This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52014TA1210(38)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2013, together with the Agency’s replies
Kertomus vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä viraston vastaukset
Kertomus vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä viraston vastaukset
EUVL C 442, 10.12.2014, p. 326–331
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
FI |
Euroopan unionin virallinen lehti |
C 442/326 |
KERTOMUS
vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaavan eurooppalaisen viraston (eu-LISA) tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2013 sekä viraston vastaukset
(2014/C 442/38)
JOHDANTO
1. |
Vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaava eurooppalainen virasto (eu-LISA), jäljempänä ”virasto”, perustettiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 1077/2011 (1). Tallinnassa, Strasbourgissa ja Sankt Johann im Pongaussa (ks. kohta 18) sijaitseva virasto vastaa toisen sukupolven Schengenin tietojärjestelmän (SIS II), viisumitietojärjestelmän (VIS) ja Eurodac-järjestelmän operatiivisesta hallinnoinnista (2). |
2. |
Komissio myönsi virastolle taloudellisen riippumattomuuden 22. toukokuuta 2013. Näin ollen varainhoitovuoden 2013 osalta tarkastettu jakso koskee 22. toukokuuta 2013 ja 31. joulukuuta 2013 välistä ajanjaksoa. |
TARKASTUSLAUSUMAN PERUSTANA OLEVAT TIEDOT
3. |
Tilintarkastustuomioistuimen valitsema tarkastustapa käsittää analyyttiset tarkastustoimenpiteet, tapahtumien suoran testaamisen ja viraston valvontajärjestelmien keskeisten kontrollien arvioinnin. Tämän lisäksi hyödynnetään muiden tarkastajien työhön perustuvaa evidenssiä (kun relevanttia evidenssiä on saatavilla) ja analysoidaan toimivan johdon vahvistusilmoitukset. |
TARKASTUSLAUSUMA
Toimivan johdon velvollisuus
Tarkastajan velvollisuus
Lausunto tilien luotettavuudesta
Lausunto tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta
Tilien luotettavuus: tiettyjä seikkoja painottava kappale
|
12. |
Jäljempänä esitettävät huomautukset eivät aseta kyseenalaiseksi tilintarkastustuomioistuimen lausuntoa tilien luotettavuudesta eivätkä sen lausuntoa tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta. Olisi otettava huomioon, että vuosi 2013 oli ensimmäinen vuosi, jolloin virasto oli taloudellisesti riippumaton, ja että viraston menettelyjen perustaminen on vielä käynnissä. |
HUOMAUTUKSET SISÄISISTÄ KONTROLLEISTA
13. |
Viraston sisäisen valvonnan standardien laatiminen oli kesken vuoden päättyessä. Hallintoneuvosto hyväksyi ne kesäkuussa 2014. |
14. |
Aineellisia käyttöomaisuushyödykkeitä ei ole vakuutettu, lukuun ottamatta usean riskin palovakuutusta, joka kattaa Tallinnassa sijaitsevat toimitilat. |
HUOMAUTUKSET BUDJETTIHALLINNOSTA
15. |
Viraston perustamisasetuksen (8) mukaan komissio vastasi viraston perustamisesta ja alkuvaiheen toiminnasta siihen asti, kunnes virastolle myönnettiin taloudellinen riippumattomuus 22. toukokuuta 2013. Maksusitoumus- ja maksumäärärahoja koskevien tietojen siirtäminen komissiolta virastolle oli monimutkainen prosessi, ja lukujen täsmäyttäminen komission ja viraston kirjanpitojärjestelmien välillä saatiin lopullisesti päätökseen kesäkuussa 2014. Tämä vaikutti viraston maksusuunnitteluun ja alustavan tilinpäätöksen laadintaan. |
16. |
Viraston lopullisen tilinpäätöksen mukaan maksusitoumusmäärärahojen käyttöaste oli 96 prosenttia ja maksumäärärahojen käyttöaste oli 67 prosenttia. Vuoden 2013 talousarvion osalta ei voitu tehdä yksityiskohtaisempaa osastokohtaista analyysiä, koska komissio huolehti osittain viraston kokonaisvuosibudjetin toteuttamisesta ja komission ja viraston budjettirakenteissa oli eroja. |
17. |
Viraston perustamisasetuksen (9) mukaan kunkin Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen sekä Eurodacia koskeviin toimenpiteisiin osallistuvan valtion on suoritettava maksuosuus viraston talousarvioon. Schengenin säännöstöön liittyneet maat käyttivät viraston hallinnoimia järjestelmiä vuonna 2013, vaikka komission neuvottelut olivat edelleen kesken. |
MUITA HUOMAUTUKSIA
18. |
Viraston päätoimipaikka sijaitsee Tallinnassa (46 täytettyä tointa), mutta operatiivinen toiminta tapahtuu Strasbourgissa (79 täytettyä tointa) (10). On todennäköistä, että hallinnoinnin vaikuttavuutta voitaisiin lisätä ja hallintokuluja vähentää, jos koko henkilöstö keskitettäisiin yhteen paikkaan. |
19. |
Isäntäjäsenvaltio Viron kanssa ei ole vielä tehty sopimusta, jossa täsmennettäisiin viraston ja sen henkilöstön toimintaolosuhteet. Asiaa koskevat neuvottelut olivat tarkastuksen aikaan edelleen kesken. |
Tilintarkastustuomioistuimen IV jaosto on tilintarkastustuomioistuimen jäsenen Pietro RUSSON johdolla hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 16. syyskuuta 2014 pitämässään kokouksessa.
Tilintarkastustuomioistuimen puolesta
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
presidentti
(1) EUVL L 286, 1.11.2011, s. 1.
(2) Liitteessä I esitetään tiedotustarkoituksessa yhteenveto viraston vastuualueista ja toiminnasta.
(3) Sisältävät taseen, tuloslaskelman, rahavirtalaskelman, nettovarallisuuden muutoksia koskevan laskelman sekä yhteenvedon keskeisistä tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja muut liitetiedot.
(4) Sisältää talousarvion toteutumalaskelman liitteineen.
(5) Komission delegoitu asetus (EU) N:o 1271/2013 (EUVL L 328, 7.12.2013, s. 42), 39 ja 50 artikla.
(6) Komission tilinpitäjän vahvistamat kirjanpitosäännöt perustuvat kansainvälisen tilintarkastajaliiton (International Federation of Accountants, IFAC) antamiin kansainvälisiin julkisen sektorin tilinpäätösstandardeihin (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) tai, silloin kuin se on relevanttia, kansainvälisen tilinpäätösstandardeja käsittelevän elimen (International Accounting Standards Board, IASB) antamiin kansainvälisiin IAS/IFRS-tilinpäätösstandardeihin (International Accounting Standards / International Financial Reporting Standards).
(7) Asetus (EU) N:o 1271/2013, 107 artikla.
(8) Asetus (EY) N:o 1077/2011 (EUVL L 286, 1.11.2011, s. 1), 32 artikla.
(9) Asetus (EU) N:o 1077/2011, 32 artikla.
(10) Viraston varajärjestelmät sijaitsevat Sankt Johann im Pongaussa, jossa ei ole viraston henkilöstöä.
LIITE I
Vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaava eurooppalainen virasto (Tallinna)
Vastuualueet ja toiminta
Perussopimuksen mukainen unionin toimivalta (Euroopan unionin toiminnasta tehty sopimus, 74 artikla, 77 artiklan 2 kohdan a ja b alakohta, 78 artiklan 2 kohdan e alakohta, 79 artiklan 2 kohdan c alakohta, 82 artiklan 1 kohdan d alakohta, 85 artiklan 1 kohta, 87 artiklan 2 kohdan a alakohta ja 88 artiklan 2 kohta) |
Edistää henkilöiden vapaan liikkuvuuden alueen luomista lisäämällä yhteistyötä rajatylittävissä asioissa kuten turvapaikka, maahanmuutto, rajavalvonta sekä rikosasioissa tehtävä oikeudellinen yhteistyö ja poliisiyhteistyö. |
||||||||||||||||||
Viraston toimivaltuudet (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1077/2011) |
Viraston perustamisesta annetun asetuksen (EU) N:o 1077/2011 nojalla ja rajoittamatta laaja-alaisia tietojärjestelmiä koskevien säädösten mukaista komission ja jäsenvaltioiden toimivaltaa virastolla on seuraavat tavoitteet:
|
||||||||||||||||||
Hallinto |
|
||||||||||||||||||
Viraston resurssit vuonna 2013 |
Lopullinen talousarvio (1) 61,35 miljoonaa euroa (maksusitoumusmäärärahat) 34,38 miljoonaa euroa (maksumäärärahat) Henkilöstö 31. joulukuuta 2013 Hyväksytyt toimet:
Täytetyt toimet:
|
||||||||||||||||||
Tuotteet ja palvelut vuonna 2013 |
Tuotteet ja palvelut vuonna 2013:
|
||||||||||||||||||
(1) 22. toukokuuta 2013 (jolloin virastosta tuli taloudellisesti riippumaton) – 31. joulukuuta 2013.
Lähde: Viraston toimittama liite.
VIRASTON VASTAUKSET
11. |
Virasto myöntää tilintarkastustuomioistuimen maininnan oikeaksi ja ottaa sen huomioon taseen huomautusten kohdassa 6.3.1 ”Muu kuin rahoitusomaisuus” osiossa ”Muista konsolidoiduista lähteistä saatujen aineellisten ja aineettomien käyttöomaisuushyödykkeiden olennainen siirtäminen”. |
13. |
Virasto ottaa huomioon tilintarkastustuomioistuimen huomautuksen ja jatkaa jo käytössä olevien vakiintuneiden prosessien ja menettelyjen kehittämistä sen varmistamiseksi, että ne vastaavat kokonaan sisäisen valvonnan standardien vaatimuksia. |
14. |
Tekniset yksityiskohdat ovat laadittavana, ja hankinta on suunniteltu tehtäväksi vuoden toisella puoliskolla tarkoituksena päästä toteuttamaan sopimusta vuoden 2014 viimeisellä neljänneksellä. |
15. |
Siirrettäessä järjestelmien operatiiviseen hallintaan liittyviä velvoitteita Euroopan komissiolta virastolle asiassa käytiin tiivistä tiedonvaihtoa toiminnan tasolla. Komissio ilmoitti virastolle seuraavaa:
Tekniseen dokumentointiin ja tehtyihin sopimuksiin liittyvä laaja asiakirjakokonaisuus toimitettiin eu-LISAlle sähköisesti ja paperimuodossa osana siirtoon liittyviä tukitoimia; komission pidätti itsellään joitakin alkuperäisasiakirjoja valvontaa ja tilintarkastusta varten. Vaikka virastossa ollaan tietoisia täsmäyttämisen monimutkaisuudesta ja pitkästä kestosta, virasto on toteuttanut talousarviotietojen täsmäyttämisen kokonaisuudessaan ja se voi esittää vuoden 2013 talousarviosta kokonaisen yleiskatsauksen, jossa yhdistyvät sisäasioiden pääosaston ja viraston talousarvion toteutus. Koska taloudellisen riippumattomuuden jälkeen suoritettu määrärahojen siirtäminen on vain kertaluontoisesti tehtävä toimenpide, talousarvion toteuttamista koskevan raportoinnin odotetaan tarjoavan tulevaisuudessa pohjan täysin yksityiskohtaiselle analysoinnille. |
17. |
Neuvoston hyväksymiseen tähtäävä menettely käynnistetään heti, kun komission johdolla käytävät neuvottelut ovat päättyneet. Neuvoston päätöksen jälkeen assosioituneiden maiden on ratifioitava sopimus oman kansallisen lainsäädäntönsä mukaisesti. On syytä huomauttaa, että sopimusteksteihin sisältyy nykyisin määräys, joka edellyttää tukiosuuden takautuvaa maksamista virastolle joulukuusta 2012 alkaen. |
18. |
Viraston organisaatiokokonaisuutta määrittää sen perustamisasetus. Virastolla ei ole mahdollisuutta kommentoida tätä huomautusta. |
19. |
Virasto ottaa huomioon tämän havainnon. Ainut jäljellä oleva asiakohta, josta neuvotellaan Viron hallituksen kanssa, on viraston henkilöstöön sovellettavat alv-säännökset. |