21.3.2015   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 95/1

1.1

Näitä yleisohjeita sovelletaan ihmisille tarkoitetuissa lääkkeissä käytettävien vaikuttavien aineiden jakeluun, sellaisina kuin vaikuttavat aineet määritellään direktiivin 2001/83/EY 1 artiklan 3 a kohdassa. Kyseisen säännöksen mukaan vaikuttavalla aineella tarkoitetaan kaikkia aineita tai aineseoksia, jotka on tarkoitettu käytettäviksi lääkkeiden valmistuksessa ja joista käytettyinä lääkkeen valmistukseen tulee kyseisen lääkkeen vaikuttava ainesosa, jota käytetään elintoimintojen palauttamiseksi, korjaamiseksi tai muuttamiseksi taikka sairauden syyn selvittämiseksi farmakologisen, immunologisen tai metabolisen vaikutuksen avulla.

1.2

Näitä yleisohjeita sovellettaessa vaikuttavien aineiden jakelu käsittää kaikki toiminnot, jotka muodostuvat vaikuttavien aineiden hankkimisesta, maahantuonnista, hallussapidosta, toimittamisesta tai maastaviennistä, lukuun ottamatta niiden välitystä.

1.3

Näitä yleisohjeita ei sovelleta vaikuttavien aineiden välituotteisiin.

2.1

Vaikuttavien aineiden jakelijoiden olisi kehitettävä ja pidettävä yllä laatujärjestelmää, jossa määritetään vastuut, prosessit ja riskinhallinnan periaatteet. Esimerkkejä laaturiskinhallinnan prosesseista ja sovelluksista on EudraLex-kokoelman niteen 4 osassa III: hyvään tuotantotapaan liittyvät asiakirjat, laaturiskinhallintaa koskeva Kansainvälisen yhdenmukaistamiskonferenssin (ICH) ohje Q9 (ICH Q9).

2.2

Laatujärjestelmään on oltava osoitettu riittävät resurssit eli pätevää henkilökuntaa sekä sopivat ja riittävät tilat, laitteet ja välineet. Järjestelmän on taattava, että

2.3

Laatujärjestelmää kehitettäessä tai muokattaessa olisi otettava huomioon jakelijan toimintojen laajuus, rakenne ja monimutkaisuus.

3.1

Jakelijan olisi nimettävä kaikkiin jakelutoimintojen suorittamispaikkoihin henkilö, jolla olisi oltava määritelty valtuutus ja vastuu varmistaa laatujärjestelmän täytäntöönpano ja ylläpito. Nimetyn henkilön olisi täytettävä velvoitteensa henkilökohtaisesti. Nimetty henkilö voi delegoida tehtäviä muttei vastuita.

3.2

Vaikuttavan aineen jakeluun osallistuvan henkilöstön velvollisuudet olisi täsmennettävä kirjallisesti. Henkilökunnan olisi saatava koulutusta vaikuttavien aineiden hyvän jakelutavan vaatimuksista. Heillä olisi oltava asianmukainen pätevyys ja kokemus, jotta varmistetaan, että vaikuttavia aineita käsitellään, varastoidaan ja jaellaan asianmukaisesti.

3.3

Henkilöstön olisi saatava perus- ja jatkokoulutusta, joka liittyy heidän tehtäviinsä, perustuu kirjallisiin menettelyihin ja toteutetaan kirjallisen koulutusohjelman mukaisesti.

3.4

Kaikesta koulutuksesta olisi pidettävä kirjaa, ja koulutuksen tehokkuutta olisi arvioitava ja dokumentoitava määräajoin.

4.1

Dokumentaatioon kuuluvat kaikki kirjalliset menettelyt, ohjeet, sopimukset, kirjaukset ja tiedot painetussa tai sähköisessä muodossa. Dokumentaation pitäisi olla helposti saatavissa tai haettavissa. Kaikki asiakirjat, jotka liittyvät siihen, miten jakelija noudattaa näitä yleisohjeita, olisi asetettava saataville toimivaltaisten viranomaisten pyynnöstä.

4.2

Dokumentaation olisi riittävällä tavalla katettava jakelijan toiminnot, ja se olisi laadittava henkilökunnan ymmärtämällä kielellä. Siinä olisi käytettävä selkeää yksiselitteistä kieltä, ja sen olisi oltava virheetön.

4.3

Dokumentaatioon tehtävät muutokset olisi allekirjoitettava ja päivättävä. Muutokset olisi tehtävä niin, että alkuperäinen tieto pysyy luettavissa. Muutoksen syy olisi tarpeen mukaan kirjattava.

4.4

Kaikilla työntekijöillä olisi oltava helposti saatavillaan kaikki tehtäviensä suorittamiseen tarvittava dokumentaatio.

4.5

Kirjallisissa menettelyissä olisi kuvattava jakelutoiminnot, jotka vaikuttavat vaikuttavien aineiden laatuun. Niihin voi kuulua toimitusten vastaanotto ja tarkistaminen, varastointi, toimitilojen siivous ja kunnossapito (mukaan lukien tuholaistorjunta), varastointiolosuhteiden kirjaaminen, paikan päällä olevien varastojen ja kauttakuljetettavien lähetysten turvallisuus, myyntivarastosta poistaminen, palautettujen tuotteiden käsittely, takaisinvetosuunnitelmat jne.

4.6

Laatujärjestelmästä vastaavan henkilön on hyväksyttävä, allekirjoitettava ja päivättävä menettelyt.

4.7

Olisi pyrittävä käyttämään validoituja ja hyväksyttyjä menettelyjä. Asiakirjat olisi tarkistettava säännöllisesti ja pidettävä ajan tasalla. Menettelyihin olisi sovellettava versionhallintaa. Käytössä olisi oltava järjestelmä, jolla asiakirjan tarkistamisen jälkeen estetään korvatun version tahaton käyttö. Korvatut tai vanhentuneet menettelyt olisi poistettava työpisteistä ja arkistoitava.

4.8

Kirjausten on oltava selkeitä, ja kirjaus on tehtävä aina kun toiminto suoritetaan ja siten, että kaikki merkittävät toiminnot tai tapahtumat ovat jäljitettävissä. Kirjatut tiedot on säilytettävä vähintään vuoden ajan vaikuttavan aineen sen erän viimeisen käyttöpäivän jälkeen, johon ne liittyvät. Niiden vaikuttavien aineiden, joille on asetettu uudelleentestauspäivät, tiedot olisi säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan sen jälkeen, kun erä on kokonaan jaettu.

4.9

Kustakin ostosta ja myynnistä olisi tehtävä kirjaus, josta käy ilmi osto- tai toimituspäivä, vaikuttavan aineen nimi, eränumero, vastaanotettu tai toimitettu määrä, toimittajan ja, jos ne eivät ole sama taho, alkuperäisen valmistajan nimi ja osoite, tai huolitsijan ja/tai vastaanottajan nimi ja osoite. Kirjausten tarkoitus on varmistaa tuotteiden alkuperän ja määräpaikan jäljitettävyys siten, että kaikki vaikuttavan aineen toimittajat tai vastaanottajat voidaan tunnistaa. Säilytettävän ja saatavilla olevan kirjanpidon olisi käsitettävä seuraavaa:

5.1

Tilojen ja laitteiden on oltava soveltuvia ja riittäviä, jotta varmistetaan vaikuttavien aineiden asianmukainen varastointi, suojaaminen kontaminaatiolta – esim. huumausaineet, erittäin herkistävät aineet, aineet, joilla on suuri farmakologinen vaikutus tai jotka ovat erittäin myrkyllisiä – sekä jakelu. Niiden olisi oltava riittävän suojattuja luvattoman pääsyn estämiseksi. Valvontalaitteet, jotka ovat tarpeen vaikuttavan aineen laatuominaisuuksien takaamiseksi, olisi kalibroitava hyväksytyn ohjelman ja sertifioitujen jäljitettävissä olevien standardien mukaisesti.

6.1

Kun vaikuttavaa ainetta hankitaan EU:hun sijoittautuneelta valmistajalta, maahantuojalta tai jakelijalta, kyseisen valmistajan, maahantuojan tai jakelijan olisi rekisteröidyttävä direktiivin 2001/83/EY 52 a artiklan mukaisesti.

6.2

Vaikuttavien aineiden vastaanottotilan olisi suojattava toimituksia vallitsevilta sääolosuhteilta purkamisen aikana. Vastaanottotilan olisi oltava erillään varastotilasta. Toimitukset olisi tarkastettava vastaanotettaessa sen tarkistamiseksi, että

6.3

Vaikuttavat aineet, joiden sinetit ovat rikki, joiden pakkaukset ovat vahingoittuneet tai joiden epäillään mahdollisesti kontaminoituneen, olisi asetettava karanteeniin joko fyysisesti tai vastaavalla sähköisellä järjestelmällä, ja ongelman syy olisi tutkittava.

6.4

Vaikuttavat aineet, joiden varastointi edellyttää erityisiä toimenpiteitä, esim. huumausaineet ja tuotteet, jotka edellyttävät tiettyä varastointilämpötilaa tai -kosteutta, olisi välittömästi yksilöitävä ja varastoitava kirjallisten ohjeiden ja asiaa koskevien säännösten mukaisesti.

6.5

Jos jakelija epäilee, että sen hankkima tai maahantuoma vaikuttava aine on väärennetty, jakelijan olisi eristettävä se joko fyysisesti tai vastaavalla sähköisellä järjestelmällä ja ilmoitettava asiasta sen maan toimivaltaiselle kansalliselle viranomaiselle, jossa jakelija on rekisteröitynyt.

6.6

Hylätyt aineet olisi yksilöitävä, tarkastettava ja asetettava karanteeniin, jotta estetään niiden luvaton käyttö valmistuksessa ja niiden jatkojakelu. Hävittämistoimia koskevien tietojen olisi oltava helposti saatavilla.

6.7

Vaikuttavat aineet olisi säilytettävä valmistajan ilmoittamissa olosuhteissa, esim. tarvittaessa valvotussa lämpötilassa ja kosteudessa siten, että vältetään kontaminaatio ja/tai aineiden sekaantuminen. Varastointiolosuhteita olisi seurattava, ja niistä olisi pidettävä kirjaa. Laatujärjestelmästä vastaavan henkilön olisi tarkistettava kirjaukset säännöllisesti.

6.8

Jos edellytetään erityisiä varastointiolosuhteita, varastotilan olisi täytettävä kyseiset edellytykset ja sitä olisi käytettävä määritetyissä rajoissa.

6.9

Varastointitilojen pitäisi olla puhtaita, roskattomia, pölyttömiä ja vapaita tuholaisista. Olisi ryhdyttävä riittäviin varotoimiin roiskumisen, rikkoutumisen, mikro-organismien ja ristikontaminaation varalta.

6.10

Käytössä olisi oltava järjestelmä, jolla varmistetaan varaston kierto, esim. ”ensiksi vanhentuva (uudelleentestattava) ensiksi ulos”, ja järjestelmän asianmukainen toiminta olisi tarkistettava säännöllisesti ja usein. Sähköiset varastonhallintajärjestelmät olisi validoitava.

6.11

Vaikuttavat aineet, joiden viimeinen käyttöpäivä on mennyt, olisi erotettava hyväksytystä varastosta joko fyysisesti tai vastaavalla sähköisellä järjestelmällä, eikä niitä pitäisi toimittaa.

6.12

Jos vaikuttavien aineiden varastointi tai kuljetus ulkoistetaan, jakelijan olisi varmistettava, että sopimusjakelija tuntee asianmukaiset varastointi- ja kuljetusolosuhteet ja noudattaa niitä. Toimeksiantajan ja sopimusjakelijan on tehtävä kirjallinen sopimus, josta käyvät selvästi ilmi kummankin osapuolen tehtävät. Sopimusjakelija ei saa suorituttaa sopimukseen perustuvia tehtäviään alihankintana ilman toimeksiantajan kirjallista lupaa.

6.13

Ainoastaan direktiivin 2001/83/EY 52 a artiklan mukaisesti rekisteröityneiden vaikuttavien aineiden jakelijoiden olisi tehtävä EU:n sisäisiä toimituksia muille jakelijoille, valmistajille tai apteekeille.

6.14

Vaikuttavat aineet olisi kuljetettava valmistajan täsmentämien edellytysten mukaisesti ja tavalla, joka ei vaikuta haitallisesti niiden laatuun. Tuotteen, erän ja pakkauksen tunnistetiedot on pidettävä kunnossa koko ajan. Kaikkien alkuperäisten pakkausmerkintöjen on oltava luettavissa.

6.15

Olisi otettava käyttöön järjestelmä, jonka avulla vaikuttavan aineen kunkin erän jakelu voidaan helposti tunnistaa, jotta sen takaisinveto on mahdollinen.

6.16

Jakelijan olisi ilmoitettava asianomaisille asiakkaille kaikki tietoonsa tulleet seikat tai tapahtumat, jotka voivat aiheuttaa toimitusten keskeytymisen.

6.17

Jakelijoiden olisi välitettävä kaikki vaikuttavan aineen valmistajalta saamansa tuotteen laatua tai sääntelyä koskevat tiedot asiakkaalle ja asiakkaalta vaikuttavan aineen valmistajalle.

6.18

Jakelijan, joka toimittaa vaikuttavan aineen asiakkaalle, olisi ilmoitettava vaikuttavan aineen alkuperäisen valmistajan nimi ja osoite sekä toimitettujen erien numerot. Asiakkaalle olisi toimitettava kopio valmistajan alkuperäisestä analyysitodistuksesta.

6.19

Jakelijan olisi annettava vaikuttavan aineen alkuperäisen valmistajan tiedot pyynnöstä myös toimivaltaisille viranomaisille. Alkuperäinen valmistaja voi vastata toimivaltaiselle viranomaiselle suoraan tai valtuutettujen edustajiensa välityksellä. (Tässä asiayhteydessä ’valtuutetuilla’ tarkoitetaan valmistajan valtuuttamia.)

6.20

Analyysitodistuksia koskevat yksityiskohtaiset ohjeet annetaan EudraLex-kokoelman niteen 4 osan II jaksossa 11.4.

7.1

Palautetut vaikuttavat aineet on merkittävä palautetuiksi aineiksi ja asetettava karanteeniin, kunnes tutkimus on tehty.

7.2

Jakelijan hallusta poistuneet vaikuttavat aineet saa palauttaa myyntivarastoon vain siinä tapauksessa, että kaikki seuraavat edellytykset täyttyvät:

Tässä arvioinnissa olisi otettava huomioon vaikuttavan aineen luonne, mahdolliset erityiset varastointiedellytykset ja toimituksesta kulunut aika. Tarvittaessa ja mikäli on minkäänlaista aihetta epäillä palautetun vaikuttavan aineen laatua, valmistajalta olisi pyydettävä neuvoja.

7.3

Palautetuista vaikuttavista aineista olisi pidettävä kirjaa. Kutakin palautusta koskevan dokumentaation olisi sisällettävä

7.4

Ainoastaan asianmukaisesti koulutetun ja valtuutetun henkilökunnan olisi vapautettava vaikuttavat aineet varastoon palauttamista varten. Myyntivarastoon palautetut vaikuttavat aineet olisi sijoitettava niin, että varastokierto toimii tehokkaasti.

7.5

Kaikki valitukset, sekä suullisesti että kirjallisesti saadut, olisi kirjattava ja tutkittava kirjallisen menettelyn mukaisesti. Vaikuttavan aineen laatua koskevan valituksen tapauksessa jakelijan olisi tarkasteltava valitusta uudelleen vaikuttavan aineen alkuperäisen valmistajan kanssa sen määrittämiseksi, olisiko käynnistettävä lisätoimia joko muiden kyseistä vaikuttavaa ainetta mahdollisesti vastaanottaneiden asiakkaiden kanssa tai toimivaltaisen viranomaisen kanssa tai kummankin tahon kanssa. Asianmukaisen osapuolen olisi suoritettava ja dokumentoitava valituksen syytä selvittävä tutkimus.

7.6

Valitusta koskevien tietojen on sisällettävä

7.7

Valituksia koskevat tiedot olisi säilytettävä, jotta voidaan arvioida kehityssuuntauksia, tuotteisiin liittyvien valitusten määriä ja niiden vakavuutta ja siten toteuttaa lisätoimia ja tarvittaessa välittömiä korjaavia toimenpiteitä. Valituksia koskevat tiedot olisi asetettava saataville toimivaltaisten viranomaisten tekemien tarkastusten aikana.

7.8

Jos valitus osoitetaan vaikuttavan aineen alkuperäiselle valmistajalle, jakelijan säilyttämien tietojen olisi sisällettävä kaikki vaikuttavan aineen alkuperäiseltä valmistajalta saadut vastaukset, mukaan luettuina päivämäärä ja annetut tiedot.

7.9

Vakavassa tai mahdollisesti hengenvaarallisessa tilanteessa, paikallisille, kansallisille ja/tai kansainvälisille viranomaisille olisi ilmoitettava, ja niiltä olisi pyydettävä neuvoja.

7.10

Käytössä olisi oltava kirjallinen menettely, jossa määritetään olosuhteet, joissa vaikuttavan aineen takaisinvetoa olisi harkittava.

7.11

Takaisinvetomenettelyssä olisi määritettävä, kenen olisi oltava mukana tietojen arvioinnissa, miten takaisinveto aloitetaan, kenelle takaisinvedosta olisi ilmoitettava ja miten takaisinvedettyjä aineita olisi käsiteltävä. Nimetyn henkilön (ks. kohta 3.1) olisi osallistuttava takaisinvetoihin.

8.1

Jakelijan olisi suoritettava ja dokumentoitava sisäisiä tarkastuksia näiden yleisohjeiden täytäntöönpanon ja noudattamisen seuraamiseksi. Säännölliset sisäiset tarkastukset olisi suoritettava hyväksytyn aikataulun mukaisesti.