet valintamenettelyn.

Pyyntöjä käsiteltäessä otetaan huomioon, että henkilöstösääntöjen mukaisesti (liite III, 6 artikla) valintalautakunnan työskentely on salaista, ja siinä noudatetaan luonnollisten henkilöiden suojaa henkilötietojen käsittelyssä koskevia sääntöjä.

Henkilötietojen suoja

Euroopan parlamentti, joka vastaa valintamenettelyjen järjestämisestä, huolehtii siitä, että hakijoiden henkilötietoja käsitellään noudattaen täysin yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (4), erityisesti tietojen luottamuksellisuuden ja suojan osalta.

Matka- ja oleskelukulut

Kokeisiin kutsutuille hakijoille korvataan matka- ja oleskelukuluja. Heille lähetetään tarkempia ohjeita ja tiedot sovellettavista summista kutsun yhteydessä.

Hakijan hakemuksessa ilmoittaman osoitteen katsotaan olevan lähtöpaikka, josta hän saapuu paikkaan, johon hänet on kutsuttu osallistumaan kokeisiin. Jos hakija on ilmoittanut Euroopan parlamentille kutsujen lähettämisen jälkeen osoitteenmuutoksesta, Euroopan parlamentti ei voi tässä yhteydessä ottaa sitä huomioon, paitsi jos se katsoo, että hakijan esiin tuomat olosuhteet ovat ylivoimainen este tai ennalta arvaamattomia.

---

(1)  Näitä vaatimuksia sovelletaan kaikkiin hakijoihin, myös Euroopan unionin virkamiehiin ja muihin toimihenkilöihin.

(2)  Yksityisen postinkuljetuspalvelun käyttö vastaa kirjattua kirjettä. Tässä tapauksessa kuitin päiväystä pidetään osoituksena lähetyspäivästä.

(3)  Osoite: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection — MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Faksinumero:+32 22831717. Sähköpostiosoite: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1.