30.12.2004   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 324/30

1

2—5

6—14

1.

Euroopan lääkearviointivirasto (jäljempänä ”virasto”) perustettiin 22 päivänä heinäkuuta 1993 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 2309/93 (1). Virasto toimii osana verkostoa ja sovittaa yhteen kansallisten viranomaisten sen käyttöön asettamia tieteellisiä voimavaroja ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden arvioimiseksi ja valvomiseksi. Taulukossa 1 esitetään yhteenveto viraston toimivaltuuksista ja tehtävistä viraston toimittamien tietojen perusteella.

2.

Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (2) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

3.

Tilintarkastustuomioistuin tarkasti viraston tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2003 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 2309/93 57 a artiklan 1 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta vastasi viraston johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen (3) kyseisen asetuksen 57 a artiklan 11 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

4.

Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä.

5.

Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2003 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa kuitenkin kiinnittämään huomiota kohdassa 10 esitettyyn asiaan. Lukuun ottamatta kohdissa 7 ja 12 esitettyjä varaumia tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

6.

Varainhoitovuoden 2003 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 2. Viraston varainhoitovuotta 2003 koskevasta tuloslaskelmasta ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 3 ja 4.

7.

Viraston hallintoneuvosto hyväksyi 5. kesäkuuta 2003 uuden varainhoitoasetuksen ja sen soveltamissäännöt, jotka tulivat voimaan varainhoitovuoden puolivälissä ja joita varten on saatava komissiolta hyväksyntä (4). Tilintarkastustuomioistuin toi esiin 17. heinäkuuta 2003 antamassaan lausunnossa nro 6/2003 viraston varainhoitoasetuksen sekä erityisvirastoihin sovellettavan varainhoidon puiteasetuksen väliset eroavaisuudet. Tilintarkastustuomioistuin korosti lausunnon kohdassa 7 erityisesti sitä, että viraston hyväksymien soveltamissääntöjen on hankintoihin liittyvien sopimusten osalta oltava yleisen varainhoitoasetuksen säännösten ja sen soveltamissääntöjen mukaiset. Vaikka yleisten sääntöjen mukaan arviointikomitean on käsiteltävä kaikki yli 13 800 euron suuruisia sopimuksia koskevat tarjoukset, virasto on asettanut kynnysarvoksi 75 000 euroa (havaitut eroavaisuudet esitetään taulukossa 5).

8.

Viraston tilit vuodelta 2003 hyväksyttiin viraston uuden varainhoitoasetuksen sisältämien kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti (5). Varainhoitovuotta 2002 koskevia kirjanpitotietoja ei käsitelty uudelleen 31. joulukuuta 2003 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätöksen laatimiseen sovellettujen kirjanpitosääntöjen mukaisesti.

9.

Viraston varainhoitoasetuksen 43 artiklan 1 kohdan e alakohdassa säädetään, että tilinpitäjä hyväksyy tulojen ja menojen hyväksyjän määrittelemät järjestelmät, joiden tarkoituksena on tuottaa tai perustella kirjanpitotietoja. Tätä hyväksyntää ei annettu varainhoitovuoden aikana.

10.

Virasto laati vuonna 2003 käyttöomaisuutta koskevan fyysisen inventaarion inventoidun omaisuuden luonteen perusteella, vaikka kirjaukset käyttöomaisuustileille tehdään sinä kyseisenä vuonna, kun omaisuus on hankittu. Tämä tekee fyysisten seikkojen ja kirjanpitotietojen yhteensovittamisen vaikeaksi. Osaa omaisuudesta ei näy inventaariotiedoissa eikä käyttöomaisuustileillä. Omaisuuden poistojen jälkeisen kokonaisarvon arvioitiin olevan 4 188 000 euroa (6), ja se kirjattiin käyttöomaisuutta koskevaan tase-erään. Viraston olisi otettava käyttöön käyttöomaisuuden hallinnointijärjestelmä, jonka avulla voitaisiin varmistaa inventaariotietojen kattavuus sekä niiden yhdenmukaisuus kirjanpitotietojen kanssa.

11.

Sisäisen valvonnan toimien jatkuvuutta ei ole varmistettu. Joistakin asiakirja-aineistoista puuttui osa tositteista, joita maksusitoumuksen tai maksumääräyksen tekeminen edellyttää.

12.

Joidenkin neuvottelumenettelyiden osalta tavaroiden tai palvelujen toimittaja valittiin sen perusteella, että ”sopimuspuolesta oli aiempaa kokemusta”. Varainhoitoasetuksen soveltamissäännöissä (7) ei ole tällaista käytäntöä koskevia säännöksiä.

13.

Palvelukseen ottamista koskevien asiakirjojen tarkastelu toi esiin useita puutteita menettelymuodoissa ja dokumentoinnissa: Haastatteluun kutsuttavien hakijoiden valintaa ei ollut perusteltu tai tarkistuslistat oli laadittu hakijoiden hakukelpoisuuden tarkistamiseksi, mutta nämä listat eivät kattaneet kaikkia avointa tointa koskevassa ilmoituksessa lueteltuja valintakriteerejä.

14.

Viraston laadunvarmistusyksikkö toimii sisäisenä tarkastajana. Sähköisen dokumentointijärjestelmän käyttöönotosta toimitettiin vuonna 2002 kaksi tarkastusta, joissa ilmeni, että kulut olivat lisääntyneet ja määräajat pidentyneet huomattavasti, koska hankkeen hallinnointi oli ollut riittämätöntä. Ulkopuolinen konsultti toimitti myöhemmin vuonna 2003 tarkastuksen, jossa sisäisen tarkastajan havaitsemien heikkouksien olemassaolo sai vahvistuksen. Vuoden 2000 lopussa käynnistetyn hankkeen olisi pitänyt olla toteuttamiskelpoinen vuoden 2002 alussa. Hankkeen kustannusten arvioitiin olevan 1,2 miljoonaa euroa. Vuonna 2003 järjestelmä ei edelleenkään ollut käytössä, ja tähän mennessä menoja oli aiheutunut 1,7 miljoonaa euroa.